档案工作管理制度

档案工作#管理# 个人收集了温度哦精品文档供大家学习 ==============================专业收集精品文档============================= =========================================================================== 德州科技职业学院青岛校区 档案工作管理制度 一、档案立卷归档制度 为了促进档案综合管理，加强档案工作的业务建设，更好地为学院教学、科研及党政管理各项工作服务，特制定档案立卷归档及管理制度。 (一)立卷 1、严格实行文件材料形成部门立卷归档制度，各部门设兼职档案员，坚持平时立卷，按照归档类目，合理分类存放，并按规定时间要求上交学院档案室。 2、立卷归档的文件材料必须做到字迹清晰，完整齐全，准确系统，能正确反映职能活动的基本面貌。文件原稿必须用蓝黑和碳素墨水书写，对不符合要求的材料一律返工重制，以利于延长档案的寿命。 3、各部门兼职档案员要根据立卷归档范围和要求，合理组卷，卷内文件排列规范，编写页号准确，案卷目录、备考格填写清楚，案卷标简明扼要，封面项目书写大方。经档案室审查合格后，进行装订向档案室移交。纸质档案材料和电子档案材料同步归档。 (二)归档范围 本院在党群、行政、教学、学生管理、科研、基建、仪器设备管理、产品生产类、出版、外事、财务活动等各项工作中形成的已办理完毕的对学院和社会当前与长远具有参考凭证作用和研究价值的文件材料、图表、声像等不同形式载体的历史记录及重要物品均为整理、立卷、归档的范围。 (三)归档时间 ==============================专业收集精品文档============================= 个人收集了温度哦精品文档供大家学习 ==============================专业收集精品文档============================= =========================================================================== 1、党群、行政管理档案:由档案室工作人员进行业务指导，各部门专兼职档案员按归档范围整理立卷，于次年六月底以前移交学院档案室。 2、教学类、学生档案:教学、学生综合管理文件由教务处、学生处、招生处、就业处等部门于次年六月底前归档，其它类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。 3、科研类档案:科研管理性文件由教务处组织立卷，在次年六月底前归档，研究课题在鉴定验收后两个月内归档。暂不申报或中断、停止研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档移交。 4、产品生产与科技开发类档案:管理性文件材料，由教务处组织立卷，在次年六月底前归档，产品生产与科技开发项目在鉴定(验收)后两个月内立卷归档。 5、基本建设类档案:基建处在基建项目档案验收后两个月内按基建档案归档要求和规定立卷归档，管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质组卷。 6、仪器设备类档案:由资产管理科负责将贵重仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件，在设备验收完毕投入使用后二个月内归档。 7、出版类档案:书刊、报纸出版后一个月内，现任编辑、学报、校报编辑部等专兼职档案员于次年六月底前，整理后集中向院档案室移交。 8、外事类档案:学院外事活动中形成的文件材料及照片等由外事办组织立卷，于次年六月底前归档，并移交院档案室。 9、财会类档案:当年产生的会计材料，财务处兼职档案员应于次年第一季度内整理组卷，可暂由财务处保管三年，期满后的次年六 ==============================专业收集精品文档============================= 个人收集了温度哦精品文档供大家学习 ==============================专业收集精品文档============================= =========================================================================== 月底前，将档案集中向院档案室移交归档。 10、声像载体档案:由各形成部门组织立卷归档，综合管理材料于次年六月底前归档。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案随时办理完毕整理好及时向学院院档案室移交。 11、实物类档案:上级颁发给本院和各部门的题词、字画，由主管部门报档案室统计、存档，也可暂在本部门存放一年后移交档案室，统一保管。 (四)归档办法 1、各门类纸质和电子档案移交时交接双方必须当面检查验收文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求的，档案室拒绝接收，并限期改正补交。 2、移交时填写移交凭证、案卷目录各一式二份，双方各执一份备查。 3、接收后的各门类案卷由档案室按规范标准统一编号、排架存放。 二、档案收集制度 收集工作是档案管理的起始环节，是贮存档案信息资源的重要途径，是实现档案集中统一管理的基本手段。为使学院应归档材料收集齐全、完整，特制定收集制度。 1、档案室对学院各单位文件材料的形成、积累、整理、归档进行业务指导，督促检查。 2、学院各单位应归档的各类文件材料按归档制度收集。 3、学院重大活动、重要会议材料及时收集归档。 4、学院重要历史材料、照片等随时接收和征集。 5、学院著名人物材料随时接收，妥善保存。 ==============================专业收集精品文档============================= 个人收集了温度哦精品文档供大家学习 ==============================专业收集精品文档============================= =========================================================================== 6、加强档案室外的调查和指导，掌握应收入档案的形成、流动、管理和使用等情况。积极推行收集档案的标准化，为现代化管理创造条件。 三、档案整理制度 档案整理是发挥档案作用的前提条件，是整个档案管理工作的重要基础，有利于保护档案的完整与安全，为此，建立档案整理制度。 1、要区分全宗。立卷归档和库房档案的排列都要按全宗分开，一个全宗的档案集中在一起，不可分散。 2、全宗内档案要分类。根据文件的来源、时间、形成等特征，把全宗内档案分成若干类别，构成有机体系，正确设置类目，体现原则性与灵活性的统一，分类方法与标准具有连续性。 3、立卷归档要及时。归档文件(案卷)要整齐、美观，符合标准，及时移交档案室。 4、档号编制要准确。档号编制符合单一性、完整性、稳定性、简约性原则。 5、案卷系统排列。按全宗排列，不同门类、载体和不同保管期限的档案分别排列，科学系统，便于查找利用。 6、编制案卷目录。要按全宗编制，全宗内各类别按年度分别编制，要利于档案的著录和检索。 四、档案复制制度 档案复制是档案利用服务的一种方式，档案室应积极开展复制档案服务。为确保档案的安全、保密，又便于教职工及社会公众利用学校档案，特制定复制制度。 1、档案室应积极主动开展档案复制服务工作，热情接待利用者。 ==============================专业收集精品文档============================= 个人收集了温度哦精品文档供大家学习 ==============================专业收集精品文档============================= =========================================================================== 2、有密级的档案材料利用复制时，由档案室报请办公室领导批准后，方可复制。 3、有密级的复制件与原件具有同等的密级要求，严格控制复制份数。复制件妥善保存，用完及时交回档案室或经批准销毁。 4、一般档案材料复制，经档案室工作人员批准、登记后，方可复制。 5、复制件加盖档案室章方可生效。 五、底图保管、更改制度 为使底图安全保管，便于利用，特制定底图保管、更改、补充制度。 1、底图保管、更改、补充贯彻档案工作基本原则，维护底图的完整和安全，便于保管和利用。 2、底图按项目系统分类、排列，科学编号、条理有序，便于查找利用。 3、采取有效的技术和方法，防止所存底图的损毁，最大限度地消除各种可能损毁底图不利因素的影响。 4、不断改善存藏条件，提高底图修复技术，最大限度延长底图的使用寿命。 5、底图的更改、补充既要保证底图的历史面貌，又要反映出更改、补充的现状和需要，采取划改、刮改或并用方法。 6、不经批准，任何利用人不准随时更改底图 。 六、档案保密保卫制度 院档案室属学院的保密性部门，档案工作人员必须有高度的保密观念，严格保守党和国家、学院的秘密是档案工作者应有的职业道德， ==============================专业收集精品文档============================= 个人收集了温度哦精品文档供大家学习 ==============================专业收集精品文档============================= =========================================================================== 为了既能做好保密工作，又能做好档案的管理和使用工作，特制定如下保密制度: 1、档案工作人员要有高度的责任心，严格执行关于档案的接收、管理、借阅、使用、统计、鉴定、销毁等制度，以法治档，认真履行审批、登记签字手续。 2、对于机密、绝密档案，档案员要采取特别保存措施。 3、非档案室工作人未经允许不得进入档案库房，任何人未经批准不得将档案带出档案室，不得私自复制档案。 4、档案工作人员不得私自摘抄和向外传播档案内容。 5、工作中带有字迹的废纸、废件、重复件需妥善积存，不得随意倾倒。 6、对于需要销毁的档案或材料必须经有关领导签字批准，并编制清册，由两个人监销。 7、管理好档案库房及档案橱门锁钥匙是档案工作者的责任，不得丢失、借出。 8、档案室工作人员要经常进行保密检查，发现失密现象，及时报告，及早处理。 七、档案、资料保管制度 档案是历史的真实记录，是党和国家的核心秘密和宝贵财富，为确保学院档案安全，特制定档案资料保管制度。 1、院档案室负责全院档案(不包括人事档案)的管理工作，由主管部门立卷，定期向档案室移交全部档案。 2、对所保管的全部档案、资料，定期进行检查，发现问题及时报告，并做好档案安全情况记录，对已破损和模糊不清的文件，要及 ==============================专业收集精品文档============================= 个人收集了温度哦精品文档供大家学习 ==============================专业收集精品文档============================= =========================================================================== 时修复和复制。 3、档案橱、架要统一编顺序号，档案资料科学排列，做到条理整齐。 4、非档案室人员不得擅自进入档案库房，借(查)阅档案、资料，需经档案人员办好手续后，在阅档室等候查阅。 5、档案库房内具有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等设施，确保档案资料完好无损。 6、档案工作人员对所保管的档案、资料要熟悉情况，掌握存放位置，做到查找利用迅速、准确。 7、档案管理人员要严格执行岗位责任制，确保档案的安全。 八、档案借阅制度 档案是党和国家的宝贵财富，档案的开放、利用工作，是整个档案工作的重要环节之一，也是档案工作的根本目的，为使档案利用有章可循，确保档案安全，特制定以下制度: 1、学院内各单位工作人员因工作需要查阅利用档案、资料，须经档案室同意，按规定办理登记手续，凡涉及核心机密档案，经有关领导批准方可查阅。 2、外单位人员查阅档案、资料，须持本单位介绍信，经领导批准和档案室同意，按规定办理有关手续后方可查阅。 3、档案原则上不外借，查阅者一般应在档案室内查阅，如确需要借出者，须经档案室人员同意并办理有关借阅手续后方可借出。 4、在查阅档案时，只准查阅自己需要的部分，不得随便翻阅其他部分的内容，阅后要当面交、点清楚。 5、查阅档案者，不准拆卷、涂改，不准在档案上乱划或做标记。如需复制，需经档案室负责人允许。密件不准复制。 ==============================专业收集精品文档============================= 个人收集了温度哦精品文档供大家学习 ==============================专业收集精品文档============================= =========================================================================== 6、借阅档案，一般不超过半个月，届时未用完者，可到档案室办理续借手续，借阅人出差或调离，应将所借档案及时归还。如需转借他人使用，须到档案室办理转借手续。 7、查阅者必须爱护档案，并负有对档案的安全和保密的责任，不得失密，泄密。 二0一二年六月 ==============================专业收集精品文档=============================