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石油分公司发票管理办法

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石油分公司发票管理办法石油分公司发票管理办法 XX石油分公司发票管理办法 第一章 总 则 第一条 为了加强中国石油化工股份有限公司XX石油分公司,以下简称“XX石油分公司”,发票管理~规避风险~根据《中华人民共和国发票管理办法》、国家各项税收法律法规、股份公司内控制度要求等有关规定~结合我省实际情况~特制定本办法。 第二条 本办法中所称发票是指公司在购销商品、提供劳务或者接受劳务以及从事其他经营活动中开具的收付款凭证。包括增值税专用发票和普通发票等各类发票~企业统一收款收据,盖有税务局监制章,视同发票管理。 第三条 本办法适用于省公司及各...
石油分公司发票管理办法
石油分公司发票管理办法 XX石油分公司发票管理办法 第一章 总 则 第一条 为了加强中国石油化工股份有限公司XX石油分公司,以下简称“XX石油分公司”,发票管理~规避风险~根据《中华人民共和国发票管理办法》、国家各项税收法律法规、股份公司内控制度等有关规定~结合我省实际情况~特制定本办法。 第二条 本办法中所称发票是指公司在购销商品、提供劳务或者接受劳务以及从事其他经营活动中开具的收付款凭证。包括增值税专用发票和普通发票等各类发票~企业统一收款收据,盖有税务局监制章,视同发票管理。 第三条 本办法适用于省公司及各分公司、全资子公司和控股子公司~参股单位应参照执行。 第四条 发票管理的原则: 一、归口管理原则。省公司及各分,子,公司财务部门作为发票的归口管理部门~负责本公司发票管理的指导和检查工作。省公司财务资产处负责全省发票管理的指导和检查工作。 二、依法管理原则。发票管理应遵守税务部门的有关规定。 三、属地管理原则。各分,子,公司财务部门负责本单位发票的日常管理工作~遵守当地税务部门的有关规定。 第二章 发票管理岗位及 第五条 各单位财务部门是本单位发票管理的归口部 - 1 - 门~必须设立本单位发票管理员岗位和各级发票管理员岗位。开票室开票员、加油站记账员、发卡网点开票员兼任本网点发票管理员。各单位应建立《XX石油分公司发票管理员台账》,附表一,。 第六条 发票管理员 一、省公司发票管理员负责省公司本级各开票点所需发票的购印、领用、保管等工作~负责全省一联式机打发票的印制、领用工作~同时负责全省发票管理的指导和检查工作。 二、各单位根据开票点实际情况设臵不同层次的发票管理员岗位~具体岗位职责如下: ,一,分公司发票管理员职责:负责本单位发票购印、发放、保管、缴销和销毁工作,负责本地区发票管理员、开票员的培训、指导工作,负责本地区发票管理情况的检查和监督工作。 ,二,开票室、加油站、发卡网点发票管理员职责:负责本网点发票的领取、使用、保管和回收上缴工作~严格按规定开具发票~负责本网点开票情况的检查和监督。 第三章 发票购买和印制 第七条 各单位发票管理员凭发票领购簿核准的种类、数量以及购票方式~根据本单位需求数量统一向主管税务机关申请购买和印制各类发票,发票管理员应及时掌握各类发票的库存量~统筹安排~避免发生断档现象。 第八条 加油站一联式机打发票由省公司统一向XX省国家税务局直属分局申请印制。各分,子,公司向省公司财务部门申请领用。 第九条 各单位应严格控制印制发票的数量及成本~在符合 - 2 - 主管税务机关要求的同时~尽可能减少发票联次。 第十条 印制发票模版原则上由省公司统一确定~发票由各单位主管税务机关指定的企业印制~未经主管税务机关指定不得印制。 第十一条 购买或领用增值税专用发票或其他发票数量较大时必须做到专车并有两人以上护送~确保安全。 第十二条 印制发票后发票管理员应及时填写《XX石油分公司印制发票登记表》,附表二,~并报省公司备案。 第四章 发票领用和发放 第十三条 领用发票原则上要求以旧换新~发票管理员应当提前一个工作日向上级发票管理员提出发票领用申请并办理领用手续。首次领取发票需经分公司财务经理审批。加油站、网点领用发票数量每次最多不得超过一周用量~偏远的加油站、网点每次最多不得超过半个月用量。 第十四条 发票管理员必须按顺序发放发票~不得跳号、串号发放~及时登记《XX石油分公司发票领用存登记簿》,附表三,。《XX石油分公司发票领用存登记簿》视同会计账簿~应妥善保管~与会计账簿和报表一并归档~保存期5年以上。记载时不得随意涂改、撕页~如需涂改应按划线更正法要求进行。 第五章 发票开具 第十五条 发票开具的基本要求 一、发票开具内容应与实际交易相符~不得按对方要求改变客户名称、品名和金额。严禁虚开、代开、转借、转让发票。严 - 3 - 禁倒卖发票、发票专用章和发票防伪用品。 二、必须在业务发生时~按规定的时限、顺序~逐栏、全部联次一次性如实开具~并在发票联和抵扣联加盖单位财务专用章或发票专用章。 三、发票开票人应填写全称,不得涂改~不得漏填项目,不得超出发票的使用限额开具发票。一张发票所有联次的内容必须一致,填写的文字、数字应清楚认可~不得涂改、挖补、撕毁、变造、拆本使用发票。发票限于在本辖区内开具~不得跨区使用~不得携带和邮寄空白发票。 四、使用电子计算机开票的~必须报经主管税务机关同意~使用税务机关统一监制的发票~不得擅自改动开票软件。打印发票前~必须核对机内发票号码、字轨与机外纸质的发票号码、字轨是否一致。 五、作废发票全部联次应注明“作废”字样~并依次粘贴,或装订,在存根联后面~保证联次齐全。对于有涂改、漏填或者其他填写有误的发票应做作废处理。 第十六条 普通发票的开具。对要求开具普通发票的客户~开票员在ERP系统中确认销售订单后~在系统中开具并打印普通发票~开票时必须仔细检查开票程序、发票号码~发票填写的内容真实准确、项目齐全、名称规范、数量金额正确~不得涂改~全部联次一次打印~严禁虚开、代开普通发票。 第十七条 增值税专用发票开具的特殊要求 一、增值税专用发票只允许在增值税发票开票点开具~必须通过增值税防伪税控系统开具增值税专用发票,应严格按《增值税专用发票使用规定》,国税发[2006]156号,的要求开具增值税专用发票。开票时必须仔细检查开票程序、发票号码、密码 - 4 - 区等内容~发票填写的内容真实准确、项目齐全、名称规范、数量金额正确~不得涂改~全部联次一次打印~严禁虚开、代开增值税专用发票。 二、开票点应建立客户电子信息资料库~对首次开具增值税专用发票的客户~应要求客户提供税务登记证,盖有一般纳税人确认章,复印件或增值税一般纳税人资格证书复印件~由开票员负责根据客户开票资料整理建立开票资料档案。已提供开票资料的客户~正常开票不需再重复提供相关开票资料。 三、开具增值税专用发票~客户名称应与付款单位名称或者提货单位名称完全一致。直批客户开具增值税专用发票必须要求“四单匹配”~即收款单、销售订单、发票、提油单信息匹配。对于银行结算的增值税发票客户~必须严格按实际银行结算单位名称开具增值税专用发票。对于现金结算和银行卡刷卡结算的增值税发票客户需提供由开票单位出具的加盖公司印章的《开票委托书》,附表四,~《开票委托书》需注明委托开票人的姓名和身份证号码~并明确有效期~在其有效期内~我公司核实其开票人的身份证号码后方可开票~委托书应作为开票资料由开票员归档。 五、不能开具增值税专用发票的加油站网点~如客户要求开具增值税专用发票时~应向增值税专用发票开票点填写《XX石油分公司加油站客户开具增值税发票》,附表五,~客户凭申请表到增值税发票开票点开具增值税专用发票~并按要求提供相关开票资料~由开票点开票员归档。 六、增值税专用发票作废要求:开具时发现有误的~可即时作废重新开具。在开具专用发票的当月、销售企业未向税务机关抄报税的前提下~发生销货退回、开票有误等情形的~应收回此 - 5 - 发票的所有联次~并要求客户出具加盖公章的证明未予认证抵扣的书面文件~按符合作废条件处理~在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理~在纸质专用发票,含未打印的专用发票,各联次上注明“作废”字样~全联次留存~按月装订后交财务部门保管。 七、开具红字发票要求 ,一,开具增值税专用发票后~跨月发生销货退回、销售折让以及开票有误等情况~需要开具红字专用发票。 ,二,开具红字增值税专用发票要求:跨月且未超过180天~发生销货退回、开票有误等情形~如果客户未认证抵扣的~应收回此发票的抵扣联、发票联和其他联次~并要求客户出具加盖公章的未予认证抵扣书面说明~并取得其主管税务机关《开具红字增值税专用发票通知单》才能开具,如果客户已认证抵扣的~或者因销货部分退回及发生销售折让的~应由本单位经办业务部门出具加盖公章的事由书面说明~要求客户取得其主管税务机关开具的《开具红字增值税专用发票通知单》才能开具~通知单原件、原发票的所有联次、红字发票记账联~一同作为会计凭证附件保管。 第十八条 加油IC卡用户发票开具管理 一、加油IC卡用户充值时~对普通发票客户直接开具普通发票。开具发票时必须输入客户全称~且必须与卡管系统中客户名称一致。在客户消费时~不得再向客户开具普通发票。 二、对于增值税专用发票客户~充值时只能开具充值三联单~不得开具普通发票。客户消费后~到本地区任一充值网点开具“增值税发票凭证”~经充值网点签字盖章确认后~到指定开票点开具增值税专用发票。 - 6 - 第十九条 一联式机打发票开具的相关要求 一、每班交接时~交接人员应对发票开具情况进行汇总~在机打发票机上进行班结操作。每日结账时~将发票开具汇总金额、未开具发票的汇总金额与销售日报表核对无误。 二、经营网点相关人员交接班时,将发票起止号码登记在交接班表上~办理发票交接手续。 三、便利店销售商品~客户凭POS机购物小票换开发票~收款员同时在购物小票上加盖“发票已开”戳记。便利店销售商品应单独开具发票~不得与油品销售合并开具。 四、退票、废票统一由开票点发票管理员操作。退票,退货后的负数发票,和废票,作废发票,必须及时加盖作废章~上报财务部门。当发票上部分商品退货时~应将原发票全部商品做退票处理~重新对未退货的商品开具正常发票。 五、月末~各网点要做好电子备份工作~将发票号码、开票日期、开票时段、开票人、开票金额等导出电子文档~以备税务部门检查。 六、月度终了~各营业网点应在下月15日内将开票信息通过U盘上载各分,子,公司发票后台管理系统。完成数据上载后~应将U盘中已完成数据上载的有关信息写入开票机中~保证开票机正常开票。 第六章 发票保管 第二十条 各单位、各部门负责人是发票安全管理的第一责任人。 第二十一条 各单位发票管理员负责本单位发票保管工作。发票应分门别类、按顺序号码堆放,全面掌握发票领、 - 7 - 用、存数量情况~做到手续齐全、责任清晰、账实相符。 第二十二条 发票要指定存放地点~安装防盗设备~并配备必要的防潮、防火、防霉、应急照明灯等设施。 第二十三条 空白增值税专用发票必须存入保险柜内~不得事先加盖发票专用章或财务专用章。发票管理员不得随意将保险柜钥匙和密码告知他人。 第二十四条 每月末各级发票管理员必须对发票领用存情况进行清点~并登记《XX石油分公司发票盘点表》,附表六,~由本部门主管负责人签字确认~若有不符~应查明原因~及时报本单位财务负责人处理。 第二十五条 保管交接。发票管理员调动工作岗位或因故离职时~均须将本人所管发票及发票领、购、存登记簿~在规定的期限内与接替人员办理交接手续~由有关人员进行实地监交,移交时~应填制移交清册~由接替人员逐项核对、清点验收,实际库存与登记簿结余数必须一致~存在差异的~移交人员应限期查清,交接完毕~由交接双方和监交人在移交清册上签字确认。 第二十六条 空白发票不准带出经营地点~发生发票失窃或遗失事件~必须当天本单位财务部门~由财务部门上报主管税务机关。 第二十七条 已开具发票的存根联应及时整理装订成册~上交公司财务部门~并按规定保存五年。增值税专用发票抵扣联保存期限为10年~保存期满报经主管税务机关查验后才能销毁。 第二十八条 各单位财务部门应将本单位防伪税控增值税开票系统的维护单位和其他计算机开票系统维护人员的联系方式告知各开票点,开票系统出现故障时~开票员必须尽快联系 - 8 - 维护单位和人员上门修复。 第七章 发票缴销和销毁 第二十九条 发票缴销。开票点发票管理员定期,一般在领取发票时,向本级或上级发票管理员上缴已使用的发票和因故未使用的发票,由于换版、期限和更换发票监制章等原因而不能继续使用的发票~下同,~各单位发票管理员收缴本级或下级开票点已使用发票和因故未使用的发票~定期向税务机关缴销。 第三十条 发票销毁。各单位对已向主管税务机关办理过缴销的发票存根联~在保存期满五年后~应报送主管税务机关进行查验销毁。销毁前必须编制销毁发票清册~经财务负责人和单位负责人签字盖章。在办理税务变更或注销的同时~必须及时办理发票和发票领购簿的变更和注销。 第八章 发票监督检查 第三十一条 省公司定期和不定期组织开展发票管理检查工作~检查的重点内容包括:增值税专用发票开具资料的完备性,台账登记的完整性,发票开具的合规性,发票开具与销售信息的配比性,发票保管的安全性。 第三十二条 对发票管理情况检查采取定期检查与不定期抽查。 一、定期检查 ,一,省公司每年组织一次全省系统发票管理情况的检查。 ,二,各单位每半年至少组织一次本单位发票管理情况的全面检查。 - 9 - ,三,零售网点记账员每日对开票情况进行复核检查。 二、不定期抽查 ,一,分公司发票管理员每季对网点进行不定期抽查。 ,二,发票管理员对收回的发票存根联或记账联每次必须进行抽查~检查发票开具情况~抽查面不得低于10,。 ,三,通过内控检查、稽核检查等突击检查方式~对各网点的发票管理情况进行全面监控。 第九章 发票管理处罚规定 第三十三条 各单位发票管理应接受财务部门的检查监督和主管税务机关的依法检查。违反发票管理规定的行为包括但不限于以下行为:未按照规定领购发票的、未按照规定开具发票的、倒卖发票或为其他人倒卖发票提供便利的、未按照规定保管发票的、未按照规定接受上级部门及相关部门监督检查的、未按本办法规定执行的其他情况。对有上述行为之一的部门和人员~由各单位财务部门责令限期改正~并视情节轻重给予处罚,构成犯罪的移交司法机关依法追究法律责任。 第十章 附则 第三十四条 各单位可根据实际情况制定本单位发票管理实施细则。 法由省公司财务资产处负责解释。 第三十五条 本办 第三十六条 本办法自下发之日起执行。 - 10 -
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