行政管理篇

行政

管理制度

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汇编

 

 

印信管理

 

一、印信是指公司及公司各部门公章、财务专用章、公司负责人名章、合同专用章（以下统称印章）及介绍信、证明信、营业执照等。

二、印信由公司办公室指定专人管理，财务专用章、公司负责人名章或财务负责人名章由财务部本着相互牵制的原则统一保管。

三、使用印信要按照以下程序办理：

（1）签定合同、协议及意向书时，使用人必须在填写《公章使用登记表》后，在印章保管人处盖章。

（2）办理委托书、证明、银行开户时，使用人填写相关表格后，须由相关负责人审核并填写《公章使用登记表》后盖章。

四、印章管理人员不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。

五、印信管理部门将加盖印章的文本备存一份复印件。

六、公司营业执照、各类许可证、组织机构代码证、税务登记证等不得随意复印，原件不得随意带出或长时间放置在使用人处。

   

 

 

 

公文管理

 

一、公文管理是指收文、文件撰写与发文。

二、办公室文员收文依下列程序处理：签收、登记、分阅、承办、催办。

三、参加政府部门会议带回的文件材料交公司办公室按收文程序处理。

四、文员对传阅的文件要及时收回。收回时要在丈件登记表上予以注销。

五、公文撰写：

1、 公司常用公文种类为：

、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等。

2、 以公司名义向政府部门呈报的请示、报告及公司有关人、财、物方面的重要决定，发文字号为：富字[  年]第  号。

3、一般工作联系和业务往来采用便函，按年度编流水号。

4、公司办公例会会议纪要编号为：富纪字[ 年]第 次。

5、公文

按国家的标准执行。

六、公文制发程序：

1、批复、通知、通告、函、会议纪要类：主办部门拟稿并审核，报总经理／董事长签发，办公室负责登记、编号、封发。

2、请示、报告类：主办部门拟稿并审核，交办公室文员，由办公室文员报总经理／董事长审批，返回登记后交相关部门执行。

3、公司的正式发文需经公司总经理／董事长审批后签发。

会议管理

 

一、公司会议主要由公司办公例会、日常工作会议、公司成员代表大会、公司年度工作会等组成。

二、公司办公例会由公司办公室负责做好会议记录，会后应整理、发布《会议纪要》。

三、会议纪要的形成与签发：

1、公司办公例会会议纪要、决议，由办公室整理成文，办公室根据会议内容的需要在限定时间完成纪要和决议的整理和下发工作。

2、会议纪要应有发文号，发放时填写《文件收发记录表》由接收人签收。

3、会议纪要分类存档，并按重要程度划分保存期限。

4、会议纪要作为公司的重要文件，应发至参加会议的全体人员，以便对照、核查、落实。

四、会议通知由办公室负责发出。如会议需要撰写会议纪要，由会议召集部门撰写完毕报有关人员及办公室。

五、参加办公例会的员工无特殊原因不能请假，请假需经直属领导批准。

六、《会议纪要》属公司内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。

七、参会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，手机应调整为震动或者关机状态。

 

档案管理

 

一、档案是指本公司过去和现在，在从事经营、管理、文化等活动中形成的对公司和公司有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

二、案卷质量按国家标准执行：

1、案卷必须遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的联系，区分保管价值。

2、卷内文件材料按照批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，依据材料在后的顺序排列。

3、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷；案件文件应放在结案年立卷。

4、卷内文件材料按时间顺序排列。收文时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸、发文底稿。

5、案卷封面题名应准确地反映出卷内文件材料的内容。

6、案卷卷首为“卷内文件目录”。卷内文件没有题名的，由档案人员根据内容拟写标题；会议记录应填写主要内容。

7、卷内文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸；破损的文件要进行裱糊。

8、案卷备注表应写明立卷人、审核人姓名、时间，以示负责。

三、办公室定期根据公司制定的归档范围将上一年度酌文件归档，任何人不得将资料据为已有。

四、严格执行档案借阅制度。借阅档案者不准翻阅或抄写与查档无关的档案内容；不准对档案内容涂抹拆散；借阅档案必须于一周内及时归还，如果时间不够可以办理续借手续。

1、借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全，要做好保密工作，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、转借或损坏，否则追究当事人责任。

2、有下列行为之一，据情节严重给予处罚，若构成犯罪依法追究刑事责任：

    1)毁损丢失或擅自销毁企业档案；

    2)擅自向外界提供、抄摘企业档案：

    3)涂改伪造档案；

    4)管理不善的档案管理者：

    5)未按手续就借阅、外带者或越级查阅者。

五、失去保存价值的档案由公司总经理／董事长批准方可销毁。销毁由二名以上档案管理人员共同进行。

六、按照规定使用公司内部单据，不得违规对单据进行涂改，单据填写不得字迹潦草或出现填写错误，部门设立专人对本部门各项材料进行管理，保证存放整齐有序，齐全完整，并按照有关规定进行归档。

 

 

 

外事接待

 

一、公司来宾及公司领导接待工作除由公司总经理或其他高级管理人员亲自接待以外，其余由办公室负责安排接待工作。

二、接待工作必须按照公司的有关规定和统一部署安排办理。

三、接待工作的基本原则是：认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机密。

四、接待程序：  

1、上岗着装整洁、服装得体大方，按照领导要求圆满完成服务接待任务。

2、对来客要文明礼貌，做到热情接待、耐心回答，语言亲切，细心观察客人要求，做到来客满意。

3、不擅自离岗或做与工作无关的事；坚守岗位，服务规范，服从指挥。

4、填写好接待记录，做好接待后用品清点和卫生清理工作，对工作尽职尽责。

 

 

 

 

 

 

 

物品管理

 

一、办公室负责公司办公用品、办公家具、办公设备、低值易耗品、通讯设备、文印材料及其他材料的采购、保管与发放、电脑及附属设备的购置与管理由办公室设专人负责。

二、使用人员在使用办公设施时，应严格按使用要求进行操作，并做好日常维护。在使用过程中出现故障时，应及时通知公司办公室组织维修。在保管过程中发现设备附件或设施丢失，必须立即通知主管部门组织追查。

三、因办公设施不能满足工作需要或因损坏而不能修复时，按照财产的分类办理报废手续。

四、公司各部门将下月所需办公用品提前报至办公室，办公室根据实际用量和库存情况制定购置预算

，经总经理／董事长批准后购置。

五、特需办公用品、低值易耗品和通讯设备，须经总经理／董事长批准，由办公室负责购置，然后记入备品保管帐目。

六、办公用品月初采购，并在每月5号以前发放至各部门。

采购程序：

(1)每月25号由办公室发放《办公用品申购表》，各部门根据工作需要认真填写。 

(2)各部门在每月的最后一个工作日之前 把《办公用品申购情况统计表》报至办公室，办公室根据《申购统计表》汇总情况制定出《采购清单》报总经理／董事长审批。

(3)总经理／董事长签字后，办公室按《采购清单》进行采购。

七、备品仓库设专人负责，备品入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记上帐。未办入库手续，财务一律不予报销。

八、备品保管实行“两清、两齐、三一致”，即材料清、帐目清、摆放整齐、库房整齐，帐、卡物一致，做到日清月结。

九、各部门在领用办公用品时，要认真填写《出库物品领取登记表》。

十、各部门调离人员需有办公室的办公用品交接手续，办公室负责收回公司调离人员的办公用品。

十一、办公室建立公司固定资产总帐，对每件物品要进行编号登记。每月中旬 对办公用品进行盘点，按照规定制做台帐

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

驾驶员管理制度

 

一、驾驶员要树立安全第一、防范为主的思想，精心维护车辆，服从领导安排。驾驶员出车一律按派车单执行任务。

二、驾驶员非因公出车，一律按出私车处理，扣罚工资100元。如造成车辆损坏和交通事故损失，除保险赔偿外，其余损失均由驾驶员个人承担。

三、驾驶员工作期间禁止喝酒，休息时间不准酗酒。凡酒后驾车出现交通事故，一律辞退。所造成的一切后果，责任均由驾驶员个人承担。

四、车辆在正常工作期间发生车辆事故，驾驶员在报告公安部门和保险公司的同时，应立即报告本单位主要负责人。发生交通事故负有主要责任以上的，扣罚工资100-1000元，直至辞退。

五、驾驶员岗位标准：