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行政办公用品#管理

制度

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第一章   总则

一、 目的 

为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的

规范

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化管理，控制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。

二、 适用范围  

本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。

 

第二章   办公用品的分类

 

一、行政办公物品的分类

行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。

办公固定资产：使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在2000元及以上的各种办公家具及办公设备。

办公低值资产：指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在2000元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。

办公用品：使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

 

第三章   行政办公物品的管理职责

 

一、行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责

行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：

1.供应商选择及管理；

2.组织各部门行政物品管理程序监控；

3.年度、每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；

4.行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；

5.配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责日常维护和修理。

二、部门资产负责人的主要职责：

认真贯彻执行公司的资产管理制度；

部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产；

三、资产使用人的主要职责：

应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。

 

第四章   行政办公物品采购

一、办公用品的采购采用集中采购定量供应的办法

1.集中采购由行政管理部负责并管理。

　　2.集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸，计算机消耗的磁盘，打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒，日记本、各类笔墨等。

　　3.实行定期计划批量采购供应。即每月______日前各部室向人事行政管理部提报当月所需用品计划，由行政管理部统一采购。

　　4.特殊办公用品可以经人事行政管理部门同意授权，各部门自行采购。

　　5.各部门或班组若临时急需采购办公用品，由部门或班组专人填写“办公用品请购单”，并在备注栏内注明急需采购的原因，经班组负责人审定同意后，交人事行政管理部审批同意后，实施采购任务。

　　6.必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。

　　7.结算办法。综合办公室根据各单位办公用品领用数量及单价，编制明细表经确认后报财务划转。

二、办公类服务采购

办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片等服务类的采购。

1、人事行政部进行货比三家的

方法

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进行询价后按程序选择服务供应商。

2、各部门有对外宣传品、印刷品、名片印制需求的，经主管领导审批后在公司行政部公布的服务供应商范围内选择。

三、办公资产采购

办公资产采购计划

各部门需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。

1、实施采购

行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。

2、验收

行政人事部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由人事行政部统一保管。

第五章  办公用品的分发领用

1.填写领用单

各部门领用办公用品需填写“办公用品领用单”，一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发办公用品的台账登记。

2.核对登记

接到各部门的两份“办公用品领用单”之后，有关人员要进行核对，并做好登记，然后再填写一份“办公用品分发通知书”交发送室。

3.办公用品分发

发送室进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。

4. 登记存档

用品分发后应做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同“办公用品分发通知书”转交办公用品管理室记账存档；另一份“办公用品分发通知书”连同分发物品一起返回各部门。

 

第六章 办公物品的管理

一、办公用品的配发

1.各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。

2.办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。

3.员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。

二、办公资产的管理

1.资产调拨

部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。

2.资产报废

由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。

3、资产的租用、出租和外借

公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。

公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行政人事部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。

4.办公资产的日常维护、维修

（1）行政人事部是办公资产日常维护、维修的责任部门。

（2）行政人事部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。

（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备维修申请表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政人事部不予受理。

行政人事部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维修、更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》，资产使用部门负责人签字确认。

（4）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。

（5）由于人为原因造成办公资产损坏，需按照物品的原价进行赔偿。

5.办公资产的年终盘点

1.年终资产清查由行政部对各部门进行实物清查，丢失的办公资产由丢失部门按照原值赔偿。资产清查结束后，由行政部将年终清查

报告

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上报公司领导。

2.办公物品丢失、损坏属于过失人责任的，过失人应承担相应的赔偿责任。

3.各部门负责人要调离本部门时，人事行政部要及时通知办公室，办公室根据办公资产台账清点调出人负责部门所使用的资产。有短缺者，按物品原价赔偿，待办理完办公设备移交手续后，方可调离本部门；一般员工调离本部门，由部门主管负责该员工使用资产的移交，由人事行政部协助完成。

附则

     度由公司人事行政部负责制定、解释。修订并实施监督。

  本制度自颁布之日起执行。

附件

表格

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：1.办公用品一览表

          2.办公用品统计表

          3.办公用品申领单

          4.办公用品采购单

          5.办公设备采购申请单

 

 

 

 

办公用品一览表

办公用品名称

规格

单位

单价 （元）