WORD调用EXCEL打印证书或支票,金额或日期自动变大写
我们经常会批量制作证书、支票或邮件,它们的共同特点是格式一样、内容有异,支票的金额或日期必须用大写,反复地书写或录入电脑都很繁琐。
其实用点小技巧,EXCEL可将金额或日期准确地变成大写,再用WORD的“邮件合并”功能调用EXCEL数据源,能自动批量印制证书、支票、邮件或请柬等。
方法如下:
一、用EXCEL准备数据源(获奖清单.xls):
(声明:表中的样板数据随意设定,若与某人或某单位同名,纯属巧合)
技巧:EXCEL表格中红字内容不是手工输入的,它们是用公式自动将其左边的日期或奖金自动转换成的大写。
1.落款日期单元格“H2”的公式如下,其下方单元格自动填充即可。
=TEXT(LEFT(RIGHT(YEAR(F2),4)),"[DBNum1]")&TEXT(LEFT(RIGHT(YEAR(F2),3)),"[DBNum1]")&TEXT(LEFT(RIGHT(YEAR(F2),2)),"[DBNum1]")&TEXT(LEFT(RIGHT(YEAR(F2),1)),"[DBNum1]")&"年" & IF(MONTH(F2)<10, TEXT(RIGHT(MONTH(F2),2),"[DBNum1]"),IF(MONTH(F2)=10, "十","十" &TEXT(LEFT(RIGHT(MONTH(F2),1)),"[DBNum1]")))&"月"&
IF(DAY(F2)<10,TEXT(RIGHT(DAY(F2),2),"[DBNum1]"),IF(DAY(F2)=10,"十", IF(DAY(F2)<20,"十" &TEXT(LEFT(RIGHT(DAY(F2),1)),"[DBNum1]"), TEXT(RIGHT(DAY(F2),2),"[DBNum1]"))))&"日"
(注:“日期转大写公式”花了YH半天时间编写调试,诸位可复制使用,谢绝转载)
2.奖金大写单元格“I2”的公式如下,其下方单元格自动填充即可。
=IF(ROUND(G2,2)<0,"无效数值",IF(ROUND(G2,2)=0,"零",IF(ROUND(G2,2)<1,
"",TEXT(INT(ROUND(G2,2)),"[dbnum2]")&"元")&IF(INT(ROUND(G2,2)*10)-INT(ROUND(G2,2))*10=0,IF(INT(ROUND(G2,2))*(INT(ROUND(G2,2)*100)-INT(ROUND(G2,2)*10)*10)=0,"","零"),TEXT(INT(ROUND(G2,2)*10)-INT(ROUND(G2,2))*10,"[dbnum2]")&"角")&IF((INT(ROUND(G2,2)*100)-INT(ROUND(G2,2)*10)*10)=0,"整",TEXT((INT(ROUND(G2,2)*100)-INT(ROUND(G2,2)*10)*10),"[dbnum2]")&"分")))
3.将金额转为大写,按数位打印票据,“空位”自动填“零”。
=IF(ROUND(G2,2)<0,"无效数值",IF(ROUND(G2,2)=0,"零",IF(ROUND(G2,2)<1,
"",TEXT(INT(ROUND(G2/100000,2))-INT(ROUND(G2/1000000,2))*10,"[dbnum2]")&TEXT(INT(ROUND(G2/10000,2))-INT(ROUND(G2/100000,2))*10,"[dbnum2]")&TEXT(INT(ROUND(G2/1000,2))-INT(ROUND(G2/10000,2))*10,"[dbnum2]")&TEXT(INT(ROUND(G2/100,2))-INT(ROUND(G2/1000,2))*10,"[dbnum2]")&TEXT(INT(ROUND(G2/10,2))-INT(ROUND(G2/100,2))*10,"[dbnum2]")&TEXT(INT(ROUND(G2,2))-INT(ROUND(G2/10,2))*10,"[dbnum2]")&TEXT(INT(ROUND(G2,2)*10)-INT(ROUND(G2,2))*10,"[dbnum2]")
&TEXT((INT(ROUND(G2,2)*100)-INT(ROUND(G2,2)*10)*10),"[dbnum2]"))))
二、用WORD的“邮件合并”功能调用EXCEL数据源
(注:荣誉证书一般不附奖金,本文是同时为支票的“大写金额”作范例,有意添加的)
技巧:WORD文档中“双尖括号”及其内容都不是手工输入,而是用WORD的“邮件合并”功能调用EXCEL数据源, “邮件合并”调出办法:击菜单“视图”→“工具栏”→“邮件合并”,将出现第3行“邮件合并工具栏”
1.击“邮件合并工具栏”的第2个图标(打开数据源),在“打开对话框”里选择上面准备的文件“获奖清单.xls”,再选“Sheet1”工作表。
2.击“邮件合并工具栏”的第6个图标(打开域),依次选«学校»«姓名»«科目»《«题目»》«奖项»«落款日期»«奖金大写»«奖金»等,用WORD的编辑功能录入其它内容,编辑调试成需要的打印格式。
3.击“邮件合并工具栏”的图标(查看邮件合并数据),调用的“域”将自动显示“定位记录”的数据源(第1条记录是EXCEL的第2行数据,因为第1行是标题)。例如:第3条记录合并数据后如下图。你可通过“定位记录”左右的“三角按钮”显示其它记录,还可击“打印按钮”将显示的内容打印出来:
当然,可在第2步“打开域”后,先“查看邮件合并数据”,然后再录入其它内容,这样录入及编辑会更直观些。
邮件合并后可能会出现小数点数据很长,点击鼠标右键,选“切换域代码”,在域代码后面输入\#"0.00"(两位小数),再击鼠标右键选“更新域”就行了。
4.击“邮件合并工具栏”的按钮(合并到打印机),将数据源的数据全部或部分自动地按上面WORD的格式合并到打印机,即可实现自动批量打印。此后,只要在EXCEL增改记录即可,再打开上述WORD文档时,会自动调用数据源,轻松随意印制。
三、类似地用WORD的“邮件合并”功能调用EXCEL数据源,简单编辑一下,便能批量印制支票、邮件或请柬等,简单实用,准确省力。
支票的EXCEL工作表
支票WORD邮件合并格式
医院发票WORD邮件合并格式