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认证考试什么是时间管理

2017-10-12 11页 doc 34KB 18阅读

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认证考试什么是时间管理认证考试什么是时间管理 什么是时间管理 ‚一寸光阴一寸金,寸金难买寸光 阴。? ‚人生有涯?将时间管理与人的生 命相提并论。 孔老夫:‚逝者如斯夫,不舍昼 夜,? 彼德?德鲁克说:‚时间是最高贵而 有限的资源。? 时间管理是有效的运用时间,降低变 动性。 时间管理的目的:决定该做些什么; 决定什么事情不应该做。 时间管理最重要的功能:是透过事先 的规划,做为一种提醒与指引。 一、无法管理外在的要求 主管最大的困扰就是,太多来自外界的干扰,随时得放下手边的工作去做别的事情。 担任主管的责任之一就是集合多人的努...
认证考试什么是时间管理
认证考试什么是时间管理 什么是时间管理 ‚一寸光阴一寸金,寸金难买寸光 阴。? ‚人生有涯?将时间管理与人的生 命相提并论。 孔老夫:‚逝者如斯夫,不舍昼 夜,? 彼德?德鲁克说:‚时间是最高贵而 有限的资源。? 时间管理是有效的运用时间,降低变 动性。 时间管理的目的:决定该做些什么; 决定什么事情不应该做。 时间管理最重要的功能:是透过事先 的规划,做为一种提醒与指引。 一、无法管理外在的要求 主管最大的困扰就是,太多来自外界的干扰,随时得放下手边的工作去做别的事情。 担任主管的之一就是集合多人的努力,共同完成一份工作。换句话说,主管的工作有很大的一部份需要与别人互动,外界的干扰是主管工作的一部份。你可以排定某些时段做为你的缓冲时间,当有人临时找你需要讨论事情时,可以请他在你有空的时间再来。 二、做事没有方法 我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事,但事实上,这并不是最有效率的方法。 完成一件事情,可以有许多方法,重点在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考虑的就直接做了,先花几分钟的时间衡量一下,有什么方法可以更有效率的完成事情, 三、周围干扰因素 周围众多干扰因素,是时间流逝的致命杀手,嘈杂声、杂志、零食、报纸、美容品、温度、安全感、方向感、氛围,都是诸多的影响因素。 [编辑] 时间管理方法 有效的时间管理:美国彼德?德鲁克: , 记录自己的时间,以认清时间耗在什么 地方 , 管理自己的时间,设法减少非生产性工 作的时间 , 集中自己的时间,由零星而集中,成为 连续性的时间段 ABC分类法 , 将自己工作按轻重缓急分为:A:紧 急、重要:、B:次要:、C:一般: 三类 , 安排各项工作优先顺序,粗略估计各项 工作时间和占用百分比 , 在工作中记载实际耗用时间 , 每日时间安排与耗用时间对比,分 析时间运用效率 , 重新调整自己的时间安排,更有效地工 作 [编辑] 12种时间管理方法 1、有计划地使用时间。不会计划时间的人,等于计划失败。 2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。 3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。 4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。 5、每件事都有具体的时间结束点。控制好通电话的时间与聊天的时间。 6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候,将优先办的事情放在最佳时间里。 7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。 Focus first on effectiveness (identifying what is the right thing to do), then concentrate on efficiency (doing it right). 8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的,重要事往往是长期性的。必须学会如何让重要的事情变得很紧急,是高效的开始。 9、每分每秒做最高生产力的事。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。 10、不要想成为完美主义者。不要追求完美,而要追求办事效果。 11、 巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以将这件事情细分为很小的部分,只做其中一个小的部分就可以了,或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。 12、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的,对那些不重要的事情就应当说"不"。 [编辑] 时间管理之重要事情 如何区别重要与不重要的事情 1、会影响群体利益的事情为重要的事情; 2、上级关注的事情为重要的事情; 3、会影响绩效考核的事情为重要的事情。 [编辑] 最新的时间管理概念--GTD GTD是Getting Things Done:完成每一件事:的缩写。来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》,国内的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》。 GTD的基本方法:GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤: 收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜:GTD中称为stuff:统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作 。 整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织 。 组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。 等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。 GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点:电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市:分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作 回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。 执行:现在你可以按照每份清单开始行动了,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动 [编辑] [1]时间管理的十一条金律 金律一:要和你的价值观相吻合 你一定要确立个人的价值观,假如价值观不明确,你就很难知道什么对你最重要,当你价值观不明确,时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间,而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事,但你永远有时间做对你来说最重要的事。 金律二:设立明确的目标 成功等于目标,时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标;你必须把今年度4到10个目标写出来,找出一个核心目标,并依次排列重要性,然后依照你的目标设定一些详细的计划,你的关键就是依照计划进行。 金律三:改变你的想法 心理学之父威廉?詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的 美国 态度:‚这件工作必须完成它实在讨厌,所以我能拖便尽量拖?和‚这不是件令人愉快的工作,但它必须完成,所以我得马上动手,好让自己能早些摆脱它?。当你有了动机,迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯,只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。然后,从明早开始,每天都从你的叫list中选出最不想做的事情先做。‚ 金律四:遵循20比80定律. 生活中肯定会有一些突发困扰和’迫不及待要解决的问题,如果你发现自己天天都在处理这些事情,那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要,而不是最紧急的事情上,然而一般人都是做紧急但不重要的事。 金律五:安排‚不被干扰?时间 每天至少要有半小时到一小时的‚不被干扰?时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰,把自己关在自己的空间里面思考或者工作,这一个小时可以抵过你一天的工作效率,甚至有时侯这一小时比你3天工作的效率还要好。 金律六:严格规定完成期限 巴金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《巴金森法则》(Parkinsons Law)中,.写下这段话:‚你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。?如果你有一整天的时间可以做某项工作,你就会花‘一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作,你就会更迅速有效地在一小时内做完它。 金律七:做好时间日志 你花了多少时间在做哪些事情,把它详细地记录下来,早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间,搭车花了多少时间,出去拜访客户花了多少时间……把每天花的时间一一记录下来,你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源,你才有办法改变。 金律八:理解时间大于金钱 用你的金钱去换取别人的成功经验,一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象,因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起,他花了40年时间成功,你跟10个这样的人交往,你不是就浓缩了400年的经验? 金律九:学会列清单 把自己要做的每一件事情都写下来,这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻亯自己可以用脑子把每件事情都记住,而当你看到自己长长的list时,也会产生紧迫感。 金律十:同一类的事情最好一次把它做完 假如你在做纸上作业,那段时间都做纸上作业;假如你是在思考,用一段时间只作思考;打电话的话,最好把电话累积到某一时间一次把它打完。‘当你重复做一件卒情时,你会熟能生巧,效率一定会提高。 金律十一:每1分钟每1秒做最有效率的事情 你必须思考一下要做好一份工作,到底哪几件事情是对你最有效率的,列下来,分配时间把它做好。(始终直瞄靶心一绩效(司晋升) [编辑] [2]时间管理——华为成功之宝 一、界定‚时间管理?的两大误区 ‚华为?时间管理培训的第一部份,就是让员工们清楚了解时间管理的2大误区: 误区一:工作缺乏计划 大量的时间浪费来源于工作缺乏计划,比如:没有考虑工作的可并行性,结果使并行的工作以串行的形式进行;没有考虑工作的后续性,结果工作做了一半,就发现有外部因素限制只能搁置;没有考虑对工作方法的选择,结果长期用低效率高耗时的方法工作。 误区二:不会适时说‚不? ‚时间管理当中最有用的词是‘不’?。华为人认为,人们组织工作不当中最常见的一种情况就是不会拒绝,这特别容易发生在热情洋溢的新人身上。新人为了表现自已,往往把把来自于各方的请托都——不暇思索地接受下来,但这不是一种明智的行为。 量力而行地说‚不?,对已对人都是一种负责。首先,自己不能胜任委托的工作,不仅徒费时间,还会对自己其它工作造成障碍。同时,无论是工作延误还是效果都无法达标,都会打乱委托人的时间安排,结果是‚双输?。 所以‚华为?一向强调,接到别人的委托,不要急于说‚是?而是分析一下自己能不能如期按质地完成工作。如果不能,那要具体与委托人协调,在必要时刻,要敢于说‚不?。 二、掌握‚时间管理?的四大法宝 ‚成功地界定问题就已经解决了问题的一半?,但如果没有切实可行的解决,困境还是不会改变。 ‚华为?对于时间管理有4大法宝。 法宝一:以SMART为导向的‚华为?目标原则 ‚华为?的时间管理培训指出,目标原则不单单是有目标,而且是要让目标达到SMART,这里SMART标准是指: 具体性:Specific:。这是指目标必须是清晰的,可产生行为导向的。比如,目标‚我要成为一个优秀的‘华为人’?不是一个具体的目标,但目标‚我要获得今年的华为最佳员工奖?就算得上是一个具体的目标了。 可衡量性:Measurable:。是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个‚我要获得今年的华为最佳成员工奖?目标,它就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。 可行性:Attainable:。这里可行性有两层意思:一是目标应该有能力范围内;二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者,其实后者也相当重要。如果目标经常达不到,的确会让人沮丧,但同时也应注意:太容易达到的目标会让人失去激情。 相关性:Relevant:。这里的‚相关性?是指与现实生活相关,而不是简单的‚白日梦?。 及时性:Time-based:.及时性比较容易理解,是指目标必须确定完成的日期。在这一点上,华为的时间管理培训指出,不但要确定最终目标的完成时间,还要设立多个小时间段上的‚时间里程碑?,以便进行工作进度的监控。 法宝二:关注第二象限的华为四象限原则 根据重要性和紧迫性,我们可以将所有的事件分成4类:即建立一个二维四象限的指标体系:,见表: :{|class=wikitable |类别 特征 相关事宜 |- |第一象限||‚重要紧迫?的事件||处理危机、完成有期限压力的工作等。 |- |第二象限||‚重要但不紧迫?的事件||防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲。 |- |第三象限||‚不重要但紧迫?的事件||不速之客、某些电话、会议、亯件。 |- |第四象限||‚不重要且不紧迫?的事件 或者是‚浪费时间?的事件||阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。 |} 第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式,但在第一象限与第二象限的处理上,人们却往往不那么明智——很多人更关注于第一象限的事件,这将会使人长期处于高压力的工作状态下,经常0忙于收拴残局和处理危机,这很容易使人精疲力竭,长此以往既不利于个人也不利于工作。新员工来华为的初期,比较关注于第一象限的事件。天天加班,而且工作质量也不尽如人意,感觉很糟糕。经过培训后,转换了关注的方向,发现整个感觉都改变了。这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的,第二象限的扩大 会使第一象限的事件减少。而且处理时由于时间比较充足,效果都会比较好。因此,增强了新员工的自亯。 法宝三:赶跑时间第一大盗的华为韵律原则 日本专业的统计数据指出:‚人们一般每8分钟会收到1次打扰,每小时大约7次,或者说每天50-60次。帄均每次打扰大约是5分钟,总共每天大约4小时,也就是约50%的工作时间:按每日工作8小时计:,其中80%:约3小时:的打扰是没胡意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拭全原来的思路帄均需要3分钟,总共每天大约就是2.5小时。根据以上的统计数据,可以发现,每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时,按8小时工作制算,这占了工作时间的 68.7%。 华为培训也认到:‚打忧是第一时间大盗?。为了解决这个问题,华为提出了自己的时间管理法则——韵律原则,它包括两个方面的内容:一是保持自己的韵律,具体的方法包括:对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断,要多用于扰性不强的沟通方式:如:Email:,要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等;二是要与别人的韵律相协调,具体的方法包括:不要唐突地拜访对方,了解对方的行为习惯等。 法宝四:执着于流程优化的华为精简原则 著名的时间管理理论——崔西定律,指出:‚任何工作的因难度与其执行步骤的数目帄方成正比:例如完成一件工作有3个执行步骤,则此工作的困难度是9,而完成另一工作有5个步骤,由此工作的困难度是25,所以必须要简化工作流程。? 无论对于个的工作流量,还是7部门的工作流量,华为要求员工们做到‚能省就省?,并编制‚分析工作流程的网络图?,每一次去掉一个多余的环节,就少了一个工作延误的可能,这意味着大量时间被节省了。 综上所述,通过研究和剖析华为的时间管理,华为给我们一个重要的启示:时间管理是企业提高员工整体素质的最有效法宝。
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