提高物资计划上报准确率(定)

提高物资上报准确率(定) 2010年河南油田优秀 QC小组成果评审材料 提高物资计划上报准确率 小组名称:计算机网络QC小组 人:崔允玺 张 蔷 发 单位名称:物资供销处涧河供应站 二0一0年十二月三十日 目录 小组概况………………………………………………………… 3 小组成员情况表………………………………………………… 3 计划推进表……………………………………………………… 4 选理由………………………………………………………… 5 现状调查………………………………………………………… 6 原因分析………………………………………………………… 8 确定要因………………………………………………………… 9 制定对策………………………………………………………… 10 实施步骤一……………………………………………………… 12 实施步骤二……………………………………………………… 13 效果检查………………………………………………………… 14 巩固措施………………………………………………………… 15 体会……………………………………………………………… 16 今后打算………………………………………………………… 16 2 小组概况 小组名称 涧河供应站计算机网络QC小组 成立时间 2006年3月 课题名称 提高物资计划上报准确率 注册编号 2010GYQC-002 课题类型 管理型 活动时间 2010年1月-2010 年12月 小组人数 10人 活动次数 14次 获奖情况 2007年获河南油田勘探局QC成果三等奖 表一:小组概况表 制表人:杨培荣 小组成员情况 表二:小组成员情况表 制表人:曾新静 序号 姓名 年龄 文化程度 职务、职称 组内分工 1 崔允玺 本科 站长、高级政工师 技术顾问 2 李志训 49 大专 书记、经济师 技术顾问 3 张 蔷 37 大专 技术攻关 4 曾新静 46 大专 技术攻关 5 鲜 勇 大专 经济师 技术攻关 6 杨培荣 49 大专 办事员、助理政工师 技术攻关 7 王小芳 技术攻关 8 邓红英 大专 技术攻关 9 陈传翠 大专 技术攻关 10 毛仕林 大专 技术攻关 3 计划推进表 活动时间:2010年1月—2010年12月, 计划完成 实施结果 , 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月11 月12 月 题目 P 选定 现状 调查 要因 确认 制定 对策 对策 D 实施 效果 C 检查 巩固 措施 回顾 A 总结 表三 计划推进表 制表人:邓红英 4 选题理由 目前河南油田物资供销处相对应各二(三)级单位的物资 名称以及物料编码常用的以超过70400条，这还不包括不 常用物料20000多条，在以后的工作中这个数字只会越来 越大。而各二(三)级单位向物资供销处提报计划的部门 上级要求 及人员面对如此大的变化，短期内缺少专业人员来相对应 调整。 全面高效的完成处下达的网络采购任务及ERP系统运行 本单位要求 各单位物管计划部门的人员频繁调动也使上报计划的精确 100100% 性大打折扣。物资计划的准确性基本上全靠计划员的经验 选题背景 积累。 把相对专业的物料名称、规格、编码、计量单位、技术标 准等知识固化在EXCL模板上。使真正的使用单位及各所在选题理由 单位计划物管部门能够在“源头”上准确、及时、快捷、 规范的上报物资计划。从而加快物资保障生产的速度和准 确性。 确定课题 提高物资计划上报准确率 图一:选题理由 制图人:邓红英 5 现状调查 物料描述及规格的准确性 需求计划 需求日期的合理性 技术质量要求在计划中起到的作影响计划准确 用 率的几个主要 料单位 因素 采购申请中数量、金额的准确率 采购计划 计划对库房储备定额的控制及预 警 图二: 现状调查 制图人:张蔷 现状调查 1、物资供应流程中有句口头禅“计划是龙头”计划的准确率在物资供应链中的地位日益重要～涧河供应站做为我处的一个服务窗口～有义务做出更多的努力。为此本QC小组将围绕如何提高物资计划上报准确率的问题开展活动。各单位物管计划部门的人员频繁调动也使上报计划的精确性大打折扣。物资计划的准确性基本上全靠计划员的经验积累。各单位基层使用人员更是以习惯、口语等形式上报表达物资计划。如:某单位上报计划时这样描述“生产急用胶管一根”“水泥两袋”等等。对于胶管的口径、长度、压力等并无说明。同样对于水泥的成份、标号等也多半不明所以。而要求所有生产单位对“胶管”是输水、耐压、还是埋线、高压钢丝管等有着全面的知识了解是短期内无法达到 6 的。即使是一位很有责任心的使用者可能也无法明白水泥的硅酸盐成份到底是多少。建立二,三,级单位Excel计划模板表格的意义就是:把相对专业的物料名称、规格、编码、计量单位、技术等知识固化在网络系统上。使真正的使用单位及各所在单位计划物管部门能够在“源头”上准确、及时、快捷、规范的上报物资计划。从而加快物资保障生产的速度和准确性。 2、近三年涧河供应站计划工作量见下表: 需求采购金额 计划员采购金额 地点 时间 项数 计划 计划 ,亿元, 人数 ,亿元, 涧河供应站 2008年 1341 471 8970 4.8 4 0.897 涧河供应站 2009年 840 223 5320 3.7 4 0.235 涧河供应站 2010年 620 114 5474 5.4 4 0.282 表四:近三年涧河供应站计划工作量 制表人:毛仕林 3、2010年～调查方向及技术统计: 序号 问题 反应累计频数 所占百分比 累计百分比 人数 1 计划中库房储备定额的控11 11 22% 22% 制及预警 2 计划中物料描述及规格的7 18 14% 36% 准确率 3 计划采购申请中“数量、金9 27 18% 54% 额”的准确率 4 技术质量要求在计划中起5 32 10% 64% 到的作用 5 需求日期的合理性 18 50 34% 98% 6 计划物资的周转速度 1 7 2% 100% 表五:计算机问题频数表 制表人:毛仕林 7 用户反映问题频数图: 100% 90% 76% 58% 36% 物料描述 数量 规格 质量要求 售后服务 图三:计算机问题频数图 制图人:毛仕林 4、近四年基层单位上报涧河供应站因要素不全计划变更情况表: 2007年 2008年 2009年 2010年 需求计划 20-40 37 29 16 采购计划 5-10 10 15 20 表六:近四年基层单位上报涧河供应站计划变更情况表 制表 人:邓红英 通过以上资料可以看出～涧河供应站每年的计划工作量都很 饱满～随着ERP系统升级及深入～涧河供应站每月计划组所编制 的各类计划近200份/月～仓库收发表单据平均达到,1700份/ 月,～计划准确率的公式是: 1,(变更需求计划项数+产生积压物资的计划项数) 需求计划准确率= ×100% 物资需求计划总项数 8 原因分析 涧河供应站人员少、任务重～要完成处下达的各项管理指标是有一定难度的。本QC小组力争能采用优化技术进行、以最短的时间和最省的资源、得到最佳的效益。 小组分析原因如下: 从上面的关联图可以看出～造成供应站计划准确率有以下几个原因: 1、物资描述及规格, 2、采购申请中“数量、金额”的准确, 3、储备定额的控制及预警, 4、需求日期的合理性, 5、技术质量要求在计划中起到的作用, 确定要因 本QC小组通过关联图～对末端子因素进行了讨论～并对其进行了量化分析～2010年物资供销处对涧河供应站以经营管理中下达以下几个硬指标: 结果如下: 序量化 要因 末端子因素 分析 号 分析 确认 The index 1 计划准确率的指标值 100% 要因 Purchasing rate 框架采购率 2 60% 要因 3 Promptness rate 采购计划编制及时率 98% 非要因 Supply timely 4 供应及时率 98% 要因 rate 表七:要因分析表 制表人:杨培荣 9 制定对策 序完成 要因 对 策 目 标 措 施 责任人 号 时间 崔允玺 物料描准备邓红英 数据库的建述及规主要工作:从ERP1 ,Prepar2010.4 杨培荣 立健全 格的规系统中提取 ation, 张 蔷 范 通过颜确定事件性质和检测储备定额预色的自张 蔷 影响的严重程2 (Detecti警、大额数量动变化2010.6 鲜 勇 度～通过预警做on) 预警 提醒计毛仕林 出正确判断 划员 建立二,三,级单位Excel计划模板表格的意义就是:“把复杂的工作简单化”以往计划的准确率是依靠计划员个人的工作经验及各级领导的层层审批来完成的。这种情况存在失误的可能性,有很多案例证明个人的失误会给企业造成一定的损失～在这方面我们有很深痛的教训,。QC小组试图在计划编制过程中找到一些避免失误的方法～从而提高计划的准确率。计划员在具体工作时～第一步是:接收使用单位的需求计划～依据此进行平库或编制采购计划。而这所有的工作都建立在OFFICE EXCEL表格上～本QC小组在常规月度“计划表”上设立部分关键数据“单元格”使计划员在具体工作时通过填写关键数据～使EXCEL表格具备常规数据预警功能。具体方式是通过颜色的自动变化来实现。从而建立计划预警系统。计划模板中“金额”一项依据ERP系统基本可达100%。“品种”及物料的描述及规格。重点因是控制“数量”～这对基层单位计划员的要求是极高的。 10 实施阶段,D, 技术攻关:设定规范统一的EXCEL计划表。将ERP系统中以有的物料数据导出,共导出22065条～小组成员邓红英、毛仕林整理,建立计划物料数据库以便于计划员在工作中方便查找规范名称及物资编码节省工作时～提高准确率。 11 实施步骤一 河 南 油 田 物 资 需 求 计 划 表(月度、急用料) 单位名称(盖章): 大 类: 填报时间: 申报人: 计划编号: 大类名称: 接收时间 接收人: 物物需求量 库申请量 移成库需质申序资料单单存动本工存求量备请数金 数金 号 编描位 价 平类中厂 地日要注 号 量 额 量 额 码 述 衡 型 心 点 期 求 1 2 3 4 5 6 7 8 合计 计划员: 部门审核: 年 月 日 年 月 日 采购供应部门负责人审核: 单位分管物资计划领导审批: 年 月 日 年 月 日 表九:制表人:张蔷 预 警 栏 概要:计划员添写库存规定的储备定额，当计划金额大于储备定额时“合计”栏储备定额预警: 将自动变成红色. 概要:计划员添写所属大类预警数量，当计划数量大于预警数量时“数量”栏将大额数量预警: 自动变成红色. 重要物资预警: 概要:所属大类中是否有重要的采购物资，添写关健词 表十:制表人:张蔷 12 实施步骤二 ERP数据库导入 数 去除重复数据 据 建立数据库与计划模板的链接 库 建 与系统同步更新 立 图五:数据库步骤图 制图人:张蔷 涧河供应站主要服务于钻井公司及涧河社区。将“计划模板”及ERP物料数据库推广给服务单位,各单位物管站,建议其具体计划人员以此做为参考～使这些计划人员在上报计划工作中规范。可以直接有效的提高物资计划的准确率。 13 效果检查,C, 计划变更明显降低～基本杜绝因“计划要素”不全或不准确而形成计划失误。使计划上报率大幅度提高。 实施前50次 实施后7次 图六:实施效果图制图人:杨培荣 通过涧河供应站领导班子的认真督查及全体计划组的共同努力。2010年涧河站物资需求计划上报达100%的准确率。完成了处下达的指标值。采购计划编制及时率达99%。 14 巩固措施 “计划模板”通过实施已证明了具有一定实用性～其有效措施得到现场确认。本QC小组认为可以进一步推广试用～我们将在巩固期内做好记录～并用数据说明成果的巩固状况。并从基层计划员的实用中得到应用体会。认真总结～通过此次活动取得的无形效果。 15 体会 我们对QC小组成员本次活动的前后状态进行了评价如下: 项目 自我评价(分) ÖÊÁ?ÒâÊ?质量意识 3 4 6443 2ÍÅ?Ó??Éñ～öÈËÄÜÁ?5个人能力 3 4 4430 2QC知识 2 4 344?â?öÎÊÌâµÄÐÅÐÄQCÖªÊ?解决问题的信心 3 4 团队精神 4 5 ×ÔÎÒÆÀ?Û???Ö?? ?î??Ç?×ÔÎÒÆÀ?Û???Ö?? ?î??ºó 图七:自我评价图 制图人:张蔷 今后打算,A, 积极主动建立计划上报网络化～实现计划表格规范化～在计划上报中定制好物料描述及标准。现代“计划”上报应努力实现与仓储管理系统一体化～努力寻求与岗位管理之间的衔接～做到不完全依赖计划员的工作经验～为以后培养新人、换岗、轮岗等情况形成系统规范的模式。同时～物资供应工作应完全以使用单位为中心～向其提供易操作而又规范的计划上报流程或格式是我们物资供应人的义务～从而更好的满足生产的需求。 16