系统登录及事务提醒

系统登录及事务提醒 一、系统登录 用鼠标双击“办公系统”窗口下的程序项“公文管理系统”，将会出现如下图 所示的登录画面。 1 此时要求用户输入服务器名称、登录用户名称及相应的口令，服务器名称是指安装公文系统数据库的计算机(服务器)名称，用户名称是指系统管理员为每个用户分配的、用于进入公文管理系统的名称。登录信息输入后，单击“确定”按钮，系统自动查找服务器、验证用户名及口令，如果输入的某项信息不正确，会提示您，要求重新输入，共有三次机会;否则自动下载所需文件后，进入公文管理系统;单击“取消”按钮，则退出登录画面。 如果登录成功，则系统自动将本次您输入的服务器名称和用户名予以保存，下次再启动本系统时，系统会将上次填写的服务器名称和用户名写在相应的输入栏中。 二、事务提醒 进入公文管理系统后，系统将当前需要您处理的所有各类事务全部在事务窗口中分类显示出来，如下图所示，用户可用鼠标单击某条目选中该项，再单击“执行”按钮，便可进入处理该项事务的功能中。 如果不想做任何处理，可单击“关闭”按钮，回到本系统主窗口，此时用户可以使用菜单或工具栏。 从事务提醒进入处理某类事务的功能，与在本系统的菜单中选择相应的功能进入的画面完全一致，请参阅后面的详细说明。 在公文管理系统主窗口的工具栏中，也提供了“事务提醒”功能，用户可在该窗口下随时选择它，以查看当前需要您处理的所有事情。 2 3 第1章 收文管理 1.1 维护收文登记信息 1.1.1 收文登记 本功能只供收文文书使用，可以从菜单或工具栏进入。 办公室收到外单位来文后，如果是纸质文件，首先对需要入网的文件做正文及必要附件的扫描处理，如果是电子文档(Microsoft Word文档)可以直接作为正文登记使用，然后填写收文登记单。 进入收文登记后，将出现如图1-1-1所示的画面。 图1-1-1 其中 “文件编号”、“文件标题”、扫描文件的“正文页数”或Word文档的“文档路径”必须填写内容。Word文档的“文档路径”不能直接输入，需要通过单击输入框右边的“查找”按钮选择文件后自动填写。 “文件年度”是为“历史收文转储”及文件“顺序号”、“分类号”的自动产生功能而设计的，应按文件的实际年度填写;“顺序号”随着“文件年度”的改变自动产生，“分类号”根据所选的“文件年度”及“文件分类”而由系统自动产生。“顺序号”和“分类号”可能不连续。 扫描文件必须是位图文件，存放路径为:“公文管理系统”所在路径\SW\DJ，且文件名必须为: 第1页:P1.BMP 4 第2页:P2.BMP : : 第n页:Pn.BMP 登记时，根据所填写的“页数”，自动进行压缩处理，并送入收文库中。 “分发人”是指要分发该件收文的办公室主任。 登记单中各项内容按照要求填写好以后，单击“确定”按钮，则将登记单连同扫描的正文及必要附件或指定的Word文档一同送入收文库中;单击“取消”按钮，放弃该件收文的登记，返回主窗体;单击“打印”按钮，打印收文登记单。单击“正文预览”按钮，可以查看要登记入库的正文内容，以检查是否有误。 1.1.2 修改登记单 本功能只供收文文书使用，可以从菜单进入。 选择“修改登记单”功能后，首先要求确定要修改的登记文件应满足的条件， -1-2所示，输入条件后，单击“确定”按钮，如果没有满足条件的收文，给如图1 出提示，用户可重新确定修改范围，否则进入如图1-1-3所示的显示目录画面。 图1-1-2 5 图1-1-3 显示的每个栏目的宽度可以用鼠标随意调整;单击栏目标题，可以按该栏目内容排序，再次单击该栏目标题，则排序顺序可由升序排列变为降序排列(或由降序排列变为升序排列);“打印目录”功能允许用户在当前列出的条目中选择某些条目打印目录;显示的栏目和栏目顺序可以通过“栏目设置”功能设定，其界面如图1-1-4。 用户可以用鼠标改变各项的选择状态，选项前标有“?”的表示该项被选中。设置完后，单击“确定”按钮使之生效，单击“取消”按钮，则上次设置不予更改。 选中或撤消的: 用鼠标单击选中标志框，如果原状态为未选中，则变为选中;如果原状态为选中，则变为未选中。 显示目录窗口后面将经常出现，该窗口关闭时自动将其显示的栏目、栏目宽度、栏目顺序予以保存。 图1-1-4 在显示目录窗口中，用户可用鼠标单击某条目选中该件收文，查看登记单、正文等，其中“刷新”功能，是重新在收文库中选择满足条件的文件。如果单击“修改”按钮，将出现如图1-1-5所示画面，进入修改登记单功能。 图1-1-5 6 如果要修改正文，可将复选框“修改正文”设置为选中状态，此时可以调整正文类型、扫描文件的正文页数或Word文档路径。进入修改登记单后，系统首先将原正文文件生成到本应用程序目录下的“sw\dj”子目录中，扫描文件的文件名为“p1.bmp,p2.bmp……”，Word文档的正文文件名是“swzw.doc”，用户可以直接修改这些文件。 说明: 1( 如果办公室主任已将该件收文分发，不允许重新选择分发人。 ( 已经最终办结的收文不允许再做改动。 2 1.1.3 删除登记单 该功能只供收文文书使用，可以从菜单进入。 选择“删除登记单”功能后，首先要求确定要删除的登记文件应满足的条件，如图1-1-2所示，单击“确定”按钮后，如果没有满足条件的收文，给出提示，用户可重新确定删除范围，否则进入如图1-1-6所示的显示目录画面。用户可用鼠标单击某条目选中该件收文，然后单击“删除”按钮，系统询问是否确实要删除该文件，如果用户确定删除，则与该件收文有关的所有内容将全部从收文库中清除，不可恢复。 说明:已经最终办结的收文不允许删除。 图1-1-6 1.1.4 送办公室主任分发收文 该功能只供收文文书使用，可以从事务提醒或菜单进入。 7 图1-1-7 当办公室主任分发文件时，如果认为某文件不应由本人分发，可以退给收文文书，再送其他办公室主任执行分发，即退文。收文文书收到退文后，进入“送主任分发收文”后，首先进入如图1-1-7的画面。选中某文件后，单击“发送”按钮，进入重新送办公室主任分发的功能，如图1-1-8。选择要送给的办公室主任后，单击“确定”按钮，送给选中的办公室主任;单击“取消”按钮，返回到如图1-1-7所示的列表目录画面。 图1-1-8 1.2 收文分发 1.2.1 收文单位分发 该功能只供办公室主任使用，可以从事务提醒或菜单进入。 当收文登记后，自动送给在登记单中所确定的分发该件收文的办公室主任，由办公室主任向有关领导、部门分发。 8 图1-2-1 选择“收文单位分发”后，首先进入如图1-2-1所示的显示目录的画面。 显示的每个栏目的宽度可以用鼠标随意调整;单击栏目标题，可以按该栏目内容排序，再次单击该栏目标题，则排序顺序可由升序排列变为降序排列(或由降序排列变为升序排列);“打印目录”功能允许用户在当前列出的条目中选择某些条目打印目录表;显示的栏目和栏目顺序可以通过“栏目设置”功能设定，其界面如图1-1-4所示。 用户可用鼠标单击某条目选中该件收文，然后单击“分发”按钮，进入到收文单位分发画面，如图1-2-2。 在单位分发时，用户可用鼠标单击“批阅领导”或“承办部门”右侧的“选择”按钮，弹出单位领导或单位内部门名称的列表，每一项的左侧都有一选中标志框，框中有“?”的表示该项被选中，被选中的单位领导或部门名称自动写入“批阅领导”或“承办部门”栏中;单击“关闭”按钮，则供选择的列表将隐藏掉。 图1-2-2 列表中的选项选中或撤消的方法: 用鼠标单击选中标志框，如果原状态为未选中，则变为选中;如果原状态为选中，则变为未选中。 9 “批办意见”栏用于填写分发批注，用鼠标单击右侧的“选词”按钮，弹出选词列表，用鼠标双击某词条，则该词自动插入“批办意见”栏的当前光标处。 “限办天数”是指该文件规定的办理天数，当超出限办天数而本文件仍未办结，将提醒收文文书、各未办结的承办部门领导及承办人员文件超期;选项“指标文件”如果被选中，则该件收文被确定为指标文件。选中方法同上，指标文件的查询范围仅限于承办人员、办公室主任和收文文书。 分发过程中，随时可单击“确定”按钮执行分发，单击“取消”按钮，不予分发，返回图1-2-1所示画面。 如果您认为该件收文不应由您分发，需退给收文文书，只需选中“退收文文书”项，填写退文意见(可空)后，单击“确定”按钮即可。 1.2.2 修改单位分发 该功能供办公室主任、登记该文件的收文文书使用，操作方法同“收文单位分发”，可以从菜单进入本功能。 说明: 1.已经最终办结的收文不允许再修改。 2.修改单位分发时，可以新增或删除批阅领导、承办部门，也可以要求原有的批阅领导、承办部门在上次办理的基础上重新办理。 3.需要某些批阅领导或承办部门重新办理，可以首先单击该名称对应项，再单击“重新办理”按钮，则该名称后面会标注“(重办)”，如果是本次新增的批阅领导或承办部门，则不能要求其重新办理。 1.2.3 新增承办单位 该功能供办公室主任使用，可以从事务提醒或菜单进入。 当承办部门在办理文件时，认为批阅的领导或承办的部门尚有遗漏，可以通过设置选项提醒分发文件的办公室主任;如果单位领导认为需再增加批阅的领导或承办的部门，可以在批阅文件时直接增加。“新增承办单位”的操作方法同“修改单位分发”。 1.3 单位领导批阅收文 1.3.1 单位领导批阅收文 该功能供各位单位领导使用，可以从事务提醒或菜单进入。 10 选择本功能后，首先进入如图1-3-1所示的显示目录画面。 图1-3-1 显示的每个栏目的宽度可以用鼠标随意调整;单击栏目标题，可以按该栏目内容排序，再次单击该栏目标题，则排序顺序可由升序排列变为降序排列(或由降序排列变为升序排列);“打印目录”功能允许用户在当前列出的条目中选择某些条目打印目录表;显示的栏目和栏目顺序可以通过“栏目设置”功能设定，其界面如图1-1-4所示。 用户可用鼠标单击某条目选中某件收文，然后单击“批阅”按钮，进入如图1-3-2所示的领导批阅收文的画面。 在批阅时，用户可用鼠标单击“批阅领导”或“承办部门”右侧的“选择”按钮，弹出单位领导或单位内部门名称的列表，每一项的左侧都有一选中标志框，框中标有“?”的表示该项被选中，被选中的单位领导或部门名称自动写入“批阅领导”或“承办部门”栏中;如果需要批阅领导或承办部门重新办理，可以首先单击该名称对应项，再单击“重新办理”按钮，则该名称后面会标注“(重办)”，如果是本次新增的批阅领导或承办部门，则不能要求其重新办理。单击“关闭”，则供选择的列表将隐藏掉。 列表中的选项选中或撤消的方法: 用鼠标单击选中标志框，如果原状态为未选中，则变为选中;如果原状态为选中，则变为未选中。 “批阅意见”栏用于填写办理意见，用鼠标单击右侧的“选词”按钮，弹出选词列表，用鼠标双击某词条，则该词自动插入“批阅意见”栏的当前光标处。 单击“确定”按钮，完成本次批阅操作，单击“取消”按钮，返回显示目录画面。 在确定“批阅领导”时，本人名称项一直是选中的，即不能取消自己。 11 图1-3-2 1.3.2 单位领导修改批阅意见 该功能只供单位领导使用，操作方法同“单位领导批阅收文” ，可以从菜单进入。 说明: 1.已经最终办结的收文不允许再修改。 2.修改批阅意见时，可以新增或删除批阅领导、承办部门，也可以要求某些批阅领导或承办部门重新办理。 3.需要某些批阅领导或承办部门重新办理，可以首先单击该名称对应项，再单击“重新办理”按钮，则该名称后面会标注“(重办)”，如果是本次新增的批阅领导或承办部门，则不能要求其重新办理。 1.4 部门领导批阅收文 1.4.1 部门领导批阅收文 该功能供各部门领导使用，可以从事务提醒或菜单进入。 以下两类收文需要承办部门领导批阅: 1( 办公室主任或单位领导批给本部门、而本部门尚未办理的文件。 2( 部门内其他部门领导批给您，要求您办理的文件。 其中，第一类文件应由部门内主管收文分发的部门领导处理，第二类文件您必须办理。 办公室主任或单位领导批给某部门的文件，首先送给该部门的所有领导，任何一位部门领导均可将该件收文在部门内分发或直接代表本部门办结。 12 选择“部门领导批阅收文”后，首先进入如图1-4-1所示的画面。 图1-4-1 显示的每个栏目的宽度可以用鼠标随意调整;单击栏目标题，可以按该栏目内容排序，再次单击该栏目标题，则排序顺序可由升序排列变为降序排列(或由降序排列变为升序排列);“打印目录”功能允许用户在当前列出的条目中选择某些条目打印目录表;显示的栏目和栏目顺序可以通过“栏目设置”功能设定，其界面如图1-1-4所示。 用户可用鼠标单击某条目选中该件收文，然后单击“批阅”按钮，进入部门领导批阅收文画面，如图1-4-2。 窗口内上端显示当前部门内的办理情况，供参考。 确定“承办人员”及选词的操作方法同“收文单位分发”。 在确定“承办人员”时，本人名称项和部门内分发该文件的部门领导的名称项一直是选中的，其他项可以随意选中或取消。如果您是承办的部门领导，可以要求某些承办人在现有办理结果的基础上重新办理。 如果您是第一位分发该文的部门，又没有确定其他承办人员，则认为您要代表本部门办结。 图1-4-2 13 如果认为本文件的批阅领导和承办部门尚有遗漏，可将“增加承办单位”选中，单击“确定”按钮后，将提醒分发本文件的办公室主任，要求其修改分发。 单击“确定”按钮，执行相应操作，单击“取消”按钮，则返回图1-4-1所示的文件目录画面。 1.4.2 部门领导修改批阅意见 该功能供各部门领导使用，可以从菜单进入，操作方法同“部门领导批阅收文”。 说明: 1.本部门已经办结的收文不允许再修改。 2.在修改批阅意见时，可以新增或删除承办人员，也可以要求某些承办人员重新办理，但本人或分发本文件的部门领导不允许删除。 1.5 一般人员办理收文 1.5.1 一般工作人员办理收文 该功能供本单位所有一般工作人员使用，可以从事务提醒或菜单进入。 部门内领导要求某一科组办理或要求重新办理的收文送到该组后，该组的所有人员都可以办理。进入该功能后，首先出现如图1-5-1所示的显示目录画面。 显示的每个栏目的宽度可以用鼠标随意调整;单击栏目标题，可以按该栏目内容排序，再次单击该栏目标题，则排序顺序可由升序排列变为降序排列(或由降序排列变为升序排列);“打印目录”功能允许用户在当前列出的条目中选择某些条目打印目录表;显示的栏目和栏目顺序可以通过“栏目设置”功能设定，其界面如图1-1-4所示。 在显示目录窗口中，用户可用鼠标单击某条目选中该件收文，然后单击“办理”按钮，进入一般工作人员办理收文画面，如图1-5-2。 14 图1-5-1 办理收文时，窗口内上端显示当前部门内的办理情况，供参考，下端是两种办理方式。 图1-5-2 组内每名成员在办理时都有两种选择，即本人代表全组办结，或者只输入个人办理意见，该件收文在组内继续办理，直至组内某位成员代表本组办结。 选词的操作方法同“收文单位分发”。 单击“确定”后，执行相应的处理，单击“取消”，则返回图1-5-1画面。 1.5.2 一般工作人员修改办理意见 该功能供本单位所有一般工作人员使用，可以从菜单进入。 本功能在本组已经办结的情况下使用，即使当前用户在本组办结前没有办理过，也可以通过本功能增加本人的办理意见。 注意:本部门已经办结的收文不允许再修改办理意见。 15 1.6 签署部门综合意见 该功能供各部门领导使用，可以从事务提醒或菜单进入。 一件收文当部门内所有承办人员全部办结后，将送给部门内所有领导签署本部 -6-1所示的显示目录画面。门综合意见，进入该功能后，首先出现如图1 显示的每个栏目的宽度可以用鼠标随意调整;单击栏目标题，可以按该栏目内容排序，再次单击该栏目标题，则排序顺序可由升序排列变为降序排列(或由降序排列变为升序排列);“打印目录”功能允许用户在当前列出的条目中选择某些条目打印目录表;显示的栏目和栏目顺序可以通过“栏目设置”功能设定，其界面如图1-1-4所示。 图1-6-1 用户可用鼠标单击某条目选中该件收文，然后单击“签署意见”按钮，进入如图1-6-2所示的画面。 图1-6-2 在签署部门综合意见时，窗口内上端显示当前部门内的办理情况，供参考，选 16 词的操作方法同“收文单位分发”。 办结选项有两种，一是本人代表部门办结，二是只签署本人意见，然后送部门内其他其他领导签署意见。“增加承办单位”选项是为了提醒分发本件收文的办公室主任修改分发。 单击“确定”后，执行相应的处理，单击“取消”，则返回图1-6-1画面。 1.7 收文最终办结 1.7.1 收文文书办结收文 该功能只供收文文书使用，可以从事务提醒或菜单进入。 当所有批阅领导、承办部门全部办结后，该文自动送给登记本件收文的文书，以确定该文是否在单位内最终办结。 进入该功能后，首先出现如图1-7-1所示的显示目录画面。 显示的每个栏目的宽度可以用鼠标随意调整;单击栏目标题，可以按该栏目内容排序，再次单击该栏目标题，则排序顺序可由升序排列变为降序排列(或由降序排列变为升序排列);“打印目录”功能允许用户在当前列出的条目中选择某些条目打印目录表;显示的栏目和栏目顺序可以通过“栏目设置”功能设定，其界面如图1-1-4所示。 用户可用鼠标单击某条目选中该件收文，然后单击“办结”按钮，进入收文办结画面，如图1-7-2。 图1-7-1 17 图1-7-2 用鼠标单击某一种办结方式，以确定是由您做最终办结，还是送办公室主任办结。如果用户选择了最终办结，选项“最终办理结果反馈给所有承办人员”可以使用，选中该选项，则办结后将提示所有承办人员查阅登记单或正文，掌握最终办理情况;如果用户选择了“送办公室主任办结”，则需要选择某位办公室主任，如图1-7-3所示。 单击“确定”后，执行相应的处理，单击“取消”，则返回图1-7-1画面。 图1-7-3 1.7.2 收文办结(办公室主任) 该功能只提供给办公室主任使用，可以从事务提醒或菜单进入。 进入该功能后，首先出现如图1-7-4所示的显示目录画面。 18 图1-7-4 图1-7-5 显示的每个栏目的宽度可以用鼠标随意调整;单击栏目标题，可以按该栏目内容排序，再次单击该栏目标题，则排序顺序可由升序排列变为降序排列(或由降序排列变为升序排列);“打印目录”功能允许用户在当前列出的条目中选择某些条目打印目录表;显示的栏目和栏目顺序可以通过“栏目设置”功能设定，其界面如图1-1-4所示。 用户可用鼠标单击某条目选中该件收文，然后单击“办结”按钮，进入如图-7-5所示的画面。 1 签署办结意见(可空)后，用鼠标单击某一种办结方式，以确定是将该件收文转作督办文处理，还是最终办结。如果选择“收文转督办文”，则该件收文最终办结，同时将当前办理情况转入督办文中，按照督办文的要求重新办理;选项“最终办理结果反馈给所有承办人员”的功能在1.7.1中已说明，可参阅。 单击“确定”后，执行相应的处理，单击“取消”，则返回图1-7-4画面。 1.8 收文查询 收文查询分为查询当前正在运行的数据库中的收文和按公文年度转储后的历史收文查询两类。 1.8.1 收文查询 该功能供所有用户使用，可从菜单或工具栏进入。 按照文件的密级，不同的用户可以查询到不同的收文，其中密级为“普通”和“秘密”的文件，所有用户均可查阅;“机密”级的文件，仅限于各部门领导以上人员和办公室秘书查询;“绝密”级文件，只有单位领导、各办公室主任、办公室负责收文的文书可以查阅。 以上各类文件，不管密级如何，所有承办人员均可查阅。 19 对于指标文件，只有承办的单位领导、办公室主任、办公室秘书、收文文书及各处室的承办人员可以查阅。 进入该功能后，首先出现如图1-8-1所示的画面，要求确定查询条件。 图1-8-1 指标文件和非指标文件，要分开查询。 对于“文件编号”、“文件标题”等文字型栏目，可以不必输入完整的文件编号或文件标题等，系统会将包含该内容的所有收文自动全部查找出来。 查询条件确定后，单击“确定”按钮，系统自动开始查找，如果没有满足条件的收文，给出提示后可重新确定查询条件，否则，进入如图1-8-2所示的画面。 图1-8-2 显示的每个栏目的宽度可以用鼠标随意调整;单击栏目标题，可以按该栏目内容排序，再次单击该栏目标题，则排序顺序可由升序排列变为降序排列(或由降序排列变为升序排列);“打印目录”功能允许用户在当前列出的条目中选择某些条目打印目录表;显示的栏目和栏目顺序可以通过“栏目设置”功能设定，其界面如 20 图1-1-4所示。 用户可用鼠标单击某条目选中该件收文，然后选择查看登记单或正文。在查看正文时，可以用鼠标单击“首页”、“尾页”、“上页”、“下页”按钮翻页浏览。 在查看登记单时，可以用鼠标单击“打印”按钮，将看到的内容打印输出。查看正文时，如果是扫描文件，可以用鼠标单击“打印”按钮，将看到的内容打印输出，其中打印正文时，可以有选择地打印某些页。如图1-8-3所示。如果是Word文档，可在Word中打印输出。 图1-8-3 1.8.2 历史收文查询 该功能供所有用户使用，可从菜单或工具栏进入。 -8-4所示。单击 查询历史收文时，收文要求选择查询哪一年度的收文，如图1“确定”后进入该功能后，首先出现如图1-8-4所示的画面，要求确定查询条件。后续的操作方法同1.8.1，请参阅。 图1-8-4 图1-8-5 21 1.9 收文督办 1.9.1 收文部门内督办 该功能供所有用户使用，可从事务提醒或菜单进入。 图1-9-1 当承办部门在规定的限办时间内没有办结文件，将提醒部门内的所有领导和全体承办人员“超期督办”，及时跟踪部门内所有承办人员的办理情况，督促未办结人员抓紧办理。进入该功能，首先出现如图1-9-1所示的画面。 显示的每个栏目的宽度可以用鼠标随意调整;单击栏目标题，可以按该栏目内容排序，再次单击该栏目标题，则排序顺序可由升序排列变为降序排列(或由降序排列变为升序排列);“打印目录”功能允许用户在当前列出的条目中选择某些条目打印目录表;显示的栏目和栏目顺序可以通过“栏目设置”功能设定，其界面如图1-1-4所示。 用户可选中某件收文后，单击“督办”按钮进入如图1-9-2所示的督办画面。 图1-9-2 22 1.9.2 收文单位内督办 该功能供收文文书使用，可从事务提醒或菜单进入。 当一件收文在规定的限办时间内没有单位内最终办结，将提醒登记本文件的收文文书“超期督办”，及时跟踪批阅的单位领导及承办部门的办理情况，督促未办结部门抓紧办理。进入该功能，首先出现如图1-9-1所示的画面，用户可选中某件收文后，单击“督办”按钮进入如图1-9-3所示的督办画面。 图1-9-3 1.10 查阅最终办理结果 本功能供所有用户使用，可以从事务提醒或菜单进入。 当一件收文最终办结时，如果确定要将最终办理结果反馈给所有承办人员，则会提醒所有承办者查阅办理情况。使用该功能，首先进入如图1-10-1所示的画面。 图1-10-1 显示的每个栏目的宽度可以用鼠标随意调整;单击栏目标题，可以按该栏目内 23 容排序，再次单击该栏目标题，则排序顺序可由升序排列变为降序排列(或由降序排列变为升序排列);“打印目录”功能允许用户在当前列出的条目中选择某些条目打印目录表;显示的栏目和栏目顺序可以通过“栏目设置”功能设定，其界面如图1-1-4所示。 用户可选择查阅登记单或正文，如果单击“确定查阅”按钮，将出现如图1-10-2所示的画面，询问是否确认查阅，如果选“是”，则以后不再提醒您查阅本文件的办理结果，选“否”下次仍提醒用户。 图1-10-2 1.11 填写备注 本功能仅供收文文书使用，可以从菜单进入。 本功能只是在文件流转过程中填写一些备注信息，供管理流转使用，当最终办结后不再保留这些内容。使用本功能，首先要求输入查询条件，如图1-11-1。输入条件并单击“确定”后，如果没有满足条件的收文，给出提示，用户可重新确定修改范围，否则进入如图1-11-2所示的显示目录画面。 显示的每个栏目的宽度可以用鼠标随意调整;单击栏目标题，可以按该栏目内容排序，再次单击该栏目标题，则排序顺序可由升序排列变为降序排列(或由降序排列变为升序排列);“打印目录”功能允许用户在当前列出的条目中选择某些条目打印目录表;显示的栏目和栏目顺序可以通过“栏目设置”功能设定，其界面如图1-1-4所示。 选中某条目，单击“填写备注”按钮，进入填写备注画面，如图1-11-3所示，输入备注信息，单击“确定”按钮完成，单击“取消”按钮，返回目录列表画面。 24 图1-11-1 图1-11-2 图1-11-3 1.12 打印登记表 本功能供所有用户使用，可以从菜单进入。 使用本功能，首先要求输入查询条件，如图1-12-1。确定文件年度，并输入起止顺序号，单击“打印”后完成打印输出。 图1-12-1 1.13 手工办理文件管理 本功能仅供收文文书使用，可以从菜单进入。 25 对于一些不能在网上流转的文件，可使用本功能完成登记、打印承办单，供手工办理。具体如图1-13-1所示。 图1-13-1 1.13.1 新增登记 单击工具栏中的“新增登记”，进入如图1-13-2所示的增加手工办理文件登记的画面。 图1-13-2 其中“顺序号”和“分类号”自动产生，“文件编号”和“文件标题”必须输入内容。单击“确定”按钮完成登记操作;单击“取消”按钮，直接返回图1-13-1的画面;单击“打印”按钮输出承办单。 1.13.2 修改登记 选中某条目后，单击工具栏中的“修改登记”，进入修改登记信息的画面，具体操作方法同1.13.1。 1.13.3 删除登记 选中某条目后，单击工具栏中的“删除登记”，系统询问是否确实要删除，确定后完成删除选中文件操作，并不可恢复。 1.13.4 查询条件 26 单击工具栏中的“查询条件”，进入设置查询条件的画面，如图1-13-3所示。设置条件后单击“确定”按钮，则目录列表中只显示满足条件的文件;单击“取消”按钮，则仍保留上次设置的条件。 图1-13-3 1.13.4 刷新 单击工具栏中的“刷新”， 则目录列表中的文件按设置的条件重新查找，并将满足条件的文件列出。 1.13.4 打印目录 单击工具栏中的“打印目录”，进入如图1-13-4所示的画面。将需要打印的文件选中，单击“开始打印”按钮完成文件目录的打印;单击“返回”按钮回到图1-13-1的画面。 1.13.5 打印承办单 选中某条目后，单击工具栏中的“打印承办单”，可以将该文件的承办单打印输出，用于手工办理。 图1-13-4 27 第2章 发文管理 2.1 发文起草 具有发文起草权的用户(除单位领导以外的全体正式干部职工)可以在工作站上起草发文。系统管理员可根据本单位的实际情况设置发文的文件以供起草发文时使用。 用户在起草发文时需要单击主菜单中“发文管理”下的“发文起草”项，选择某一种形式的发文(以“省财政厅文件”为例)，即显示如下的“发文审批单”: 图2-1 其中根据用户的登录名，系统自动填写“拟稿处室”、“拟稿人”和“拟稿日期”，需要用户选择或填写的项目有:“发文标题”、“机密程度”、“规范文件”、“发文性质”、“打印份数”，可选项有:“主送单位”、“抄送单位”、“主题词”、“会稿处室”、“电话”。其中填写“主题词”项时，用户可通过键盘键入主题词，也可单击右侧的按钮选择主题词，而填写“会稿处室”项时，系统建议通过单击右侧的按钮选择输入。 如果用户需要书写发文正文，则需单击“正文”按钮，系统自动启动Microsoft Word字处理软件及“黑龙江省财政厅文件”模板，用户按照模板所提供的字体、格式和Word所提供的功能书写正文。值得注意的是，起草完正文后，用户首先需要单击Word工具栏中的按钮保存正文，然后再单击右上角的按钮关闭Word， 28 如用户先单击了按钮，则系统提示: 图2-2 用户需要单击“是”按钮。 如果用户起草的发文有附件，则有如下两种情形: 1(自行起草的附件 自行起草的附件包括Word和Excel两种形式，单击“附件”按钮，则显示如下窗口: 图2-3 如果插入的附件为Word文件，只需直接在“附件标题”栏内输入附件标题，然后单击“插入”按钮，则显示如下窗口: 图2-4 找到需要插入的文件后单击“打开”，即可加入附件。可连续加入多个附件。 如果插入的附件为Excel文件，则单击“Excel”标签，其它操作同上。 2(将收文做为附件 29 单击“收文转发或翻印”标签，则显示如下窗口: 图2-5 用户填写附件文号后，可单击“查看”按钮显示附件正文，确认无误后，单击“插入”按钮加入到下面的方框中并显示其标题。 加入附件后单击发文附件窗口中的“确定”按钮回到发文起草窗口。 如果用户想取消发文，则可以单击“删除”按钮，系统将删除发文审批单、正文和附件。如果存在核稿、审稿和会稿意见则一并删除。 如果用户所起草的发文没有完成，想临时保存，待以后接着起草，则可单击“保存”按钮，再次进入系统时，系统将在事务提醒窗口中提示用户继续起草发文。 对于一般用户而言，如处内有综合组，单击“发送”按钮，则系统提示可发送给“处长”和“综合组”，如没有综合组，则只能发送给“处长” 。 属于综合组的用户起草发文时，在审批单窗口将出现“审核意见”按钮，使用方法见“第二节 发文核稿”。 处长(办公室主任)起草发文时，在审批单窗口也将出现“审核意见”按钮，使用方法见“第三节 发文审稿”。如用户单击“发送”按钮，将出现如下提示窗口: 图2-6 用户有三种选择: 1(送厅办公室 如用户认为已完成发文的起草工作，并且不需要其他人审稿，则可选择送“厅 30 办公室”，系统自动对正文做清稿工作。 2(送拟稿单位处长审稿 如用户认为本人起草的发文需其他处长审稿，则可选择送“拟稿单位处长”。 3(送会稿处室 如此发文需要其他处室会稿，并且不需要其他处长审稿，则可选择送“会稿处室”，发文即流转至在“发文审批单”中所填写的各会稿处室。 2.2 发文核稿 一般用户起草的发文流转至综合组后，综合组的用户进入“公文系统”时，将出现如下“事务提醒”窗口: 图2-7 单击“执行”按钮，出现如下窗口: 图2-8 单击“确定”按钮，即显示“发文审批单”窗口，窗口中按钮的使用方法同“第一节 发文起草”。 如用户有核稿意见，则可单击“审核意见”按钮，即显示如下窗口: 31 图2-9 系统自动填写审核人及审核日期，用户可在“审核意见”栏填写自己的核稿意见，也可通过单击“词库”按钮选择输入。 填写审核意见后，单击“确定”按钮返回到“发文核稿”窗口。如用户单击“发送”按钮，即显示如下窗口: 图2-10 如综合组不同意发文，则选择“拟稿人”项，否则选择“处长”项，即送本处处长审稿。 2.3 发文审稿 处长审稿操作类似“第二节 发文核稿”，单击“发送”按钮时，显示如下窗口: 32 图2-11 此时,要区分如下几种情形: 1(处长同意发文且不需其他处室会稿 选中“厅办公室”，单击“确定”按钮。 2(需要其他处室会稿 确认在“发文审批单”中“会稿处室”栏已正确填写需会稿的处室，选中“会稿处室”，单击“确定”按钮。 对于从会稿处室返回到拟稿处室的发文，拟稿处室处长可添加会稿处室，也可删除全部或部分会稿处室，并再次送会稿处室。如不需调整会稿处室，处长可对发文正文及附件做简单修改后送厅办公室。 3(退拟稿人 如处长不同意发文，则选择“拟稿人”，单击“确定”按钮。如此发文已同其他处室会稿，系统将删除会稿处室的办理意见。 2.4 办公室发文文书送审 拟稿处室将发文送到办公室后，该发文首先流转至发文文书，即当发文文书进入“公文管理系统”时，在“事务提醒”窗口中将提示发文文书有发文需要发送，发文文书选择一发文，单击“发送”按钮后显示图2-12。 图2-12 发文文书可将发文送至某一办公室秘书或某一办公室主任，也可退回拟稿处室。 2.5 办公室秘书核稿 办公室秘书核稿时，系统将自动在“发文审批单”中填写“办公室核稿人”和“核稿日期”，需要核稿人填写“核稿人电话”。办公室秘书可以对发文审批单，发文正文及附件进行修改。如办公室秘书不同意发文，可将发文直接退至拟稿处室， 33 否则可将发文送给办公室主任。 2.6 办公室主任审稿 对于未经办公室秘书核稿而直接送给办公室主任的发文，办公室主任审稿时，系统也将自动在“发文审批单”中填写“办公室核稿人”和“核稿日期”，并需要办公室主任填写“核稿人电话”。办公室主任可以对发文审批单，发文正文及附件进行修改。办公室主任可以将发文退至拟稿处室、送其他主任审稿或送厅长签发。如下图 图2-13 2.7 厅长签发 厅长签发时，可以对发文审批单，发文正文及附件进行修改，然后填写签发意见。厅长可以将发文退给拟稿处室、送其他厅长或发文文书赋文号。见下图 图2-14 2.8 发文文书赋文号 发文文书在“事务提醒”窗口中选择一需要赋文号的发文后，进入“赋文号” 34 窗口，见下图: 图2-15 发文文书可以单击“办理意见”按钮，查看办理意见。在“发文文号”栏的右侧，系统列出所有已使用的文号供发文文书参考。 发文文书在发送该发文前，需要检查厅长对发文是否已作修改，如已作修改，则需要将该发文送办公室主任做不影响原文内容的必要规范处理，否则送拟稿处室校对。 2.9 发文校对 对于需要校对的发文首先流转到拟稿处室处长，处长进入“公文管理系统”时，系统将在“事务提醒”窗口中提示“校对或选择校对人的发文”，选择需校对的发文，系统显示如下窗口: 图2-16 单击“校对意见”按钮，见下图: 35 图2-17 处长可选择本人校对，也可指定其他人校对发文。如为后者，其他人进入系统后，系统将提示有发文需要校对，校对过程中，可以对发文正文和附件进行修改，然后填写校对意见，单击“发送”按钮，发文将返给办公室发文文书。 2.10 发文文书发送已校对的发文 发文文书收到已校对的发文时，可以通过单击“已校对发文”窗口中的“校对意见”按钮查看校对意见，然后单击“发送”按钮，系统将显示图2-18: 图2-18 如没有校对意见，可直接送给打字室排版打印;如有校对意见且校对时未对正文或附件进行修改，则需送给办公室秘书或办公室主任修改发文。 2.11 打字室排版打印 打字室收到需要排版打印的发文后，可以通过单击“发文打印”窗口中的“校对意见”按钮查看校对意见。在打字室对发文正文及附件做规范处理并打印发文后，单击“发送”按钮，将发文送给发文文书归档。 36 2.12 发文转储或送外单位会稿 在发文的流转过程结束后，需要发文文书对文件做转储处理，即将发文转到按年度存放的数据库中。 发文文书单击“发文转储或送外单位会稿”窗口中的“转储”按钮，系统显示: 图2-19 发文文书可更改转储的年份。注意:转储是单向的，即只能从当前库转到历史库中而不能从历史库转回。 2.13 会稿发文的处理 当会稿处室处长进入“公文管理系统”时，系统将提示“选择承办人或签署会稿意见的发文”，单击“执行”按钮，选择会稿发文(以企业处为例)，显示图2-20所示的“发文审批单”: 图2-20 处长可直接对正文及附件进行修改。如单击“会稿意见”按钮，则显示: 37 图2-21 系统自动填写“签批人”和“签批日期”，处长填写签批意见， 单击“承办人员”按钮，可选择本处室的承办人员。如图所示: 图2-22 当处长单击“发文审批单”上的“发送”按钮时，系统显示: 图2-23 如果所选择的承办人员都已办完或不需要其他人承办，则需填写全处的会稿意见，选择“全处办结”，文件自动返回拟稿处室;如需其他人承办，则选择“分发”。 38 2.14 发文承办 当承办人收到需要自己承办的发文时，系统将在事务提醒中提示“发文承办(1)条”，承办人可对发文审批单、发文正文及附件进行修改，提出承办意见，单击“办结”按钮，发文将返给处长。 2.15 修改分发 除以上所列功能外，系统还提供了一个修改分发的功能，即当用户将文件发送出去之后，在对方未办理之前，可通过主菜单中“发文管理”下“修改分发”撤消文件的发送。 注:文件从拟稿处室发送到办公室除外，此时，只能等待办公室将文件退回。 2.16 发文查询 系统提供了两种查询方式: 1(流转情况查询 通过流转情况查询，用户可以查询与自己处室有关的尚未转储的公文。单击“发文管理”下的“发文查询”中的“流转情况查询”，即显示: 图2-24 39 在窗口的底端有所选中文件目前的流转状态。 2(正式发文查询 通过正式发文查询，用户可以查询已转储的发文。单击“发文管理”下的“发文查询”中的“正式发文查询”，即显示: 图2-25 首先选择历史文件的年度，单击“确定”按钮，则显示下列窗口: 图2-26 用户可在此窗口中设置查询条件。值得注意的是，其中“发文文号”、“发文标题”和“主题词”等可使用模糊查询，即只需输入部分信息，例如在“发文文号”栏输入“12”，则系统将把文号中含有“12”的所有文件列出来。 40