关于ERP数据录入单据传递流程

关于ERP数据录入单据传递 的通知 公司所属各单位: 根据公司ERP实施工作的进度要求，及ERP在各部门的努力下，特别是在制造保障部的支持、配合下，取得了实质性的进展。 ERP数据于2009 年11月公司财务部将对所有数据实行审核。为保障数据的真实性、完整性、及时性，现将ERP数据录入后的单据流程如下，请执行。 1、 单据的种类 使用业务事项所需单据编码单据来源备注类型 1G:1外购物资验收入库单结算ERP生成1外部物资入库 2Y:2委托外部加工物资入库单亚结算ERP生成 3L:1产品入库单内部ERP生成2内部物资入库 4L:2自制物资入库单内部ERP生成 5L:3本公司使用物资出库单内部ERP生成36出库G:2物资销售出库单结算ERP生成 7Y:1委托外部加工物资外投出库单亚结算ERP生成48L:4转库本公司内部库房之间物资转移单内部ERP生成59L:5车间之间转移生产车间之间产品转移单内部Excel生成 10L:6产品料废(入废品库)单内部ERP生成 11L:7产品工废(入废品库)单内部ERP生成废品、废料、6边角料12L:8物资报废申请单内部Excel生成 13L:9边角余料缴库单内部Excel生成714B:1盘盈盘亏盘盈盘亏审批单盈亏Excel生成2、结算类单据录入及流程 2.1 采购、外协单据的录入: 2.1.1采购人员根据经检验合格后产品，及时填写外购入库单、外协入库单 并打印，经相关部门签字认可后交库管员办理入库，同时在系统中进行数据维护。 2.1.2库管员对采购人员办理入库的品种、数量进行确认、签字并在系统中对采购人员在系统中录入的数据进行确认。 2.2 结算的录入: 2.2.1采购人员接到配套、外协单位发票时，及时核对其品种、数量、价格等进行审核。确认无误后，按单位别录入相关数据。同时填写报销单，经有关领导审批后连同入库单一起交公司财务部。 2.2.2财务部对采购人员办理报销发票中的品种、数量进行审核，并对采购人员在系统中所录数据在系统中审核、确认。 3、内部入库的录入 3.1 零部件入库 3.1.1零部件加工单位根据生产计划的品种、数量组织生产加工，生产、加工完成后，经检验合格后及时填写成品/零件入库单并打印，经相关部门签字认可后随零部件一起交库管员办理入库，同时在系统中对数据进行维护。 3.1.2库管员对零部件加工单位入库的品种、数量进行确认、签字并在系统中对零部件加工单位在系统中所录数据进行确认。 3.2总成件(CKD)入库 3.2.1总成加工单位根据生产计划的品种、数量组织生产加工，生产、加工完成后，经检验合格后及时填写成品/零件入库单并打印，经相关部门签字认可后随总成件一起交库管员办理入库，同时在系统中对数据进行维护。 3.2.2库管员对总成件加工单位入库的品种、数量进行确认、签字并在系统 中对总成加工单位在系统中所录数据进行确认。 4、投料单、领料单及销售出库单的录入 4.1.投料、领料的定义: 投料:是指产品生产加工过程中所消耗的各类毛坯、原、外购、外协件。 领料:是指产品生产加工过程中以及行政办公所消耗的辅料、刀具、工装夹具、备品备件、低值易耗品、办公用品等。 销售:是指为实现产品货币化流入和收益的实现而提供产品及毛坯、外购、外协件等。 4.2 投料出库:库管员根据制造保障部生产计划编制的投料计划进行配料，同时在系统中填写并打印投料单据，交被投料单位签字，同时在系统中对数据进行维护。被投料部门应及时对库管员在系统中录入的数据进行确认。 4.3领料出库:库管员根据各部门月初制定并经审核的计划(或计划外申请批准明细表)发料，同时在系统中填写并打印领料单据，交领料人签字，同时在系统中对数据进行维护。各部门应及时对库管员在系统中录入的数据进行确认。 4.4销售出库 4.4.1毛坯、外购、外协件等的销售出库:库管员根据财务部开具的发票所开具的品种、数量发料，交购货人签字确认，同时在系统中对数据进行维护。销售人员应及时对库管员在系统中在系统中录入的数据进行确认。 4.4.2成品出库 成品的出库:市场营销部根据客户需要量，在系统中填写并打印产品 出库担保单，库管员根据产品出库单保单所列品种、数量发货，交销售人员签字，同时在系统中对数据进行维护。销售人员应及时对库管员在系统中录入的数据进行确认。 5、转库的录入 由于材料分类、职能转换、职能合并等原因，需要库房之间的物资转移。经部门领导批准后，由物资转出库填写内部转库单交物资接受库查验、签字，同时在系统中对数据进行维护。 物资接受单位对转库物资应及时核对品种、数量进行查验、签字后，应及时对转出库在系统中录入的数据进行确认。 6、工废、料废、边角料、报废物资入库的录入 6.1工废 6.1.1工废:由加工单位提出并在系统中打印工废单，经相关单位审核并签署意见，确认工废后，在系统中对数据进行维护，并连同工废单一起交废料库。 6.1.2库管员，在接受工废时需对其品种、数量、至废单位进行清点和分类后签字，并在系统中进行审核、确认。 6.2料废: 6.2.1发生料废时，由加工单位提出并在系统中打印料废单，经相关单位审核并签署意见，确认料废后，在系统中对数据进行维护，并连同料废单一起交废料库。 6.2.2库管员，在接受料废时需对其品种、数量、分供方进行清点和分类后签字，并在系统中进行审核、确认。 6.3边角料 6.3.1各生产加工单位，在生产加工过程中所产生的边角料，应制定专人负责回收。用Excel打印边角料明细表，经部门签字后，连同明细表交废料库。产生边角料的数量?Σ(零件毛坯重量-产品净重)×Σ零件数量。 6.3.2. 库管员，在接受边角料时需对重量进行清点审核、确认、签字。 6.4报废物资 6.4.1由发生物资报废单位提出，在系统打印报废物资申请单，经各相关部门对报废原因进行审核并签署意见报分管领导批准。由物资报废单位在系统中对数据进行维护，连同报废物资一起交废料库。 6.4.2库管员，在接受报废物资时需对其品种、数量方进行清点和分类后签字，并在系统中进行审核、确认。 7、盘盈、盘亏的录入 7.1物资发生盘盈、盘亏时，由发生单位提出，并打印盘盈、盘亏申请单。叙述盘盈、盘亏理由、原因经部门领导审核后报分管领导批准。由物资盘盈、盘亏单位单位在系统中对数据进行维护。 7.2物资管理部门负责对盘盈、盘亏单位单位在系统中所录数据进行进行审核、确认。 8、单据转移的流程: 8.1 各单位应确定专人负责对各类纸质单据、系统数据的确认，以及整理、分类、统计、传递和保管。必须做到实时维护、实时确认。 8.2 确认人必须做到对纸质单据、系统数据实时维护、实时确认。 8.3 纸质单据的传递点: 各库房库管员(含废料库) 8.4公司财务部指定专人核对各类纸质单据和系统数据进行审核，定期报告审核结果。内容包括:制单时间、数据维护时间、数据确认时间、数据的准确性等。 8.5综合管理部根据财务部提供的数据，对各单位月度工作进行评价，并纳入部门考核。 南京东华传动轴有限公司 2009年10月30日