《档案工作实务》——科技档案(完整)

《档案工作实务》——科技档案(完整) 科技档案管理实务 第一章 科技档案 科技档案是科学技术档案的简称，科技档案是国家档案的重要组成部分，是涉及技术类档案的总和，其由不同种类的档案构成。 第一节 科技档案基本概念 一、科技档案定义 科技档案在不同时期有不同的定义，其定义方式随着档案理论的发展和档案内容的变化为发生改变，从学术上有多种不同的阐述，从国家法规上，曾出现了两次定义: 第一种定义:1980年国家制定的《科学技术档案工作条例》第二条规定:科技档案是科学技术档案的简称。是指在自然科学研究、生产和基本建设等活动中，形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录音录像等科技文件材料。 从定义中我们可以得出“科技档案是科技文件材料”的结论，体现出了科技档案与科技文件材料的必然联系和相互转化的关系。 (一)科技文件材料概念 科技文件材料是记录和反映科技活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。是在科技、生产活动中,按照一定的程序和要求直接形成的具有特定体式的、现行的原始记录。具有5个特征: 1、科技文件材料是以文字、数字、线条、符号、声像、电磁信号等形式表达的一种工具。 1 2、科技文件材料是在科研、生产、建设等科技活动过程中形成的真实记录，是人们的科技思想和科技活动的真实反映。 3、科技文件材料是在科技活动中正在形成和使用的、尚未归档的文件材料。 4、科技文件材料是图样材料、文字材料、表格计算材料、技术照片、缩微胶片、计算机数据、录音、录像等特殊载体材料的综合性统称。 5、科技文件材料基本是按照国家的专业技术标准、规范编制、制作而形成的。 第二种定义:1989年国家档案局颁布的标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》中表述为“科学技术档案，是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。” 随着档案工作理论的逐步发展成熟、对科技档案研究和认识的深入，以及实际情况的改变，科技档案的外延发生了变化，也即科技档案的外延实际超出了科技文件材料的范围，原有的定义产生了一定的局限性，因而国家档案局在标准中对科技档案重新定义，国标中的定义弥补了科技档案仅局限于“科技文件材料”这一缺陷，对指导现实工作具有实际意义。这个定义对科技档案做了比较全面、系统、准确的概括和表述，它揭示了科技档案的内容性质和来源，同时，规定了科技档案同一般文书档案和其他档案在性质上的区别。 (二)科技档案定义的含义 科技档案定义揭示了科技档案产生领域、来源、形式等方面内容: 1、科技档案产生的范畴 定义中指明了科技档案是记述和反映人们科技活动中形成的档案，主要是在科研、生产、建设等活动中产生，这是科技档案的主要特征，也指明了科技档案形成的领域、内容和来源，表明了科技档案与其他档 2 案的区别。 科技档案的产生领域:主要产生于工厂、矿山、设计院、科研院所、高等院校以及地质、测绘、水文、气象、航天等部门;工业、交通、能源、建设和军事主管机关也产生数量较多的科技档案;农业方面也产生农业科技档案。综合而言，凡是有科技活动的地方就会产生科技档案; 部分机关、事业单位有少量的基建、设备等科技档案种类。 2、科技档案的来源 (1)科技档案主要来源于科技文件材料的归档 当一项科技活动结束后，其形成的科技文件材料就必须交由单位的档案部门管理，这就存在档案移交归档这个工作，也是科技文件材料向科技档案转化的环节。在这个环节中，科技文件材料形成部门对科技文件材料进行鉴别、挑选，将不具备保存价值的或者多余的部分，剔除出来，将能够全面、系统、真实反映事物本质的部分保留下来，转化为科技档案。通过归档这个环节实现科技文件材料向科技档案的转化。 科技档案与科技文件材料的联系与区别: *联系。科技文件材料和科技档案的基本内容相同，科技文件材料是构成科技档案的基本要素，科技档案是科技文件材料的归宿。 *区别。科技文件材料与科技档案的外延不同，科技档案是由具有保存价值的、“应该归档保存”的那部分科技文件材料转化而来的。而科技档案又不完全由科技文件材料构成。 (2)科技档案部分来源于具有文书性质的文件材料归档 此处文书性质的文件材料特指由政府主管部门制发的、与科技活动密切相关的各种“红头”文件。这些“红头”文件以政府公文形式出现，在文件形成机关，这些文件归入单位的文书档案，但由于这些文件相当多的属于政府对项目活动的批准文件，是项目合法活动的重要依据性材料，与项目档案密不可分，因此这部分文书文件材料成为科技档案的重 3 要组成部分。 在判断一个单位的档案归类过程中，需要妥善处理好文书档案与科技档案的划分问题，正确划分文书档案与科技档案归属是检验一个单位档案业务基础工作是否符合国家标准的重要尺度，对于开展档案管理规范化建设具有重要意义。正确区分科技档案与文书档案，可以科学地解决一个单位各项活动所形成的档案的归属问题，可以明确哪些应该归入科技档案，哪些应归入文书档案，便于系统保管和查找利用。 (3)科技档案少量来源于科技资料的转化 科技档案主体部分主要由科技活动自身产生，由直接记述和反映科技活动(科研、生产、建设)活动材料转化，但是在科技活动中，少量的技术资料往往可以借鉴一些成熟的、具有标准化性质的科技资料，这些科技资料有可能是为了某项科技活动参考的目的而收集或购买的，虽然它不是活动自身产生，不直接记述和反映本单位科技活动的状况，但有可能被借鉴、采纳而最终成为某项科技活动的一个组成部分，因而，这部分科技资料就转化为科技档案。 下面的科技资料有可能转化为科技档案: ?地质、水文、气象等科技资料，是基本建设和某些科研的重要参考资料，在基本建设和特定的科研活动中，需要借鉴、参考特定地区相关的地质、水文、气象资料，这些资料通常保存在某些专业部门，需要通过购买方式获得，由于其与科技活动密切有关，应纳入科技档案管理，而非科技资料。如工程项目中的基建档案，在进行基建活动的前期，需了解地形地貌、地质(或者水文地质、气象、地震)情况而向有关部门购买这方面的资料，在工程完工后，这部门资料应作为该工程基建档案的一个重要部分而归档。 ?外购设备的随机文件，是设备安装、使用、维修、管理的依据，应列为本单位的科技档案(设备档案)，而非设备资料，否则容易造成 4 设备档案的丢失。 科技文件材料 科技档案 文书文件材料 科技资料 科技档案构成示意图 3、科技档案分布范围 科技档案主要分布于企业、科技事业单位，这些单位以科技档案为主，但文书档案及其他类别档案也较多。对于“文书档案”，由于企业、科技事业单位情况复杂，类型较多，规模大小不同，因此，企业“文书档案”有不同的称呼，国有大型工矿等生产型企业，国家档案局在《工业企业档案分类暂行规则》中，将文书档案分成四大类:党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四个类别，不再出现“文书档案”的概念。而非生产型企业(或小型企业)及科技事业单位一般合并称为“企业管理类”档案 党政机关、文化事业单位以文书档案为主，但也会形成基建档案、设备档案等科技档案的类别。 5 (三)如何区分科技档案和文书档案 区分科技档案与文书档案是一个单位的档案整理过程中经常遇到的业务问题。按照国家档案局制定的《科学技术档案案卷构成的一般要 ——2002)，科技档案必须遵循成套性原则，做到齐全、完整、求》(GB/T 准确、系统，因而准确划分文件材料的归属，成为一个重要的业务规范问题，可以从以下两个方面判断文件材料的归属，准确划分科技档案与文书档案: 1、从文件材料的内容方面判断 科技档案与文书档案的不同主要体现在内容上，因此，要首先分析、研究文件材料的内容。重点掌握以政府或者政府部门“红头文件”形式出现的某些文件的归属问题。 一般情况下，政府或者政府部门以“文号”形式形成的文件，在文件形成部门应归入文书档案。而在特殊情况下，某些“红头文件”与科技活动有关，则不能将其归入文书档案，而应归入科技档案。下列情况应作为科技档案管理: (1)以文件形式下发的科研课题任务书，作为课题的依据性文件，课题成果申报获奖批准书，应归入科技档案中的科研档案类，与课题研究过程中形成的其他文件材料一起立卷归档。 (2)以文件形式下发的有关基建活动的文件，作为基建项目的依据性文件，应归入科技档案中的基建档案类。这类文件主要有工程项目的立项报告、各级政府的批准文件或有关主管部门的批准文件;有关该项目的基建经费的下拨计划;环保、消防、卫生、审计、统计等部门关于该项目的审批或者验收文件等，应该与该项目形成的其他文件材料一起立卷归档，而不能划归文书档案。 (3)设备引进的申报及批准文件，归入科技档案中的设备档案类。 (4)与产品开发、研究、申报等有关的批准文件及获奖文件等， 6 应归入科技档案中的产品档案类。 2、根据单位性质具体区分 (1)一般来讲，党政机关产生的主要是文书档案，科技档案数量不多。若有形成的，只有少量的基建档案和设备档案。若形成的基建档案数量非常少，则可按照成套性的要求整理后，归入文书档案编号及管理;若基建档案数量较多的，则可以设置“基建档案”专门类别来管理，某些与基建项目有关的文书材料同时归入基建档案。 (2)以科研、生产、建设为主营业务的企事业单位，产生的主要是科技文件材料，因此，本单位的科研、生产、建设和业务管理工作中形成的文件材料，包括上级机关下达及本单位上报的科研、生产、建设的计划、批复、办法等以及本单位其它管理性文件，均作为本单位的科技档案保存。 对企事业单位来讲，技术性机构的文件材料技术性较强，可以侧重科技档案，某些不易区分的文件材料一般可划为科技档案。 (3)以商贸、旅游、服务为主营业务的企业，产生的文件材料可以参照机关档案种类的设置及文件材料的归类方法，准确划分文件材料的归属。 7 第二节 科技档案的种类 科技档案是一个总体概念，从不同的角度可以划分不同的种类，从科技档案概念外延扩展角度，它又细分为多种实体档案种类。按其信息内容和载体形式可做如下划分: 一、按载体形式分为:原始型科技档案、传统型科技档案、现代型科技档案。 1、原始型科技档案。在纸张发明之前存在的，以龟甲、兽皮、石头、青铜、泥版、竹木、缣帛等为记录载体材料，其中涉及科技方面的内容，可称之为原始型科技档案，但现今可见的微乎其微。 2、传统型科技档案。以纸张为记录载体材料，一般称之为传统科技档案，也成为纸质科技档案，这类科技档案数量庞大，占绝对优势。 3、现代型科技档案。与传统型科技档案比较而言，以感光材料、磁性材料等新型材料为记录载体材料，这种科技档案将大幅度增加。 二、按内容性质分为:科学技术研究档案、工业生产技术档案、农业生产技术档案、基本建设档案、设备仪器档案和专门技术档案。 在日常的档案管理中，一般所讲的科技档案是指从档案的内容性质角度划分的档案种类，亦称之为常见的科技档案类型，包括:科研档案、产品档案、农业科技档案、基建档案、设备档案(后文详细介绍)。 三、“文书档案”与“科技档案”的类别差异 在习惯上，人们一般将“文书档案”与“科技档案”并列相称，但两种档案是有差异的。文书档案既是档案范畴中的一大门类，又具有特指性质和实质的内涵，而科技档案是一种概念，不具有特指性质，它由反映技术方面的不同种类档案组合而成。理解其中的差异，有利于各具体单位的档案工作人员更好地把握单位档案的实体分类。在编制本单位的档案分类大纲及编号方案时，文书档案应与科技档案中的实际类别排 8 列在同一个层次上，例如:文书档案、基建档案、产品档案„„ 四、专门科技档案 专门科技档案，是指在自然科学领域中，某些专门性科技活动所形成的各种专门记录构成的档案种类。这些档案在形成过程、内容构成、记录方式和载体形式等方面皆有别于一般的科技档案，具有很强的独特性，主要有以下八种: 1、气象档案。是指在气象观测、气象预报和气象业务技术管理活动中形成的科技档案。主要产生于各级气象管理和技术部门。 气象档案主要有气象记录档案、气象业务技术和服务档案、气象业务技术管理档案等。气象档案是我国现有科技档案中，规范化程度较高的档案种类，不仅完整性、准确性程度较高、而且各种文件材料的用纸、规格、式样和内容标准化的程度也高。 2、天文档案。是指在天文观测、严加活动中形成的科技档案。主要产生于各级天文台、观测站。 天文档案包括三种成分，一是天文观测活动中形成的各种原始记录、图表和照片;二是根据原始记录综合分析整理的各种报表和预测;三是观测规范和仪器设备的常数记载材料。 3、水文档案。是指在水文观测、预报活动中形成的科技档案。主要产生于江河湖海泊、海洋水文观测站等。 水文档案包括水文观测、水情预报、水文计算、水质分析等种类，其主要成分包括观测记录、水文采样记录及分析原始材料、水文报表、水文图样等。 4、地质档案。是指在地质工作活动中形成的科技档案，主要是相关的地质部门在地质调查、地质勘探等活动中形成的记录和成果。 由于涉及到地质专业工作的科技活动很多，因此地质档案内容相对复杂，按其专业性质划分，包括地质调查和普查、矿产地质、工程地质、 9 水文地质等档案种类。地质档案主要包括各种有关文件材料的底图、底稿、原图、记录本原始材料，以及中间成果和最终成果材料等。 5、测绘档案。是指在大地测量和地图绘制活动中形成的科技档案。 测绘档案也比较复杂，按不同使用性质划分，可分为基本测绘、专业测绘、特种测绘等档案种类。测绘档案内容主要包括各种照片、原始记录、地图、地形图、线路图、成果表、计算书、技术总结等。在航拍测绘中还形成摄影底片、鉴定表、索引图。 6、地震档案。是指在地震监测、地震分析研究和地震预报活动中形成的科技档案。主要产生于地震部门。 地震档案包括地震监测和地震分析预报等两种档案，其主要成分有地震地质、基础探测、地壳形变、前兆、裂变、监视预报等记录、图表、计算材料及文字报告等。 7、环保档案。环境保护档案的简称，是指在环境管理、环境监测活动中形成的科技档案。主要产生于环境保护专业部门和工矿企业。 环保档案包括环境管理、环境监测等档案种类，主要内容有各种管理性文件材料，环境污染调查材料、化验分析材料、治理污染材料、环境监测材料和环境评价材料等。 8、医疗卫生档案。是指在各种疫病预防、治疗、护理和卫生监督活动中形成的科技档案，其内容包括各种病案、临床经验总结、护理技术总结、流行病的调查与防治以及卫生监督活动中形成的各种原始记录、照片、报告等。 10 第三节 科技档案的特点 科技档案与科技文件材料基本具有共同的特点，即:专业技术性、多样性、通用性、标准性、成套性特点。 专业技术性、多样性、通用性、标准性特点主要体现在的形成方面，由于科技档案绝大部分由科技文件材料归档而来，而科技文件材料基本在技术部门中按国家相关标准编制而成的，自有其规范性要求，是其内在特点，因而档案人员只需了解即可。而成套性特点，既是科技档案形成的要求，同时也是档案部门管理的重要依据，需要档案人员重点掌握。 科技档案的成套性，是指围绕一项独立的科技活动所形成的一整套科技档案，是一个具有内在联系的、密不可分的整体。这个整体就是一套科技文件材料。科技活动通常是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的，例如一个科研课题的研究、一项基建工程的建设、一中型号产品的研制和生产、一台设备的管理和使用等。伴随着一项独立的科技活动，必然形成相关的文件材料，这些文件材料就构成了该项活动的材料整体。从形成到以后的管理、使用，这些材料都必须集中在一起，而不能分散存放，否则将影响管理和使用的效率。 成套性特点，集中体现在科技档案的形成和内容构成两个方面，它对于科技档案的实体管理起着重要的理论指导作用，诸如归档的完整率、科技档案的分类整理、移交或进馆，以及鉴定、保管、统计和开发利用，都需要考虑科技档案的成套性特点。 11 第二节 科技档案实体管理 科技档案的实体管理主要是指针对科技档案所开展的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等各项业务工作的管理，一般称之为业务工作“六环节”。科技档案的各项业务，相对而言都是独立的环节，解决不同的问题，完成不同的任务，缺一不可。本节重点讲授科技档案的收集、整理和鉴定等技术性、操作性内容。 第一节 科技档案的收集 一、收集工作的概念 科技档案的收集，是指单位档案室和科技专业档案馆按照一定的原则和规范，通过接收、征集等方式，将分散保存的科技文件材料和科技档案分别集中起来，实现集中统一管理的一项业务活动。 二、收集工作的内容 科技档案收集工作包括基层档案部门的收集和科技专业档案馆的收集，其具有两个方面的含义: (一)单位内部的科技业务部门按照归档制度的要求将科技文件材料向档案室归档移交;从另一角度讲，是档案室依据归档制度的规定接收科技业务部门的归档案。当一项科技活动结束或告一段落后，科技业务部门和有关科技人员按照工作程序和归档制度的规定，对科技文件材料系统整理后，向单位档案机构或档案人员移交归档。这是在正常情况下，收集工作的收集形式和主要方法。 (二)档案室对漏归或者散存在科技人员个人手中的档案采取一定的方法进行收集。企事业单位，常常有零散的科技文件材料形成，这些零散的科技文件材料都具有保存价值，按正常渠道无法收集，所以要随 12 时收集这些零散材料，如产品科技文件材料随时增加。 对科技文件材料的接收、收集称之为归档，对档案的接收、收集称之为进馆。 归档是科技、生产部门向本单位的档案室移交(如果本来就是由档案室承担积累和整理的单位，就不经过归档的阶段)。基层档案部门的收集，就是通过接受科技文件材料的归档来实现的。归档转变了科技文件材料的性质，使科技文件材料转变为科技档案。 进馆则是按行政区划和专业性质由科技档案的形成单位向各级各类档案馆移交。如项目建设档案，项目完工后需向城建档案馆移交竣工档案。科技专业档案馆的收集工作，是按照进馆制度，接收有关单位移交来的科技档案来实现的。进馆改变了科技档案的使用性质，使科技档案由主要为形成单位服务转变为向社会各界服务。 三、科技文件材料的归档 收集工作是一项由文件管理转入档案管理的承前启后的工作，科技档案主要来源于科技文件材料的归档，科技文件材料经过业务部门的收集、积累和初步整理后，按照一定的制度和要求，向档案室移交归档，集中保存。因此，科技文件材料的归档既是档案室需要重点把握的工作，也是科技档案管理的开端。科技文件材料的归档是在科技部门与档案部门之间进行。 科技文件材料的归档，必须严格遵章执行，而非随意的移交。随意的移交有可能造成归档材料不全、档案质量不高、归档部门责任不强、责任不明等现象。在现实工作中，由于归档环节把握不严而出现的问题不胜枚举，应引起基层档案部门的高度关注。 科技文件材料的归档是以归档制度为依据的而进行的，即档案室依照归档制度接收科技文件材料归档。科技文件材料的归档制度，是科技管理和科技档案管理的基本制度之一，其内容包括:归档范围、归档时 13 间、归档份数、归档要求、归档手续。 (一)归档范围。其作用是确定那些科技文件材料应该归档。 归档范围，一般每个行业、每个部门、每个企业在档案管理中都会制定，是归档制度的主体、重要部分。制定本单位的归档范围时要注意3点: 1、要掌握本单位的基本职能活动，将本单位基本职能活动中形成的科技文件材料作为归档范围的主体。 2、要研究和分析本单位科技活动的范围，掌握本单位在科技活动中形成的科技文件材料的种类和成分，确定在归档范围中，应该包括哪些方面的科技文件材料。 3、正确划清科技文件材料与文书材料、科技资料的界限，以保证归档材料内容体系的完整性，不要把应该归档的科技文件材料归入文书材料、科技资料中。 归档范围与保管期限表是一个共同体,在编制归档范围的同时，标明每一种归档文件的保管期限。(常见科技档案类型见附件一) (二)归档时间。指业务部门向档案室移交科技文件材料的时间。 由于各部门、各专业的规定不同，科技文件材料的具体归档时间也不可能完全一样。正确的归档时间，对科技文件材料的保护和科技部门的正常秩序有实际意义:归档时间过迟，科技文件材料长期散失在业务部门或个人手中，容易散失、损毁，增加档案部门收集的难度;归档时间定得太早，会影响科技部门或人员的使用。因此，在实际工作中可采取随时归档、定期归档两种方式，具体情况按下列执行: 1、科技活动结束后归档。一般来说，形成周期不太长的科研、生产、建设活动的科技文件材料，适宜采用这种方式归档。如:专业技术会议的文件材料，应在会议结束后及时整理归档。 2、按阶段归档。周期过长的科技活动，其科技文件材料可以按形 14 成阶段归档。如:产品设计文件材料应在产品几定型鉴定后即使整理归档;工艺文件材料在在正式投产后归档。 3、按项目的子项完成时间归档。大型的设计项目、工程项目或研制项目(课题)，不仅设计、施工、研制的周期较长，而且每个项目都由若干子项、单项工程或若干专题组成，这些“子项”，作为整个工程或课题的组成部分，不仅相对独立，而且进展上常常不平衡，为保证工作的正常进行和科技档案的完整、系统，在一个子项或单项工程、一个专题结束后，即可归档，工程竣工后，再全面整理归档。 4、按年度归档案。分三种情况: (1)活动周期较长，而按年度界限归档更合适的科技项目的文件材料，可按年度归档。如:农林牧渔业等。 (2)对某些自然现象的观测、观察活动中形成的科技文件材料，如:气象观测、水文等活动。 (3)那些作为科技档案归档保存的管理性文件材料，可按年度归档，如:基建项目的批准文件等。 5、随时归档。 (1)科技文件材料的复制部门同档案部门合一的单位，科技文件材料随时设计、随时归档、随时复制发放。 (2)机密性较强的科技文件材料，随时产生，随时归档。 (3)外来材料，如设备开箱随机文件，随时归档，然后在提供利用。 以上是科技文件材料归档的一般性指导原则，对于常见的科技文件材料可以按照其转化后相对应的科技档案种类具体实施归档时间: (1)基建工程科技文件材料(归档后转化为基建档案)。由于基建工程规模有大有小，因此，可根据工程规模大小决定归档时间。规模大周期长、子项工程多的，按子项工程完工时间归档，若干子项工程都完 15 成归档后，则此项目归档工作全面完成;规模小或是单项工程，可采用项目完工一次性归档(如:一栋办公楼、一条道路或一座大桥、一个码头、一段堤坝等);基建工程的设计文件、依据性文件，基础性文件，可一次性归档。 (2)工业产品、工艺等科技文件材料。在产品定型正式投产后归档。也可以分阶段归档。 (3)设备、仪器方面的科技文件材料。随机文件在开箱后立即归档，设备、仪器安装调试材料在正常运行后归档。 (4)科研课题的科技文件材料。在课题结束、成果鉴定后归档，研究周期长的可按阶段归档。 (5)设计、变更、修改补充或设备维修的科技文件材料。随时归档。 (三)归档份数。确定科技文件材料的归档份数时，应注意以下情况: 1、满足日常查找利用的需要; 2、保护档案原件的需要; 3、报送专业档案馆的需要; 掌握的原则: 1、一般情况下，科技文件材料归档一份，重要的或者使用频繁的可以增加归档的份数，专供日常借阅使用。 2、科研、产品档案，重要的、需永久保存的科技文件材料，归档二份。 3、设备档案，包括随机文件、安装调试文件材料归档一份。 4、基建档案，归档二份以上，一份自存备用，另一份根据城市建设档案管理的有关规定，移交城建档案馆保存。 (四)归档要求。主要是指科技文件材料归档的质量要求。凡属于 16 归档范围内的科技文件材料，移交归档前，应符合下列要求: 1、归档科技文件材料符合系统性、成套性的要求，必须收集齐全、完整; 2、归档科技文件材料内在质量要高，文件材料的线条、字迹清晰，纸质优良，签署完毕，书写材料达到长久保存的要求，不能用铅笔、普通圆珠笔及复写纸书写;在当前大量通过打印机输出文档的，必须使用经国家权威部门检测的耐久的打印耗材(耐久性墨水和碳粉)打印归档文件; 3、归档科技文件材料应由归档单位技术负责人或主管领导审核签字; (4)几个单位协作完成的科技项目，主办单位应保存一套完整的科技档案，协作单位保存自己承担任务部分的科技档案，并将复制本送主办单位保存; (5)归档科技文件材料应经过系统整理和编目，材料分类科学，封面填写清楚，标题确切，文件材料排列有规律。 (五)归档手续。科技文件材料归档时，必须履行交接手续，其内容包括两个方面: 1、归档部门对归档材料基本情况要做简要说明，编制归档说明书。 2、必须办理必要的交接手续。归档的科技文件材料，必须编制移交目录或清单一式二份，移交时按清单交点清楚，交接双方签字，各存一份，以备查考。 四、档案室收集工作的措施 科技文件材料的归档的主体是业务部门，但是为了保证文件材料的质量，档案部门应主导归档工作，应加强对归档工作的监管，监管的方式体现在以下的收集措施上: (一)指导科技业务部门建立健全科技文件材料归档制度，并对归 17 档制度执行情况进行严格监督、检查，把归档工作落实到人，明确部门归档责任制。 (二)抓住科技、生产、建设程序中的关键环节和关键阶段开展收集工作: 1、科研档案抓住课题年度总结、成果鉴定阶段。 2、机械产品要抓住样机鉴定和定型鉴定两个环节。 3、工程设计档案抓住初步设计完成，设计结束阶段。 4、基建档案关键抓住竣工验收阶段。 5、设备档案:与工程连在一起的设备抓住竣工验收阶段。自制设备按照机械产品档案方法收集。 6、外购设备抓住开箱验收和安装调试阶段。 (三)做好收集工作的“五个结合” 收集工作要与一项科技活动的计划管理相结合;接收科技文件材料归档与现场收集相结合;随时收集与集中收集相结合;对内收集与对外收集相结合;对集体收集与对个人收集相结合。 (四)收集工作中应注意的几个方面 1、对于协作项目的科技文件材料,要抓住主持单位做好收集。 2、抓住归档制度建立前的科技文件材料收集。这一阶段，由于制度不健全，前期形成的一些文件材料会分散保存在业务部门或个人手中，如“筹建处”等。 3、抓住企事业单位机构调整、任务变动、科技人员变更、调动时做好收集。 五、科技专业档案馆的收集 科技专业档案馆的收集主要是根据专业档案馆档案进馆范围，接收企业事业单位移交的科技档案。所以说，它也是档案形成单位与相关档案馆之间进行。 18 目前，我国档案馆的设置有4种类型:国家综合性档案馆、专业档案馆、部门档案馆和企业事业单位档案馆，其中后3种具有科技专业档案馆性质，例如:城市建设档案馆、地质、水文、测绘档案馆等为专业档案馆;房地产档案馆为部门档案馆，还有大型企业设置的企业档案馆，企业档案馆需报当地档案行政管理部门备案。 地方各级综合档案馆除收集接收机关事业单位的文书档案外，还接受本行政区域内的重大建设项目等科技档案，撤销单位的科技档案。 部门档案馆和企业、事业单位档案馆分别收集接收本部门和本单位形成的科技档案。 19 第二节 科技档案整理 一、整理工作概念 科技档案的整理，就是按照一定的原则和方法，遵循国家档案业务标准，对科技档案进行系统整理和科学编目，按一定的分类集中、排列组成案卷，以便更好地保管科技档案。 档案整理是档案工作规范化建设最基础、最重要的业务环节，是各单位日常档案管理最主要的业务工作内容。整理工作必须严格遵循国家有关档案业务的标准、规范进行，无论是文书档案，还是科技档案，以及其他专业类型档案，务必按照国家及行业部门的标准、规范进行整理，这是必须坚持的原则。 科技档案的整理包括两方面内容:科技档案的系统整理和科学编目。 系统整理，是对科技档案分门别类，有秩序地排列，使之条理化和系统化，从而反映科技档案内在联系，其具体工作内容是:分类、组卷、编号、排列。 科学编目，就是通过一定的形式，按照一定的要求，正确固定科技档案系统整理成果。其具体内容:编制科技档案目录。 科技档案整理工作原则:遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系，充分利用原有整理基础，便于科技档案的保管和利用。 这个原则在档案整理过程中，有很大的指导意义，从内容看在整理过程中，要遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系，即根据其成套性特点保持成套完整。前文讲过，如一项建设工程从立项、设计、施工、竣工使用等;一个课题从选题到实验、鉴定、推广等成套，保持它的整体。任何人为地把一组自然形成的成套的档案 20 材料分散打乱，任意拼凑的方法都是不科学的，也是不符合规范要求的。 考虑原有的整理基础，不是全部打乱原来整理成果而重新整理，而是尽量利用原来基础，减少工作量，提高管理效率。 从科技档案材料形成和运动的全过程来说，整理工作通过两个阶段来完成。 第一个阶段，是在科技文件材料归档前，由科技文件材料的形成者，在本单位档案部门的指导下所进行的整理。其主要内容是对归档文件材料的鉴别，将文件材料组成案卷，并对案卷进行基本的编目工作。 第二个阶段，是在科技文件材料归档后，由科技档案部门(或本单位档案室)独立进行的整理。其主要内容包括:对已归档的科技档案案卷进行科学的分类、排列和编制科技档案号。 二、整理工作步骤 整理工作按照程序进行，可以获得事半功倍的效果。整理工作的开展，须在本单位编制了科学的、切合本单位实际的“档案分类大纲及编号方案”的前提下，方可进行，因此，在整理工作开始之前，必须完成本单位的“档案分类大纲及编号方案”，整理工作的一般步骤如下: 1、编制“档案分类大纲及编号方案”。明确本单位档案的类别，包括大类(一级类目)、属类(二、三级类目)及其相互之间的关系，绘出“档案分类大纲”图表;这个大纲应当包含了本单位所有档案的类别，包括文书档案、科技档案的基本类别、会计档案、 2、区分档案的类别归属。按照本单位档案的归档范围，首先将档案分门别类归入对应的大类;再将一个大类内的档案，遵循成套性要求，按照项目(课题、基建项目、产品型号或种类、设备型号)相对集中。 3、鉴别。对收集、积累的每一类别的文件材料按照归档范围进行鉴别，剔除不属于归档范围的以及重份文件。 4、对需归档保存的文件材料进行组卷。内容包括:将零散文件组 21 成独立案卷、卷内文件材料排列、编写页码、编制卷内目录、填写案卷封面、封底。 5、编制科技档案号。根据分类大纲及编号方案的规定，编制科技档案号，并填写在封面的“档号”空格处。 6、案卷装订。见后面内容。 7、编制科技档案目录。科技档案目录是根据类别进行编制的，每一类科技档案编制一种目录——分类目录 8、装盒。组卷完毕后，需装入符合国家标准的科技档案盒，以一盒为一个案卷的(如图纸卷)，需在盒内放入卷内目录，填写档案盒封面及背脊相关内容;一个盒内放入若干案卷的，档案盒起包装作用，可不填写档案盒封面，但需填写背脊相关内容。 三、科技档案分类 (一)分类理论 1、科技档案的分类 分类，就是根据对象的共同点和差异点，将对象区分为不同种类的逻辑方法。分类的方法是比较，根据共同点将对象分成较大的类，再根据差异点，把对象划分为较小的类。从而把对象区分为具有一定从属关系的不同等级的系统。 科技档案的分类，就是根据科技档案的性质、内容、特点和相互之间的联系，把科技档案划分成为一定的类别，从而使全部科技档案成为一个具有一定从属关系(纵向)和平行关系(横向)的不同等级的系统。 科技档案的分类，是科技档案整理的第一步，是科技档案整理的核心内容，分类是否科学，决定着档案整理的质量，也影响着科技档案的保管、鉴定、统计和利用工作，因此，科技档案的分类须慎重从事。 2、科技档案分类的基本要求 (1)科技档案分类要符合档案形成专业和形成单位科技活动的性 22 质特点。专业不同、单位类型不同，形成的档案种类、内容构成也不尽相同，如:机械、化工、纺织、冶金等系统形成的科技档案差别较大;一个专业系统内部不同类型单位之间，也因为分工不同，科技活动不同，档案也存在较大差异，因此，在进行分类时，必须针对科技档案形成的实际情况，选择适宜的分类方法。 (2)在一个单位内部或一个专业系统，同一层次的科技档案分类标准应该一致。科技档案的分类是根据某种特性、特征或关系而划分类别的，由于科技档案存在多种特性和特征，如时间、内容、地域等特征，结构关系、工作程序、专业性质等联系，因此，分类标准是多种多样的，但是，在一个单位内部，同意层次之间只能采用一个分类标准。例如，某建筑设计院对于工程设计档案，可以采用按项目分类，也可以按专业分类，那么，在具体的分类中，或者按项目分类，或者按专业分类，不能在同一层次上既有项目分类，又有专业分类，交替使用将导致档案整理的混乱，必须杜绝交叉分类。 (3)分类成果应当“固化”。对于一个单位档案的分类，必须在确定类别前，对本单位的全部档案，包含科技档案进行准确系统研究，在划分类别后，应当保持相对固定、稳定，不要随意更改，否则将造成严重后果:增加重复劳动、增加营运成本、降低利用效率。 (二)实体分类 科技档案实体分类重点在于编制科技档案分类方案，就是通过文字、数字、代号和图表来表现科技档案的类目体系及其纵向和横向的关系。借助于这个分类方案，可以使本单位的科技档案的归属脉络清晰，一目了然，能掌握一个单位科技档案的基本情况。分类方案的编制应与本单位科技文件材料的分类方法协调一致。 1、科技档案分类方案的编制规则 (1)分类方案类目体系的可包容性，有足够的容量，可以随着科 23 技档案的增长而不断扩容。类目体系由大类和各级属类的类目组成，就是说各大类与各级属类构成的分类方案的类目体系。所以分类方案应能包容全部内容，使每一种科技档案，每一份科技文件材料都能够在分类方案的类目体系中找到自己应有的位置。同时，还要进行预测，预测本单位在一定时期内科技档案的发展情况。 (2)分类方案类目体系的严整性，纵向关系开展和横向类目排列符合分类规则。分类方案的类目体系，是由各大类和各级属类构成的反映类目之间关系的分类系统，体现出一种层次关系，它表现在纵向和横向两个方面。 从纵向来讲，它表示大类以及由其逐级展开的各级属类之间的从属关系，类似于总体和部分的关系。例如，科技档案的一个大类包含若干较小的类，一个较小的类又包含更多更小的类，依此类推。它表现为上位类与下位类的关系。凡是上位类，一定要能包含它所属的下位类;下位类一定要是它上位类的组成部分，分类方案中每一个纵向排列的各级类目，构成了一个类目系列，简称是“类系”。 从横向来讲，它表示各级同位类之间的关系，用平行排列方式表达同位类之间的并列关系。同位类，既有大类间的同位类，也有属类(包括各级属类)之间的同位类。各同位类之间互相排斥的关系。即同位类之间只能并列、平行，而不能交叉重叠。同位类的类目构成“类列”。 综上所述，科技档案的分类方案，实际上是由类系与类列组成的一个严整的科技档案的类目体系。 (3)分类方案类目体系的相对稳定性。在一个单位内部，科技档案分类方案必须保持长期的相对稳定性，不宜经常地或频繁地更改分类方法和分类体系。 (4)科技档案分类方案的结构包括分类表、说明、代号、索引。 2、科技档案分类方案的编制步骤 24 (1)划分大类，确定类列。根据科技档案的基本种类设一级类目，有多少种科技档案，就设多少个一级类目。如生产、设备、基建、科研、产品等一级类目的设置。国家档案局曾制定了《工业企业档案分类试行规则》，对工业企业档案的一级类目设置作出了规定。对一般生产性企业来讲，可以基本按照《分类规则》的类目套用，对非生产型企业应根据自身形成档案内容和性质设一级类目，如商业企业，可设业务类等。 (2)划分属类，形成类系。在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点，按照已确定的分类标准和形成特点，设置相应的上位类和下位类(即属类、小类)、形成不同类别层次，构成一个完整体系。 (3)确定类列排序。大类之间不是随意排列的，应该突出科技档案的主体，如在工厂，产品档案是主体;在设计单位，设计档案是主体;在地质部门，地质档案是主体，把反映主体的科技档案放在大类之首。 (4)明确代字代号。给每个类目一个固定的类目代字或代号，用英文字母或阿拉伯数字。 (5)制成文件或图表。把由类列和类系组成的类目体系，用方案叙述方式或图表表达式表达出来，形成完整的科技档案分类方案。 (6)撰写分类方案的编制说明。指出编制的依据，分类标准，类目代字和代号的使用方法。 3、分类大纲的编制方法 科技档案分类方案(也有称分类规则、分类大纲等)是企业事业单位科技档案整理、编号、上架排列、保管的重要依据，是任何有科技档案的单位都必不可少的。根据国家档案工作的基本原则，现阶段，企业事业单位实行了各类档案的综合管理，因此，一般而言，一个单位的档案分类，不是单独编制科技档案分类方案，而是针对本单位所有档案的分类，科技档案的分类只是单位全部档案分类的一部分，在进行分类时，通常是通盘考虑，通过编制档案分类大纲及编号方案来包含所有档案的 25 分类。因而，在讲到档案分类时，主要地就是制作本单位的档案分类大 纲及编号方案。 根据国家相关标准，综合考虑各单位档案的一般情况，机关事业单 位和企业可以选择以下几种类型的分类大纲: (1)机关档案分类大纲模式，主要适用于机关、事业单位。 XXX机关档案分类大纲 一A B C D E F G H 级 上类已 基实设会声文业位目故书务建物备计像 类、人 档档档档档档档大员案案 案案 案案案 类档 案 二 级下 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 类位...... 奖奖照锦录奖目录综办光报教帐凭其类 状杯、片 旗像牌音 合公 盘 表 学簿证它 属带带类楼 楼类 1 2 3 4 1 2 1 2 3 4 纵月年季向 报 报 为 类 系 横向为类列 (2)商贸、服务类企业档案分类大纲，适用于贸易类企业、服务 类企业等 XXX企业档案分类大纲 26 A B C D E F G H 企 基实设会声企经业业济建物备计像 职管合档档档档档工理同案案案案案 档档档案 案案 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 ...... 奖奖照锦录奖录综办光报教帐凭其 状杯片旗像牌音 合公盘 表 学簿证它 带带类楼 楼 1 2 年月 报季 报 (3)生产型企业档案分类大纲。生产型企业此书一般特指工业企 业，如机械、电力、电子、化工、纺织、矿山、冶金等等。由于生产性 企业规模上可划分大、中、小型企业，所有制性质上有国有和非国有企 业，因此，在分类大纲的编制上有几种类型: ?一般工业企业档案分类大纲(非国有大型工业企业可以采用) XXX企业档案分类大纲 A B C D E F G H I 基科产企企会声设实 建业业备研品计像物档管职档 档档档档档案理工 案案案 案案 案 档档 案案 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 ...... 报奖帐其奖奖锦综产产凭办产产教 表状簿它杯牌旗合品品证 公品品 学 2 1 3 4 类楼楼 1 2 月年1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 季报 ...... 录照录光报课课 课课 音片像盘 题题题题2 3 1 4 带带 ?大型国有企业档案分类大纲 27 大型国有企业档案分类，可以采取《工业企业档案分类规则》的十大类分类法，设置十个基本大类:党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、基建、设备、科研、会计、人事等。工业企业档案十大类分类法，是国家档案局制定的一种编号方法，大类代字中采用“0—9”十个有序数字来表示十个大类。但是由于档案种类的不断增加，用10个有序数字无法全部表示所有大类，因此，现阶段可以采用英文字母来代表。这是两种表示方式，企业可以根据自身实际自行决定。 XXX企业档案分类大纲 A B C D E F G H I J K L 设会经声 行科实党生产基人备计营像政研物群产品建事 档档管档管档档工技档档档案案理案理案案 作术案案案 管 理 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 ...... ...... 奖课型型奖课课锦型奖 帐报凭其状题号号牌题题旗号杯 簿 表证它2 1 3 1 3 2 1 2 年月1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 ...... 报季...... 录录照光产产综办产教报 音像片盘品品合公品 学2 1 3 带带 类楼 楼 大类两种标识对比表: 类别 党群行政经营生产产品科研基建设备会计人事声像实物代字 工作 管理 管理 技术 档案 档案 档案 档案 档案 档案 档案 档案 数字 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 字母 A B C D E F G H I J K L 档案分类大纲编制完成后，必须通过代字和代号来固定分类的层次和顺序，一般而言，大类(一级类目)的“代字”用英文字母来标识，属类各层次的“代号”用阿拉伯数字来标注。特殊情况，大类也可以用阿拉伯数字来标识。但必须注意的是，按照有关标准规定，属类代号不能用字母标识。有个别的行业采用“十进制”来固定层次和顺序。 28 工业企业档案分类编号方案 一级类目名称及二级类目名称 基 本 范 围 标识符号 及标识符号 党委综合工作、党员代表大会或党委其它有关会议，党委办公室其它党务工作 01 事务工作等。 组织工作 02 组织建设，整党建党，党员和党员干部管理，党费管理等。 党 宣传工作 03 理论教育，各种工作活动宣传，政治思想工作与精神文明建设等。 民主党派工作，无党派人事工作，港澳台工作、华侨工作，民族事务，群 统战工作 04 宗教事务等。 工 纪检工作 05 党风治理，党纪检查，案件审理，信访工作等。 职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文作 工会工作 06 化艺术和体育活动等。 0 组织建设，政治思想教育，团员大会，团员管理，团费管理，青少年共青团工作 07 工作 协会工作 08 各专业学会、协会工作，各群众团体活动等。 企业综合性行政事务工作，厂务会议，厂长(经理)办公室工作，文秘行政事务 01 工作，机要保密工作等。 公安保卫社会治安，武装保卫，枪支弹药管理，民兵工作，消防，交公安保卫 02 通管理，刑事案件审理，人防工作等。 法纪监察 03 法律事务，政纪监察，违纪案件审理等。 行 审计工作 04 各专项审计工作活动等。 政 管 人事管理 05 干部管理，工人招聘、录用、调配工作，企业劳务出口工作等。 理 类 教育工作 06 普通教育，中专和职业教育，高等教育，职工在职培训，幼儿教育等。 1 医疗卫生 07 卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。 职工生活福利，食堂、商店、幼儿园、农牧副业，职工住房，企业第后勤福利 08 三产业等 外事工作 09 企业涉外活动。 经营决策 01 企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等。 企业中、长期计划，年(季)度计划，各项专业发展计划，全面计划管计划工作 02 理工作等 经 统计工作 03 各种统计报表，企业综合性统计分析工作等。 营 管 财务管理 04 资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等。 理 类 物资管理 05 物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。 2 产品销售 06 市场分析，用户调查，产品销售，广告宣传，售后服务工作等。 企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化企业管理 07 工作等。 29 生产调度 01 生产组织，调度指挥工作等。 质量管理 02 企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。 劳动管理 03 劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护等。 生 能源管理 04 能源消耗定额管理，节能降耗工作等。 产 技 安全管理 05 安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。 术 新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术、合管 科技管理 06 理化建议等。 理 环境保护 07 环境保护检测与控制，污染治理等。 类 3 计量工作 08 各种计量检测工作。 标准化工作 09 企业标准化管理工作，各种标准档案。 档案和信息管理 企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资 10 料工作等。 产品档案产品类 同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、类目按产品种 4 检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。 类或型号设置 科学技术研究类科研档案同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、5 类目按课题设置 成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程 基本建设档案 基本建设类 二级类目按工程同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工6 项目或建筑项目程创优的全过程。 设置 设备仪器档案二设备仪器类 同一设备仪器内，含设备购置、安装、调试、运行、维护修理和设备级类目按设备种7 管理等全过程 类或型号设置 凭证 01 各种会计凭证。 帐簿 02 各种财务帐簿。 会计档案类 8 报表 03 各种财务报表。 其他 04 干部档案 01 工人档案 02 干部职工档案类 离退休职工档案9 03 死亡职工档案 04 30 范例1: 档案分类整体框架图 文书档案(A) 基建档案(B) 会计档案(D) 产品档案(E) 档案类型 设备仪器档案(H) 科研档案(J) 声像档案(F) 实物档案(I) 档案(G) 范例2:XXX水厂档案分类大纲 党务工作 0 1 组织工作 0 党群工作 2 工会工作 0 行政事务 武装保卫 1 3 共青团工作 2 人事管理 1 行政管理 3 教育工作 0 计划统计 1 财务管理 4 后勤福利 经营管理 2 2 物资管理 0 劳动生产 产品销售 3 1 能源计量 4 企业管理 企质量安全 2 生产技术管理 3 科技管理 业3 产品档案 4 档档案信息 4 0 工程所 案 0 工程项目 5 科研档案 1 公司本部 工程项目 1 2 机施队 6 基建档案 3 管线所 水表仪器厂 4 水处理设备5 31 厂 冷却塔厂 6 0 施工工程 7 管线工程 1 养护工程 0 型 号1 公司本部 0 1 型 号2 工程所 1 7 设备仪器档2 机施队 3 案 管线所 4 水表仪器厂 水处理设备5 冷却塔厂 6 厂 7 净水器厂 公司本部 0 0 凭 证 三 产 1 企 公司本部 0 1 业账 簿 8 会计档案 1 三 产 档 0 公司本部 2 报 表 案 1 三 产 公司本部 0 3 其 它 三 产 1 0 9 干部职工档工 人 1 干 部 案 2 离退休职工 3 死亡职工 编制说明: 1、本公司共设置十个一级类目,即:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计类和干部职工类。 2、结合本公司的实际情况,在一级类目内设置二级类目,具体方法是: 党群工作类设党务工作(含:纪检、宣传工作)、组织工作、工会工作、共青团工作四个二级类目。 行政管理类设:行政事务(含:外事、审计)、武装保卫、人事管理、教育卫生、后勤福利(含房配)五个类目。 32 经营管理类设:计划统计、财务管理、物资管理、产品销售(含:广告信息)、企业管理(含:经营决策、标准化)五个类目。 生产技术管理类设:劳动生产、能源计量、质量安全、科技管理(含:产品管理、管线工程管理、基建工程管理、设备仪表管理、环境保护、科技标准化工作)和档案信息管理五个类目。 产品类的接产品的种类设水表、净水器、冷却塔、仪器仪表四个类目,并按产品型号设置三级类目。 科学技术研究类按科研的性质设新产品、新技术、新工艺、新材料四个类目,并按科研课题设置三级类目。 基本建设类按照区域设公司本部、水表仪器厂、工程所、机施队、净水设备厂、冷却塔厂、水处理设备厂、浦东管线营业所、管线工程九个类目,并按具体工程项目设置三级类目。 设备仪器类按设备仪器所在的区域设公司本部、水表仪器厂、工程所、机施队、净水设备厂、冷却塔厂、水处理设备厂、浦东管线营业所、申水机械设备厂九个类目～并按设备型号设置三级类自。 会计类设凭证、帐簿、报表、工资、其他五个类目。按会计类大类分属类和年度编排。 干部职工类设干部、工人、离退休职工、死亡职工档案四个类目。 3、对各级类自符号的标识～采用“十进位”编号制。 范例3、 (4)行业档案分类大纲。一般由行业主管部门制定的、适用于全行业档案特性的、要求全行业贯彻执行的档案分类大纲及编号方案，如:电力行业、社保行业、环保行业等。(可参见各行业的标准规范) 4、科技档案属类分类方法 分类大纲中大类(一级类目)编制完成后，需要属类(二级以下类 33 目)进行科学编制，尤其是科技档案的几种基本类型皆必须通过编制属类来包含所有的档案，因此属类编制要求科学合理、对症下药，如果编制混乱，也将引起档案归类的混乱，这里就涉及到属类分类的标准和方法问题。按照国家相关标准结合多年的实践，归纳以下属类分类方法: (1)基建档案，一般采用工程项目分类法。 就是本单位全部基建档案，以工程项目为分类单元，划分属类。这种方法，适用于建设单位对基建档案的分类，工程设计单位对工程设计档案的分类，城建档案馆对基建档案的分类。 ?企业基建档案的分类:基本框架 本分类的基本框架可同时适用于机关、事业单位(包括文化、科技事业单位)基建档案的属类设置。 基建档案 1 2 3 4 5 6 7 8 .... ...... 办综体甲 教实配乙公合育厂学验电厂楼类馆房楼楼房房 说明:“基建档案”的第一属类一定为“综合类”～主要是将一个单位的基建方面的综合性文件材料归于此类～如:征地红线图、总体布置图、红线范围内的道路、管线、绿化等图纸资料等～不能归于其它项目内～而是单列出来归于此类,其它为单独立的建筑物～有办公性的、辅助性的、生产性的建筑物～一般排列顺序为办公性、生产性、辅助性。 对于大型生产型企业，由于工程项目的使用性质不同，为便于其档案的管理，在分类的时候，往往加上工程的性质，一般情况下按“使用性质—工程项目分类法”。按工程项目的使用性质，可以分为生产性建筑、辅助性建筑、办公和生活性建筑等几个属类。 34 例: 基建档案 1 2 3 4 5 .... ...... 辅办生 综助公产合性性 性类 建建建 筑筑筑 A 1 2 3 4 ...... ...... ...... 体招冶办配扳烧实 育待型炼公电金结验场所宿车楼房车车楼 舍间间间 企业在发展中，不断扩大规模、扩展生产能力，因而分期开发建设 或分地域建设的，应在“基建档案”下，设置一个层次: 例: 基建档案 ...... 1 2 3 4 一 期 二 期 1 2 3 4 1 2 3 4 综...... 辅...... 生办办合生辅 助产公公类产助 性性性性性性 建建建建建建筑筑筑筑筑筑 A 1 2 3 4 1 2 3 4 说明:属类层次的设置应“因地制宜”～不可盲目增加层次～属类层次并非越 多或越少越好～应该恰当～应根据单位基建档案的实际情况设置层次。 ?市政工程基建档案分类:基本框架 基建档案 1 2 3 4 5 .... 排立桥道 综水交梁路合工工工 工类 程程程程 ...... 1 2 3 4 BC...... ...... ...... 道桥桥道道桥 立立立路梁梁路路梁B A C A C B 交交交 35 G ?水利工程基建档案分类:基本框架 Y 基建档案 Z E 1 2 3 4 5 .... I 综工工工合程 程程 类 F 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 ...... HD...... ...... ...... C 段段段段段段段段段工工工工工工工工工 G程 程程程程程程程 程 说明:大型水利枢纽工程可以按流域,水系,——工程分类～不仅以工程项目一个单独整体～而且以整个流域,或水系,联结在一起。 例1:堤围中心防灾减灾工程 基建档案 B Z 1 2 3 4 5 .... I 白小 综工E焦林合程 联 联类 围围 AX F 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 ...... HD...... ...... ...... 草C 段段段段段段段段塘工工工工工工工工湾 程 程程程程程程程 堤 段 工 程 例2:珠江流域广东境内水利工程档案。(略) 用工程项目分类法进行分类时，应注意掌握分类的层次，当某单位 B形成的基建项目多，档案数量大时(如格力电器)，可按作用性质进行第二层次的分类，还可往下再分第三、第四层次(即第三层为单项工程，第四层为子项工程或工程阶段)。当某单位形成的基建档案少时，可在一级类目下，直接按时间先后设置单项工程，而不加“性质”这一层。 36 (2)设备档案，一般采用按型号分类法。 设备档案的分类，是以各个型号的设备为分类单元，划分属类。这种方法同时可适用于工业机械产品档案的分类。型号分类法在具体应用时，因产品对象的不同而有不同的应用形式。 设备档案分类基本框架: XX 设备档案 1 2 3 4 5 6 7 8 .... ...... 铣车复 刨变中床床印床压央 卡汽机器空 车车 调 ?一般单位设备档案属类设置。一般单位设备种类、数量不多的情况下，可在设备档案大类下直接设置属类，将设备按照型号或种类排列在二级类目位置上，有多少种(或台)设备就按顺序排多少个(见上图)。 机关单位设备档案很少甚至没有;科技事业单位(如:医疗机构、 XX科研院所、学校)相对较多，但都可以采用以上方法设置属类。 ?生产型企业设备档案属类设置。工业企业通过设备加工生产各种产品，其设备作为一种重要的生产工具，其设备档案种类、数量多而复杂，可以采取“性质+型号”，或“功能+型号”分类法，因此，应在具体的型号上加一层次。 第一种类型:性质+型号 设备档案 XX 1 2 3 4 5 6 ...... 车 车铣床辆床 Y 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 X...... YYY...... ...... X ZZY型型型型型Z型轿货 轿车车车铣铣铣车车车 床床床床床床 37 少数企业因为设备数量特别多，或相同的设备多且固定在不同车间 E或分厂使用，为了设备管理、维修的方便，在设备档案的分类管理上，采用“车间+型号”分类法。这也是一种实用性较强的方法，其框架为: 第二种类型:区域+型号: C 设备档案 X 1 2 3 4 5 6 AB...... 车车车车车间 间间间间 Y 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 X...... YS...... ...... X PZ型型型型型型Z型型型D 磨刨车铣车车镗磨铣床床床床床床床床 车 第三种类型:来源+型号:此种分类方法所用不多，供参考。 设备档案 X 1 2 3 4 ...... 引外自 进购制X Z 设设设 备备备 Y Z Z 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 X ... Y Y ... ... (3)产品档案，采用型号分类法。 机械产品档案的分类与设备档案分类基本相同，可同样采用型号分类法。但是，由于产品涉及的范围和行业非常广泛，既有工业用产品，又有民用产品，既有机械产品，又有电子产品，既有化工产品，又有纺织产品，不胜枚举，因此，在分类上有多种形式，可根据本企业产品的 38 实际情况进行分类，采取不同的组合，如:“性质+型号”、“种类+型号”、“品种+型号”、“系列+品种”、“系列+品种+型号”等等。 ?机械产品，采用“性质+型号”分类，参见设备档案第一种类型。适用于各种行业的机械产品生产企业。 例:某船舶生产厂家的产品档案分类，采用“性质+船舶”分类法。 产品档案 1 2 3 4 6 ...... 产客油拖驳品 货轮轮船 性轮 质 Z XX 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 产X ...... S ...... X品 型轮 号论 轮 1 2 3 4 ?电子、家电产品，采用“系列+型号”分类法。 例:某空调器生产厂家产品档案分类 产品档案 1 2 3 4 5 6 产...... 风窗分中移品 扇式体央动系系空空空空 列 列调调调调 2Z 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 产1...... X S ...... ...... 品 鸿台落3型匹匹匹运式地号 空空空 扇电电 调调调 扇扇 1 2 3 4 产...... 品 3型匹匹匹2号空空 空 调调调 39 1XXX ?轻工产品，采用“系列+品种”(图略) ?纺织产品，采用“系列+品种”或“品种+系列”(图略) 产品档案分类的结构模式依照设备档案的基本框架。 课题分类法 (4)科研档案，一般采用 科研档案，以各种独立的科研课题为分类单元，划分类别，适用于科研档案的分类排列。 科研档案分类基本框架: 科研档案 1 2 3 4 5 6 7 8 .... ...... 课课课课 课课课课题题题题题题题题B A F G C D I H 对于科研课题较多，形成科研档案数量较大的单位，可在一级类目下按专业设置二级类目，第三层次再按课题设置类别。 ...... 科研档案 YZ 1 2 3 4 ...... X 专专专 业业业 1 2 3 4 1 2 3 4 ...... 课课课课课课题题题题题题A F G H B C 以上为常见科技档案基本类型的属类分类方法，各单位应结合自己本单位的实际情况选择合适类型。必须注意的是，这些分类方法是一般的属类分类法，某些特殊行业、特殊企业不一定完全包容或者适用，还应根据行业特点、企业特点选择属类分类法。但这些方法包含了科技档案分类的基本原理，按照这些原理设置档案类别(包含属类)和编制档案分类大纲，不会违背国家有关于档案业务标准规范的原则，不至于造 40 成档案人员的劳动成果遭到否定而导致档案整理的返工。 除基本的属类分类法外，在某些行业或者企业还有几种专门的分类方法可以采用: (1)专业分类法，按照科技档案所反映的专业性质，划分类别。这种方法一般在二级以下类目设置中较常用到。如: ?单位工程基建档案，如果图纸量较大，可按专业设置下级类目:土建、结构、水暖、通风、电气等。特别提示:如果图纸量不大，则可以按照专业组成案卷。 例: 基建档案 1 2 3 4 5 6 7 8 .... ...... 办综体甲 教实配乙公合育厂学验电厂楼类馆房楼楼房房 电暖给土结气通排建 构 水 ?在设备档案的“工具”类下设置刀具、量具、夹具、模具、刃具。 (2)地域分类法 根据科技档案内容所反映的地域特征进行分类，适用于地质、测绘、水利、城乡规划、林业等。这种方法在二级类目(第一级属类)中采用。市政、园林、绿化等城市建设方面形成的档案也可以采用地域分类法。 41 A 例: 基建档案 1 2 3 4 5 .... 立排桥道 综交水梁路合工工工 工类 程程程程 ...... 1 2 3 4 ABCC...... ...... ...... B桥桥桥 片片立立立片梁梁梁A C B 区区交交交 区 ...... 道道道 路路路 A C B (3)时间分类法 按时间特征分类，使用于气象观测、水文观测等。在具体的类别设置中，可以采用“区域+地点(或观测点)+时间”方法。 四、科技档案组卷 组卷，有些专业书称之为组织保管单位，但是，谓之组卷更切合档案业务工作实际。科技档案组卷更确切说是始于科技文件材料的整理，文件材料的形成部门按照案卷构成的标准进行初步整理，组成一定的案卷后，通过归档环节移交档案部门后，再由档案部门进行系统的案卷排列、编号、编制档案目录等工作。在某种意义上说，科技档案组卷的实际对象是科技文件材料，是科技文件材料的组卷。包括以下内容: (一)案卷概念 是一组具有有机联系的价值大体相同的科技文件材料的集合体(亦称保管单位)。 1、案卷的特征。从案卷的表述中体现以下特征: (1)卷内的科技文件材料是有内在联系的，根据成套性特点，要 42 保持它的有机联系，不要把不相关的材料放在一起。如:一台设备的档案包括随机文件、操作使用说明、技术规程、合格证及随机安装图、部件图、零件图等，在组卷的时候就不能分开，随后产生的调试、维修、运行记录等都放在一起。 (2)案卷内的科技文件材料有一个相对的数量界限，一套科技文件材料可以组成一个案卷，也可以组成若干案卷，案卷不能组得太厚。如:一项基建工程，涉及的材料有依据性、基础性材料、设计、施工、竣工材料，还有大量的图纸资料，组成一个案卷显然不可行，必须按照文件材料更紧密的内在联系组成若干案卷。应将有机联系看成一条相对原则，即将一个大的有机联系体分解成若干小的有机联系部分，进行组卷。现阶段，科技档案组卷趋向于组薄卷，甚至单份文件管理。 (3)案卷内的科技文件材料保存价值大体相同。有时候会出现矛盾，保管期限不同，这时候主要考虑其内在联系，然后再考虑其保存价值。 (4)案卷的形式有卷、册、袋、盒。一般情况下，文字材料以卷、册形式为主，图样材料以袋、盒为主。(此处可加入卷、盒幻灯图) 2、案卷的构成。包括两部分材料: (1)经过整理的科技文件材料本身。 (2)在整理工作中形成的案卷封面、卷内目录、卷内备考表以及封底。 3、案卷的类型 (1)文字材料型。案卷内全部是文字材料。如:基建档案依据性文件。 (2)图样材料型。一个案卷内文件材料全部为图纸。如:竣工图。 (3)图文混和型。一个案卷内既有文字材料，又有图纸。 (4)声像材料型。包括科技照片、录像、光盘等磁性载体材料。 43 (二)组卷程序及方法 组卷就是将一组具有有机联系的、价值基本相同的科技文件材料，按一定的分类集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本单元。组卷的程序包括鉴别、组卷、排列和编目四个步骤。 1、鉴别。主要对立卷前对科技文件材料的属性、完整性、准确性、秘密程度和保存价值的鉴别。 (1)属性的鉴别，按照科技档案的概念，将不需归档的科技文件材料和不属科技档案范畴的党政文件、科技资料区分开来，或剔除或归入文书档案、科技资料，另行管理。 (2)完整性的鉴别，对应归档科技文件材料进行完整性的审查，按照成套性要求，在数量上保证归档文件材料不缺项、不少页，一套文件材料能完整反映该项目的全部内容和全过程。 (3)准确性的鉴别，对应归档科技文件材料内容进行准确性的审查，在质量上保证文件材料与实物(际)一致，文件之间不能相互矛盾。如:蓝图与底图一致，成果报告与实验记录相一致。 (4)秘密程度的鉴别，根据密级划分的有关规定，确定文件的绝密、机密、秘密的级别。 (5)保存价值的鉴别，根据保管期限表的规定，确定文件的永久、长期、短期的保管期限。 以上五点是确保档案整理质量的基本要素，即文件材料归类的准确性，文件材料的齐全、完整、准确程度，价值的大小及保管期限划分的准确性、密级准确程度。把握这几个方面，可以确保案卷整理的基本质量。科学的鉴别是档案整理质量的基础。 2、组卷。按科技文件材料的内在联系，进行分类，把有一定联系的科技文件材料集中在一起，组成案卷。分类组卷要保持案卷内所反映问题的科技文件材料内容上的有机联系，同时还要兼顾文件密级、保管 44 期限的联系，尽量将同一密级同一保管期限的文件材料集中在一起组卷。 (1)组卷的基本要求: ?根据案卷的特征，组卷时要遵循科技文件材料的形成规律，保持卷内科技文件材料的系统联系，保持成套性。 ?案卷内科技文件材料的制作与书写材料必须益于长期保存，尽量减少或者不用复写材料。 ?卷内科技文件材料排列有序，能反映出其自然形成规律。 以上为总体要求 ?产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其结构、部件、阶段组卷。 ?与产品、科研课题、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。 ?案卷编制清晰准确，能揭示案卷内科技文件材料的内容和成分。 以上为技术要求 (2)组卷的基本方法: ?按结构分类组卷。主要适用于机械产品科技文件材料(特别是图纸)。 ?按子项分类组卷。主要适用于基本建设工程科技文件材料。 例如，某基建工程由铸工车间、金属加工车间、机修车间、锅炉房、原料仓库、成品仓库等子项组成。各个子项的科技文件材料分别是具有有机联系的整体，可分别组成案卷。 ?工序或阶段分类组卷。就是根据生产程序或工作过程，把反映同一程序或过程的科技文件材料组成案卷。 例如，工艺文件可按加工工序组卷;科研、设计文件可以按阶段组卷;地质勘探等工作，可以按踏勘、初探等工作过程组卷。 45 ?按专业分类组卷。即按照科技文件材料内容所涉及的专业组卷。 例如，一个机械产品的工艺文件，可以按铸造、锻造、热处理、电镀、油漆、焊接等不同专业，分别组成案卷。设计和基建工程的图样文件，可以按建筑、结构、给排水、通风、电气等不同专业、分别组卷。 ?按问题分类组卷。按照科技文件材料反映的不同问题，分别组卷，将统一问题的科技文件材料组织到一起。 ?按地区分类组卷。主要适用于地质勘探、地形测量、水文与气象观测材料，按照它们所反映的地区，分别组卷。 ?按时间分类组卷。按照科技文件材料所反映的时间或形成时间组卷。水文、气象、天文、地震等观测材料，通常采用这种方法组卷。 ?按作者分类组卷。按科技文件材料的形成者(单位、个人或集体)分别组卷。 以上各种方法，可在保持科技文件材料的有机联系，便于保管利用的前提下，结合使用。如地域+时间;但最常用的方法是结构、子项、阶段、专业分类的方法。 (3)常见科技档案基本类型的具体组卷方法 ? 基建档案组卷方法。基建档案按子项分类组卷。 基建档案是指各种建筑物、构筑物、地上地下管线、管网等基本建设工程在勘察、设计、施工、管理使用和维护等整个过程中形成的科技档案。从单独的项目而言，基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。 其具体包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。基建档案包括5个部分12大类。 六个部分:依据性文件(基本建设前期文件材料);基础性文件材料; 46 设计文件;工程管理文件;施工文件;竣工文件。 十二大类:可行性研究、任务书;设计基础材料;设计文件;项目(工程)管理文件;施工文件;竣工文件;生产技术准备、试生产文件材料;工艺、设备文件材料;涉外文件;财物、器材管理计划帐目材料;科研项目材料;其他应当归档文件材料。 以上各类材料是以工业建筑为蓝本归纳的，民用建筑、公用设施等不包含生产、工艺、设备等材料。基建档案的组卷包括下列几种情况: ?管理性文件材料的组卷 管理性文件材料主要是在项目准备阶段形成的立项申报与审批材料、可行性研究报告、地质勘探材料、征地拆迁材料、报建材料、合同、协议、设计和在设计施工阶段形成的招标、投标文件、竣工验收阶段形成的竣工验收文件。(重点是依据性材料和基础性材料) 管理性文件材料应突出“以问题组卷”的原则，组卷时，以一个独立的工程项目为对象，将该项目的所有管理性文件材料集中起来，按问题组成若干案卷。如:立项、征地拆迁、报建、招投标、可行性研究、地质勘探所形成的文件材料自然分成几个不同的问题，可把不同问题的文件材料分开，同一问题形成的文件材料按时间顺序排列。文件材料数量多的，可以组成若干案卷，不多的可组成一卷。 ?图纸的组卷方法 图纸是按结构、专业形成的，图纸一般有图纸目录控制其排列顺序，因而在组卷时可按图纸目录进行。若单位工程图纸数量少，可以组成一卷，卷内图纸按原有图纸目录进行排列;若图纸数量多，可按不同专业组成若干案卷。 ?施工文件的组卷方法 一般来说，原材料、构件的出厂证明按批量形成;试验报告按结构形成;质量检查、评定记录是先形成分项、分部工程评定记录，最 47 后形成单位工程评定记录。因此，施工文件按结构组卷。如果同一单位工程形成的施工文件少，可组成一卷;如果数量多的，可区分分部、分项工程分别组卷。 ?修改通知单的组卷方法 施工修改是经常发生的，因此会形成若干“修改通知单”，修改通知单一般不能直接附在被变更的竣工图的后面，一般是将一个单项工程、单位工程形成的所有变更通知单集中起来，前面附上跟工程变更通知单目录，组成一卷。数量多的，可按专业分别组卷。 ?监理文件的组卷方法 监理文件分为依据性文件和工作文件。依据性文件主要包括监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则，这类型文件材料单独成册，单独组卷;工作性文件主要有会议纪要、备忘录、专业通知、监理简报、监理日志等等。采用“文种——文号”的方法组卷。监理工作中还形成一定数量的照片、录音、录像等特殊载体材料，按声像档案整理方法整理，移交接收单位。 ? 设备档案组卷方法。设备档案按结构分类组卷。 设备档案是指记述设备结构、性能及其使用、维修过程中形成的各种文件材料。设备是指生产、生活各领域使用的技术装备、设施、仪器、仪表的总称，设备类型复杂，有机械设备、电力、化工、纺织设备、动力设备和各种仪器仪表等。例如，一台铣床的科技文件材料，是由床身、传动机构、变速机构、进给箱、升降台、工作台、电气系统、冷却系统、润滑系统等部分组成。各个结构组成部分的科技文件材料，分别是具有有机联系的整体，密不可分。从档案管理角度分析，设备档案分为两种情况:一种是与土建工程联系在一起的设备，如:化工设备中的大型装置、冶金企业的金属冶炼设备，由于这些装置必须在基建过程中安装或建设，其档案与基建档案难以分开，一般情况下，这些档案归入基建档 48 案，按照基建档案组卷方式整理;一种是独立使用的设备，通过外购或自制而产生，其档案是独立的实体。本书中的设备档案组卷的对象特指独立使用的设备。 设备档案材料一般包括设备购置的依据材料、设备随机文件材料、设备安装、调试过程中产生的材料、设备维修中形成的材料。其组卷方法包括几种情况: ?小型设备文件材料的组卷 小型设备的材料主要以设备的随机文件为主，在设备开箱时，由档案人员验收、登记、归档。由于文件材料不多，在组卷时，一般将全部材料组成一个案卷，采用不装订形式，选择不同厚度的国家标准档案盒装载，一般一个档案盒为一卷。 ?大、中型设备文件材料的组卷 一般有称为高、大、精、尖、稀类型的设备，这些设备不仅随机文件材料较多，在采购过程中还形成相关的批准文件、合同或协议，还有设备安装、调试材料，大、小修材料等，按照科技档案成套性要求，组卷时，全部材料应以台、套为界限分别组卷，批准文件、合同协议可单独组卷，随机文件单独组卷，安装、调试文件单独组卷，每年的修理维护中的文件材料单独组卷。注意:如果随机文件已装订成册的，以每册为一个案卷，可不拆散组卷，保持原有卷册面貌。这样，一台或套设备的档案组成若干案卷。 注意:国外引进设备中的外文资料，应与已翻译的材料存放一起，分别各自组成案卷，按顺序编案卷流水号。 ? 产品档案组卷方法。产品档案按结构分类组卷。 产品是指工业企业制造的满足人们生产、生活和工作需要的各种物品。产品档案是指在工业产品市场调查、设计、试制定型、生产制造、产品评奖、专利申报等活动中形成的科技文件材料。由于工业产品种类 49 繁多，涉及方方面面，既有简单产品又有复杂产品，既有机械产品，又有化工、轻工、纺织产品，不胜枚举。同时，各种产品的功能、性能、用途以及结构和工艺的不同，其开发制造有很大的差异，因此各种类型产品所形成的科技文件材料也千差万别，档案内容构成有着较大区别，不同的产品之间的文件材料存在差异。 但是，产品的开发制造一般都要经过五个阶段:规划阶段、设计阶段、试制阶段、生产阶段和售后服务阶段，因此，虽然是不同的产品，其档案都包含以下主要材料:市场调查、可行性研究报告、产品开发计划任务书等前期材料;产品设计任务书、总体方案设计、全套产品总图及各种部件图、实验大纲等材料;试制总结报告、试验和鉴定大纲、试验规程、样机试制证明书、产品证明书或产品合格证及工艺文件，工艺装备文件等材料;产品改进与更新建议书、市场与拥护反馈材料等。其组卷方法为: ?市场调查、可行性研究报告、各种总结报告等与该产品有关的文字性材料，单独组卷，可以单个材料组一卷，也可以将相关材料组成一卷。 ?全套产品总图及各种部件图可以按其结构分别单独组卷 ?工艺、工装材料单独组卷 ?专利材料单独组卷 ?申报评奖、评优材料单独组卷 等等 ? 科研档案组卷方法。科研档案按阶段分类组卷。 科学研究工作一般是指在自然科学领域中以科研课题为中心展开研究工作，包括基础理论研究、技术研究和应用研究。基础理论研究和技术研究重点在专业科研机构和理工科高等院校;应用研究主要在企业、事业单位，如新产品开发，研究内容包括新结构、新工艺、新材料、 50 新设备等。科研档案是科研课题研究过程中形成的各种文件材料。科研工作的成果有正成果和负成果，成功的成果是正成果，失败(或未达到预期的)为负成果。无论是正成果还是负成果，其所形成的材料，都具有很重要的意义。一般可科研成果课题的研究工作分为几个阶段:研究准备阶段、观察实验阶段、总结鉴定阶段、推广应用阶段等，其主要形成的文件材料包括:课题委托书、协议书、研究计划、试验大纲、方案设计等;观察记录、实验记录、材料配方，说明书、设计图样、阶段小结、总结报告等;研究论文(或科研成果报告)、专题报告、专题著作、成果鉴定证书等;推广方案，总结报告，技术交底，推广回访报告、反馈意见;成果申报表，专家鉴定意见，上级批复、获奖证书等。 科研档案组卷方法: ?文字性材料一般以单份文件作为组卷对象，但依据性材料，如委托书、计划任务书、立项批准书、协议书等可以组成一卷。 ?观察、实验记录单独组卷。 ?科研成果材料单独组卷 ?与鉴定验收相关的材料放在一起组卷 ?成果申报奖项材料单独组卷 等等 五、科技档案的系统排列 排列是科技档案整理中的一项重要工作，排列顺序错误，则表示整理不规范，不符合要求。 科技档案的系统排列，就是对科技档案有序的排列过程，这种排列过程要求体现科技文件材料的自然形成相互关系，应当反映分类、组卷的系统成果。系统排列包括两个方面的具体工作:一是卷内文件材料的排列;二是案卷之间的排列。 51 (一)卷内文件材料的排列 卷内文件材料的排列通常是按照科技文件材料在形成时编制的目录进行的(总图目录、初步设计目录等)，科技文件材料没有目录或原编制的目录不能适应组卷的排列时(如没有文件目录或同一目录的科技文件材料形成两个以上案卷)需重新排列。卷内科技文件材料的排列方法如下: 1、文字材料型案卷，即全部由文字材料构成的案卷，有几种方法: (1)按重要程度排列，重要的在前，次要的在后。如:成果性材料—原始性材料——中间性材料; (2)按时间顺序排列，形成时间早的在前，晚的在后; (3)按隶属关系或逻辑排列，如:来文与复文关系，复文在前，来文在后;主件与附件关系，主件在前，附件在后;正本与原稿关系，正文在前，原稿在后。 2、图样材料型案卷，即全部由图样构成的案卷。形成时已编制图样目录的，按原有目录顺序进行排列;原科技文件材料没有图样目录的，或原编制目录不适应组卷排列的(如同一图样目录的科技文件材料形成两个案卷的)，按总体与局部的关系，先总后分，先大后小的原则排列，总的顺序:总图在前，其他图样在后;组件在前，部件图、零件图在后。具体方式如下: (1)机械产品图样材料，按图样的隶属关系排列，如:总图——组件图——部件图——零件图。 (2)建筑工程图样材料，按图样形成的前后顺序排列，如:总体布置图——平面图——大样图。总体性、系统性的图样在前，局部性、细部性的在后。 (3)专门性图样材料，或按时间顺序排列，如:天文、水文、气象等;或按地区特征排列，如地质勘探、地震观测、地形测绘等。 52 3、图文混合型案卷，案卷由图样和文件交错混合组成，即有文字材料和图纸的，文字材料在前，图纸在后(文字材料在前，图样材料在后)。 (二)案卷之间的排列方法: 案卷排列是科技档案整理的工作内容之一，必须在分类的基础上进行。所谓案卷排列，就是确定案卷在分类体系中的位置。 1、案卷排列的基本要求 由于每个项目(工程项目、科研课题、设备台套、产品种类)都会形成一定数量的案卷，几卷、几十卷甚至几百卷不等，因此，必须对案卷的顺序进行科学排列，方能便于管理和利用。应当考虑如下要求: (1)遵循科技档案的形成规律; (2)遵循档案分类大纲类目体系的编制原则; (3)要求反映对象的隶属关系和逻辑关系 2、案卷排列的具体方法 由于案卷排列将影响科技档案号的编制，因此，在排列过程中，必须体现其逻辑关系，一般情况下，案卷排列采用分类排列法，步骤: 区分大类——分清属类——找准项目——案卷排列 含义为:根据档案分类大纲确定的类目体系，在明确归属的大类、属类后，以项目(工程、课题、设备台套、产品种类)作为案卷排列的对象，在一个项目内，进行档案案卷的排列。 (1)总体排列原则。以一个项目的全部档案为对象，进行案卷排列，项目内的文字材料型案卷排在前，图样材料型案卷在后。 (2)常见排列方法。科技档案的类别不同，案卷排列方法不同。 ?产品档案的排列。按前期材料(市场调查材料、依据性文件材料)、设计(包括初步设计、技术设计、工作图设计、工艺设计)、产品试制、实验、定型、小批量生产、批量生产、工艺工装、产品创优等程序排列， 53 也可以按其产品系列、结构(组件或部件)排列。 ?基建档案的排列。按依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。 ?设备仪器档案的排列。按设备购置文件、开箱的随机文件、安装调试文件、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可以单独组卷。 ?科研档案的排列。按研究依据、调研论证、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。 ?管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。 六、科技档案编目 指通过一定的形式，按一定的要求，固定案卷内科技文件材料的系统整理成果的一项工作，其作用有二:一是固定案卷内系统整理成果;二是揭示案卷内科技文件材料的内容和成分，便于保管利用。 科技档案编目的内容包括:编写案卷页号、卷内目录的编制、卷内备考表的填写和案卷封面的编制。 (一)编写案卷页号 编页号，就是对案卷内的文件材料按页面编制顺序号。在卷内文件材料顺序确定的基础上，将号码依次标注在每页材料上，统一采用阿拉伯数字标注。 1、编号应遵循的原则:卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号，空白页不编号，“筒子页”两面编号，特殊表格特殊。 2、页号编写位置:单面书写的科技文件材料在右下角编写页号;双面书写的科技文件材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号。图样的页号编写在按A4规格折叠后的右下角，或标题栏外右上方。 3、以案卷为单位，各卷均从“1”起依次编写页号。各卷之间不连 54 续编页号。 4、以单份技术文件作为一个独立的案卷，而该文件已标有页码顺序的，如:成套图样或印刷成册文件等，可不再重新编写页号;只有多分文件组成案卷，没有统一顺序号的，或者号码不统一、不连贯的才需统一编号。 5、案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外)，卷内备考表、封底不编写页号。 (二)编制卷内目录。 卷内目录是卷内科技文件材料内容和数量的清单，其作用是统计卷内文件材料数量，便于查用，保护卷内文件材料，因此要求填写齐全、准确。需填写的项目包括: 1、序号:用阿拉伯数字从“1”起依次标注。文字材料以件为单位，图纸以张或以组为单位填写序号，每件(张)一个号。 2、文件编号:填写文件的文号或图样的图号，或设备、项目代号，没有编号的可不填写，空出。 3、责任者:填写科技文件材料的直接编制部门或主要责任者。文字材料、图纸填写形成者，以“盖章”为准。责任者不是档案整理者。 4、文件材料题名:即文件标题，填写科技文件材料标题全称。如果没有标题的，需整理者自行归纳标题，加“[ ]”以示区别。 例1:文字材料:“关于**电厂扩建工程初步设计的批复” 例2:图纸:“**工程总平面布置图” 5、日期:填写科技文件材料形成的年、月、日，日期不清或没有日期的可以不填。 6、页次:填写每份科技文件材料首页上标注的页号。末尾一份文件则标注起止页号。以整理后打印的页码为准。 7、备注。没有特别需要说明的情况，可以不填 55 卷内目录排列在案卷内科技文件材料的首页之前。 表1:卷内目录(纸型A4规格) 卷 内 目 录 序 文件编号 责任者 文 件 材 料 题 名 日期 页次 备注 号 1 1 2 5 3 12 4 18 5 23 6 28 7 30 31—8 36 (三)案卷封面的编制。 案卷封面是一种揭示案卷内的科技文件材料基本情况的工具，同时，封面又起着保护卷内科技文件材料的作用。 案卷封面可采用案卷外封面(卷盒)和案卷内封面(软卷皮)两种形式。内封面排列在卷内目录之前。案卷封面内容项目有: 1、案卷题名。题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名主要内容包括项目名称(工程、课题名称，产品品名、设备型号或种类);文件材料的内容特征(文字材料内容，结构、阶段、专业、工序等);文件名称(请示、批复、计划总结、计算书、零件图等);项目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符，对档外文资料的题名及主要内容应翻译成中文。例如: ?产品: X62W万能铣床 床身部分 件图 (产品品名及型号) (内容—结构) (文件名称) 56 ?基建: XXXX工程 土建 竣工图 (工程项目名称) (内容—专业 ) (文件名称) ?科研:档案专用耐久性墨水 项目结题 意见书 (科研课题名称) (内容—阶段) (文件名称) 注意:封面格式的“案卷题名”只是表明题名的填写位置 2、立卷单位。填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责人。形成单位或主要责任者。如:基建档案竣工图的立卷单位为施工单位，设备档案随机文件填写设备生产厂家;有多个编制单位的，把主要立卷部门列出来。 3、起止日期。填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。格式:????年?月?日——????年?月?日， 例:2005.7.8——2006.3.9。 4、保管期限。填写整理过程中划定该卷的保管期限。 5、密级。依据保密规定填写。没有密级的可不填写，如果其中有一份是有密级的，则就高不就低。注意:不要填写“普通”、“无密”、“公开”、“内部”等字样，这些都不是密级的规范名称，没有密级就空出，不填。 6、档号。根据本单位编制的档案分类大纲及编号方案填写档案的分类号和案卷顺序号。 7、档案馆号。国家档案馆适用，用于填写档案馆给立档单位的编号，各立档单位可不填写。 8、缩微号。填写缩微时给定本卷的编号，原《科学技术档案案卷构成的一般要求》(1989年国家档案局颁发 GB/T 11822—89)设置有缩微号，2000年重新修订该标准时取消弃用(GB/T 11822—2000)。 57 表2:案卷封面格式(纸型A4规格) 档 号 档案馆号 (案卷题名) 立档单位 起止日期 保管期限 密 级 (四)卷内备考表的填写 备考表是用来说明卷内文件材料基本情况的专门档案表格，其内容分两部分，第一部分是记载和说明该卷内科技文件材料的基本情况，一般由有关的科技人员填写。例如，卷内科技文件材料完整、准确状况的说明，文件材料内容、成份、数量的记载。第二部分是记载和说明该案卷在管理过程中的变化情况，由档案部门填写。案卷无变化的，一般情况下可以不填写。但是，表中的“立卷人”、“检查人”和时间应填写清楚。例如:文字材料20件，100页，照片10张、附图表张等。 卷内备考表的式样如图所示，具体填写方法: 说明:填写卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。 立卷人:由责任立卷人签名。 58 立卷日期:填写完成立卷的日期。 检查人:由案卷质量审核者签名。 检查日期:填写审核的日期。 互见号:填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。 表3:(纸型A4规格) 卷内备考表 说明: 立卷人: 年 月 日 检查人: 年 月 日 七、图纸的整理 图纸是科技档案的重要组成部分，在科技档案中占有较大比重。常见的图纸，按其来源，主要有机械产品设计、加工图纸，基建工程设计、施工和竣工图纸。无论哪种图纸，其都是按照国家关于图样材料的标准制作而产生的。在应归档的图纸中，包含底图和蓝图两种。目前，由于计算机的普及以及专门的图纸设计软件的使用，除设计院、所及某些企业外，绝大多数单位保存的图纸中以蓝图为主，因此，针对蓝图的整理具有普遍意义。两种图纸的整理可以采取以下方法: 59 (一)底图的整理 底图是生产用途的复制底样，其在原图的基础上形成。在计算机使用之前，通常采用手工描制。在使用成熟的CAD技术后，设计院、所通常在计算机中设计绘制，然后直接通过描图机出图。对于手工绘制的底图，由于其载体为硬质的硫酸纸，不能装订，也不能折叠，一般采用平放或卷放两种方法存放。平放，采用牛皮纸袋将有机联系的一套底图或某个专业的底图放入一个袋中，其编号以一套完整的底图为编号基础，一套底图编一个档案号;卷放则按照其有机联系，将一组底图往里卷成一个圆筒装入硬纸筒存放。对于计算机出图的，可以采用蓝图的整理方法。底图要求存放在专用底图柜中保存。不管用哪种方法，底图进行整理、排列时，其编目可利用原目录，但应另以张为单位编底图目录。 (二)蓝图的整理 蓝图是项目建设、产品加工的依据图，是一个项目档案的重要组成部分，必须完整、准确、系统，不能缺漏。在基建、设备、产品档案中有较多的蓝图。蓝图的整理，一般采取组卷方式，因而，必须将蓝图折叠成A4规格的幅面，装盒保存。前文已介绍了蓝图的具体组卷方法，此处重点阐述蓝图的折叠方法。 1、国家图幅标准 图号 标准规格 A0 840*1188 A1 594*840 A2 420*594 A3 297*420 A4 210*297 2、折叠方法 蓝图的折叠有多种方法，一是设计院方法，有内容的幅面朝外;二 60 是档案部门方法，有设计内容的朝里。无论那种方法，都必须将案卷内不同尺寸的图样材料折叠为统一幅面，即以A4图幅(210*297)为准。为了保护图纸内容幅面的安全，一般采取采用手风琴式向内折叠方法，按照“先上下，后左右”的“三步曲”步骤进行。 第一步，即所折图纸按正常看图习惯，面对自己，审签的图标栏置于右下角，采用A4尺寸的硬纸版置于左下角，左边、底边与图纸边线对齐，先从上内折向下，至底边处再反向折回; 第二步，上下折完后，再左右折叠，先沿硬纸版的右边线向左折，再反向往右折，反复如此，最终折成A4幅面大小; 第三步，将折成A4大小的图纸最上页向外翻折，露出图标。 a 247 297 297 3 4 5 6 7 841 2 1 210 210 210 210 210 130 b 1129 3 5 7 a 2 1 b 4 6 以上为不装订图纸的折叠方法，如果图纸需要装订，则在硬纸版左边留出1.5?的边作装订边即可。 如下图示: 61 a 247 297 297 3 4 5 6 7 841 2 1 210 210 210 210 210 130 b 1129 3 5 7 a 2 1 b 4 6 图纸折叠完毕后，应在空白处加盖“档号”章，式样如下图。 八、科技档案案卷的装订 科技档案组卷工作完成后，必需采用特种方法固定整理成果，可采用装订和不装订两种形式，将组成的案卷固定下来。 (一)需要装订的案卷 纸质科技档案案卷有三种基本类型:文字材料型、图文混合型、图样材料型。一般来讲，文字材料型、图文混合型案卷需要装订。案卷采用“三孔一线”方法装订，装订前必须去掉金属物，对破损文件材料要进行托表。装订式样: 在案卷背面中间打结 62 (二)不需装订的案卷 少数文字材料型案卷和全部图样材料型案卷不用装订。不装订的案卷卷内文件材料必须按照卷内目录排列顺序，在每份文件材料(或每张图纸)的右上角空白处加盖“档号章”，以便于借阅后归还时准确归入原位。 “档号章”式样: 档 号 序号 此式样参见《科学技术档案案卷构成的 一般要求》(GB/T 11822—2000) 九、档案装盒 档案案卷装订完成后，需将档案装入特定科技档案盒中上架保管。档案室必须使用国家标准的科技档案盒，档案盒规格参见《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2000)，用材必须是无酸纸。塑料文件盒、资料袋、普通纸质档案盒都不利于档案的保管保护。档案装盒根据情况采取不同方式，归纳起来有两种情况: (一)单盒单卷 这种装盒方式，主要针对图样材料型案卷。由于图纸卷一般不装订，因而，整理后直接装入盒中，按照案卷质量要求，必须采用“一卷一盒”或“一盒一卷”方式。可根据一个案卷中图纸的厚度，选择不同厚度的科技档案盒，如:10、20、30、40、50、60?等六种规格。必须避免“厚盒子装薄卷”，以免档案盒占据太多的空间，提高档案箱柜的有效存储量。单盒单卷方式，档号、案卷题名等内容直接填写在盒子表面，盒内不必再放置“软卷皮”封面，但必须放置“卷内目录”。 (二)单盒多卷 这种装盒方式，主要针对文字材料型、图文混合型案卷。由于这些案卷皆已装订成册，因此，科技档案盒只起到包装盒作用。实际工作中， 63 可采用厚度较大的档案盒。单盒多卷方式，档案盒表面不需填写任何内容，但卷脊设置的项目必须填写完整。 第三节 科技档案号的编制 科技档案号(简称档号)是指科技档案案卷的编号，是用来描述分类层次和案卷排列次序，固定档案整理成果的一组符号，其产生于对单位档案实体进行整理和管理的过程。编制档案号的最终目的，是便于档案的保管和利用，“档号是存取档案的标记，具有统计监督作用”(《档号编制规则》 DA/T 13—94)。因此，编制规范的、合乎逻辑的档案号对档案的实体管理意义重大。 一、科技档案号的模式 科技档案号与文书档案的编号方法有较大的差异，科技档案号由分类号和案卷顺序号构成。 结构模式:科技档案号=分类号+案卷顺序号 ×?××?×××———×× 案卷顺序号 三级类目(小类) 二级类目(属类) 一级类目(大类) 64 二、科技档案号的编制方法 (一)编制要求 1、科技档案号要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同分类体系(分类大纲)的分类方法和机构层次相一致。 2、科技档案号必须具备唯一性，杜绝不同案卷具有同一档案号，即:在一个单位内部(或同一档案室内)，一个案卷只有唯一的档案号。 3、科技档案号必须具有稳定性，一经确定，不应随意变动，否则，有可能引起连锁反应而导致大量的重复劳动。 4、科技档案号的编制必须准确、简明，不要过于复杂。 (二)标识方式 分类号应根据本单位的“档案分类大纲”所制定的层次填写，案卷顺序号则按整理过程中给定每卷的卷号填写。 1、科技档案号的标识 科技档案号由代字和代号组成，代字表示大类，代号表示属类、小类。其标识有两种形式: (1)单纯号码制。分类号全部用阿拉伯数字作标识。 如工业企业十大类分类法 0、党群工作类; 1、行政管理类; 2、经营管理类; 3、生产技术管理类; 4、产品类; 5、科学技术研究类; 6、基本建设类; 7、设备仪器类; 8、会计档案类 9、职工档案类 例:6?1?4?2——2 (2)混合号码制。用代字和代号混合编制科技档案号。一级类目用代字(英文字母)，其他层次用阿拉伯数字作标识。案卷顺序号，用阿拉伯数字来标识。 例:B1?4?2——2 2、标识说明 65 (1)科技档案号编制要规范化，分类号与案卷顺序号之间用破折号“—”隔开，分类号的不同层次之间用“?”符号隔开;混合编码制大类代子与属类第一层之间可以不用“?”符号相隔。 (2)无论代字还是代号，都必须赋予其确定的含义，在一个单位中，一个代字不能既代表此类，又代表彼类。 (3)除大类代字外，其他层次的阿拉伯数字也要有固定含义。 (4)案卷顺序号，同一项目、产品、设备、科研课题下编号，不能两个不同产品之间连号。 三、常见基本类型档案的编号 科技档案常见类型主要有四种，举例说明: (一)产品档案 产品档案的编号结构: X(X(XX(XX——X 案卷顺序号 四级类目(产品结构) 三级类目(产品型号) 二级类目(产品种类、系列代号) 一级类目(产品档案类 代字) 究竟设置几级类目依产品复杂程度或形成档案数量多少而定，因各种企业产品或生产过程不同，其二级以下类目设置也不一样，可根据具体情况设置层次。 例:根据某塑料厂档案分类方案(大纲)编制的产品档案号: C 1? 1——1 案卷顺序号 薄膜(三级类目代号) 产品工艺(二级类目代号) 分类号 产品类(一级类目代号) (二)科研档案 66 科研档案的编号结构: X(X(XX ——X 案卷顺序号 三级类目(科研阶段代号) 二级类目(科研课题代号) 一级类目(科研档案代字) (三)基建档案 基建档案的编号结构: X?X(XX(XX——X 案卷顺序号 四级类目(工程专业代号) 三级类目(单项工程代号) 二级类目(工程性质代号) 一级类目(基建档案 代字) 工程性质:总体、生产性建筑、辅助性建筑、办公生活性建筑 工程专业:土建、结构、水暖、通风、电气(可根据行业特性增减)。工程性 质层次的设置，应根据实际情况确定。 例:根据某塑料厂档案分类方案(大纲)编制的基建档案号: B 3. 1——1 案卷顺序号 办公楼(三级类目代号) 生活建筑(二级类目代号) 分类号 基建类(一级类目代号) (四)设备档案 设备档案的编号结构与产品档案相同。 S 2. 1 -1 案卷顺序号 车床(三级类目代号) 通用机械(二级类目代号) 分类号 设备类(一级类目代号) 67 档案号的编制，由于行业不同有不同的编制方法，具有行业标准的，编号方法从其行业，没有标准的依照此方法。 第四节 科技档案目录的编制 科技档案目录是一种重要的档案检索工具。科技档案经过分类、组卷、排列和编制科技档案号之后，形成了基本的科技档案实体管理体系。这个体系需要通过一种方式把整体成果固定下来，同时，为了便于提供利用，需要编制科技档案目录。编制科技档案目录是以科技档案案卷为单位，将案卷的有关内容逐项登记在目录上，形成科技档案目录。科技档案目录一般编制为两种:科技档案总目录和科技档案分类目录。 在当前档案管理普及使用计算机的情况下，科技档案目录一般通过计算机打印后装订成册。 一、科技档案总目录 是按科技档案接收进库时间编制的目录。这种目录准确反映库房内科技档案的数量以及变化的情况。 总目录按科技档案接收进库的时间进行登记。先进库的先登记，后进库的后登记，每本目录一般登记500个案卷。每本总目录须编目录号，目录号的模式为:总——1，总——2;„„分别表示总目录的第1本目录、第2本目录等等。总目录的顺序号在每本目录中流水，因此每本目录内的案卷顺序号都从1开始。 由于科技档案总目录不便于档案的检索利用，只起到数量统计作用，因此，目前基本不再要求编制。 科技档案总目录格式: 68 例1: 科技档案总目录 数量 出库情况 总登科技接收 编制保管 记序档案进库案卷题名 密级 备注 份张原日经单位 期限 办号 号 日期 数 数 因 期 人 例2: 科技档案总目录 总序号 档 号 案卷题名 起止 保管 页 备 日期 期限 数 注 二、科技档案分类目录 按照科技档案的类别分别编制的目录，例如:产品档案目录、科研档案目录、基建档案目录、设备档案目录等。这种目录系统反映了科技档案的分类体系，是科技档案分类排列的依据，因而是一种管理科技档案的常用目录。科技档案分类目录一般按大类(一级类目)分开，每一大类设一本目录。如果某类档案数量较大，目录超过1本，则对没本目录采取编制目录顺序号方式以示区别，分类目录号=大类代字+目录顺序号，如:B——1、B——2等表示基建档案的分类目录。 分类目录的构成，由分类目录表和卷内目录合订而成，分类目录表居于前，卷内目录居于后。由于没有国家标准的分类目录，因此，各地在表格项目设置上不尽相同。 科技档案分类目录格式: 69 例1: 科技档案分类目录 数量 出库情况 序 档案编制保管归档 案卷题名 备注 份张原日经号 号 单位 期限 时间 办数 数 因 期 人 例2: 科技档案分类目录 档 号 案 卷 题 名 起止 保管 页 备注 日期 期限 数 例3: 科技档案分类目录(珠海使用) 归档时间 编制单位 页保管顺 案卷题名 档号 备注 序 数 期限 年 月 日 单位 日期 号 注:此表为横表 70 附件:科技档案常见类型归档范围和保管期限表(供参考) 一、基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表 保管 序号 基 本 范 围 期限 1 综合 1.1 基建、办法、规定等 长期 1.2 基建发展规划、计划、报告、会议记录、纪要 永久 1.3 征、租用土地(单独项目的除外)申请、报告、批复、合同、协议、说明材料 永久 1.4 厂区平面图、地下管线图 永久 1.5 统计报表 长期 2 工程准备阶段 2.1 立项文件 2.1.1 项目建议书 永久 2.1.2 项目建议书审批意见及前期工作通知书 永久 2.1.3 可行性研究报告及附件 永久 2.1.4 可行性研究报告审批意见 永久 2.1.5 关于立项有关的会议纪要、领导讲话 永久 2.1.6 专家建议文件 永久 2.1.7 调查资料及项目评估研究材料 长期 2.2 建设用地、征地、拆迁文件 2.2.1 选址申请及选址规划意见通知书 永久 2.2.2 用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书 永久 2.2.3 拆迁安置意见、协议、方案等 长期 2.2.4 建设用地规划许可证及其附件 永久 2.2.5 划拨建设用地文件 永久 2.2.6 国有土地使用证 永久 2.3 勘察、测绘、设计文件 2.3.1 工程地质勘察报告 永久 2.3.2 水文地质勘察报告、自然条件、地震调查 永久 2.3.5 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 永久 2.3.6 初步设计图纸和说明 长期 2.3.7 技术设计图纸和说明 长期 2.3.8 审定设计方案通知书及审查意见 长期 有关行政主管部门(人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、2.3.9 永久 河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议 2.3.10 施工图及其说明 长期 2.3.11 设计计算书 长期 2.3.12 政府有关部门对施工图设计文件的审批意见 永久 2.4 招投标、中标文件与合同书 2.4.1 勘察设计招投标中标文件 长期 2.4.2 勘察设计招投标未中标文件 短期 2.4.3 勘察设计承包合同 长期 2.4.4 施工招投标中标文件 长期 2.4.5 施工招投标未中标文件 短期 2.4.6 施工承包合同 长期 2.4.7 工程监理招投标中标文件 长期 2.4.8 工程监理招投标未中标文件 短期 2.4.9 监理委托合同 长期 2.5 开工审批文件 2.5.1 建设项目列入年度计划的申报文件 永久 2.5.2 建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表 永久 2.5.3 规划审批申报表及报送的文件和图纸 永久 71 2.5.4 建设工程规划许可证及其附件 永久 2.5.5 建设工程开工审查表 永久 2.5.6 建设工程施工许可证 永久 2.5.7 投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明 长期 2.5.8 工程质量监督手续 长期 2.6 财务工作 2.6.1 工程投资估算材料 短期 2.6.2 工程设计概算材料 短期 2.6.3 施工图预算材料 短期 2.6.4 施工预算 短期 2.7 建设、施工、监理机构及负责人 2.7.1 工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单 长期 2.7.2 工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单 长期 2.7.3 工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单 长期 3 监理文件 3.1 监理规划 3.1.1 监理规划 长期 3.1.2 监理实施细则 长期 3.1.3 监理部总控制计划等 长期 3.2 监理月报中的有关质量问题 长期 3.3 监理会议纪要中的有关质量问题 长期 3.4 进度控制 3.4.1 工程开工/复工审批表 长期 3.4.2 工程开工/复工暂停令 长期 3.5 质量控制 3.5.1 不合格项目通知 长期 3.5.2 质量事故报告及处理意见 长期 3.6 造价控制 3.6.1 预付款报审与支付 短期 3.6.2 月付款报审与支付 短期 3.6.3 设计变更、洽商费用报审与签认 长期 3.6.4 工程竣工决算审核意见书 长期 3.7 分包资质 3.7.1 分包单位资质材料 长期 3.7.2 供货单位资质材料 长期 3.7.3 试验等单位资质材料 长期 3.8 监理通知 3.8.1 有关进度控制的监理通知 长期 3.8.2 有关质量控制的监理通知 长期 3.8.3 有关造价控制的监理通知 长期 3.9 合同与其他事项管理 3.9.1 工程延期报告及审批 永久 3.9.2 费用索赔报告及审批 长期 3.9.3 合同争议、违约报告及处理意见 永久 3.9.4 合同变更材料 长期 3.10 监理工作总结 3.10.1 专题总结 长期 3.10.2 月报总结 长期 3.10.3 工程竣工总结 长期 3.10.4 质量评价意见报告 长期 4 施工文件 4.1 建筑安装工程 4.1.1 土建(建筑与结构)工程 4.1.1.1 施工技术准备文件 (1) 施工组织设计 长期 (2) 技术交底 长期 (3) 图纸会审记录 长期 72 (4) 施工预算的编制和审查 短期 (5) 施工日期 短期 4.1.1.2 施工现场准备 (1) 控制网设置资料 长期 (2) 工程定位测量资料 长期 (3) 基槽开挖线测量资料 长期 (4) 施工安全措施 短期 (5) 施工环保措施 短期 4.1.1.3 地基处理记录 (1) 地基钎探记录和钎探平面布点图 永久 (2) 验槽记录和地基处理记录 永久 (3) 桩基施工记录 永久 (4) 试桩记录 长期 4.1.1.4 工程图纸变更记录 (1) 设计会议会审记录 永久 (2) 设计变更记录 永久 (3) 工程洽商记录 永久 4.1.1.5 施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告 (1) 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表 长期 (2) 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件 长期 (3) 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告 长期 (4) 预制构件(钢、混凝土)出厂合格证、试验记录 长期 (5) 工程物质选样送审表 短期 (6) 进场物质批次汇总表 短期 (7) 工程物质进场报验表 短期 4.1.1.6 施工试验记录 (1) 土壤(素土、灰土)干密度试验报告 长期 (2) 土壤(素土、灰土)击实试验报告 长期 (3) 砂浆配合比通知单 长期 (4) 砂浆(试块)抗压强度试验报告 长期 (5) 混凝土配合比通知单 长期 (6) 混凝土(试块)抗压强度试验报告 长期 (7) 混凝土抗渗试验报告 长期 (8) 商品混凝土出厂合格证、复试报告 长期 (9) 钢筋接头(焊接)试验报告 长期 (10) 防水工程试水检查记录 长期 (11) 楼地面、屋面坡度检查记录 长期 (12) 土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表 长期 4.1.1.7 隐蔽工程检查记录 (1) 基础和主体结构钢筋工程 长期 (2) 钢结构工程 长期 (3) 防水工程 长期 (4) 高程控制 长期 4.1.1.8 施工记录 (1) 工程定位测量检查记录 永久 (2) 预检工程检查记录 短期 (3) 冬施混凝土搅拌测温记录 短期 (4) 冬施混凝土养护测温记录 短期 (5) 烟道、垃圾道检查记录 短期 (6) 沉降观测记录 长期 (7) 结构吊装记录 长期 (8) 现场施工预应力记录 长期 (9) 工程竣工测量 长期 (10) 新型建筑材料 长期 (11) 施工新技术 长期 4.1.1.9 工程质量事故处理记录 永久 4.1.1.10 工程质量检验记录 73 (1) 检验批质量验收记录 长期 (2) 分项工程质量验收记录 长期 (3) 基础、主体工程验收记录 永久 (4) 幕墙工程验收记录 永久 (5) 分部(子分部)工程质量验收记录 永久 4.1.2 电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程 4.1.2.1 一般施工记录 (1) 施工组织设计 长期 (2) 技术交底 短期 (3) 施工日志 短期 4.1.2.2 图纸变更记录 (1) 图纸会审 永久 (2) 设计变更 永久 (3) 工程洽商 永久 4.1.2.3 设备、产品质量检查、安装记录 (1) 设备、产品质量合格证、质量保证书 长期 (2) 设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告 长期 (3) 设备安装记录 长期 (4) 设备试运行记录 长期 (5) 设备明细表 长期 4.1.2.4 预检记录 短期 4.1.2.5 隐蔽工程检查记录 长期 4.1.2.6 施工试验记录 (1) 电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录 长期 (2) 楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录 长期 (3) 变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录 长期 给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、(4) 长期 漏风、试压、通球、阀门等试验记录 电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记(5) 长期 录 电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录，空载、半载、满载、超载试运行记录，平衡、(6) 长期 运速、噪声调整试验报告 4.1.2.7 质量事故处理记录 永久 4.1.2.8 工程质量检验记录 (1) 检验批质量验收记录 长期 (2) 分项工程质量验收记录 长期 (3) 分部(子分部)工程质量验收记录 永久 4.1.3 室外工程 室外安装(给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防)等4.1.3.1 长期 施工文件 4.1.3.2 室外建筑环境(建筑小品、水景、道路园林绿等)施工文件 长期 4.2 市政基础设施工程 4.2.1 施工技术准备 4.2.1.1 施工组织设计 短期 4.2.1.2 技术交底 长期 4.2.1.3 图纸会审记录 长期 4.2.1.4 施工预算的编制和审查 短期 4.2.2 施工现场准备 4.2.2.1 工程定位测量资料 长期 4.2.2.2 工程定位测量复核记录 长期 4.2.2.3 导线点、水准点测量复核记录 长期 4.2.2.4 工程轴线、定位桩、高程测量复核记录 长期 4.2.2.5 施工安全措施 短期 4.2.2.6 施工环保措施 短期 4.2.3 设计变更、洽商记录 4.2.3.1 设计变更通知单 长期 4.2.3.2 洽商记录 长期 74 4.2.4 原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告 砂、石、砌块、水泥、钢筋(材)、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、4.2.4.1 长期 粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表 砂、石、砌块、水泥、钢筋(材)、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、4.2.4.2 粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂检(试)验报告及现场长期 复试报告 4.2.4.3 水泥、石灰、粉煤灰混合料，沥青混合料、商品混凝土等试验汇总表 长期 水泥、石灰、粉煤灰混合料，沥青混合料、商品混凝土等出厂合格证和试验报告、4.2.4.4 长期 现场复试报告 4.2.4.5 混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等试验汇总表 长期 4.2.4.6 混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证书和相应的施工技术资料 长期 厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等汇4.2.4.7 长期 总表 厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等出4.2.4.8 长期 厂合格证书及安装使用说明 4.2.4.9 设备开箱报告 短期 4.2.5 施工试验记录 4.2.5.1 砂浆、混凝土试块强度、钢筋(材)焊连接、填土、路基强度试验等汇总表 长期 4.2.5.2 道路压实度、强度试验记录 (1) 回填土、路床压实度试验及土质的最大干密度和最佳含水量试验报告 长期 (2) 石灰类、水泥类、二灰类无机混合料基层的标准击实试验报告 长期 (3) 道路基层混合料强度试验记录 长期 (4) 道路面层压实度试验记录 长期 4.2.5.3 混凝土试块强度试验记录 (1) 混凝土配合比通知单 短期 (2) 混凝土试块强度试验报告 长期 (3) 混凝土试块抗渗、抗冻试验报告 长期 (4) 混凝土试块强度统计、评定记录 长期 4.2.5.4 砂浆试块强度试验记录 (1) 砂浆配合比通知单 短期 (2) 砂浆试块强度试验报告 长期 (3) 砂浆试块强度统计评定记录 长期 4.2.5.5 钢筋(材)焊、连接试验报告 长期 4.2.5.6 钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量检查记录 长期 4.2.5.7 桩基础试(检)验报告 长期 4.2.5.8 工程物质选样送审记录 短期 4.2.5.9 进场物质批次汇总记录 短期 4.2.5.10 工程物质进场报验记录 短期 4.2.6 施工记录 4.2.6.1 地基与基槽验收记录 (1) 地基钎探记录及钎探位置图 长期 (2) 地基与基槽验收记录 长期 (3) 地基处理记录及示意图 长期 4.2.6.2 桩基施工记录 (1) 桩基位置平面示意图 长期 (2) 打桩记录 长期 (3) 钻孔桩钻进记录及成孔质量检查记录 长期 (4) 钻孔(挖孔)桩混凝土浇灌记录 长期 4.2.6.3 构件设备安装和调试记录 (1) 钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录 长期 (2) 厂(场)、站工程大型设备安装调试记录 长期 4.2.6.4 预应力张拉记录 (1) 预应力张拉记录表 长期 (2) 预应力张拉孔道压浆记录 长期 (3) 孔位示意图 长期 4.2.6.5 沉井工程下沉观测记录 长期 75 4.2.6.6 混凝土浇灌记录 长期 4.2.6.7 管道、箱涵等工程项目推进记录 长期 4.2.6.8 构筑物沉降观测记录 长期 4.2.6.9 施工测温记录 长期 4.2.6.10 预制安装水池壁板缠绕钢丝应力测定记录 长期 4.2.7 预检记录 4.2.7.1 模板预检记录 短期 4.2.7.2 大型构件和设备安装前预检记录 短期 4.2.7.3 设备安装位置检查记录 短期 4.2.7.4 管道安装检查记录 短期 4.2.7.5 补偿器冷拉及安装情况记录 短期 4.2.7.6 支(吊)架位置、各部位连接方式等检查记录 短期 4.2.7.7 供水、供热、供气管道吹(冲)洗记录 短期 4.2.7.8 保温、防腐、油漆等施工检查记录 短期 4.2.8 隐蔽工程检查(验收)记录 长期 4.2.9 工程质量检查评定记录 4.2.9.1 工序工程质量评定记录 长期 4.2.9.2 部位工程质量评定记录 长期 4.2.9.3 分部工程质量评定记录 长期 4.2.10 功能性试验记录 4.2.10.1 道路工程的弯沉试验记录 长期 4.2.10.2 桥梁工程的动、静载试验记录 长期 4.2.10.3 无压力管道的严密性试验记录 长期 4.2.10.4 压力管道的强度试验、严密性试验、通球试验等记录 长期 4.2.10.5 水池满水试验 长期 4.2.10.6 消化池气密性试验 长期 4.2.10.7 电气绝缘电阻、接地电阻测试记录 长期 4.2.10.8 电气照明、动力试运行记录 长期 4.2.10.9 供热管网、燃气管网等管网试运行记录 长期 4.2.10.10 燃气储罐总体试验记录 长期 4.2.10.11 电讯、宽带网等试运行记录 长期 4.2.11 质量事故及处理记录 4.2.11.1 工程质量事故报告 永久 4.2.11.2 工程质量事故处理记录 永久 4.2.12 竣工测量资料 4.2.12.1 建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图 永久 4.2.12.2 地下管线工程竣工测量记录 永久 5 竣工图 5.1 建筑安装工程竣工图 5.1.1 综合竣工图 5.1.1.1 综合图 (1) 总平面布置图(包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等) 永久 (2) 竖向布置图 永久 (3) 室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图 永久 (4) 电气(包括电力、电讯、电视系统等)综合图 永久 (5) 设计总说明书 永久 5.1.1.2 室外专业图 (1) 室外给水 永久 (2) 室外雨水 永久 (3) 室外污水 永久 (4) 室外热力 永久 (5) 室外燃气 永久 (6) 室外电讯 永久 (7) 室外电力 永久 (8) 室外电视 永久 (9) 室外建筑小品 永久 76 (10) 室外消防 永久 (11) 室外照明 永久 (12) 室外水景 永久 (13) 室外道路 永久 (14) 室外绿化 永久 5.1.2 专业竣工图 5.1.2.1 建筑竣工图 永久 5.1.2.2 结构竣工图 永久 5.1.2.3 装修(装饰)工程竣工图 永久 5.1.2.4 电气工程(智能化工程)竣工图 永久 5.1.2.5 给排水工程(消防工程)竣工图 永久 5.1.2.6 采暖通风空调工程竣工图 永久 5.1.2.7 燃气工程竣工图 永久 5.2 市政基础设施工程竣工图 5.2.1 道路工程 永久 5.2.2 桥梁工程 永久 5.2.3 广场工程 永久 5.2.4 隧道工程 永久 5.2.5 铁路、公路、航空、水运等交通工程 永久 5.2.6 地下铁道等轨道交通工程 永久 5.2.7 地下人防工程 永久 5.2.8 水利防灾工程 永久 5.2.9 排水工程 永久 5.2.10 供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程 永久 5.2.11 高压架空输电线工程 永久 5.2.12 污水处理、垃圾处理处置工程 永久 5.2.13 场、厂、站工程 永久 6 竣工验收文件 6.1 工程竣工总结 6.1.1 工程概况表 永久 6.1.2 工程竣工总结 永久 6.2 竣工验收记录 6.2.1 建筑安装工程 6.2.1.1 单位(子单位)工程质量竣工验收记录 永久 6.2.1.2 竣工验收证明书 永久 6.2.1.3 竣工验收报告 永久 6.2.1.4 竣工验收备案表(包括各专项验收认可文件) 永久 6.2.1.5 工程质量保修书 永久 6.2.2 市政基础设施工程 6.2.2.1 单位工程质量评定表及报验单 永久 6.2.2.2 竣工验收证明书 永久 6.2.2.3 竣工验收报告 永久 6.2.2.4 竣工验收备案表(包括各专项验收认可文件) 永久 6.2.2.5 工程质量保修书 永久 6.3 财务文件 6.3.1 决算文件 永久 6.3.2 交付使用财产总表和财产明细表 永久 6.4 声像、缩微、电子档案 6.4.1 声像档案 6.4.1.1 工程照片 永久 6.4.1.2 录音、录像材料 永久 6.4.2 缩微品 永久 6.4.3 电子档案 6.4.3.1 光盘 永久 6.4.3.2 磁盘 永久 77 二、设备文件材料归档范围和保管期限表 保管 序号 基 本 范 围 期限 1 综合 1.1 设备管理条例、办法、规定、通告等 长期 1.2 设备管理规划、计划、总结 短期 1.3 设备技术管理文件材料 长期 1.4 设备运行管理文件材料 短期 1.5 备品备件管理文件材料 短期 1.6 设备台帐 永久 2 单台(套)设备仪器 2.1 调研、考察材料 长期 2.2 购置合同、协议 长期 2.3 洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料 长期 2.4 设备仪器开箱验收记录 长期 2.5 设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书等随机图样及文字材料 长期 2.6 设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收等材料 长期 2.7 运行记录及重大事故分析处理报告 长期 2.8 设备仪器保养和大修计划、记录 长期 2.9 设备仪器检查记录、设备仪器履历表 长期 2.10 设备改造记录和总结材料 长期 2.11 技术、质量异议的处理结果材料 永久 2.12 设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果 长期 三、产品文件材料归档范围和保管期限表 保管 序号 基 本 范 围 期限 1 计划决策阶段 1.1 调查研究 1.1.1 市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告 短期 1.1.2 技术、经济可行性研究报告 长期 1.2 决策 1.2.1 发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同 永久 1.2.2 专题分析报告、专题会议纪要 长期 1.2.3 研制计划、方案、方案论证报告 长期 2 设计阶段 2.1 产品研究、设计计划 长期 2.2 技术、经济初步评价 长期 2.3 研究试验大纲、试验报告 长期 2.4 产品设计标准 永久 2.5 技术设计说明书 长期 2.6 产品设计图样 长期 2.7 专题技术请示报告 长期 2.8 设计评审报告 长期 3 试制阶段 3.1 试制 3.1.1 试制计划、方案、规程、报告 永久 3.1.2 工艺研究报告、工艺总体方案论证 永久 3.1.3 试制工艺流程、工艺标准 长期 3.1.4 试制工艺文件和工艺装备文件 长期 78 3.1.5 工艺评审报告 长期 3.1.6 试制运行记录、化验记录 长期 3.1.7 试制过程纪要 长期 3.1.8 原材料与半成品、成品检验方法批准书 长期 3.1.9 理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式 长期 3.1.10 技术标准协议、试制质量分析报告 长期 3.1.11 专题会议记录、纪要、决议及合理化建议 长期 3.1. 12 重大故障分析和排除措施报告 长期 3.1.13 试制总结报告 永久 3.2 试验 3.2.1 试验计划、方案、规程 永久 3.2.2 试验所需仪器与设备清单 长期 3.2.3 试验分项目记录 长期 3.2.4 试验原始数据与材料 永久 3.2.5 试验分析报告 长期 3.2.6 试验分项小结 短期 3.2.7 试验总结报告 永久 3.3 鉴定 3.3.1 鉴定申请报告及批复 永久 3.3.2 试制、试验鉴定大纲 永久 3.3.3 成套设计文件 长期 3.3.4 标准化审查报告 长期 3.3.5 可靠性试验情况报告 长期 3.3.6 产品质量和技术经济分析报告 短期 3.3.7 技术鉴定材料(申请批复、评价材料、会议纪要) 永久 3.3.8 设计定型报告、证书 永久 3.3.9 试用或试运行报告 长期 3.3.10 鉴定验收书 永久 4 生产阶段 4.1 小批生产 4.1.1 小批生产方案、计划 短期 4.1.2 小批生产工序工程能力分析报告 长期 4.1.3 关健件、重要件、关健工序的质量控制及检测报告 长期 4.1.4 原料鉴定卡片、配用设计表 长期 4.1.5 历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知单 长期 4.1.6 小批生产总结报告、小批生产鉴定书 永久 4.1.7 产品设计评审报告 长期 4.1.8 产品研制完成报告 长期 4.1.9 产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本 长期 4.2 批量生产 4.2.1 申请正式投产报告、批复、通知 永久 4.2.2 生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范 永久 4.2.3 技术标准(国际、国家、部、企、内标) 永久 4.2.4 企业标准编制说明、审批书及修改、修订的通知 永久 4.2.5 生产定型(结构、配方)设计文件 永久 4.2.6 工艺文件 长期 4.2.6.1 工艺方案(工艺设计表与设计卡、配方卡) 工艺规程(工艺流程卡、工艺卡、工序卡、调整卡、技术检查卡、毛坯图、工艺守 4.2.6.2 则) 管理用工艺文件(路线图、明细表、主要材料工艺消耗定额、工时定额汇总表、工 4.2.6.3 艺总结、工艺文件总目录) 4.2.7 工艺作业指导书、工艺说明书 长期 4.2.8 工艺装备文件、图样(刃具、夹具、量具、模具图)、说明书 长期 4.2.9 产品改进与更新建议书、合理化建议、QC成果 长期 4.2.10 产品质量技术攻关会议记录、纪要和成果 长期 4.2.11 重大质量事故分析、质量异议处理结果 长期 4.2.12 各种操作记录、产品检验报告单 长期 79 4.2.13 产品特性重要度分级 长期 4.2.14 技术条件 长期 4.2.15 明细表、汇总表、产品目录 长期 4.2.16 专利登记表、专利证书等材料 永久 4.2.17 商标注册材料 永久 5 评优阶段 5.1 创优规划和措施 长期 5.2 创优工艺操作规程 长期 5.3 国内外对比材料 短期 5.4 上级检(抽)查结果和理化分析报告 长期 5.5 主要用户评价 短期 5.6 创优申请、审批表 长期 5.7 优质产品评定书 永久 5.8 获奖奖章、奖状、证书 永久 6 认证阶段 6.1 认证、信函 长期 6.2 跟综服务材料 长期 6.3 认证检测报告、检查报告 长期 6.4 原材料修改换页说明 长期 6.5 产品检验报告 长期 6.6 各种认证证书 永久 四、科研文件材料归档范围和保管期限表 保管 序号 基 本 范 围 期限 1 研究准备阶段 1.1 申报项目的报告、批复、通知 长期 1.2 科研规划、调研报告、可行性研究报告、技术咨询与课题论证材料 长期 1.3 课题说明书、科研课题、经费申请报告及批件 长期 1.4 任务书、协议书、会议记录及重要来往文函 永久 科研课题研究计划、上级批示及有关课题的国内外动态、课题计划调整或课题撤销文1.5 长期 件 1.6 实验、试验方案、设计方案、调查考察方案、技术规程 永久 2 研究试验阶段 2.1 试验任务书、试验大纲 永久 2.2 实验、试验测试记录、图表、照片、计划执行情况、调整和撤销的报告 永久 2.3 试制综合分析报告及总结 永久 2.4 计算文件 永久 2.5 计算机软件 永久 2.6 检验文件 永久 2.7 设计文件、图样、技术说明、配方 永久 2.8 工艺文件 永久 3 总结鉴定验收阶段 3.1 课题完成最终(或中断)总结 永久 3.2 课题阶段工作总结 长期 3.3 鉴定大纲 永久 3.4 技术经济分析报告 长期 3.5 标准化审查报告 永久 3.6 鉴定证书、科学技术成果鉴定证书 永久 3.7 鉴定会议记录(参加人员名单)、鉴定验收结论、函审原件 永久 4 成果申报阶段 4.1 科技成果申报表、登记表及附件 永久 4.2 科技成果奖励申报及评审材料 永久 4.3 获奖证书及批件 永久 80 5 推广应用阶段 5.1 推广应用方案、专利申请书、批准证书(原件、影印件) 永久 5.2 技术转让合同、协议书 永久 5.3 论文、成果推广应用中形成的技术文件及工作总结、过户定型的鉴定材料 长期 5.4 国内外同行业评价及用户反馈意见 短期 5.5 成果宣传报送文件 短期 5.6 专业会议文件 短期 5.7 标本、样品目录 短期 5.8 出席各级学术会议和发表在各种刊物上的论文、专题报告 长期 5.9 国外考察报告和对外技术交流材料等 长期 5.10 针对成果的推广应用进行的软件开发形成的文件材料 长期 (注，以上归档范围和保管期限表引用《企业档案工作规范(征求意见稿)》) 81