长期出差人员管理

制度

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 出差管理规定 
     目的： 
     为

公司出差管理，明确差旅费报销，特制定本规定。 
     总原则：提倡节约，反对浪费，又不损害公司形象；超额自理，节约归己；通过信息沟通和周密降低费用。 
     一、出差审批规定 
     公司各部门人员因业务、会议、学习、考察等事项需要出差时须经上级批准后方可出行，除经常性出差的司机、销售、采购人员外，其他人员出差须填报《出差申请表》，经部门经理批准后方可出差。 
     公司部门经理及以上级别高层管理人员因业务、会议、学习、考察等事项需要出差，须填报《出差申请表》，经主管副总和常务副总或总经理批准后方可出差。 
     《出差申请表》中须明确填写：“部门、申请人姓名、出差时间、出差地点、出差事项和工作要求”以上内容要认真填写，《出差申请表》作为差旅费报销凭证，财务部存档。 
     各类会议、学习、考察出差回公司后，要形成书面汇报材料，报部门和公司分管领导，必要时抄报人力资源部存档。 
     二、差旅费预支程序： 
     1、凡因业务、会议、学习、考察等事项需要出差的人员，可根据出差的时间、地点到财务部预支相应的差旅费。 
     2、预支差旅费程序：出差人员填写《借款单》→部门经理审核签字→（主管副总）和常务副总批准→财务部审核付款。（批准人员外出时，如有紧急事项需借款且前期报销票据结算审核完毕时，可由其他书面委托人或总经理直接签批借款） 
     3、已预支过差旅费的出差人员回公司后，必须在3日之内到财务部填报结算，逾期不结算者（不含批准后的时间），财务部应在当月发工资时按20元/天扣罚（最多200元），。财务部应定期清帐、查核借款情况、通知本人和单位负责人。 
     4、超标准住宿需事先申请，报销时经部门经理审查、签署意见后报（常务副总）总经理批准报销。 
     5、《借款单》中要明确“单位名称、借款人、借款事由、经由地、目的地、借款金额、预计还款时间等”事项，《借款单》作为原始凭证，由财务部归档。 
     四、差旅费审批报销程序 
     1、根据财税要求，无论单据是否与报销标准符合，出差人员填写《费用》时应附上所有单据，包括住宿发票（但不以住宿发票金额计算报销款）。未附上住宿发票的不予报销住宿费。 
     2、非差旅费项目开支如：招待费、礼品费等费用单据不能粘贴在《费用报销单》上报销，需由总经理事先批准开支标准、在财务审核后的单据上签字、单列报销。 
     3、报销流程：出差人填单签字→部门经理审核签字→财务部审核→（主管副总和）常务副总批准→财务部报销付款。 
     4、超标准住宿，需经部门经理审查、签署意见后报（主管副总和）常务副总批准报销。 
     五、各项报销、补助标准 
     1、公司各部门人员因公出差可乘坐客车硬座或火车硬座等交通工具，夜间乘车连续10小时以上的可以乘硬卧，往返的交通费用实报实销。 
     2、公司中层以上人员因公出差可乘坐客车硬/软座或火车硬/软座，夜间乘车标准同上，往返的交通费用实报实销。 
     3、根据工作需要和事先申请，副总经理以上高层干部可乘坐飞机或软卧（夜间乘车连续10小时以上），往返的交通费用实报实销。 
     4、符合夜间乘硬卧标准而未乘硬卧的，按100元/（中层以上）、40元/（一般人员）予以补贴，同时取消当日住宿补贴 
     5、住宿、餐饮、市内交通实行分类、分项包干补贴，具体标准如下。 单位： 元/天 
          注：1、计划单列城市为：大连市、青岛市、宁波市、厦门市、深圳市 
     2、中层以上干部为：按公司文件任命的车间主任、部长及科长、工程师以上技术人员、暂缺部门主管。 
     3、住宿天数按实际住宿时间计算；餐补根据出差实际时间细分到每餐进行补助。 
     4、市内交通费补助界定为：自带车辆的不享受市内交通费补助；不是自带车辆的业务员出差，从到达目的地的当天起按整数天数计算。 
     5、同一地点长期出差（包括学习、培训等）的，出差报销标准视培训通知等实际情况制定，事先申请确认，保留培训通知等相关依据，附在报销单据后报销。 
     6 、到邹平县或到当日可往返的邻近地区的出差人员，只对实际发生的中餐或晚餐进行补助，同时取消公司的工作餐补助。邹平县内的交通补助减半，邹平县外的按第5条第4项标准。 
     六、其他 
     1、因公出差人员在出差过程中乘出租车不报销，特殊情况需事先申请、（常务副总）总经理特批后方可按（常务副总）总经理签字报销。 
     2、出差公务行程均视为工作时间，不报销加班费，必要时可安排调休。 
     3、出差人员的与公务无关的绕行车船交通费用自理。 
     4、享受提成的业务人员按提成规定，不享受上述补贴和报销待遇。 
     5、出差时有中途上车、特殊地区、特殊时间、无规范的（计算机）打印票据情况时，参照本规定附件：《无规范票据地区的车票报销标准》报销。该标准由财务部组织2个以上部门人员了解、核查实际情况，随时补充修订，签字确认或更改附件中的报销标准。 
     6、本规定中的未及事项，由常务副总酌情处理，必要的重大事项报总经理处理。 
     7、本规定自08年2月16日起执行。（16日后出差的即可执行本规定，之前已在外出差员工的费用报销仍按原规定执行，待下次出差时执行本规定） 
          财务费用报销流程 
     为加强公司内部管理，保持工作的规律和连贯性，根据实际运行情况特对报销流程作如下规定： 
     第一条 采购付款报销流程 
     1、若有供货商发票未到而需先付款的，应先填写采购申请单，注明材料名称，规格型号，数量，估计价格，金额，运费、供货单位及付款方式(现金、支票、电汇等)，并由部门主管签字确认，交相关部门副总经理审核落实，由财务总监审核签字认可，并由总经理签字同意，方可向财务部办理借款手续并支取款项(现金或支票等)； 
     2、采购完成后采购员应在一周内报账，采购员持有效单据到财务部结算，即必须附有正确及有效的票据来证实支出，收据、发票必须是正本，并加盖对方公章，复印件、白条将不予受理，采购员采购时应尽可能要求供应商开发票（注：若不能取得收据原件应取得收据传真并同时注明该传真件与原件同具法律效力），交回财务部，以便财务做账。 
     第二条 借款报销流程 
     1、因工作需要向公司暂支借款，需先填写借款单，借据中需标明借款日期、借款金额、借款用途及借款人本人签字。其中借款金额大小写须相符，且借据表面不得涂抹。旧账未清应先核销旧账，否则不可以再借款。 
     2、借款人将填好的借据交由借款人所属的部门经理签字，部门经理需问明借款缘由，确认用途妥当后方可签字审批。 
     3、借款人将部门经理签字后的借据交由财务会计审核后再交相关部门副总经理确认落实，并由财务总监签字审批，总经理签字后视为财务部可以支付该款项。 
     4、财务部出纳员看到签批手续齐全的借据后，方可付款。如有一项签批手续不全，出纳员不予支付。 
     5、借款人需保证在借款之日起一周内报账还款(出差人员则在回公司后一周内结清，对于异地出差人员补充借款应填写借款单，并以传真的方式发回公司，但必须注明：原件与传真件同具法律效力，同时必须把前期的费用报销单据连同借款单一并邮回公司，否则不予报销并承担经济责任，另外对于营销人员借款参照《营销人员薪酬管理办法及费用管理》执行，如需延长时限，应提前通知财务部，无理由的延期还款，财务部有权按每逾期1天，扣除报销总额的5%，超2天10%，依次类推。结算方式：以现金归还或报销单抵扣。 
     第三条 日常费用报销流程 
     1、因工作需要购买物品，需先填写采购申请单(办公用品将由行政部统一在月底统计物品种类、数量，编制月度采购计划)，经财务总监和总经理审核同意后方可采购； 
     2、购买物品后需先填写报销单(确保提供正规发票等)，经部门经理确认、财务会计审核、财务总监审批，并由总经理签字同意，方可向出纳支取款项。 
     3、出差人员回公司后，出纳应及时提醒、督促报销。一周内必须完成报销工作。 
     报销内容：按出差管理制度执行。有关请客送礼需预先报请财务总监确认，然后由总经理签字方能实施。 
     报销单填写：写明出差时间、报销内容、金额等，并由部门经理签字确认。 
     4、粮繁加工部的临工工资报销须在一周之内呈报派工单存根联和相应的入库单据，以便会计审核，报销人员持有主管部门领导签字确认后的派工单报销联于每周五下午4：00后到财务部办理支付手续。经财务会计审核，财务经理复核，由部门副总经理签字确认并由财务总监批准落实后上报总经理签字批准方可支付。 
     5、日常种子、下角料等运杂费由承运人员持有效单据到财务部经财务会计审核，财务经理签字落实，并由财务总监签字确认后上报总经理签字批准方可付款。 
     6、报销人将原始票据（正规发票）粘贴规整后，填制费用报销单。费用报销单上需写明报销人、报销日期、报销人所属部门、报销事由、后附单据数量及报销金额。其中报销金额大小写须相符，且费用报销单表面不得涂抹。 
     7、填好的费用报销单需先交由报销人所属部门经理审核，部门经理应确认各项费用为应该发生，方可签字。另外对于营销人员费用报销参照《营销人员薪酬管理办法及费用管理》执行。 
     8、部门经理审核签字后，报销人将报销单交至财务部，由财务会计审核签字并由财务经理签字确认。财务部审核应本着以下原则： 
     (1)、审核单据粘贴是否规范，字迹有无涂抹； 
     (2)、审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额相符； 
     (3)、审核各项费用发生是否切合实际，有无虚报、多报；（参照费用报销制度） 
     (4)、审核签批手续是否齐全。 
     若以上三条有一项不符合规定，财务部有权将该报销单退还报销人，要求其重新填写。 
     9、财务会计将财务部复核后的费用报销单，上报相关部门副总经理、财务总监及总经理签字审批，总经理签字后视为同意财务部付款。上报时间：每星期二、星期五。 
     10、会计将签字审批手续齐全的费用报销单交至财务部，要求出纳员通知报销人并给予付款。出纳员看到审批手续齐全的费用报销单方可向报销人付款，同时，报销人在领款凭证上签字。如有一项手续不全，出纳员不予支付。报销时间：星期二、星期五下午4：00以后。 
     11、其他报销内容和要求参照相关规定。 
     附 则 
     第四条 此制度未涉及事项，暂按总经理的意见核定报销，之后由财务部对该制度进行补充及完善； 
     第五条 本制度解释权归公司财务部。 
     附： 
     原始凭证粘贴整理办法 
     为了规范报账，提高工作效率，减少台前等候时间，也便于日后查账，现将报账过程中原始凭证的粘贴要求和方法介绍给大家，请来财务部报账的同志提前按下列要求做好相关工作。 
     1、票据分类。对于集中较多的同一类型票据要先按照内容进行分类，如办公用品、资料费、市内交通费、差旅费、设备维修费等，按照类别分别粘贴。其中差旅费的票据还应按照差旅费报销单中的项目再次分类，单独粘贴，附到差旅费报销单后边； 
     2、将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴纸装订线内侧和粘贴纸的上、下、右四个边依次均匀排开横向粘贴，避免将票据贴出票外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订要求； 
     3、如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先大后小或者先小后大的顺序粘贴； 
     4、票据比较多时可使用多张粘贴纸；<