认证考试文件存档流程管理

认证考试文件存档流程管理 文件存档流程管理 为了更好促进公司发展，文件得到更好的管理和处理，有利于管理和快速查找、快速存档、达到有效管理和处理的文件。文件存档必须按照规定要求有序的存档。 一、公司文件来往的审核，该文件审核是否存档。 二、公司文件分二大类“一级文件和二级文件”;“一级文件”是机密文件，公司单独存档管 理，没有总经理批文任何人不得查看或复印;“二级文件”是部门存档文件，二级文件 原件或复印件，部门必须统一管理存档。 三、对存档文件分部门。 四、对存档文件审核，是否达到存档要求，文件是否需要二级存档，文件审核要求如下: 1. 总经办文件存档要求;客户资料、、公司重大决策资料、公司年度目标书、 公司机密文件、属于一级存档。合同、公司重大决策资料、年度目标计划书可以二 级存档。 2. 财务部文件存档要求;财务账簿、凭证、其它相关原始资料一级存档，购销合同、 工程合同、借款合同、以及其它合同一级存档并且做二级存档，财务发出的内部通 知，为二级存档。 3. 工程部文件存档要求;工程技术文件和资料、商务文件、所有的工程承包合同、物 资质量证明文件、属于一级存档，并且要做二级存档。 4. 市场部文件存档要求;客户供气合同、、外协合同、供应商气价调价确认 件、是一级存档并且做二级存档。申购单、订货单、供应商报价单列为二级存档。 5. 客服部文件存档要求;开户申请表、通气记录单、供气合同、客户资料、该文件属 于一级存档，并且做电子版存档，建立开户数据库。派工单、回访记录表、来访记 录表、属于二级存档。 6. 综合办文件存档要求;文件、公司重大事件记录、固定资产资料、公司设立变 更、员工人事档案、资料移交表、该文件属于一级存档同时也做二级存档。员工住 宿记录、购买电器合格证、周会记录、员工周总结与计划、文具月统计表、派车单、 请假单、加班单、考勤补签单、备用钥匙该文件属于二级存档。 五、文件必须分类存档，按照文件的内容和类型分别存档。 六、各部门编码字母如下; 1. 总经办字母编码为“ZJ” 2. 财务部字母编码为“CW” 3. 工程部字母编码为“GC” 4. 市场部字母编码为“SC” 5. 客服部字母编码为“KF” 6. 综合办字母编码为“ZH” 七、部门文件编码分类如下: 公司通用编码字母;客户资料“K”、合同“H”、文件“W”、公司资料“D.0”、账簿“Z”、 凭证“P”、 客户供气合同“A”、企业供气合同“B”。 名称 统一码 文件名称 统一 文件码 文件名称 统一 文件码 客户资料 原始文件 居民供气合同 K W Y A 合同 购销合同 采购合同 H H GX H CG 文件 工程勘察 外协合同 W G KC H WX 公司资料 借款合同 气价文件 D H JK W QJ 账簿 技术文件 调价文件 Z W JS W TJ 凭证 工程资料 开户申请表 P D GC K SQ 居民供气合同 商务文件 通气记录单 A W SW K TQ 企业供气合同 工程检测 供气合同 B G JC B 物资质量证明文件 工程合同 客户资料 G W ZL K 公司重大事件记录 制度文件 W JL W ZD 固定资产资料 员工档案 D ZC D YG 公司变更文件 资料移交表 W BG D YJ 工程设计 工程施工 G SJ G SG 工程安装 G AZ 1. 总经办文件编码;客户资料“K”、合同“H”、公司文件“W”、公司资料“G”。 2. 财务部文件编码;财务账簿“Z”、凭证“P”、原始文件“Y”、购销合同“HGX”、 工程合同“HGC”、借款合同“HJK” 3. 工程部文件编码;技术文件“WJS”、工程资料“GGC”、商务文件“WSW”、承包 合同“HCB”、物资质量证明文件“WZL”。 4. 市场部文件编码;客户供气合同“A”、采购合同“HCG”、外协合同“HWX”、供 应商气价文件“WQJ”、调价文件“WTJ”。 5. 客服部文件编码;开户申请表“KSQ”、通气记录单“KTQ”、企业供气合同“B”、 客户资料“K”。 6. 综合办文件编码;制度文件“WZD”、公司重大事件记录“WJL”、固定资产资料 “GZC”、公司变更文件“WBG”、员工档案“GYG”、资料移交表“GYJ”。 八、文件存档时必须填写部门编码、类型编码和日期方可存档，字母编码是部门的第一个大 写字母为主;例如:“总经办文件”，字母是，“ZJ”方可。类别字母编码要按照，文件类 型或内容的第一个大写字母为主;例如:“客户资料”，字母是，“K”方可。数字编码 是，年、月、+3位顺序号数字为滚动式编码;例如:2011年3月份，第一份文件存档， 编码就是“ZJ-K-201103001”如果是6月份文件，已经是第58份文件，就写 “ZJ-K-201106058”以此类推。 九、标志; 1. 为了更好的方便查找文件，档案柜必须编号统一，统一用公司字母编码，例如;“合 同”那档案柜第一个编码就是H01，第二个就是H02以此类推。 2. 每个档案柜里的档案盒必须编号;从01-02以此类推，往下编号，摆放必须统一。 十、档案存放级别以及存档规定和期限; 1. 档案和文件必须经部门审核，该文件是否一级存档，按照第四大条审核。 2. 部门存档和公司存档必须要统一按照规定和流程存档。 3. 存档方式方法，必须按照公司存档制度规定存档。 4. 存档文件必须部门审核规定存档期限，存档期限必须按照文件的类型指定存档期限。 5. 存档期限必须填写在文件的左上角，例如下; 保存期限:长期保存 文件编码:SC-A-201106088 居民供气合同 签订日期:2011-06-21 十一、文件存档交接和规定; 1. 公司文件管理、部门文件管理，必须要定人和定责任。定人;人员有各部门安排， 指定人员管理。定责任;责任要求必须按照公司档案制度规定执行。 2. 公司任何人交档案存档，不管公司存档还是部门存档，必须做到存档文字登记和电 子目录记载。 3. 文字登记，必须要记录;文件编码、存档部门、文件类型、存档日期、存档人签名、 存档期限、经手人签名。 4. 电子目录，必须记录;文件编码、部门名称、文件名称、类型、文件份数、文件页 数、存档日期、存档人姓名、存档柜号、档案盒号和备注。如12图 十二、文档存档时必须建立电子目录分类建立，以便于查找。如下图; 文件编码 部门 名称 类型 份数 页数 日期 存档人 柜号 档案盒号 备注 总经办 客户资料 原件 王小军 一级 ZJ-K-201103001 2 6 20110316 K05 24 综合办 制度 复印件 王小军 一级 ZH-WZD-2011O6058 1 30 20110608 W08 08 市场部 居民合同 原件 王小军 一级 SC-A-201106088 1 3 20110622 A02 16 东莞市中远燃气有限公司 2011-06-14