邮件收发管理制度邮件收发管理制度
上海久塔化工有限公司
SHANGHAI JIUTA CHEMICAL CO.,LTD
类 别 管理制度 标 题 邮件收发管理制度 文件编号 C-SH-HR-1110-04 版本 第A版 生效日期 2011-10-21 共3 页
文 件 分 发 明 细
副本:
?总经理 ?河北公司 ?苏州公司 ?山东公司
正本: 人事行政部
变 更 记 录
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制作部门 人事行政部 审核部门 批准部门 总经理
制作者 陈宇灿 审核...
邮件收发
上海久塔化工有限公司
SHANGHAI JIUTA CHEMICAL CO.,LTD
类 别 管理制度 标 题 邮件收发管理制度 文件编号 C-SH-HR-1110-04 版本 第A版 生效日期 2011-10-21 共3 页
文 件 分 发 明 细
副本:
?总经理 ?河北公司 ?苏州公司 ?山东公司
正本: 人事行政部
变 更 记 录
1、
2、
3、
4、
5、
6、
7、
8、
9、 10、
制作部门 人事行政部 审核部门 批准部门 总经理
制作者 陈宇灿 审核者 批准者
邮件收发管理制度
文件编号:C-SH-HR-1110-04 制 作:陈宇灿 编制日期:2011.10.21 审 核: 修改日期: 批 准: 版 本 号:A 第 1 页 共 2 页
一、目的
为
公司邮件的收发管理,节约公司邮寄成本,避免造成邮寄物品的丢失及浪费,特制订本制度。
二、适用范围
适用于公司(含各分公司/办事处)各部门邮件收发、登记及保管等工作。 三、责任
指定的专人负责收发。
四、管理
投递管理
1、需邮寄的文件、物品由寄件人自行包装确认,并填写相应邮递寄件
格,交于收发管理员处。地址及联系方式应填写清晰准确,避免因地址、付款方式不详而产生不必要的费用、延误或退回。如因上述原因产生的任何快递费用将由当事人自行负责。
2、收发管理员接到快递、包裹后应及时通知快递公司人员安排取件。
3、每日所有邮寄的快件、包裹收发管理员都登记在专门的《邮件收发本》上,登记内容包括:日期、寄件人、快件号码、收件地址及收件人。便于日后查询。
4、重要材料、物品快递后,收发管理员应保留回执,如快递单。
5、私人信件、包裹邮寄,一律自费。
收件管理
1、派送至我司的邮件、包裹由收发管理员统一签收,并检查是否有拆封、损坏现象。
2、收发管理员将收到的快件、包裹在《邮件收发本》上进行登记,内容包括日期、收件人、快件号码、寄件单位。
3、登记完毕后,由收发管理员统一分发,收件人收到快件后应及时在登记本上签收。如未能找到收件人或收件人不在,则由收发管理员暂为保管。
五、快递费用的管理
1、国内快递、邮件:由人事行政部与快递公司协商决定。国际快递、邮件:由外贸部与快递公司协商决定。各分公司/办事处:由分公司/办事处经理负责
2、收发管理员(含分公司/办事处)每月应将快递费用清单,发至人事行政部经理汇总。 六、本制度即发布之日起生效。
邮件签收登记表(样表)
序邮寄人信息(单位、
接收日期 邮件内容及数量 收件人签收、日期 备注
号 姓名、电话等)
邮件发送登记表(样表)
序
日期 寄件人 收件单位 地址 快件号码 投递方式及费用 号
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