其他应收应付款流程[修订]

其他应收应付款流程[修订] 8.1 员工借款 1. 借款人填写借款单 员工借款主要为预支差旅费或预备零星采购等临时用款，由借款人本人填写《借款单》，列明借款的事由、金额。对因业务需要招待/购礼品、出差的借款，需同时提供经审批的《业务招待/礼品申请单》《出差申请单》。个人借款必须及时报销或还款。备用金的借支按公司制度执行，原则上需定额管理，一般为2000元。 (关键控制活动:OR_8.1) 2. 部门经理审核《借款单》 员工借款必须按公司的“费用报销”规定办理，且经过适当的审批。借款人所在部门经理审核《借款单》，审核借款理由是否真实、合理;借款金额是否恰当，审核无误后签字确认。 (关键控制活动:OR_8.1) 3. 财务主管、财务部经理、总经理审批《借款单》 财务主管审核借款人是否有未还清的借款，对于日常零星采购业务、差旅费、业务招待费坚持“前款未清，后款不借”的原则，其他因特殊原因不能取得发票及时报销或还款的，经总经理批准后特殊处理。 所有借款需总经理/总经理授权人审批。 4. CSST总部领导审核 对于借支金额较大，借款人需提供相关证明，依据授权权限递交CSST总部领导审核。 (关键控制活动:OR_8.1) 5. 出纳付款 出纳接到审批事项齐全的《借款单》后进行付款。借款一般为现金支付，借款人领取现金后，需要在《借款单》指定位置签收。财务部出纳在已付的《借款单》上盖“现金付讫”章。付款后，财务部出纳把已付的《借款单》交财务部会计入账。 6. 会计入账 (1)会计根据已付现的《借款单》，编制《记账凭证》: 借:其他应收款-备用金/个人借款 贷:现金 7. 财务主管审核《记账凭证》 财务主管依据借款审批单及相关附件审核员工借款记账凭证，检查(1)记账凭证所选科目及部门是否正确;(2)借款审批单的审批手续是否完整;(3)金额是否与原始单据相符;(4)其他辅助信息是否正确等;(5) 如果是现金支付，《借款单》需要出纳盖“现金付讫”印章。 (关键控制活动:OR_8.2) 8. 其他应收款的冲销 会计依据出纳提供的已付的《费用报销单》/《差旅费报销单》及原始单据，编制《记账凭证》 借:管理费用/销售费用 贷:现金/其他应收款-个人借款/银行存款 8.2 清收管理 8.2.1 其他应收款余额的确认 1. 内部个人借款余额确认 对于公司内部个人借款，财务部每月发送《对账单》给借款人，要求其核对无误后签字确认。 2. 公司业务往来应收款余额的确认 对于公司业务往来应收款，财务部每月发送对账单给相应的借款方，要求其核对无误后签字确认。 3. 金额较大的应收款余额函证 对于金额较大的其他应收款，财务部还须发《函证》对账，确保债权清晰。 (关键控制活动:OR_8.3)8.2.2 长期个人借款的评估及处理 1. 会计编制《其他应收款帐龄分析表》 每季度，财务部会计根据当期发生及核销情况，编制《个人借款账龄分析表》，并对异常部分进行分析，报财务主管和财务经理审核。 (关键控制活动:OR_8.5) 2. 财务主管和财务经理审核 财务主管和财务部经理对《个人借款账龄分析表》进行审核并在《个人借款账龄分析表》上签字确认，确认后上报总经理。 (关键控制活动:OR_8.4) 3. 总经理审批 总经理对《个人借款账龄分析表》总体情况给出的处置，并签字确认。 (关键控制活动:OR_8.5) 4. 较长账龄借款的催收 财务会计对账龄较长的个人借款进行催收，并将催收结果向财务经理汇报。 (关键控制活动:OR_8.4) 8.2.3 逾期其他应收款分析与处理 会计每月编制《其他应收款账龄分析表》，并对异常部分进行分析，至财务经理、公司总经理和集团领导。 如有逾期未还款，对逾期的账款名单督促清收，落实每笔逾期账款的责任人和归还时间。 对于长期挂账的其他应收账款，应询问原因并向上级领导和公司总经理汇报;金额达到10万，还需上报集团领导、CSST总部审批。 (关键控制活动:OR_8.5) 8.3 其他应收坏账处理 1. 坏账的计提 每季度财务部会计对账龄过长的其他应收款进行可回收性分析，预计其可能发生的坏账损失以及预计依据，报财务经理审核后，计提坏账准备。编制记账凭证: 借:资产减值损失-计提其他应收款坏账准备 贷:坏账准备 当预计损失金额达到10万，需上报子集团领导、CSST总部审批。 (关键控制活动:OR_8.6) 2. 坏账核销的审批 对于不能收回的其他应收款财务部及当事人所在部门需要查明原因，追究责任。对确实无法收回的，需上报内控部和公司总经理审核，通过后才可以作坏账损失，冲销提取的坏账准备。金额达到10万，还需上报集团领导、CSST总部审批。 (关键控制活动:OR_8.7) 8.4 其他应付款的管理 财务主管审核其他应付款记账凭证，检查相关的支持性文件(例如发票、入库单、或等等)是否真实，审批手续是否完整，入账时间和金额等是否正确等。 (关键控制活动:OR_8.8) 8.5 逾期其他应付账款管理 会计每季度编制《其他应付款账龄分析表》，对于逾期应付未付账项，分析逾期未付款带来的风险，递交财务经理和总经理审核。 (关键控制活动:OR_8.9)