商务接待礼仪

一、见面 (一) 介绍 见面是人际的第一步。见面时的礼节是留给对方和周围其他人第一印象的重要组成部分。在商务活动中，必须遵循交往场合中普遍为人们接受和使用的见面礼节。 介绍是指从中沟通，使双方相互认识、建立关系。介绍是交往场合中相互了解的基本方式。具有消除隔阂、扩大社交、避免尴尬的功能，在商务交往中(人们往往需要首先向交往对象具体说明自己的情况(从而使双方交往融洽，彼此接纳。 1. 自我介绍 自我介绍是指由本人担任介绍人，自己把自己介绍给别人介绍时奉行的简单礼节有: ? 时间。介绍应精炼，不宜太过冗长(时间以、半分钟左右为佳。 ? 内容。自我介绍内容应真实，态度要谦虚，并依据不同场合把 握分寸初次见面过分显示自己容易引j起对方的反感。 ? 形式。正式的自我介绍应包括单位、部门、职务、姓名等要索 而对泛泛之交只需介绍自己的姓名以应酬对方。 ? 注意事项。 第一，方法应灵活。他人做自我介绍时，应热情作替(一般先向对方点头致意，或随声“您好”(得到回应后再向对方介绍自己的姓 名、身份、单位等(同时递上事先准备好的名片。并且注意对方的反应(若对方并无深谈之意，便要及时打住。 第二(举止应庄重。大方(必须充满自信，只有自信的人才能使人另眼相看，才能有魅力并使人产生信赖和好感。介绍时不要慌慌张张，毛手毛脚(不要用手指指着自己。 第三，表情应亲切、自然。眼睛应看着对方或大家(要善于用眼神、微笑和自然亲切的面部表情来表达友谊之情。不要显得不知所措，面红耳赤(更不能一副随随便便、满不在乎的样子。 2. 他人介绍 他人介绍是指经第一二者为彼此之间互不相识的双方所进行的介绍。介绍时奉行的简单礼节有: ? 顺序。遵循“尊者居后”的原则(先向位高者介绍位低者;先 向年长者介绍年轻者;先向女士介绍男士;先向主人介绍客人; 先向对方介绍自己等。但应视具体情况灵活运用。当被介绍人 性别相同、年龄、地位无法辨别时(则可随意介绍。 ? 方法。先用敬语称呼位高者、年长者和女士(再介绍被介绍者。 在正式场台， 一般用“请允许我向您介绍….”的讲法，在非 正式场合，则不必过于拘泥礼节(往往说一句:“我来介绍下。” 介绍别人时，应实事求是、掌握分寸。必要时，还可说明被介 绍者与自己的关系，便于新结识的人相互了解与信任。被介绍 者在未被介绍时不宜插嘴(应耐心等待。 ? 姿态。介绍时，除女士和年长者外，一般应起立(当介绍人做 介绍后，被介绍的双方应互致问候。在宴会、会议桌上不必起 立，被介绍者只要微笑点头致意即可。如果双方距离2米以外， 中间又有桌椅等障碍物，可举起右手致意，但切忌伸出手指指 来指去。 补充资料: 为他人介绍时要注意顺序。应把男子介绍给女子，把年轻的介绍给年长的，把地位低的介绍给地位高的，把未婚的女子介绍给已婚的妇女，把儿童介绍给成人。 作为被介绍者，应当表现出结识对方的热情，目视对方，除女士和年长者外，被介绍时一般应起立。但在宴会桌上和会谈桌上只需微笑点头有所表示即可。 3. 介绍集体 介绍集体一般是指被介绍一方或双方不止人(它实际上是种特殊的介绍他人的情况。有鉴于此，介绍他人的基本规则在这里是可以使用的。 ? 作为第三者介绍双方时应先卑后尊:而将己方集体成员介绍给 对方时(则应当自尊而卑。 ? 如果被介绍的双方(其中一方个人，一方是集体时，应根据具 体情况采取不同的方法。 第一，先将个人介绍给集体。这种方法主要适用于重大的活动中对于身份高者、年长者和特邀嘉宾的介绍，介绍后，可让所有的来宾自己去结识这位被介绍者。 第二(先将集体介绍给个人。这种方法一方面适用于。非正式场 合，使那些想结识更多的、自己所尊敬的人物的年轻者或身份低者满足自己交往的需要，由他人将身份高者、年长者介绍给自己;另一方面(这种方法也适用于正式场台，比如(领导者对有突出贡献者进行接见。 ? 被介绍的双方皆为一个由多人所组成的集体，双方的全体人员 均应被正式进行介绍时，应有二种介绍方法。第一，拜访方与 接待方两个团队的相互互介绍。一般先由主方负责人向宾方介 绍毛方在场者，再由客方负责人向主人介绍客方在场者。第二， 两个处于平等地位的交往集件的相互介r绍。其介绍的基本l 顺币序有两种: 一种是按照座次或队次顺序介绍，再一种足 以身份的高低顺序进行。 (二) 称呼 称呼指的是人们在商务交往中所采用的彼此之间的称谓语。建择正确、适当的称呼(反映着自身的教养、对对方尊敬的程度(甚至还体现着双方关系发展所达到的程度(因此不能随便乱用。 补充资料: ? 职务性称呼 ? 职称性称呼 ? 职业性称呼 ? 性别性称呼 ? 姓名性称呼 1. 称呼礼仪的总原则: l 称谓语要合乎常规;要照顾被称呼者的个人习惯:要入乡随俗;要庄重、正式、。 2. 商务会面中，称谓语有以下分类; ?职务性称呼。称呼方法:称职务(在职务前加上姓氏，在职务前加上姓名。 ?职称性称呼。称呼方法:只称呼职称，在职称前加上姓氏(在职称前加上姓名。 ?行业性称呼。对于从事某些特定行业的人，可直接称呼对方的职业(也可以在职业前加上姓氏、姓名。 ?性别性称呼。一般约定俗成地按性别的不同分别称呼“小姐”、“女士”或“先生” ?姓名性称呼。在工作岗位上称呼姓名，一般限于同事、熟人之间。 ?商务交往中不用的称呼: ?无称呼或不用尊称 ?不适当的地方性称呼 (三) 名片 名片是个人身份的代表，是商务交往中广泛使用的交往工具之一。交接名片的顺序一般是先低后高(在与多人交换名片时，应讲究由近而远，或由尊而卑的先后次序。 此外，名片在社交中的礼节性拜访中，还可用作非正式邀请的请贴;收到朋友礼物后的谢帖;问候友人的贺帖:引见朋友的介绍信或 拜访他人的自荐信。 补充资料: 名片交换一般涉及一个问题(第一、索取;第一接受:第三、如何递上名片。如何索取名片(最好不要主动索要，除非非常必要(万不得已。递送名片要表示谦恭，要用两只于拿着上方，起身递给。顺序要由尊而卑;由近而远。在圆桌上耍安顺时针方向开始。接受别人名片(第一要有来有往，自己没有名片时(要给对方一个交代(第二接过别人的名片要看。 名片的递交应在见而之初。递交名片时叫应起身站立，单方递接名片时(虽好用双手递、双手接，或以右手接过(但不要只用左手接过。双方互递名片时，要右手递，左手接。两种情况都要求名片的正面向着对方。接过对方的名片应点头致谢，不要立即收起来，也不要随意玩弄和摆放(应该认真读一遍，然后郑重收好。名片最好放在专门收藏名片的皮夹、名片盒或名片夹里存放。 (四) 问候 人们见而应互相问候(通常称招呼。 1. 寒暄。寒暄是人际交往的起点，是沟通心灵的钥匙。 般在微笑、 握手的同时，礼貌地向对方做出语言的表示:“您好!”“近来好!” “身体好吗?”人们在走路的时候，特别是在办公楼的走廊、楼梯 上，宾馆的厅堂、电梯里“狭路相逢”(即使相互并不相识，也要 打个招呼，说一声“早上好!”或“晚上好!”至少也点头微笑致 意。如果彼此是熟悉的，还要停下脚步来寒暄几句(问候一下“您 好吗?”但男子不可强求女士向自己打招呼。 2. 致意。在商务场合遇到相识者，如相距较远，可点头微笑，脱帽 致意，或举右手打招呼，以示问候。 3. 握手。握手是一种信息的双向交流，能表达许多复杂的情感(是 商务接待活动中不可缺少的礼节和手段。 握手的礼仪规范 ? 握手的顺序。遵循“尊者优先”的原则，通常年长者、位尊者、 女上先伸手，然后(年轻者、位低者、男上再伸手。宾主之间(客 人到访方时(主人先伸手，以示欢迎，客人告辞时，客人先伸手， 以示请主人留步。商务场合(握手应按职位高低的顺序。但如果 对方已先出手者(应立即回握，不能忽视对方发自内心的友谊。 在平辈之间(谁先出手为敬。 ? 握手的部位。握手时(应面带微笑(双目注视对方。用手指稍稍 用力握住对方的手掌，对方用同样的方式回握。但男士只要握下 女士的手指即可。握手时(若掌心向下显得傲慢(掌心向上显得 谦恭。如以双手握对方的右手则更显亲切和尊敬，但应区别场合 与对象。 ? 握手的时间。要根据双方的亲密程度灵活掌握。 一般握手应控制 在三秒种之内，切忌长时间握住异性的手。但时间太短办会使对 方产生纯粹客套应付之感。 ? 握手的力度。以不握疼对方的手为限度。握手过猛，尤其对女性， 握手不用力(都是对他人的不尊重。此外，还应注意不要交叉握 手;不要戴着手套与人握手(当手不洁时，应先向对方说明并致 歉意。 4. 拱手。拱手礼亦称“揖”。施礼时，左手掌包握在右拳上，目视对 方(不分尊卑，拱手齐眉自上_而下。目前主要用于团拜、开会、 过节、祝贺等场合。 5. 鞠躬。行礼时两脚立正(目视对方，不可戴帽。可根据施礼对象 和?场台，决定施礼的深度。受礼者一般亦同样回礼。上级和长 者还礼时(可以欠身点头或同时伸出右手以答之，不鞠躬亦可。 6. 拥抱礼。拥抱礼是流行于欧美的一种礼节，通常与接吻礼同时进 行。拥抱礼行礼方法:两人相对而立，右臂向上(左臂向下:右 手挟对方左后肩，左手挟对疗右后腰。按各自方位，双方头部及 上身均自左相互拥抱，然后再向右拥抱，最后再次句左拥抱，扎 毕。 7. 吻礼。 接吻礼多见于西方、东欧、阿拉伯国家，是亲人以及亲密的朋友 问表示亲昵、慰问、爱抚的一种礼节，通常是在受礼者脸上或额 上接一个吻。接吻方式为:父母与子女之间的亲脸，亲额头;兄 弟姐妹、平辈亲友是贴面颊:亲人、熟人之间是拥抱(亲脸，贴 面颊，在公共场合，关系亲近的妇女之间是亲脸(男女之间是贴 面颊，长辈对晚辈一般是亲额头，只有情人或夫妻之间才吻嘴。 亲吻次数因国家不同而有差异。 吻手礼。男了同上层社会贵族妇女相见时，如果女方先伸出手作 下垂式(男方则可将指尖轻轻提起吻之:但如果女方不伸手表示， 则不吻。如女方地位较高，男士要屈一膝作半跪式(再提手吻之。 此礼在欧洲一些国家较流行。 8. 合十礼。合十礼又称合掌礼，流行于南亚和东南亚信奉佛教的国 家。其行礼方法是:两个手掌在胸前对台，掌尖和鼻尖基本相对(手 掌向外倾斜(头略低，而带微笑。 二、接待礼仪 接待国内外宾客是商务接待的重要工作。商务接待应遵守接待工作礼仪。 (一)迎客送客 迎来送往，是商务接待活动中最基本的形式和重要环节，是塑造组织第一印象的重要环节。接待工作的“善始善终”往往表现在车站、码头、机场的迎送环节上。迎送工作的有关事项如下: 1. 迎客 ?确定迎客规格，认真研究客人的基本资料，准确了解来宾的身份、职务、单位及来访目的，安排与之身份基本相等的人前往迎接。 ?做好迎接准备。核实客人到达的交通工具与时间;安排好迎接车辆; 程为来宾准备好客房和膳食;对不熟悉的客人，需要准备一块迎客牌;迎接宾客应提前到达。 ?迎接到达宾客。接到客人后，即表示欢迎或慰问，然后互相介绍。通常先将主人介绍给来宾。除客人自提的随身小包外，应主动帮助客人拎行李，但应尊重宾客的意愿，不要过分热情地强行帮助提携。随后引导客人上事先备好的车辆。上车时，应注意座位的安排。 通常，应将车开到客人跟前，打开右侧车门，以手遮挡着上门框，请客人上车。主人应从车后绕到左侧门上车，避免从客人座前穿过。如有行李，主人应先放好行李再上车。到达目的地后，主人应协助客人下车。 ?妥善安排周全。客人抵达住地后，主人应主动介绍日程安排，征求意见，提供交通旅游图等。然后尽早告退，以便让客人休息。分手前应约好下次见面的时间及联系方法等，以便为客人提供及时的帮助。 一般来说,如果是小轿车，并且有司机开车，前排右座是迎宾人员的位置。后排右座是上座，左侧是下座。如果主人自己开车，前排右座是上座，其次是后排右座，再次是后排左座，最后是后排中座。此外，后排左座由于比较隐弊与安全，首长与重要的VIP往往愿座此处。如果客人自己愿意坐在末座，也不必拘泥礼节。(见右图所示)乘座吉普车无论谁驾驶，座位次序都按照图中A1、A2所示。 如果是大轿车，各排的尊卑原则是司机座后第一排为尊，越往后越低。座位的尊卑每排从右往左递减。9座以下的尊者先上车，9座(含9座)以上的尊者后上车。(如左图所示) 2. 送客 ?迎来送往过程中往往需要在适当的时候向对方赠送礼品以传递感情，互赠礼品是内心友好情感以物质形式的自然流露。赠送礼物应遵循馈赠礼仪，才能有效发挥礼品的效用。 第一，选择时机。并非任何时候都适合送礼。初次见面就送上一份重礼，会有行贿之嫌。西方国家除圣诞节、生 日、婚 礼、旅离别前赠送礼品。一般不兴送礼。作为接待方一般选择客人即将动身行、探病等场合。 第二，注意适度。礼多人不怪处处通行。赠送礼品的准则并非其象征意义。除了物质价值外，还应包含信息价值和情感价值。应根据交往对象的爱好需求和有关规定选择礼品，量力而为。一般选择当地特产礼品为佳，但应谨慎选择，区分对象，以免引起对方误解。赠花时，应了解花语，运用场合及其象征意义。 第三，讲究方式。礼品一般当面赠送。并要用礼品纸包装好。日本人不习惯当面打开礼物，欧美人则当场打开，立即感谢。有些国家收礼时不喜欢有别人在场，有些国家收礼则必须有别人在场，以免有贿赂之嫌。拒绝受礼应当坚决而委婉。如送礼者不知自己何故被拒，则应向他暗示不受礼物的原因。 第四，尊重习俗。不同国家赠礼有所禁忌，应予以尊重。例如，法国人除非关系非常融洽，一般不互相送礼。德国人忌讳用白色，棕色或黑色的包装纸包装礼品。日本人不喜欢在礼品包装上系蝴蝶结;用不同颜色的彩带包扎礼品有不同的含义，如红色象征身体健康等。不要给日本人送有动物形象的礼品，因为各种动物都是不同的象征。对拉丁美洲人，任何时候都不能送刀子和手绢，因为刀子意味着双方关系一刀两断，手绢总与眼泪和悲伤联系在一起。 第五，遵守规范。在接受馈赠时，应遵循礼仪规范。为了维护形 象和职业道德，职业人士一般不宜接受外国人或服务对象赠送的礼品，尤其不能接受现金，有价证券及其他贵重之物，如果实在无法推辞可暂时接受礼品，随后如数上交。不得来者不拒，更不可索取，暗示对方送礼。 ?对远道而来的客人，接待方应协助办好返程手续;协助做好中途安排;客人离开时，最好由原迎接人员驱车送至机场车船码头，并应等车船启动后，面带微笑，挥手告别，直到看不见对方时，主人才离开。 (二)现场接待 接待工作是重要的礼仪活动，使客人高兴而来，满意而去，对组织留下美好印象，有利于今后进一步合作。做好接待工作，要注意以下几点: 1. 接待人员的素质修养代表和影响着组织的形象，应选派具有较高 礼仪素养的人员承担接待工作。 2. 如果事先知道客人来访，要提前“清扫门庭，适当整理”，使接待 场所布置得整齐、美观，给客人留下一个组织工作井井有条、充 满生气、管理有绪的首要印象。 3. 准备座位、资料、饮料等，使接待工作富有效率。 4. 若客人不期而至，也应放下手中工作，起身相迎。 5. 若客人要找的人暂时不能接待，或要办的事需要一个等待的时候， 接待人员应主动攀谈，或提供报刊杂志为客人消遣，避免冷落客 人。 6. 将客人引至接待场所后，应安排其就坐。一般讲，离门最远的位 置是上席，而靠近门的位置是末座。客人就坐后，在未开始谈正 事前，应给客人奉茶。敬茶的顺序应从最上座的客人开始，先客 后主。茶水要从每人的右后侧递送，每杯斟七分满即可。 7. 接待时，要避免他人干扰，以便能专心致志地与客人交换意见。 8. 客人告辞时，主人要等客人起身告辞后方可站起来相送，并应等 客人先伸手之后再与之握手。送客一般应送到门口、电梯口，并 应等电梯门关上后方可离去，送到门口，应面带笑容，向客人挥 手告别，目送离去。 (三)陪同引导 商务接待礼仪 1(在陪同引导客人时，一般应走在客人的左侧，以示尊重，如果是主陪陪同 客人，就要并行与客人同行。如属随行人员，应走在客人和主陪人员的后边。 2(负责引导时，应走在客人左前方一、两步远的位置和客人的步幅一致，忌把背影留给客人。遇到路口或转弯处，应用手示意方向并加以提醒。 3(陪同人员不能只顾闷头走路，可以随机讲一些得体的话。 4(乘电梯时，如有专人服务，应请客人先走，如无专人服务，接待人员应先去操作，到达时请客人先行。 5(进房间时，如门朝外开，应请客人先进，如门朝里开，陪同人员应先进去，扶住门，然后再请客人进入。 (四)拜访礼仪 当主人去客人下塌的地方拜会或送行时，主人的身份应当是“客人”，这时宾客则“反客为主”。应当遵循拜访礼仪:预约;守时;通报;告退。 拜访是双方生活节奏的合拍，要注意时间的和谐。拜访要事先相约，以防扑空或扰乱主人的。拜访时间应选择主人最方便的时候。时间一旦约定应准时到访，若遇特殊情况不能如期赴约，应事先招呼。 到达拜访地点应先敲门，主人答应后方可入内。进入屋内要征得主人同意才可坐下。后来的客人到达时，先来的客人应起立，等待介绍。 做客时要彬彬有礼，言行举止均表现出良好教养和礼貌行为。如主人另有朋友来访。应向新客人打招呼，并尽快地告辞，以免妨碍他人。拜访时间一般不宜过长。 临别时要向主人、在座的客人握手或点头致意。主人起身相送，应请其留步，不可不打 招呼就离去。 三、会议礼仪 会议是商务活动的重要组成部分，无论是与会者或工作人员，都会以自己的待人接物，言行举止、仪表服饰来表达其所代表的组织的文明程度、道德水平和文化素质，这是会议礼仪的实质。 (一)会务礼仪 会议是一些人有组织、有领导地为了某种目的而进行讨论和商议的集会。在许多情况下，商务工作者往往需要直接筹备会议，从会议的策划准备直至结束善后的一系列具体事项。会务礼仪是会务工作规范的一个方面，为会议提供服务的商务工作者，在待人接物及工作交往上尤应注重礼仪，讲究形象。 1. 会议准备 ?邀请 向与会代表发送邀请是会议准备过程中的关键之一。发送邀请表明会议的框架已经确定，可以着手全面准备。 第一，邀请信 会议的主人是会议的发起者、主办者和组织者。与会者是客人，不能不请自到，必须有主人的邀请。郑重其事的邀请必须有文字依据。 第二，会议通知 邀请信是正式的请柬。许多国际会议在发出邀信前，先发一个会议通知。会议通知书是一种非正式的邀请，会议的组织者往往在接到与会者的回应后，再发出正式请柬。 分两步走的做法可以提高正式请柬的严肃性和准确性。 一些国际会议，尤其是小型国际会议，为简化手续和节省经费，也有把以上两步合并一步走的。 第三，对邀请的答复 不论是邀请信还是会议通知书，接获者都应根据要求作出反应，这是国际礼貌。 “不置可否”会给会议组织者带来极大不便。 许多邀请信或通知书都会要求对方明确作出“参加”、“不参加”、“派代表参加”的选择。如设计回执时，只要求填写姓名、职务等，而没有要求对方表示是否与会，是很大的缺陷。许多人虽不到会仍寄回回执，并说明不能应邀原因，以示礼貌。 第四，对与会情况的追踪 邀请信或通知书发出后，会议的组织者要十分注意反馈，这是获得关于与会情况的最直接和最可靠的信息来源。应指定专人收集、分析反馈的情况，同时向会议领导人作汇报并将有关情况分别通知秘书处有关部门。除可从性别、年龄、国籍、职务等栏目分析 出与会者的一般情况外，特别要注意以下方面: 首先，关键人物是否能出席。 其次，需要签证的情况。会议东道国驻外使领馆，最好能事先获得被邀人员名单，同时应要求与会者明确申请的地点。 再次，与会者抵达的时间。 ?签到 代表签到是会议准备进程中的又一关键。代表签到表示会议已经准备妥当，即将开始实质性的活动。 与会者抵达和安顿后，应根据要求到指定地点签(报)到。签到意味着向会议秘书处正式注册，是与会者必须履行的手续。 ?会场 会场即举行会议的场所，会场安排得当与否对会议的顺利进行关系极大。会场安排应考虑以下几个方面: 第一，会场的选择。不同的会议对于会场的选择不同，一般讲，会址选择应考虑交通便利、环境优雅、设备齐全、活动方便和人员合格等因素。 第二，会议厅室。会议厅室是会议最重要的活动场所，首先考虑的因素是面积大小，它取决于:与会代表人物、座位的安排、额外座席的工作人员等。第三，附设场所及设施。其一,与主会场配套的附设场所，它们包括:小会议室、休息室、办公室。其二，必要的辅助设施，包括:录音设施、通讯设施、新闻中心等。 第四，内外布置。每个会议场所都根据会议的特殊要求进行内外布置。体现会议的性质、主题，增加会场的美观和气派。具体包括: 会标和会徽;旗帜;标示牌;主席台。 第五，排座。会议与会代表及其他人员的座位有多种排列方式。选择哪种方式须视会议的内容、场地条件和参加人物而定。 第六，装置与设备。会议的厅室应有现代化的装置和设备，包括灯光、空调、音响、投影等。此外，国际会议对同声传译设备、扩音系统、电子计票装置等还有特殊要求。 2. 会务服务 任何会议都必须有一些从事现场服务的工作人员。会务工作人员虽然做的都是一些具体服务工作，但却是会议顺利进行的重要保证。担任现场服务的工作人员，应熟悉会议的程序，热情细致，彬彬有礼，严格遵循会议的规范行事。 ?会议开始前，负责与会人员的注册登记，包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等。 ?每次会议开始前，在进门处检查与会人员证件;会议开始后，将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室，将会议厅室的大门关上; ?迎接嘉宾，引导代表等至指定席位; ?会议的进行过程及代表的发言内容; ?对要求发言的代表进行登记，及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书。注意记录下代表的姓名，所代表的国家或机构及发言顺序的先后要求。 ?在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。为保 证记录的准确性，如代表系临时发言且有手稿，可在其发言后向其暂借，复制后随即退还; ?随时准备提供必要的会议文件及有关资料，供讨论时参阅; ?每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、(主持人用)木槌、投影设备等是否均已符合要求; ?接听紧急电话并通知所要求的通话人。会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声。秘书接听应轻声。其他人员应在会议厅室外的分机接听，以免干扰会场。 ?会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译员、警卫、电工等是否均已到位;各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用。 3. 位次排列 重要的会议场合对来宾的位次按一定的规则和惯例进行先后次序的排列，体现了主人对宾客应予的礼遇及这种礼遇给予宾客的平等地位。 ?布置会场座次 会场及座位的布置应根据会议的性质、内容、规格和人数等情况确定。 第一，主席团成员位次安排的规范:中央高于两侧;国际会议右侧高于左侧，中国政务礼仪则左侧高于右侧。前排高于后排。 第二，主席台发言席常规位置:主席团正前方;主席台右前方。 第三，与会者就座的排座方式:自由择座;依序排座。排序的依据为与会者所在单位汉字笔划的多少或汉语拼音的先后。 第四，具体排座可分为自前而后横排或自左而右竖排。 第五，小型会议排座的方式为自由就座或面门设座。面门设座即主席面门而尊，主席两侧以左为上，右为下，(国际会议以右为上)其他与会者依次就座，最末者背门而座。 第六，常见的布置形式有方阵形、O形、T形、“回”字形、授得形等。授得形布置适用于大中型会议，其他形式布局适用于小型会议。 ?排定来宾座次 位次本身是固定的，但位次的对象是随着活动内容的不同而有所变动。要为固定的位次找到适合这一位次的对象具有客观的依据和标准(当然仅仅是就每一次特定的商务活动而言的)。一般在重要的会议场合位次对象的排定有以下四种方法。 其一，按身分和职务的高低排列。这是礼宾次序排列的主要依据。 其二，按字母或笔划顺序排列。多边活动的各方或参加者不便按身分与职务的高低排列的，可采用按字母顺序或笔划顺序排列的方法。这是一种予各方和个人最平等机会的方法。 其三，按通知或抵达时间的先后排列。这种排列方法多见于对团体的排次。常有按派遣方通知代表团组成的日期先后排列，按代表团抵达活动地点的时间先后排列，按派遣方决定应邀派遣代表团参加活动的答复时间的先后排列三种排法。 其四，不进行正式排列。有时，它又叫做“不排名”。此种方法，实质上也是一种排列，是一种难以进行排列时的特殊变通方式。 上述四种排列方法并不是互相排斥的。大多数情况下，商务活动的位次排列正是这四种排列方法的交叉结合。有身分级别差的，首先按身分和职务大小的排列方法;身分级别相同的，按通知和抵达时间的先后确定(仅仅是就团体排位而言);同级又同时收到通知或同日期抵达的，则按字母顺序和笔划程序排列。但这还远远不够，还要综合考虑诸如年龄大小、资历深浅、声望高低、亲疏程度、语言异同、宗教信仰、风俗习惯、以及业务性质等等因素的共同参与。这就要求商务工作者从有利于商务服务目标实施的原则出发，运用一定的技巧，使礼宾次序的合理有序排列成为涉外活动良好发展的重要基础。 当然，不论具体采取何种礼宾序列排列方式，接待方均须提前以适当的形式向接待对象进行必要的通报。切切不可我行我素，而令接待对象摸不着头脑。 4. 礼仪规范 ?主持人的礼仪 会议主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。 ?主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。 ?主持人走上主席台时,应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性 质而定，一般说，欢快、热烈的会议步频应较快，纪念、悼念性的会议步履应较慢。 ?入席后，如果主持人是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸，两手轻按于桌沿。主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拌腿等不雅动作。 ?主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。 ?主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。 ?主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。 ?会议发言人礼仪 会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿，旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。 自由发言则较随意。主要应注意:发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言;发言应简短，观点应明确;与他人有分歧，应以理服人，态度平和;听从主持人的指挥，不能只顾自己。 如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答。对不能回答的问 题，应机智而礼貌地说明理由。对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。 ?会议参加者礼仪 会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座。开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意。中途退场应轻手轻脚，不影响他人。 ?国际商务会议礼仪 国际会议是不同国籍者的会议，每个与会者和工作人员都具有某个国家的象征。 礼仪是国际会议的一种形式，礼宾是会务工作规范的一个方面。国际会议与会者与工作者相互以礼相待、依礼行事，使集体行为也有一定的规矩可循，会议的气氛便可更加融洽，更能顺当有序。 第一，穿着。国际会议可以说是一种特殊形式的办公。通常，男士要穿上下一色和笔挺的西服。衬衣要合身，领口不宜过大，袖子也不宜过长。领口、袖口尤其要保持清洁。凉鞋、布鞋、运动鞋不应穿着。遇隆重场合，如开幕式、闭幕式、宴会、重要接见时还应穿深色西服。女士的衣着可多样化，但不要浓妆艳抹，也不宜穿得花枝招展，应更多地表现职业妇女的庄重和风度。 各种场合，请帖上都会提示应穿的服装，或礼服及民族服装，或是西服，或是便装。除非来不及更换，受邀人都应尽力遵行。 第二，举止。正式会议的参加者应当注意举止大方，彬彬有礼。以下情况尤应注意: ?会场内轻步走路。最好是选择在两个发言之间的空隙进出会场，以示礼貌和不影响会场秩序。在会场内行走定要蹑足而行，以免发出响声。 ?不要挤占他人席位。正式的会议中，每个代表都有固定的席位，并标有名牌。临时占用他人座位，见到该人员到来时，应立即退还。会场工作人员对挤占行为应进行干预。 ?注意起身让路。正式会议的席位一般排列较紧，前排和后排间的空隙较小。中途入座或离座者往往须在别人的座位前经过。临时入座或离座者总是对被影响者表示歉意，而被影响者也应起身让路。如别人已说“对不起”，而你仅是将腿一侧，让人擦过，就会予人不耐烦的感觉。为避免因多占空间，给自己和他人带来不便，坐后排座位时最好不要跷起二郎腿。 ?不要把BP机或手机带进会场。 ?招待会上不要狼吞虎咽。正式会议的招待会有两种。一种是管吃饱的，另一种是不管吃饱的。这从招待会是否定在正餐时间，大体上可作判断。在管吃饱的招待会上，多吃点主人会高兴。当然也要斯文些，不管吃饱的招待会提供的食品不多，客人便应自我克制，否则既使主人为难，又不雅观。 ?不要把饮料、食品带进会场。正式会议休息时，组织者往往提供咖啡、茶水甚至小点心。这些都应在指定地点享用，不应带进会场。 有一种例外是，会议超过正常用餐时间或占用早晚休息时间，为缓解与会者的饥饿或疲劳，主席有时同意在场内供应咖啡或点心。 第三，言谈。言为心声，是衡量一个人的思想水平和文化素质的重要依据。长期养成的不良习惯也往往通过言谈而反映出来。因此，在正式会议的场内外，对自己的言谈都应多加检点，诸如: ?大声喧哗。有些人养成大声说话的习惯。在正式会议的场内外，大呼小叫的举止，包括放声大笑或高声喊人，都被视为不文明的表现。在会场内，特别是会议进行期间，说话一定要轻声，只可“窃窃私语”，以不搅扰他人为度。 ?开小会。有些人开会时不注意听讲，而是喜欢与人聊天。谈得起劲时手舞足蹈，声惊四座。虽旁人侧目而视，仍不自觉，非等有关人员出面制止，才肯罢休。 ?扎堆。多见于招待会上。所谓“扎堆”无非是同胞、同行、同事自成热闹的小圈子，旁若无人。招待会的本意就在让参加者得以来回走动，多方接触，自由交谈。每个成员都应是殷勤接待和与来客亲切交谈的主人。会务工作人员，代表着主人的热情与尊重，如果主人自己扎堆，客人定会感到受冷落。即使语言有困难、身份不等、熟人不多，也应适当分散活动，尽量避免扎堆现象。 补充内容:会议纪律要求 如果有工作装，应该穿着工作装。比规定开会时间早五分钟左右到会场，而不要是开会时间到了，才不紧不慢地进会场，而对别人造 成影响。 开会期间，应该表现出一副认真听讲的姿态。开会也算是在工作，认真听讲的姿态不仅表现你的工作态度，也是对正在发言者的尊重。 在每个人的发言结束的时候，应该鼓掌以示对他讲话的肯定和支持。(资料来源:www.e825.net) 5. 会议旅游 有些会议常在会议期间或会议结束时安排一些参观游览活动，凡日程中安排有会议旅游的，都应事先向与会者通报有关旅游的一切事项:包括旅游的景点，交通工具，集中上车的时间，地点，费用及安全事项等。还应事先聘请好导游，安排好陪同人员。尤其是要注意，必须保证游览过程中的人身安全。 (二)商务谈判礼节 1. 谈判接待礼仪 谈判人员衣着应美观、大方、整洁，气质应热情、豁达，给人以良好的印象。接待对方人员时，接待一方的人员级别应与对方对等。对谈判对方的重要代表，接待方应派员前往机场、车站或码头迎接。已方代表应在谈判会场门口迎接对方人员，握手、寒暄，并友好地引 导入场。 2. 谈判座位安排 商务谈判的气氛较为正规、郑重，对等性强。因此，座席的安排讲究双方或各方的平衡，通常用长方形、正方形、椭圆形桌子。 ?双边会谈。双边会谈通常用长方形或椭圆形的桌子，宾主相对而坐。以正门为准，主人坐背门一侧，客人面门正门;或以入门的方向为准，客人坐右边一侧，主人坐左边一侧。 座次的排定方法是:主谈人居长方桌或椭圆桌宽边一侧的正中，第一副谈居主谈的右侧，第二副谈居主谈的左侧，以此类推，宾主双方人员各自左右排开。如有译员参加，则主谈人位置不变，译员居主谈右侧，第一副谈居主谈左侧，第二副谈居译员左侧，以此类推。记录一般安排在后面就座。 ?多边会谈。通常用圆形桌子，按礼宾次序依次就座。 3. 谈判人员规范 正式谈判，与会者不应随意走动或进出，工作人员安排就绪后应退出。记者只在会谈前采访几分钟，然后离场。根据双方协议，会谈后可共同或单独会见记者。 4. 谈判语言礼仪 谈判最好以中性话题开始，不宜“开门见山”，以免出现冷场。比如，可以先聊天式地谈天气、新闻、个人爱好、彼此间往日的友谊等，然后再逐渐地进入正题。 谈判应以协商性语言和语气为主，适当运用发问、应答、拒绝等 方法和技巧。发问要有理、有利、有节，忌用威胁性、讽刺性的语言和盘问式、审问式的语气。应答应机敏，同意对方的观点可以明确表示同意，如意见相左，可委婉地提出。拒绝对方的观点时，忌用教训、嘲弄的口气和批判性、挖苦性的言辞。 (三)商务签字仪式 商务签字仪式是双方或多方就某一个问题或某一组问题达成协议、协定、缔结条约时常用的一种方式，商务签字仪式是一种比较隆重、正式的仪式，礼仪规范比较严格。 1. 事先对签字文本、签字用的文具、物品做好准备。 2. 参加签字仪式的宾主双方人数和身份应大致相同。 3. 签字场所的桌台摆置和人员位次应符合礼宾礼仪要求。 4. 签字仪式按程序进行: ?双方参加人员按排好的位置就位。 ?签字时配有的助签人员应分别站在各自签字人的外侧，协助翻揭文本，指明签字处。在本方保存的文本上签毕后，由助签人员互递文本，再在对方保存的文本上签字。之后，可由签字人交换文本。 ?举杯庆祝，合影留念。合影时一般由主人居中，以主人左侧为上。主客双方间隔排列，主要身份者站前排，其他人员排在后面，两端均由主方人员把边。