采购系统调查报告

采购系统调查报告 公司的采购工作经过了十多年的发展,逐渐形成了各自的特点,目前各下属公司设采购部门或类似职能部门的有建设公司、路桥公司、**广场、农业公司、**学校;设专职采购员的有酒店、俱乐部、防腐公司;设兼职采购员的有集团公司、高速投资和物业公司。每一个公司因行业特点不同采购工作的内容也千差万别,目前从事一线采购工作的采购员有35人(附件一)。 采购作为后勤物资供应极为重要的一环,不仅承担着物资通畅、缓解资金压力(在建设与路桥两个公司尤为明显)的重任,而且对公司的开源节流、控制成本起着极为重要的作用,各下属公司根据采购在本公司所承担的职责对采购进行了相应定位,例如建设公司采购物资极为庞杂且数额巨大,建设公司的工程又多为本公司独立承揽,所以设立了专门的材料供应站来合理调配物资供应,节省建材费用;**广场从超市经营的角度出发设立商品部,将卖场管理与商品采购合而为一又各司其职;农业公司根据本公司的实际需要设立购销部,销售旺季侧重葡萄销售,淡季则转向生产物资采购等等,这些都是部分下属公司在采购方面积累的极为有益的探索和经验,但从本次调查问卷所反馈的信息来看(附件二),采购工作运营状况相对于集团公司跨越式大发展而言是相当滞后的,以下主要是围绕“两个滞后”和“一个必要”来展开论述。 一、采购管理工作相对于公司发展整体滞后 (一)采购体制尚需完善 整个公司的采购体制目前呈现各管一块但又偶有联系的状态,管理上互不探询,业务上互不交流,信息上难以共享,使得集团公司的采购工作目前处于疲于应付状态。不同的工作领域使得我们的采购队伍缺乏总体上的核心力量,没有领头羊,采购集体战斗力较弱;采购信息“各流自家田”,无形中增大了采购风险与采购成本;管理体制不畅,束缚了采购人员的职业发展;从下属单个公司的采购水平来讲,也都是心有余而力不足,在这种管理现状下,围绕采购工作做强做大的愿望难以实现。 (二)管理状况差强人意 除了建设公司实行本公司内垂直双重管理外,其他公司的采购顶多自立了一个“小门户”,更多单位的采购附属于其他部门,从精简机构,节省开支角度看,归属其他部门也无可厚非;但从长远看,却贫瘠了采购成长的土壤,使其长期形不成一直相对独立的力量。譬如俱乐部、大酒店的采购划归财务部,从管理上说,简化了部门,方便了管理,但财务部本身工作繁杂,财务与采购本身是两个有联系但更有区别的职业,采购有其自身的运行特点,财务部很难从业务上指导采购,也难以对采购的成长有效开展工作;采购在成本控制中话语权微乎其微,成本的有效控制举步履艰,经营层的利润目标一旦完成不了,往往归责于采购,此时采购又缺乏一个有效的倾诉渠道,造成了采购激情的颓废,颓废的情绪在不自觉中又导致了消极采购的非主观发生,在实际工作中就极易造成采购成本的增加。 1 (三)专业培训普遍缺乏 毋庸置疑,采购自身的成长对采购工作是极其重要的。从培养成本上讲,采购的培养成本是十分惊人的,金钱(尤其是公司的采购资金)、经验和时间构成了采购成长的主要成本。就我们目前管理现状来看,采购工作基本没有对口的管理机构,采购员几乎没有进行过较为正规的培训和专业的训练,近似天然的自生自长,有的只是个人的天资、悟性和自己的辛勤投入,以及为数不多的“传帮带”;因采购专业知识与实践经验的缺乏造成公司采买资金大量流失的现象在实际工作中频频出现;同时采购队伍的不稳定,又使我们的采购工作面临尴尬现状。如果在今后加大对采购人员的培训力度,无疑是用“最小的采购成本换取最大的节约利润”,避免了“用公司的钱在实践中学习采购”的弊端。 (四)购后服务(又称采购后投入)亟需改观 目前采购所能做到的经常是为了完成任务而去采购,在确保完成任务的前提下,采购员才可能有时间尝试以更低的价格购买较优商品;但从目前采购的整体情况来看,对购货前的市场调研,购货后的信息追踪,以及分析本次采购对实现公司经营目标占多大比重,采购人员都因缺乏工作上进一步的投入而无法去关注自己的劳动成果,这种现象可称之为“采购大堤”中的消极“蚁穴”,继续发展十分危险。这里面,一个重要的原因是采购人员在公司经营中缺乏知情权和话语权,没有建立采购者与经营者之间有效的沟通机制。 (五)缺乏有效的绩效考核,薪酬体现不出公平性 公司没有专门针对采购岗位的绩效考核,薪酬也由下属公司各自规范,就造成薪酬方面过分注重了本公司不同工种的薪酬平衡,轻视了采购这一特殊职业在本公司兄弟单位间及本地同行业的薪酬现状,对采购人员的薪资仅仅参考本单位的薪酬体系,未从采购系统内部同岗位的相对公平性考虑,导致部分采购员缺乏公平感,在一定程度上影响了采购员的工作热情。 (六)监督管理体制尚不健全,仍停留在感性认知和的阶段 从本质上来讲,任何与现金打交道的职业都需要有第三方的监督,但公司对采购工作的监督是明显滞后的,在管理不规范、不透明的环境中,采购人员的采购行为势必无法得到有效的规范和管理。虽然目前公司的采购工作出现的多是令人欣慰的现象,比如多数采购员都比较敬业,对公司忠诚,能够吃苦等等;但从规范和发展采购工作的角度来讲,我们应当积极地发现采购中存在的问题,并把它在集团公司框架内给予科学合理的解决。 二、采购人员的职业状态与采购工作的要求相比相对滞后 影响采购员职业状态的几个主要因素包括职业舆论、发展空间、价值实现、薪酬状况、个人兴趣、家庭因素等等。 (一)职业舆论是影响采购队伍壮大的首要因素 在我们公司,采购是一个很特殊的职业,尤其表现在挑选人员上,领导往往很重视选人这一块工作,但采购员被派到具体岗位上感受最多的却不是重视,而是轻视,甚至是忽视。在现行采购体制下越是基层的采购员越是缺乏工作激情,而业务素质较高的采购员又往往担 负着较大的责任,具体分管的采购、招标事宜繁忙,难以对采购这一职业进行有效的管理与指导,这在一定程度上也影响了采购队伍在公司的发展壮大;同时“隔行如隔山”,公司其他岗位的人员看到的往往是采购的辛劳与琐碎,责难与被忽视,天长日久,形成了采购这一职业“被别人轻视,对自己自嘲”的不正常现象,觉得这实在算不上一个体面的职业。职业舆论如此,可想采购员的生存心态如何。 (二)职业发展空间是采购队伍成长的关键 职业发展空间是一部分想有所作为的采购员一直思考的一个问题。采购员在本公司内部的自由流动尚且困难,“先专后博”的目标前景渺茫,部分公司的采购员是常年固定不变,采购领域狭隘,结构单一,阻碍了个人职业发展。采购岗位设置比较单一,不仅不利于采购人才的梯层发展,也不利于采购人才的储备,这种情况使得那些有志于采购的员工看到采购发展空间的险隘,自然不乐意进这个死胡同,造成采购的队伍日渐式微,而公司发展的大环境却要求提供更多素质较高的采购人才,这就出现了一个难以调和的矛盾,因此,关注采购员的职业发展,针对每一个人设计其职业生涯规划是采购队伍得以良性发展的关键。 (三)给员工创造实现个人价值的平台 采购员在整个采购工作中追求的是什么?这是一位采购员的自问,这一问题意义深刻。如果追求个人价值?职业舆论如此;如果追求个人发展空间?空间如此;如果追求个人价值?采购系统的绩效考核尚没有什么标准;那么仅仅是为谋生而工作?这就是十分危险了!因此,采购应该追求的是一种依靠自身努力为公司创造最大利益的辛勤付出,公司所应当提供的是给其一个可以实现个人价值的舞台。 (四)薪酬现状成为影响采购员工作心态的一个重要因素 在公司管理架构下,采购员的薪酬往往缺乏统一标准,也无专人负责,而工作时却多头管理,各个公司的采购薪酬也不很均衡,这个现况构成了影响采购员工作心态的一个主要因素。 另外,个人兴趣、家庭因素等也是影响采购员个人成长和发展的两个重要因素。 三、建立采购管理体系的必要性 目前在多数企业的采购管理中最常见问题主要有以下几种: 1、没有明确的采购策略,例如缺乏对采购需求分析,对供应商的培养等; 2、没有注重长期供应商关系管理,例如从关注谈判向建立战略伙伴关系转变,从一味压价向建立互赢和激励机制转变; 3、没有把采购管理上升到战略性高度考虑,例如采购策略和合作伙伴的选择评估标准应作为企业整体战略中的一部分; 4、集团企业的分散采购忽略了整体利益的最大化,例如资源的最优化配置等等; 5、缺乏有效的工具和信息平台进行采购跟踪、评估、分析和智能化决策。 集团公司采购工作的现状反映了在采购方面需要加以改革和理顺的现实需求,目前公司的跨越式发展(如高速开工,建设五星酒店、**新村,**医院开业等)需要更多的采购员充 实到第一线,这种紧迫感正在进一步增强。 如果公司适时而动,以企业文化宣贯为前提,人力资源配置为保障,采购系统整合为核心,信息系统建设为手段,对分属不同行业的资源进行全面整合和规范,通过实施改革,将实现采购员和采购工作的“廉洁、专业、规范、高效”,并最大限度的在成本控制方面实现最小化的目标。 完成采购系统整合工作需要深入研究以下课题: (一)决策层重视采购系统的建设和完善并达成制度上的一致; (二)确定整合的统一标准,达到资金、商品、物流共享; (三)设计科学、规范、适用的采购工作流程; (四)明确不同行业的采购工作职责; (五)专业采购需要信息共享和相互协作,即信息化和协作性要求; (六)建立采购工作前期市场调研和成本分析制度; (七)建立采购系统人才选拔和培养机制,关注员工个人职业生涯规划; (八)建立完备、专业的培训体系,以及确立采购员所应当具备的基本素质; (九)采购管理体系中的薪酬体系和绩效考核的建立和完善; (十)建立健全采购监督管理体系。 由集团公司组建采购系统整合项目小组,针对以上内容的细节问题进行广泛的意见征求和专业的课题研究工作,有、有步骤的推进采购系统的规范。 (注:本文仅着力于采购系统内部现状和问题的分析以及从宏观角度探讨设立的必要性,并非试图通过这份报告去寻求可以将采购系统进行全面整合的最终解决。) 附一:集团公司采购人员基本情况统计表 附二:《采购系统调查问卷》信息统计报告 撰文:集团公司企业管理部 时间:2005年3月24日