国际商务会所有限公司采购部管理手册

国际商务会所有限公司采购部管理手册 前 言 一、 本手册用以指导四川格兰国际商务会所的经营及管理工作，并确保其正常运作。 二、 全套管理手册按格兰会各运作大部门分为十卷，即:总经理办公室管理手册、 人力资源部管理手册、财务部管理手册(含财务部、采购部)、营销部管理手册 (含公关策划部、销售部)、采购部管理手册(含餐饮服务部、出品部)、SPA 水疗部管理手册、客房部管理手册(含前厅)、出品研发部管理手册、监察部管 理手册及连锁管理部管理手册。 三、 各卷管理手册皆由八个章节组成:企业文化、格兰会简介、公司机构设置、部门组 织结构与岗位说明书、部门管理制度、部门操作程序与规范、接口文件及部门运作 表格。 四、 各部门均有各自特点，但所有规章制度、操作程序、操作规范等均以公司总制 度作为制订依据，若有冲突，应以公司总制度为准。 五、 在实践与实施中，各部门可按实际工作需要对部门组织结构与岗位说明书、管理 制度、操作程序与规范及运作表格三个章节的内容进行增添、删减或更改，并 由相关领导签署审批向全公司或有关部门公布执行，并在行文当日起生效。 本手册属公司机密文件，必须严格控制其印刷数量及分发范围，任何人员未经总经理批 准，不得私自翻印或传阅给无关人员或店外单位。违者将以违反公司制度被严肃处理。 1 总经理 General Manager 四川格兰国际商务会所有限公司 采购部管理手册 目 录 章 节 名 称 第一章 企业文化 第二章 格兰会简介 第三章 公司机构设置 第四章 部门组织结构和岗位说明书 第五章 部门管理制度 第六章 部门操作程序与规范 第七章 接口文件 第八章 部门运作表格 2 3 四川格兰国际商务会所有限公司 采购部管理手册 第 一 章 企 业 文 化 4 采购部管理手册 企业文化 版次:A 页次:1/2 一、企业宗旨 以诚实、勤奋、求精、创新的工作精神，遵循以人为本、以客为尊的原则，为客户提供全面、周到、细致、温馨的五星级酒店品质服务，共同打造国内一流的餐饮、娱乐、休闲品牌。企业尽最大的努力为员工创造福利，员工用心做好自己的本职工作。 二、服务宗旨 在企业经营过程中， “品质”、“服务”、“清洁”、“关注”和“效率”的服务理念将贯穿每一个服务环节。我们恪守“以人为本”、“以质取胜”及“顾客是我们的朋友”的服务宗旨。 Q:QUALITY——优良的品质，经常地检查你所提供的产品和服务，如果产品有问就不能提供给你们的顾客，并立即进行修正并报告你的主管。 S:SERVICE——礼貌的服务，没有它，品质和清洁就会被浪费。请记住在我们的经营中，顾客是唯一的也是最重要的因素，只要我们记住了这一黄金规则:礼貌不难做到，顾客也会对礼貌的服务表示由衷的赞赏。 C:CLEANLINESS——清洁，它一块磁铁将顾客吸引到这里来，我们的SPA水疗、餐厅、客房及所有产品必须始终保持一尘不染，里外都应如此，只有全体人员全力以赴才能做到这一点。 A:ATTENTIVENESS——真诚的关注，以自己希望别人对待自己的态度去对待每一位顾客，当然，也包括我们的同事。 E:EFFECTIVENESS——效率，或许有时为顾客提供快捷的服务会显得困难，但请记住快捷的服务会让我们的产品价值得到额外的提升。 请铭记于心:我们追求的最终目标是—提供使客人满意并使之有意外惊喜的个性化品质服务，最终获得多重双羸的发展。 5 四川格兰国际商务会所公司采购部 企业文化 版次:A 页次:2/2 三、经营方针 基本经营方针: 依托香港飞大集团旅游大产业，整合周边优势资源，以格兰会为依托，以餐饮、SPA水疗、客房为核心，开展多元化经营，提供丰富的餐饮休闲项目，实现公司效益最大化。 经营方针: 1、 狠抓经营管理，确保格兰会服务品质。 2、 有效运用营销情报，提高销售预测能力。 3、 采取资金预算化和计划外审批制度，大额、长期支出项目采用招标程序。 4、 实行各部门独立核算，任务指标化，并实施年度计划分解和进度考核。 5、 有效调整采购机能，实行预算、执行、监督、考核运作保障体系，保障采购 质量、节约采购成本。 6、 加速人力资源规划，做好人才选聘、培育与发展，管理人员实行引咎辞职制 度。 7、 推动采购部门及职能部门绩效考核，全员贯彻“服务、效率与顾客”的观念。 8、 预防不良发生，落实安全检查监督工作。 9、 采取主营项目自己管理、非主营以招标合作为主;招标合作项目可采取承包 责任制或利润分成制的方式，并实行统一经营管理概念下统一投资建设、保 证布局和形象的统一的项目管理理念。; 10、 发扬劳资融洽的优良传统，共同塑造敬业和谐的环境。 11、 树立危机意识，以“使命感与一体感”塑造格兰会人的信心与荣耀。 6 四川格兰国际商务会所有限公司 采购部管理手册 第 二 章 格 兰 会 简 介 7 办公室 格兰会简介 版次:A 页次:1/3 一、格兰会简介: 格兰会隶属香港飞大集团，位于中国西南中心城市成都市CBD核心区，人民中路三段一号壹号公馆内，总面积1.5万平方米，由香港飞大集团斥2.5亿元倾力打造，重金聘请国际顶尖设计大师精心设计，并由香港茗桂轩管理集团荣誉管理的顶尖私人会所。格兰功能和设计上按超五星级酒店进行配置，格兰会特设顶尖中餐厅(茗桂轩.壹号公馆店)、西餐厅(茗桂扒房)、咖啡厅、顶尖SPA会馆、名流健身中心、会员酒店套房、商务中心、红酒雪茄吧及多功能厅，体贴入微的英式管家是服务会让会员处处皆能得到至高无上的尊贵享受～ 公司秉承绿色健康的饮食观和细致专业的服务理念，专注于美食文化的继承和发扬，立争成为高档餐饮的代名词和行业标杆。 二、格兰会功能分布: 酒店区:主要分布于大楼4层整层及7-29层中，共有豪华套房5间，普通套间 39间，标准间11间 餐饮区:一楼为西餐厅咖啡厅，二、三楼为中餐厅 水疗区:五楼为水疗区、理疗区、休息区，六楼为健身房、瑜伽室、理疗房等 三、酒店区简介: 格兰会拥有61间豪华雅致的客房，专为取得会员资格的贵宾设计，空间内散发着舒适时尚的气息。每个房间都配有宽带上网接口，卫生间使用世界知名品牌Durevit 洁具，客房各处点缀着一流的原创艺术品和世界级摄影大师的作品。柔软舒适的卧具高贵考究，令睡眠愉悦酣畅。酒店设计了几种客房满足不同客人的需要:包括配有全天候私人管家服务的总统套房、温馨甜蜜的大床房、动静间隔的商务套房。每个房间里还专门配备了全自动洗衣机及开放式厨房，有心的会员还可亲自烹煮可口的美食。步入明亮的客房，目光透过宽阔的玻璃窗，美丽的成都日夜交替，令人心驰神往。 四、餐饮区简介: 茗桂轩.壹号公馆店一楼，拥有王室西餐、红酒屋、铁板烧、明火烧烤、寿司吧等，在这里品品浑厚的Domaine de la Romanee Conti,还是澄澈的Remy Martin Speeial。放松感官，让每个细胞明辨。在这里，每杯醇正红酒背后都传承着百年贵族的傲世血统与高雅品味。 茗桂轩中餐厅是由香港茗桂轩管是集团荣誉管理的港式酒楼，汇集大批粤港餐饮精英。主营正宗粤菜、精品川菜、新派湘菜、燕、鲍、翅海鲜，引进粤港成功的餐饮管理模式，倡导“严加暖”的人本管理理念，秉承“科学、营养、健康、时尚” 8 的出品特色。瑰丽堂皇的美食殿堂承载着千年东方精妙烹调艺术，秘制奢靡味蕾世界。 五、SPA水疗区简介: 格兰会水疗及SPA引进具有东南亚国际品牌的沁SPA管理公司委托管理，沁SPA是柬埔寨王国领事馆在中国唯一认证的SPA管理公司，其产品均为东南亚国际原装品牌。SPA以理疗保养、美容美体为主要服务功能，提倡绿色环保和维护自然生态环境，使用的产品Pevonia(蓓丽雅)是一个以纯天然植物精华为基础的专业水疗护肤品牌，产品遍布全球五十多个国家。这个来自美国的水疗品牌(瑞士配方)，Pevonia蓓丽雅已研制超过150种个人护理产品以及100多项专业护理疗程，足迹遍布世界各地著名酒店及达国际级的水疗渡假村。 会所可为每一位前来的宾客提供完全私密的个人空间，享受自己专用的SPA套房。专业理疗师将根据每位宾客的不同需求，从头部、面部到身体、手足，提供净、养、护全方位又具个性化的理疗服务。令宾客在有如置身东南亚风情园般优雅舒适的环境中享受水、音乐、芳香、抚触和静逸的自然生态生活。 六、格兰会各区域功能分布 2区域 楼层 面积(m) 功能 4F 1500 共5套大套房，均为两房两厅三卫 酒店区 7F-29F 3179.45 共50套房，其中标间有11间，其余均为一套一的房间 西餐、红酒雪茄吧、咖啡吧 1F 1200 餐饮区 2F 1500 11个包间 3F 1500 12个包间 含水疗区、理疗区和休息区(按摩、足疗、刮脚) 5F 1500 水疗区 6F 1200 含健身房、瑜伽室、理疗区等 9 四川格兰国际商务会所有限公司 采购部管理手册 第 三 章 公 司 机 构 设 置 10 四川格兰国际商务会所有限公司 公司机构设置 版次:A 页次:1/3 一、领导组织 1、 香港飞大集团为公司上级领导机构，并按公司法组建董事会，董事会为公司最 高权力机构。 2、 董事会设董事长一人，副董事长一人及董事三人 事 长 — 董 副董事长 — 董 事 — 、 3、 董事会主要职权包括但不限于: 1(讨论及决定公司成立及办理有关事宜。 2(讨论及决定公司筹建、扩建、章程之订立及修改与融资等事项有关。 3(讨论及决定公司组织结构设置及人员编制。 4(讨论及决定公司总经理、副总经理及财务总监任免事项。 5(讨论及决定公司经营、年度财务预算等。 (讨论及决定公司大维修、更新、改造计划及其他投资。 6 7(讨论及决定其他重大问题。 二、经营及管理机构 1、公司实行董事会领导下总经理负责制。 2、公司设总经理一人，直接对董事会负责，执行董事会各项议决，组织及领导 公司日常经营及管理工作。 3、根据公司经营及管理工作需要，公司设经营管理委员会，成员包括:总经理、 副总经理、总经理助理、房务总监、餐饮总监、营销总监、人力资源总监、 财务总监、物业总监。 4、经营部门设:前厅部、客房部、餐饮服务部、出品部、SPA水疗、市场销售部、 职能部门设:总经理办公室、人力资源部、财务部、采购部及监察部。 11 四川格兰国际商务会所有限公司 公司机构设置 版次:A 页次:2/3 三、公司职位级别设置 全公司职位级别共分四组十级: 组别 职级 对应岗位及工种 总经理 总经理级 高层管理 人员 副总经理、总监、副总监 总监级 营运经理、管事经理、营业经理、行政经理、财务主管、人事 经理、采购经理、客服经理、客房经理、前厅经理、PA经理、A级经理 中层管理 办公室主任、人事行政经理、培训经理 人员 B级经理 营运主任、传送主管、管事主管、酒吧主管、营业主任、咨客 A级主管 基层管理主管、人事主管、收银主管、库房主管、企划编辑、培训主管 人员 SPA顾问 B级主管 营运部长、传送部长、管事部长、咨客部长、会计、出纳、收 领班级 银部长、客房领班、PA领班、薪资专员、招聘专员、行政助理 服务员、吧员、咨客、传送员、保洁、洗碗工、石材养护员、员工 布草员、司机、收银员、钟房录单员、接待员、文员、行李生、员工级 专职管家、PA、司机、库管员 临时工 临时工级 实习生 实习生级 12 四川格兰国际商务会所有限公司 公司机构设置 版次:A 页次:3/3 四、公司组织结构图 13 四川格兰国际商务会所有限公司 采购部管理手册 第 四 章 部 门 组 织 结 构 和 岗 位 说 明 书 14 成都格兰会餐饮娱乐管理有限公司采购部 管理手册 采购部部门组织结构及岗位说明书 1.1部门组织结构图 版次:A 页次:1/1 壹号公馆格兰会所采购部行政架构图 采购部经理1 内采 业 购 员 1 4 总编制:6人。 编制: 审核: 批准: 日期: 15 四川格兰国际商务会所有限公司采购部 管理手册 采购部部门组织结构及岗位说明书 2.1 部门职责 版次:A 页次:1/1 部门职能概述: 公司机构设置复杂，各部门职能明确、分工细致，总经办内负传达公司经营管理委员会及总经理命令，沟通各部门工作职能，对外协调政府主管部门等外联单位关系等工作。 部门职能: 1、投标单位资质审查，建立及维护投标单位资料信息资源库。 2、按照各业务部门的采购计划编制采购文件，组织发标、接标、开标、定标。 3、负责采购资料的收集、整理、归档、保存，组织安排全过程的采购会务。 4、及时组织采购物资。 编制: 审核: 批准: 日期: 16 四川格兰国际商务会所有限公司采购部 管理手册 采购部部门组织结构及岗位说明书 2.2 采购部咨客岗位说明书 版次:A 页次:1/1 工作职位:采购经理 直属部门:采购部 直接上级:总经理 直属员工:采购员 任职资格 1、基本条件:男女不限、身高1.60以上，年龄28-40岁，身体健康。 2、知识与经验: 1. 了解采购方面的系统知识。 2. 熟悉采购方面的法律法规的常识。 3. 有五以上采购工作经历，两年以上管理经验。 3、能力: 1. 有较强的领导能力、组织能力和合作精神。 2. 良好的沟通与协调能力。 工作职责 职 责: 1、主持采购部的全面工作。 2、领导采购部门按部门的工作职能做好工作。 3、根据项目营销计划和施工计划制订采购计划，并督导实施。 4、制定本部门的物资管理相关制度，使之规范化。 5、制定物资采购原则，并督导实施。 6、做好采购的预测工作，根据资金运作情况，材料堆放程度，合理进行预先采购。 7、定期组织员工进行采购业务知识的学习，精通采购业务和技巧，培养采购人员廉洁奉公的情操。 8、带头遵守采购制度，杜绝不良行为的产生。 9、控制好物资批量进购，避开由于市场不稳定所带来的风险。 10、监控项目物流的状况，控制不合理的物资采购和消费。 11、完成上级给予的其它工作。 接口部门:人力资源部 编制: 审核: 批准: 日期: 17 四川格兰国际商务会所采购部管理手册 采购部部门组织结构及岗位说明书 2.3 采购员岗位说明书 版次:A 页次:1/1 工作职位:采购员 直属部门:采购部 直接上级:采购经理 直属员工: 任职资格 1、基本条件:男女不限,身高不限,年龄22-55之间,身体健康. 2、知识与经验: 4. 有两年以上相关工作经历。 5. 了解和掌握采购的基本常识. 3、能力: 1有较强的组织协调能力、领悟能力、执行力强。 2能积极购买所须要在物资( 工作职责 职 责: 1.供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求新的供应商，以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，负责新增供应商的寻访、调查，并组织相关部门进行评估、审查。 2. 按照要求保质保量地组织好原料采购供应工作，并随时掌握履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款，如需更改合同，在请示后，得到批准方可执行; 3. 负责收集新材料的应用信息，做好市场分析，随时掌握国家相关产品的标准和政策变化，做好政策分析，为公司决策提供有价值信息，对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息(交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等); 4.场行情的调查、动态资讯收集、整理，及时上报，以便及时调整采购策略; 依业务订单适时、适品、适量的采购，并跟催采购进度，确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库，协调销售、生产的有效进行。订单变更与撤消、品质要求变更 5与供方之间的及时信息传递，确保供方满足我公司之需求。 6与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理，确保我司利益; 7与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确; 8做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德，做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识，提高业务工作能力的敬业精神; 做好下属的管理工作。 18 接口部门:人力资源部 编制: 审核: 批准: 日期: 19 四川格兰国际商务会所采购部管理手册 采购部部门组织结构及岗位说明书 2.21 内业岗位说明书 版次:A 页次:1/1 工作职位:行政文员 直属部门:总经办 直接上级:采购部总经理 上班时间:9:30—18:30 1、素质要求: 男女不限，中专以上文化程度，形象气质佳，熟练掌握办公自动化，有档案管理经验，责任心强， 有团队合作精神，服从管理。 2、工作概述: 负责采购部内务工作。 3、岗位职责: 1、各部门各类文件的打印、复印; 2、负责文件分发与管理:含编码、分类装订、编查询目录、借阅管理、销毁等，及过期无效文件的回收、作废、销毁及暂留文件的保管;发至各部门的文件，要求各部门经理签收同时公司存档。 3、打印纸张及印发表单管理(需作出月报表); 4、办公用品申购、领用、管理，每月28日前需做出实用情况月统计表;并于每月5日前上报下月的办公用品计划。 5、完成采购经理交办的其它工作。 接口部门:人力资源部 编制: 审核: 批准: 日期: 20 四川格兰国际商务会所有限公司 采购部管理手册 第 五 章 部 门 管 理 制 度 21 四川格兰国际商务会所采购部管理手册 部门管理制度 管理手册的编制和控制 版次:A MS-EO-001 页次:1/2 目的:指导各部门如何进行编制、管理《部门管理手册》。 一、管理手册是部门经营管理工作的指导、保障文件体系。 二、每卷管理手册都由八个章节组成。 1、第一至第三章除封面外的所有内容由公司采购部办公室统一编制，并发放到 各个部门。 2、第四章为《部门组织结构和岗位说明书》，包含部门组织结构图、部门职责和 各岗位的岗位说明书。组织结构图、部门职责和主管以上岗位说明书由部门 经理编制、部门总监审核、总经理批准，主管以下岗位说明书由部门经理编 制，部门总监批准。 3、第五章为《部门管理制度》，由各部门经理根据部门实际经营管理工作需要进 行编制，并经部门总监审核、总经理批准后生效; 4、第六章为《部门操作程序与规范》，由各部门经理根据部门实际经营管理工作 需要进行编制，并经部门总监批准后生效; 5、第七章为《接口文件》，指本部门收到的其他部门发放的与本部门工作相关的 管理制度、操作规范或运作表格，各部门根据接口文件编制《接口文件目录》 即可，并将收到的接口文件按目录清单列表顺序附在目录后。 6、第八章为《部门运作表格》，由各部门经理根据部门实际经营管理工作需要进 行编制，并经部门总监批准后生效; 三、文件的编写格式说明: (一)各类文件都有其固定格式，应该保持统一; (二)每章节都有格式统一的封面，第四——八章还有固定格式的目录; (三)每份文件页首应有规定的标题、文件编号、版次、页码等文件标识，页尾有 接口部门栏和审批签字栏，如果文件内容超过一页，则只需在最末一页的页 尾写明接口部门及审批签字。 (四)文件标识的说明:(参照本表) 1、文件代码的说明: A、 文件类别代码: 共三类:MS-管理制度，SOP-操作程序及规范，OF-运作表格 B、 部门代码及分部门代码 22 四川格兰国际商务会所采购部管理手册 部门管理制度 管理手册的编制和控制 版次:A MS-EO-001 页次:2/2 部门名称 部门编号 部门名称 部门编号 EO 总经理办公室 EO 人力资源部 HR 营销部 SM 财务部 FIN 分部门:销售部 S 采购部 PUR 公关策划部 P 前厅部 FO 采购部 FB 客房部 HK 分部门:中餐厅 C 西餐厅 W 2、文件编码管理: 采用文件编码的目的是便于查找、管理文件，文件编码由文件类别代码、部 门代码/(分部门代码)、文件序号三部分组成，文件序号从01开始，各部分之 间用“-”连接。如: “MS-EO-001” A、 版次:用英文字母表示，由A开始，每次修改后需更改版次号; B、 页码的书写格式:(页次)/(总页数) 如:1/2 C、 字体字号:页首页尾格式固定，具体内容统一使用小四号宋体 四、文件的发放控制: 1、所有部门管理手册应整卷抄送行政办公室存档。 2、第五、六、八章节的文件应发放至各接口部门，“接口部门”指文件内容涉及 到的所有部门。 3、各部门文件如有增添、删减或更改，应按照规定审批程序审批后，应及时发 放至行政办公室存档及各接口部门，发放时使用《文件签收登记表》(见附件) 登记，并收回原文件作废。在每次发放的同时，应将部门最新制度目录(封 面)一同发放给各部门。 五、相关运作表格: 1、OF-EO-001《文件签收登记表》 接口部门:各部门 编制: 审核: 批准: 日期: 23 采购部门管理制度 版次:A MS-EO-001 页次:2/2 第一条:为规范原材料的采购程序、节约采购成本、满足经营的需求、提高经济效益、特制订本制度。 第二条:采购部工作基本要求 1、所有采购项目均需由部门申请，财务部审批，1万以内的采购项目经总经理签 批授权即可实施采购;(1万以上须经董事会指定人员签批) 2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每月每一类至少 有三家供货商提供两次报价单; 3、所有采购物品的品质须保持一惯稳定; 4、采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责; 5、采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取公 司使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报 给财务部、总经理; 6、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管， 有人员变动时须全部列入移交。上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部 每天须录入至采购部价格信息库。 7、采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印 刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。 8、采购部禁止采购任何未下采购申请单的物品(200元内不常用物品采购可以免 申请)，否则财务部将不予以报销。 9、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。 10、采购部负责跟进、协调各供货商的货款支付事宜;对到期的应付帐款，公司 应及时支付，以建立公司良好形象，维护公司财务信誉，同时也为日后的采购工 作提供便利。 第三条:采购方式及供货商的确定: 一、采购方式的确定: 1、对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，可选择供货商送货的方式。 24 2、对于使用平率低，不容易集中采购的货物可由采购人员采购。 3、对于一些特殊的原材料可由外地发货，按计划定期申购。 二、供货商的确定原则: 1、初选供货商:要深入细致的进行市场考察，要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量极其目前的供货状况。 2、试用供货商:对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试。 3、确定供货商:在使用两个月的基础上，由总经理、财务部、总厨、采购部主管组成审查小组，以民主表决的方式集中投票表决来确定。 4、签订供货合同:确定供货商后，由总经理与供货商签订供货合同，合同的期限不得超过一年。 5、供货商的更换与续用:在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。 第四条:市场调查原则 1、由财务部人员、采购主管、行政总厨每月不少于两次进行市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交财务部存档。 2、调查时间、地点的选择: 每15天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。市场的调查以供货商所在的市场为准。 3、调查的和程序: 调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切忌只记录卖方一口价。 4、除实地调查外，当地的报刊、杂志、电视、网络等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据。 5、调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过。 6、零星物品的调查由财务部人员(采购人员除外)实施。 25 第五条:采购的定价原则: 1、对供货商所供物品的定价:在市场调查的基础上，每半月制定一次，零星物品的采购价格不定期进行。 2、定价程序:由财务部人员及采购经理一起根据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认，并报财务经理、总经理审批签署后，以书面形式告知收货、库管、财务执行。 3、价格管理原则:对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，其最高限价范围如下: 1)干杂、调料、粮油等执行价格不得高于市场批发价格的6%。 2)低质易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数。 3)零星物品的价格不得高于市场零售价的平均数 4)鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格的4% 5)蔬菜平均在一元以下者，其执行价格不得高于市场批发价格的15%，价格在一元以上者，其定价不得高于市场批发价的10%。 4、春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动太大，其定价原则可适当放宽。 第六条:审购 一、零星物品的审购: 1、对于经常性项目的采购应由所需部门每周固定时间定期报计划，经总经理审批后，交由采购人员办理。 2、需临时采购的物品(价值200元以内不常用物品采购可以免申请)由所需部门填写采购申请单，写明所需物品的品种、数量、规格等。经部门负责人、采购、总经理审批后方可办理，申购单一式三份。 3、零星物品的采购不得超过3天。需要急购的物品由总经理在采购申请单写明，限时购买。 二、供货商送货的审购: 1、需货部门填写采购申请单，经部门主管签署，财务部审批、总经理核准后，交采购人员办理。 2、库管人员应随时检查库存，当存货降到最低存货点时，库管人员应填写采购申请单，经成本会计签署，采购主管、财务经理审批、总经理核准后，交采购 26 人员进货。 3、蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果、酒水等每日使用的物料采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单，由行政总厨签署后，交采购部电话通知供应商送货。 4、对于贵价菜(如:鲍、参、翅等)由行政总厨签署、成本会计、财务经理审批、总经理核准(1万以上须经董事会指定人员签批)后，交采购人员办理。 5、只有采购人员可以电话或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货，其他人员非总经理批准不得擅自通知送货。 第七条:采购数量的确定原则: 为提高经济效益，降低成本，减少资金占有，应根据勤进快销的原则，按单采购的原则来确定日常的采购数量。 一、鲜货、蔬菜、肉类、水果等的采购数量。 1、此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货。 2、用上述原材料的部门每日营业结束前，根据存货、营业情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量。 二、库存物品(干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易耗品等)的采购数量。 1、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数，根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过20-25天的用量，最低不得低于一天的用量。 2、库存量的计算公式: 最低库存量=每日需用量x发货天数 最高库存量=每日需用量x20天 27 四川格兰国际商务会所有限公司 采购部管理手册 第 六 章 部 门 操 作 规 范 28 四川格兰国际商务会所采购部管理手册 部门操作规范 部门组织结构和岗位说明书的编制方法 版次:A SOP-EO-001 页次:1/2 目的:规范组织结构和岗位说明书的编写程序和格式 适用范围:适用于组织结构和岗位说明书的编写和控制 主要责任人:部门经理 一、部门管理手册的第四章为《部门组织结构和岗位说明书》，每个部门应按照规定 格式编写封面及目录。 二、组织结构、部门职责和主管以上人员岗位说明书由部门经理编制、部门总监审 核、总经理批准，主管以下人员岗位说明书由部门经理编制，部门总监批准。 三、总经理对部门的主要职责进行明确，并指导部门组建组织结构框架。 四、组织结构的编制: 1、在“保障服务品质的同时精简人员”的原则上对部门的组织结构、人员编制 进行调整。 2、按照统一格式编制部门组织结构图，并遵循每个岗位只有一个上级的管理原 则。 3、各岗位名称规范，并在各岗位后写出该岗位对应人数。 4、在最下方统计出部门总编制人数。 五、部门职责包括两部分，一是部门职能概述，一为部门职责的具体内容。部门经 理应根据实际工作需要对部门职责进行具体、细化、完善的分解说明，内容要 基本覆盖部门所负责所有工作。 六、岗位说明书的编制: 1、完整的岗位说明书由三部分组成:岗位描述、任职资格和工作职责。 2、岗位描述包括“所属部门”、“职务”、“职级”、“上级”和“下属”。 3、部门可根据各岗位实际情况灵活编制任职资格内容，一般情况包括基本条件、 知识与经验、能力三部分。 4、工作职责分为工作概述和职责。工作概述说明该岗位工作人员主要工作内容， 29 工作职责则明确的描述了该岗位工作人员的详细工作内容清单。 七、组织结构图和部门职责无接口部门，岗位说明书接口部门只有人力资源部。 八、相关运作表格:无 接口部门:各部门 编制: 批准: 日期: 30 四川格兰国际商务会所采购部管理手册 部门操作规范 部门管理制度的编制方法 版次:A SOP-EO-002 页次:1/1 目的:规范部门管理制度的编写程序和格式 适用范围:适用于部门管理制度的编写和控制 主要责任人:部门经理 一、管理制度的编制原则:全面具体、客观有效、针对性和可操作性强; 二、管理制度的建立(修改)、审批和执行程序: 1、部门经理根据工作管理需要确定管理制度的名称; 2、部门经理按照统一的格式编制管理制度具体内容，明确写出各接口部门，并 签名; 3、分管领导审核后报总经理批准，总经理批准后返回部门发放执行。 三、管理制度的编写格式: 1、部门管理手册的第五章为《部门管理制度》，每个部门应按照规定格式编写封 面及目录。 2、按照文件“MS-EO-001”关于文件编写格式的规定编制每个管理制度。 3、每个管理制度应明确写出本制度的目的。 四、管理制度的发放控制:每个管理制度都应按照文件“MS-EO-001”关于文件发 放控制的规定发放。 五、相关运作表格:无 接口部门:各部门 编制: 批准: 日期: 31 四川格兰国际商务会所采购部管理手册 部门操作规范 操作规范的编制方法 版次:A SOP-EO-003 页次:1/1 目的:规范部门操作规范的编写程序和格式 适用范围:适用于部门操作规范的编写和控制 主要责任人:部门经理 一、操作规范的编写和审批程序: 1、部门经理根据具体工作内容确定操作规范的名称; 2、编制工作流程、操作细则，并确定相关责任人、工作相关部门(接口文件); 3、整理成操作规范文件，部门经理签名(编制人); 4、交分管领导审核批准后，返回部门发放执行。 二、操作规范的编写格式: 1、部门管理手册的第六章为《部门操作规范》，每个部门应按照规定格式编写封 面及目录。 2、操作规范应明确写出规范的目的、适用范围、主要负责人。 3、操作规范应根据文件内容涉及的部门确定接口部门。 4、如果内容超过一页，则只需在最末一页写明接口部门及审批签字。 三、操作规范的发放控制: 每个操作规范都应按照文件“MS-EO-001”关于文件发放控制的规定发放。 四、相关运作表格:无 接口部门:各部门 编制: 批准: 日期: 32 四川格兰国际商务会所采购部管理手册 部门操作规范 部门运作表格的编制方法 版次:A SOP-EO-004 页次:1/1 目的:规范部门运作表格的编写程序和格式 适用范围:适用于部门运作表格的编写和控制 主要责任人:部门经理 一、运作表格的编写和审批程序: 1、部门经理根据具体工作内容确定各运作表格的名称; 2、运作表格包括:各类固定内容行列表格，如房态统计表等;各类固定格式的 通知，如入职申请表、员工违纪处罚单、客房折扣申请单等; 3、编制运作表格格式、内容，并写明接口部门; 4、交分管领导审核批准后，返回部门发放执行。 二、运作表格的编写格式: 1、部门管理手册的第八章为《部门运作表格》，每个部门应按照规定格式编写封 面及目录。 2、运作表格应明确写出适用范围、主要负责人。 3、运作表格根据文件内容涉及的部门确定接口部门。 4、如果内容超过一页，则只需在最末一页写明接口部门及审批签字。 5、如果运作表格不能用A4纸完全说明，可以附件形式说明。 三、运作表格的发放控制: 每个运作表格都应按照文件“MS-EO-001”关于文件发放控制的规定发放。 接口部门:各部门 编制: 批准: 日期: 33 四川格兰国际商务会所采购部管理手册 部门操作规范 收文处理的操作规范 版次:A SOP-EO-005 页次:1/1 目的:使保障外来文件的接收和处理有序进行。 适用范围:适用于一切外来文件的接收和办理活动。 主要责任人:总经理、文员 程 序 要 求 责任人 1、各部门收到外来文件后统一交行政办公室进行收文处理工 作; 2、总经理办公室收文后，填写《收文处理单》; 总经理一 收文 3、根据文件内容涉及的工作范畴，由行政办公室负责人在“办办公室 公室处理意见”栏填写“呈xx分管副总阅示”，并签名、标注 时间。 1、由文员按办公室意见呈分管副总经理; 领导2、分管副总在“领导批示”栏内批示处理意见，并签名、日 二 批示 期(分管副总外出公办的情况下，由总经理办公室电话请示分管副总 副总的处理意见后，在“领导批示”栏内代填意见); 1、责任部门按领导批示意见承办，处理后在“承办结果”栏 填写完成情况(也可以附件形式说明); 责任 2、责任部门将有承办结果的“收文处理单”送交分管副总处部门 承办 三 审阅，并由分管副总确认签名(分管副总外出公办的情况下， 由承办部门电话汇报承办结果，并注明已得到分管副总确认); 副总 以上全部完成后，将“收文处理单”送还总经理办公室，由总总经理呈报 四 经理办公室负责上报总经理阅示; 办公室 归档1、总经理阅后，如对办理结果认可，则行政办公室收回归档， 五 (或同时视需要情况复印给承办部门留存。 总经理 退回) 2、如对办理结果不认可，则返回程序二，重新办理。 办公室 接口部门:各部门 编制: 批准: 日期: 34 四川格兰国际商务会所采购部管理手册 部门操作规范 一、收货、验收流程图: 每日收货报表(财务部审核) 收货部 供应商送货 由 送有问题(退货) 收货、验货、过秤并核对订正 货 商带 一 联 (收货部)据修改订正后订货单打印酒店收货单签字白 单并盖收货章(收货单:一式三联) 给收 货 部订货、收货单与物资送各部门二次验收 作 帐 各部门验收后由主管或授权人在收货单上签字 (部门保留一联、收货部一联、送货商一联) 二、货物的验收原则及时间: 1、验收的质量标准: 根据本公司制定的《货物质量标准》进行验收。 2、验收的数量标准: 根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收，数量差异应控 制在申购数量的上下10%左右。 3、验收人员: 采购人员、库房人员、领用部门负责人四人共同验收。 4、验收时间: 每日上午9:30---11:30 下午2:00---4:00 三、货品验收程序: 1、购进的各种食品鲜货部分，直接由厨部、餐饮部实物管理责任人(指经营场 所日常经营性货物的实物管理人)专人验收，仓库保管监收;其他贵重食品部分， 35 由各对应仓库库管进行，由财务部成本人员监收。 1)、厨部、餐饮部所需货品的验收，原则上应指定相对固定的货品验收区域(指定的验收区域应邻近贮藏室或仓库，应保持灯光明亮、清洁卫生、安全保险)，配备专门的实物数量验收工具、必要的质量检验测试装置和特殊货物(如冷冻、保鲜货物)的贮藏工具及场地; 2、货品验收人和监收人必须对照申购单上所列品名、单价、数量和质量办理货品验收和监收工作; 3、在验收新品种或收货部验收物品出现困难时，可要求使用部共同验收; 4、验收工作包括货品数量验收和货品质量验收两方面内容: 1)、货品数量验收 A、如果是密封的容器，应逐个检查是否有启封的痕迹，并逐个过称，以防短缺; B、如果是袋装货品，应通过点数或称重，检查袋上印刷的重量是否与实际一致; C、散装货品，应逐个品种称重，确定实际货品数量。 2)、货品质量验收 A、货品验收人员应具备货品质量方面的知识和质量检验水平; B、验收中对货品质量把握不准的，应证询相关技术人员的意见;对海鲜及其他贵价食品(燕窝、雪蛤膏、鱼翅、冬虫草、辽参、鲍鱼等)的质量验收工作，应由厨部主管参与进行; C、必须严把货品保质期关，对同一批货品不同保质期的不予验收，对与合同或订货单上规定的保质期不符的不予验收。 5、货品验收过程中，对已点验过的货品必须与未点检的货物分开存放。 6、全部货品的测试、检验、过磅、清点工作，应在送货人在场时完成;货物验收人和监收人应始终在现场，不得由其他非相关人员代行验收和监收工作;验收之后，应尽快将货品送进贮藏室、水池或仓库。 7、为避免公司遭受无谓损失，收货员必须坚持拒收制度:不是已批核采购申请单上所订货品、不符合质量要求的货品、不符合议定价钱的货品、没有按时送货，送来时公司已不需要的货品，以上四类货品应予拒收。 8、验收的货品如果与一览表列货品、数量、质量等一致时，在一览表中相应项目 36 旁作上“已到货”标记;如果不符，则要根据具体情况报行政总厨、餐饮部负责人或部门主管处理。 9、根据验收单录入并打印《收货单》〔一式三联，收货部门一联，供应单位一联，财务部一联。各相关责任人核对验收单与收货单内容一致后签字确认。 10、验收工作完成后，将订货单、《收货单》订在一起，编制货品收货报表，及时送交财务部。 物品申购和领用程序 为了加强物品材料管理，严格领用制度，厉行节约，降低成本费用的要求，特制定本程序。 一、物品的申购流程图:(200元以内可以免填采购申请单,1万以上须报董事会指定人员审批) 部门经手人填写采购申请单 部门主管签批 采购部货比三家并签字 市场缺货 财务部人员审核 物 品 送 交 财务经理审批 使 用 部门 总经理审签(1万以上须报董事会代表审签) 供应商送货 采购部采购 收货部、使用部门验收 有问题(退货) 财务部对采购价格审查 二、物品范围 37 1、客用物品(客房用品与餐厅客用物品); 2、营业用品(低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产); 3、办公用品(由人事行政部统一申购) 4、工程维修品 5、其他类物品等。 三、物品购置(单次购买达1万以上须报董事会代表审批) 1、各部室在经营中所需正常消耗用品，应事先做好计划预算，报财务部。非公司正常经营所需物品和超范围规定的办公用品物品，原则上不给予采购。 2、因仓库内未备所需物品，应由部门填写采购申请单或书写专项采购请示。 3、采购申请是指日常维修设备材料，以及部门专用物品。采购申请单应填写清楚物品名称、规格、单价、数量、总金额以及用途，由部门经理签字后，报财务经理和总经理审批。各部室在报送采购单时，应预留领导审批时间，领导审批后方可进行采购。 4、专项物品申请是指数量、金额较大以及公司内需要专项申请的物品，必须由部室书写请示报告，报财务经理和总经理审批，审批同意后方可进行采购。 5、所有物品采购完成后，应及时到仓库办理入库登记手续。 6、各部室在经营中如遇紧急需要特殊物品时，应事先由财务经理或部门经理向总经理汇报，在得到领导明确同意后，方可进行采购，事后要及时补填采购申请单。 四、 物品的领用流程图: 部门填写物品领用单 控 部制门 费从部门主管签批 用仓, 库减领 少货，领 部用财务部审批 分 数缺量货, 划除 ， 双单据送至仓库 方 签 字 38 仓库通知部门领货 五、物品领用 1、各部门要认真贯彻节能降耗的要求，做好本部室物品的领用计划及所需开支 预算，严格按照办公所需领用物品，努力降低成本费用，减少一切不必要的开支。 2、物品领用时间: 定期领用物品，部门星期一、四填写领用单，仓库星期二、五领用发货;原 则上其他时间不准领用。 3、各部门要认真按照领用物品制度的规定，应由专人填写好物品领用清单，写 明物品名称、规格、数量。由部门经理签字或盖章后到财务部报批。 4、财务部接到领用单后，由财务部当天认可签字后，送单至仓库，再由仓库通 知部门领货。 5、财务部应根据各部门使用情况，批准领用项目和数量。 6、仓库管理员要认真按照领用物品清单，填写出库单并由领用人签字，一式三联，一联财务、二联部门、三联仓库。 接口部门:各部门 编制: 批准: 日期 39 四川格兰国际商务会所有限公司 采购部管理手册 第 七 章 接 口 文 件 40 四川格兰国际商务会所有限公司 采购部管理手册 八 章 部 门 运 作 表 格 41