关于规范合同审批流程的通知

关于规范审批流程的通知 为了有效规范合同审批流程,解决近期合同审核过程中存在 的问题,市公司归口管理人员绘制了中国联通榆林市分公司合同 审批流程图(试用) ,现将流程图发于你们,请对照近期存在的问 题及注意事项,即刻启用执行。 一、存在的问题 1.合同名称与签署页名称不一致,合同名称填写不完整。 2.合同金额大小写不一致,合同期限填写有误。 3.建议授权代表选择不正确。 4.合同会签流程未走完整,直接提交至法律顾问审核。 5.未使用合同承办人个人 MSS 工号提交合同。 二、需注意事项 1.必须严格按照合同标准化文本进行合同拟定。 2.将合同内容说明清楚,并上传合同签订依据。如:租赁合 同需说明合同属新租还是续租,租赁金额有无涨幅等关键节点。 3.合同正文中不得有空白文字的签署页。 4.除通信业务合同授权代表按照 《关 于授权通信业务合同受 理、审核、签订工作的通知》(榆林联通〔 2011〕 171号)文件相 5.合同完成系统审批流程后,务必双面打印合同正文经综合 部盖章并存档。 6.各部门合同管理人员负责建立本部门合同台账,按季度报 至综合部合同管理人员处。 特此通知。 关于规范合同工作的有关规定  为了更好地保障公司利益，规范管理各项合同，现对我公司与外单位所签合同，特作出如下规定：  1、合同管理1、 公司与外单位所签合同，由行政部进行统一分类、统一分号，各相关部门按所分配的统一分类、统一分号进行编号，合同签订后，应由各部门分管人员进行统一编号，此合同编号具有唯一性，将贯穿合同履行全过程。 2、 要加强合同内容的规范性，从合同的签订内容、执行内容、请款内容、确认内容（包括监理审核确认、跟踪审计确认、我方人员确认等）等要做到逻辑上的一致性。合同执行需有关监理、跟踪审计等单位审核签字、盖章的，须在合同执行条款中明确规定和要求。 二、合同签订  1、公司与外单位签署合同前，应履行相关部门参与的会签手续，经会签、领导审批后，再双方签字、盖章，未经会签的合同，不得提前盖章（合同会签的相关规定及要求按公司文件执行）。 2、必须在合同结算条款中强调开票事项，要求对方依合同及工程进度开具真实、合法、有效的发票。对于涉及增值税事项，必须要明确金额是含税金额还是不含税金额。 3、 依据合同及工程相应进度，要将对方移交相应必须移交的资料作为付款的必备条件。  4、 如涉及对方需提供保函的，必须在合同条款中约定为银行保函，公司不接受担保公司等第三方公司提供的商业保函。 5、 对于有类似质保等责任期限的，合同条款中应注明“按合同或国家相关规定质保，质保期内无违约事项，质保期满后N天内付清质保金”。对于需依考核情况付款，应在合同中规定可执行、可量化的考核的具体办法及付款标准。 关于规范合同概况填写的通知 为进一步规范合同表单填写，提高合同审批效率，根据公司领导要求，在合同发起时，合同起草人应按如下规定格式填写合同概况： 一、资产类合同的合同概况： 本合同系我公司与***签订的《***合同》。本合同项目批复为***（立项批复文件名称和文号、批复主要内容），批复中项目预算金额为***元，根据***（会议纪要/请示名称/其它决策文件和文号）启动采购，费用预算为***，采购方式为***，采购结果已经***决策通过。合同根据***（会议纪要/请示名称/其它决策文件和文号）签订，合同总金额为***元（如有单价、数量、分项金额的，要求列明），与决策文件确定的金额一致。合同文本采用***（集团公司集采文本、集团公司/省公司合同示范文本、国家规定文本、对方提供文本、双方协商文本等），付款方式为***，合同有效期为***（要求有有效期限、开始时间和结束时间或预计结束时间）。 如合同项目属总项目中的分项目，则预算表述为：“该合同项目批复为***（立项批复文件名称和文号），批复中总项目预算金额为***元，本合同属其分项项目，项目预算金额为***元。 二、费用类合同的合同概况： 本合同系我公司与***签订的《***合同》。本合同费用项目编号为***，费用预算为***元，采购方式为***。合同根据***（会议纪要/请示名称/其它决策文件和文号）签订，合同总金额为***元（如有单价、数量、分项金额的，要求列明），与决策文件确定的金额一致。合同文本采用***（集团公司集采文本、集团公司/省公司合同示范文 本、国家规定文本、对方提供文本、双方协商文本等），付款方式为***，合同有效期为***（要求有有效期限、开始时间和结束时间或预计结束时间）。 三、收入类及业务分成类合同的合同概况： 本合同系我公司与***签订的《***合同》。本合同根据***（会议纪要/请示名称/其它决策文件和文号）签订，合同总金额为***元（如有单价、数量、分项金额的，要求列明，如无固定总金额，则写明收费或结算方式）。合同文本采用***（集团公司集采文本、集团公司/省公司合同示范文本、国家规定文本、对方提供文本、双方协商文本等），收费方式为***，合同有效期为***（要求有有效期限、开始时间和结束时间或预计结束时间）。 4、其他类型合同参照费用类合同的合同概况填写。 关于加强合同管理工作的通知 发布日期：2015-04-02 10:59 浏览次数：1562 信息来源:威海市人民政府法制办公室 字号：[大中小]             市直各部门、单位： 为进一步贯彻落实《威海市市级机关事业单位签订合同管理办法》（威政发〔2012〕49号，以下简称《办法》），提高合同管理质量，现就加强合同管理工作通知如下： 一、要进一步做好合同签订前的准备工作。 （一）切实加强合同相对方的资信调查。各部门、单位在正式签订合同前，要对合同相对方的经济状况和资信状况等做好调查。对涉及特定行业市场准入的，应查实对方是否具有相关的许可证照；对被纳入金融机构黑名单或者挂靠、借用他人名义签订合同的，一律不得与之签订合同。要丰富调查方式，除了采取实地调查、访问客户、工商查询等方式外，还要充分发挥互联网等现代信息通信技术的优势，进一步提高调查的效率。特别是对一些重大合同或者合同相对方为境外组织或者个人的合同，要注意发挥咨询公司、律师事务所等专业调查机构熟悉法律规定、精通调查技巧的优势，全方位做好相关调查和信息真伪的甄别。 （二）努力提高合同文本的起草质量。各部门、单位签订合同应当采用书面形式，不得以口头约定的形式订立合同。能由各部门、单位起草的合同，应尽量争取自己起草。起草前，要成立专门的起草班子；起草时，不仅要注重把握好合同正文的内容，还应对合同的附件以及签字、盖章等细节方面进行把关，使合同做到内容全面、结构合理、用语规范、表述准确。对起草合同中遇到的重大问题，应邀请法律、经济等相关方面的专业人士进行深入论证。对利用电子邮件、传真、网上签约等方式达成的合同，应按照合同法有关规定，把握好要约与承诺的性质，明确合同成立和生效的条件，索要并保存好相关文件资料。对相对方提供格式合同文本的，应注意是否含有不合理的权利排他性条款和垄断性条款；对有损我方利益的，要敢于坚持原则，不能随意迁就。国家、省或者市有关部门对相关合同已印制示范文本的，要注意借鉴示范文本。 （三）全面规范合同签订的各项程序。在签订合同前，各部门、单位应了解拟签订的合同是否有法律、法规和政策的特别规定，严格遵守合同签订程序。对于依法应通过招标选择合同相对方的合同，各部门、单位要依法办理招投标手续，按照规定的程序和要求选择合同相对方，不得搞形式、走过场或者暗箱操作。对于依法应报请有关单位批准后才能签订的合同，应在报请批准后再签订相关合同。要严格执行签订合同集体决策制度，未经本单位领导集体研究决定，各部门、单位一律不得对外签订合同；拟签订的合同属于重大行政决策事项的，还要按照重大行政决策的程序进行决策；在集体决策合同签订问题时，应全面听取意见，特别是要注意听取不同意见，避免集体决策流于形式。 （四）努力做好合同的风险评估。各部门、单位要建立和完善合同风险评估机制，特别是对重大合同，要严格按照《办法》的要求，从政治、经济、环境、法律、社会稳定等方面和合法性、合理性、可行性、可控性等角度，对可能面临的风险进行全面深入地评估，制定好防控合同风险的方案。要规范风险评估程序，促进合同风险评估工作的有序开展。要增强风险评估的实效性，切实做到科学合理、具有前瞻性。 二、要进一步落实合同审查的各项制度 （一）严格执行合同送审制度。凡属于《办法》规定应送审的合同，各部门、单位都应当在签订前报市政府法制办进行合法性审查，不得不报、迟报、漏报。对未按照规定进行合法性审查或者经合法性审查没有通过的，各部门、单位不得签订或者履行相关合同。对送审材料不符合形式要求或不齐全的合同，市政府法制办将不予受理或者退回送审单位补充完整后再审查。对需要使用财政资金的合同，由市政府法制办和市财政局共同加强监管；凡未经市政府法制办审查通过的，市财政局一律不予支付合同款项。对违反合同送审制度的单位，市政府法制办将予以通报。 （二）建立合同送审前合法性论证制度。今后，凡市级机关事业单位及其所属单位拟签订的合同，在送审前都要由本单位法律顾问对合同的合法性、合理性、可行性等情况进行全面论证，并出具法律论证意见书。目前还没有聘请法律顾问的单位，可由熟悉法律事务的工作人员审查合同并出具法律论证意见书。市级部门、单位要统一抓好所属单位合同送审前合法性论证制度的落实。法律论证意见书的内容应当包括合同的合法性、合理性、风险点及防控措施和是否同意签订合同的意见等（法律论证意见书见附件1）。对送审前未经合法性论证并签署意见的合同，市政府法制办将不予审查和备案。各部门、单位要明确好法律顾问在合同审查工作中的权利和义务，督促法律顾问切实履行好审查职责；凡出具的法律论证意见书有敷衍了事、流于形式或者出现重大失误或者错误等情形的，市政府法制办将退回送审单位重新论证。 三、要全面加强对合同履行情况的监督和管理 （一）认真抓好合同履行工作。各部门、单位要建立健全合同履约情况动态管理机制，不断加大对合同履行情况的跟踪力度，切实提高合同履行的质量。要严格履行经市政府法制办合法性审查通过后签订的合同，不得擅自履行内容，防止“阴阳合同”的出现；对确因特殊情况需要变更合同内容的，要重新履行送审程序。对在合同履行过程中因失职、渎职、恶意串通等行为导致市级机关事业单位遭受较大经济损失的，市政府法制办将提请有关部门依法予以处理。 （二）全面建立合同履行情况制度。从2015年开始，各部门、单位应于每季度最后一个月的28号前向市政府法制办报送本部门、单位的合同履行情况（部门所属事业单位的合同履行情况由部门汇总报送），不得迟报、漏报、瞒报。合同履行情况报告应包括履行进度情况、履行争议情况、存在问题和下步工作打算等内容（合同履行情况报告范本见附件2）。对合同的履行情况，市政府法制办将进行检查或者不定期抽查。 （三）及时处理合同履行争议。对合同履行中发生的争议，能协商解决的要尽量协商解决，注意签订好书面；不能协商解决的，应及时依法通过诉讼或者仲裁途径处理。在争议处理中，该履行义务的要认真履行义务，以避免机关事业单位违约情况的出现，同时也要及时行使好各项法定权利和约定权利，坚决防止因怠于行使权利导致国家财产受损现象的发生。合同履行争议可能对机关事业单位权益造成重大损害或使公共利益遭受重大损失的，有关单位在做好风险应对工作的同时，应及时将争议情况通报给市政府法制办，必要时市政府法制办将协助处理。 四、要进一步强化合同备案和档案管理工作 （一）加强合同备案管理。各部门、单位应严格按照《办法》的规定，在签订合同后七个工作日内，将合同送市政府法制办备案。市政府法制办将加强对报送备案合同的审查，发现与审查通过的合同草稿不符的，一律不予备案。 （二）完善合同档案制度。要建立和完善合同档案管理制度，明确合同档案材料的归档、保管、借用等要求，及时将合同立项、谈判、审查、签订的合同文本、合同履行证明材料、合同争议处理等资料整理归档，确保合同档案资料得到妥善保存，避免因材料缺失给合同履行或维权工作带来不必要的麻烦。 五、要进一步加强合同管理工作保障 （一）加强组织领导。各部门、单位要把合同管理工作作为建设法治政府的重要任务，纳入重要议事日程，及时研究解决合同管理中遇到的问题，努力提升合同管理质量。各部门、单位主要负责同志要认真落实签订合同行政首长负责制，对本单位的合同签订和履行工作负总责，重要工作亲自部署、重大问题亲自过问；分管负责同志要靠上去抓，加强督促指导，确保合同管理工作落到实处。 （二）搞好人员培训。各部门、单位要明确负责合同管理工作的机构和人员，强化合同管理工作人员的培训，不断提高合同管理人员的业务素质和专业水平，为合同管理工作提供有力的人才支持和智力支撑。 （三）强化监督指导。各部门、单位要切实加强对所属单位合同签订工作的管理，督促指导所属单位落实好合同管理的各项责任，全面提高本部门、本系统的合同管理能力。今后，市级部门、单位所属单位的合同管理情况也要纳入所在部门、单位的合同管理工作，由市政府法制办进行统一考核。 附件：1.合同法律论证意见书范本 2.合同履行情况报告范本 威海市人民政府法制办公室威海市财政局 2015年3月2日 附件1 合同法律论证意见书范本 根据……单位委托，现就……单位与……单位拟签订的……合同提出法律论证意见如下： 1.合同主体的合法性（包括合同主体是否具有完全民事行为能力、合同主体是否具有签订和履行合同的能力等）。 2.合同内容的合法性（包括合同内容是否完整、有无违法内容、有无导致合同无效的情形等）。 3.合同签订程序的合法性（包括签订合同是否需要经过招投标程序、签订合同是否需要批准以及需要谁批准、签订合同前集体决策和资信调查的情况等）。 4.合同内容的合理性（包括合同权利义务是否平衡，违约责任、争议解决、法律管辖和生效条件等内容是否合理等内容）。 5.合同风险点及其防控建议（包括合同可能存在什么风险、建议采取哪些防控措施等内容）。 综上，我同意……单位与……单位签订……合同。 论证意见出具人：…… 单位和职务： ……联系电话： 年月日 附件2 合同履行情况报告范本 市法制办： 现将我单位合同履行情况报告如下： 1.合同履行进度情况（逐一列明本单位所有合同的履行进度情况）。 2.合同履行争议情况（逐一列出所有合同履行争议情况和争议处理情况，没有争议的要做简要说明）。 3.合同履行问题情况（详细列出具体问题和处理措施，如……合同在履行中遇到……问题，我单位采取了……措施进行处理，处理结果……。没有问题的要做简要说明）。 4.下步工作打算。 5.其他需要说明的情况。 联系人：联系电话： 附件：1.下属单位……的合同履行情况 2.下属单位……的合同履行情况 单位： 年月日