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[指导]Word文档的脚注和尾注

2018-09-11 7页 doc 90KB 18阅读

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[指导]Word文档的脚注和尾注[指导]Word文档的脚注和尾注 Word文档的脚注和尾注 顾名思义,脚注是在页面下端添加的注 释,如添加在一篇论文首页下端的作者情况简 介;尾注是在文档尾部(或节的尾部)添加的 注释,如添加在一篇论文末尾的参考文献目录。 若用手工添加脚注和尾注,则既麻烦又易出错。当用Word添加脚注和尾注时,操作步骤变得简单了,且不易出错。 Word添加的脚注(或尾注)由两个互相链接的部分组成。即,注释标记和对应的注释文本。Word可自动为标记编号或由用户创建自定义标记。删除注释标记时,与之对应的注释文本同时被删除。添加、删除或移动...
[指导]Word文档的脚注和尾注
[指导]Word文档的脚注和尾注 Word文档的脚注和尾注 顾名思义,脚注是在页面下端添加的注 释,如添加在一篇论文首页下端的作者情况简 介;尾注是在文档尾部(或节的尾部)添加的 注释,如添加在一篇论文末尾的参考文献目录。 若用手工添加脚注和尾注,则既麻烦又易出错。当用Word添加脚注和尾注时,操作步骤变得简单了,且不易出错。 Word添加的脚注(或尾注)由两个互相链接的部分组成。即,注释标记和对应的注释文本。Word可自动为标记编号或由用户创建自定义标记。删除注释标记时,与之对应的注释文本同时被删除。添加、删除或移动自动编号的注释标记时,Word将对注释标记重新编号。 添加脚注(或尾注)的方法是: ?将光标移至需添加脚注(或尾注)处,单击插入?脚注和尾注。?在脚注和尾注对话框(右图)的插入选项区,选中脚注(或尾注),然后单击确定。?如果是使用普通视图,将脚注(或尾注)文字键入脚注(或尾注)区中相应的编号(标记)后面。如果是使用页面视图,则将脚注(或尾注)的文字键入首页下端(或文档末尾)的脚注(或尾注)的相应编号(标记)后面。 需由Word为脚注(或尾注)标记编号时,应在脚注和尾注对话框的编号方式选项区,选中自动编号。需自定义脚注(或尾注)标记时,需先选中自定义标记,然后在右边框中输入所需的符号。 此外,脚注(或尾注)的所在位置、编号格式、起始编号和编号方式等,用户可根据需要在注释选项对话框上更改。例如,默认的尾注所在位置为文档结尾,如果需要可改为节的结尾。方法是:单击脚注和尾注对话框上的选项按钮,再在注释选项对话框的所有尾注选项卡上,所在位置框中选中节的结尾,然后单击确定即可。 轻轻松松用Word注释文章(1) 陶庆萍、孙善清 您见过马拉着“奔驰”汽车跑吗,——我可见过,不过不是在公路上,而是在计算机旁边。在用Word编辑文章时,常常看到有些人一个个地为文中的注释编号,一遍遍地回车、移行,调整每页的行数,使注释内容刚好能放在每页的尾部,然后再加格线、变字体。好容易看着顺眼了,不好,内容又得改动——得,注释又跑到下一页去了。这像不像坐在Word这种“高级汽车”顶上,却甩着鞭子“得,哦”地吆喝着,让马拉着汽车跑, 其实,Word本身就有按要求自动为文章加注的功能,使用也非常简单。不信,且听以下分解。 注释的好处 利用Word为文章加注的好处有四: 1、注释的格式、位置早已预设好,操作者只管输入注释内容即可。当页面 改变时,系统自动调整注释内容的位置,不需人为干预。 2、自动为各注释编号,自动建立注释序号与注释内容的联系。删除了一个注释号,后面的注释号、序号与内容的联系会自动按顺序更新,不用一个一个去改动。 3、预设的注释类型、格式可以根据需要选择、调整。 4、可以建立交叉引用注释,即不同地方注释内容相同时,只做注释标记,不需重复输入注释内容。 插入注释 Word的注释分为两类,一是脚注,一是尾注。脚注就是在每一页底部加的注释,尾注则是在全文后的加的注释(见图1)。二者在操作方法上基本相同。具体分为两步: 图1 1、将光标定位在要加注释的地方。 2、输入注释内容。选菜单[插入]—[脚注与尾注],在出现的对话框中选择注释类型(脚注或是尾注,该操作的快捷键——插入脚注为[Alt,Ctrl,F],尾注为[Alt,Ctrl,E]),确认后,屏幕窗口一分为二,上半部分为编辑窗口,在添加注释的地方出现一个小虚框包围着的数字(即注释的序号,以上标形式存在);下半部分窗口为该注释的具体解释内容输入(显示)区,可以在序号后输入注释内容(见图2),输入完毕后,点[关闭]按钮。 图2 说明1:在[插入]—[脚注与尾注]过程出现的对话框中,[编号方式]复选框的含义是:自动编号是Word按注释在文档中出现的先后顺序自动编号;[自定义标记]可以自定义要选用的标记符号(通过对话框中的[符号]按钮来选择)。但,注释顺序不能自动生成,且顺序发生变动时,自定义的符号不能自动更新。 2、将“脚注”位置设定为“页面底端”,其实还有一种位置为“文字下方”,不过比较少用。“编号格式”习惯上使用“?,?,?„”。“编号方式”一般为“每页重新编号”。最后点击“插入”。 如图3,标记文字后出现一个上标状的?,同时页面底端亦出现一个?,在此输入脚注文本,任意长度均可,并可像对其他文本一样设置文本格式。 图3 同一页面中创建第二个、第三个、第四个„„标注,只需执行“插入”?“引用”?“脚注和尾注”,点“插入”就可以了,Word XP将沿袭先前的编号格式对脚注进行自动编号。 你也可以用快捷键插入脚注而无须使用“脚注”命令。根据以上步骤,选定编号格式和其他选项,然后用快捷键Ctrl+Alt+F按顺序插入脚注。 二、关于尾注 尾注也是用于在文档中为文档中的文本提供解释或相 关的参考资料,尾注与脚注的区别是,在默认情况下,脚 注放在每页的底端,而尾注则居于文档的结尾处,这也是 称之为“尾注”的由来,如图1所示: 尾注常常用来说明引用的文献,比如说撰写论文,文末注明所引用的文献或参考的资料,就必须用到这项功能。插入尾注的方法与脚注差不多,同样是执行“插入”?“引用”?“脚注和尾注”,打开如图2的对话框,从中点选“尾注”,其余设置与“脚注”一样。 尾注同样可用快捷键插入,按Ctrl+Alt+D。 Word文档中的题注 当文档中图、表等数量较多时,若用手工添加编号,则易出现错号。若由Word来添加,则既省力又可杜绝错误。 Word给文档中表格、图片、公式等添加的名称和编号称为题注。中间插入题注后,Word立即给题注重新编号;删除、移动题注后,Word也能重新编号。 1、添加方法 例如,为表格添加形式为表X(X为阿拉伯数字)的编号。方法是:?将光标移至需添加编号处,单击插入?题注。?在题注对话框的标签框中选中表格后,单击新建标签(如右图)。?在新建标签对话框的标签框中键入表,然后单击确定。?题注对话框上题注框中的阿拉伯数字前面的表格,将改变成表。单击确定。表X即插入文档。题注文字默认应用题注样式。 2、自动插入 Word具有为插入对象自动添加题注的功能。使用此项功能前需进行相关设置。例如,需要在插入Word 表格时,自动插入表格编号。设置方法是:?单击 题注对话框上自动插入题注按钮。?在自动插入题注对话框的插入时添加题注框中选中Microsoft Word 表格复选框;在标签框中选择相应的标签(如果没有所需的,则可单击新建标签按钮后新建);在位置框选定题注添加在插入对象之上还是之下,然后单击确定。?在题注对话框上单击确定。此后在文档中插入表格的同时会自动添加表格编号。 3、编号式样 默认的题注编号为阿拉伯数字1、2、3„„。若要使用其他式样的编号,则需先单击题注对话框上的编号按钮,然后在题注编号对话框上选择。
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