华软云酒店管理系统_操作手册

华软云酒店管理系统_操作手册 广州易华软件科技有限公司 操作 手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 华软云酒店管理系统 操 作 手 册 广州易华软件科技有限公司 二0一二年六月二十八日 第 1 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作 手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 目 录 第一章、系统介绍 1、系统说明 2、功能介绍 第二章、操作说明 1、登陆系统 2、退出系统 3、预订系统 4、接待系统 5、收银系统 6、查核系统 7、应收账系统 8、管家系统 9、客历系统 10、合约系统 11、报表系统 12、查找系统 13、事务系统 14、系统设置 15、经理图表 第 2 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 第一章、系统介绍 一、操作说明 1、开发背景 我公司是一家专业从事酒店管理系统开发的公司，从1992年开始开发和销售自己的酒店管理系统，早期的DOS版系统 开发是在一家五星级酒店中实地进行的，并在其他酒店得以应用和不断完善，其功能全面、实用，在国内拥有一百多家用户，为顺应市场的变化，从98年开始，在DOS系统经验的基础上，开始开发WINDOWS平台的系统，并于2001年初推出第一套全WINDOWS版星级酒店管理系统，然后在多家酒店实地应用，版本已多次升级。 2、系统特点 o 我们的开发与设计人员本身就有多年外资酒店工作经验，熟悉国际酒店实际运作与工作惯例，开发的 WINDOWS版酒店电脑管理系统，在功能上完全符合国际化酒店管理的需要。 o 系统的前后端皆使用Mircosoft公司的开发工具，前端为VS开发语言，其控件丰富，后端使用SQL SERVER 数据库系统，使数据更加安全可靠，易于维护。 o 充分吸收五星级酒店的管理经验，系统设计面向酒店业务流程。整体性能好、系统稳定。尤其在操作具 有操作合理、简洁的特点。例如在动态房间状况表上，及时占用率显示，并可以直接选择净房卖房。填写客单时可以方便查询客人的客历档案、合约资料，提供自动选房功能。 o 房间动态可售情况表结合售房预测功能，为酒店每一天的房间预订提供准确、及时的数据，帮助订房员 合理掌握散客和团队的订房比例，提高酒店的平均房租。在售房和动态房间状况表中，图示出当日和未来三十天内每间房的预订和占用情况，保证用房的合理性。 o 可以在同一界面下处理散客、团队和特殊公司的帐务，支持现金、支票、信用卡、街帐、 应收挂帐等多 种付款方式。同一笔帐务支持多币种结算。 o 特别设计的联房功能。系统支持任意帐号之间的任意帐务的转帐功能，特别为提高前台收银处的效率， 设计了连接多间散房的联房功能，使相联房间之间的转帐轻松自如。 o 独特的假日及周末调租，在假期到来时，自动上调规定房价类的住客的房租;对合约单位更设置了平日、 周末、周日、假日的四种房价类别。 第 3 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD o 同一客单包含内宾、外宾需要登记的全部信息，按需填写，方便了前台的接待的入住登记和客人查询工 作。 o 全操作跟踪，客单修改的每个细节，记录房态变化过程...等等。 o 接口齐全，包括证件扫描、电话计费、电话PMS、VOD系统、门锁等。在前台系统中内置的制宾客卡功 能，可以大大提高服务质量和接待客人的入住的效率，并实现酒店的一卡通功能;同时可以制作宾客参观卡(限制1小时内有效)。 o 可挂接华软的其他子系统(外接系统)，如一卡通管理系统、客户关系管理系统(CRM)等，可实现一次 登录。 二、功能介绍 预订:处理散客的新预订，包括自动派房、手动派房;客历预订;合约预订;复制已有客单资料到新预订单等等。预订功能可随时查询,,天以内酒店客房预售一览表，及可售房间数，可查询某间客房预订情况(无限期)。对常客可使用系统的客历资料预订及配房，可大大减少资料的输入，预定系统还具有超售警示(允许超预定)的功能。 接待:处理散客的新入住，包括自动派房、手动派房;客历入住;合约入住;录入关注信息;复制已有客单资料到新入住单;打印客人登记单等等。接待功能对客人的入住分为多种，可以灵活地处理各类客人的入住。对于散客步入，系统可以自动检测该客人是否回头客，如果是回头客系统自动调用其客历资料填写客单无须客人自已填单，给客人一种“宾至如归”的感受。如果客人是首次住店，系统将根据操作者的意愿自动建立其客历资料。系统具有快速入住方式，平均入住时间不超过十秒钟。可以根据用户的需要,连接指定的专用证件扫描仪,头像自动剪切、文字自动识别，减少汉字录入,提高接待效率。 录入关注事件信息，方便管理客人从入住到离店期间的所有事件，如客人要求、房价变更、特别关照等，可以做到预先设定，提前提示;人人(接待员)皆知，事事不漏;达到提高内 部管理水平和对客服务质量。 联房:便于多间同住客房由其中某间房的客人统一结帐时的查询和帐务处理，方便、快捷。 收银:包括的功能有:记帐、结帐、退房、加押金、查帐、恢复帐、转入其它房帐或团体帐或公司帐或同住单帐、设置跑单、限制消费、客用保险箱管理等，收银系统可以对住客、团体和公司(设有帐号的可签单的单位)进行各种帐务处理。 第 4 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 收银功能把退房的责任设在总台收银处，其优点是完全解决了漏帐问，把跑单的机会减至最低。每一个客人从预订房间起系统 转帐功能也具有万能分类的功能，既不但可以把几个帐号的消费转入另一帐号也可把某一帐号特定时期内特定几类消费转入另一帐号，转帐帐项将留下记号并且留下记录以方便查核人员核对。 对团体结帐与对其它客人结帐相同，而团体退房则采用全自动方式，不必一一地输入房号，如果系统检测到某团的成员全部已退房，团主单也随即自动退出。 查核:主要功能包括:查帐、校验纠错、试算平衡、开户、应收帐、汇率设置。查帐功能包括查总收入帐、总消费帐等。其中总收入帐和总消费帐又可指定某一日和某一收银员的经手项目，大大方便了查核人员的工作。系统保留了任何入住过客人的(根据硬磁碟的容量而决定，如果足够充足可以保留数年至数十年)全部资料，所以可以方便查到某一客人某年某日的全部消费和承付。 校验纠错功能对查核人员来说会使用的非常“得心应手”。 开户功能可以为其他的营业场所和可签单的公司设置帐号，实现收银员对无房或非团体的客人和部门进行帐务处理。 管家:主要是把前台的售房与管家部的备房信息关连起来，它包括:设置各种房态:净房、脏房、坏房及取消坏房、差异房等;拾物管理;客房消费记帐;动态新入住、新离店显示等。 可以在房态表上任意选择一间房或多间房进行设置房态。 房间状态和住客查询方便了管家部管理人员掌握前台的第一手资料，而房间状态的设置则向前台提供了售房依据，电脑网络线取代了电话传递，快速而准确。 第 5 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作 手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 客况查询将自动从前台住店客单中筛选出十五分钟以内入住的房间以方便管家部通知房间服务员做应做的工作。 房间信息管理，包括房间基本信息、设备管理，维修管理等。 客历:设计了完善的客人资料自动记录、自动查询系统，它包括:客人资料手工输入、客人资料查询与修改、设置黑名单、入住客人自动归入客历等。 手工输入客历是指尚未入住酒店但有可能将来入住的社会名流、政府要员，以及通辑犯、社会流氓、某类女性等(入黑名单)，自动输入将把首次入住酒店的客人(如必要)的资料自动产生一个新的客历档案。 凡是在酒店有客历档案的住客，在退房时系统将自动在其档案中增加一客历记录，如果该客人:跑单:其客历档案自动转入黑名单。当某客人入住时，可利用客历入住方式自动在客历系统中查询该客人的历史资料，如果查到电脑将自动填入客人资料于客单中，无需客人填单。 合约:随着酒店业之间的竞争日异激烈，酒店的市场销售越来越受到重视，与一些公司和单位签订住房合约并给以适当的优惠以吸引更多的客源则是酒店经营者的一项重要销售工作。 凡是与酒店签约的单位，即可把其资料输入电脑，事后可以随时查询和修改，凡是该单位入住的人员，在客单上可自动填入住的人员，在客单上可自动填入单位名称，其离店后，电脑自动将其入住天数记入其单位资料内以便酒店管理者随时掌握该单位总的入住情况，以确定是否与其更加优惠的条件。 会员:为稳定酒店的客源市场，鼓励客人常来消费，酒店需要把这些客人发展为自己的会员，享受酒店给予的优惠和奖励。同时可以吸引新的客人，因此会员制的建立是酒店经营者的一项重要销售工作方法。 凡是酒店的住客，都可以发展为酒店的会员，通过会员系统录入其资料，按照设定的规则，在客人入住时填入会员卡号，系统就可以自动进行消费积分，同时入住时也可以方便地查询积分，对符合积分条件的可以进行积分兑奖。会员档案一旦建立后，可以随时查询该会员的消费和积分兑奖情况，以便酒店管理者随时掌握全部会员的详细消费情况，以确定制定更好的销售奖励政策，进一步提高酒店的经营效益。 应收:应收即指应收账务管理系统。对于在酒店月结消费的客人，建立应收帐号(=财务应收帐科目编号)，其消费通过收银系统，可以自动转挂到对应的应收帐目下，便于查询和结算。应收帐系统同时也提供了手动记挂消费功能，可以进行帐务调整。 配额:配额管理系统。对于一些合约单位，其一段时间的用房数是一定，为了保证酒店的最合理配房，需要对其用房进行数量上的精确控制。在旺季按配额售房可以保证较好的平均租，在淡季可以加大配额量，提高住房率。 第 6 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 报表:可以打印出与营业有关的各种数据，分以下几类: 接待处报表有客房占用分类表、房客姓名分类表、房客抵达分类表、房客离店统计表、房客国籍统计表、客房转房改租表、客房取消统计表、预定未到统计表、客房房租分析表、客房特殊房价表、经营分析统计表、日租统计报告表、团体名单统计表、团体抵达分类表、团体离店分类表、团体主单报告表、住客户口申报表、当前房间状况表、当前坏房报告表、合约销售报告表、销售预测分析表。 收银处报表有收入统计报告表、消费统计报告表、住客帐务报告表、跑单统计报告表、信用卡统计报表、支票统计报告表、催帐统计报告表、转帐统计报告表、借贷总表。 其他报表。 查找:其功能是本系统中查询客单的最强大的功能，它对各种状态的客单进行查询及相关操作，真正体现面向对象(客单)的处理方式，可以对查到的客单进行诸如预订入住、修改、取消、查帐等操作。 事务:处理包括续住、解锁、数据整理、日截、修改密码功能。续住功能可以实现对当日预期离店而未离店的客单自动延期离店一天;解锁对在操作中因各种原因锁住而无他人使用的客单、团单或公司单进行解锁，以便他人可以正常使用;整理数据指根据当前客单、团单、坏房单等重新计算可售情况和房间状态;日截功能是对系统在一个自然日内所有工作的总结束，日截过程包括自动产生每一房间的一天房租(加服务费)、转移已离店两天的客单至历史数据库、清除作废数据、生成经营统计表和收银借贷总表等。 日截每日必须做一次，且只能做一次。 团体:功能包括对旅行社组织的旅行团、销售部组织的会议团和散客自组团的预订和入住等各种事务:主要功能有团体预订、团体修改、团体取消、团体入住、团体排房、排房取消、查看团房、散客入团、团员离团等。 设置:包括对系统基本参数如是否收服务费、收百分之几服务费等;另外还可以设置假期、锁房、国籍代码、销售代表、客源码、记帐代码、收款代码、修改房价。 用户管理功能包含在此设置功能中;用户管理包括添加用户、修改、删除等，以及密码设置和权限设置。 经理:是为酒店管理者进行经营分析而设置的，可以实时统计显示当前的经营情况，回顾查询显示往日的经营情况以及五年间的年或月或某年十二个月的住房率和营业收入，并设有图形显示，一目了然。 第 7 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 动态房间状况表:是售房的重要工具，也是管理人员动态掌握了解当前酒店房间情况的必部可少的工具;此表动态显示酒店全部的每间房是净房、脏房、坏房或经理是否锁房、以及管家部与前台接待之间是否有房间状态差异等信息，并可显示每种房态在总房数中的比例。可以按房类、楼、层进行筛选显示。 房态表反映每间房的状态可达十多种，同时可以方便地显示住客的摘要信息、房间信息资 料;对每间房可以根据其状态执行相应的右键操作，如修改客单;其下端可伸缩的面版，显示了30天的状况，同时对住客可以使用拖动滑鼠进行续住延期。 从房态表可以方便地切换到可售表。 动态房间可售情况表:也是售房的重要工具，尤其是对客人的订房起着重要的作用，它及时动态地反映出当前每类房30天内的每一天中还有多少间房可以出售;更提供了从某天起30天内每类房每天的出售情况的功能，强大的销售预测功能，可以准确预测任何时期的售房情况(可以细致到每一种房类和价类上)。提供的图形显示，更加一目了然。可以及时查询统计配额的使用情况(购买了配额功能的)。 从可售表可以方便地切换到房态表。 天气报告功能:是为提供客人询问而设置的，它由一般由酒店的总机话务员输入，最多可反映一周的天气情况，如气温、风力、紫外线系数等。 世界时间功能:是为提供客人询问而设置的，它以北京时间为准，可以及时查询到当前世界其他主要城市的当地时间。 保险箱功能:使前台收银处管理保险箱非常方便;可以根据具体情况设置或取消保险箱的编号，方便处理客人的借还业务，如果客人借用了保险箱在退房前未归还，退房时系统将自动提示。 常用信息功能:是为提供客人询问而设置的，它由前台规定的人员输入有关的常用信息资料，供大家共享，及时为客人的询问提供咨询服务。例如:航班、列车、长途汽车等时刻表，其他酒店和景点情况，政府机关和公共机构的电话地址等信息，以及内部营业场所营业时间、电话及内部所有电话等资料。 电话PMS功能:可以在前台系统于电话交换机之间实现自动功能，如:在客人入住或离店时可以自动打开或关闭其入住房间的外线、批量设置团房的叫醒时间、设置房间的留言灯、或其他交换机提供的PMS功能。是否可以实现，要看酒店的电话交换机是否提供了相应的功能和技术支持。 第 8 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 门锁接口功能:一般的酒店都使用IC卡门锁，其好处是显然的。接待员可以在自己工作的电脑上完成客人入住的全部程序:派房、办理入住登记、制钥匙等而不用更换电脑、甚至在客人多时排队等候制卡。收银电脑配置IC卡读写设备，可以实现酒店内的一卡通服务。 退出:功能有两个作用:一是真正退出应用系统，如要离开准备关闭电脑;二是操作员可以临时退出，即换更，以便离开或让他人使用电脑，避免自己的代码被他人使用。 第二章、操作说明 一、 登陆系统 酒店前台管理系统使用授权密码进入方式。 运行酒店管理系统的方法有如下: 1)双击桌面上的“酒店管理系统”图标 2)点击桌面上的“酒店管理系统”图标后，按回车键[Enter] 3)点击桌面任务栏上的“开始”按钮 ->“程序”->“酒店管理系统” 注:桌面上的“酒店管理系统”图标一般为启动服务器端的执行程序的快捷方式。 连接数据库服务器 系统提供连接数据库服务器对话窗，可以方便地解决数据库的连接问题。运行酒店前台管理系统，立即进入连接数据库服务器对话窗，显示如下: 第 9 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 、 对话窗说明: 1)选择框[?不显示对话框(N)]的作用:当勾选此选项，则在第一次正确连接后，下次运行酒店前台管理系统时，系统不再显示此连接窗;否则每次都会显示此连接窗，但对话窗中的输入框的内容会自动显示为上次连接输入的信息; 2)选择框[?如果服务停止则启动(T)]只适用于数据库安装在本机的单机运行环境; 3)[导入(I)]、[导出(E)]功能是只适用于数据库安装在本机的单机运行环境，其操作非常简单，依照详细的操作提示即可顺利完成。 操作步骤: 1)按照对话窗的显示，输入(或点击服务器名称文本框右则的按钮查找选择服务器)服务器名称、连接数据库的授权用户名和密码、主数据库名和备份数据库名，勾选[?不显示对话框]，也可不勾选。 2)点击[ 确定(O) ]按钮，系统立即进行自动连接。如果输入有任何的错误，都不能正确连接，系统会给出相应提示; 如果输入正确，系统首先开始连接服务器，进行系统连接初始化，提示窗体如下图: 如果连接数据库服务器成功，提示如下，并立即显示进入酒店前台管理系统的登录系统提示窗。 第 10 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 如果系统没有注册，系统会提示，并请求注册。参见“注册”操作说明。 如果不能正确连接到数据库服务器，提示如下: 登录系统: 1) 启动初始化系统后，直接弹出“输入密码”窗口。如果初始化系统失败，系统会给出提示信息。此时 应联系你的系统管理员来检查电脑、网络连接、ODBC配置等。 2)系统已开始使用，执行了“换更”操作后要重新进入系统，可以有两种方式: <1>按快捷键:CTRL+F4，弹出“登录”窗口。 <2>用鼠标点击系统的菜单栏上的“业务(W)”项出现下拉菜单，点击“换更登录 CTRL+F4”菜单，弹出“登录”窗口。 用户必须输入自己的用户名和密码(口令)，输入的名字不分大小写，输入的密码区分大小写;输入用户名和密码后点击“确定”，如果输入正确，立即进入系统，否则系统提示名字或密码错误，要求重新输入。显示如下 正确进入系统，系统主界面显示如下: 二、退出系统 退出系统的方法: 1)在“主菜单”窗体上，点击工具栏上按钮。系统弹出提示窗体如下: *点击[ 是(Y) ]按钮，退出系统，回到WINDOWS桌面。 第 11 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD *点击[ 否(N) ]按钮，系统关闭所有已打开的窗体，回到系统主窗体。这是其他人可以使用自己的密码进入系统。 *点击[ 取消 ]按钮，关闭提示窗体。 或点菜单"业务"->"关闭系统"，系统弹出提示窗体如下: 2)点击主窗体的关闭窗体按钮 *点击[ 是(Y) ]按钮，退出系统，回到WINDOWS桌面。 *点击[ 否(N) ]按钮，关闭该提示窗体。 三、 预订系统 1、客人预订 客人预订也称为散客预订。 进入预订系统后，点击右部竖式菜单上的[ 客人预订]菜单条，系统弹出新的散客预订窗体，如下图示: 在散客预订中，可以: 1)直接输入客人的资料填写预订客单; 2)查找客历资料来填写预订客单; 3)查找合约资料来填写预订客单; 第 12 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 4)查找已存在的客单复制后粘贴填入预订客单; 直接输入客人的资料填写预订客单 在通过电话、传真、E-MAIL或面对到来的客人进行预订确认前，我们需要知道，在客人要求的时间段 预订单分两类，一是房类预订单，二是房间预订单。 进入自动派房后，系统首先显示按房类排列的当日起一个月内的、每日可售情况表，可以非常方便地知道某时间段内，某类房是否有房可卖，然后按[ESC]键或点击[结束返回]按钮退出“自动派房”窗体界面，回到预订功能继续填写新预订单。在自动派房的房类表单中，用鼠标双击某房类，会立即列出此类房的全部房间，双击选定的房号，系统退出“自动派房”窗体界面，回到预订功能继续填写新预订单，此时新预订单中的房号被自动填入。自动排房功能的操作请参照其说明部分。 必须填写的部分: 按房类订房，必须填入房类代码及订房间数(点击房类下拉框，可列出全部房类代码及名称) 房价类及房价(点击房价类下拉框，可列出全部房价类代码及名称) 抵店日期、离店日期(日期的输入既可键盘输入，也可用鼠标点击日期下拉框后在日历表中点选)， 日期格式为"yyyy-mm-dd"(年-月-日)。 订房人姓名(最好再填入住客的姓名，便于查询) 在正确填写订房人姓名并光标离开该字段后，工具栏的[保存]按钮变亮，表示已经可以保存此预订单。如果国籍没有输入，系统在保存时默认是"CHN-中国"。保存成功后，该客单的单号(或叫帐号)由系统自动产生。 查找客历资料来填写预订客单 当是熟客或曾经来酒店入住过的客人订房时，我们可以点击工具栏上的[客人档案]命令按钮，然后进入客历查询系统，输入客人姓名或客历号等条件，查出客人资料，在点击[确定]按钮，这时界面回到预订单，并且可以看到已在单中填入了客人的相关资料。详情请参见客历系统说明 查找合约资料来填写预订客单 当是与酒店签有合约的公司或旅行社订房时，我们可以点击工具栏上的[合约单位]命令按钮，然后进入合约查询系统，输入单位名称或合约号等条件，查出此合约单位的资料，在点击[确定]按钮，这时界面回到预订单，并且可以看到已在单中填入了合约号等的相关资料。详情请参见合约系统说明。 第 13 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 查找配额 点击房价类前的查找 配额按钮，可以查出指定单位的配额，确认后该预订客单被标记为使用配额订房的预订单;购买了配额系统的用户，使用该功能有效。 查找会员 点击会员卡号前的查找 按钮，可以查出指定会员的信息，确认后该预订客单被标记上会员卡号;或者直接输入合法的会员卡号。购买了会员系统的用户，使用该功能可以方便累计和兑奖会员积分。 查找应收 点击应收帐号前的查找 按钮，可以查出指定月结单位或个人的信息，确认后该预订客单被标记上应收帐号。购买了应收帐系统的用户，使用该功能可以在客人离店时其消费情况挂入应收帐系统。 查找客户 点击客户代码前的查找 按钮，可以查出指定客户的信息，确认后该预订客单被标记上客户代码。购买了CRM系统的用户，使用该功能可以方便统计客户消费情况。 2、团体预订 点击工具栏上的[团体]按钮进入团体管理功能，示图如下: 点击[添加新团]按钮，系统弹出新的团体预订窗体。 团体预订窗体的图示如下: 第 14 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 操作说明: 输入团体编号(简称团号)。团号的长度是八位，其格式为:AAA####A，A代表A-Z的大写字母，#代表数字0-9;如果输入的是小写字母，自动转换为大写;团号的前三位字母一般是团名的字母缩写，中间四位一般是团体的抵店日期(几月几号)，最后一位字母是区别码，区分同一团名同一天的两个以上的团体预订。注意，团体主单的团号与团体的帐号是不一致的。在我公司的早期版本中团体主单的团号与团体的帐号是相同的。 在团号的后面是团体的分类，是下拉框，鼠标点击或键盘的光标键可以选择。系统中规定了三中类别:分别是"T-旅行团"、"M-会议团"、"S-自组团"(或称为散客团)，默认是"T-旅行团"。 团体名称、组团单位、抵店日期、离店日期是必须填入的，日期的输入既可键盘输入，也可用鼠标点击日期下拉框后在日历表中点选;日期格式为"yyyy-mm-dd"(年-月-日)。如果国籍没有输入，系统在保存时默认是”CHN-中国"。 必须在保存预订单后，才可以进行团体的确认订房，点击[保存]按钮确认存盘。点击[确认房数]按钮可以进行团体订房的房类、房价、抵店日期、离店日期、确认订房数等输入。输完一行后下移光标，系统提示是否提交，如选是，则此行输入立即生效。然后在新行上可以输入另一房类的订房确认。注意，团体编号不能手工输入，在提交时系统会自动填入。房类代码可以去点击下拉箭，由弹出的列表框选择填入或键盘直接输入。 第 15 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 3、修改预订 1)、修改客人预订单(客单) 进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示: 用鼠标左键双击点选一条预订记录，或用鼠标左键单击点选一条预订记录，系统弹出预订窗体，点击修改即可修改订单，如下图示: 2)、修改团体预订单(团单) 进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示: 第 16 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 用鼠标左键双击点选一条预订记录，或用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在右手菜单区中点击[修改预订]菜单条，系统弹出 修改预订团单窗体，如下图示: 相关: 关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作; 关于预订客单中的项目和操作，参见客人预订。 关于预订团单中的项目和操作，参见团体预订。 4、显示预订 1)、显示客人预订单(客单) 进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示: 用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击[显示预订]菜单条，系统弹出预订客单窗体，如下图示: 第 17 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 2)、显示团体预订单(团单) 进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示: 用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击[显示预订]菜单条，系统弹出预订团单窗体，如下图示: 第 18 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 相关: 关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作; 5、取消订单 1)、取消客人预订单(客单) 进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示: 用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击[取消预订]菜单条，系统弹出对话窗体，如下图示: 第 19 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作 手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 输入取消预订单的原因后，点击[确定]按钮。 预订单不能被取消的原因: 1.其他人正在修改 2.预订单上抵店日期小于当日或产生过帐务(如加了押金) 2)、取消团体预订单(团单) 进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示: 用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击[显示预订]菜单条，系统弹出预订团单窗体，如下图示: 第 20 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 点击[取消主单]按钮，系统弹出对话窗体，如下图示: 点击[是(Y)]按钮，团体预订单被取消;点击[否(,)]按钮，取消主单的操作被终止。 团体主单不能被取消的原因: 1.确认订房数不为零，发生过入住或退房; 2.产生过帐务(如加了押金或记帐) 相关: 关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作; 6、复制客单 进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示: 第 21 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击[复制客单]菜单条，系统弹出 复制了客单信息的新预订窗体，如下图示: 其他的操作与客人预订(散客预订)相同，不同之处是复制了已有预订客单中的客人资料填入新的预订单中;请参见客人预订功能。 注意，团体主单没有复制功能。 相关: 关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作; 7、预订排房 1)、预订客单排房 进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示: 用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击[预订排房]菜单条，系统弹 出客单预订排房窗体，如下图示: 第 22 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 如果预订客单上的预订房间数大于,，那么没排一间房，系统自动生成一张新的预订客单，直到预订房间数为,时，预订客单就是它本身。 2)、预订团单排房 进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示: 用鼠标左键单击点选一条预订记录，然后在竖式菜单区中点击[预订排房]菜单条，系统弹出预订团单窗体，如下图示: 第 23 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 确认房数:进入如上团体主单后，可以对下方的确认房数表进行修改和添加，用鼠标点击带*号的网格时，可以添加新的确认房类。修改或添加后，移动光标到其他行，系统提示“提交改变吗,”，选择“是”则改变生效。 团体排房:点击工具栏上的[团体排房]按钮，在下方的确认房数表旁会显示[开始排房]按钮，选定其中某一房类，即有黑色三角符号提示的行。然后点击的[开始排房]按钮。系统提示输入排房参数如下: 可以调整的参数: 房号范围，默认范围[0000-9999]。 拟排间数，默认为拟排房类的确定房数，可以改大或改小来调节可选房的范围。 含今日占用房选项:勾选后，选出的房号包括了今日预期离店的房间 同住客单:勾选后，排房产生主单客单的同时，也产生一副单客单。 含空脏房:勾选后，可排房中包括VD房态的房间;否则，仅列出VR房。 点击确定，系统自动选出满足条件的房号，并列表出来供最后确认，显示如下图: 所列出的房号系统会默认前面空净房的房号，订几间默认几间。 可以点击[全清]按钮，所列出的房号全部变为灰底，如下图，表示没有房号被选择。 可以点击[单号]按钮，所列出的单号房间前面全部会自动打勾。表示单号房间被选择。 可以点击[双号]按钮，所列出的双号房间前面全部会自动打勾。表示双号房间被选择。 第 24 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 自由选择:用鼠标直接点击房号前面的小方框打勾。所有打勾的房号就是被选中的房号。 当确认要排的房都选上后，点击[生成]按钮，可以看到如图1提示，确认即可，完成后如图2提示: 取消排房:点击工具栏上的[中断排房]按钮。进入取消团体排房操作。显示的窗体如下: 团体入住:并非全部确认房都排房后才可以入住，即已排好的房可以入住。点击工具栏上的[团体入住]按钮。进入团体入住操作。显示的窗体如下: 可以点击[全选]按钮，所列出的房号全部变为黄底，表示被选择。[全选]按钮变为[全清]按钮。 可以点击[全清]按钮，所列出的房号全部变为灰底，如上图，表示没有房号被选择。 第 25 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 可以点击[单号]按钮，所列出的单号房间全部变为黄底。表示单号房间被选择。 可以点击[双号]按钮，所列出的双号房间全部变为黄底。表示双号房间被选择。 自由选择:用鼠标直接点击表格上列出的房号。点击灰底房号，会立即变为黄底;点击黄底房号，会立即变为灰底。所有黄底的房号就是被选中的房号。 勾选窗体右侧的“详细资料”可选框，表格显示全部排房客单的明细，每行显示一客单的详细资料。 当确认要住的房都选上后，点击[入住确认]按钮，可以看到选中的房号被一间间地变为绿底，最后系统提示选择的房是否入住 (如下图)，确定即完成。如果之前团体主单是预订状态(RE)，这时团体主单已由预订状态自动改变为入住状态(IN)。 相关: 关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作; 关于预订客单中的项目和操作，参见客人预订。 关于预订团单中的项目和操作，参见团体预订。 8、查询导出 进入预订系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示: 在竖式菜单区中点击[查询导出]菜单条，系统弹出 提示对话窗体，如下图示: 点击[是(Y)]按钮， 开始导出;点击[否(,)]按钮，终止导出操作。 开始导出，提示如下图示: 导出完成，显示如下图示: 以上是导出结果在EXCEL中的局部显示，EXCEL的操作请参见EXCEL的帮助系统。 相关: 第 26 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 关于预订单查询操作，参见预订系统介绍中的预订单查询操作; 四、接待系统 1、散客步入 散客步入或称为散客入住。 进入接待系统后，点击左部竖式菜单上的[新建]菜单条，系统弹出新的散客入住窗体，如下图示: 另也可以在房态界面直接双击该房号入住或在房态点该房使用右键入住，如图所示: 第 27 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 在散客入住中，可以: 1)直接输入客人的资料填写入住客单; 2)查找客历资料来填写入住客单; 3)查找合约资料来填写入住客单; 4)查找已存在的客单复制后粘贴填入入住客单; 5)扫描客人证件，自动识别添入客单。 直接输入客人的资料填写入住客单 在客人办理入住手续前，我们需要知道当日到客人离店时间段内，酒店是否有房间可以入住。因此首先点击[可售]按钮，进入可售情况查询。当然，如果知道某房间可以出售，可以直接输入房号，而不必进入可售功能或查看房间状况表。 进入可售后，系统首先显示按房类排列的当日起一个月内的、每日可售情况表。在可售的房类表单中，用鼠标双击某房类，会立即列出此类房的全部VR和VD房间及一个月内的预订情况，双击选定合适的房间，系统退出“可售”窗体界面，回到入住功能继续填写新入住单，此时新入住单中的房号被自动填入。可售功能的操作请参照其说明部分。 必须填写的部分: 房号，输入合法的房号后，其房类代码自动填入。 房价类及房价(点击房价类下拉框，可列出全部房价类代码及名称) 离店日期(日期的输入既可键盘输入，也可用鼠标点击日期下拉框后在日历表中点选)，日期格 式为"yyyy-mm-dd"(年-月-日)。 在正确填写房号，光标离开该字段后，工具栏的[保存]按钮变亮，表示已经可以保存此入住单，如果仅仅再填入必须填写的部分如房价类、房价等就保存而不填写其他资料，就是我 们所说的快速开房功能。如果国籍没有输入，系统在保存时默认是"CN-中国"。保存成功后，该客单的单号(或叫帐号)由系统自动产生。 查找客历资料来填写入住客单 当是熟客或曾经来酒店入住过的客人入住时，我们可以点击工具栏上的[客人档案]命令按钮，然后进入客历查询系统，输入客人姓名或客历号等条件，查出客人资料，在点击[确定]按钮，这时界面回到入住单，并且可以看到已在单中填入了客人的相关资料。详情请参见客历系统说明。 另一种方法:直接输入客人姓名后按回车键，如果系统有客人的客历档案资料，系统会自动提示。 第 28 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 查找合约资料来填写入住客单 当是与酒店签有合约的公司或旅行社的客人来到时，我们可以点击工具栏上的[合约单位]命令按钮，然后进入合约查询系统，输入单位名称或合约号等条件，查出此合约单位的当日合约房价资料，在点击[确定]按钮，这时界面回到入住单，并且可以看到已在单中填入了合约号等的相关资料。详情请参见合约系统说明。 查找已存在的客单复制后粘贴填入入住客单 如果确认在当前客单资料中已经有来办理入住手续的客人的客单(入住单)，这时可以点击工具栏上的[复制客单]命令按钮，然后进入客单查找系统，输入客人姓名等条件，查找出客人的客单，在点击[确定]按钮，这时界面回到入住单，并且可以看到已在单中填入了客人的相关资料。详情请参见查找系统说明。 扫描客人证件，自动扫描识别 证件信息后填入客单中 按钮，系统弹出扫描识别窗体，详情请参见证件扫描系统说明。 系统配置了专用证件扫描仪时，点击 查找配额 点击房价类前的查找 配额按钮，可以查出指定单位的配额计划，确认后该预订客单被标记为使用配额订房的预订单;购买了配额系统的用户，使用该功能有效。 查找会员 点击会员卡号前的查找 按钮，可以查出指定会员的信息，确认后该预订客单被标记上会员卡号;或者直接输入合法的会员卡号。购买了会员系统的用户，使用该功能可以方便累计和兑奖会员积分。 查找应收 点击应收帐号前的查找 按钮，可以查出指定月结单位或个人的信息，确认后该预订客单被标记上应收帐号。购买了应收帐系统的用户，使用该功能可以在客人离店时其消费情况挂入应收帐系统。 查找客户 点击客户代码前的查找 按钮，可以查出指定客户的信息，确认后该预订客单被标记上客户代码。购买了CRM系统的用户，使用该功能可以方便统计客户消费情况。 2、团体接待 第 29 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 方法一、进入团体系统后，查询团体主单(参见客单/团单查询)，点击右部竖式菜单上的[团体接待]菜单条，系统弹出新的团体接待窗体。 方法二、点击工具栏上的[团体]按钮进入团体管理功能，示图如下: 对于已有预订的团体，要入住，必须进行房类的确认和排房，然后进行团体的入住操作。因此，首先是查找预订 或入住的团体主单，具体操作请参阅[查找系统(团体)]说明。找到预订团体主单的界面如下: 确认房数:进入如上团体主单后，可以对下方的确认房数表进行修改和添加，用鼠标点击带*号的网格 时，可以添加新的确认房类。修改或添加后，移动光标到其他行，系统提示“提交改变吗,”，选择“是”则改变生效。 团体排房:点击工具栏上的[团体排房]按钮，在下方的确认房数表旁会显示[开始排房]按钮，选定其中某一房类，即有黑色三角符号提示的行。然后点击的[开始排房]按钮。系统提示输入排房参数如下: 第 30 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 可以调整的参数: 房号范围，默认范围[0000-9999]。 拟排间数，默认为拟排房类的确定房数，可以改大或改小来调节可选房的范围。 含今日占用房选项:勾选后，选出的房号包括了今日预期离店的房间 同住客单:勾选后，排房产生主单客单的同时，也产生一副单客单。 含空脏房:勾选后，可排房中包括VD房态的房间;否则，仅列出VR房。 点击确定，系统自动选出满足条件的房号，并列表出来供最后确认，显示如下图: 可以点击[全选]按钮，所列出的房号全部变为黄底，表示被选择。[全选]按钮变为[全清]按钮。 第 31 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 可以点击[全清]按钮，所列出的房号全部变为灰底，如上图，表示没有房号被选择。 可以点击[单号]按钮，所列出的单号房间全部变为黄底。表示单号房间被选择。 可以点击[双号]按钮，所列出的双号房间全部变为黄底。表示双号房间被选择。 自由选择:用鼠标直接点击表格上列出的房号。点击灰底房号，会立即变为黄底;点击黄 底房号，会立即变为灰底。所有黄底的房号就是被选中的房号。 当确认要排的房都选上后，点击[排房确认]按钮，可以看到选中的房号被一间间地变为兰底，最后系统提示排房完成。 团体入住:并非全部确认房都排房后才可以入住，即已排好的房可以入住。点击工具栏上的[团体排房]按钮。进入团体入住操作。显示的窗体如下: 可以点击[全选]按钮，所列出的房号全部变为黄底，表示被选择。[全选]按钮变为[全清]按钮。 可以点击[全清]按钮，所列出的房号全部变为灰底，如上图，表示没有房号被选择。 可以点击[单号]按钮，所列出的单号房间全部变为黄底。表示单号房间被选择。 可以点击[双号]按钮，所列出的双号房间全部变为黄底。表示双号房间被选择。 自由选择:用鼠标直接点击表格上列出的房号。点击灰底房号，会立即变为黄底;点击黄底房号，会立即变为灰底。所有黄底的房号就是被选中的房号。 勾选窗体右侧的“详细资料”可选框，表格显示全部排房客单的明细，每行显示一客单的详细资料。 第 32 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 当确认要住的房都选上后，点击[入住确认]按钮，可以看到选中的房号被一间间地变为绿底，最后系统提示选择的房入住完成。如果之前团体主单是预订状态(RE)，这时团体主单已由预订状态自动改变为入住状态(IN) 取消团体入住:点击工具栏上的[中断入住]按钮。进入取消团体入住操作。显示的窗体如下: 自由选择:用鼠标直接点击表格上列出的房号。点击灰底房号，会立即变为黄底;点击黄底房号，会立即变为灰底。所有黄底的房号就是被选中的房号。 勾选窗体右侧的“详细资料”可选框，表格显示全部排房客单的明细，每行显示一客单的详细资料。 当确认要取消的房都选上后，点击[取消确认]按钮，可以看到选中的房号被 一间间地变为绿底，最后系统提示选择的房取消完成。 3、修改客单 客单包括:预订客单和在住客单。 进入接待系统窗体后，系统显示出客单查询结果表，如下图示: 第 33 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 一是用鼠标左键双击点选一条住客记录，二是在房态用鼠标左键双击一间住房，然后在竖式菜单区中点击 [修改客单]菜单条或在房态界面右键该房修改客单，系统弹出修改 客单窗体，如下图示: 相关: 关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作; 关于客单中的项目和操作，参见散客步入。 4、显示客单 客单包括:预订客单和在住客单。 进入接待系统窗体后，系统显示出客单查询结果表，如下图示: 第 34 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 用鼠标左键单击点选一条住客记录，然后在竖式菜单区中点击[打开]菜单条，或直接在房态界面双击该住房，系统弹出客单窗体，如下图示: 相关: 关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作; 5、复制客单 进入接待系统窗体后，系统显示出客人预订单查询结果表，如下图示: 第 35 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 用鼠标左键双击点选一条住客记录，或在房态界面直接双击，然后在竖式菜单区中点击[复制客单]菜单条，系统弹出复制了客单信息的新 客单窗体，如下图示: 其他的操作与散客步入相同，不同之处是复制了已有客单中的客人资料填入新的客单中;请参见散客步入功能。 注意，团体主单没有复制功能。 相关: 关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作; 6、预订入住 进入接待系统后，点击右部竖式菜单上的[当日预抵客单]菜单条，系统弹出预订 客单窗体。 第 36 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 进入接待系统窗体后，系统显示出客单查询结果表，如下图示: 用鼠标左键双击点选一条预订记录，或在房态界面右键选中信息，然后在竖式菜单区中点击[预订入住]菜单条，系统弹出 预订入住客单窗体，如下图示: 当预订 单上的预订房间数是1间时，如上图，填入必要的客人资料，点击[保存客单]，预订入住程序完成。 在预订入住，打开预订客单进行客单填写时，在工具中提供了自动派房、查找客人历史档案、查找合约房价的工具按钮。 相关: 关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作; 关于客单中的项目和操作，参见散客步入。 第 37 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 7、查询导出 进入接待系统窗体后，系统显示出客单查询结果表，如下图示: 在竖式菜单区中点击[查询导出]菜单条，系统弹出提示对话窗体，如下图示: 点击[是(Y)]按钮， 开始导出;点击[否(,)]按钮，终止导出操作。 开始导出，提示如下图示: 导出完成，显示如下图示: 以上是导出结果在EXCEL中的局部显示，EXCEL的操作请参见EXCEL的帮助系统。 相关: 关于客单查询操作，参见接待系统介绍中的客单/团单查询操作; 8、证件扫描 在酒店管理系统配置专用证件扫描仪，可以大大提高前台接待办理散客入住的速度和效率，一般专用证件扫描仪 扫描识别一次证件的速度为5-6秒钟。 在客单窗体上，点击按钮，系统弹出扫描识别窗体， 如下图示: 第 38 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 功能介绍: 一、设置扫描路径 点击[设置扫描路径]按钮，系统弹出设置窗体，如下图示: 设置的项目有两项:一是扫描图像保存路径，即扫描图像时产生的临时图像和识别文本保存在什么文件夹中;二是已扫描照片的保存路径，即扫描识别后的头像照片存放在什么文件夹中。 二、扫描识别 扫描识别的证件种类有:无防伪身份证、带防伪身份证、二代身份证、驾照、护照(中国的)，对不同的证件，点击相应的命令按钮即可开始扫描识别; 识别的结果有:头像照片、姓名、性别、民族、生日、住址和编号(证件号码); 三、确认 如果发现识别的文字有个别错误，可以手工修改正确，点击[确认退出]按钮，所有的资料会自动添入客单的相应位置上。 编号不能是空，否则系统提示: 其他可能出现的问题几解决方法 1)扫描识别的结果不理想:检查证件是否清晰，摆放是否正确，或点击的按钮是否不正确等; 2)无法进入扫描识别窗体，系统提示: 第 39 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 或 联系电脑管理员，检查扫描仪的连接是否正确，驱动支持文件是否正确安装等; 9、旅业接口 《酒店管理系统》与《旅馆业治安管理系统》相连接，实现一次性录入，解决旅客信息重复录入的难题 在客单窗体上，点击《旅业》按钮，系统弹出扫描识别窗体， 如下图示: 10、离店重住 登录系统后,点击工具栏上的客单按钮或者点击菜单"业务"->"查找"或者按下Ctrl+F功能键,进入 客单查找系统(此功能只针对当日离店住客)。 查找到指定的离店客单后，点击[重住]按钮，显示如下图示: 第 40 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 修改客单信息后，点击[保存客单]按钮，重住操作完成，该客单变成入住客单。 相关: 客单查找系统的详细操作请参阅客单查找中的详细说明。 关于客单中的项目和操作，参见散客步入。 第 41 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 五、收银系统 1、记账 当查找到对象(客单、团单、公司单)后，点击收银窗体的工具栏上的[记帐]按钮进入记帐程序。如下图: 记帐是以消费类别来分别记入的。在输入消费代码的下拉框里，可以用键盘直接输入消费代码;也可以用鼠标点击下拉框，弹出后来选择。通常记熟消费代码后，用键盘直接输入简单快捷。在输入框之间移动光标可以用两种方式: 键盘:[Tab] / [Shift+Tab] 或 [回车键(Enter)] / [向上光标键(Up)] 鼠标:点击输入框。 原始单号的输入不是必须的，一般而言，每笔消费都有原始单据，输入单号可以方便查询，如果输入房租和服务费，系统会给出默认单号(房号+字母M，如0203M)。 在执行记帐时，点击工具栏上的取消按钮，才可以切换到其他功能的执行。 注意在对象的摘要信息中，消费显示框中的消费额是客人消费的累计金额，客人结算部分或全部消费后，余额发生变化，但此消费数保持不变。只有当在记帐功能中记入新的消费后，此消费数才发生变化。因此，此消费数值完全反映了客人的住进酒店后发生了多少消费，而与其中途是否结过帐，当前还剩多少帐未结无关。 可签单客人在其它营业场所的消费，如果该处没有电脑收银系统，由收银员送帐单到前台记入电脑;如果该处有电脑收银系统，则由收银员以客帐方式结帐后自动传帐到前台客人的房间帐务中。 第 42 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 电话消费等其他由电脑自动计费的系统，会自动处理客人的相关消费，并自动传帐到前台客人的房间帐务中。 2、结账 当查找到对象(客单、团单、公司单)后，点收银窗体的工具栏上的[结帐]按钮进入结帐程序。如下图: 进入结帐系统，一般会收到“此单离店日期不是今天”的提示。这仅仅是一个提示，告诉收银员知道客房预期离店时间不是今天。因为仅仅是提示，所以点击[确定]按钮或按键盘的[回车键]就可以关闭此提示窗口，继续下面的操作。 系统都会显示出房间的押金、消费和余额。然后点击[明细帐单]或[分类帐单]为客人打印帐单。如图所示: 第 43 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 打印好帐单，在客人确认准确无误签字后，点击[收款结帐]按钮，根据付款方式结帐。 注意:对多币别结帐(即结帐总额分为两种以上的币别方式结算)的情况，必须结算完全部金额，系统才允许执行其他的操作。 退房]。 如果是退房结帐，要核对电脑帐和原始单，结清后余额为零时，可以立即点击[ 3、转账 当查找到对象(客单、团单、公司单)后，点收银窗体的工具栏上的[转帐]按钮进入转帐程序。在进入转帐程序前显示的单是目标单，这样可以实现不用改变目标情况下，实现多对一的转帐，即可以连续查找多张原始单把帐转入目标单。如下图: 第 44 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 进入转帐程序，首先出现“查找原始单”的提示窗体，点击[退出(C)]按钮或按[Alt+X]键可以退出查找程序。可以输入条件，也可以不输入，点击[执行(O)]按钮，开始查找如下图: 我们可以在表中选择要转出帐的原始单。方法是用鼠标点击F5或F9选择从哪间转到哪间账务。 第 45 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 转帐是以首先选帐开始的。一是全部选择转账，二是部分转账。 全部选:选择消费，点全选转账;再选择押金点全选转账。 部分选:按消费类别选择某类或某几类未结帐的消费。 自由选:用鼠标双击消费明细帐表格中的某行消费的“选帐标志”单元。如果原状态是“No”，自动变 为“Yes”;如果原状态是“Yes”，自动变为“No” 可以对每笔帐进行多次转帐操作，但只保留最后一次转来的源帐号，并可以在帐单中打印出来。 同住单之间转帐:当同住客单是有帐的情况(指有消费未结帐)，点击收银窗体的工具栏上的[同住]按钮，可以把同住单(源)的帐转到当前单上(目的)。 联房之间的转帐:在账务晨点 [转关联]按钮，可以把所有联系账务转到当前单上。 4、加押金 当查找到对象(客单、团单、公司单)后，点收银窗体的工具栏上的[加押金]按钮进入加押金程序。如下图: 第 46 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 加押金分为多类，一类是现金;一类是卡等。“付款方式”是允许用户修改的。 一般酒店规定的记帐币别是人民币，因此默认接受的现金是人民币，当然也可接受其他币别的现金，系 统会自动按汇率折算为人民币并更新余额。但是一般我们不建议外币加入押金，而是建议客人先把外币兑换成人民币后交押金;或是前台收银处额外保管收到的外币，在客人退房结帐时在处理(退还或按汇率折算支付)。 第 47 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 客人刷卡，可以接收酒店接受的所有卡。 “付款方式”的默认值是“R-人民币”，点击其输入框，可以弹出其他可选的收入类别供选择: 当“付款方式”选择是信用卡或支票等时，需要输入其号码和有效期，金额不能输入。 押金金额”输入框的下方显示了对人民币的汇率(精确到小数点后4位)。当输入数不等于“0”时， [确认]按钮变亮接受点击。 收入明细表中，“描述”列显示“押金Deposit”字样的行，显示为押金收入项。 5、恢复帐务 当查找到对象(客单、团单、公司单)后，点收银窗体的工具栏上的[恢复]按钮进入恢复帐程序。如下图: 点收银窗体的工具栏上的[恢复]按钮会出现提示，点是后再恢复账务重新结算即可。如下图: 第 48 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 6、锁房账及解锁 当查找到对象(客单、团单、公司单)后，点收银窗体的工具栏上的[锁帐]按钮进入锁帐/解锁程序(设置客人的签单权限)。如下图: 锁帐是开关功能，可以对未加锁的客单加锁和对已加锁的客单解锁。 未加锁的客单，点击[锁帐]按钮，立即加锁，提示如下。“记帐”按钮改变: 已加锁的客单，点击[锁帐]按钮，提示如下。点击[是(Y)]则立即解锁。点击[否(N)]则不解 锁。 加锁客单的目的是:当检查客人的余额不够时(指押金达不到酒店规定之限额)，就可以锁房帐，使客人在其他可签单营业场所消费时不可以继续签单。 也可以用于客人要求锁房帐的情况。例如，付帐人对住客只提供部分费用时。 7、设置欠挂及跑单 当查找到对象(客单、团单)后，点收银窗体的工具栏上的[欠挂]按钮进入设置欠挂或跑单程序。如下图: 第 49 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 欠挂:指客人离店退房时，其帐务暂时不处理。这时，对其帐务做“欠挂”处理，使其房间可以继续出售。 跑单:从字面上理解，跑单是指客人没有付帐而离开了，即跑了帐，是贬义的。发生这样的情况，应立即记入客历黑名单。 点击[否(N)]，不是“黑名单”，点击[是(Y)]，则注册黑名单档案中。不管回答是否，欠挂或跑单都已设置成功，进一步提示如下: 点击[确定]，全部操作完成。 做挂帐处理使用的跑单有以下作用: 当酒店的熟客等一些有信用或有担保的客人因有急事要离开时，不能到总台收银结帐时，应设置其客单 为跑单客单状态。留在客人回来时结帐。 当客人的帐务有疑问时，应设置其客单为跑单客单状态。 第 50 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 设置客单为跑单后，其占用的房态显示为空脏房，可以清洁后卖给其他的客人。 对于余额为零的客单，不能做欠挂处理。 8、退房 当查找到对象(客单、团单)后，点收银窗体的工具栏上的[退房]按钮进入退房程序。 在显示“离店退房”提示信息框后，点击[否(N)]，不执行离店退房。点击[是(Y)]，进一步提示如下: 如果客人借用了保险箱而未做退还处理，提示如下(图一): 如果余额或押金为零，但有消费发生而未做结帐处理，提示如下: 如果余额或押金不为零，提示如下: (图一)(图二) 当上述情况没有发生时，即满足退房条件，则立即执行离店退房。并提示如上(图二): 点击[确定]，离店退房的全部操作完成。 团体主单的离店退房处理与散客的有所不同。首先会对团房做离店退房处理。主单要离店退房，必须满足的条件: 团房已全部退房; 第 51 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 团房按房类的预订确认数必须是零; 余额必须为零，所有消费已结帐。 对于要做客历保存的客单，在离店退房完成时，自动加入客历档案。 对于当日入住并当日离店的客单，在离店退房完成时，自动在日租房数中累加一间。 对于是合约入住的客单，在离店退房完成时，自动统计进合约档案。 对于有副单的客单，在离店退房操作完成时，自动提示副单是否也退房。如果副单不退，则副单自动变为主单。 4、帐户管理 HSOFT酒店管理系统允许用户建立处理帐务的帐户，这种帐户的用途主要是方便酒店前台处理一些特别的帐务，如非住客、团体等客人在酒店消费而又需要在前台收银进行的必要的记帐、结帐等帐务处理;或处理 点击工具栏上[ 这时，我们可以根据需要决定查找已存在的帐户、建立帐户、修改帐户、删除帐户等工作。 建立帐户:点击[N添加]按钮，可以立即开始建立新的帐号。 在正确输入公司编号、名称、备注等信息后，点击[S保存]按钮，新的帐户建立完成。 注意: 这里的“公司”是一个广泛的概念，可以是指公司、单位、个人、酒店公司编号的格式:可以是任意的A-Z和0-9范围合约编号和应收帐号两项可以根据实际输入，也可不输入。 第 52 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 此帐户的是系统自动产生的，其格式为“C”+递增的自然数，如“C1”、“C2”、...、“C999”、 “C1000”等。 如果知道编号的话，可以直接输入编号，然后点击[确定];或什么也不输而直接点击[确定]。如果有帐号存在，系统会自动列表出来。 修改帐户:点击[]按钮，查找的帐号列出在表格中时，双击对应的行，再点击[修改]按钮，立 即可以进行修改操作。 、 删除帐户:点击[F查找]按钮，查找的帐号列出在表格中时，双击对应的行，再点击[D删除]按钮，按 系统提示点击[否(N)]，不删除。点击[是(Y)]，立即删除。 注意: 当帐户上有帐时，系统禁止删除该帐户。 查找帐户:点击[F查找]按钮，提示如下: 特别说明: o 客单帐号范围: 1 - 99999999 o 团单帐号范围: G1 - G9999999 o 公司帐号范围: C1 - C9999999 5、修改汇率 此汇率功能仅仅可以完成修改外币对人民币的汇率值的工作，付款代码、名称等都不可以修改。 第 53 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 点击工具栏上[汇率] 按钮进入修改汇率程序。屏幕上显示如下提示: 除了“对RMB汇率”列可以修改外，其他列都不能修改。 方法:双击想要修改的单元，可以输入数字，然后按[回车键]([Enter])或鼠标点击其他任何单元，系统提示如下: 点击[否(N)]，放弃修改。点击[是(Y)]，修改生效。 此功能可以提供给前台收银主管，按酒店个政策改变汇率。注意，此汇率与收款外币及其折算为人民币核算非常重要，不应经常改变。 增加新的收款类别时，请联系拥有添加权限的管理人员。 七、应收帐系统 酒店的应收帐主要是方便客人月结，使客人在酒店享有尊贵服务;凡是酒店的大客户一般都享有签单消费的权利(以一定的押金作保障)，应收帐系统便于酒店方及时了解应收帐的多少，便于控制各帐户的签单和控制应收帐的整理规模。 关于应收帐代码的建立原则:遵循会计应收帐科目代码建立原则，即在财务管理中，应收帐对应的会计总帐科目(4位)为1131;其二级科目一般自定义为帐类(2位)，如团体帐、街帐、长租等;其三级科目一般自定义为公司单位(3位)。 例如:HSOFT公司长租酒店883房，为其建立应收帐号可以是113103001。 规范应收帐号的目的是便于识别、分类。 登录系统后,点击工具栏上的 帐管理系统,界面显示如下: 按钮或者点击菜单"业务"->"应收"或者按下[Ctrl+K]功能键,进入 应收 第 54 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 窗体布局说明: 分两大区域:一是上部功能面板区;二是下部查询的帐户列表显示区。 功能面板说明: 一、左边查找帐户条件输入区 可以输入多项条件用于查找指定的应收帐户; 二、右边的功能按钮区 1)添加:即新建应收帐户。 2)查找:按指定条件或无条件查询应收帐户，并列表显示出来。 3)复核:对已发生的应收明细帐进行查核确认，并标记;此功能用于审核部门确认发生的应收帐务是否有效。 查询的帐户列表显示区 一、左边:应收帐户列表显示区。 二、右边:应收帐户操作功能区 1)修改:更新应收帐户的客户登记信息。 2)停用:对指定应收帐户作，停止其挂帐签单(即不可以登入签单消费)。 3)注销:取消指定帐户的挂帐签单资格，如果该帐户有挂帐未处理，则该帐户不可以被取消。 4)删除:已注销的帐户可以被删除。 5)详细:查看应收帐户客户的登记信息。 6)恢复:解除已停用帐户，恢复其可以挂帐签单。 第 55 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 7)帐务:挂帐的登记、结算、恢复和查询。 8)复制:复制指定应收帐户的客户登记信息到剪贴板中，新建或更新应收帐户时可以粘贴使用。 1、新建应收帐户 在进入应收帐管理系统主窗体后，点击功能面板上[添加]按钮，弹出新建应收帐户窗体，显示如下图示: 必须输入应收帐号后，[保存]按钮才会亮起，保存时系统自动检查是否输入了客户名称，系统规定必须输入客户名称。 外挂客户关系管理系统(CRM)的，可以输入CRM系统中该客户的代码，便于关联。 一般月结的应收帐客户，其与酒店有合约关系，可以录入合约号，便于关联。 嵌入会员管理子系统的，可以输入会员卡号，便于关联。 第 56 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 一般的商务公司，应交纳押金后，才可以签单消费;酒店还可以限制客人的最高签单限额，这样可以有效控制坏帐额度。 2、应收帐户查找处理 在进入应收帐管理系统主窗体后，点击功能面板上[查找]按钮，显示列表区显示如下图示: 如上图示，列表中显示了应收帐客户的基本信息，如应收帐号、名称、(未结算的)余额、押金等。 使用鼠标点选列表中的某行，该行记录即为当前记录，对当前应收帐户，点 击右边功能面板上的功能按钮可以执行相应的操作: 1)点击[修改]按钮:弹出应收帐户的客户更新窗体，修改项目保存即完成修改，参阅新建应收帐户。 应收帐号在系统中具有唯一性，系统具有自动检查唯一性的机制，当发生不唯一时，弹出如下提示: 2)点击[停用]按钮:弹出如下提示框 点击[否(N)]，终止该操作;点击[是(Y)]，当前应收帐户被设置为停用帐户。 3)点击[注销]按钮:如果当前帐户有挂帐未处理，则该帐户不可以被注销。否则弹出如下提示框 点击[否(N)]，终止该操作;点击[是(Y)]，当前应收帐户被注销。 4)删除应收帐户: 当前应收帐户是注销的帐户时(状态显示是“取消”)，[删除]按钮是亮起的，可以点击操作，否则该按钮是灰色的，表示不可以使用。 第 57 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 点击[删除]按钮，弹出如下提示框 点击[否(N)]，终止该操作;点击[是(Y)]，当前注销帐户被彻底删除。删除的应收帐户是不可再恢复的。 5)点击[详细]按钮:弹出应收帐户客户的登记表窗体。 6)恢复注销的帐户为有效状态。 当前应收帐户是注销的帐户时(状态显示是“取消”)，[恢复]按钮是亮起的，可以点击操作，否则该按钮是灰色的，表示不可以使用。 点击[恢复]按钮，弹出如下提示框 点击[否(N)]，终止该操作;点击[是(Y)]，当前注销帐户被恢复为有效帐户。 7)点击[帐务]按钮:进入帐务处理窗体。 详细操作参阅收银系统中帐务处理的相关部分。 8)点击[复制]按钮:系统无提示，但当前应收帐户的客户登记信息已复制到剪贴板中。 3、应收帐复核 在进入应收帐管理系统主窗体后，点击功能面板上[复核]按钮，系统弹出复核窗体，显示如下图示: 窗体布局说明: 分两大区域:一是左边未复核帐务列表显示区;二是右部功能按钮区。 操作说明: 第 58 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 1)按照待复核帐务列表中的记录，查对原始单据，检查每笔消费是否数额正确，记入的帐号是否正确等。 2)核对无误的点击相应的记录行做标记;如果全部待复核帐务核对无误，可以点击[A.全选]按钮对全部记录行做标记。 3)复核标记后，点击[O.确认]按钮。 八、管家系统 管家(也称客房中心)系统主要是为管理房间而设置的，包括设置房态、客房按钮或者点击菜单"业务"->"管家"或者按下F7功能键,进入管家系统 1)房态设置 第 59 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 2)拾物管理 3)客房消费 4)最新客况 5)房间信息 6)维修管理 7)退出返回 窗体中间的房间状态表的第一行和第一列是固定行列，固定列一般表示客房的楼层，固定行一般为序号。 房间状态表的单元，按房间存在否分为两种，一是有房号显示的单元对应显示该房间的状态，二是空白 无房号的单元。 窗体下方是房态图例和功能按钮面板，此面板上有动态刷新的进程条和切换到动态可售情况表的图标 按钮。 操作说明: o 动态显示是默认的显示方式，定时刷新显示全部房间的状态情况。 兰色的进程条显现出动态变化的过程。 兰色的进程条是刷新定时器的开关，进程条走动时，点击它则停止走动，再点击则又继续走动。 o [房类显示]按钮，按照房类来分类显示房间及状态。 o [楼号显示]按钮，按照房类来分类显示房间及状态。 o [全部房间]按钮，按照默认方式显示。 请参阅动态房间状况表。 1、设置房态 设置房态是指修改房间的现有状态为另一种状态。例如，房号为0501的房间，电脑中其房态显示为 空脏房，在服务员清洁后，就应该把修改改为空净房。 系统涉及的房态有:VR、VD、OC、OD、OO、RO、DI、DO、LK、AS、SK、SL。这些代码法的含义请参阅动态房间状态表中有关部分的说明。 第 60 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 管家系统中提供了两种设置房态的操作方法:一是输入房号的方法，二是在房态表上点选房号的方法。 一、输入房号的方法 点击管家系统窗体工具栏上的[ 程序。如下图示: 设置房态]按钮，弹出菜单，点击[输入设置房态]菜单项进入房态设置 设置房态操作步骤: 输入房号。系统接受房间的范围是最小房号至最大房号之间的合法房号，后一房号输入框中输入的房号必须大于或等于前一房号输入框中输入的房号。 合法输入房号范围后，设置房态的单选框中的选项自动变成可以选择，默认选择是“设置净房”;同时[确认(G)]和[作废(X)]按钮自动变亮即可接受点击。可以用鼠标点击其他选项或用光标键移动焦点，然后按 [空格键]选定。 如果选择了“设置停用房”或“设置维修房”选项，系统会立即弹出请求输入设置日期范围和原因的输入框。日期格式:年-月-日(yyyy-mm-dd)。 上述操作完成后，点击[确认(G)]，设置立即生效。点击[作废(X)]，则重新开始提示输入房号。 任何时候都可以点击[退出(Q)]，结束房态设置，返回到动态房间状况显示的状态。 二、点选房号的方法 点击管家系统窗体工具栏上的[ 程序。如下图示: 设置房态]按钮，弹出菜单，点击[点选设置房态]菜单项进入房态设置 设置房态操作步骤: 第 61 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 选房:用鼠标点击表示房间的单元或在某单元按住鼠标左键后拖动鼠标到另一处后松开来选定区域，被选定的单元底色显示为橙色;再点击被选择的单元时，则取消该单元的选择。 设置:选房后，在房态表上按下鼠标右键，系统弹出下拉菜单，如上图示。然后点击对应的菜单项; 如点击了[清除选房]，则所有选房被全部取消; 如要停止设置房态，则点击管家系统窗体工具栏上的[设置房态]按钮，弹出菜单，点击[动态房态显示]菜单项结束房态设置，返回到动态房间状况显示的状态。 设置停用或维修房原因的字典管理:任意点击一个单元，在右键菜单上点击[设置停用房]后，系统弹出如下对话框: 点击原因输入文本框后的按钮，进入字典维护功能，按系统的提示操作即可。 注意: 1)有些房态之间是不可以从一种状态设置为另一种状态的，例如，占用房态不能被设置 为 停用或维修状态; 2)每间房都可能是多房态状态，如预抵净房、加锁净房、占用脏房等等; 第 62 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 2、客房消费 客房消费功能是指由管房员对住客的几种规定消费进行记帐。如小吧(指酒水和小食)、洗衣、赔偿、其他等。具体可记入的消费种类可以由管理员设定。 进入客房记帐程序有两种方式: 1)点击管家系统窗体工具栏上的[客房消费]按钮，提示输入房号，如输入0503后，直接按[回车键]或点击[确定]按钮。 2)或双击动态房况表中某住客房对应单元(如0237房对应的单元)。 记帐界面显示如下(例如记帐房号是0237): 记帐步骤: 输入消费类别。直接输入或点击输入框弹出下拉框后点击要选的消费类型。然后输入金额和原始单号(原始单号也可以不输入)，再点击[确认(O)]。 确认后，如果发现输入的消费金额不正确，可以再输入一笔金额为负的消费进行冲减。 清小吧: 当客人准备离店退房时，管房员检查过房间小吧后，应点击[小吧未清(C)]按钮，通知前台收银。点击 [小吧未清(C)]按钮后，系统提示: 点击[否(N)]，表示没有清查小吧。点击[是(Y)]，表示已清查完小吧。此时，前台收银员在为此房结帐时，将不会产生“小吧未清”的提示。可以立即为客人结帐退房。同时，[小吧未清(C)]按钮变成[小吧已清(C)]按钮。点击[小吧已清(C)]按钮又会出现“清小吧”的提示窗体，点击[否(N)]后，[小吧已清(C)]按钮又变成[小吧未清(C)]按钮。 其他事项: 如果需要，可以输入小吧的明细，如某某酒、 某某汽水、某某小食等，但此功能需要另外购买。 3、拾物管理 拾物管理包括酒店员工拾到客人物品的管理和客人失物后进行挂失的管理。 第 63 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 点击工具栏上[拾物管理]按钮进入拾物管理程序。屏幕上显示如下提示: 如图，失物登记表的最左边的列叫“记录选择器”，在最后一行的记录选择器列上有一个“*”符号，表示这一行是添加行，即可以增加一条新的记录。记录选择器列上有一个黑色三角符号，表示当前选择的记录。 添加:在最后一行的任意单元上，鼠标点击，光标在单元上闪动时，表示可以输入数据。当输入完成后，点击除本行外的其他地方，系统提示是否增加，点击[否(N)]，新添加的记录作废。点击[是(Y)]，存储新添加记录。 如果输入的数据不完整或错误，系统提示输入错误，点击[否(N)]，新添加的记录作废。点击[是(Y)]，可以继续输入数据使记录完整。 修改:鼠标点击表中某欲修改的单元，光标在单元上闪动时，表示可以更新数据。当输入完成后，点击除本行外的其他地方，系统提示“提交改变吗”，点击[否(N)]，已改的数据不保存。点击[是(Y)]，存储更新数据到记录中。 删除:先点击“记录选择器”使想删除的行变为兰底，然后按[Delete]键。 记录。 查找:当记录较多时，可以输入条件，然后点击[精确查找]或[模糊查找]，可以快速定位到要查找的 4、新抵离店客况 新抵店和离店客人状况，方便管房员了解客人动态，便于即使为客服务和合理安排房间的清洁。 该功能也可以查询某时间段 点击工具栏上[ 如图，当点击工具栏上[详细]按钮，显示如下: 默认是显示抵离店客人的房号，如果有必要可以看到抵离店客人的详细资料。便于为客提供更个性化的服务。 第 64 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 此功能是动态运行的，可以即使检测在规定时间范围 ,)复制输入:定位查找到某房间，其信息较完整，然后修改房号后点击, 制到新的房间。 名词维护: 房间信息中的很多 设备管理: 该功能主要是登记记录房间内设施设备的维修相关信息，便于查询、跟踪和管理。点击[设备管理]按钮，进入设备管理窗体，显示如下图示: 可以对设备管理的事件进行新建、修改、删除、检索等操作。一般定位一间房后，点击[设备管理]按钮就可以显示该房的设备管理信息。 第 65 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 在设备管理界面，重新定位查找房号，设备管理信息也会相应地刷新。 6、维护管理 维修管理功能，主要是便于客房部直接与维修部门联系，直接下维修单，实现维修信息自动化办公。 点击管家系统窗体工具栏上的[维修管理]按钮，进入房间设施设备的维修管理系统，如下图示: 可以对维修事件进行新建、修改、删除、检索等操作。 维修单的操作流程: 1)建立新的维修单; 2)主管或经理签名确认; 3)维修部门收单确认;打印维修单并下发维修工，开始维修任务执行.... 4)完成后，输入维修人员信息和完成时间; 5)维修部门负责人签署 6)下单部门负责人签署 维修单样式: 7、房间状态 进入管家系统时，首先见到的就是动态房间状况表，如下图示: 第 66 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 窗体标题栏上显示有酒店房间总数，动态实时占用房数及占用百分比。 窗体中间的房间状态表的第一行和第一列是固定行列，固定列一般表示客房的楼层，固定行一般为序号。 房间状态表的单元，按房间存在否分为两种，一是有房号显示的单元对应显示该房间的状态，二是空白 无房号的单元。 窗体下方是房态图例和功能按钮面板，此面板上 还有动态刷新的进程条。 其他信息: 请参阅动态房间状况表。 九、客历系统 客历系统的建立是由两种方式实现的:一是使用添加功能增加客人资料;二是由系统自动增加，即如果客单上选择了添加客历，在客人离店退房时系统回自动把客人资料添加到客历系统中。 点击主菜单桌面上[客历]或工具栏上的[客历]按钮进入客历系统。显示如下: 进入客历系统后，我们可以选择添加客历或(精确、模糊)查找客历或查到客历后的修改客历、删除客历等操作。 第 67 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 1、 新建客历 在进入客历系统主窗体后，点击工具栏上[新建客历]按钮进入添加客历程序。显示如下: 客人姓名、证件号码是必须准确填写的，默认国籍是CN-中国。 准确填写客人资料后，点击[保存]按钮，系统提示“提交完成～生成客历号:xxxx”，表示添加的新客历已正确存储。 客历号是由系统自动产生的。范围1-9999999 客人消费的历史资料是不能手工加入的，在客人离店时会自动加进来。 2、客历查找、修改、删除 第 68 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 在进入客历系统主窗体后，可以看到工具栏上有两个查找按钮，[精确查找]和[模糊查找]以及可是输入查找条件的输入框，如下图: 因为客历系统的数据是逐渐庞大的，为了提高查询的速度、节省内存空间和减少网络传送的数据量，所以查找客历必须输入至少一个条件。否则点击查找时系统会提示此要求。 如果查到满足条件的记录，就会全部列表出来，例如下图: 精确查找:输入至少一个条件(必须是准确的)后，点击[精确查找]按钮。如果没有查到，提示如下: 图中的2表示查到了2条满足条件的客历记录。 模糊查找:输入至少一个条件(不一定准确)后，点击[模糊查找]按钮，其他同精确查找一样。每一个 输入框中输入的数据都可以是完整条件的一部分。例如，输入客人姓名时，只输入客人的 名，或只输入客人的姓。 表中黑色光带所在的记录为当前被选择记录，可以用上下光标键移动光带，或用鼠标点击其他行来移动光带。当光带在列表中的某行时双击该行，则明细显示出该行对应客历的详细资料。例如，客历编号是1644的行，其详细资料显示如下: 这时可以使用键盘上[PgDn]、[PgUp]键或点击[下翻]、[上翻]按钮来查看其他客历的详细资料。 第 69 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 查历史帐:当光带停在某行时，点击[查历史帐]按钮，可以看到客人入住酒店的历史和消费，并且按钮更改为 [结束查帐]。如下图: 点击[结束查帐]按钮或“入住历史”表之外的地方，则立即关闭入住历史的显示。 当查找到客历的详细资料后，点击[修改]按钮，可以立即更改资料。注意客历编号不能修改。 当查找到客历的详细资料后，点击[删除]按钮，系统提示，点击[否(N)]，不删除。点击[是(Y)]，则回立即删除该客历。 十、合约系统 第 70 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 合约是指酒店与外面的一些公司、单位，如商务公司、旅行社等签定的关于客人来到酒店内消费的有关协议，主要是住房房价方面的问题。合约管理系统则可以方便系统地管理它们，在预订或入住时可以快捷地查到相关的合约协议。 登录系统后,点击工具栏上的 统,界面显示如下 : 按钮或者点击菜单"业务"->"合约"或者按下CTRL+I功能键,进入合约系 窗体布局说明: 分三大区域:一是顶部功能按纽区;二是功能按纽区下边的查询条件区，三是查询条件区下边的功能按纽区和查询结果表显示区。 顶部功能按纽说明: 1)添加合约:新建合约单。 2)精确查找:按输入的条件作完全匹配查询。 3)模糊查找:按输入的条件作部分匹配查询。 4)销售统计:查询合约单位的消费情况。 5)清理合约:清除查询结果集中的合约。 6)配额管理:设定计划用房的单位和计划。 查询结果处理操作按纽说明: 1)操作合约:对合约作修改、删除操作。 2)刷新列表:重新查询合约。 3)粘贴合约:把当前合约记录中的信息复制粘贴到空的新建合约单上。 4)打印合约:把当前查询结果集中的合约导成EXCEL文件，可以打印输出。 1、新建合约 第 71 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 在进入合约系统主窗体后，点击工具栏上[添加]按钮，弹出添加新合约窗体，显示如下图示: 当输入合约编号保存后，可以输入合约的房价协议明细(或称为房价策略)。 房价策略是按各种房类的协议价，可以直接输入房类代码，也可以点击下拉按钮，在下拉框中选择。 合约编号是必须填写的，但公司或单位名称、地址、电话、传真、联系人等项也应该输入，保证资料的准确性。 准确填写客户资料后和价目表后，点击[保存]按钮，新的合约立即被建立存储。 合约编号的最大长度上是7位，编号的格式:可以是由任意的A-Z和0-9范围内字符组成的，如:ZL2006A(中国旅行社2006年合约)、HR2006A(华软公司2006年合约)等等。 2、合约查找、修改、删除 在进入合约系统主窗体后，可以看到工具栏上有两个查找按钮，[精确查找]和[模糊查找]以及可是输入查找条件的输入框，如下图: 因为合约系统的数据量有限，在选择模糊查找时，可以不用输入任何条件，即列出全部的合约供查询。 第 72 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 精确查找:输入至少一个条件(必须是准确的)后，点击[精确查找]按钮。如果没有查到，提示没有找 到。如果结果集中只有一条记录，则直接按显示合约格式显示。 模糊查找:可以不输入任何条件或不一定准确的条件后，点击[模糊查找]按钮，其他同精确查找一样。 每一个输入框中输入的数据都可以是完整条件的一部分。例如，输入合约单位“四会”，就可以查到单位中含“四会”的 全部合约。如下图示: 图中，表格上工具栏中的50表示查到了50条满足条件的合约记录。 表中黑色光带所在的记录为当前被选择记录，可以用上下光标键移动光带，或用鼠标点击其他行来移动光带。当光带在列表中的某行时双击该行，则明细显示出该行对应合约的详细资料。例如，合约编号是“A00002”的行，其详细资料显示如下: 这时可以使用键盘上[PgDn]、[PgUp]键或点击[下翻]、[上翻]按钮来查看其他合约的详细资料。 修改]按钮，可以立即更改资料。 当查找到合约的详细资料后，点击[ 当查找到合约的详细资料后，点击[删除]按钮，系统提示是否删除，点击[否(N)]，不删除。点击[是(Y)]，则回立即删除该合约。 第 73 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 3、销售统计 在进入合约系统主窗体后，点击[ 界面如下图示: 销售统计]， 系统显示合约统计窗体，输入条件，点击[确认]按钮， 4、清理合约 清理合约是指清除一些过期或无效的合约。 操作步骤: 1)在进入合约系统后，首先查询出需要删除的合约，并显示出来。 方法:输入查询条件，点击[精确查找]按钮或[模糊查找]按钮。 2)需要删除的合约查找到并显示出来后，点击[清理合约]。 如果没有列表显示出需要删除的合约，系统提示如下图示: 5、配额管理 在进入合约系统主窗体后，点击[配额管理]，如下图示: 配额类别:分为协议配额、临时配额两大类;协议配额指签订了协议，按协议分配一段时期内的每日用房数;临时配额指协议外，根据售房情况，由预订人员临时给配额单位增加某日的配额指标。为操作方便增加了释放配额类，便于调整减少某天的计划配额数; 第 74 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 添加配额单位:在配额单位列表显示的树型框中，点击鼠标右键，弹出菜单，点选“添加配额单位”菜单项可以添加新的配额单位; 删除配额单位:在配额单位列表显示的树型框中，点击某配额单位后，按下鼠标右键，弹出菜单，点选“删除配额单位”菜单项可以删除的存在配额单位;注意，有计划正在执行的配额单位是不能删除的。 建立配额计划:点击某配额单位后，点击[新建]按钮，开始新建计划单; 修改配额计划:点击配额计划列表中的某行，选中一条计划，默认进入修改状态，修改后点击[保存]按钮，修改计划单完成; 删除配额计划:点击配额计划列表中的某行，选中一条计划，点击[删除]按钮，即可修改计划单;注意，正在使用的计划是不能删除的。 十一、会员系统 概述: 酒店会员是指酒店对特定客户所冠的名称，是酒店希望发展和培育的有价值客户对象，通过注册登记、管理、跟踪客户消费、奖励客户等方式，使之成为酒店的忠诚客户。 培养价值客户是酒店重要的营销策略，为会员提供优质服务是酒店管理中的重要方面，因此，会员管理系统是重要的管理和服务的工具，能够帮助酒店实现一系列管理和服务措施，提高酒店的经营业绩。 积分是鼓励会员消费的一种有效的方法，具体含义是会员在酒店消费后，按照酒店的规定把其消费自动转换成一定价值的分值，这个过程称为积分。 一定量的积分值可以兑换一定的消费额度。 关于会员及其积分的标准由酒店制定相关的规定。 会员系统包括基础管理和积分管理两大部分 1)基础管理功能: 包括有会员档案的建立、查询、修改、停用、注销、恢复、会员类型的设置等; 2)积分管理功能: 包括有会员类型设置、积分规则设置、兑奖规则设置(积分兑奖，也称为积分消费)、积分登记、积 分兑换、报表等; 第 75 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 1、基础管理 基础管理功能包括有会员档案的建立、查询、修改、停用、注销、恢复、会员类型的设置等; 操作说明: 进入酒店管理系统后，点击菜单栏上的“业务”->“会员”菜单进入会员系统，弹出窗体如下图 示: 各项功能的具体操作步骤如下: 建立新的会员 1)进入会员系统，点击[N.新会员]按钮，弹出新建会员窗体，如下图 示: 第 76 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 2)输入卡号(最多6个字符)，类型(可下拉选择)、有效期等等会员信息，有需要和有条件的可以输入会员的照片和签名; 输入会员的照片和签名的方法:鼠标移动到照片或签名的框中，双击鼠标左键，系统弹出通用文件对话框，如下图示: 点选指定的图片文件，在点击[打开(O)]按钮，那么照片或签名的框中就会填入指定的图像。 3)必要的信息输入完成后，点击[S.保存]按钮;如果输入的会员卡号在系统中已存在，系统会自动提示。 注意:在系统中，会员卡号是唯一的。 会员的查询 1)进入会员系统，输入查询条件，如会员卡号、类型等或不输入，点击[F.查 找]按钮，窗体上列出查找到的会员表，如下图示: 2)点击会员列表中某行后再点击[A.详细]按钮，系统弹出会员的详细登记资料，如下图示: 第 77 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 3)上图积分信息框中的“V.查积分历史记录”标签，在鼠标移动在它上面时，如果该会员有积分则标签会凸起，表示可以查询，查询显示如下图示: 上图中，上部是会员基本资料、积分余额及累计消费额等信息，中部是消费积分详细记录，下部是积分换消费的消息记录。 会员资料修改 1)查找指定会员(参阅会员的查询); 第 78 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 2)点击会员列表中某行后再点击[U.修改]按钮，系统弹出会员的详细资料卡并可以修改。 特别提示: 如果发生客人丢失并补办卡的情况时，旧卡不要去注销删除，直接修改卡号即可; 到期后续期，修改有效期即可。 会员卡停用 1)查找指定会员(参阅会员的查询); 2)点击会员列表中某行后再点击[S.停用]按钮，系统提示如下图示: kru 点击[是(Y)]按钮，立即停用生效;点击[否(N)]按钮，操作终止。 什么情况下停用会员卡, a.持卡人丢失卡并向酒店挂失，还未补办新卡; b.持卡人发生信用问题的任何情况，如欠挂数额过大。 注意:停用的会员在列表显示中其状态显示为黄色，其详细资料卡也是黄色的。 会员卡注销 1)查找指定会员(参阅会员的查询); 2)点击会员列表中某行后再点击[C.注销]按钮，系统提示如下图示: 点击[是(Y)]按钮，立即注销生效;点击[否(N)]按钮，操作终止。 什么情况下注销会员卡, 第 79 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD a.持卡人发生各种以外，再不能到酒店消费; b.卡到期后也没有发生过任何消费，酒店管理当局主动取消持卡人的会员资格; 注意:注销的会员在列表显示中其状态显示为红色，其详细资料卡也是红色的。 会员卡删除 1)查找指定会员(参阅会员的查询); 2)点击会员列表中某行(状态是取消的)后再点击[C.删除]按钮，系统提示如下图示: 点击[是(Y)]按钮，立即删除该卡;点击[否(N)]按钮，操作终止。 什么情况下才可以删除会员卡, 当指定的会员卡是注销的(状态是取消的)卡才可以删除。删除的会员卡资料将不能恢复。 会员卡恢复 1)查找指定会员(参阅会员的查询); 2)点击会员列表中某行(状态是停用或取消的)后再点击[R.恢复]按钮，系统提示如下图示: 点击[是(Y)]按钮，立即恢复该卡为有效卡;点击[否(N)]按钮，操作终止。 特别提示: 删除的会员卡资料将永远不能恢复。只用停用或注销的卡可以恢复为有效卡。 会员卡复制 1)查找指定会员(参阅会员的查询); 2)点击会员列表中某行后再点击[P.复制]按钮，当前会员的基本资料被复制到粘贴区中; 3)在新建会员或修改会员时，点击[V.粘贴]按钮，粘贴区中的信息被复制到会员登记卡中。 第 80 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作 手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 2、积分管理 积分管理功能包括会员类型设置、积分规则设置、兑奖规则设置(积分兑奖，也称为积分消费)、积分登记、积分兑换、报表等 名词解释: 卡 类 型:可分为智能卡和普通卡两种，采用智能卡做会员卡的需要定制开发相应的读写卡软件程序并支付费用。 会员类型:酒店按会员的层次划分其种类，如个人会员、团体会员;又如月结会员、现付会员;根据酒店的不同，会员的种类可以是不同的。会员类型的代码为2位数字。 积分规则:酒店规定那些消费可以被折算为积分给会员，不同种类的会员可以设定不同的折算比例。积分规则代码为2位数字。 兑奖规则:酒店划分用积分兑换消费的额度及档次，即多少分可以免费享受哪种消费。积分兑奖也成为积分消费。兑奖规则代码为2位数字。 允许积分:设定哪种会员可以参加积分，不一定所有类型的会员都参加积分，根据酒店自己的规定而定。例如，某种会员只享受折扣。 操作说明: 进入酒店管理系统后，点击菜单栏上的“业务”->“会员”菜单进入会员系统，弹出窗体如下图 示: 各项功能的具体操作步骤如下: 会员类型设置 1)进入系统设置，点击[T.基础设置]按钮，点击系统注册设置中会员积分功能后的齿轮，再点击规则设定，如下图示: 第 81 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 2)添加新的会员类型:点击[1.添加]按钮，设置面板下部显示输入框和保存按钮，如下图示: 第 82 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 输入会员类型代码、名称、卡型后，点击[4.保存]按钮即存。 如果代码重复，系统会自动提示请重新输入代码;保存成功后，可以继续输入新的类型;点击[1.取消]则结束添加新类型操作。 3)修改会员类型:点击某行后，再点击[2.修改]按钮即可以修改指定会员类型的内容，其他操作与2)相似。 4)删除会员类型:点击[3.删除]按钮，如果会员类型代码已经在使用中，系统提示不能删除，否则可以确认删除。 积分规则设置 第 83 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 1) 进入系统设置，点击[T.基础设置]按钮，点击系统注册设置中会员积分功能后的齿轮，再点击规则设定后选 择积分规则，如下图示: 第 84 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 2)添加新的积分规则:点击[1.添加] 按钮，设置面板下部显示输入框和保存按钮，如下图示: 输入积分代码、名称、会员类型、消费额和折算的积分值后，点击[4.保存]按钮即存。 如果代码重复，系统会自动提示请重新输入代码;保存成功后，可以继续输入新的积分规则;点击[1.取消]则结束添加新规则操作。 3)修改积分规则:点击某行后，再点击[2.修改]按钮即可以修改指定积分规则的内容，其他操作与2)相似。 4)删除积分规则:点击[3.删除]按钮，如果积分代码已经在使用中，系统提示不能删除，否则可以确认删除。 积分兑奖规则设置 1) 进入系统设置，点击[T.基础设置]按钮，点击系统注册设置中会员积分功能后的齿轮，再点击规则设定后选择兑奖规则，如下图示: 第 85 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 2)添加新的兑奖规则:点击[1.添加]按钮，设置面板下部显示输入框和保存按钮，如下图示: 输入兑换项目代码、项目说明、兑奖需用的积分值后，点击[4.保存]按钮即存。 如果代码重复，系统会自动提示请重新输入代码;保存成功后，可以继续输入新的兑奖规则;点击[1.取消]则结束添加新规则操作。 3)修改兑奖规则:点击某行后，再点击[2.修改]按钮即可以修改指定兑奖规则的内容，其他操作与2)相似。 4)删除兑奖规则:点击[3.删除]按钮，如果兑奖代码已经在使用中，系统提示不能删除，否则可以确认删除。 积分规则与酒店消费项目的关联设置 第 86 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 1)进入酒店管理系统后，点击菜单栏上的“业务”->“设置”菜单进入系统设置，点树型菜单中“系统设置” 前的“+”号展开，再点击[记帐代码] 项，如下图示: 2)如上图示，选定某记帐消费项目行，在该行的积分代码列中输入已设定存在的积分代码即可。 只有设定酒店消费项目与积分规则代码的关联后，才可以实现消费额自动折算成积分值的操作。 积分登记 会员的积分是如何记入会员名下的呢,有两种途径:自动和手动。 一、每天日结时，系统自动登记处理 1)客单中输入会员卡号，如在客单中的会员卡号输入框中输入“000353”，系统自动查找核实会员身份，并弹出窗体如下图: 2)核实无误后，点击[O.确认]即可; 第 87 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 3)系统日结时，按照客单中的会员卡号把发生的可积分的消费自动折算为积分值记入会员名下中。 建议:会员入住，客单中的房价类选用“V-会员卡” 会员以团队方式入住时，会员卡号输入框中也必须输入会员卡号，与客单中输入卡号的方法一样。 二、手工登记处理 1)进入酒店管理系统后，点击菜单栏上的“业务”->“会员”菜单进入会员系统; 2)查找指定会员(参阅会员的查询); 3)点击会员列表中某行后再点击[J.积分]按钮， 弹出窗体后点击[消费积分] 按钮，如下图示: 4)输入消费类别、消费金额、房号等，点击[确认(O)]按钮，消费金额自动折算为分值记入会员名下。 注意:手动积分功能便于调整、补漏，因此可以输入负数作冲减操作。 积分兑奖(或称为积分换消费----简称为积分消费) 积分换消费的操作有两种途径:客单或团单上输入会员卡号、进入会员系统。 一、客单或团单上输入会员卡号，弹出核实会员身份窗体，检查积分，符合条件的，可立即操作兑奖; 第 88 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 1)客单或团单的会员卡号输入框中输入“00353”，系统弹出“检查会员卡号是否合法”窗体(参见积分登记); 2)如上图，在“积分兑奖”栏中，选择兑奖项目，如果积分余额大于需用积分，就可以兑奖; 3)输入数量，系统自动计算兑奖分值 4)点击[兑奖确认(O)]。 积分余额必须大于兑奖分值，才可以兑奖。 二、进入会员系统兑奖 1)进入酒店管理系统后，点击菜单栏上的“业务”->“会员”菜单进入会员系统; 2)查找指定会员(参阅会员的查询); 3)点击会员列表中某行后再点击[J.积分]按钮， 弹出窗体后点击[积分兑奖]按钮，如下图示: 4)输入兑奖项目、数量、兑奖说明等，点击[确认(O)]按钮即完成兑奖。如果积分余额小于兑奖分值，系统提示: 十二、报表系统 点击主菜单桌面上[报表] 或工具栏上的报表按钮进入报表系统。屏幕上显示报表系统的窗体如下所示: 报表系统为一树型结构的操作菜单，包括了收银报表系统、接待报表系统、其他报表系统三个分支。 第 89 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 根据用户的操作权限，可以进行功能限制，例如，接待处员工不可以进入收银分支树，收银处员工不可以进入接待分支树。 点击树型结构上的“+”号或双击标题，可以展开分支数;点击树型结构上的“-”号，可以折回分支。 三个分支展开后的，可见的报表菜单如下: 点击报表名称，按提示输入条件，[确认]后可以显示出报表结果在屏幕上。在点击打印按钮，看到的报表就可以在打印机上输出。如下图，工具栏最左边的按钮是打印按钮。 注意:打印与帐务有关报表，如果不输入日期，表示输出的是本期的统计数据。 十三、查找系统 1、散客查找 第 90 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 这是按照组合条件查找客单的系统，可以查找当前的各种状态的客单和历史客单，并且可以根据需要使用精确和模糊两种模式查找。查找的客单首先是在列表显示的，可以使用表格的横向和纵向滑鼠移动记录，或使用[PgUp]和[PgDn]翻页键，或使用光标键来移动记录。当兰色光带定位在某记录时，按[回车键]或鼠标双击可以显示出客单详细的信息。然后根据客单的状态(指预订单RE、入住单IN等)，可以对客单做排房、预订入住、修改、取消、打印登记卡等操作。 查找系统是以客单为对象的，面向对象进行客单处理的系统。 点击主菜单桌面上查找工具栏上的查找按钮进入查找客单系统。 屏幕上显示如下: 工具栏上有[ 单时，点击[ 点击[当前客单]和[历史客单]按钮，系统默认是查找当前客单。当查找的对象是当前客历史客单]按钮可以改变查找的对象为历史客单;同理，当查找的对象是历史客单时，当前客单]按钮可以改变查找的对象为当前客单。在查找窗体的状态栏上有查找对象是当前客单还是历史客单的提示。 清除选择]按钮的方式来清除。 精确查找]和[模糊查找]将列出全部的当前客单在组合条件输入框中输入的精确查找]和[ 第 91 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 查找到记录后，记录列表在表格中，例如下图: 上图右上角的数字492/8，表示查到的合符条件的记录有492条主单、8条副单。 兰色光带定位的记录为当前记录。可以用上下光标键移动光带，或用鼠标点击某行记录，光带就会移动 到点击的记录上。 点击[查客人帐]按钮，会弹出指定客单的客人帐务信息窗体。 点击[操作客单]按钮或按[回车键]或用鼠标双击记录，会弹出指定客单的详细信息窗体。 第 92 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 2、团体查找 这是按照组合条件查找团单的系统，可以查找当前的各种状态的团体客单和历史团单，并且可以根据需要使用精确和模糊两种模式查找。查找的客单首先是在列表显示的，可以使用表格的横向和纵向滑鼠移动记录，或使用[PgUp]和[PgDn]翻页键，或使用光标键来移动记录。当兰色光带定位在某记录时，按[回车键]或鼠标双击可以显示出团单详细的信息。然后根据团单的状态(指预订单RE、入住单IN等)，可以对团体主单做团房预订确认、团体排房、取消排房、团房入住、修改主单、取消主单、团员查询、散客入团、团员离团等操作。 团体查找系统是以团体主单为对象的、面向对象的团体处理系统。 点击主菜单桌面上[团体]工具栏上的团体按钮进入查找团体系统。 屏幕上显示如下提示: 工具栏上有[ 团单时，点击[ 点击[当前团单]和[历史团单]按钮，系统默认是查找当前团客单。当查找的对象是当前历史团单]按钮可以改变查找的对象为历史团单;同理，当查找的对象是历史团单时，当前团单]按钮可以改变查找的对象为当前团单。在查找窗体的状态栏上有查找对象是当前团单还是历史团单的提示。 第 93 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作 手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 在组合条件输入框中输入的精确查找]和[模糊查找]将列出全部的当前团单 在表格中。如果是查找历史团单，则必须至少输入一个条件。 模糊查找]按钮也有刷新的含义，即可以随时点击刷新表格中的记录。 精确查找]和[ 查找到记录后，记录列表在表格中，例如下图: 上图上中的数字3，表示查到的合符条件的记录有3条。 兰色光带定位的记录为当前记录。可以用上下光标键移动光带，或用鼠标点击某行记录，光带就会移动 到点击的记录上。 查团体帐]按钮，会弹出指定团单的帐务信息窗体。 点击[ 第 94 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 点击[操作客单]按钮或按[回车键] 或用鼠标双击记录，会弹出指定团单的详细信息窗体。 十四、事务系统 事务处理系统包括以下功能: 续住:可以实现自动延期，即在规定退房时间后未办理退房的当日预期离店的客单的离店日期自动延续 一天。 解锁对象帐务帐务时，系统首先对其进行加锁，使同一时 间里其他人不能操作，保证数据的唯一性。在加锁中，当电脑突然故障或网络故障等情况发生时，被处理的对象将一直处于加锁状态，所以，执行此功能，可以解出加锁状态，使其他人可以处理。 整理:整理数据程序将根据客单的实际状态，坏房设置表等，重新设置房间可售情况表和房间状况表。 当发现这两张表的数据与实际不符时(估计)，可以运行此功能。 日截:日截是一天工作的总结，其主要工作是生成经营统计表、数据转移、清理数据、重新设置房间可 售情况表和房间状况表、自动加房租、生成借贷总表等。日截每天仅能做一次。 密码:操作员可以修改自己的密码。 事务工具栏上的事务按钮进入事务处理系统主菜单。 点击主菜单桌面上 屏幕上显示如下: 第 95 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 1、解锁 进入事务程序后，点击事务窗体工具栏上的[系统首先提示“执行解锁程序吗,”。 B解锁]按钮，进入解锁程序。 点击[否(N)]，不执行。点击[是(Y)]，确认继续执行。系统依次检查客单、团单、公司单中是否有需要解锁的对象。 当查到有加锁的对象时，例如0308房被加锁，系统提示。 点击[否(N)]，不解锁继续执行。点击[是(Y)]，解锁此单并继续执行。 加锁的单有两种情况:一是其他人正在处理此单，二是此单被锁但确实无人处理此单。 注意:不要解锁其他人真的正在处理的单。 2、续住 进入事务程序后，点击事务窗体工具栏上的[A续住]按钮，根据提示进行续住处理。 第 96 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 中午12点之前，此功能不能运行是系统保护。 中午12点之后，运行时首先提示在住房间是否续住。点击[否(N)]，不执行。点击[是(Y)]，确认继续执行，如果没有客单需要延期，系统会自动给出“没有房间需要延期续住”的提示。 自动延期程序只处理客单，不处理团单。处理所有预离客单的离店日期为明天。 对于续住的客人，也可以用查找->修改->改离店日期->保存的步骤延期。 3、数据整理 进入事务程序后，点击事务窗体工具栏上的[系统首先提示如下: C整理]按钮，进入整理程序。 点击[否(N)]，不执行整理。点击[是(Y)]，确认继续执行。 此处理是自动的，开始执行时有“整理数据, 请稍侯......”提示，整理完成时有“整理数据完成, 谢谢～”提示。 4、日结 进入事务程序后，点击事务窗体工具栏上的[D日截]按钮，根据提示进行日截处理。 如果当日已做过日截，系统显示保护提示，不允许再做。 如果当日没有做过日截，系统会显示出上次日截的日期和时间。点击[否(N)]，不执行日截。点击[是(Y)]，继续执行，并提示如下。 第 97 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 按提示在输入框中输入字符串“DAYCUT”，然后点击[确定]按钮则立即开始执行日截程序。否则点击[取消]，中止日截。 注意:日截程序的一但开始执行，中间将不会停止。 日截执行中有正在具体执行某一步功能的提示，应仔细观察每一步的提示。当执行完成时，提示如下: 注意: 1)执行日截前，必须首先执行查核系统中的试算平衡功能。当系统报出试算不平衡的信 息后，应立即使用帐务校验功能来检查不平的原因，并判断是否自动修复。问题严重时，请与系统管理员联系。 2)日截程序的执行不会影响其他电脑的查询操作，其他电脑的查询操作也不会影响日截程序的正常统计运行等功能。但一般不要做记帐、结帐等改变帐务的操作。 5、修改密码 进入事务程序后，点击事务窗体工具栏上的[E密码]按钮，根据提示进行修改密码。 第 98 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 操作步骤: 1)输入旧密码 点击[确认]按钮后，如果系统检测到输入的密码错误，提示如下图。点击[确定]后可以重新输入。 输入旧密码后，点击[确认]按钮，如果系统检测到输入的密码是正确的，就提示输入新密码。 2)输入新密码 如果点击[取消(C)]按钮，则中止修改密码并退出，旧密码仍然有效。 为保证新密码的可靠性，必须输入两次新密码。如果两次输入的密码不一致，点击[确认(O)]按钮后就会提示修改密码不正确的提示。点击[确定]后可以重新输入。 如果修改密码成功，系统修改密码成功提示。 注意: 1)每个用户只能修改自己的密码，其他人的密码不能修改(除非法获取外)。 2)管理员和有用户管理权限的用户可以在设置系统中修改任何用户的密码。 3)管理员和有用户管理权限的用户查不到其他人的密码是什么，但可以修改。 十五、系统设置 系统设置包括两个部分:一是系统 登录系统后,点击工具栏上的 统,界面显示如下: 第 99 页 共 106 页 按钮或者点击菜单"业务"->"设置"或者按下CTRL+S功能键,进入设置系 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 注意:设定小吧明细和洗衣明细的功能需要另外购买。 1、系统参数 进入设置系统后，当系统管理树根下，展开系统设定分支树，可以见到系统设定的具体项目，点击某一项设定的标题，则进入相关的设置。 可设置的参数项目如下图示: 第 100 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 例如:用鼠标点击“基本参数”，就会立即弹出设置参数框，如下图: 修改系统设置的基本参数项后，点击[确认(O)]，则修改的参数立即生效，并且关闭设置框;[关闭(C)]，则保持原有的参数不改变，并且关闭设置框。 例如:用鼠标点击“设定锁房”，就会立即弹出房间列表表格框，如下图: 在上表中，房号、房类、房态是不可以修改的。“是否加锁”列的单元可以设置。用鼠标双击“是否加锁”列的某单元，如果原来的状态是“No”的会设置为“Yes”，表示房间已被加锁;如果原来的状态是“Yes”的会设置为“No”，表示房间已被加锁;加锁的房间将不可以出售。 其他设置功能与上述操作大致相同。在此不一一说明。 管理员及有权限的用户可以更改系统的参数和设置项目。 2、用户管理 登录系统后,点击工具栏上的 统,界面显示如下: 第 101 页 共 106 页 按钮或者点击菜单"业务"->"设置"或者按下CTRL+S功能键,进入设置系 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 进入设置系统后，展开系统管理树，点击用户管理项，则用户管理系统。 用户管理系统功能具有如下功能: 建立新用户，为其分配用户代码、密码和操作权限。 修改用户名、用户代码、密码。 删除用户。 修改操作权限。 用户管理系统的操作界面如下图: 如上图，左边是操作员的用户列表，右边是权限设置树，带加号(+)的项可以展开。树中功能项文字前的框可以点击，有三种状态: —— 表示不可以使用此功能。 —— 表示可以使用此功能和它的全部子功能。 —— 表示可以使用它的一部分子功能。 因为密码系统设置为用户名和用户密码同时正确时才能进入系统，所以，在设置用户名时最好使用拼音字母，当然也可以用汉字，但可能输入的速度会受影响。密码的长度为1-8位，一般最少不低于4位。 一个操作员的用户名和用户密码与另一个操作员的用户名和用户密码完全相同的概率几 乎为零，所以用户名和用户密码同时有效的密码系统的安全性很好。 第 102 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 系统为每一个操作员设定唯一的用户代码(或叫操作员代码)，便于跟踪用户的每一步操作。用户代码的长度为2-4位。 根据工作部门、工作岗位、职务的不同，系统划分了12个级别的权限(MGA、MGB、...等等)，每个级别默认规定了操作的权限限制，在权限树中一目了然。同时系统允许修改权限树，所以设置权限可以是任意的，完全可以根据实际需要调整权限，保证了设置权限最大的灵活性。 增强设置: 1)设置用户的默认汉字输入法 2)设置用户密码是否永不过期 3)设置用户是否不能更改密码 4)设置用户下次登录是否必须更改密码 5)设置用户停止使用系统 6)设置用户为临时用户,只能使用系统至规定的日期为止 十六、经理图表 经理统计图表，提供了酒店经营全面的统计对比分析数据和图形，包括: 占用统计:当前及时的住客的总数和分类统计数据。 经营回顾:从营业开始任何一天的住客的总数和分类统计数据，日截时自动生成。 同期比较:某期间的历史同期比较。 年月比较:指定年开始往前，5年间的每月和全年的经营统计对比。 经理或工具栏上的经理按钮进入经理图表。 点击主菜单桌面上 屏幕上显示如下提示: 第 103 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 1、占用统计表 进入经理系统后，点击其窗体工具栏上的[占用统计] 按钮进入占用统计功能，显示图表如下: 点击[图形] 按钮，显示出以房价类对比的图形。 点击[图表]按钮，显示回到表格状态。 第 104 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 2、经营回顾 进入经理系统后，点击其窗体工具栏上的[用统计]按钮进入经营回顾功能。 首先提示输入日期，点击[确定]后，显示图表如下: 点击[图形]按钮，显示出以房价类对比的图形。在图形显示状态，点击[图表]按钮，显示回到表格状态。 点击[前一天]按钮，显示当前日期前一天的日截时刻的占用统计。 点击[后一天]按钮，显示当前日期后一天的日截时刻的占用统计。 其次是按月统计，点击[按月汇总]按钮，输入日期，显示如图: 点击[图形]按钮，显示出以房价类对比的图形。在图形显示状态，点击[图表]按钮，显示回到表格状态。 点击[前一月]按钮，显示当前日期前一月的日截时刻的占用统计。 点击[后一月]按钮，显示当前日期后一月的日截时刻的占用统计。 第 105 页 共 106 页 广州易华软件科技有限公司 操作手册 GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 3、统计对比 进入经理系统后，点击其窗体工具栏上的[年月对比]按钮进入年月对比统计图表功能。 首先提示输入年份，例如输入2001年，则统计2001-1997年5年间的1-12月的每月平均住房率和月营业收入。 点击[确定] ，开始统计，然后显示图表如下: 点击[对比图形]按钮或表格中的“合计”单元，显示出年的对比的图形。在图形显示状态，点击[对比 图表]按钮，显示回到表格状态。 点击表格中的年份单元如“1999年”单元，显示出1999年1-12月份的对比的图形。在图形显示状态， 点击[对比图表]按钮，显示回到表格状态。 点击表格中的月份单元如“5月”单元，显示出2001年-1997年的5年中5月份的对比的图形。在图形 显示状态，点击[对比图表]按钮，显示回到表格状态。 第 106 页 共 106 页