办公室助理岗位说明书

院长办公室助理书 一、基本资料 岗位名称 办公室助理 岗位编号   所在部门 办公室 岗位定员   直接上级 办公室主任 所辖人数（数量） 0 直接下级 无 岗位分析日期   二、与工作任务描述 1.负责全院文件、电函的接收、登记、传递、传阅、转办、催办工作，文书的收集、立卷、归档、文件的 存放及保管。 2.负责进行发文登记、编文号、发送文件至各科室，做好重要电话的处理。 3.负责院章及办公室公章的登记、审批、用印、外借管理工作。 4.在办公室主任的领导下，负责医院文件打印、办公物品、车辆使用等行政辅助性工作。 5.负责院长、副院长等领导交办的各种日常事务，如转交、文件信件处理、临时性会议的通知等。 6.负责医院办公室各类信件、报刊的分发、整理和邮寄。 7.协助完成各项相关会议的通知，并对会议中需解决的问题进行跟催管理。 8.协助做好医院各类大型活动及相关会议的前期准备工作、期间的服务工作及事后的清理工作。 9.负责总值班排班，总值班表的制作和发放；负责院长办公室人员的考勤工作。 10.做好来访人员的登记和接待，做好投诉的接待、解释、协调工作。 11.负责院领导和办公室报销单据的填写、送领导审批、报销、领取和发送工作。 12.及时向办公室主任汇报各项工作问题，提出建议，反馈各类信息。 13.完成领导交办的临时性工作任务。 三、权限： 建议权，院长办公室工作改进和优化的建议权，档案管理的建议权 督促权，各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权 执行权，对医院印章的报告和使用的执行权 四、工作协作关系： 内部协调关系 （医院内部有密切的协调关系的部门及岗位：） 全院各科室 外部协调关系 （有经常性协调关系的外部单位及部门：） 外事服务公司、相关医院等 五、任职资格 教育水平 中专及以上学历 专业 文秘、行政管理、档案管理等相关专业 培训经历 应用中文与行政管理知识培训，医院知识培训 经验 中专满3年或大专满1年医院本岗位工作经历 知识 通晓公文写作、计算机等等办公设备的应用知识，熟悉医院知识，熟悉档案管理知识，了解卫生行政法规 能力 较强的执行能力，良好的人际沟通能力，良好的语言表达能力，熟练使用各种办公软件能力，一定的外语能力 从业资格要求   六、工作特征 使用工具/设备 复印机、油印机、计算机、一般办公设备（电话、打印机、文件柜等） 工作环境 办公室 工作时间特征 正常工作时间 备注