第 3 章 办公中文档的高级应用
教学目标
了解大纲视图的特点和域的概念
掌握邮件合并的使用方法和文档审阅以及修订的方法
熟练掌握
的编排、科研论文公式的制作方法、脚注和尾注的添加、样式
的使用、论文目录的制作等
教学内容
长文档的编排
邮件合并及域的使用
文档审阅与修订
实训
3.1 长文档的制作
在高级办公应用中,往往会遇到一些论文、课题以及著作等都是长文档的编排。长文档编
排的复杂之处在于它要求的
比较统一,而且还可能包含一些目录、公式和科研图表的制
作等。
3.1.1 制作长文档的实例
本实例为一篇论文的制作,从这篇论文的制作过程中可以学习长文档的编排特点和制作方
法。实例效果如图 3.1 所示。
在本例中,将主要解决以下问题。
(1) 如何录入论文的标题、摘要和关键字。
(2) 如何设置标题的级别,并为其添加多级编号。
(3) 在标题下录入正文内容并设置其格式。
(4) 为文本插入脚注。
3.1.2 操作步骤
在编写论文时,通常是先写论文的题目、摘要、关键字,列出论文的各级标题,然后在各
级标题下再输入正文,最后再为论文做目录。
在本实例中,首先录入论文的题目、摘要、关键字和各级标题,如图 3.2 所示。
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图 3.1 排版后的论文效果图
图 3.2 首先录入的论文标题、文本
1.利用大纲视图设置小标题的多级编号
通常情况下,论文内有许多不同级别的小标题,每个小标题必须有编号,这些编号逐个输
入会比较麻烦,并且如果中途想修改论文内容而增删小标题时,后面的小标题编号必须重新输
入。如果能够自动进行多级编号,不管如何增减内容,编号都会自动调整,那就能够大大提高
论文排版的效率。
第 3章 办公中文档的高级应用
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Word 里提供了自动多级编号的功能,为了准确地设置多级编号,把视图切换到大纲视图,
大纲视图可以将文件按标题的层次进行显示,它在长文档的组织和维护时非常方便。具体操作
步骤如下。
(1) 选择“视图”→“大纲视图”命令,将文档切换到大纲视图下,此时页面上会出现一
个“大纲”工具栏,如图 3.3 所示。
图 3.3 “大纲”工具栏
(2) 将各级标题从高到低进行级别设置。设置的方法如下:先选中所有的标题,单击工具
栏上的“提升到标题 1”按钮 将其全部设置为 1 级,然后按照层次单击“降级”按钮逐级设
置,最后在“显示级别”处选择“显示级别 2”,此时大纲视图中出现的是所有的标题,设置
完毕后如图 3.4 所示。
图 3.4 在大纲视图下为标题设置级别
(3) 设置多级编号。本文中的标题共两个级别,我们规定把它的第一级别设置为“一、
二、…”,第二级别设置为“1、2、…”。选中所有标题,打开“项目符号和编号”对话框中
的“多级符号”选项卡,如图 3.5 所示。
图 3.5 “项目符号和编号”对话框中的多级符号
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这时,发现没有符合要求的编号,选择其中一种,单击“自定义”按钮,打开如图 3.6 所
示的对话框。首先在“级别”中选择“1”,在“编号样式”中选择“一,二,三…”,此时
“编号格式”文本框中出现“一.”,将“.”删除,输入“、”,如图 3.7 所示。
图 3.6 “自定义多级符号列表”对话框 图 3.7 1 级编号修改后的样式
然后在“级别”中选择“2”,如图 3.8 所示,在“编号样式”中选择“1,2,3,…”,
此时“编号格式”文本框中出现“一.1.”,将“一.”和“1.”中的“.”删除,再输入“、”,
如图 3.9 所示。
图 3.8 2 级编号修改前的样式 图 3.9 2 级编号修改后的样式
单击“确定”按钮,返回到“项目符号和编号”对话框中确定,这时,多级编号就设置好
了,如图 3.10 所示。
图 3.10 添加多级编号后的标题
(4) 将文档切换到页面视图下,如图 3.11 所示。
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图 3.11 页面视图下的多级标题效果
2.使用样式修改小标题文字的格式
将文档切换到页面视图以后,会发现小标题字体很大,与文章的格式不符合。如果逐个地
设置会很麻烦,虽然用“格式刷”能提高效率,但“格式刷”中的格式不能保存,所以如果文
档关闭后,想增加标题仍需要重新设置。
Word 中提供了“样式”功能,设置一个样式可以直接套用,以后还可永久保存。下面将
本论文中的标题样式进行修改,操作步骤如下。
(1) 打开“样式和格式”任务窗格。选择“格式”→“样式和格式”命令,打开“样式和
格式”任务窗格,如图 3.12 所示。此时格式列表里显示了该文档使用的所有格式。
图 3.12 带“样式和格式”任务窗格的页面
(2) 修改“标题 1”和“标题 2”的样式。打开任务窗格中“标题 1”右面的下拉菜单,如
图 3.13 所示,选择“修改”,打开“修改样式”对话框,将字体格式改为黑体,小四号字,
段落格式改为段前段后间距为 0,行距为单倍行距,修改完如图 3.14 所示。单击“确定”按钮,
则所有的标题 1 级别的内容都按照这个格式进行了修改。
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图 3.13 “标题 1”样式的下拉菜单 图 3.14 “修改样式”对话框
(3) 重复上面的操作,把标题 2 也修改一下,修改格式如下:楷体,小四号字,段落格式
和标题 1 一样。至此,所有的标题格式修改完毕,效果如图 3.15 所示。
图 3.15 标题格式修改后的效果
3.输入论文的内容
论文的题目和标题输入后,就可以输入论文的内容了。论文内容的输入方法同第 2 章中介
绍的文本输入方法一样,在论文的某个标题后按 Enter 键换行,一般情况下,会自动地变成“正
文”级别。文本内容输入后,默认情况下是宋体、五号字,如图 3.16 所示。
使用上面的论文输入方法输入所有的论文内容。如果要改变正文内容的格式,例如,将正
文文本的字号改为小四号字,也要使用“样式”修改,方法和修改“标题 1”的方法一样,在
此不再赘述。论文的正文完全输入和修改后,如图 3.17 所示。
4.插入页码和脚注
为了方便论文内容的查阅和记录,一般的论文都要添加页码。插入页码的方法和第 2 章中
第 3章 办公中文档的高级应用
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介绍的方法一样,选择“视图”→“页眉和页脚”命令,切换到页脚区,插入页码即可。
图 3.16 在标题下输入正文内容
图 3.17 论文的正文全部录入后的效果
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该论文中还出现了两处脚注,分别在“蠕虫”和“木马”文本处。对“蠕虫”文本的脚注,
先将光标定位在“蠕虫”的文本后面,选择“插入”→“引用”→“脚注和尾注”命令,打开
如图 3.18 所示的对话框。选择“脚注”,在编号方式处选择“每页重新编号”,单击“插入”
按钮即可插入相应的脚注。
其他的脚注和上面的步骤相似,效果如图 3.19 所示。
图 3.18 “脚注和尾注”对话框 图 3.19 插入脚注后的页面
说明:如果想删除脚注或尾注,不要直接删除脚注或尾注的内容,应该在脚注或尾注的插入处
将编号删除。
5.论文中目录的制作
有的论文写得比较长,为了方便查阅,在文章正文前面应该有一个目录。Word 可以自动
搜索文档中的标题,建立一个非常
的目录,操作时不仅快速方便,而且目录可以随着内容
的变化自动更新。
目录的生成是建立在标题的文本样式上的,必须是标题级别才能够生成目录,也就是说,
如果标题的样式是除“标题 1、标题 2……标题 9”之外的样式,则生成的目录里不会出现该
标题。
(1) 制作目录的方法。以本论文为例,制作目录的操作步骤如下。
① 将光标定位在文章正文的最前面,选择“插入”→“分隔符”→“分节符”→“下一
页”命令,重复插入两个下一页类型的分节符。此时论文题目和正文之间就多出一页空白页。
② 在空白页最上面输入“目录”两个字,设置段落居中,在“样式”中选择“清除格式”
将“目录”设置为普通文本。选择“插入”→“引用”→“索引和目录…”命令,在打开的“索
引和目录”对话框中选择“目录”选项卡,如图 3.20 所示。
③ 根据需要可以选择是否要页码、页码是否右对齐,并可以设置制表符前导符号、目录
格式以及目录层次。通常情况下,论文要制作三级目录,没有特殊要求时,以上设置一般使用
默认值即可,设置完毕后单击“确定”按钮。
说明:域是 Word 文档中的内容发生变化的部分,或者文档(模板)中的占位符。最简单的域如
在文档中插入的页码,它可以显示文档共几页,当前为第几页,并且会根据文档的情况
自动进行调整。其他常用的域还有:文档创建日期、打印日期、保存日期、文章中利用
“插入”→“日期”命令输入的日期等时间信息,文档作者与单位、文件名与保存路径
第 3章 办公中文档的高级应用
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等文档信息,段落、字数等统计信息,以及本节用到的索引与目录等。
利用域还可以在文档中插入某些提示行文字和图形,提示使用者输入相应的信息,例如
有些信函模板中的提示文字“单击此处输入收信人姓名”等。
图 3.20 “索引和目录”对话框
此时,系统将会自动插入目录的内容。如图 3.21 所示,灰色的底纹效果表示目录是以“域”
的形式插入的,该底纹在打印预览和打印时不起作用。
图 3.21 目录的制作效果
(2) 目录的使用技巧。
① 设置目录底纹不显示。如果不希望目录有底纹,可以通过选择“工具”→“选项”命
令,打开“选项”对话框,在“视图”选项卡中,从右上部的“域底纹”框中选择“不显示”
或“选取时显示”项来设置目录底纹的显示情况。
② 目录的使用。目录除了是一个检索工具外,还具有超级链接功能。当使用者按 Ctrl 键
的同时将光标移动到需要查看的标题上,光标将会成为小手状,此时单击鼠标左键,系统会自
动跳转到指定内容位置。从这个意义上来讲,目录也起到了导航条的作用。
③ 目录的返回。从目录跳转到文档中的某个位置后,系统一般会自动出现“Web”工具
栏。单击“Web”工具栏上的“返回”按钮,系统自动跳转到原来目录位置。
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④ 目录格式的设置。目录插入以后,其格式是可以进行再次设置的。选中目录区的全部
或部分行后,就可以对其进行字体和段落排版,排版方法和普通文本一样。
⑤ 目录的更新。更新目录的最大好处是,当文章增删或修改内容时,会使页码或标题发
生变化,不必手动重新修改页码,只要在目录区单击鼠标右键,从弹出的如图 3.22 所示的环
境菜单中,选择“更新域”命令,然后在如图 3.23 所示的“更新目录”对话框中,根据需要
选择“只更新页码”或“更新整个目录”(选择此项,则当修改、删减标题时,不仅页码更新,
目录内容也会随着文章的变化而变化),最后单击“确定”按钮即可。
更方便的是,如果选择“工具”→“选项”命令,在打开的“选项”对话框中选中“打印”
选项卡,并在“打印选项”区域中选中“更新域”复选框,则系统会在每次打印时自动更新域,
以保证输出的正确。
⑥ 目录的删除。选中目录区后,按 Delete 键即可将目录删除。
至此,论文排版的操作就全部完成了,效果如图 3.1 所示。
图 3.22 目录对应的环境菜单 图 3.23 “更新目录”对话框
3.1.3 主要
1.文档结构图的使用
文档结构图是一个独立的窗格,能够显示文档的标题列表。使用文档结构图可以对整个文
档进行快速浏览,同时还能跟踪标题在文档中的位置。
选择“视图”→“文档结构图”命令,打开文档结构图窗格,如图 3.24 所示。
图 3.24 使用文档结构图进行浏览
第 3章 办公中文档的高级应用
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文档结构图窗格和大纲视图有点相似,在任意一个标题上单击鼠标右键,可以选择显示标
题的级别数,也可以展开和折叠标题的列表,还可以在文档结构图窗格中单击某个小标题,右
边的编辑区就会显示相应的文档内容。
关闭文档结构图,只需再次选择“视图”→“文档结构图”命令即可。
2.公式的制作
在论文中,经常会出现各种数学、化学公式或表达式。公式常常会含有一些特殊符号,例
如积分符号、根式符号等,有些符号不但键盘上没有,在 Word 的符号集中也找不到,并且公
式中符号的位置变化也很复杂,仅用一般的字符和字符格式设置无法录入和编排复杂公式。利
用 Word 提供的 Microsoft 公式 3.0,可以实现论文中各类复杂公式的编排。
(1) 启动公式编辑器。在 Word 中,单击“插入”→“对象”命令,在打开的对话框的“对
象类型”列表中选择“Microsoft 公式 3.0”选项,然后单击“确定”按钮。如图 3.25 所示,
屏幕上会显示出公式编辑窗口,窗口中显示出“公式”工具栏,同时在文档中出现一个输入
框,光标在其中闪动。输入公式时,输入框随着输入公式长短而发生变化,整个表达式都
被放置在公式编辑框中。窗口处于公式编辑状态时,菜单栏也跟着发生改变。
图 3.25 公式编辑窗口
公式编辑器启动后,Word 窗口将变为公式编辑器窗口,菜单项将发生变化。同时,窗口
中将显示出“公式”工具栏,它可以细分为“符号”和“模板”两个工具栏。
① “符号”工具栏。“符号”工具栏位于“公式”工具栏的上方,它为用户提供了各种
数学符号。“符号”工具栏包含 10 个功能按钮,每一个按钮都可以提供一组同类型的符号。
各按钮的名称如图 3.26 所示。
② “模板”工具栏。“模板”工具栏是制作数学公式的工具栏,提供了百余种基本的数
学公式模板,例如开方、求和、积分等,分别保存在 9 个模板子集中。当单击某个子集按钮时,
各种模板就会以微缩图标的形式显示出来。各按钮的名称如图 3.27 所示。
图 3.26 “符号”工具栏 图 3.27 “模板”工具栏
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由于输入默认的公式符号尺寸比较小,所以,通常情况下要先对公式的尺寸进行设置,设
置方法如下:选择“尺寸”→“定义”命令,打开“尺寸”对话框,如图 3.28 所示。在这个
对话框里,可以对公式的任何一个类型的符号进行字号大小的设置。设置完毕后,单击“确定”
按钮即可。
(2) 公式编辑实例。制作一个如图 3.29 所示的数学公式。
2 20
d( , )
1- sin
F k
k
φ φφ φ= ∫
图 3.28 “尺寸”对话框 图 3.29 数学公式效果
下面通过本实例操作来说明公式的编辑过程,操作步骤如下。
① 将插入点置于要插入公式的位置,按照前面介绍的方法启动公式编辑器,出现“公式”
工具栏。
② 在输入框中输入“F(φ ,k)=”,其中“φ ”是这样输入的:单击“符号”工具栏中的
“小写希腊字母”按钮,选择其中的“φ ”,如图 3.30 所示。选取输入好的“F(φ ,k)=”,然
后选择此时窗口主菜单中的“样式”→“变量”命令,即可将其设为斜体效果,即“F(φ ,k)=”
效果。以下变量的斜体效果均用该方法设置即可。
图 3.30 “F(φ ,k)=”的输入
③ 单击“模板”工具栏中的“积分模板”按钮,选择定积分按钮。然后单击积分上限输
入框,输入“φ ”;单击积分下限输入框,输入“0”,再设为斜体,其效果如图 3.31 所示。
图 3.31 “积分模板”的使用
第 3章 办公中文档的高级应用
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④ 将光标定位在被积函数输入框,单击“模板”工具栏的“分式和根式模板”按钮,选
择如图 3.32 所示的分式按钮。这时在输入框中出现一个由分子、分母和分数线构成的分式结
构。单击分子输入框,输入“dφ ”。
图 3.32 “分式模板”的使用
⑤ 将光标定位在分母输入框内,单击“模板”工具栏的“分式和根式模板”按钮,选择
如图 3.33 所示的根式按钮。单击根式下的输入框输入“1-k2sin2φ ”,其中 k 的平方是这样输
入的:输完 k 后单击“模板”工具栏的“上标和下标模板”按钮,选择如图 3.33 所示的上标
按钮。单击上标输入框输入“2”;然后按下方向键→,使得光标位于 k2 之后,用同样的方法
输入 sin2φ 即可。
图 3.33 “根式模板”的使用
⑥ 输入完毕后,在空白区域单击鼠标即可退出公式编辑区。可以发现,单击公式时,周
围有 8 个控制点,也就是公式本身也是一个图形对象。可使用调整图片大小的方法(调整四周
的控制点)来调整公式的大小。
3.大纲视图的使用
Word 提供了几种不同的视图方式,各种方式具有不同的功能。一般使用比较多的是页面
视图、Web 版式视图和大纲视图,其中页面视图在制作打印文稿时,用来查看页面效果较好,
各种特殊效果的排版如页眉页脚、分栏效果、图文混排等只有在该方式下才有效;而 Web 版
式视图在利用 Word 制作网页时比较方便,它可以设置背景,利用主题,并且该方式下文本的
字体不论大小怎样,都能自动换行显示,非常适合在屏幕上查看文档效果。
大纲视图可以将文件按标题的层次进行显示,它在长文档的组织和维护时非常方便。在大
纲视图中,可以查看文档的结构,通过鼠标拖动来移动、复制和重新组织文本。
视图方式可以通过“视图”菜单进行选取,它们之间的切换也可以利用 Word 屏幕左下角
视图切换区中的有关按钮来进行。
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4.脚注与尾注
论文页码下端经常需要说明文中有关引用资料的来源(脚注),最后还要列出论文撰写时的
主要参考文献(尾注)。它们虽然不是论文的正文,但仍然是论文的一个组成部分,它们主要起
补充、解释、说明的作用,并且也是对原著人员知识产权的尊重。在 Word 中,脚注与尾注添
加方法的操作步骤如下。
(1) 先将光标定位在需要插入脚注或尾注的位置,也就是需要解释的文字处。
(2) 选择“插入”→“引用”→“脚注和尾注”命令,打开如图 3.18 所示的对话框,根据
情况选择是设置脚注还是尾注,选择相应的单选按钮,在对话框上可以选择脚注或尾注的编号
格式、起始编号以及编号方式等。
(3) 选择相应的格式后,单击“插入”按钮即可。脚注和尾注的效果分别如图 3.34、图 3.35
所示。
图 3.34 制作好的脚注效果 图 3.35 制作好的尾注效果
5.样式的使用
样式的使用除了前面论文中的修改样式之外,还可以新建样式和直接套用样式。
(1) 直接套用样式。打开“样式和格式”任务窗格,如图 3.36 所示,选定需要套用样式的
文本内容,然后从“样式和格式”任务窗格中的列表中选择需要设置的样式,单击即可将选取
的内容设置为预先设置的样式效果。
图 3.36 套用样式
第 3章 办公中文档的高级应用
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(2) 新建样式。如果直接套用系统的样式不能满足要求,可以建立新样式。操作方法如下。
① 在“样式和格式”任务窗格中,单击“新样式”按钮,打开如图 3.37 所示的对话框,
在其中可以自行设置样式。其中,在“名称”框里输入准备创建的样式名字,在“样式类型”
中选择是段落样式还是字体样式,单击下面的“格式”进行具体样式内容的设置。例如,可以
设置“文章正文”样式格式为中文楷体、四号字、加粗、首行缩进两个字符。单击“确定”按
钮即可完成“文章正文”样式的设置。
② 此时,制作好的样式会自动出现在样式列表框中,如果制作的样式的类型是段落样式,
把光标定位在要套用样式的段落里,单击即可使用;如果是字体样式,选择要套用样式的文本,
然后单击即可使用。使用后如图 3.38 所示。
图 3.37 “修改样式”对话框 图 3.38 套用样式后的文本
说明:使用样式的一个好处是,当样式修改以后,凡是套用该样式排版的内容都会自动随样式
的变化而变化。有人形象地把“样式”说成是“可以存储的格式刷”。但是当样式删除
后,套用该样式的文本也会回到原来的状态。
6.奇偶页不同的页眉、页脚设置
在很多科研论文中,奇数页和偶数页的页眉和页脚是不同的。例如,本例中奇数页页眉为
论文题目,页脚为页码,两者均为左对齐;偶数页页眉为论文的性质,页脚为页码,两者均为
右对齐。另外封面和目录页面不设置页眉和页脚,页码从正文开始。设置方法如下:
(1) 若想使封面和目录没有页眉和页脚,只要先在“页面设置”对话框的“版式”选项卡
中将“页眉和页脚”区域的“首页不同”选上,如图 3.39(a)所示,然后单独对首页设置或取
消页眉和页码的编排。由于封面和其他内容分别属于两个“节”,所以设置这两个节均为“首
页不同”,并且不设页眉和页脚即可。
(2) 若想使正文中奇偶数页页眉不同,操作时只要先在“页面设置”对话框的“版式”选
项卡中将“页眉和页脚”区域的“奇偶页不同”选中,如图 3.39(b)所示。然后再设置页眉页
脚,系统就会提示单独输入奇数页、偶数页的不同页眉和页脚。选择“视图”→“页眉和页脚”
命令,对论文正文设置奇偶页不同的页眉和页脚,如图 3.40(a)、(b)所示。
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(a) 设置首页不同 (b) 设置奇偶页不同
图 3.39 “页面设置”对话框中的“版式”选项卡
(a) 奇数页页眉
(b) 偶数页页眉
图 3.40 出现在奇数页和偶数页的不同页眉
3.2 邮件合并及域的使用
在办公过程中,办公人员有时要做大量格式相同的信封或邀请函,如果逐个地制作,既浪
费时间又容易出错。可以利用 Word 中的邮件合并功能实现制作多份格式相同的文件。下面通
过实例来说明邮件合并的使用方法。
3.2.1 制作会议邀请函的实例
本实例是某公司为客户制作的会议邀请函和相应的信封。邀请函和信封的效果如图 3.41
所示。
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图 3.41 其中一个客户的邀请函和信封的效果图
在本例中,将主要解决以下问题。
(1) 如何录入邀请函内容并设置其格式。
(2) 如何使用邮件合并工具栏制作称呼,最终生成多张信函。
(3) 如何使用中文信封向导制作信封模板,并生成多张信封。
3.2.2 操作步骤
1.创建数据源
批量制作邀请函的前提是有一个客户信息表,也就是数据源。利用 Word 或 Excel 制作数
据源都可以,本例中使用 Word 中的表格制作一份客户信息表,如表 3-1 所示。
表 3-1 客户信息表
姓 名 性 别 公 司 名 称 通 信 地 址 邮 政 编 码
王飞 男 北京立信有限公司 北京珠市口大街 14 号 100054
李丽 女 汇通公司 郑州市文化路 90 号 450000
刘涛宇 男 郑州长城公司 郑州市金水路 49 号 450002
冯艳 女 河南威力科技公司 郑州市英才街 2 号 450044
李易硕 男 河南铭宇通信公司 郑州市花园路 16 号 450003
2.制作邀请函
(1) 新建一个 Word 文档,输入邀请函的基本内容并做基本排版,如图 3.42 所示。和效果
图相比,没有输入“姓名”和“先生/女士”。
图 3.42 输入信函的文本内容
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(2) 打开“邮件合并”工具栏,如图 3.43 所示,单击“打开数据源”按钮,打开“选取数
据源”对话框,将之前创建的数据源打开,如图 3.44 所示。
图 3.43 “邮件合并”工具栏
图 3.44 “选取数据源”对话框
(3) 在光标定位处单击工具栏上的“插入域”按钮,打开“插入合并域”对话框,选择插
入“姓名”域,如图 3.45 所示。
(4) 在姓名后插入称呼。先将光标定位在“尊敬的(姓名)”之后,再单击工具栏上的“插
入 Word 域”按钮,在打开的下拉菜单中选择“If…Then…Else”命令,打开如图 3.46 所示的
对话框,根据收信人的性别来确定称呼。在本例中,如果性别为“男”,则插入文字“先生”,
否则插入文字“女士”。
图 3.45 “插入合并域”对话框 图 3.46 “插入 Word 域:IF”对话框
(5) 对插入的域进行简单的排版后,单击工具栏上的“查看合并数据”按钮,查看数据合
并后的结果,核对正确无误后,单击“合并到新文档”按钮,打开如图 3.47 所示的对话框,
选择“全部”,单击“确定”按钮即可生成全部的文档,如图 3.48 所示。或者直接单击“合
并记录”,将合并结果直接送到打印机进行打印。
3.使用中文向导制作信封
除了用邮件合并工具栏以外,Word 还提供了一种更好的工具来专门制作信封,那就是“中
第 3章 办公中文档的高级应用
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文信封向导”。下面利用“中文信封向导”来制作邀请函的信封,具体的使用过程如下:
(1) 选择“工具”→“信函与邮件”→“中文信封向导”命令,打开信封制作向导,根据
制作向导进行设置,如图 3.49 所示。
图 3.47 “合并到新文档”对话框 图 3.48 全部文档生成后的效果
图 3.49 信封制作向导
(2) 单击“下一步”按钮,如图 3.50 所示,在“样式”中选择一种需要的类型,单击“下
一步”按钮,如图 3.51 所示,在“生成选项”中选择“以此信封为模板,生成多个信封”,
在“使用预定义的地址簿”中选择“Microsoft Word”,并且选择“打印邮政编码边框”。
图 3.50 选择信封的样式 图 3.51 生成选项
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(3) 单击“下一步”按钮,此时直接跳到“完成”这一步,生成如图 3.52 所示的信封模板。
图 3.52 初步生成的信封模板
(4) 单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮,在打开的“选取数据源”对话框
中将“客户信息表”打开。
(5) 单击“查看合并域”按钮,出现一个“无效的合并域”对话框,核对上面灰色文本框
中的内容和 “或者用数据源中有效的合并域来替换”下面的下拉列表中的内容是否一致,如
果不一致,选择一个符合要求的。例如图 3.53(a)所示的是“收信人邮编”,下面的列表框中
就选择“邮政编码”,直到上下一致后,单击“确定”按钮即可进入下一个域的选择,如
图 3.53(c)所示。
(a) 收信人邮编由数据源中的邮政编码替换 (b) 收信人地址一由数据源中的通信地址替换
(c) 收信人姓名由数据源中的姓名替换
图 3.53 将数据源中的合并域替换掉文档中的合并域
第 3章 办公中文档的高级应用
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(6) 如果在信封中不需要某些合并域,可单击“删除域”按钮。例如对“收信人地址二”、
“发信人地址”、“发信人姓名”和“发信人邮编”合并域都要进行删除。
(7) 合并域设置完毕后,就会出现如图 3.54 所示的信封样式,在信封的右下角插入一个文
本框并输入发信人公司的名字和邮编,例如:河南华硕科技有限公司、450044,进行基本排版
后,如图 3.55 所示。
图 3.54 使用过合并域的信封样式 图 3.55 进行排版后的信封样式
(8) 对全部的记录进行合并新文档,结果就生成了所有客户的信封,如图 3.56 所示。
图 3.56 所有信封的最终效果
3.2.3 主要知识点
1.邮件合并
(1) 什么是“邮件合并”。通常情况下,把上例中文档中相同的部分(如会议内容和格式等)
保存在一个 Word 文档中,称为主文档,把文档中那些变化的信息(如收件人姓名,邮编等)保
存在另一个文档中,称为数据源文件,然后,让计算机依次把主文档和数据源中的信息逐个合
并。这就是“邮件合并”。利用“邮件合并”可以制作信函、名片、各种证件、奖状等。
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(2) 数据源文件。能作为主文档的数据源文件有很多种,例如利用 Word、Excel 创建的表
格,数据库文件等。
(3) 邮件合并工具栏使用的基本过程。选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并” 命令,
打开“邮件合并”工具栏,如图 3.43 所示,其中
列出了一些基本的功能。
按照“设置文档类型”→“打开数据源”→
“插入域”→“查看合并数据”→“合并到新文档”
或“合并到打印机”的基本步骤,就可以进行邮
件合并了。其中,在“查看合并数据”后,可以
单击“上一记录”和“下一记录”按钮来核对记
录。正确无误后再进行合并到新文档或打印机。
(4) 使用“邮件合并”向导。选择“工具”→
“邮件与信函”→“邮件合并”命令,打开“邮件
合并”任务窗格,实际上是打开了一个步骤为 6
的向导,如图 3.57 所示。
根据向导的提示,选择自己需要的文档类型、数据源、插入的域和合并文档或打印机,最
后制作完成。但是使用“邮件合并”向导只能制作一些简单的不需要格式排版的文档。如果需
要进一步排版或者需要插入 Word 域,还要借助于“邮件合并”工具栏。
2.窗体的使用
窗体(又称窗体域)是包含可以输入信息的空白区域或选项的 Word 文档元素。Word 中共有
3 种窗体:文字型窗体域、下拉型窗体域和复选框型窗体域。文字型窗体域可以限制输入内容
的类型,例如文本的长度、日期、数字格式甚至是计算公式,这样可以减少输入错误。复选框
型窗体域和下拉型窗体域可以方便选择使用内容。窗体填充和选择的结果比一般的文档更容易
收集到数据库中以便汇总和
。此外窗体保护功能可以防止对文档正文的意外更改。
利用窗体可以制作联机电子文档等类型的文档。本例是利用添加窗体域制作一个公司售后
服务电子调查表。通过本例介绍窗体域的添加和使用方法,效果如图 3.58 所示。操作步骤如下。
图 3.58 使用窗体域的公司售后服务电子调查表
图 3.57 显示“邮件合并”任务窗格的文档
第 3章 办公中文档的高级应用
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(1) 先按照例子中的文档将文本输入并做基本的排版,如图 3.59 所示。
(2) 选择“视图”→“工具栏”命令,单击“窗体”按钮,打开“窗体”工具栏,主要按
钮的功能如图 3.60 所示。
(3) 插入文字型窗体域。首先将光标定位在文档的结尾处,单击“文字型窗体域”按钮,
插入一个空的文字型窗体域,如图 3.61 所示。在窗体域上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单
中选择“属性”,打开“文字型窗体域选项”对话框,如图 3.62 所示,在“类型”后面的“默
认文字”中输入“请在此输入您的意见或建议”。单击“确定”按钮,结果如图 3.63 所示。
图 3.59 基本编辑和排版后的文档 图 3.60 “窗体”工具栏
图 3.61 在文本中插入文字型窗体域 图 3.62 “文字型窗体域选项”对话框
图 3.63 显示默认文字的文字型窗体域
(4) 插入下拉型窗体域。将光标定位在第四行的结尾处,单击“下拉型窗体域”,插入一
个空的下拉型窗体域,如图 3.64 所示。打开其“下拉型窗体域选项”对话框,在“下拉项”
中输入一种产品类型,然后单击“添加”按钮,这时,右边的“下拉列表中的项目”中就会出
现该项,如图 3.65 所示。重复输入多种产品类型,也可以利用上下移动按钮对下拉列表中的
项目顺序做一些调整,最后单击“确定”按钮即可,结果如图 3.66 所示。第五行中的年限设
置和上面的方法相同,在此不再赘述。
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图 3.64 在文本中插入下拉型窗体域 图 3.65 “下拉型窗体域选项”对话框
图 3.66 添加过下拉项的下拉型窗体域
(5) 插入复选框型窗体域。将光标分别定位在第六行的“好”、“一般”和“差”字前面,
单击“复选框型窗体域”按钮,分别插入一个复选框窗体域,然后将“好”字前面的“复选框
型窗体域选项”对话框打开,如图 3.67 所示,将默认值设置为“选中”。第七行的插入复选
框型窗体域的方法和上面相同,不再赘述。
图 3.67 “复选框型窗体域选项”对话框
(6) 经过上面几步,窗体域就制作好了,但是还不能使用。单击“窗体”工具栏上的“保
护窗体”按钮,这时,窗体域就可以使用了,并且,除了在窗体域中能进行内容输入或选择之
外,其他的地方都不能进行编辑。经过保护后的窗体如图 3.68 所示。
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图 3.68 保护后的窗体
说明:在制作联机电子文档时,有时需要更复杂的控件,现有的窗体并不能完全满足需要,例
如窗体仅提供复选按钮,而没有提供单选按钮。如果需要更多的控件,可以通过控件工
具箱实现,同时,控件也提供了更好的编程性。
3.3 文档审阅与修订
在审阅别人的文档时,如果想对文档进行修订,但又不想破坏原文档的内容或者结构,可
以使用 Word 中提供的修订工具,它可以使多位审阅者对同一篇文档进行修订,作者只需要浏
览每个审阅者的每一条修订内容,决定接受或拒绝修订的内容即可。
修订内容包括正文、文本框、脚注和尾注以及页眉和页脚等的格式,可以添加新内容,也
可以删除原有的内容。为了保留文档的版式,Word 在文档的文本中只显示一些标记元素,而
其他元素则显示在页边距上的批注框中。
3.3.1 审阅与修订文档实例
本实例是两位审阅者对同一篇文档进行审阅和修订,通过这个实例可以掌握文档审阅和修
订的方法,经过审阅和修订的文档如图 3.69 所示。
在本例中,将主要解决以下问题。
(1) 多个用户对同一文档进行审阅和修订。
(2) 如何查看指定用户所做的修订。
(3) 如何插入批注。
(4) 如何接受/拒绝修订。
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图 3.69 经过两位审阅者修订过的文档
3.3.2 操作步骤
1.设置用户信息
一篇文档可以有多个审阅者,每个审阅者都有自己的标记,所以,在修订文档之前,需对
用户信息进行设置或修改。设置方法如下。
选择“工具”→“选项”命令,在打开的对话框里选择“用户信息”选项卡,如图 3.70
所示,在“姓名”框内输入“李明”、“缩写”为“L”,单击“确定”按钮即可。在随后的
修订过程中,缩写会显示在批注框内,姓名和一些其他信息也会随着鼠标移动到批注框上而显
示出来。
图 3.70 修改用户信息
2.审阅与修订
(1) 打开“审阅”工具栏。对文档进行修订,首先要打开“审阅”工具栏。选择“视图”→
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“工具栏”→“审阅”命令,打开“审阅”工具栏。此时,文档并不处于修订状态,如图 3.71
所示,单击工具栏上的“修订”按钮,文档才处于修订状态,此时状态栏上的“修订”二字由
灰色变为黑色。
图 3.71 “审阅”工具栏
(2) 对文章进行修订和插入批注。当文档处于修订状态时,可以对文档直接进行修改,修
改的结果就是修订的内容。插入批注的方法为先选中需要插入批注的文本,然后单击“审阅”
工具栏上的“插入新批注”按钮插入批注框,用户直接在批注框里输入批注内容即可。
本实例中用户“李明”对文章按下面的要求进行修订。
① 标题修改为黑体三号字、蓝色。
② 将第一段中的“12 月”删除。
③ 为第二段中的“箭竹”插入批注“箭竹是大熊猫最爱吃的食物之一”。
此时,修订结果如图 3.72 所示。
图 3.72 用户“李明”修订过的文档
根据上面的方法,将用户信息修改为姓名“王飞”、缩写“W”,再对文章按照下面的要
求进行修订。
① 在第三行的“是一条”前插入“九寨沟”。
② 为第二段的“箭竹”插入批注“九寨沟内有一个海的名字就叫箭竹海”。
③ 为第二段的“大熊猫”插入批注“大熊猫是我国的国宝”。
这样就会出现如图 3.69 所示的结果。
(3) 接受/拒绝修订。修订完毕后,作者要根据需要对修订进行接受或拒绝。本文中接受第
一处和第三处修订,拒绝第二处修订。将光标定位在需要接受的修订处,单击“接受所选修订”
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按钮,在打开的下拉菜单中选择 “接受修订”命令即可;将光标定位在需要拒绝的修订处,
单击“拒绝所选修订”按钮,在打开的下拉菜单中选择“拒绝修订/删除批注”按钮拒绝修订。
结果如图 3.73 所示。
图 3.73 接受过部分修订的文档
3.3.3 主要知识点
1.按审阅者查看修订内容
这篇文章被两个人修订过,作者还可以按审阅者来查询和浏览修订的内容。例如,只显示
用户“李明”修订的内容,单击“审阅”工具栏上的“显示”下拉菜单,选择“审阅者”,只
需将“李明”前的复选框选中,如图 3.74 所示,则文章中显示的修订就是李明所做的所有修
订内容。在李明所做的批注框中,如果标记是“[L1]”,意味着这是用户“李明”做的第一个
批注。将光标放在批注框上,则显示详细的信息,如图 3.75 所示。
图 3.74 选择只显示审阅者“李明”的修订内容 图 3.75 将光标放在批注上的效果
说明:如果想显示全部审阅者修订的内容,则选择“所有审阅者”即可。
2.审阅窗格
单击“审阅”工具栏上的“审阅窗格”按钮,可以在文档底部打开审阅窗格,审阅窗格中
显示了所有具体的修订信息,其中包括用户信息、修订的时间、修订的内容等。可以将文档中
的修订进行定位,也可以删除批注,如图 3.76 所示。
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审阅窗格
图 3.76 显示审阅窗格的文档
3.接受/拒绝修订
作者在查看完审阅者做的修订之后,需决定是否接受这些修订,可以使用“审阅”工具栏
上的“前一处修订或批注”和“后一处修订或批注”进行查看。如果同意修改,则单击“接受
所选修订”按钮,在打开的下拉菜单中进行选择,如图 3.77 所示,可以选择“接受修订”接
受某一处修订,也可以选择“接受所有显示的修订”接受全部修订。
图 3.77 接受修订
如果不同意修订结果,则单击“拒绝所选修订”按钮,在打开的下拉菜单中进行选择,如
图 3.78 所示,可以选择“拒绝修订/删除批注”来拒绝某一处修订,也可以选择“拒绝所有显
示的修订”命令拒绝全部修订。
图 3.78 拒绝修订
4.删除批注
批注不必接受,如果不需要只需将其删除即可。删除的方法有以下几种。
(1) 选择某一批注,单击“审阅”工具栏上的“拒绝所选修订”按钮,打开下拉菜单,选
择“拒绝修订/删除批注”。如果想删除所有批注,则选择“删除所有显示批注”或“删除文
档中的所有批注”命令。
(2) 选择某一批注,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“删除批注”命令即可。
(3) 打开审阅窗格,在需要删除的批注上,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“删
除批注”命令即可。
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3.4 本 章 小 结
本章主要介绍了 Word 软件在办公中的一些高级应用技术,使用户掌握长文档的制作和处
理能力、批量处理文档的能力、域的多种方法使用能力以及对文档的审阅和修订的能力。
长篇文档是现代办公中用的较多的文档类型。为了进行长篇文档的编排,必须掌握长篇文
档的编辑方法,包括:大纲视图使用,样式使用与管理,多级项目符号设置,封面的制作,自
动提取目录,批注、脚注、尾注、题注的设置,以及页眉页脚、页码的综合设置,会熟练运用
公式编辑器进行科研论文中各种公式的编辑制作。在现代办公中,批量处理文档也很常用,因
此熟练掌握邮件合并技术是非常必要的。用户之间相互审阅和修订在现代办公中也很普遍,修
改别人的文档又不改变原有的内容,是在直接修改内容的基础上的提高。
通过本章的学习,用户应该能够对长文档进行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作,能够
很熟练地对文档进行批量处理,并能够对文档进行审阅和修订。
3.5 实 训
3.5.1 实训一:长文档的排版
1.实训目的
(1) 了解 Word 中长文档的概念。
(2) 熟悉 Word 中长文档排版的基本流程。
(3) 掌握长文档的排版方法。
2.实训内容及效果
将本章实例中的论文制作一遍(包括目录)。
3.实训要求
(1) 录入论文的题目、摘要、关键字和标题。
(2) 为标题设置级别,并为其添加多级编号。
(3) 在标题下录入正文内容并设置其格式。
(4) 为文本插入脚注。
3.5.2 实训二:制作一份居民小区物业催缴单
1.实训目的
(1) 了解 Word 中表格的制作方法。
(2) 熟悉 Word 中邮件合并的基本流程。
(3) 掌握 Word 中“邮件合并”工具栏的使用方法。
2.实训内容及效果
本实训内容为制作物业费催缴单,因为催缴单可能是针对多位业主的,所以结果是生成多
份物业费催缴单。实训最终效果如图 3.79 所示。
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图 3.79 物业费催缴单效果
3.实训要求
(1) 制作一份业主物业费管理表格,如表 3-2 所示。
表 3-2 物业费管理表格
姓 名 性 别 面积(平方米) 单价(元/平方米)
刘敏 女 80 0.8
李长浩 男 80 0.8
李明 男 100 0.8
胡晓华 女 120 0.8
王飞 男 120 0.8
张玉慧 女 120 0.8
(2) 制作如图 3.80 所示的物业费催缴单,页面设置为 B5 纸,横向。
图 3.80 物业费催缴单内容
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(3) 利用“邮件合并”工具栏输入姓名、女士/先生以及金额。
(4) 合并所有文档即可生成全部记录的催缴单,如图 3.79 所示。
3.5.3 实训三:制作一个活动报名卡
1.实训目的
(1) 熟悉 Word 中页面设置的方法。
(2) 掌握 Word 中窗体的使用方法。
2.实训内容及效果
本实训内容是制作一张含有个人资料的报名卡,其中某些资料可以让用户填写和选择,某
些资料是不允许用户修改的。实训效果如图 3.81 所示。
图 3.81 利用窗体制作的报名卡
3.实训要求
(1) 将页面设置成 A4、横向。
(2) 在报名卡中,姓名、出生日期中的年份、电子邮件、联络电话、手机号码和具体地址
均为文字型窗体域。
(3) 出生日期中的月和日、年龄、性别均为下拉型窗体域,其中月的下拉项为 1~12 中的
数字,日的下拉项为 1~31 中的数字,年龄的下拉项为 10~20、21~30、31~40 和 41~50,
性别的下拉项为男、女。
(4) 最后一行中的“是”和“否”文字前为复选框型窗体域,其中“是”前面的复选框的
默认属性为“选中”状态。
3.5.4 实训四:对一篇文档进行审阅和修订
1.实训目的
(1) 掌握 Word 中修改用户信息的方法。
(2) 掌握按照不同的用户查看修订内容的方法。
(3) 熟练掌握使用“审阅”工具栏进行修订的方法。
(4) 熟练掌握接受或拒绝修订的方法。
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2.实训内容及效果
本实训内容是对一篇文档进行审阅和修订。修订前和修订后的文档分别如图 3.82和图 3.83
所示。
图 3.82 审阅前的文档
图 3.83 审阅后的文档
3.实训要求
(1) 共有两个审阅者对文章进行审阅,分别是王小明和张玉,姓名缩写分别为 WXM 和
ZHY,其中,王小明做的修改如下。
① 为第一段中的“云南”插入一个批注“云南省是我国的西南的一个省份”。
② 将第二段中的“68”修改为“69”。
③ 将第三段中的最后一句话“其中珍稀动物有滇金丝猴、小熊猫。红腹角雉、黑颈长尾
雉,藏马鸡、山驴等”删除。
审阅者张玉做的修改是将第二段中的“109”修改为“120”。
(2) 分别浏览两个审阅者的修改内容(按审阅者浏览)。
(3) 用户接受所有的修订。