苏州农业职业技术学院档案实体分类方案

苏州农业职业技术学院档案实体分类方案 目 录 苏州农业职业技术学院档案实体分类方案 ......................................................................... 1 编制说明 ........................................................................................................................1 主 表 ..............................................................................................................................5 苏州农业职业技术学院档案工作规范 ................................................................................. 7 学院档案管理暂行办法 .................................................................................................7 学院文件归档工作流程 ............................................................................................... 12 学院各类档案归档范围和保管期限表 ........................................................................ 13 苏州农业职业技术学院档案工作#管理制度# ....................................................................... 37 苏州农业职业技术学院档案管理#岗位职责# ................................................................ 37 苏州农业职业技术学院档案管理制度 ........................................................................ 39 苏州农业职业技术学院《归档文件整理规则》实施细则(试行) .......................... 51 苏州农业职业技术学院电子文件归档及管理办法(试行) ..................................... 57 苏州农业职业技术学院财会档案管理办法(试行) ................................................. 63 附: ..................................................................................................................................... 64 中华人民共和国档案法 ............................................................................................... 64 普通高等学校档案管理办法 ....................................................................................... 67 江苏省档案管理条例 ................................................................................................... 73 苏州农业职业技术学院档案实体分类方案 编制说明 一(编制目的 为了适应我校档案工作日益发展的需要，统一档案实体分类、编号、排架、检索的化和规范化，加强档案和档案工作的科学管理，充分发挥档案的作用，使之更好地为学校的党政管理、教学、科研、后勤管理等各项工作服务。根据《中华人民共和国档案管理办法》、《江苏省档案管理条例》、《普通高等学院档案管理办法》、《高等学院档案工作规范》等法律、法规，结合我校的实际情况特编制本方案。 二(编制原则 1(本方案的编制把我校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，从实际出发，突出党政管理档案统帅全局的作用和教学、科研档案在我校档案中的中心地位。 2(本方案规定的各项内容以我校2002年开始的全部档案(不包括人事档案)为对象，按照我校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别，八大类文件归入参考文件类。2001年以前我校的所有档案仍然维持原来的体系不变。 3(在充分反映我校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。 4(类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素和短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。 5(类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则，充分考虑我校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致，下位类目的外延之和等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。 6(本方案的设置，必须借鉴我校原有档案的分类原则，坚持以较小的变动，不断完善，建立起符合江苏省地方标准《农业科学技术档案管理标准》和《高等学校档案实体分类法》规定的，适合我校档案实际情况的新体系。 三(体系结构 - 1 - 本方法由编制说明和主表两部分组成。 编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问的说明。 主表由类目、标识符号、注释等组成。 (一)一级类目的划分与标识 一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的领域范畴，结构档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下: DQ党群 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。 XZ行政 主要包括行政职能部门(教务、科研、基建、设置、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。 JX教学 主要包括全日制和成人教育的教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。 KY科学研究 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。 JJ基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 SB仪器设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、 申请报废等各个环节中形成的文件材料。 CB出版 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。 WS外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。 CP产品生产与科技开发 - 2 - 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。 CK财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即Xing Zheng(行政)的简称。 (二)二级、三级类目的设置和标识 二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合我校档案记述和反映的内容性质和具体情况。党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事均设置二级类目，财会档案扩展到三级类目。 二级、三级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。二级、三级类目之间用圆点“?”隔开。 四(档号的编制 (一)档号 档号是存取档案的代号，排架的依据，必须反映我校档案的分类体系和物理位置。 (二)档号编制的原则 必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，我校档案不得重号;方便插卷，使其有充分扩展的余地;不得随意变动;能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。 (三)档号的结构、模式和标识 1(档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分 年度号由四位阿拉伯数字组成。 分类号是档号的主体，一般由二级类目代号组成，少数扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。例如，“党委会议记录”的分类号，由二级类目组成的为“DQ11”等等。 案卷号同样有特定的含义，它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码，由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。 2(档号的模式，本方法规定为: 年度号+分类号+案卷号 - 3 - 3(档号的标识，采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，年度号、分类号、案卷号三间用连接符号“—”连结。例如，1993年学籍管理的第24卷档案，可标为:1993-JX14-24。 (四)档案的实体排架问题 从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可按永久、长期、短期排架。 本法规定的档号模式属分段开放型编号方法，根据我档案库房的实际情况，按一级类目一年代纵向排列。 五(关于实体分类中几个问题的处理 (一)关于声像载体档案 声像载体档案主要包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、缩微胶片等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为高等学校档案的重要组成部分。随着现代技术的发展，电化教学的普及，管理自动化程度的提高，其数量越来越多，重要性越来越明显。 从声像档案归档的内容看，基本不超出十个一级类目的范围，所以暂不将它与十个一级类目并列。但由于载体和幅面尺寸(类型)不同，保管要求不同，拟作特殊处理:按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应档案的参照号，其编号模式为:年度号+声像档案代号(SX)+载体代号(代码)+保管单位号。保管单位是声像档案最低限度的数量词，根据学校的具体情况，保管单位是册。 (二)关于财会类档案类目的划分 根据学校会计独立核算单位较多的具体情况，财会类档案在二级类目的基础上设置三级类目。 (三) 关于教学档案类目的划分 教学档案是我校档案中数量较多的一部分，为保持其有机联系和便于管理、利用，在二级类目中按全日制专科，成人教育的次序。 (四) 关于外事档案问题 外事档案有其特殊形成规律，而且内容涉及学校工作的各个方面，从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑，将各种涉外文件材料集中起来，单独设立了“外事”一级类目。 - 4 - 主 表 DQ党群 11(党务综合(各支部综合材料入此) 12(纪检 13(监察、审计 14(组织 15(宣传教育 16(统战(民主党派材料入此) 17(工会(妇女工作材料入此) 18(团委(学生社团材料入此) XZ行政 11(综合(教职工代表大会材料入此) 12(人事 13(武装、保卫 14(后勤(计划生育工作材料入此) 15(档案、图书 16(离休干部、退休教职工管理 JX教学工作 11(综合(联合办学、学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此) 12(学科与实验室建设、专业设置 13(招生 14(学籍管理(学生奖惩材料入此) 15(课堂教学与教学实践 16(毕业生(毕业生信息反馈工作入此) 17(教材(注:以上二级类目按全日制专科教育、成人教育的次序排列) KY科学研究 11(综合 12(按科研经费管理，学术活动材料科研项目设置类目 CP产品生产与科技开发 11(综合 12(按产品和科技开发项目设置 JJ基本建设 11(综合 12(按单项基建工程设置 - 5 - SB仪器设备 11(综合 12(按仪器设备种类或型号设置 C,出版 11(综合 12(报纸 13(刊物 14(书稿 15(音像 WS外事 11(综合 12(出国(境)国际合作与会议材料入WS14 13(来校(外国留学生工作材料国际合作与会议材料入WS14) 14(国际合作与会议 CK财会 11(综合 12(会计报表 13(会计帐簿 14(会计凭证 15(工资清册(资金、助学金入此) SX声像 12(照片 13(录音带 14(录像带 15(幻灯片 16(磁盘 17(影视胶片 18(光盘 SW实物 12(奖状 13(奖杯 14(牌匾 15(奖旗 16(证照 - 6 - 苏州农业职业技术学院档案工作规范 学院档案管理暂行办法 第一章 总则 第一条 为了加强苏州农业职业技术学院档案工作，提高档案理水平，有效地保护和利用档案，为学院各项工作服务，为社会经济发展服务，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《江苏省档案管理条例》、《普通高等学院档案管理办法》、《高等学院档案工作规范》等法律、法规，结合苏州农业职业技术学院实际，特制定本办法。 第二条 本办法所称档案，是指学院在从事党政管理、教学、科研以及其他各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 学院档案记录和反映了学院建立、建设和发展的历史过程，是学院各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据，它为学院教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件，是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作，是办好学院的重要基础工作。 第四条 学院各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全、便于开发利用的原则，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。 第五条 学院应加强对档案工作的领导，严格实行部门立卷制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”，即:纳入学院计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。 第二章 管理体制与职责 第六条 学院要加强对档案工作的领导，明确一名院领导分管，日常工作由院长办公室负责，业务上受上级主管厅和市档案局等指导、监督、检查。 第七条 学院设综合档案室，各部门设兼职档案员，建立全院档案信息网络。 第八条 档案室是学院档案工作的常设机构，它既是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学院档案的科学文化事业机构，其业务须接受省、市档案行政管理部门和省教育管理部门的指导、监督与检查。学院综合档案室的主要职责是: 1、宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，提高全院师生员工的档案意识; 2、制订学院档案工作发展规划、工作计划及规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况; 3、指导、协助各部门做好各类档案的归档工作，根据不同门类、不同载体档案材料归档 - 7 - 的特点，及时做好档案的接收、分类、鉴定、统计、保管和利用工作; 4、科学地管理档案，在开展档案开放和利用工作的同时，严守档案机密，确保档案安全; 5、负责编辑档案参考资料，编制检索工具，多途径、多形式地开发档案信息资源，积极为学院的发展提供服务; 6、负责学院档案工作网络建设和档案工作的业务指导，对全院专、兼职档案工作人员进行业务培训，努力提高档案工作人员的素质和档案工作水平; 7、完成学院领导交办的其他任务。 第九条 学院档案工作网络由各部门负责人及兼职档案员组成。各部门分管档案工作负责人分管本部门档案工作，兼职档案员具体承办本部门档案工作。 部门分管档案工作负责人主要职责: 1、组织部门职工学习档案法规，执行学院档案工作规章制度，将档案工作纳入部门工作计划: 2、加强与学院档案室的联系，共同做好对兼职档案员的业务指导、监督和检查工作，提高归档文件质量，保证按时归档; 3、支持部门兼职档案人员开展工作，帮助他们解决实际困难。 部门兼职档案员主要职责: 1、认真学习国家档案工作法律、法规和学院档案工作规章制度; 2、根据学院档案室制发的各门类档案的案卷类目，做好预立卷工作; 3、负责部门文件材料的形成、积累、保管和整理、归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，并按规定时间向学院档案室办理移交手续; 4、积极参加档案业务学习，不断提高档案工作水平; 5、主动接受学院档案室的业务指导和督促、检查; 6、注意文件材料的安全和保密工作。 第三章 档案工作人员、经费、库房、设备 第十条 学院档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策热爱档案事业，忠于职守、严守机密、勇于创新，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。 第十一条 学院档案工作人员列入事业编制，其编制人数由学院根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定;学院档案工作人员属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》(职改字[1986]第39号)实行专业技术职务聘任。 第十二条 档案工作所需经费由学院单独立项，列入学院年度经费预算。并为档案管理人员提供必要的工作条件。 - 8 - 第十三条 学院根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要，努力按照《档案馆(室)建筑设计规范》和《档案技术保护规范》的要求，为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施，存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房，并配置恒温、恒湿设施。 第十四条 根据工作需要，学院应有计划地为档案部门配置计算机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备，使档案管理现代化同学院管理现代化同步发展。 第四章 文件材料的归档、移交和接收 第十五条 学院建立和完善文件材料的立卷归档制度。各部门应把文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入部门工作计划，列入教学、科研、管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。 第十六条 学院档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等十大类，另外还有声像、实物档案，各类文件材料的归档范围和保管期限按《苏州农业职业技术学院档案归档范围和保管期限》执行。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。 第十七条 有关部门和学院对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时，必须通知档案室相关人员参加。以便对应归档的文件材料进行审查验收，签署验收意见并盖章。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收。 第十八条 档案归档时间:党政管理部门和能按年度归档部门的文件材料在次年四月底以前归档;教学部门和能按教学年度归档部门的文件材料应在次年度的寒假前归档;科研、基建等部门应在项目完成通过鉴定、验收后两个月内归档。财会档案应在会计年度终了后的第二年下半年归档。因公外出参观、学习考察及参加各种会议的文件材料回学院后一星期内归档。有关技术会议方面的科技资料，在会议结束后归档，各种技术照片、录音、录像、光盘等可以随时归档。 第十九条 接收归档文件材料必须办理交接手续，填写归档材料移交清单，一式两份。 第五章 档案管理 第二十条 学院的各门类、各种载体的档案原则上应由学院档案室集中统一管理，对某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要，实行统一领导，分级管理。 第二十一条 学院档案室按照《苏州农业职业技术学院档案实体分类法》对接收的归档材料应进行分类、整理、编目、排列上架。 第二十二条 档案室应定期做好档案的鉴定工作，对保管期限已满的档案，应组织有关专业人员和档案人员按照有关规定进行鉴定。凡需销毁的档案，按《苏州农业职业技术学院档案鉴 - 9 - 定销毁制度》执行。 第二十三条 档案室必须做好档案的统计工作，及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据，按照有关规定，向上级档案管理部门报送档案基本情况统计年报。 第二十四条 档案室应会同有关部门定期进行档案密级的审查，根据具体情况及时调整密级。 第二十五条 档案室应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，实行专人负责，严格按照“八防”要求管理库房，确保档案安全。及时修补残破档案，对字迹褪色的档案要及时修复或复制。在定期检查档案时，遇有特殊情况，应向学院领导汇报，及时处理。 第二十六条 档案是学院科学管理、正确决策的重要信息资源，为充分发挥档案信息资源的作用，学院应将档案室纳入学院自动化信息管理网络，使档案室现代化管理与学院现代化管理同步发展，以适应档案科学管理需要。 第六章 档案的利用与开发 第二十七条 档案室应按照《档案法》的规定，向全院以及全社会开放属于开放范围的档案。 第二十八条 室藏档案属下列情况之一者不宜开放: 1、涉及党和国家秘密的; 2、涉及专利或技术秘密的; 3、涉及个人隐私的; 4、档案形成部门规定限制利用的。 第二十九条 档案室应设立专门的阅档室，并提供各种检索工具;档案室工作人员应熟悉室藏档案，了解学院各项工作的需要，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，做好领导和有关部门的助手和参谋作用，最大限度地满足利用者的需要，提高社会效益和经济效益。 第三十条 利用学院档案，均应按规定办理利用手续。 1、档案借阅均需办理借阅登记手续，与本人本职工作无关的一律不予借阅，借阅超出本部门分管业务范围的档案，需经业务分管院长同意，外单位因工作需要，要借阅学院档案时，一律凭单位介绍信，并经院领导批准。 2、借阅学院党委会、党政联席会议、院长办公会议记录一律由党委书记、院长批准，借阅其他机密档案必须经院长办公室主任批准;机密档案一律在阅档室内阅读。其他档案需借出档案室阅读时，时间不得超过十天，特殊情况办理续借手续，如因公出差较长时间，应在出差前归还。 3、查阅、借用档案不得丢失、污染、折迭、涂改和转借;对借出档案，档案室要定期催 - 10 - 还，并负责清点、检查档案完好情况，发现损坏或丢失，应书面报告学院领导处理。 第三十一条 学院档案室应加强档案编研工作，大力开发档案信息资源，根据学院发展和社会的需要，有计划地对档案资料进行研究整理，整理各种汇编资料和编研成果，为学院教学、科研和管理工作服务，为社会各方面工作服务。 第三十二条 学院档案室应积极参加本系统、本地区的档案协会活动，不断提高档案管理水平。 第三十三条 学院档案室应发挥其科学文化功能，利用室藏资料开展档案宣传教育工作。 第七章 考核、奖励与处罚 第三十四条 建立档案工作的检查、考核和评估制度，由档案室具体组织对各部门档案工作进行考评，对于在年度归档工作中表现突出的集体和个人、对档案编研及服务工作优秀者给予奖励。 第三十五条 有下列行为之一者，学院可视情节轻重按《档案法》和《江苏省档案管理条例》规定的程序，建议直接责任人所在单位给予行政处分，造成损失的，可根据档案价值和数量，责令赔偿，情节严重、触犯刑律的，还应依法追究法律责任。 1、损毁、丢失属于学院所有的档案的; 2、擅自提供、抄录、公布、销毁属于学院所有及应当保密的档案的; 3、涂改、伪造档案的; 4、擅自出卖或者转让学院档案的; 5、倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠给外国人的; 6、不按规定时间归档或不按期移交档案、并经多次教育不改的; 7、明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的; 8、档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。 第八章 附则 第三十六条 本办法由学院办公室负责解释。 第三十七条 本办法自发布之日起施行。 - 11 - 学院文件归档工作流程 苏州农业职业技术学院文件归档工作流程 工作流程 详 细 说 明 齐全完整地收集部门文、声、图等各种载体的文件材料，平时要收集文件材料 …… 做到分类存放，照片、录音、录像等随时移交档案室 定 件 根据《苏州农业职业技术学院<归档文件整理规则>实施细则(暂…… 划分保管期限 行)》要求，准确定件，划分保管期限。 拆除金属物，修整破损文件材料，按规定左上角或左侧装订，做装 订 …… 到左、下侧对齐。 按照《苏州农业职业技术学院文件材料归档范围和保管期限、分分 类 …… 类表》分类。 排 列 按照文件材料重要程度结合时间顺序排列。 …… 在文件首页的上端空白处采用红色印泥盖统一刻制的归档章，文编 号 件处理单随同文件一道归档的可盖文件处理单上。填写编号项目的字…… 盖归档章 迹材料应耐久。 用档案管理系统软件准确输入件号、责任者、文号、题名、日期、编 目 …… 页数和备注等项目。 装 盒 按件号顺序装盒，并填写档案盒封面和脊。 …… 档案员填写盒内归档文件材料需要说明的情况，并在整理人处签写备考表 …… 名，检查人由部门分管档案工作的负责人审查后答名。 - 12 - 学院各类档案归档范围和保管期限表 一、党群类档案归档范围和保管期限表 DQ11 党务综合 序号 类 目 名 称 保管期限 上级党组织有关党的建设的文件 1 短期-永久 ,如文件是针对本校的～随永久保存, 本校党代会文件材料 ?大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导 讲话稿～大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单,候选人登记表永久 2 和情况介绍,大会选举办法、选举结果和上级批复等 ?重要贺信、贺电、会议简报 长期-永久 ?提案及办理情况～小组记录～党代会文件的讨论稿 长期 ?工作人员名单、证件及选票式样 短期 党委会～党委扩大会、常委、书记校长联席会、党委中心组会议、民主生3 长期-永久 活会会议记录,党委召开的党的工作会议记录、纪要、决议及会议文件 4 党委领导参加校内外重大会议活动的发言、讲话 长期 5 党委工作计划、总结、报告、经验交流材料 永久 6 党委发布的决定、通知、通报、条例、办法、指示 永久 7 党群系统个人或集体受国家、省、市、校表彰的批复、决定及有关材料 永久 8 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永久 9 党委工作简报 长期 10 党委大事记 永久 11 党群系统启用、停止使用印章的通知,附印模式样, 永久 12 党群系统重要统计材料 永久 13 党委各部门报党委的报告、请示及党委批复 长期 14 党委关于保密、秘书工作的文件 长期 15 重要的群众来信来访及处理材料 长期 16 党委与有关单位联系、协商工作的来往文件 长期 总支、直属支部工作计划、总结、经验介绍、调查材料、会议记录、大事17 长期 记和统计表 18 总支、直属支部建党工作及有关材料 长期 19 收发文登记簿 短期 - 13 - DQ12 纪检、监察、审计 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级纪委关于纪检工作的文件 短期 2 纪委工作规章制度 长期 3 纪委工作计划、总结、报告和上级批示、调查材料及年终统计报表 永久 4 校纪委会议记录～重要电话记录 永久 5 党员处分、复查材料 永久 6 群众来信来访及处理意见 长期-短期 7 上级有关监察、审计工作的文件 长期 8 学院监察、审计工作方面的规章制度 长期 9 监察、审计工作计划、总结、报告 长期 10 监察、审计工作统计年报及重要报表 长期 11 有关学院产权的诉讼 永久 12 有关法律案件的诉讼 永久 DQ13 组织 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、通报、简报 长期 2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永久 3 本校组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知 永久 4 落实政策的有关材料 长期 校级干部分工、副处以上干部任免,附任免呈报表,、调动篱休的报告、5 永久 决定、批复、通知 6 总支、支部改选的报告、审批材料 长期 7 副处级以上干部名册 永久 8 各支部委员会名册、组织员名单 长期 9 党员名册 永久 10 党员组织关系转入转出存根 长期 11 发展新党员、预备党员转正名册 长期 12 表彰先进党支部、优秀党员、优秀干部的文件材料 永久 13 党员目标管理、民主评议党员材料 长期 14 组织工作大事记、会议记录、重要电话记录 长期 15 出国党员政审和组织关系的有关材料 长期 16 业余党校有关材料 长期 - 14 - 17 重要的群众来信来访材料及处理结果 长期 18 全校性的党内教育活动情况 长期 19 党组织情况统计报表 永久 20 知识分子工作有关材料 长期 21 干部考核、培训材料 长期 DQ14 宣传教育 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级关于宣传工作的文件 短期 2 本院宣传工作计划、总结、决定、报告、通知 长期 3 教职工政治思想工作动态及调查材料 长期 4 理论学习的决定、通知、计划、总结 长期 5 反映本校重大活动的剪报及图表 长期 6 上级关于学生思想政治工作的文件 长期 7 本院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永久 8 学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结 长期 9 关于学生工作干部的选拔、管理文件 长期 10 各系学生政治工作人员名单 长期 11 宣传工作大事记、会议记录 长期 DQ15 统战 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级关于统战工作的文件 短期 2 本院统战工作计划、决定、报告、通知和总结 永久 3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久 4 本院各级人大代表、政协委员名单,册,及审批材料 永久 5 台、港、澳及侨务工作材料 长期 6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长期 7 统战工作重要会议记录、大事记、重要电话记录 长期 DQ17 工会 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关工会工作的文件 短期 工会工作计划、总结、报告、决定、重要通知、统计年报表 永久 2 - 15 - 工会会员代表大会的有关文件,通知、名单、报告、决议、选举结果、领导3 长期 讲话、大会发言等材料, 4 表彰工会先进集体、个人的材料、名单 长期 5 处分会员的有关材料 长期 6 工会组织机构及干部名册、发展新委员名单 长期 7 工会委员会会议记录、纪要、大事记 长期 8 工会干部名册 长期 9 会员名册 长期 10 庆祝教师节的活动材料 长期 11 工会活动材料～文体活动、工会组织的疗养材料 短期 12 独生子女费发放情况 长期 13 妇女工作材料 长期 14 家属工作材料 长期 DQ11 团委 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级关于团的工作文件 短期 本校召开团代会、学代会文件材料,通知、名单、工作报告、决议、选举 2 结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件, 永久 3 团委工作计划、总结、报告、规章制度 永久 4 团委工作典型调查材料、经验交流材料 长期 5 团组织系统和统计年报表 永久 6 表彰、奖励先进团支部、优秀团员的材料 长期 7 处分团员的报告、批复、决定、调查材料和取消处分材料 永久 8 批准入团、离团的材料及名单 长期 9 各级团组织、学生会组织机构、干部名单 长期 10 团员名册 长期 11 团委会议记录、大事记 长期 12 团委组织的重要活动材料 长期 13 社团活动材料、勤工俭学、社会实践材料 长期 14 团员、团组织和专职团干部统计年报、团费收支情况表等各类报表 永久 - 16 - 二、行政类档案归档范围和保管期限表 XZ11 综合 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关高校行政管理的综合性文件 短期 2 全校性的规章制度 永久 3 学校年度、学期工作计划、报告、总结和教育改革方面的材料 永久 校长办公室、校长书记联席会、校长召开的各种工作会、座谈会和全校性 4 大会的记录、纪要、讲话稿～参加校外会议发言稿 永久 5 本院教育事业规划、计划及上级批复 永久 6 学院评估材料 永久 7 教职工代表大会文件材料 长期 8 本院向上级的请示及批复 长期-永久 9 本校各单位的请示及学院的批复,分类立卷, 长期 10 有关全院性工作的调查材料和经验总结 永久 11 本院高校基层报表及各种年度统计报表 永久 12 启用印章、停止使用印章的通知及印模 永久 13 本院历史沿革概况、情况介绍、大事记 永久 14 本校简报、信息、动态等 长期 15 上级领导来校视察工作的讲话记录 永久 学校重大活动的计划、报告、讲话、总结和纪念册、纪念章及剪报等文件16 永久 材料 17 重要电话记录、电报 长期 18 每周全院性会议活动安排和节、假日的通知、作息时间表 短期 19 本院与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料 永久 20 本院发出和收到的贺信、贺电、题词、礼品登记册 长期 21 群众来信来访和处理材料 长期 22 校史工作材料 永久 23 校友工作材料 长期 24 校庆工作材料 长期 25 普选工作材料 长期 26 收发文登记簿 短期 27 各系会议记录、工作计划、总结、报告、大事记 长期 28 各系与外单位的各种合同、协议及来往信函 长期 - 17 - 29 各系统计年报及重要资料 长期 30 各系对教职工和学生的奖励材料 长期 31 在工作中形成的具有保存价值的文件材料 长期 XZ12 人事 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级机关关于人事工作的文件 短期 2 本院人事工作的规章制度 永久 3 人事工作计划、总结、报告、调查材料、会议记录、大事记 长期 4 机构设置、变化的文件材料 永久 5 科级干部任免文件材料,包括上级批准的, 永久 6 教职工的录用、聘用、转正定级的文件材料 长期 7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 永久 8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 永久 9 机构编制规划、计划报告、上级批复 永久 10 师资培养、管理工作计划、规定、总结 永久 11 教师进修计划、安排、总结 长期 12 教师工作量的规定及执行情况 长期 13 人事统计报表 永久 14 教职工名册 永久 15 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复,要求附审批表, 长期 16 各系聘请兼职、名誉教授材料 长期 17 教职工工资调整材料、名册 长期 18 教职工录用、调入的有关材料,包括转移行政、工资关系介绍信, 长期 19 教职工调出的有关材料,包括转移行政、工资关系介绍信存根, 长期 20 教职工辞职、自动离职、留职停薪的报告、批复 长期 21 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 长期 教职工劳保福利工作的规定、通知及教职工伤残、死亡和抚恤工作的文件22 长期 材料及死亡人员的悼词 23 人事处会议及人事处召开的工作会议记录 长期 24 大事记 长期 25 教职工福利工作材料 长期 26 教职工商调函件 长期 27 使用临时工的有关材料 长期 - 18 - 28 人民来信来访材料 长期 本院劳动工资月报表、劳动统计基层表、院办产业年报表、职工工资总额29 长期 情况等各种报 30 本校教职工年终考核材料 长期 31 本校教职工以工代干材料 长期 XZ13 武装、保卫 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关公安保卫工作的文件 短期 2 本院安全保卫工作的规章制度 长期 3 本院保卫、综合治理、工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 永久 4 本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 永久 5 本院师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 长期 6 要害部门的保卫、消防工作 长期 7 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件 短期 8 本院武装工作的规章制度 长期 9 武装工作计划、总结、调查报告 长期 10 兵役登记工作的材料 长期或短期 11 学院各级治安、消防承包责任状 短期 12 在工作中形成的具有保存价值的文件材料 长期 XZ14 后勤 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关后勤工作的文件 短期 2 本院后勤管理各种规章制度 长期 3 本院后勤工作计划、总结、调查材料 长期 固定资产登记表、清册、统计年报表,仓库库存、固定资产、清仓查库材4 长期 料, 5 房屋管理、调配使用、转移等材料 长期 6 防震、防讯、三废治理工作的文件材料 长期 7 师生员工健康状况调查材料及统计表 长期 8 车辆管理工作的文件材料 长期 9 伙食工作的文件材料 长期 10 校园绿化工作的文件材料 长期 - 19 - 11 后勤处关于人事、劳动工资、奖惩方面的文件材料 长期 12 后勤处会议及后勤处召开的工作会议记录 长期 13 大事记 长期 14 分房、购房、售房等有关材料 长期 15 我校计划生育工作材料 长期 16 学院与外单位后勤方面的协议书 短期 17 在工作中形成的具有保存价值的文件材料 长期 XZ15 档案、图书 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关档案、图书情报工作的文件 短期 2 档案、图书情报规章制度 长期 3 档案、图书情报工作计划、报告、总结 长期 4 档案、图书情报工作概况～发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久 5 档案材料移交、销毁清册 永久 6 档案室指南、全宗索引 永久 7 档案、图书管理部门会议记录、大事记 长期 8 档案、图书与院外交流的有关材料 长期 9 档案编研成果 永久 10 上级及学院召开的有关档案工作的会议文件 长期 11 档案部门立卷安排及评比活动的有关材料 长期 12 档案工作评估达标的有关材料 永久或长期 13 在工作中形成的具有保存价值的文件材料 长期 XZ16 离退休 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关离退休工作的文件 短期 2 本院离退休处各种规章制度 长期 3 本院离退休工作计划、总结、调查材料 长期 4 离退休工作会议记录、大事记 长期 5 离退休人员名册 长期 - 20 - 三、教学类档案归档范围和保管期限 JX11 综合 序号 类 目 名 称 保管期限 上级有关教学工作的文件材料 1 有关本院教学工作的文件材料 长期 其余文件 短期 2 本校关于教学工作的指示、规定、办法 永久 3 学校教改材料 永久 4 教学工作计划、总结、会议记录、大事记、 长期 5 教学检查、督导评估和各级优秀教学质量评奖材料 长期-永久 6 联合办学的合同、协议、报告及有关材料 永久 7 教学工作统计报表 永久 8 学生运动会各类竞赛活动材料 长期 9 非学历教育的培训班、进修班材料～接受国内访问学者材料 长期 10 迎新、毕业生典礼材料 长期 11 教学信息 短期 12 学生贷款～特困补助等材料 长期 13 班主任工作的有关材料 长期 14 军训工作形成的材料 长期 15 代培合同～自费生材料～自费生协议书及名单 长期 16 招生宣传材料 短期 17 专业证书班～短训班录取名单 长期 JX11 专业、课程与实验室建设 序号 类 目 名 称 保管期限 1 教育改革、培养目标、专业设置、学制等方面指导、规定及办法 永久 2 上级及学院有关专业、课程设置及实验室建设的文件材料 永久或长期 3 专业、课程、实验室论证、评估、申报、审批材料 永久或长期 4 示范、品牌、特色专业建设建设材料 永久 5 专业、课程、实验室计划、简报、总结材料 长期 6 学分制材料 长期 7 教学质量检查评估、总结和各级优秀教学质量奖材料、教学成果奖材料 长期 8 电化教学工作文化材料 长期 9 教学方面的简报 资料 - 21 - 10 在工作中形成的具有保存价值的文件材料 长期 JX13 招生 1 上级有关招生工作的文件材料 长期或短期 2 学院各专业招生简章、专业介绍 长期 3 新生录取通知书 永久 4 新生录取材料通知书 永久 5 学院招生工作的请示、报告及上级机关的批复、意见 长期 6 招生工作会议的有关材料 长期 7 艺术类招生考试合格成绩名册 永久 8 学院招生工作的宣传、招生工作报告、总结 长期 9 在工作中形成的具有保存价值的文件材料 长期 JX14 学籍管理 1 上级及学院有关学籍管理的规定、通知等文化材料 长期 2 学籍管理统计报表 永久 3 新生入学登记表 永久 4 学院学生名册及统计表 永久 5 学生学籍卡 永久 6 学生成绩记载薄或学生成绩总册 永久 7 等级工考试成绩名册 永久 8 英语、计算机考试材料 长期或短期 9 学生学籍变更材料,升学、留级、休学、复学、转学、退学、专升本材料, 长期 10 选修课程成绩卡 永久 11 补办学历证明存根 长期 12 学生奖励材料,奖学金、优秀学生、先进班级等, 永久或长期 13 学生处分材料 长期 14 在工作中形成的具有保存价值的文件材料 长期 JX15 课堂教学与教学实践 1 各专业教学计划、教学大纲～各实践教学计划、大纲 永久 2 课程建设要求及安排～校历表、课表 长期 3 教学任务分配表 长期 4 课程教学进程表 长期 5 典型教案、重要备课笔记 长期 - 22 - 6 各系、部专业课程试题 长期 7 等级工考试试题 长期 8 各类实习计划、指导书、总结等材料 短期 9 课程设计任务书、指导书、毕业设计,论文,及毕业课题任务书、指导书 短期 10 社会调查、社会实践计划、总结等有关材料 短期 11 在工作中形成的具有保存价值的文件材料 长期 JX16 毕业生 1 上级关于毕业生工作的文件材料 长期 2 学院毕业生就业指导工作的文件材料 长期 3 毕业生就业计划、方案、派遣名册 永久 4 毕业生工作计划、总结、简报 长期 5 毕业生质量跟踪和信息反馈材料 长期 6 毕业证书验印报告和名册 永久 7 等级工证书发放名册 永久 8 英语、计算机等级证书发放名册 永久 9 毕业照 长期 10 在工作中形成的具有保存价值的文件材料 长期 JX17 教材 1 上级有关教材工作的文件材料 长期和短期 2 教职工自编、主编教材,正式出版, 永久 3 各系,部,、各专业使用教材目录 长期 4 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 长期 5 各系各专业使用教材目录及统计表 长期 6 有关教材评估的文件材料 永久或长期 7 其他有保存价值的自编参考资料 短期 8 教材使用情况说明表 短期 9 在工作中形成的具有保存价值的文件材料 长期 - 23 - 四、科学研究类档案归档范围和保管期限 KY1 1 综合 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关科研工作方面的文件 长期 2 上级有关科研工作会议的文件 短期 3 科研工作规章制度 长期 4 科研工作规划、年度计划和总结、统计报表 永久 5 申报科学基金及有关批复 长期 6 学会工作,学术活动,材料 短期 7 在工作中形成的具有保存价值的文件材料 长期 KY12 科研项目 序号 类 目 名 称 保管期限 1 开题报告与课题调研论证材料 长期 2 任务书、合同、协议书 永久 3 课题研究计划、设计 长期 4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 短期 5 课题投资和预决算材料 短期 6 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录 永久 7 数据处理材料 永久 8 设计的文字说明和图纸 永久 9 研究工作阶段小结、年度报告 长期 10 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等 永久 11 样品、标本等实物的目录 永久 12 研究报告、研制报告 永久 13 论文专著 永久 14 鉴定会材料 长期 15 鉴定证书 永久 16 推广应用意见 长期 17 课题工作总结 长期 18 科研成果登记表 永久 19 科研成果报告表 永久 20 科研成果奖励申报与审批材料 永久 - 24 - 21 科研成果获奖材料原件或影印件 永久 22 专利申请书或证书原件或影印件 永久 23 转让合同、协议书 永久 24 成果被引用或投产后反馈意见 短期 25 推广应用方案及实施情况 长期 26 成果宣传报导材料 短期 27 对外学术交流材料 长期 28 在工作中形成的具有保存价值的文件材料 长期 五、产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限 CP11 综合 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级关于产品生产与科技开发管理的文件 长期 2 本单位关于产品生产与科技开发制定的各种规定、 条例、办法、制度及手册、图表 长期 3 产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示 长期 4 产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技 术性方面来往的文件材料 长期 5 产品生产与科技开发年度计划、总结、统计报表 永久 6 上级关于校办产业管理方面的文件材料 短期 7 校办产业综合统计报表通知及报表 永久 8 校办产业的其他材料 长期或短期 9 在工作中形成的具有保存价值的文件材料 长期 CP12 产品项目 序号 类 目 名 称 保管期限 1 产品用户清册 长期 2 产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录 长期 3 用户反馈的产品技术文件材料 长期 4 产品用户交验协议 短期 5 任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与 委托书、发展建议书、上级指标批文 长期 6 总体方案设计材料 长期 - 25 - 7 全套设计定型图纸 长期 8 技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记 录及分析报告 长期 9 阶段性技术总结、产品设计工作总结～设计定型 报告及批复 长期 10 产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等 长期 11 试验大纲、试验记录及试验工作总结 长期 12 鉴定证书、产品证明书、合格证 长期 13 试验规程和记录等 长期 14 获奖、专利材料 长期 15 论文、专著 长期 16 生产任务书、生产方案计划 长期 17 全套工艺定型图纸、技术条件说明书 长期 18 工艺说明书、流程、实验记录、分析和鉴定材料等 长期 19 生产定型报告及批复 长期 20 重大质量事故分析、重要联席会议纪要 长期 21 各种更改单及技术通知单 长期 22 生产工作总结报告、技术工作总结报告 长期 23 在工作中形成的具有保存价值的文件材料 长期 六、基本建设类档案归档范围和保管期限 JJ11 综合 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关基建工作的文件 长期 2 基建工作规章制度 长期 3 基建工作计划、总结、简报、会议记录、大事记 长期 4 基建工作总体规划 永久 5 基建工作年度,季度,总结、统计报表 永久 6 基建工程财务预、决算 长期 7 全院性总体规划、设计总平面图 永久 8 水、电、气管道分布图 永久 9 地质勘探、地形测量材料 永久 - 26 - JJ12 可行性研究 序号 类 目 名 称 保管期限 1 项目建议书及上级批复 永久 2 可行性研究报告 永久 3 项目评估 永久 4 环境预测、调查报告 永久 5 设计任务书及计划任务书 永久 JJ12 设计基础 序号 类 目 名 称 保管期限 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试1 永久 验报告、重要土、岩样及说明 2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 永久 3 水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久 JJ12 设计文件 序号 类 目 名 称 保管期限 1 初步设计 永久 2 技术设计 永久 3 施工图设计 短期 4 技术秘密材料、专利文件 永久 5 设计计算书 长期 6 关键技术实验 永久 7 总体规划设计 永久 8 设计评价、鉴定及审批 长期 JJ12 工程管理文件 序号 类 目 名 称 保管期限 1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久 2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久 3 施工执照 永久 4 环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气暖供应协议书 永久 5 产权证书 永久 - 27 - JJ12 施工 序号 类 目 名 称 保管期限 1 土地施工文件 ?开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期 ?施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工 长期 艺 ?原材料及构件出厂证明、质量鉴定 长期 ?建筑材料实验报告 长期 ?设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 永久 ?土建施工定位测量地质勘察 永久 ?土、岩试验报告～基础处理、基础工程施工图 永久 ?隐蔽工程验收记录 永久 ?工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久 ?分项、分单位工程抽量检查、评定 长期 ?交工验收记录证明 长期 ?竣工报告、竣工验收报告 永久 2 设备及管线安装施工文件 ?开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期 ?设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期 ?焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期 ?隐蔽工程检查验收记录 长期 ?强度、密闭性试验报告 长期 ?设备调试记录 短期 ?施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期 ?系统调试、实验记录 长期 ?管线清洗、通水、消毒记录 短期 ?管线标高位置、坡度测量记录 长期 ?中间交工验收记录证明～工程质量评定 长期 ?竣工报告、竣工验收报告 长期 3 电气、仪表安装施工文件 ?开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 短期 ?设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期 ?调试、整定记录 长期 ?性能测度和校核 长期 - 28 - ?施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 长期 ?操作、联动试验 短期 ?电气装置交接记录 短期 ?中间交工验收记录、工程质量评定 长期 ?竣工报告、竣工验收报告 长期 JJ12 竣工验收 序号 类 目 名 称 保管期限 1 竣工验收报告 永久 2 全部竣工图纸 永久 3 质量评审材料 永久 4 工程现场声像材料 永久 5 竣工验收会议决议文件 永久 JJ12 基建财务、器材管理 序号 类 目 名 称 保管期限 1 财务计划、年度计划 短期 2 工程概算、预算、决算 永久 3 主要材料消耗、器材管理 短期 4 交付使用的固定资产 永久 JJ12 生产技术准备、试生产 序号 类 目 名 称 保管期限 1 技术准备计划 短期 2 试生产管理、技术责任制 短期 3 试车方案、产品技术参数、性能、图纸 短期 4 设备试车、验收、运转、维护记录 长期 5 安全操作规程、事故分析报告 长期 6 技术培训材料 短期 7 工业卫生、劳动保护材料 长期 - 29 - 七、仪器设备类档案归档范围和保管期限表 SB11 综合 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 长期 2 本院仪器、设备管理的规章制度 长期 3 设备工作计划、报告、总结、调查材料 长期 4 本院仪器、设备购置计划、报告及经费分案 长期 5 本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复 长期 6 本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 长期 SB12 仪器设备项目 序号 类 目 名 称 保管期限 1 申购报告、计划、论证报告,论证会文件、记录等, 长期 2 上级或主管领导批复和准购批示 长期 3 定购合同,复印件,和会谈纪要、记录等 长期 4 进口设备过程中有关技术商务文件 长期 5 开箱记录及装箱单 长期 6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长期 7 验收报告及文件材料 长期 8 索赔来往函件及结果文件 长期 9 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存 10 使用、检修、故障事故记录,设备履历书, 与设备共存 11 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存 12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存 八、出版类档案归档范围和保管期限表 CB11 综合管理 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关编辑出版工作的文件 长期 2 上级召开的编辑出版工作会议文件 短期 - 30 - 3 本院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录 永久 4 本院编辑出版工作规章制度、统计报表 永久 5 编辑出版部门管理工作中形成的文件材料 短期 CB12 出版物项目 序号 类 目 名 称 保管期限 1 编辑出版合同、协议书 长期 2 出版请示和批复 长期 3 原稿,含照片、手迹原件,或复制件,退还作者后应有原稿签收单, 长期 4 各级审稿单或历将审稿意见与作者的来往信件 长期 5 封面设计图样 短期 6 出版通知单、书刊、音像出版物样品 永久 7 出版发行记录～发稿后的变动情况～稿酬、版税通知单 短期 8 获奖或受查处情况的文件材料 长期 9 有参考价值的读者来信、重要评论 短期 10 再版修改意见 短期 九、外事类档案归档范围和保管期限表 WS11 综合 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关外事工作的文件材料 长期 2 学院外事工作计划、总结、规章制度、简报 长期 3 外事工作会议记录、大事记、外事经费预算 长期 4 外事工作统计材料 永久 5 外事工作会议文件 长期 WS12 出国(境) 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级关于出国人员出国的批件、通知、指示 长期 2 出国,境,人员考察、访问材料 长期 3 出国,境,讲学、研究人员有关材料 长期 4 出国,境,探亲人员有关材料 长期 - 31 - 5 永久 出国,境,进修、留学相关材料取得学位及研究成果论文和各类证书,影印件, WS13 来校 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级和我院邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 长期 2 外籍党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料 长期 3 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等有关材料 永久 4 来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 长期 WS14 国际合作与会议 序号 类 目 名 称 保管期限 1 中外合作、校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久 2 本校完成的国际合作项目、成果等材料 永久 3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长期 4 授予外籍人员名誉、荣誉称号的材料 永久 5 双方互赠的礼品、纪念品 长期 6 国际会议的有关材料 长期 7 投寄国外的学术论文 长期 十、财会类档案归档范围和保管期限表 CK11 财会综合 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关财务会计工作的文件材料 长期 2 本院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 长期 3 学院基金管理工作文件(创收工作材料归入此类) 长期 4 学院有关财务管理方面的其他文件材料 长期 5 会计移交清册 长期 6 财会档案移交保管清册 永久 7 财会档案销毁清册 长期 8 财务工作会议记录、大事记 长期 9 有关财务大检查的文件材料 长期 - 32 - CK12 会计报表 序号 类 目 名 称 保管期限 1 决算报表,含基建综合决算, 永久 2 预算会计报表 长期 3 年度以上规划表、分配计划、测算表 长期 4 年度以上各种统计表,含工资报表, 长期 5 季度以下各种计划、统计报表 短期 6 交付使用的固定资产 永久 7 基建主要材料消耗、器材管理 短期 CK13 会计帐簿 序号 类 目 名 称 保管期限 1 涉及外事会计帐簿 永久 2 总帐 长期 3 预算内帐簿,含明细帐、分户或登记帐, 长期 4 预算外帐簿,含明细帐分户或登记帐, 长期 5 学院专项基金帐簿 长期 6 日记帐 短期 其中:现金、银行存款日记帐 长期 ,固定资产报废清理保管5年, 短期 CK14 会计凭证 序号 类 目 名 称 保管期限 1 涉及外事的会计凭证 永久 2 预算内各种原始凭证、记帐帐单 短期 3 预算外各种原始凭证、记帐帐单 短期 4 学院基金各种原始凭证、记帐凭证 短期 5 银行拨款余额调节表 短期 6 会计拨款凭证及其他会计凭证 短期 7 银行对外帐单 短期 8 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 长期 9 校办实体各种原始凭证、记帐凭证 短期 - 33 - CK15 工资清册 序号 类 目 名 称 保管期限 1 工资发放名册、卡片 永久 2 工资转移、证明、通知存根 长期 3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 短期 下设三级类目 序号 类 目 名 称 保管期限 1 财务处 2 工会 3 成教部 4 培训中心 5 仙客来宾馆 6 园艺中心 …… - 34 - 苏州农业职业技术学院 声像载体材料归档范围和保管期限表(试行) 声像档案的保管期限均为永久，其分类编号按《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作 规范》分类标引，给出检索分类号，即: 声像载体档案档号,年度号，声像载体档案代号，载体代号(代码)，分类代号(三级类目) ，案卷序号。 模式为:XXXX,SX XX,XX,XX 其中: (1) 年度号:声像档案形成的自然年度。 (2) 声像档案代号:用汉语拼音大写字母SX表示。 (3) 载体代号:按《高等学校档案工作规范》 确定为: 12,照片 13,录音带 14,录像带 15,幻灯片 16,磁盘 17,影视胶片 18,缩微胶片 19,光盘 其中数字为载体代号 (4) 分类代号:用二位阿拉伯数字表示三级类目。 12 重要活动 包括: (1) 校领导在任期内工作、出访、接待、重要会议等; (2) 学院历届党、政、工、团重大会议开幕、闭幕、会议发言、讨论等; (3) 校庆、重大纪念日等庆祝活动以及开学、毕业典礼等; (4) 民主党派及侨联组织的重大活动等。 13 教学 包括: (1) 论文答辩、毕业合影、社会实践活动; (2) 教学竞赛、教学成果评奖、教案评比等; (3) 电化教学类(由电教中心负责收集、立卷、归档、管理利用)。 14 科研及示范推广 包括: (1) 反映科研进程、特征、试验情况及课题验收获奖等; - 35 - (2) 学院举办的各类大型学术会议开幕、闭幕、大会发言、报告、讨论等; (3) 科技成果示范推广情况。 15 参观视察 包括: (1) 上级领导来校视察、调研、参观、座谈等; (2) 兄弟院校来校活动; (3) 国内有影响的专家教授及社会著名人士来校参观、访问等活动。 16 校园建设 包括:由总务、宣传部等单位形成的 (1) 反映学校面貌历史及变迁; (2) 新建工程开工、建设、竣工; (3) 学校教学试验基地建设; (4) 校园风光等。 17 外事往来 包括: (1) 外籍学者、专家及著名人士来校参观、访问、讲学等; (2) 签订校际协议赠送礼品等; (3) 我校人员出国活动。 18 专家教授 包括:专家教授教学、科研、推广及生活和社会活动(主要通过专家教授捐赠寄存及档案人员 主动收集获得)。 19 军训及文体活动 包括: (1) 校运会开幕、闭幕、比赛场面、校运动队参加省级以上运动会代表合影和破记录、获奖 等; (2) 校运动队训练、学生和教职工群众性文体活动等; (3) 兄弟院校代表队来访、表演、比赛等; (4) 新生军训活动。 20 其它 包括: (1) 校以上各类先进集体、先进个人奖励情况; (2) 其他以上8类中未包括但有保存价值的声像载体材料。 - 36 - 苏州农业职业技术学院档案工作管理制度 苏州农业职业技术学院档案管理岗位职责 分管院长档案工作职责 1、认真贯彻《档案法》，对全院档案管理负领导责任。 2、负责审查、批准学院档案管理制度和管理规范。 3、负责审核批准的学院发展规划、方针目标，年度、半年度工作计划是否列档案工作的内容。 4、及时了解档案工作情况，切实为档案部门解决具体问题，包括机构、人员、库房、设备、经费等。 5、负责审核各级各类岗位职责中对完成档案管理工作的考核情况，并批准奖励对档案工作有优异成绩的专兼职档案员和工作部门。 6、负责督促部门档案负责人按学院档案管理制度按时收集、整理各类档案，并及时交学院档案室。 7、严肃处理在档案管理工作中失职、失密的档案人员和工作部门。 部门负责人档案工作职责 1、认真贯彻《档案法》，执行学院制订的有关档案管理的各项制度，对本部门的档案工作负领导责任。 2、安排好本部门兼职档案员的工作，及时解决档案员提出的要求，支持兼职档案员开展工作。 3、按本部门的工作性质、业务范围建立相应的档案管理办法，明确分工，及时安排本部门人员做好档案资料收集、整理、鉴定、立卷、保管、统计等工作，并督促有关人员按归档要求，及时、正确、齐全上交图纸文件，根据学校计划切实完成指令性档案工作。 4、对本部门档案工作负责，结合考核，奖惩有关人员。 - 37 - 档案员岗位职责 档案员在学院办公室主任的领导下，负责学院的档案管理工作。 1、按学院档案管理标准做好归档材料的分类、编目、立卷等工作。 2、了解学院教学、行政管理、生产经营等活动信息，进行档案材料的前期控制工作。 3、负责指导各部门兼职档案员完成各类档案的收集、整理、归档工作。 4、有权向有关部门或个人索取应归档的档案材料。 5、有权参加新建项目的竣工验收、重要设备的开箱等工作。 6、负责各类档案的保管、统计、检索、提供利用工作。 7、负责提出档案鉴定销毁报告。 8、负责库房并按要求进行管理，保证库存档案的安全、保密。 9、接受上级档案部门的业务监督、检查和指导。 10、负责对档案管理所用设施、装具提出增配、更新计划，经批准后办理有关手续并进行落实。 11、完成领导交办的其他工作。 兼职档案员岗位职责 一、工作内容与要求 1、做好材料的形成、积累和初级档案的管理工作。 2、协助本部门人员将要归档的文件、材料、图纸按归档要求立卷归档，按归档范围和归档时间向档案室移交。 3、保管好本单位的自建档案，按统一要求建立档案目标。 4、及时反映本部门人员对档案工作的意见和要求，按时提供本单位利用效果情况。 5、宣传档案的作用和重要性，检查本单位对档案管理制度的执行情况。 二、责任与权限 1、对本部门档案的收集和保管负责。 2、对本部门新形成的档案按规定时间负责归档。 3、有权检查本部门档案管理制度的执行情况，对违反档案管理制度者提出意见并督促及时纠正，并向上级报告。 4、参加本部门各种设备开箱、产品鉴定、科技成果鉴定会议等活动，做好形成文件资料的收集归档工作。 - 38 - 苏州农业职业技术学院档案管理制度 档案室收集制度 1、档案室应依照学院年度工作计划的实际情况及时收集各类档案。各职能部门则根据档案管理规定，及时归档并办理移交。 2、按档案归档要求，各种文件、资料不得用圆珠笔、铅笔书写。并将原件归档，以提高准确性。 3、档案室对学院自制、采购，作为学校固定资产符合归档条件的仪器设备，应本着参与开箱验收，认真核实资料的原则，收集相关存档材料。 4、根据学院教学、管理工作的具体状况，档案人员应深入现场，配合有关部门一齐做好归档文件、资料的收集工作，力求完整、准确。 5、在文件资料交接时，应办理移交登记手续，有关经手人应在移交记录薄上签名，以作备查。 档案整理制度 1、根据档案分类表，将不同内容、载体的档案进行分类、组卷。 2、永久、长期、短期保管的案卷必须按规定的格式形成卷内文件目录。 3、卷内文件依其形成的规律或特点，按有关规定排列。 卷内文件须按排列顺序，依次编写页码、有关情况说明，逐项填写在备考表内，若无说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填写完整，以示负责。 4、案卷的封皮，应按规定填写，案卷题名要简明，准确反映卷内文件内容，书写要用毛笔或钢笔，字迹要工整、清晰。 5、案卷的排列，应以全宗为单位，按不同门类、载体分别排列，案卷排列自上而下，自左向右，排列方法应统一，前后保持一致。 6、按案卷排列顺序，编制卷号，在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号，一个全宗内，案卷目录不得重复。 - 39 - 文件材料立卷归档制度 为了加强学院档案的管理和收集、整理工作，有效地保护利用档案，为学院的教学、管理工作服务，特制订制度如下: 一、归档要求 1、对学院规定的应当归档的材料，必须按照有关规定，定期向学院综合档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 2、文件材料立卷是各级文书部门将已办理完毕，并具有查考保存价值的公文材料，按照它们的内在联系和形成规律，组成案卷。 3、归档的文件材料必须完整，书写必须用黑墨水或兰黑墨水，字迹清晰。 4、归档的文件材料必须准确反映教学、管理、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 5、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 6、各部门对本归档范围中未提及而已形成的其他图纸文件，如认为有保存价值时也应及时归档。 7、凡学院签发的文件必须附底稿，签注手续完备。 8、学院工作人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议收集的文件材料应移交给档案室。 9、凡是部门学期、年度总结必须打印并附底稿。 二、归档时间和手续 1、党委、工会、团委等群众组织工作、行政管理工作、外事工作、出版工作的档案应按要求在次年的四月底前归档。 2、教学部门的档案，应按教学年度在次年度的十一月底前归档。 3、科研、基建、产品、仪器设备档案，应在项目完成、通过鉴定验收后两个月内归档。 4、财会档案应在会计年度终了后的第二年下半年归档。 5、因公外出参观、学习、考察及参加各种会议的文件材料回学校一星期内归档。 6、有关技术会议方面的科技资料，在会议结束后归档，各种技术照片、录音、录像带等可以随时归档。 7、各部门向综合档案室移交档案必须履行手续，填手移交清册，交接双方要签名盖章。 8、财务档案由部门兼职档案员整理立卷，并打印案卷目录一式三份，随同案卷向档案室移交入库，经双方登记核对签字后，一份目录由财务部门保留备查。 - 40 - 档案鉴定销毁制度 鉴定销毁工作是区别和判断档案的价值，对无保存价值的档案予以剔除销毁工作。为了搞好这项工作，真正起到提高档案保管质量的作用，根据国家教委六号令《普通高等学校档案管理办法》的要求，特制订本办法。 一、档案鉴定销毁原则 1、鉴定销毁的档案，必须是根据国家规定的档案保管期限，已满期或超期的无保存价值的档案。 2、档案的鉴定销毁工作，必须严格履行档案鉴定销毁程序，并根据各类档案的不同特点和历史价值、科学价值、使用价值，认真地、全面地、准确地审核后，认真实施。 二、鉴定销毁工作的组织程序和方法 1、档案部门应根据库存档案的实际情况，对已超期或满期的档案提出鉴定意见，报主管领导批准，组成由主管领导为首的档案鉴定销毁领导小组。 2、档案鉴定工作，必须在学院鉴定销毁领导小组的指导下，由有关部门的专业人员和档案人员参加，采用直接鉴定的方法。 3、档案鉴定工作，一般以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴、集体审查，对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见。 4、对经鉴定确系无保存价值的档案，应登记造册一式三份，一份学校归档保存，一份留存档案材料形成部门待查，一份报上级档案主管部门审批备案。 5、鉴定工作结束后，应写出鉴定销毁报告，待学院及上级主管部门批准后，履行销毁手续。 三、档案销毁和善后工作 1、对已批准履行销毁手续的档案，应由档案部门和有关部门各派一人，到上级指定的地点进行监销。 2、监销人在销毁前应认真清点，核对无误后，在销毁清册上签字盖章，方可进行销毁。 3、对鉴定工作中挑出延长保管期限的档案材料，应由有关部门在档案人员的指导下，重新组卷，交档案部门继续保存。 4、档案部门在档案销毁后，应及时调整档案柜架，并在相应的存放地点和检索工具中注明，以保证库存档案的正常利用。 - 41 - 档案、资料保密解密制度 为了确保秘密档案、资料的正常利用，更好地为学院各项工作服务，根据《保密法》、《档案法》规定，特制订本制度。 一、保密的依据及密级、范围 密级是人们根据已形成的文字材料、图纸、照片、声像中秘密事项所涉及利害关系程度而标明的等级。因此，各类载体所组成档案的重要程度、限制范围和一旦泄密所带来的危害性及可保密性是我们划分密级的依据。 参照国家教委，国家保密局的《教育工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》，现确定我院档案、资料的保密范围有绝密、机密、秘密和内部保密事项四种，具体内容如下: 1、绝密:属最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害。内容有: 由上级制发并注明绝密的文件组成的案卷、资料。 2、机密:属重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害。内容有: 由上级制发并注明机密的文件组成的案卷、资料。 3、秘密:属一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。内容有: (1) 由上级制发并注明秘密的文件组成的案卷、资料。 (2) 查处一般违纪案件的案情和有关材料组成的案卷。 4、内部保密事项:不属国家秘密，在一定范围内，一定时间内泄露会使单位的利益受到损害。内容有: (1) 关于党委会、党政联席会、院长办公会、职称评审会等会议记录组成的案卷。 (2) 未公布的人事调配、职工奖惩、劳动工资计划、机构、编制、工资调整材料组成的案卷。 (3) 未公布的外事工作材料组成的案卷。 (4) 未公布的岗位设置意见等材料组成的案卷。 (5) 专业技术职务评审过程中形成的专家评审意见、申报表等材料组成的案卷。 (6) 可能成为发明的科研成果组成的案卷。 二、保密档案、资料利用的权限和范围 1、秘密以上的档案、资料是国家机密，利用时应按照归档前该文的阅文范围去查阅，其他部门的人员确因工作需要查阅秘密以上的档案时，须经学院办公室主任批准。 2、内部保密事项材料组成的档案的利用，应限制在较小的范围内，一般只允许形成部门的有关人员和领导查阅，其他部门的人员因工作需要查阅，须经形成部门的领导或该项目负责人的同意， - 42 - 方可查阅。 3、查阅保密档案、资料必须在档案室内，如在允许查阅的范围内，确系工作需要调出，应在保证档案、资料安全的前提下，抓紧查阅，及时归还。 三、保密档案、资料的管理 1、保密材料立卷归档时，必须由制成部门注明该卷档案的密级，内部保密事项材料组成的案卷还须注明保密的时间和利用范围，方可向档案部门移交。 2、档案人员应对归档入库有密级的档案，做到心中有数，严格执行保密档案的利用规定，未经批准，不得擅自将有秘密的档案、资料携出档案室，更不得随便复印。 四、档案、资料的解密和变更密级 1、凡国家秘密事项的档案、资料，保密期限届满，或虽在保密期内，但已合法公开自行解密。 2、对在保密期限内的保密档案资料需变更密级、保密期限或解密的，应由档案、资料形成立卷归档部门提出意见，经学院保密委员会审查后，报学院主管领导审批。 3、对批准更改密级或解密的档案、资料，应由申请部门将意见通知档案室，以便在被更改的档案、资料上标明“解密”或“升”、“降”密的标识。 档案管理“三纳入”制度 一、“三纳入”内容 “三纳入”是指档案工作纳入学院工作计划、奖惩办法;纳入领导工作议事日程;纳入学院教职员工的岗位责任制三个方面。 二、责任部门、人员 1、纳入学院工作计划，由办公室根据档案工作情况提出工作设想、要求，经请示分管院长同意后，列入年度工作计划。 2、纳入领导工作议事日程，学院分管领导、部门分管领导应根据学院的发展需要和档案工作实际情况，把档案工作的规划、设想、具体工作摆在议事日程或根据上级机关的要求、学院档案工作人员的提议研究落实。 3、由学院档案工作领导小组，组织办公室、各部门根据有关人员对档案的实际工作情况予以考核。 - 43 - 档案管理“四参加”制度 一、“四参加”内容 “四参加”是指档案部门或专兼职档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。 二、责任部门、人员 1学院产品的试制、开发、定型、鉴定、生产等工作由负责该产品试制的部门负责收集、整理、归档。 2、科研课题鉴定会:由院长室、教育研究室负责科研课题的选定和组织实施，鉴定时负责通知档案员参加。 3、由各部门领导，根据情况及时通知档案人员参加设备开箱验收会并移交有关档案资料，档案人员要将参加设备开箱验收会的情况作好相应记录，保证设备资料的齐全。 4、由学院有关部门通知档案人员参加基建工程竣工验收会，档案人员在工程进展中，先期即应积极主动参与，了解工程进展情况并及时收集相产资料，在参加竣工验收会时，要对验收工程的资料移交工作提出明确意见。有关部门应根据档案要求在规定时间内移交。 设备开箱制度 根据国档发[1983]4号文“科技档案员要参加设备开箱，并应形成制度”的规定，为了使档案达到集中统一管理，完整、准确、系统、安全和有效利用，特制订本制度。 1、凡属学院各部门购置、安装的各类1万元以上的教学、管理、仪器仪表等重要设备到货后，由分管领导通知档案室派员参加设备开箱。 2、开箱时要由使用单位、设备购进单位会同档案部门共同检查验收设备出厂技术文件及说明书，并在工程竣工时将出厂技术文件、说明书归档一份。 3、开箱后发现缺少出厂文件及说明书，由设备购进单位负责补齐。 4、随箱设备由管理部门领导、工程技术负责人、学院档案人员共同验收签字。 5、使用单位在安装使用中需要开箱设备资料时，可按规定申请复印。 6、设备开箱时如不通知档案部门，发生技术文件资料丢失、损失或留在个人手中，应追究有关人员责任。 - 44 - 图纸更改、补充、晒印、发放制度 一、为了加强图纸管理，使其完整、准确地反映设备运行状况，房屋、管线等的实际情况，特制订本制度。 二、修改已归档的图纸要经过主管部门的领导批准。 三、凡基建改、扩建，技改工程竣工后，涉及原有图纸更改的部分，主办部门根据设计、施工部门提供的资料和处理通知办理更改;新形成的图纸，必须及时向档案部门移交。 四、更改、补充的图纸须签字齐全，分类编号正确，尺寸标注符合规范;新形成的图纸要加盖竣工章。 五、蓝图的晒印必须由需要部门提出申请，分管院领导批准。 六、蓝图发放时必须登记，领用部门要签字。 七、蓝图的晒印、发放要注意保密。 档案底图管理制度 一、凡档案的底图，应由设计单位移交档案室统一保管，并填写好移交清单，一式两份，双方在移交清单上分别签字，以备存查。 二、归档底图必须完整，签字齐全，分类编号正确，字迹线条清晰，底图的标准尺寸按国家标准执行。 三、档案室对归档底图必须进行扎边，要分类、编目，严格保管，定期检查，做到帐物一致。 四、底图除修改、送晒外，一律不外借。修改后的底图入库，要认真检查修改、补充情况。使用单位需用底图复制蓝图时，应填写借阅登记，用后及时返回。 五、修改底图时，应由设计单位及生产部门书面通知档案室，修改底图一律采用刮改，不得简单涂改。 六、作废底图时，应由设计单位及生产部门书面通知，档案室根据处理通知，将此作废废图另行保管，不得立即销毁。 七、属于旧底图破损更换新图时，底图号不变，旧图由档案室保管，以作区别。 - 45 - 档案安全保管制度 为了更好地管好档案、用好档案，确保档案的安全，延长档案的使用寿命，特制订本制度: 1、学院新建档案库房，应符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》的要求。 2、学院应从档案工作的实际出发，为档案库房配备必要的去湿机、空调机、吸尘器等设施，使档案库房达到温度为14~24?，相对湿度45~60%的国家标准。并符合档案库房防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光的要求。 3、档案库房内的每组柜架，应在便于管理、方便查找的原则下，放置井然有序，档案人员还应及时做好档案存放的标引，做到准确无误。 4、对每年接收编目的各类档案，在入库上架时应进行认真检查，做到帐目、卡、物相符，按不同门类、载体，依档号顺序排列。标明室藏档案资料的示意图。 5、查阅、借阅档案要严格执行借阅制度，及时做好出库档案的登记，归还时要当面注销，随时入库。 6、档案人员应注意研究档案保护技术，对那些利用频繁和年久自然破损的档案，逐步做好修补和复制工作。 7、节假日前，档案人员要对档案的借阅、保管情况进行检查和回收，如有问题及时汇报，确保档案的安全。 8、每天下班前，档案人员要注意做好档案库房和办公室的安全工作，必须将电源切断，门窗关好，才能离开。 9、档案人员在调离工作岗位时，应及时办理所分管档案的交接手续。 10、档案库房是存放档案的重地，非工作人员未经许可不得擅自进入档案库房，库房内不能寄放其他物品。 档案库房管理制度 一、档案库房必须坚固，防火防爆，双保险锁，库房要通风良好，并和办公室分开。 二、档案库房实行专人负责管理，借阅者和任何人不准进入库房内，库房门钥匙不准随身携带离开办公室。 - 46 - 三、档案库房内备有防火、防盗、防潮、防光、防有害微生物、防尘、防污染等设备和安全措施。 四、档案库房应保持适宜的温湿度，温度在14~24?，相对湿度45~60%，库房备有温湿度计，有测量记录，对不适宜的温湿度要进行调整。 五、档案库房做到清洁卫生，下班前检查门窗、电气开关是否关闭，每年年末对保管的档案进行一次清点核对检查，做到卷帐相符，对破损档案要及时修补和复制。 六、柜架排放合理，便于通风，利于查找。 七、库房内禁止吸烟，严禁存放易燃易爆物品，保持室内走廊畅通，消防器材要定期检查，库房的安全防火要落实专人负责。 阅档室管理制度 根据档案提供利用的要求，阅档室是档案部门设置专门供查阅档案人员利用档案的地点，为使阅档室更好地为阅档人员服务，结合学院实际情况，特制订本制度。 1、阅档室要保持清洁卫生，为阅档人员创造一个优雅、宁静的环境。 2、档案管理员要树立全心全意为人民服务的思想，做到热情接待、主动介绍情况。 3、档案管理人员根据阅档人员的需要，及时提供查找工具，主动协助借阅人员查找，迅速准确提供档案。 4、档案管理员要主动征求借阅人员的意见，切实改进服务工作，要主动了解利用的经济效果，并及时登记积累。 5、需借出档案室的档案，应经批准后办理借阅手续，按期返回。重要的、只有一份的档案资料原则上不准带出。 6、经批准手续借阅的档案，不准离开办公地点。 7、阅档人员要爱护室内设备和物品，保持室内清洁卫生，不随地吐痰，室内禁止吸烟。 档案借阅制度 一、凡学院的正式教职工，通过正常手续，填写借阅登记单，均可借阅与本人工作业务有关的档案。 二、档案是反映学校历史面貌的原始依据，调阅档案时应爱护、保护档案的完好和卷面整洁， - 47 - 不得任意涂改和拆装，防止档案丢失和失散。 三、档案借阅均需办理借阅登记手续，与本人本职工作无关的档案一律不予借阅，借阅超出本部门分管业务范围的档案，需经业务分管院长同意，外单位因工作需要，要借阅学院档案时，一律凭单位介绍信，并经学院领导批准。 四、借阅学院党委会、党政联席会议、院长办公会议记录一律由党委书记、院长批准，借阅其他机密档案必须经办公室主任批准，机密档案一律在档案室内阅读。其他档案需借出档案室阅读时，时间不得超过十天，特殊情况办理续借手续，如因公出差较长时间，应在出差前归还。 五、严禁在所借档案案卷内折叠、剪裁、拆卷、抽页、勾划、涂改，阅档时严禁吸烟。 六、文书档案每次限借一卷，科技档案每次限借五卷，其他档案可以根据需要而定。 七、阅档人员必须严格执行《保密守则》，不得将档案带回家中或转借，不得将档案内容泄露给无关人员，不得擅自复印或摘抄机密档案。 八、底图除增晒蓝图或必要的修改使用外，一律不外借，必须外借时需批准，任何人不得改动图面内容或图标。 九、档案归还时，借阅人员应填写利用效果，档案室人员应当面进行认真清点，经查无误后方能签收。如发现档案损坏、散失、缺页等现象，应及时向办公室主任汇报，以便追查借阅者的责任。 十、各部门(个人)需摘抄和复印档案资料的应申请，对不符合规定的借阅，档案人员应予拒绝。 十一、职工调离学院时，必须由档案室会签，方可办理调离手续。 档案库房利用制度 为了加强学院档案管理工作的开发利用，努力开发利用各类档案，为学院的教育、教学和科研管理工作服务，提高其社会效益和经济效益，特制订本制度。 一、档案的开发及咨询服务 1、档案部门人员要熟悉室藏档案，根据各类档案的形成情况编制各种检索工具，做好档案的开发和提供利用工作，当好领导及有关部门的助手和参谋。 2、根据学院教学、科研、管理工作的需要，积极创造条件编辑各种形式的资料，有目的地引导利用，并解答利用者提出的有关问题。 3、进行某项活动或专题项目的跟踪服务，注意收集，登记利用档案后的社会效益、经济效益，及时将实例汇集成册，进行开发利用工作情况研究和宣传，不断提高开发利用工作的质量。 - 48 - 4、在各类档案的开发利用工作中，严格执行国家的有关保密及专利规定，根据规定认真审查内容，控制使用范围，使有关的档案在规定期限内完全保密。 二、利用手续及要求 1、学院教职工因工作需要，借、查阅档案，需经本部门领导和档案室同意并办理借阅手续后，方可借阅。 2、同需要查阅学院秘密以上或内部保密事项的档案，需经学院办公室主任批准。 3、外单位或个人需要利用档案时，应持单位介绍信，并注明利用的目的与范围，无密级档案经档案室同意即可查阅，有密级或内部保密档案，需经学院办公室主任批准才能查阅。 4、借、查阅档案的人员，应认真填写借阅档案登记表，利用效果表不得随意省略和涂改，以确保档案的安全和便于档案的管理。 5、查阅档案一般只限在档案室内阅读，如有特殊需要，需经档案室同意，方可外借(一般不超过十天)。 6、借出的档案应妥善保管，不得对所借档案抽拆、涂改、划圈、转借、剪裁和污损，不得自己横传，保持档案的整洁，按期归还。 7、若发现档案遗失，应立即报告，并配合有关部门及时追查和处理。 档案统计制度 档案统计是以数字的形式准确地反映档案工作的真实情况和档案管理活动的规律，保持正常的工作程序不可缺乏的一项工作。为了使学院的档案统计工作做到准确、及时、科学和制度化，根据国家教委六号令《普通高等学校档案管理办法》要求，特制定本办法。 一、综合档案室严格按照上级档案部门的要求，定期或不定期地向上级主管机关和档案行政管理部门报送统计报表，以便使其及时了解情况，进行指导。 二、综合档案室应了解各部门分管档案工作的领导和兼职档案人员的情况，做好全校兼职档案人员的人数及基本情况的统计工作，以便于档案业务联系和指导工作。 三、综合档案室应坚持实事求是的原则，在做好各类档案案卷目录统计工作的同时，对每年档案的收进、整理情况进行准确统计，认真负责地编制每一份统计表，仔细地填写每一栏目的数字，杜绝马虎草率。 四、综合档案室应对历年各类档案的库存数量、保管情况定期进行统计，真正做到心中有数，家底清楚。 - 49 - 五、档案利用的统计是各部门、各类人员在一定时期利用档案情况的真实反映。综合档案室必须认真地做好档案利用的统计工作，以促进档案利用工作的开展。 六、档案的鉴定销毁统计工作，是对鉴定销毁后库存档案的销毁档案数和现存档案数的核实工作。综合档案室应在每次鉴定销毁工作后，及时做好各类档案统计工作，以保证帐物相符，准确无误。 七、综合档案室应做好各类档案统计资料的积累工作，并通过各类档案的统计数字，分析研究档案工作，进一步认识和掌握档案工作的基本规律，不断总结经验，找出差距，采取措施，提高档案工作的质量。 执行档案管理制度的保证措施 为保证档案管理制度的贯彻执行情况，以切实提高档案管理水平，特制订执行档案管理制度的保证措施。 一、组织措施 1、档案管理制度由分管院长审批，列入学院管理制度范畴。 2、根据上级有关规定和学院档案工作实际情况滚动修订有关制度，以更切合实际，并具有操作性。 3、增强档案意识，提高业务水平，有计划地组织档案网络人员学习档案管理制度，使之熟悉、掌握。注重根据档案工作中的具体情况，不定期地有重点地组织有关人员学习有关规章制度。 二、经济措施 1、将对档案管理制度的执行列入职工的岗位责任制中。 2、学院对档案管理制度的执行情况，由档案部门提出评价和加扣意见。 3、对小型基建工程，根据工程重要程度，财务部门预扣相应数额的档案移交保证金，由学院档案人员签字后，财务部门才可结清。 4、对重要设备开箱验收，档案人员应在购货、付款单据上签字验收，否则财务部门不予报销。 三、检查措施 1、每半年组织《档案法》和学院档案管理制度执行情况的全面检查。 2、针对重点工程项目，组织检查档案管理制度的具体执行情况。 3、根据检查情况，由办公室提出整改意见，并督促有关部门和人员限期整改完善。 - 50 - 苏州农业职业技术学院《归档文件整理规则》实施细则(试行) 第一章 总则 第一条 为了简化工作程序，提高工作效率，改革归档文件整理方法，推进文件、档案管理的现代化，根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》、教育部颁布的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》和上级有关法规文件精神，结合学院的实际情况，特制定本实施细则。 第二条 本实施细则所指的归档文件，是指学院在各项职能和业务活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。 第三条 本实施细则所指的归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 第四条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，有利于降低保管成本与提高工作效率的原则。(首先分永久、长期、短期、不归档，再按分类方案分机构、问题) 第二章 归档文件整理的组织工作 第五条 学院各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，由部门兼职档案员进行收集、整理，按照《苏州农业职业技术学院档案管理办法(试行)》与《苏州农业职业技术学院部门归档工作流程》与《苏州农业职业技术学院归档范围、保管期限表》的规定定期向档案室移交。 第六条 各部门的兼职档案员应做好归档文件材料的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，妥善保管。 第七条 档案室人员必须严格履行岗位职责，加强与部门、系部的联系，进行业务指导，认真细致，严把质量检查关。 第三章 归档文件的整理 第八条 归档文件的整理单位与装订 一、归档文件以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件。其它情况在遵循便于整理和利用的原则下，视文件材料的实际情况灵活处理，下列文件或文本在装订时，作为一件: (一) 文件正本与定稿一般应作为一件。如定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件;重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的，可将正本与历次稿本各作为一件。 (二) 正文与附件一般为一件，如果附件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件; (三) 正文与文件处理单(包括拟办单、发文稿纸、签批条等)作为一件; (四) 原件与复制件作为一件; - 51 - (五) 转发文与被转发文作为一件; (六) 装订成册的报表、名册、图册等，按照其本来的装订方式，一册(本)作为一件;未装订成册而式样同一的表格按一定的单位组合起来作为一件; (七) 请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件，可作为一件; (八) 学院会议记录，包括党委(扩大)会、民主生活会、院务会议等，以每次会议为一件，以会议记录本形式记录的保持原有的文件排列顺序，装订在一起，但在每次会议记录的首页标识归档章。 (九) 在教学类档案中，一般采用: 全日制招生名册按批次计件，一般一个批次作为一件或视材料的实际情况而定; 学籍变动中的发文、审批表等可视实际情况作为一件或数件; 学生处分材料，针对同一人的发文、审批表、检查等材料作为一件; 教学任务通知书、教学进程表视实际情况而定; (十) 出版物的正本，按出版物正本的自然状态界定件;同一种期刊的同期底稿视作一件;同种期刊每两期的审稿意见书作为一件; (十一) 仪器设备的随箱材料以其自然形态分别确定件。 (十二) 科研档案中，课题研究项目文件材料按其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，视课题不同阶段材料的具体情况确定件。如:研究成果鉴定与研究成果申报奖材料，可将鉴定材料、成果申报奖材料、技术文件各为一件或多件。课题研究成果报奖材料原则上将成果申报书、成果推荐书及附件作为一件，如果课题成果附件数量较多或者太厚不易装订，也可分别计件。研究论文汇编、技术资料等独立成册的，以其自然状态视作一件; (十三) 外事档案的出入境材料，可按人(团体)为单位组成件，即同一人(团体)的同一次出(入)境的请示、批复、来往函件作为一件; (十四) 审计档案，审计结果通知书与底稿作为一件，如果底稿数量较多，可视情况分为几件。 二、以件作为保管单位的各文种和稿本的排列顺序:正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;回复性文件在前，报请性文件在后;结论性材料在前，依据性材料在后;不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文字文本在后;文件处理单排在文件前面;发文稿纸排在正文后面。 三、对规格大于A4型纸的报表、图样等文字材料，按照A4型纸的尺寸加以折叠，注意尽量减少折叠次数，同时，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。 四、归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括: (一) 对破损的文件应予修整; - 52 - (二) 对字迹模糊或者褪变的文件进行复制，包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等，复制方法主要采用复印; (三) 去除易锈蚀的金属物，包括订书钉、回形针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。对于装订成册不便折钉的刊物、书籍等(特别重要的除外)，可保持原貌。 五、装订采用左侧装订，文件材料左、下侧应对齐。装订时应根据归档案文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用缝纫机轧或在文件左上角穿针打结;对于较厚的材料采用三孔一线法装订;已成册不易拆封且未使用铁钉的，可保持文件原貌，不得随意裁切文件。 六、教学档案中的学籍成绩表，每件加封面和封底后装订。 第九条 归档文件的分类 归档文件的分类是指全宗内归档文件的实体分类，按《苏州农业职业技术学院档案分类表》执行。 第十条 归档文件的排列 一、归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 二、归档文件的排列应坚持“事由”原则，即同一事由形成的相关文件排列在一起。“事由”是指一件具体的事，一个具体的问题或一段较紧密的工作过程等。 三、同一事由内归档文件的排列，一般按文件形成时间的先后顺序排列，也可按文件的重要程度排，重要的、结论性的文件在前，其它的文件在后。 四、不同事由间归档文件的排列; (一) 按不同事由办结时间的先后顺序排列; (二) 按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其它工作形成 排在后面，或将综合性工作形成的文件排在前面，具体业务工作的排在后面; (三) 按事由具有的共同属性分别集中排列。一是按责任者或承办部门分别集中排列。二是按照不同问题分别集中排列。 上述排列方法视具体情况采用一种或同种相结合的方法排列。 五、对具有保存价值、但未及时归档的零散文件，将其排列在相应年度相同类别文件的最后，并在备考表中说明。 第十一条 归档文件编号 一、归档文件编号，是指用符号标识归档文件在全宗中的位置，并以归档章的形式在归档文件上注明。 二、归档章设置全宗号、年度、件号、分类号、保管期限、页数。由档案室按规定式样统一刻制(见图1)。其中年度采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示;保管期限用简称“永、长、短”表示。 - 53 - 三、归档章一般应盖在归档文件首页上端的空白位置，学籍成绩表的归档章在学生名单上，归档章不要压盖文件字迹，不要与批示文件等重叠。 四、归档章用红色印泥加盖，归档章内容要用耐久性书写材料填写，要求字迹公整、清晰。 第十二条 归档文件的编目 一、编目是指编制归档文件目录。设置有件号、责任者、文号、题名、日期、保管期限、页数、备注等项目(见图2)。目录各项目的具体填写要求如下: 责任者文件的发文机关或署名者。责任者采用全称或规范化的简称;联合发文责任者超过两个的，标出两个加“等”字;未署责任者的文件，编目时应考证清楚并填写。 文号:文件的发文字号。按文件的文号全部填写，不能省略，年度统一使用方括号。 题名:文件标题。就对文件的标题照实录入。录入题名时应注意如下问题: 1、多份文件作为一件时，编目一般只著录第一份文件，如果第一份文件的标题不能正确揭示该件内容时，应根据该件的内容重新拟写标题，新拟或补充的标题要加“[]”号。 2、文件无标题或标题含义不明时的处理方法:一是文件标题是“通知”或“便函”一类的，根据文件内容重新拟写标题;二是批转性文件只反映字号的，根据文件内容补充题名。基建档案、科研档案涉及工程、课题的材料，著录时要注明相应工程、课题的名称。新拟或补充的题名要加“[]”号; 3、正文有重要附件而正文题名又不反映附件内容的，附件题名须录入，外加“[]”号。 日期:指文件的成文日期。以8位阿拉伯数字写明年、月、日，如2002年5月19日应写为20020519;对没有落款日期的文件材料，要根据文件内容加以考证并填写。 保管期限:归档文件保管期限按《苏州农业职业技术学院归档范围、保管期限表》的有关规定进行鉴定、填写。 页数:每一件归档文件的总页数。空白页不计数。单份文件作为一件时，若文件本来就有页码，则不另编页码。来往文书、正文与定稿作为一件时，应将构成该件的各文件页数的总和作为该件的页数。为便于管理，每件都采用铅笔编页号。具体方法是:一张纸两面都有文字，正面编在右下角，反面编在左下角;文件正文编有页号的，只续编底稿页号。 注:填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的内容较多而备注栏难以填写时，可在备注栏中加“*”号，将具体内容填入备考表。 二、编目、著录使用苏州市档案局提供的档案管理软件。归档文件目录采用A4型纸打印。 三、归档文件目录应按规范要求装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、分类号等项目(见图3)。 第十三条 归档文件的装盒 一、档案盒的样式、规格及质量要符合国家有关规定。 - 54 - 二、归档文件应按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒时，按照分类方法，将同一类别文件装在一起，一盒装不下，续装下一盒;不同类别的归档文件不要装入同一档案盒中。 三、在档案盒盒脊上准确标识各检索项。包括年度、分类号、盒内归档文件起止件号。如:“2002-XZ11-1~15”。 四、每一盒归档文件应设置备考表。备考表设置项目包括;盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明;要求填写盒内归档文件需要说明的情况，包括该盒内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损等)，整理工作完毕后归档文件的修改、补充、转出、销毁等，以及说明归档目录中备注项加“*”号的内容。 整理人:由档案员签名; 检查人:由部门分管档案工作的负责人审核后签名。 日期:填写归档文件整理完毕的年、月、日。 第十四条 档案的排架 档案的排架:归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，按保管期限——年度——问题排架。档案盒统一竖放，盒脊朝外。 第十五条 归档文件年度的确定方法 1、判定文件所属年度:一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度。 2、跨年度形成的文件(如召开会议、处理案件等)，统一在办结年度归档。 3、几份文件作为一件时，应以装订时排在前面的文件的日期为准，如请示与批复，以批复日期为准。 4、未标注日期的文件则采取分析文件内容等方法来考证和推断文件的准确日期或近似日期来判定所属年度。 第十六条 归档时间 一般应在下一年度的第二季度内完成整理归档工作。 第四章 附则 第十七条 本实施细则适用于学院纸质材料为载体的各门类档案的归档文件。 第十八条 本细则自印发之日起执行。 - 55 - (全宗号) (年度) (室编件号) 16 8 *(机构或问题) (保管期限) (馆编件号) (总页数) 15 图1归档章样 单位:mm 归 档 文 件 目 录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 图2归档文件目录式样 归 档 文 件 目 录 全宗名称 年 度 保管期限 机构(问题) 图3归档文件目录封面式样 - 56 - 苏州农业职业技术学院电子文件归档及管理办法(试行) 第一条 为做好学院电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订本暂行办法。 第二条 本办法所称的电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。 第三条 电子文件形成的科室部门应建立电子文件归档制度，指定专人负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入文书处理程序和相关人员的岗位责任。 第四条 凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归档。电子文件的归档、保管期限和密级划分，参照学校有关文件归档的有关规定执行。 第五条 电子文件一般应在办理完毕后，即时向单位档案部门归档。 第六条 电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 第七条 电子文件逻辑归档的基本要求; (1) 电子文件要设定查询，归档电子文件的权限; (2) 电子文件归档应由经办人及时注明标识; (3) 网络管理人员应把归档电子文件的物理地址存放在指定的服务器上，并采取备份措施。 第八条 电子文件物理归档的基本要求: (1) 办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档; (2) 电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上(推荐采用的载体，按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体); (3) 经办过程中的情况随时记录在相应的文件中; (4) 专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件; (5) 归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限。 第九条 电子文件归档时，《电子文件登记表》(见附件一)、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。 第十条 电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电 - 57 - 子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。 第十一条 电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措施，保证不会非正常改动。 第十二条 各电子文件形成部门应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整与安全。 第十三条 归档电子文件移交前，文件形成部门必须认真电子文件，并填写《归档电子文件移交接收检验登记表》(见附件二)。检验表一式两份，一份随电子文件移交给档案室，一份由电子文件形成部门保存。 第十四条 电子文件的检验应包括以下项目: (1) 载体有无划痕、是否清洁等; (2) 有无病毒; (3) 核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续; (4) 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全; (5) 对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。 第十五条 档案室应按照检验要求对归档电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成部门重新制作。 第十六条 移交档案室的电子文件应一式二套，一套封存保管，一套提供利用。 第十七条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件 (1) 归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层; (2) 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压; (3) 存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体; (4) 环境温度控制范围为17?~20?，相对湿度控制范围为35~45%。 第十八条 电子文件归档每满1年对涉及的电子文件形成部门和档案室的设备更新情况进行一次检查登记。 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。 第十九条 档案室对保管的电子文件应定期进行检验、转存，并将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附件三)。 (1) 对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措施; (2) 磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。 - 58 - 第二十条 归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。 第二十一条 利用归档的电子文件，应使用拷贝件。 对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。 第二十二条 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后实施。 属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。 第二十三条 档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。 第二十四条 本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。 附件一:归档电子文件登记表 附件二:归档电子文件移交、接收检验登记表 附件三:归档电子文件管理登记表 - 59 - 附件一 归档电子文件登记表 文件 形成 文件 载体 载体 保管 题名 备注 编号 时间 类型 类型 编号 期限 - 60 - 附件二 归档电子文件移交、接收检验登记表 检查结果 检验项目 移交单位 接收单位 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说明登记表、 软件、说明资料检验 填表人,签名, 年 月 日 年 月 日 审核人,签名, 年 月 日 年 月 日 单位,印章, 年 月 日 年 月 日 - 61 - 附件三 归档电子文件管理登记表 归档电子 文件设备 情况登记 新设备兼 容性检验 磁性载体 转存登记 - 62 - 苏州农业职业技术学院财会档案管理办法(试行) 一、会计档案指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 二、每年形成的会计档案，财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，并编制会计档案保管清册。会计档案指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。 三、会计档案不得借出，如有特殊需要，经主管领导批准后可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 四、查阅会计档案者需由档案管理员陪同，对外提供凭证复印件由档案管理员完成，严禁直接将会计档案委托他人拿出复印，保证会计档案的安全。 五、财务处采用电子计算机进行会计核算后，应当保存打印出的纸质会计档案。财务处超过保管期的会计档案，按照有关规定，在办理一定手续后移交学院综合档案室。 - 63 - 附: 中华人民共和国档案法 (1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过 根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议 《关于修改<中华人民共和国档案法>的决定》)修正 第一章 总则 第一条 为了加强对档案的管理和收集整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。 第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。 第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。 第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。 第二章 档案机构及其职责 第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督的指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。 第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。 第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。 第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。 - 64 - 第三章 档案的管理 第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。 第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。 第十二条 博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。 档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。 第十三条 各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用;配置必要的设施;确保档案的安全;采用先进技术，实现档案管理的现代化。 第十四条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。 第十五条 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。 第十六条 集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施;必要时，可以收购或者征购。前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖;向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。 第十七条 禁止出卖属于国家所有的档案。国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。档案复制件的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。 第十八条 属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。 第四章 档案的利用职权和公布 第十九条 国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。档案馆应当定期公布开放档案的目录。并为档案的利用分行条件，简化手续，提供方便。中华人民共和国公民和组织有合法证明，可以利用已经开放的档案。 第二十条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科 - 65 - 研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。利用未开放档案的办法，由国家、档案行政管理部门和有关主管部门规定。 第二十一条 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。 第二十二条 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布;未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。 第二十三条 各级各类档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。 第五章 法律责任 第二十四条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任: (一) 损毁、丢失属于国家所有的档案的; (二) 擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的; (三) 涂改、伪造档案的; (四) 违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的; (五) 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国人的; (六) 违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的; (七) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的; (八) 档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。 在利用档案馆的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款;造成损失的，责令赔偿损失。企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款;有违法所得的，没收违法所得;并可以依照本法第十六条的规定征购所聘或者赠送的档案。 第二十五条 携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款;并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门;构成犯罪的，依法追究刑事责任。 第六章 附则 第二十六条 本法实施办法，由国家档案行政管理部门制定，报国务院批准后施行。 第二十七条 本法自1988年1月1日起施行。 - 66 - 普通高等学校档案管理办法 (1989年10月10日 国家教委第六号令发布) 第一章 总则 第一条 为了加强高等学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》制订本办法。 第二条 本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。 第二章 领导体制和机构设置 第四条 高校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的领导、监督与检查。 第五条 各高校应在校(院)长统一领导下做好档案工作，确定一名校(院)长分管，并根据学校的实际情况，建立综合档案室或档案馆。综合档案室的建制应按学校规模确定。凡全日制在校生规模三千人以上为副处级，三千人以下为正科级，由校(院)长办公室领导。档案馆为系处级建制，由校(院)长办公室领导。高等学校设立档案馆须经主管部门批准，并报所在地档案行政管理部门备案。应具备以一条件: (一) 建校历史悠久，一般应在五十年以上; (二) 学校规模大，全日制在校生规模为五千人以上; (三) 已集中保管的档案、资料在三万卷(长度三百米)以上; (四) 具备符合要求的档案库房和管理设备。 第六条 高等学校档案管理属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。 第七条 高校档案部门的基本任务如下: (一) 贯彻执行国家关于档案工作法令、政策、规定，规划全校档案工作; (二) 制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况; (三) 负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料; - 67 - (四) 开展档案的开放或利用工作; (五) 负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源; (六) 参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流; (七) 负责对全校档案工作人员的业务培训; (八) 开展档案宣传工作和利用者教育活动; (九) 开展档案学术研究和交流活动。 第八条 对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是档案部门的分支机构，受档案部门和业务主管部门双重领导。高校附属单位(如附属医院、校办工厂等)的档案工作受学校档案部门和附属单位双重领导。其档案机构的设立和档案管理、移交等，由学校根据实际需要自行确定。 第九条 高等学校各部、处、院、系、所等部门，必须有1名负责人分工主管该部门档案工作，并视情况配备1至2名专(兼)职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。 第三章 高校档案工作人员 第十条 高校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。 第十一条 高等学校档案馆设馆长1名，并视需要设副馆长1至2名，综合档案室设主任1名(可由校长办公室副主任兼任)，副主任1名。馆长、副馆长、综合档案室主任人选由认真执行党的方针政策、热心档案事业、有馆同(或相当馆员)以上专业技术职务，有组织管理能力，身体健康的人员担任。 第十二条 高校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。 第十三条 高校档案工作人员(包括档案部门和各部门中的专职档案工作人员以及档案工作为主的兼职人员)属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》(职改字[1986]第39号)，实行专业技术职务聘任制。 第四章 经费、库房和设备 第十四条 高校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。 第十五条 高等学校必须为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。凡设置档案馆的高校，应充分考虑学校的发展规模，馆藏档案的增加数量，适应现代化管理的需要，合理安排档案馆库房建设。有条件的学 - 68 - 校可单位建设馆库。档案库房建设要符合《档案馆建筑设计规范》的要求。 第十六条 高等学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备，逐步实现计算机管理与档案缩微化。 第五章 文件材料的归档、移交和接收工作 第十七条 高等学校应建立和完善归档制度，并纳入数学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。 第十八条 高等学校应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。 第十九条 高等学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。 第二十条 高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交。档案部门应当派人指导立卷工作。 第二十一条 高等学校文件材料的归档范围: (一) 党政管理类 主要包括高等学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录;各党政部门的工作计划、总结;上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。 (二) 教学类 主要包括反映教学管理、教学实践教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》([1987]教办字016号)执行。 (三) 科研类 按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。 (四) 基本建设类 按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。 (五) 仪器设备类 主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。 (六) 产品生产类 - 69 - 主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。 (七) 出版物类 主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。 (八) 外事类 主要包括学校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料;授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。 (九) 财会类 按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财预字[1984]第85号)执行。 以上各类系指归档范围。归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带等各种载本形式。 第二十二条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰。符合有关规范和标准的要求。 第二十在条 归档时间应按以下要求: (一) 学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年6月底前归档; (二) 各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档; (三) 科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档。 第二十四条 凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。 第二十五条 高校档案原则上由各校档案部门永久保管。在国家需要时，或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时，应向有关国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。 对因学校分立或合并，其分设或合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存。有关学校在利用这部分档案时，应予优先照顾，并提供方便。 第二十六条 高等学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载本形式文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交、集中管理，任何个人不得据为己有。 对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，高校档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的，学校应予奖励。 第二十七条 高校档案部门要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。 - 70 - 第六章 档案管理 第二十八条 高校档案部门要对档案进行分类、编号和排列。高校档案的分类方法另行规定。 第二十九条 高校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。 第三十条 高校档案部门应指定专人负责进行下列统计工作: (一) 对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计; (二) 按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。 第三十一条 档案库房的技术管理工作，应有专人负责，建立和健全有关规章制度。 第三十二条 高校档案部门应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。 第三十三条 高校档案部门应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。 第七章 档案的利用与开放 第三十四条 高校档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。高校档案馆开放档案，应遵循下列规定: (一) 凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录和复制; (二) 利用者要求复制档案，一般由档案馆负责办理，并按规定合理收费; (三) 港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍; (四) 外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理; (五) 未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案; 第三十五条 高校档案馆应设立专门的阅览室，并提供档案目录(属于开放)、全宗指南、档案馆指南等。 第三十六条 馆藏档案属下列情况之一者不宜开放: (一) 涉及党和国家秘密的; (二) 涉及专利或技术秘密的; (三) 涉及个人隐私的; (四) 档案形成部门规定限制利用的。 第三十七条 对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经档案馆长同意;涉及未公开 - 71 - 的技术问题须经科研主管部门负责人同意，必要时要报请校领导审查批准。 第三十八条 高校综合档案室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信。经综合档案室主任或校长办公室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。 第三十九条 高校档案部门必须编制必要的检索工具。著录标准按国家标准GB3792.585《档案著录规则》执行。 第四十条 高校档案部门应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请校领导批准。 第四十一条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经档案部门领导批准。 第四十二条 高校档案部门应采取多种形式。如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应在高年级开设有关档案管理的选修课。 第八章 考核、奖励与处罚 第四十三条 高校档案部门应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励。 第四十四条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。 第九章 附则 第四十五条 本办法适用于普通高等学校。其他高等学校可参照执行。 第四十六条 高等学校根据本办法可制订实施细则。 第四十七条 本办法由国家教育委员会负责解释。 第四十八条 本办法自发布之日起施行。原教育部所发的《高等学校科学技术档案工作办法》[(82)教办字254号]、《关于高等学校文书档案保管期限的规定》[(84)教办字210号]同时废止。 - 72 - 江苏省档案管理条例 (1998年8月28日江苏省第九届人民代表大地常务委员会第四次会议通过) 第一章 总则 第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关法律、法规，结合本省实际，制定本条例。 第二条 本条例所称的档案，是指反映本省行政区域内过去和现在的国家机构、社会团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事政府、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整、准确与安全，便于社会各方面的利用。 第四条 县级以上地方各级人民政府应当加强对档案工作的领导，将档案事业列入本地区国民经济和社会发展计划;建立健全档案机警，确定必要的人员编制;加强档案基础设施建设，档案事业发展所需经费列入财政预算，保障档案事业与经济和社会事业发展相协调。 第五条 机关、团体、企业事业单位和其他组织(以下简称单位)以及公民，都有保护档案的义务。 对在档案工作中做出显著成绩的或者向国家捐赠重要、珍贵档案的单位和个人，各级人民政府、档案管理部门和有关部门，应当给予表彰或者奖励。 第二章 档案机构及其职责 第六条 省档案管理部门主管全省档案事业，对全省档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导、市、县(市、区)档案管理部门主管本行政区域内的档案工作，并依法进行监督和指导。 县级以上档案管理部门行使行政管理职能，主要职责是: (一) 贯彻执行国家有关法律、法规和方针、政策，组织档案执法检查，查处档案违法行为; (二) 制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作的规章制度，推行并实施档案工作标准、规范; (三) 负责档案工作业务监督和指导，组织档案价值的鉴定; (四) 组织并指导档案理论与科学技术研究、档案专业教育、档案宣传以及档案干部的培训工作; (五) 法律、法规规定的其他工作。 - 73 - 第七条 县级以上地方各级人民政府的其他主管部门，应当按照职责分工，加强对本系统、本专业的档案工作以及所属档案馆(室)进行监督和指导，提供必要的条件，建立健全规章制度，保障档案工作的开展。 第八条 乡(镇)人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位和村民委员会的档案工作实行监督和指导。 第九条 县级以上地方各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构，业务上接受同级档案管理部门的监督和指导，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案: (一) 综合档案馆收集和管理本级国家机关、政党、社会团体和其他组织及其所属机构形成的档案，本级分管范围内各历史时期的档案和有关资料; (二) 专门档案馆收集和管理某一专门领域或者某种特殊载体形态档案; (三) 部门档案收集和管理本部门及其直属单位形成的档案; (四) 企业事业档案馆收集和管理本单位及其所属机构形成的档案。 第十条 各级各类档案馆由同级档案管理部门依据国务院有关规定统筹规划，按照以下审批权限设置; (一) 各级综合档案馆，由同级人民政府批准; (二) 专门领域设置的专门档案馆和专业主管部门设置的部门档案馆，经同级档案管理部门审核，由同级人民政府批准; (三) 大型企业、重点高等院校设置的档案馆，报同级档案管理部门备案。 第十一条 各单位档案机构或者档案工作人员，负责收集、整理、保管和提供利用本单位的档案，按照规定向有关档案馆移交档案，并负责对所属机构的档案工作实行监督和指导。临时机构应当明确专人负责收集、整理、保管和提供利用本机构的档案，接受同级档案管理部门的监督和指导。 第十二条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密;应当具备档案专业和相关专业知识，接受专业知识的继续教育和培训。 第三章 档案的管理 第十三条 档案所有权根据单位的所有制性质确定 国有企业资产与产权变动的，其档案所有权按照国家有关规定确定。中外合资、合作企业的档案，合资合作期间归双方共同所有;中外合资、合作企业终止、解散后，企业的档案交原中方合资、合作者保存，或者由当地国家综合档案馆保存。 第十四条 工程项目的建设单位，应当妥善管理在建设过程中形成的档案。城市规划区域内工程项目的建设单位，应当向所在地城市建设档案机构登记并接受其档案检查和验收，按照有关规定 - 74 - 及时向城市建设档案机构报送工程建设档案。重点工程项目的建设单位，应当将项目的基本概况向同级档案管理部门备案，依法接受其监督、检查和指导、工程竣工时，档案管理部门和有关主管部门参加档案验收。建设单位应当按照国家规定，向主管部门或者档案机构报送档案。 第十五条 重大科学技术研究项目建档工作，应当与项目立项、计划进度、成果验收鉴定和评审同步，各类档案按照国家有关规定保存。同级档案管理部门和科技档案机构应当对科技档案工作进行监督、检查和指导。档案不完整或者不准确的，不得验收鉴定。 第十六条 按照国家规定应当立卷归档的材料，必须由形成者收集齐全，并整理立卷，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。 第十七条 各单位应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，因特殊情况不能按期移交的，经同级档案管理部门及专门档案的主管部门同意，可以适当延期移交; (一) 列入省级国家综合档案馆接收范围的档案，自形成之日起满二十年移交; (二) 列入市、县(市、区)级国家综合档案馆接收范围的档案，自形成之日起满十年移交; (三) 列入专门档案馆(室)接收范围的档案，按照国家有关接收年限的规定移交; (四) 部门档案馆保存的永久档案，在本馆保存满三十年后，移交同级国家综合档案馆; (五) 单位保管条件不善的，可以提前移交有关档案馆。 撤销、合并、转制、破产单位的档案，按照国家规定的归属与流向及时进行清理、移交。 第十八条 各级各类档案馆(室)应当建立健全档案的接收、收集、整理、保管、保密、保护、鉴定、销毁、统计、利用等制度。 第十九条 各级综合档案馆应当广泛收集征集本行政区域内的档案资料。各单位应当按照有关规定的要求，向档案馆报送各种地方政策、法规汇编，年鉴，志书，大事记等反映地方特色的出版物。 第二十条 档案馆库建筑要符合《档案馆建筑设计规范》，有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防强光、防高温、防尘、防有害气体和有害生物等防护设施，确保档案安全。 各单位应当配置档案库房和必要的档案防护设施。特殊载体应当采取特殊保护措施。 第二十一条 各级各类档案馆(室)应当使用符合国家标准的档案用品和装具;根据需要和可能配备缩微、电子计算机、监控、温湿度自动控制等先进设备和通讯设施，逐步实现档案管理规范化和现代化。 第二十二条 各级各类档案馆(室)对保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，依照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定处理。 - 75 - 第二十三条 各级各类档案馆(室)应当定期对档案价值进行鉴定，如有争议不能确定时，可由上一级档案管理部门组织有关部门、专家鉴定。经鉴定无保存价值的档案，应当按照有关规定组织销毁。 严禁擅自销毁档案。 第四章 档案的公布和利用 第二十四条 各级国家档案馆应当对到期开放的档案逐卷、逐件地进行审查，定期公布开放档案目录，根据国家有关规定，向社会开放档案: (一) 档案一般应当自形成之日起满三十年向社会开放; (二) 经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放;前款所列档案中涉及国防、外交、国家安全等国家重大利益的，以及其他到期不宜开放的档案，向社会开放时间可以延长到档案形成之日起满五十年，满五十年开放仍有可能对国家重大利益造成损害的，可以继续延期开放。 第二十五条 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布。集体或者个人所有的档案，档案所有者有权公布。但必须遵守国家有关规定。任何单位或者个人所公布的档案不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。对寄存在档案馆的档案，未经档案所有者的同意，档案馆不得提供他人利用和公布。 第二十六条 档案的公布可以采用下列途径: (一) 出版物刊登档案原文; (二) 宣传媒体公布档案原文; (三) 展览、陈列档案原件或者复制件; (四) 出版发行档案史料汇编; (五) 在公用信息网络上传播档案原文。 第二十七条 中华人民共和国公民和组织凡持合法有效证件或者证明的，可以利用档案馆已开放的档案;利用未开放的档案，应当按照国家有关规定履行审批手续;利用重要或者珍贵档案，档案馆应当将档案的复制件提供查阅。 第五章 法律责任 第二十八条 有下列行为之一的，由县级以上档案管理部门、有关主管部门责令其改正;逾期不改的，对单位直接负责的主管人员和其他责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任; (一) 档案工作没有实行集中统一管理，未按有关规定建立档案的; (二) 违反本条例第十六条、第十七条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的; - 76 - (三) 档案库房缺乏防护设施，危及档案完整与安全以及明知档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。 (四) 档案工作人员玩忽职守、泄露秘密，造成档案损失的。 前款第三项所列行为违反治安、消防等规定的，由公安机关依法予以处罚。 第二十九条 有下列行为之一的，由县级以上档案管理部门给予警告，可以对单位处以三千元以上三万元以下罚款;对个人处以三百元以上一千元以下罚款;有违法所得的，没收违法所得;构成犯罪的，依法追究刑事责任: (一) 损毁、丢失和擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的; (二) 涂改、伪造档案的; (三) 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的; (四) 违反《中华人民共和国档案法》第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的。 第三十条 档案行政执法人员滥用职权、徇私舞弊的，由档案管理部门有关主管部门给予行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。 第三十一条 违反本条例造成档案损失的，档案管理部门应当责令其赔偿。赔偿标准，由档案管理部门组织的专家鉴定后确定。 第三十二条 当事人对行政处罚决定不服的，可以在接到行政处罚决定书之日起十五日内向作出处罚决定机关的同级人民政府或者上一级主管部门申请复议，对复议决定不服的，可以在接到复议决定书之日起15日内向人民法院提起诉讼;当事人也可以在接到行政处罚决定之日起三个月内，直接向人民法院提起诉讼。当事人逾期不申请复议，也不提起诉讼，又不履行行政处罚决定的，由作出行政处罚决定的机关申请人民法院强制执行。 第六章 附则 第三十三条 本条例所称综合档案馆是指按行政区划或者历史时期设置的，收集和管理所辖范围内多种门类档案的档案馆。 本条例所称专门档案馆是指收集和管理某一专门领导或者某种特殊载体形态档案的城建、科技等档案机构。 本条例所称部门档案是指地方某些专业主管部门所属的，收集管理本部门档案的气象、测绘等档案机构。 第三十四条 本条例自1998年11月1日起施行。 - 77 - - 78 -