文件编号规则

文件编号规则 1.0 目的 确保质量体系文件编制、发放的规范性、相容性和有效性。 2.0 适用范围 适用于质量体系《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》的编制、审核、批准、发布、发放及标识的实施。其他类文件如通告、通知等不在此规程适用范围内。 3.0 职责 3.0 总经理负责批准《质量手册》和《程序文件》。 3.0 管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》和《程序文件》批准作业文件。 3.3 各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的作业文件。 3.4 品质部是程序文件和作业文件编写的组织部门并负责编写程序文件和公司通用的作业文件，负责公司通用作业文件的审核。 4.0 程序要点 4.1 文件范围的界定。本规程所指文件包括: 4.1.1 《质量手册》。 《质量手册》是公司文件化质量体系的A级文件，是文件化质量体系的总纲。 4.1.2 程序文件。 程序文件是公司文件化质量体系的B级文件，是公司质量手册(A级文件)的展开和支持，它主要描述公司选定的质量体系要素如何实施和控制。 4.1.3 作业文件。 作业文件是公司文件化质量体系的C级文件，是程序文件的展开、支持细化， 它主要描写一项具体的活动、工作和作业怎样进行或进行的依据、要求、规定和规范。 4.2 根据控制的需要选定的要素可以由一个程序文件描述，也可以由多个程序文件描述。 4.3 作业文件的描述形式。作业文件的描述形式可以是下列形式的一种或其任意组合: 4.3.1 文字、图表、图形、符号、图样等形式编制的文件。 4.3.2 规定、规范、、、办法、规则、大纲、、要点、标准等名称编制的标准作业规程。 4.4 文件的要求。 4.4.1 质量手册的内容应满足下列要求: a) 符合IS09000标准的要求; b) 满足本公司提供物业管理(服务)要求; c) 切合本公司实际; d) 遵守相关法规、条例的规定和要求。 4.4.2 程序文件的内容应满足下列要求: a) 满足IS09000标准的全部要求; b) 覆盖公司所提供管理服务的全部阶段; c) 切合公司实际; d) 符合相关法规、条例的要求。 4.4.3 标准作业规程的内容应满足下列要求 a) 满足程序文件的规定和IS09002标准的相关要求; b) 具有可操作性、可检查评价性; c) 繁简程度与所需技能和员工的培训程度,资格相适应。 4.4.4 标准作业规程贬制的数量应与满足需要相适应。如果没有标准作业规程就不能保证管理工作和服务质量，即使简单的过程和作业也应形成标准作业规或在 标准作业规程中予以描述和规定。 4.5 质量体系文件的结构。 4.5.1 程序文件描述的层次按下列顺序: a) 目的; b) 适用范围; c) 职责; d) 程序要点; e) 记录; f) 相关支持文件; g) 附录。 4.5.2 程序文件的结构按下列顺序排列组成: a) 封页; b) 内页; c) 更改记录。 4.5.3 作业文件描述的层次和结构可以参照程序文件描述的层次编写，也可以根据文件表达的形式和内容进行编排。 4.6 文件条款编号: 4.6.1 文件条款用阿拉伯数字和小写英文字母组合表达。 4.6.2 文件条款以四个层次为限，分别是条、款、项、点。 4.7 文件的标识。 4.7.1 文件在质量体系中层次的标识识别如下: a) 用文件封页给出的《质量手册》、《程序文件》或《作业文件》予以识别; b) 用文件编码予以识别，文件的编码按《质量体系文件编码管理文件》执行。 4.7.2 文件版本的识别如下: a) 文件封页上给出版本标识，首版为A，二版为B，以此类推; b) 文件内页，文标给出的版本标识 4.7.3 文件更改状态的识别: a) 文件内文标版本栏给出的标识 b) 文件中更改记录页中做出的记录。 4.8 文件的发布。 4.8.1 文件发布前需经总经理和授权人审核批准。 4.8.2 文件发布范围、文件的符合性、完整性、适用性、规范化是审核批准人审批的 内容。 4.8.3 品质部在文件发布前应填写《文件发布审批单》，确保只有经过批准的文件才能发布。 4.9 文件的发放。 4.9.1 文件的发放由品质部按批准的范围发放。 4.9.2 文件发放前应对受控文件进行编号并对每份文件加盖蓝色《受控文件》印章及编号。非受控文件不编号，仅在封页加盖绸E受控文件》蓝色印章。 4.9.3 发放的文件为副本的，正本连同《文件发布审批单》一并归档。归档的文件不编号，不加盖受控状态的印章。 4.10 文件补发。由于工作的需要或原文件丢失、破损，需要补发文件时，应按下列规定办理: 4.10.1 申请方填写《文件补发审批单》经所在部门负责人审核，经管理者代表批准方可予以补发。 4.10.2 文件补发需执行文件发放的相关规定。 4.11 文件发布、发放过程中形成的记录由记录实施部门保存，保存期3年。归档文件形成的记录按相关文件规定办理。本规程作为相关人员绩效考评的依据之一。 5.0 记录 《文件发布审批单》。 《文件发放签收记录》(一)。 《文件发放签收记录》(二)。 《文件补发审批单》。 6.0 相关支持文件 《质量体系文件和资料管理标准作业规程》。 《质量体系文件编码管理理标准作业规程》。