小型贸易公司管理制度

小型贸易公司#管理制度# 制度完善 现企业管理制度的四个主要管理对象:人、财、物、信息,后三者都需要人去管理和操作,人是行为的主体。因此,人的管理工作是企业管理的核心,人力资源管理的战略性作用十分突出。 一、建立回(汇)报机制 1、当上级下达工作任务后,任务受领人须在公司明确完成时间内或受领人自定预期完成的工作时间内,督促相关工作人员合作完成。在工作进程中可实时请示汇报,同时要求在规定完成的时间内必须回报工作完成情况。未完成的必须说明未完成的原因及下一步的工作计划。 2.上级负有监管执行、协调各资源帮助下属完成任务的责任。 3.下属在工作进程中有任何超出职权及能力范围等的问题可即时向上级回(汇)报以求得协助。通过“下达—?受领—?回报”形成一个完整的回路沟通机制。以提升贯彻执行力,从而达到追求更高工作效率的目的。 二、工作内容及客户资料化及档案管理 1、针对业务及采购的客户资料的资料归档尤为重要,存档的客户资料除须体现客户基本信息外,还须体现目标及成交客户的成交情况、后续跟进情况、生日、性格、兴趣爱好、价值观。如果条件允许,还须体现其客户的家庭成员的组成及上述内容(不做硬性指标要求)。 2.拜访客户资料表则须体现拜访途径、开始和结束时间、地点、此次谈话内容简要、下次拜访议题和时间、预期达成的目标等。 3.目的在于公司可实时监管对上述两部门的人员因工作内容、工作时间的弹性造成的监管盲区,特别是出外勤后的工作监管容易进入盲区的跟踪。同时,未防备相关客户联络人的离职,此类表格能为后续的工作人员提供一些信息,使有迹可循、有迹可查,缩短新晋人员与离职人员对应客户的导入期时长。 三、总结制度 1、公司员工每周进行一次总结,总结内容为上周工作亮点,不足之处。 2.工作亮点的分享,不足之处的改进。 3.下周工作计划的一个安排。 4.总结报告按级呈报批复并递交至行政部保管。 四、会议制度 增设早会,午餐会等短会。 1.早会总时长不超过半个小时。公司主管级早会10-15分钟,部门早会10-15分钟。主要内容为总结昨天的工作,明确今天的工作内容和计划。 2.午餐会由各部门自行组织,主要内容为部门内及工作人员当前遇到的问题通过大家集思广益,共同探讨以寻求解决问题的最佳;成功经验的分享,促进部门团队人员的工作能力的全面提升。 五、制定公司未来的发展目标并明确近一年的发展规划 1、公司目标不明确间接的让公司员工失去工作动力,简单的为工作而工作。明确公司目标让员工了解自己的工作目的和意义。通过愿景目标的激励来实现公司目标进而达成员工自身的目标实现和成就感。 2.在工作中,尽可能让员工参与公司年度规划内目标的中短期目标的制定。使他们有为自己制定的目标在奋斗的快感和有参与公司决策权力的被认同感。 六、晋升与发展 1、公司建立自己的人才储备系统和人才梯队。在出现职位空缺及新职位时,优先考虑公司职工并发布内部招聘,执行竞争上岗的做法。 2.各层管理岗位的主要竞聘项为: 2.1、竞聘人除专业专长外有无全面统筹的能力, 2.2、公司需要专业能手,销售明星。但在主管级以上的岗位,公司更看重竞聘者的德、贤、智。公司需要能制造更多销售(采购)明星的推手来担纲管理重任。 2.3、竞聘成功的培养对象,公司将在1到3个月内对上述方面为培养者着重培养和考核。在主管部门60%以上的员工业绩由于新晋主管的努力得到提升可考虑转正,在未转正前薪资福利待遇不变。 2.4、竞聘上岗的人员必须符合一个前提要求:在本部门或公司内自行培养一个接班人能全面接管竞聘者的本职工作。 2.4.1、竞聘者申请及接班人安排情况以报告形式一并递交人事部。 3.公司及人事部将对公司内部竞聘者的竞聘情况进行保密。 4.由于公司内部管理岗位有限,为增加员工的荣誉感及某种虚荣心的满足,建议在原有薪资待遇的前提下增设一些岗位职称,如:见习采购员、采购员、高级采购员、见习采购经理、采购经理、见习采购部经理、采购部经理。业务部及其他部门以此类推采取岗位梯队制。 七、完善企业合理化建议制度 合理化建议制度是管理的民主化制度,是一种较为成熟和规范化的企业内部沟通制度。主要作用是鼓励在职职工直接参与管理,并可以通过上情下达让企 业管理和员工保持经常性的沟通。 1.设立意见箱 2.员工及各层管理可采取匿名和署名的方式提供建议。公司每周六统一归纳交总经理审批,在下星期一以板报等形式公布批复内容及建议采纳情况。 3、被采纳的建议提供者(有署名的),视建议的重要性给予人民币50元—100元的奖励,此项奖励不设封顶,奖金随薪资一并发放。 八、充分授权,树立企业与员工是合作伙伴关系的理念 1、通过完全授权的方式,可以训练员工处理问题的应变能力,而且可以将员工的创意、潜能激发出来,同时也是对员工信赖的表现。这种做法会使员工感受到企业的尊重与重视,有助于建立企业内的信赖关系,达成员工有主人翁精神的养成目标及要求。 2.监管方式:实时向主管上级会(汇)报工作进程。 3.主管上级应更多的从侧面引导、激发员工创意,以经验分享的形式适可的给予协助,营造充裕发挥能力的氛围和空间。 九、娱乐活动 1、在节假日,休息时间有目的的组织一些娱乐(竞赛)活动。以部门或小集体形式参加竞赛。目的在于缓解工作压力的同时提升员工的团队协作能力,对集体团队精神的进一步领悟。力求将义阳打造拥有一荣俱荣牺牲精神,一损俱损团队意识的有凝聚力的团队。 十、其他。 制度要求 没有完善的管理制度,任何先进的和手段都不能充分发挥作用。为了保 障信息管理系统的有效运转,我们必须建立一整套信息管理制度,作为信息工作的章程和准则,使信息管理规范化。 建立完善的信息管理制度主要包括以下几个方面: 建立原始信息收集制度 一切与组织活动有关的信息,都应准确毫无遗漏地收集。为此,要建立相应的制度,安排专人或设立专门的机构从事原始信息收集的工作。在组织信息管理中,要对工作成绩突出的单位和个人给予必要的奖励,对那些因不负责任造成信息延误和失真,或者出于某种目的胡编乱造、提供假数据的人,要给予必要的处罚。 规定信息渠道 在信息管理中,要明确规定上下级之间纵向的信息通道,同时也要明确规定同级之间横向的信息通道。建立必要的制度,明确各单位、各部门在对外提供信息方面的职责和义务,在组织内部进行合理地分工,避免重复采集和收集信息。 提高信息的利用率 信息的利用率,一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。这个百分率越高,说明信息工作的成效越大。反之,不仅在人力、物力上造成浪费,还使有用的信息得不到正常的流通。因此,必须加强信息处理机构和提高信息工作人员的业务水平,健全信息管理体系,通过专门的训练,使信息工作人员具有识别信息的能力。同时,必须重视用科学的定量分析方法,从大量数据中找出规律,提高科学管理水平,使信息充分发挥作用。 建立灵敏的信息反馈系统 信息反馈是指及时发现计划和决策执行中的偏差,并且对组织进行有效地控制和调节,如果对执行中出现的偏差反应迟钝,在造成较大失误之后才发现,这样就会给工作带来损失。因此,组织必须把管理中的追踪检查、监督和反馈摆在重要地位,严格规定监督反馈制度,定期对各种数据、信息作深入地分析,通过多种渠道,建立快速而灵敏的信息反馈系统。 管理监督体系 1、通过稽核,提高执行力: 通常讲到执行力,是被迫的使我们每一个人要把应该做的事情执行起来,被迫记住这句话,被迫使你提升执行力。首先将通过稽核专员的稽核来使我们每一个人的工作计划达成率提高,这仅针对我们做还是没做,还没有考虑到我们所做事情的质量或效果。 2.通过稽核,发现问题、让问题无处可藏: 我们企业里面第一件事要做的是打假,打假不仅是一些假数据、假动作;还包括企业里通常发现不了的问题,在很多情况下问题被掩藏掉了,或者是我们还没有把问题的真相找到。所以我们要通过稽核、通过检查让问题真实的暴露出来。 3.通过稽核,客观公正处理问题、划分责任: 通过稽核发现问题,同时必须要对问题进行处理和进行责任的划分。稽核体系的建立,最终是一定要让责任人为此买单,而责任的划分,必须保证客观、公平;例如在《品质管理制度》中涉及到赔偿的地方,把公司从一级到六级的所有的人员都列入到这个赔偿的范围里,也就是说有可能我们的一个员工所造成的损失,最终要追究到总经理头上去。所以根据赔偿责任划分、按照不 同的赔偿比例,即使在无法了解真相的时候,也会按照不同的比例去划分责任。 4.通过稽核,促进目标、计划的达成: 这里讲的计划更多的是指公司经营和管理的工作计划,通过稽核、通过检查、通过监督确保公司年度目标和我们的月度、周度、日度的工作计划有效达成。 5.通过稽核,促进流程、制度的落实: 企业花费大量的人力、财力制定了许多管理制度、工作标准,这些流程是企业管理中的基本法。虽然每个企业都希望制度的制度得到有效的落地执行,但往往由于新人的加入、不能坚持等原因,导致企业的标准化工作效果甚微。因为每一个人都是有惰性的,当人遇到流程、制度约束,当你自己很不舒服很痛苦的时候,就需要通过稽核,这样一股外力促使你一定按照流程制度来执行。有了流程制度的落实最终你的目标、计划达成才有保障。如果计划达成并不按照我们的流程制度运作得到的,恐怕这种达成也只是偶尔为之吧!试问明年、后年呢? 6.通过稽核,形成内部制约机制和控制体系: 企业中,既有一张看得见的行政控制网,还有一张看不到的制约控制网,制约控制体系是在行政控制网范围以外的一套管理模式,由于它的隐蔽性和每个人身上具有的人情,在管理中并没有引起管理者的太多注意。就算企业有上述两套控制体系存在,也多半会因为企业自身原因致使两套体系不能紧密结合,缝隙太大,不能发挥同力作用。通过稽核体系的导入将企业两套体系进行重新组合,将内部制约和控制变成一套完整的管理体系。 7.通过稽核,打造人才培养基地,为公司输送人才: 通过稽核为公司输送人才,输送什么样的人才呢?作为稽核人员,以前可能 是部门经理、也可能是职员,甚至是一名现场的作业人员,但这些都不重要,只要你在稽核的岗位上真正的把整个公司的流程制度包括年度经营计划、工作计划、年度预算等全部了解清楚之后,你就可以在公司做真正的高层了,就是“批量的培养总经理”。 8.通过稽核,关注过程、控制细节: 这几个字的重点就是在过程中反复强调细节。 9.通过稽核,形成雷厉风行的执行文化: 很多公司的企业文化有一条是:“绝不找任何借口”,用我的理解就是雷厉风行;执行的核心:就是说到就要做到。当出现问题时,首先从自己开始查找原因,当需要承担责任时,首先想想自己有哪方面的过错,而不是把问题或者责任推给别人。在企业里,我们必须要打造出这种文化:就像军队一样。 10.通过稽核,解放领导: 在稽核体系建设中,最终的目的让每一个人学会检查,学会互相检查;让领导脱离我们日常事务的处理,当人人都能在流程体系下进行自我与相互检查时,目就达到了,领导从日常的事务中脱离出来,做领导该做的事情。在泽亚企管辅导的项目调研报告里面写过一句话:“各级领导都在降级使用”,大家还记得吗?领导做的不是领导的活,领导干的不是领导的事,领导天天去解决异常问题,变成了救火队长。所以我们现在通过体系打造让领导真正的能成为严格意义上的领导,做更重要的事情。 档案管理制度 一、严格执行党和国家的保密、安全制度,确保档案和案卷机密安全。 二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手 续。 三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。 五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。 六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。 七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。 八、归档资料必须符合下列要求: ①文件材料齐全完整; ②根据档案内容合并整理、立卷; ③根据档案内容的历史关系,区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。 九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。 十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并根据有关规定的酌情处置。 十一、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工 作,定期检查档案保管工作。