采购工作流程--询价采购

采购#工作#--询价采购 询价采购是指对几个供货商(通常至少三家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。 询价采购工作流程 询价采购工作流程一、询价准备 1 、计划整理。采购代理机构根据政府采购执行计划，结合采购员的急需程度和采购物品的规模，编制月度询价采购计划。 2 、组织询价小组。询价小组由采购人的代和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二，以随机方式确定。询价小组名单在成交结果确定前应当保密。 3 、编制询价文件。询价小组根据政府采购有关法规和项目特殊要求，在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案、编制询价文件。 4 、询价文件确认。询价文件在定稿前需经采购人确认。 5 、收集信息。根据采购物品或服务等特点，通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。 6 、确定被询价的供应商名单。询价小组通过随机方式从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。 询价采购工作流程二、询价 1 、询价时间告知市招标办、资金管理部门等有关部门。 2 、递交报价函。被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函，工作人员应对供应商的报价函的密封情况进行审查。 3 、询价准备会。在询价之前召集询价小组召开询价预备会，确定询价组长，宣布询价步骤，强调询价工作纪律，介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的和标准。 4 、询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函，作报价并签名确认，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准，确定一至二名成交候选人并排列顺序。 5 、询价报告。询价小组必须写出完整的询价报告，经所有询价小组成员及监督员签字后，方为有效。 采购人员的监控与稽查 对采购人员的监控与稽查，一般都以机密的方式进行，因为这关系到个人品质问题。其目的在于确保采购人员不会为了达到个人的某种目的而损害公司利益，也能借此培养采购人员应有的职业道德观念。 一般采购人员监控可分成前后两个阶段来执行，分别为采购签定之前和签定之后，即有效防范和严格稽查。 防范可首先从控制价格做起，建立起涨价之前必须先打呈批件的制度，采购人员若想取得自身利益，必然首先要从价格上做文章，与供应商里外勾结，对领导慌报市场供求状况，人为抬高价格帮助供应商取得暴利，然后分成。这样，只要对于涨价严格控制，就能从根本上防止采购人员的腐败。一般来说，只要有涨价情况存在，就必须打呈批件说明涨价情况及原因，一方面可了解涨价原因，做到心中有数，另一方面也可提醒采购主管对此采购合 同在审核时要详加注意。如果采购金额较大或者涨价幅度较大的时候，还应将此采购合同送交稽查部门或者财务部门审计，以求排除所有的不合理涨价行为，防止任何损害公司利益的行为发生。 这里有两个比较好的办法可以防止被采购人员忽悠从而导致不合理涨价的产生，一方面可以向该报价供应商以外的厂家询价，若价格差异太大甚至于没有差异则都说明采购人员有嫌疑虚报了价格。另一方面就是伪装成另外的顾客向该报价供应商询价，当然这里有技巧了，不能直接询问该产品价格，最好是先从别的产品询起，让其不防范，只要报价差异，则必说明了采购人员虚报。 防范还可从供应商着手，如果能争取供应商的合作，则对采购人员的任何小伎俩都能明察秋毫了。不过这很有难度，因为供应商想做生意，一般都不会予以合作。所以，必须和供应商建立良好的关系，使对方不必为了做生意而去巴结采购人员。另外，要软硬兼施，必要时可以采取法律行动，当然这要有的放矢，不然势必要无功而返。 光有防范还是不够的，我们对所有的采购行为进行监督，从这些采购行为里总结出不规范的东西，然后抽丝剥茧，自然能发现一切违规的行为。这里主要可从以下几个方面入手: 采购对象的选择错误，若采购人员选择的供应商不是该采购产品的专业厂商，或者该供应商的主营产品不是是该产品，则有必要引起注意，重新审核其价格和质量，势必能发现其中所存在弊端。另外采购人员能从直接厂家采购而却选择了中间商供货的现象也是要比较引起注意的现象，如无特殊原因则必然有猫腻存在。 采购人员无来由的替供应商催款，有的采购人员在签定合同的时候会千方百计的压短付款周期，或者在付款期快到的时候积极帮供应商催款的行为都是不合理的，此种情况必是急于取得供应商拿到货款之后的分成。 采购合同集于一家，当采购的产品为标准品，而合适的供应商很多但得标厂商总是固定某一家，这种情况的产生极有可能是该供应商和采购人员之间有某种厉害关系。另外，一次采购同类产品而规格有很多种的时候，某厂商报价中的所有规格价格都最低切相差很小的时候，则显示采购人员有将竞争厂商报价资料泄露给该得标供应商之嫌疑。 报价单字迹图章不清，有些采购员为了保证某供应商得标，会伪造或者允许其他厂商伪造不切实际的报价单，以让某厂商以伪造出来的价格优势取得标的，在这种情况下，一般都会故意将“陪标”厂商的地址和电话等信息弄得模糊不清，以防止稽查，所以对这种情况要特加注意，追查任何“蛛丝马迹”，发现弊端。 采购人员生活阔绰，与供应商过从甚密。一般来说，采购人员工资并不高，基本属于中下等。而有的采购人员动不动买车买房，干着灰领的工作，过着白领的生活，如无特殊家庭背景，则必有猫腻。另外有的采购人员和供应商交往密切，举止交谈形如兄弟，此种情况也要引起注意，要详查该供应商以往采购项目。 以上是个人总结出来的对采购人员的监控和稽查几种方法，希望各位同行能提宝贵意见及补充其他方法。