中国中铁某公司项目信息管理办法

中国中铁某公司项目信息管理办法(草稿) 第一章项目信息管理的概念、地位、必要性及发展阶段 1.1、项目信息管理的概念 1.1.1信息:是经过提炼、筛选、分析和处理后的数据,并赋予一定意义。信息来自数据,又揭示了数据性质和内涵。信息反映客观事物的本质、状态和规律。信息是三大资源(物流、资金流、信息流)中之一。信息是可以通信的,可以形成知识的。 1.1.1.1信息与数据的区别:数据是一组表示数量、行动和目标的非随机的可鉴别的符号,广义上的数据可以是数字、文字、语言、声音、图形、图像等形式。数据有原始数据和加工以后的数据之分,不管是原始数据还是加工整理以后的数据,经人的解释即赋给一定的意义后,才能成为信息。信息的载体是数据,数据是信息的原料,因此任意的数据不能称为信息。 1.1.1.2信息与消息的区别:消息是关于人和事物情况的报道,它缺乏真实性和准确性,不反映客观事物的状态和规律。 1.1.1.3项目信息的基本属性:真实性、准确必、系统性、时效性、不完全性、其它属性(等级性、增殖性、可压缩性、扩散性、转换性) 1. 2、项目信息管理的地位 1. 2.1企业管理分为三层,集团公司战略层(决策支持、企业业绩)、子公司战术层(生产控制、安质环保控制、成本控制、物料控制等)、项目部执行层(作业控制、流程控制、绩效控制)。项目信息管理更多的是测量、检测、监控执行层的信息。 1. 2.2企业信息管理系统由纵向的三个层面(战略层、战术层、执行层)、横向的六大系统(供应链管理SCM、企业资源计划ERP、客户关系管理CRM、企业资产管理EAM、知识管理KM、决策智能支持DSS)。项目信息管理定位在执行层和企业资源计划这个座标点。 1. 2.3项目信息管理在六大信息系统的关系。以项目信息管理为基点,输入端是供应量链管理、输出端是客户关系管理,支撑系统是资产管理、知识管理、决策智能支持。 1. 2.4项目信息管理与知识管理的关系:从70年代前的数据管理、80年代的信息管理、90年代的知识管理到21世纪的决策智能管理的发展历程来看,信息管理使数据转化为信息后,还需要知识管理来使信息转化为知识。创造知识成本很高,而共享知识的成本很低。在知识管理中,必须促进员工个人知识、职能部分知识、整个组织知识的交流和共享。从显性知识到隐性知识的转化,是企业内部学习经验曲线的积累。从隐性知识到显性知识的转化是企业规模扩张,充分整合好社会资源、利用好供应链管理的保障。再通过知识的扩散、交流和共享而实现企业价值的增值,并为实现智能决策SSD打下基础。 1.3、项目信息管理的必要性: 1. 3.1组织机构从”金字塔”向”扁平化”化发展,管理层次大量减少,不管是企业领导还是普通职员,全部基于网状结构上的信息联系和大量的信息处理,客观要求必须进行信息化管理。 1. 3.2现代管理技术的应用,如准时生产、精益生产、TQC、平衡计分卡、“零库存”等,要求项目信息管理“反应”迅速,变结果管理为过程管理和实时管理。外部市场环境和内部管理控制需要信息管理。 1. 3.3外部信息管理的要求:业主、监理单位、设计院对施工单位的网络化要求越来越多。 1. 3.4克服信息“孤岛”和数据等信息的“截流”。随着计算机的普及,各个部门都纷纷建立了自己的系统,如财务管理系统、成本管理系统、调度管理系统、办公管理系统。但缺乏整合和集成,形成了无数个信息“孤岛”,数据散布在各个部门、各个项目、各个作业队和供应商,缺乏整体规划、整合,同时大量的数据又冗余。不能融合在整个信息管理平台上,无法实现正常的共享和交流,难以为决策和数据挖掘提供服务,于是决策多依靠经验判断,存在很大的盲目性、任意性。并给业务工作带来不必要的重复浪费和沉重的负担,为企业经营决策造成不必要的混乱。 1.4、项目信息化的“六化”阶段: 1.4.1管理技术“现代化”:新的管理模式和管理方法不断涌现,准时生产、精益生产、虚拟制造、TQC、供应链管理、价值链管理、线性规划、排队论、电子商务。项目信息管理要吸收采纳这些管理技术。 1.4.2系统应用“网络化”::企业组织结构扁平化、部门业务流程化、通信技术高速化、异地移动办公化、采购供应链全球化。 1. 4.3开发平台“标准化”:信息技术发展到今天,封闭的、孤立的专用系统已经走向消亡,要实现信息系统的开放性、集成性、可扩展性、互操作性。数据和信息的管理要标准化,如各类合同模板、各类施组模板、标准工艺、标准工地、工法、标准企业内部定额、标准单项生产能力配置、信息化施工等,也是属于企业知识管理范畴。这是公司业务部门目前应花大力气的工作。 1.4.4业务流程“自动化”:实现业务流程的管理、控制和过程自动化,使项目领导与业务系统真正集成。项目管理手册的主要内容就是整理、规范项目管理过程的业务流程,确保项目信息化管理的实现。这是当前项目必须作的工作。 1.4.5应用系统“集成化”:消除信息“孤岛”,实现信息共享和信息交换。由单项管理向集成管理发展。这是项目即将努力的工作。 1. 4.6项目管理“智能化”:随着业务流程的固定、标准库、专家库、模型库及素材库的建立,可以根据项目的实际情况和要求,自动生成管理路径和管理决策参考信息。这是公司未来项目信息管理的工作方向。 第二章项目信息管理的分类 2. 1、按照项目管理的工作职能和工作内容分为16类: 2.1.1工程信息:工程概况、业主单位信息、设计单位信息、接受单位信息、监理单位信息、产权单位信息。 2.1.2项目管理信息:组织机构、职责分工、项目人力资源、项目设备、管理目标。 2.1.3合同管理信息:合同正文、合同概况、合同付款、合同变更、合同转让、合同解除、合同终止、合同违约、合同索赔、合同归档。 2.1.4投标管理信息:市场信息管理、标书编制、标书和素材 2.1.5质量管理信息:质量目标、质量计划、质量管理机构、质量检查记录、质量月/年报表、质量回访、单位工程质量评定、用户满意度调查。 2.1.6安全职业健康管理信息:安全管理目标、目标分解图、安全保证计划、安全保证措施、安全组织机构、安全保证体系、安全检查记录、上级检查记录、安全状况。 2.1.7工期管理信息:工期目标(开竣工日期)、主要工期控制点、关键工期、施工周(月)进度管理信息。 2.1.8物资采购管理信息:物资价格信息、合格供应商名录、物资需用计划(工地需求计划、项目部需求计划、物资部采购计划汇总)、采购管理(供应商评价与选择、供应商变更、采购资金使用计划)。 2.1.9 物资仓储管理信息:物资到货验收、物资发放与跟踪、库存管理、物资管理台帐。 2.1.10资产管理信息:固定资产的购置、验收、入库、维修、处理、减少等业务的管理信息,固定资产的租赁、原值变动、折旧、合同管理等业务的管理信息。 2.1.11重大技术管理信息:方案名称、方案正文、方案管理、方案在审状况。 2.1.12财务管理信息:综合经济指标、项目责任成本表、月度项目成本核算表、工程款回收管理、分包工程款。 2.1.13工程造价管理信息:相似工程费用分析、工程造价中人工、材料、机械等费用,概算、预算、结算工程量中的人工、材料、机械台班等比较信息。 2.1.14专业分包管理信息:专业分包单位资信、分包单位合同台帐、分包单位组织结构、分包单位特种作业人员、分包单位专业信息、分包单位履约信息、 2.1.15科技管理信息:科技管理组织机构、科技应用计划、科技开发进度管理、科技成果评审状况。 2.1.16环境管理信息:环境管理目标、环境管理文件清单、环境管理方案、环境管理工作检查记录、上级检查记录、施工现场应急准备。 2.2按照其它标准的分类信息 2.2.1按信息的来源分:项目内部信息、外部信息,公司内部信息、外部信息。 2.2.2按信息源的性质:数据、文字、语音、图像。 2.2.3按信息的载体分:纸、磁、光、生物等介质。 2.2.4按信息的状态分:过去、现在、未来。 2.2.5按信息的稳定程度分:固定、变动。 2.2.6按信息的层次分:高层战略信息、中层战术信息、基层业务信息。 2.2.7按信息服务的单位分:业主、监理、设计、上级、按受单位 2.2.8按信息的真实程度分:客观、主观、无用 第三章项目信息管理的任务、运转周期及信息集成 3.1项目信息管理的任务 3.1.1编制项目管理手册:设置和分解业务流程,明确部门职责,确定标准工作制度,制定绩效考核依据,确保项目管理信息真实、及时、科学、共享、流畅。 3.1.2设计各种业务报告、报表、表单:统一规定项目管理各种资料的格式、内容、数据结构、统计分析图表。 3.1.3文件档案管理工作. 3.1.4完整的项目管理手册:制度+流程+职责+表单+方案 3.2项目信息管理的运转周期 3.2.1信息的收集:在施工现场必须建立一套完善的信息采集制度,使用仪器仪表、容器、计量设备、电脑等工具,采用测量、检测、称重、量方、收方计价、点收、盘存、料单、报告等手段,通过施工记录、会议纪要、工程安全质量记录等形式,收集信息过去、现在、未来三种状态。包括建设工程信息、图纸信息、设备供应信息、材料供应信息、人力资源信息、资金供应信息、外部施工条件信息(地亩、运输、供水供电等)。 3.2.2信息的加工处理:按照项目管理价值链的六大目标控制和五大管理进行数据分类和整理进库。设置数据类型、设置报表、表单、图表、台帐格式。按分析法、比较法、核查法、专家评估法、引用摘录法五种方法对信息进行优选,对优选后的信息按滤波、整理、综合分析、数学模型统计推断四种方法进行加工处理。 3.2.3信息的储存:主要以计算机储存为主、书证性资料必须用纸质文件备份,每一季度,各部门信息必须用光盘和移动硬盘进行一次备份备查,其它由文件柜、资料柜及档案室方式储存。 3.2.4信息的传输:信息的传输必须实行分级审批制和授权制。 3.2.5信息的维护:各部门要随时维护本部门的信息,及时增加、删节、更新。并加强安全性和保密性维护。 3.2.6信息的使用:统一数据、表格、报表、统计图表标准,实现信息共享和交流,方便查询和统计,提供过程管理和实时管理决策依据。 3.3项目信息管理的集成 3.3.1信息集成的条件: 3..3.1.1信息集成的来源必须惟一:任何数据,只能由一个部门,一个员工负责输入和修改,其它人员只能浏览、查询和使用数据。减少重复劳动,提高效率,避免差错,明确责任。 3.3.1.2信息的处理要规范:信息处理的流程、数据的属性、信息的输入输出格式必须规范,信息的采集和处理必须由专人负责,并有数据的校对源。 3.3.1.3信息要有足够的信息量:项目运转后,项目和公司的其它项目积累了大量的历史的、现在的、未来的数据和和信息。 3.3.2信息集成的作用: 3.3.2.1实时共享;通过授权,有权限的人员可以使用共享信息,达到实时响应,决策一致,减少矛盾,提高效率。 3.3.2.2实现多路径查询:达到输入一个条件、多个条件或多个组合条件的查询。 3.3.2.3信息集成提高了信息的价值:随着时间的推移,项目积累了较为丰富的信息量。通过信息集成,对其深入的统计汇总和分析,更加丰富了企业的信息资源,对决策提供的样本和模块越来越多,决策的正确性和时效性越来越强。 第四章项目信息管理流向、输出类型及反馈 4.1 项目信息流向: 4.1.1公司到项目部的信息流向;公司使用信息对项目进行有效的监管,通过邮局、传真、电话、网络、视频、培训、会议、专人前往等方式传递信息。 4.1.2项目部到公司的信息流向:项目要将进度、质量、安全、环保、成本、生产要素管理、合同管理、风险管理进行定期上报、专上报、关键点、管理点上报。 4.1.3项目部内部横向部门间的信息流向;分工不同,同时要相互协作,相互补充。 4.1.4项目部内部与外部环境之间的信息流向:与业主、设计、监理、供应商、分包商、政府机关等的合同、表单、台帐、报告、请示、纪要、物价变动信息、市场状况信息等。 4.2项目信息输出的类型: 4.2.1原始基础数据类:收料单、发料单、盘存表、考勤表、计工表、机械运转记录、施工日志、过磅单,配料单、断面测量,收方单等。 4.2.2过程数据类:由原始基础数据根据不同的数学模型进行推断、计算、分析、统计而得,如进度计划完成统计图表、作业队“三笔帐”核算、收支预测、财务指标、成本指标、工序生产能力模型等。 4.2.3文档报告类:施工组织设计、施工策划书、施工过程综合和专题报告,总结等。 4.3项目信息的反馈; 4.3.1项目信息反馈的方式; 4.3.1.1前馈;预测在实施过程中可能会出现风险,而设置的应急预案。 4.3.1.2正反馈:将某项决策实施后的正面经验、做法和效果反馈给项目管理层。 4.3.1.3负反馈:将决策实施过程中或企业历史中出现的问题或不良后果和教训反馈给项目管理层,修正和改变决策内容。 4.3.2项目信息反馈的方法; 4.3.2.1跟踪反馈法:对特定的关键管理点进行有计划、分步骤地组织连续反馈,形成反馈系列,具有强烈的针对性,随时掌握相关情况,控制工作进度,及时发现问题,实行分类指导。 4.3.2.2典型反馈法:通过典型项目、典型案例、典型人物的成功和教训(即知识管理、专家系统范畴),给项目管理层提供决策依据。 4.3.2.3组合反馈法:不同项目,不同工程类型,不同施工条件的经验和教训作比较和选择。 4.3.2.4综合反馈法:对项目实施的全过程、全员、全指标系列进行分析、判断和决策。 第五章项目信息管理模块和子系统 5.1 项目信息管理的十三大模块(根据项目管理价值链确定): 5.1.1 项目综合管理模块 5.1.2工期进度管理模块 5.1.3工程质量管理模块 5.1.4安全职业健康模块 5.1.5工程成本管理模块 5.1.6环保及公众安全模块 5.1.7生产要素管理模块 5.1.8项目现场管理模块 5.1.9项目协调管理模块 5.1.10项目风险管理模块 5.1.11合同协议管理模块 5.1.12项目收尾管理模块 5.1.13绩效考核管理模块 5.2项目信息管理的47个子系统: 5.2.1项目综合管理模块; 5.2.1.1领导信息管理子系统:主要功能:统计汇总信息、模型库、方法库、知识库。 5.2.1.2行政办公管理子系统 5.2.1.3办公用品管理子系统:主要功能:年度计划、入库单、出库单、收发台帐、结算表、盘点表、摊销表。 5.2.1.4部门日常管理子系统:主要功能:对各部门工作的年计划、月计划、周计划的编制、审核、执行情况、查询、考核。 发文收文批文管理子系统 5.2.1.5报表与图形显示子系统:主要功能:对各种报表按照需求自定义模板进行统计,并用圆饼图、直方图、曲线图进行分析。 5.2.1.6文档管理子系统:主要功能:文书档案、会计档案、科技档案进行录入、编辑、查询、报表。 5.2.1.7法律诉讼管理子系统:主要功能;法律诉讼、法律服务、合同审查、法律法规文件库。 5.2.1.8系统维护管理子系统:主要功能;分级授权的设置、表单模板的维护、数据的导入导出、数据的备份。 5.2.2工期进度管理模块 5.2.2.1计划管理子系统:主要功能:对主生产计划、劳动力计划、物资料具计划、机电计划、资金计划具有编制、上报、审核、查询、统计功能。 5.2.2.2工程过程管理子系统:主要功能;工程任务管理库、进度管理、关键点管理、图形管理。 5.2.2.3施工调度管理子系统: 5.2.3工程质量管理模块 5.2.3.1质量管理子系统:主要功能;质量报表管理、控制方法库、基础数据维护、上报、审核、查询、统计。 5.2.4安全职业健康管理模块: 5.2.4.1安全管理子系统:主要功能:措施计划、报表、责任制库、技术措施库、员工教育培训档案、特种作业人员管理、安全检查、事故管理。 5.2.4.2职业健康管理子系统:主要功能:措施计划、报表、责任制库、技术措施库、教育培训档案、特种作业人员管理。 5.2.4.3劳保用品管理子系统:主要功能;劳保用品的采购、领用、盘点等 5.2.5工程成本管理模块 5.2.5.1工程造价管理子系统:主要功能;相似工程费用分析、工程造价信息管理、资源价格信息对比。 5.2.5.2计量管理子系统 5.2.5.3成本管理子系统:主要功能;成本模板和素材库、成本责任体系、成本的计划、控制、核算、分析、考核。 5.2.6环保及公众安全管理模块 5.2. 6.1环保管理子系统主要功能:措施计划、报表、责任制库、技术措施库、员工教育培训档案: 5.2. 6.2公众安全管理子系统:主要功能;综合治理、治安管理、环境管理。 5.2.7生产要素管理模块: 5.2.7.1人力资源管理子系统: 5.2.7.1.1人力资源管理子系统:主要功能:职工档案、家庭成员、履历、学历、职称评定、职工合同、伤殘鉴定等数据的录入、查询、统计、报表。 5.7.2.1.2工资管理子系统: 5.7.2.1.3培训管理子系统:主要功能:培训记录、考勤、培训效果等的录入、查询、统计、报表。 5.2.7.2机电管理子系统:主要功能;购置、租赁、使用、维修、折旧、报废、变卖及设备操作人员管理 5.2.7.3物资材料管理子系统 5.2.7.3.1物资采购管理子系统;主要功能:计划管理、采购管理、采购业务记录、编制、审核、批准、查询、统计。 5.2.7.3.2物资仓储管理子系统;主要功能:物资到货验收、物资发放与跟踪、库存管理、基础数据设置、查询、统计、核算、报表。 5.2.7.4工程技术管理子系统: 5.2.7.4.1施工策划管理子系统 5.2.7.4.2施工组织设计管理子系统:主要功能;分类施组模板和素材维护,施组由模板和素材生成功能,施组的分类、全文查询、章节查询等功能。 5.2.7.4.3科技开发管理子系统 5.2.7.4.4重大技术方案管理子系统:主要功能;方案库、技术方案测评系统、评价指标 5.2.7.4.5技术交底子系统 5.2.7.4.6技术档案管理子系统 5.2.7.4.7工程测量管理子系统 5.2.7.4.8工程试验管理子系统 5.2.7.4.9信息化施工管理子系统 5.2.7.5资金管理子系统:主要功能:收入与支出、资金使用成本、资金台帐等。 5.2.8项目现场管理模块 5.2.8.1项目现场管理子系统:主要功能:场容规范、CI形象、标准工地建设、5S活动、定置管理、目视管理、防火保安、卫生防疫、项目规范化管理等。 5.2.9项目协调管理模块 5.2.9.1项目协调管理子系统:主要功能:人际关系、组织机构关系、供求关系、协作配合关系。 5.2.9.2安全保卫管理子系统; 5.2.10 项目风险管理模块 5.2.10.1 项目风险管理子系统:主要功能自然风险、政治风险、经济风险、技术风险、社会风险、国际风险、内部决策与管理风险预测、辩识、分析、判断、评估 ; 5.2.11合同协议管理模块 5.2.11.1总包合同管理子系统:主要功能;合同模板库、合同分类、合同承包形式、合同终止类型、合同索赔、合同台帐。 5.2.11.2分包合同管理子系统:主要功能;合同模板库、合同分类、合同承包形式、合同履行、合同终止类型、合同台帐、合同自动提醒功能、合同法律帮助。 5.2.12 项目收尾管理模块 5.2.12.1项目收尾管理子系统 5.2.13绩效考核管理模块 5.2.13.1审计审价管理子系统:主要功能:审计管理、审价管理 5.2.13.2项目考核子系统:主要功能;对项目的五大目标、六项管理及个人绩效进行综合测评、定量考核。