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办公中文档的高级应用

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办公中文档的高级应用 第 3 章 办公中文档的高级应用 教学目标 ™ 了解大纲视图的特点和域的概念 ™ 掌握邮件合并的使用方法和文档审阅以及修订的方法 ™ 熟练掌握论文的编排、科研论文公式的制作方法、脚注和尾注的添加、样式 的使用、论文目录的制作等 教学内容 ™ 长文档的编排 ™ 邮件合并及域的使用 ™ 文档审阅与修订 ™ 实训 3.1 长文档的制作 在高级办公应用中,往往会遇到一些论文、课题以及著作等都是长文档的编排。长文档编 排的复杂之处在于它要求的格式比较统一,而且还可...
办公中文档的高级应用
第 3 章 办公中文档的高级应用 教学目标 ™ 了解大纲视图的特点和域的概念 ™ 掌握邮件合并的使用方法和文档审阅以及修订的方法 ™ 熟练掌握的编排、科研论文公式的制作方法、脚注和尾注的添加、样式 的使用、论文目录的制作等 教学内容 ™ 长文档的编排 ™ 邮件合并及域的使用 ™ 文档审阅与修订 ™ 实训 3.1 长文档的制作 在高级办公应用中,往往会遇到一些论文、课题以及著作等都是长文档的编排。长文档编 排的复杂之处在于它要求的比较统一,而且还可能包含一些目录、公式和科研图表的制 作等。 3.1.1 制作长文档的实例 本实例为一篇论文的制作,从这篇论文的制作过程中可以学习长文档的编排特点和制作方 法。实例效果如图 3.1 所示。 在本例中,将主要解决以下问题。 (1) 如何录入论文的标题、摘要和关键字。 (2) 如何设置标题的级别,并为其添加多级编号。 (3) 在标题下录入正文内容并设置其格式。 (4) 为文本插入脚注。 3.1.2 操作步骤 在编写论文时,通常是先写论文的题目、摘要、关键字,列出论文的各级标题,然后在各 级标题下再输入正文,最后再为论文做目录。 在本实例中,首先录入论文的题目、摘要、关键字和各级标题,如图 3.2 所示。 办公自动化技能教程 ·50· 图 3.1 排版后的论文效果图 图 3.2 首先录入的论文标题、文本 1.利用大纲视图设置小标题的多级编号 通常情况下,论文内有许多不同级别的小标题,每个小标题必须有编号,这些编号逐个输 入会比较麻烦,并且如果中途想修改论文内容而增删小标题时,后面的小标题编号必须重新输 入。如果能够自动进行多级编号,不管如何增减内容,编号都会自动调整,那就能够大大提高 论文排版的效率。 第 3章 办公中文档的高级应用 ·51· Word 里提供了自动多级编号的功能,为了准确地设置多级编号,把视图切换到大纲视图, 大纲视图可以将文件按标题的层次进行显示,它在长文档的组织和维护时非常方便。具体操作 步骤如下。 (1) 选择“视图”→“大纲视图”命令,将文档切换到大纲视图下,此时页面上会出现一 个“大纲”工具栏,如图 3.3 所示。 图 3.3 “大纲”工具栏 (2) 将各级标题从高到低进行级别设置。设置的方法如下:先选中所有的标题,单击工具 栏上的“提升到标题 1”按钮 将其全部设置为 1 级,然后按照层次单击“降级”按钮逐级设 置,最后在“显示级别”处选择“显示级别 2”,此时大纲视图中出现的是所有的标题,设置 完毕后如图 3.4 所示。 图 3.4 在大纲视图下为标题设置级别 (3) 设置多级编号。本文中的标题共两个级别,我们规定把它的第一级别设置为“一、 二、…”,第二级别设置为“1、2、…”。选中所有标题,打开“项目符号和编号”对话框中 的“多级符号”选项卡,如图 3.5 所示。 图 3.5 “项目符号和编号”对话框中的多级符号 办公自动化技能教程 ·52· 这时,发现没有符合要求的编号,选择其中一种,单击“自定义”按钮,打开如图 3.6 所 示的对话框。首先在“级别”中选择“1”,在“编号样式”中选择“一,二,三…”,此时 “编号格式”文本框中出现“一.”,将“.”删除,输入“、”,如图 3.7 所示。 图 3.6 “自定义多级符号列表”对话框 图 3.7 1 级编号修改后的样式 然后在“级别”中选择“2”,如图 3.8 所示,在“编号样式”中选择“1,2,3,…”, 此时“编号格式”文本框中出现“一.1.”,将“一.”和“1.”中的“.”删除,再输入“、”, 如图 3.9 所示。 图 3.8 2 级编号修改前的样式 图 3.9 2 级编号修改后的样式 单击“确定”按钮,返回到“项目符号和编号”对话框中确定,这时,多级编号就设置好 了,如图 3.10 所示。 图 3.10 添加多级编号后的标题 (4) 将文档切换到页面视图下,如图 3.11 所示。 第 3章 办公中文档的高级应用 ·53· 图 3.11 页面视图下的多级标题效果 2.使用样式修改小标题文字的格式 将文档切换到页面视图以后,会发现小标题字体很大,与文章的格式不符合。如果逐个地 设置会很麻烦,虽然用“格式刷”能提高效率,但“格式刷”中的格式不能保存,所以如果文 档关闭后,想增加标题仍需要重新设置。 Word 中提供了“样式”功能,设置一个样式可以直接套用,以后还可永久保存。下面将 本论文中的标题样式进行修改,操作步骤如下。 (1) 打开“样式和格式”任务窗格。选择“格式”→“样式和格式”命令,打开“样式和 格式”任务窗格,如图 3.12 所示。此时格式列表里显示了该文档使用的所有格式。 图 3.12 带“样式和格式”任务窗格的页面 (2) 修改“标题 1”和“标题 2”的样式。打开任务窗格中“标题 1”右面的下拉菜单,如 图 3.13 所示,选择“修改”,打开“修改样式”对话框,将字体格式改为黑体,小四号字, 段落格式改为段前段后间距为 0,行距为单倍行距,修改完如图 3.14 所示。单击“确定”按钮, 则所有的标题 1 级别的内容都按照这个格式进行了修改。 办公自动化技能教程 ·54· 图 3.13 “标题 1”样式的下拉菜单 图 3.14 “修改样式”对话框 (3) 重复上面的操作,把标题 2 也修改一下,修改格式如下:楷体,小四号字,段落格式 和标题 1 一样。至此,所有的标题格式修改完毕,效果如图 3.15 所示。 图 3.15 标题格式修改后的效果 3.输入论文的内容 论文的题目和标题输入后,就可以输入论文的内容了。论文内容的输入方法同第 2 章中介 绍的文本输入方法一样,在论文的某个标题后按 Enter 键换行,一般情况下,会自动地变成“正 文”级别。文本内容输入后,默认情况下是宋体、五号字,如图 3.16 所示。 使用上面的论文输入方法输入所有的论文内容。如果要改变正文内容的格式,例如,将正 文文本的字号改为小四号字,也要使用“样式”修改,方法和修改“标题 1”的方法一样,在 此不再赘述。论文的正文完全输入和修改后,如图 3.17 所示。 4.插入页码和脚注 为了方便论文内容的查阅和记录,一般的论文都要添加页码。插入页码的方法和第 2 章中 第 3章 办公中文档的高级应用 ·55· 介绍的方法一样,选择“视图”→“页眉和页脚”命令,切换到页脚区,插入页码即可。 图 3.16 在标题下输入正文内容 图 3.17 论文的正文全部录入后的效果 办公自动化技能教程 ·56· 该论文中还出现了两处脚注,分别在“蠕虫”和“木马”文本处。对“蠕虫”文本的脚注, 先将光标定位在“蠕虫”的文本后面,选择“插入”→“引用”→“脚注和尾注”命令,打开 如图 3.18 所示的对话框。选择“脚注”,在编号方式处选择“每页重新编号”,单击“插入” 按钮即可插入相应的脚注。 其他的脚注和上面的步骤相似,效果如图 3.19 所示。 图 3.18 “脚注和尾注”对话框 图 3.19 插入脚注后的页面 说明:如果想删除脚注或尾注,不要直接删除脚注或尾注的内容,应该在脚注或尾注的插入处 将编号删除。 5.论文中目录的制作 有的论文写得比较长,为了方便查阅,在文章正文前面应该有一个目录。Word 可以自动 搜索文档中的标题,建立一个非常的目录,操作时不仅快速方便,而且目录可以随着内容 的变化自动更新。 目录的生成是建立在标题的文本样式上的,必须是标题级别才能够生成目录,也就是说, 如果标题的样式是除“标题 1、标题 2……标题 9”之外的样式,则生成的目录里不会出现该 标题。 (1) 制作目录的方法。以本论文为例,制作目录的操作步骤如下。 ① 将光标定位在文章正文的最前面,选择“插入”→“分隔符”→“分节符”→“下一 页”命令,重复插入两个下一页类型的分节符。此时论文题目和正文之间就多出一页空白页。 ② 在空白页最上面输入“目录”两个字,设置段落居中,在“样式”中选择“清除格式” 将“目录”设置为普通文本。选择“插入”→“引用”→“索引和目录…”命令,在打开的“索 引和目录”对话框中选择“目录”选项卡,如图 3.20 所示。 ③ 根据需要可以选择是否要页码、页码是否右对齐,并可以设置制表符前导符号、目录 格式以及目录层次。通常情况下,论文要制作三级目录,没有特殊要求时,以上设置一般使用 默认值即可,设置完毕后单击“确定”按钮。 说明:域是 Word 文档中的内容发生变化的部分,或者文档(模板)中的占位符。最简单的域如 在文档中插入的页码,它可以显示文档共几页,当前为第几页,并且会根据文档的情况 自动进行调整。其他常用的域还有:文档创建日期、打印日期、保存日期、文章中利用 “插入”→“日期”命令输入的日期等时间信息,文档作者与单位、文件名与保存路径 第 3章 办公中文档的高级应用 ·57· 等文档信息,段落、字数等统计信息,以及本节用到的索引与目录等。 利用域还可以在文档中插入某些提示行文字和图形,提示使用者输入相应的信息,例如 有些信函模板中的提示文字“单击此处输入收信人姓名”等。 图 3.20 “索引和目录”对话框 此时,系统将会自动插入目录的内容。如图 3.21 所示,灰色的底纹效果表示目录是以“域” 的形式插入的,该底纹在打印预览和打印时不起作用。 图 3.21 目录的制作效果 (2) 目录的使用技巧。 ① 设置目录底纹不显示。如果不希望目录有底纹,可以通过选择“工具”→“选项”命 令,打开“选项”对话框,在“视图”选项卡中,从右上部的“域底纹”框中选择“不显示” 或“选取时显示”项来设置目录底纹的显示情况。 ② 目录的使用。目录除了是一个检索工具外,还具有超级链接功能。当使用者按 Ctrl 键 的同时将光标移动到需要查看的标题上,光标将会成为小手状,此时单击鼠标左键,系统会自 动跳转到指定内容位置。从这个意义上来讲,目录也起到了导航条的作用。 ③ 目录的返回。从目录跳转到文档中的某个位置后,系统一般会自动出现“Web”工具 栏。单击“Web”工具栏上的“返回”按钮,系统自动跳转到原来目录位置。 办公自动化技能教程 ·58· ④ 目录格式的设置。目录插入以后,其格式是可以进行再次设置的。选中目录区的全部 或部分行后,就可以对其进行字体和段落排版,排版方法和普通文本一样。 ⑤ 目录的更新。更新目录的最大好处是,当文章增删或修改内容时,会使页码或标题发 生变化,不必手动重新修改页码,只要在目录区单击鼠标右键,从弹出的如图 3.22 所示的环 境菜单中,选择“更新域”命令,然后在如图 3.23 所示的“更新目录”对话框中,根据需要 选择“只更新页码”或“更新整个目录”(选择此项,则当修改、删减标题时,不仅页码更新, 目录内容也会随着文章的变化而变化),最后单击“确定”按钮即可。 更方便的是,如果选择“工具”→“选项”命令,在打开的“选项”对话框中选中“打印” 选项卡,并在“打印选项”区域中选中“更新域”复选框,则系统会在每次打印时自动更新域, 以保证输出的正确。 ⑥ 目录的删除。选中目录区后,按 Delete 键即可将目录删除。 至此,论文排版的操作就全部完成了,效果如图 3.1 所示。 图 3.22 目录对应的环境菜单 图 3.23 “更新目录”对话框 3.1.3 主要 1.文档结构图的使用 文档结构图是一个独立的窗格,能够显示文档的标题列表。使用文档结构图可以对整个文 档进行快速浏览,同时还能跟踪标题在文档中的位置。 选择“视图”→“文档结构图”命令,打开文档结构图窗格,如图 3.24 所示。 图 3.24 使用文档结构图进行浏览 第 3章 办公中文档的高级应用 ·59· 文档结构图窗格和大纲视图有点相似,在任意一个标题上单击鼠标右键,可以选择显示标 题的级别数,也可以展开和折叠标题的列表,还可以在文档结构图窗格中单击某个小标题,右 边的编辑区就会显示相应的文档内容。 关闭文档结构图,只需再次选择“视图”→“文档结构图”命令即可。 2.公式的制作 在论文中,经常会出现各种数学、化学公式或表达式。公式常常会含有一些特殊符号,例 如积分符号、根式符号等,有些符号不但键盘上没有,在 Word 的符号集中也找不到,并且公 式中符号的位置变化也很复杂,仅用一般的字符和字符格式设置无法录入和编排复杂公式。利 用 Word 提供的 Microsoft 公式 3.0,可以实现论文中各类复杂公式的编排。 (1) 启动公式编辑器。在 Word 中,单击“插入”→“对象”命令,在打开的对话框的“对 象类型”列表中选择“Microsoft 公式 3.0”选项,然后单击“确定”按钮。如图 3.25 所示, 屏幕上会显示出公式编辑窗口,窗口中显示出“公式”工具栏,同时在文档中出现一个输入 框,光标在其中闪动。输入公式时,输入框随着输入公式长短而发生变化,整个表达式都 被放置在公式编辑框中。窗口处于公式编辑状态时,菜单栏也跟着发生改变。 图 3.25 公式编辑窗口 公式编辑器启动后,Word 窗口将变为公式编辑器窗口,菜单项将发生变化。同时,窗口 中将显示出“公式”工具栏,它可以细分为“符号”和“模板”两个工具栏。 ① “符号”工具栏。“符号”工具栏位于“公式”工具栏的上方,它为用户提供了各种 数学符号。“符号”工具栏包含 10 个功能按钮,每一个按钮都可以提供一组同类型的符号。 各按钮的名称如图 3.26 所示。 ② “模板”工具栏。“模板”工具栏是制作数学公式的工具栏,提供了百余种基本的数 学公式模板,例如开方、求和、积分等,分别保存在 9 个模板子集中。当单击某个子集按钮时, 各种模板就会以微缩图标的形式显示出来。各按钮的名称如图 3.27 所示。 图 3.26 “符号”工具栏 图 3.27 “模板”工具栏 办公自动化技能教程 ·60· 由于输入默认的公式符号尺寸比较小,所以,通常情况下要先对公式的尺寸进行设置,设 置方法如下:选择“尺寸”→“定义”命令,打开“尺寸”对话框,如图 3.28 所示。在这个 对话框里,可以对公式的任何一个类型的符号进行字号大小的设置。设置完毕后,单击“确定” 按钮即可。 (2) 公式编辑实例。制作一个如图 3.29 所示的数学公式。 2 20 d( , ) 1- sin F k k φ φφ φ= ∫ 图 3.28 “尺寸”对话框 图 3.29 数学公式效果 下面通过本实例操作来说明公式的编辑过程,操作步骤如下。 ① 将插入点置于要插入公式的位置,按照前面介绍的方法启动公式编辑器,出现“公式” 工具栏。 ② 在输入框中输入“F(φ ,k)=”,其中“φ ”是这样输入的:单击“符号”工具栏中的 “小写希腊字母”按钮,选择其中的“φ ”,如图 3.30 所示。选取输入好的“F(φ ,k)=”,然 后选择此时窗口主菜单中的“样式”→“变量”命令,即可将其设为斜体效果,即“F(φ ,k)=” 效果。以下变量的斜体效果均用该方法设置即可。 图 3.30 “F(φ ,k)=”的输入 ③ 单击“模板”工具栏中的“积分模板”按钮,选择定积分按钮。然后单击积分上限输 入框,输入“φ ”;单击积分下限输入框,输入“0”,再设为斜体,其效果如图 3.31 所示。 图 3.31 “积分模板”的使用 第 3章 办公中文档的高级应用 ·61· ④ 将光标定位在被积函数输入框,单击“模板”工具栏的“分式和根式模板”按钮,选 择如图 3.32 所示的分式按钮。这时在输入框中出现一个由分子、分母和分数线构成的分式结 构。单击分子输入框,输入“dφ ”。 图 3.32 “分式模板”的使用 ⑤ 将光标定位在分母输入框内,单击“模板”工具栏的“分式和根式模板”按钮,选择 如图 3.33 所示的根式按钮。单击根式下的输入框输入“1-k2sin2φ ”,其中 k 的平方是这样输 入的:输完 k 后单击“模板”工具栏的“上标和下标模板”按钮,选择如图 3.33 所示的上标 按钮。单击上标输入框输入“2”;然后按下方向键→,使得光标位于 k2 之后,用同样的方法 输入 sin2φ 即可。 图 3.33 “根式模板”的使用 ⑥ 输入完毕后,在空白区域单击鼠标即可退出公式编辑区。可以发现,单击公式时,周 围有 8 个控制点,也就是公式本身也是一个图形对象。可使用调整图片大小的方法(调整四周 的控制点)来调整公式的大小。 3.大纲视图的使用 Word 提供了几种不同的视图方式,各种方式具有不同的功能。一般使用比较多的是页面 视图、Web 版式视图和大纲视图,其中页面视图在制作打印文稿时,用来查看页面效果较好, 各种特殊效果的排版如页眉页脚、分栏效果、图文混排等只有在该方式下才有效;而 Web 版 式视图在利用 Word 制作网页时比较方便,它可以设置背景,利用主题,并且该方式下文本的 字体不论大小怎样,都能自动换行显示,非常适合在屏幕上查看文档效果。 大纲视图可以将文件按标题的层次进行显示,它在长文档的组织和维护时非常方便。在大 纲视图中,可以查看文档的结构,通过鼠标拖动来移动、复制和重新组织文本。 视图方式可以通过“视图”菜单进行选取,它们之间的切换也可以利用 Word 屏幕左下角 视图切换区中的有关按钮来进行。 办公自动化技能教程 ·62· 4.脚注与尾注 论文页码下端经常需要说明文中有关引用资料的来源(脚注),最后还要列出论文撰写时的 主要参考文献(尾注)。它们虽然不是论文的正文,但仍然是论文的一个组成部分,它们主要起 补充、解释、说明的作用,并且也是对原著人员知识产权的尊重。在 Word 中,脚注与尾注添 加方法的操作步骤如下。 (1) 先将光标定位在需要插入脚注或尾注的位置,也就是需要解释的文字处。 (2) 选择“插入”→“引用”→“脚注和尾注”命令,打开如图 3.18 所示的对话框,根据 情况选择是设置脚注还是尾注,选择相应的单选按钮,在对话框上可以选择脚注或尾注的编号 格式、起始编号以及编号方式等。 (3) 选择相应的格式后,单击“插入”按钮即可。脚注和尾注的效果分别如图 3.34、图 3.35 所示。 图 3.34 制作好的脚注效果 图 3.35 制作好的尾注效果 5.样式的使用 样式的使用除了前面论文中的修改样式之外,还可以新建样式和直接套用样式。 (1) 直接套用样式。打开“样式和格式”任务窗格,如图 3.36 所示,选定需要套用样式的 文本内容,然后从“样式和格式”任务窗格中的列表中选择需要设置的样式,单击即可将选取 的内容设置为预先设置的样式效果。 图 3.36 套用样式 第 3章 办公中文档的高级应用 ·63· (2) 新建样式。如果直接套用系统的样式不能满足要求,可以建立新样式。操作方法如下。 ① 在“样式和格式”任务窗格中,单击“新样式”按钮,打开如图 3.37 所示的对话框, 在其中可以自行设置样式。其中,在“名称”框里输入准备创建的样式名字,在“样式类型” 中选择是段落样式还是字体样式,单击下面的“格式”进行具体样式内容的设置。例如,可以 设置“文章正文”样式格式为中文楷体、四号字、加粗、首行缩进两个字符。单击“确定”按 钮即可完成“文章正文”样式的设置。 ② 此时,制作好的样式会自动出现在样式列表框中,如果制作的样式的类型是段落样式, 把光标定位在要套用样式的段落里,单击即可使用;如果是字体样式,选择要套用样式的文本, 然后单击即可使用。使用后如图 3.38 所示。 图 3.37 “修改样式”对话框 图 3.38 套用样式后的文本 说明:使用样式的一个好处是,当样式修改以后,凡是套用该样式排版的内容都会自动随样式 的变化而变化。有人形象地把“样式”说成是“可以存储的格式刷”。但是当样式删除 后,套用该样式的文本也会回到原来的状态。 6.奇偶页不同的页眉、页脚设置 在很多科研论文中,奇数页和偶数页的页眉和页脚是不同的。例如,本例中奇数页页眉为 论文题目,页脚为页码,两者均为左对齐;偶数页页眉为论文的性质,页脚为页码,两者均为 右对齐。另外封面和目录页面不设置页眉和页脚,页码从正文开始。设置方法如下: (1) 若想使封面和目录没有页眉和页脚,只要先在“页面设置”对话框的“版式”选项卡 中将“页眉和页脚”区域的“首页不同”选上,如图 3.39(a)所示,然后单独对首页设置或取 消页眉和页码的编排。由于封面和其他内容分别属于两个“节”,所以设置这两个节均为“首 页不同”,并且不设页眉和页脚即可。 (2) 若想使正文中奇偶数页页眉不同,操作时只要先在“页面设置”对话框的“版式”选 项卡中将“页眉和页脚”区域的“奇偶页不同”选中,如图 3.39(b)所示。然后再设置页眉页 脚,系统就会提示单独输入奇数页、偶数页的不同页眉和页脚。选择“视图”→“页眉和页脚” 命令,对论文正文设置奇偶页不同的页眉和页脚,如图 3.40(a)、(b)所示。 办公自动化技能教程 ·64· (a) 设置首页不同 (b) 设置奇偶页不同 图 3.39 “页面设置”对话框中的“版式”选项卡 (a) 奇数页页眉 (b) 偶数页页眉 图 3.40 出现在奇数页和偶数页的不同页眉 3.2 邮件合并及域的使用 在办公过程中,办公人员有时要做大量格式相同的信封或邀请函,如果逐个地制作,既浪 费时间又容易出错。可以利用 Word 中的邮件合并功能实现制作多份格式相同的文件。下面通 过实例来说明邮件合并的使用方法。 3.2.1 制作会议邀请函的实例 本实例是某公司为客户制作的会议邀请函和相应的信封。邀请函和信封的效果如图 3.41 所示。 第 3章 办公中文档的高级应用 ·65· 图 3.41 其中一个客户的邀请函和信封的效果图 在本例中,将主要解决以下问题。 (1) 如何录入邀请函内容并设置其格式。 (2) 如何使用邮件合并工具栏制作称呼,最终生成多张信函。 (3) 如何使用中文信封向导制作信封模板,并生成多张信封。 3.2.2 操作步骤 1.创建数据源 批量制作邀请函的前提是有一个客户信息表,也就是数据源。利用 Word 或 Excel 制作数 据源都可以,本例中使用 Word 中的表格制作一份客户信息表,如表 3-1 所示。 表 3-1 客户信息表 姓 名 性 别 公 司 名 称 通 信 地 址 邮 政 编 码 王飞 男 北京立信有限公司 北京珠市口大街 14 号 100054 李丽 女 汇通公司 郑州市文化路 90 号 450000 刘涛宇 男 郑州长城公司 郑州市金水路 49 号 450002 冯艳 女 河南威力科技公司 郑州市英才街 2 号 450044 李易硕 男 河南铭宇通信公司 郑州市花园路 16 号 450003 2.制作邀请函 (1) 新建一个 Word 文档,输入邀请函的基本内容并做基本排版,如图 3.42 所示。和效果 图相比,没有输入“姓名”和“先生/女士”。 图 3.42 输入信函的文本内容 办公自动化技能教程 ·66· (2) 打开“邮件合并”工具栏,如图 3.43 所示,单击“打开数据源”按钮,打开“选取数 据源”对话框,将之前创建的数据源打开,如图 3.44 所示。 图 3.43 “邮件合并”工具栏 图 3.44 “选取数据源”对话框 (3) 在光标定位处单击工具栏上的“插入域”按钮,打开“插入合并域”对话框,选择插 入“姓名”域,如图 3.45 所示。 (4) 在姓名后插入称呼。先将光标定位在“尊敬的(姓名)”之后,再单击工具栏上的“插 入 Word 域”按钮,在打开的下拉菜单中选择“If…Then…Else”命令,打开如图 3.46 所示的 对话框,根据收信人的性别来确定称呼。在本例中,如果性别为“男”,则插入文字“先生”, 否则插入文字“女士”。 图 3.45 “插入合并域”对话框 图 3.46 “插入 Word 域:IF”对话框 (5) 对插入的域进行简单的排版后,单击工具栏上的“查看合并数据”按钮,查看数据合 并后的结果,核对正确无误后,单击“合并到新文档”按钮,打开如图 3.47 所示的对话框, 选择“全部”,单击“确定”按钮即可生成全部的文档,如图 3.48 所示。或者直接单击“合 并记录”,将合并结果直接送到打印机进行打印。 3.使用中文向导制作信封 除了用邮件合并工具栏以外,Word 还提供了一种更好的工具来专门制作信封,那就是“中 第 3章 办公中文档的高级应用 ·67· 文信封向导”。下面利用“中文信封向导”来制作邀请函的信封,具体的使用过程如下: (1) 选择“工具”→“信函与邮件”→“中文信封向导”命令,打开信封制作向导,根据 制作向导进行设置,如图 3.49 所示。 图 3.47 “合并到新文档”对话框 图 3.48 全部文档生成后的效果 图 3.49 信封制作向导 (2) 单击“下一步”按钮,如图 3.50 所示,在“样式”中选择一种需要的类型,单击“下 一步”按钮,如图 3.51 所示,在“生成选项”中选择“以此信封为模板,生成多个信封”, 在“使用预定义的地址簿”中选择“Microsoft Word”,并且选择“打印邮政编码边框”。 图 3.50 选择信封的样式 图 3.51 生成选项 办公自动化技能教程 ·68· (3) 单击“下一步”按钮,此时直接跳到“完成”这一步,生成如图 3.52 所示的信封模板。 图 3.52 初步生成的信封模板 (4) 单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮,在打开的“选取数据源”对话框 中将“客户信息表”打开。 (5) 单击“查看合并域”按钮,出现一个“无效的合并域”对话框,核对上面灰色文本框 中的内容和 “或者用数据源中有效的合并域来替换”下面的下拉列表中的内容是否一致,如 果不一致,选择一个符合要求的。例如图 3.53(a)所示的是“收信人邮编”,下面的列表框中 就选择“邮政编码”,直到上下一致后,单击“确定”按钮即可进入下一个域的选择,如 图 3.53(c)所示。 (a) 收信人邮编由数据源中的邮政编码替换 (b) 收信人地址一由数据源中的通信地址替换 (c) 收信人姓名由数据源中的姓名替换 图 3.53 将数据源中的合并域替换掉文档中的合并域 第 3章 办公中文档的高级应用 ·69· (6) 如果在信封中不需要某些合并域,可单击“删除域”按钮。例如对“收信人地址二”、 “发信人地址”、“发信人姓名”和“发信人邮编”合并域都要进行删除。 (7) 合并域设置完毕后,就会出现如图 3.54 所示的信封样式,在信封的右下角插入一个文 本框并输入发信人公司的名字和邮编,例如:河南华硕科技有限公司、450044,进行基本排版 后,如图 3.55 所示。 图 3.54 使用过合并域的信封样式 图 3.55 进行排版后的信封样式 (8) 对全部的记录进行合并新文档,结果就生成了所有客户的信封,如图 3.56 所示。 图 3.56 所有信封的最终效果 3.2.3 主要知识点 1.邮件合并 (1) 什么是“邮件合并”。通常情况下,把上例中文档中相同的部分(如会议内容和格式等) 保存在一个 Word 文档中,称为主文档,把文档中那些变化的信息(如收件人姓名,邮编等)保 存在另一个文档中,称为数据源文件,然后,让计算机依次把主文档和数据源中的信息逐个合 并。这就是“邮件合并”。利用“邮件合并”可以制作信函、名片、各种证件、奖状等。 办公自动化技能教程 ·70· (2) 数据源文件。能作为主文档的数据源文件有很多种,例如利用 Word、Excel 创建的表 格,数据库文件等。 (3) 邮件合并工具栏使用的基本过程。选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并” 命令, 打开“邮件合并”工具栏,如图 3.43 所示,其中 列出了一些基本的功能。 按照“设置文档类型”→“打开数据源”→ “插入域”→“查看合并数据”→“合并到新文档” 或“合并到打印机”的基本步骤,就可以进行邮 件合并了。其中,在“查看合并数据”后,可以 单击“上一记录”和“下一记录”按钮来核对记 录。正确无误后再进行合并到新文档或打印机。 (4) 使用“邮件合并”向导。选择“工具”→ “邮件与信函”→“邮件合并”命令,打开“邮件 合并”任务窗格,实际上是打开了一个步骤为 6 的向导,如图 3.57 所示。 根据向导的提示,选择自己需要的文档类型、数据源、插入的域和合并文档或打印机,最 后制作完成。但是使用“邮件合并”向导只能制作一些简单的不需要格式排版的文档。如果需 要进一步排版或者需要插入 Word 域,还要借助于“邮件合并”工具栏。 2.窗体的使用 窗体(又称窗体域)是包含可以输入信息的空白区域或选项的 Word 文档元素。Word 中共有 3 种窗体:文字型窗体域、下拉型窗体域和复选框型窗体域。文字型窗体域可以限制输入内容 的类型,例如文本的长度、日期、数字格式甚至是计算公式,这样可以减少输入错误。复选框 型窗体域和下拉型窗体域可以方便选择使用内容。窗体填充和选择的结果比一般的文档更容易 收集到数据库中以便汇总和。此外窗体保护功能可以防止对文档正文的意外更改。 利用窗体可以制作联机电子文档等类型的文档。本例是利用添加窗体域制作一个公司售后 服务电子调查表。通过本例介绍窗体域的添加和使用方法,效果如图 3.58 所示。操作步骤如下。 图 3.58 使用窗体域的公司售后服务电子调查表 图 3.57 显示“邮件合并”任务窗格的文档 第 3章 办公中文档的高级应用 ·71· (1) 先按照例子中的文档将文本输入并做基本的排版,如图 3.59 所示。 (2) 选择“视图”→“工具栏”命令,单击“窗体”按钮,打开“窗体”工具栏,主要按 钮的功能如图 3.60 所示。 (3) 插入文字型窗体域。首先将光标定位在文档的结尾处,单击“文字型窗体域”按钮, 插入一个空的文字型窗体域,如图 3.61 所示。在窗体域上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单 中选择“属性”,打开“文字型窗体域选项”对话框,如图 3.62 所示,在“类型”后面的“默 认文字”中输入“请在此输入您的意见或建议”。单击“确定”按钮,结果如图 3.63 所示。 图 3.59 基本编辑和排版后的文档 图 3.60 “窗体”工具栏 图 3.61 在文本中插入文字型窗体域 图 3.62 “文字型窗体域选项”对话框 图 3.63 显示默认文字的文字型窗体域 (4) 插入下拉型窗体域。将光标定位在第四行的结尾处,单击“下拉型窗体域”,插入一 个空的下拉型窗体域,如图 3.64 所示。打开其“下拉型窗体域选项”对话框,在“下拉项” 中输入一种产品类型,然后单击“添加”按钮,这时,右边的“下拉列表中的项目”中就会出 现该项,如图 3.65 所示。重复输入多种产品类型,也可以利用上下移动按钮对下拉列表中的 项目顺序做一些调整,最后单击“确定”按钮即可,结果如图 3.66 所示。第五行中的年限设 置和上面的方法相同,在此不再赘述。 办公自动化技能教程 ·72· 图 3.64 在文本中插入下拉型窗体域 图 3.65 “下拉型窗体域选项”对话框 图 3.66 添加过下拉项的下拉型窗体域 (5) 插入复选框型窗体域。将光标分别定位在第六行的“好”、“一般”和“差”字前面, 单击“复选框型窗体域”按钮,分别插入一个复选框窗体域,然后将“好”字前面的“复选框 型窗体域选项”对话框打开,如图 3.67 所示,将默认值设置为“选中”。第七行的插入复选 框型窗体域的方法和上面相同,不再赘述。 图 3.67 “复选框型窗体域选项”对话框 (6) 经过上面几步,窗体域就制作好了,但是还不能使用。单击“窗体”工具栏上的“保 护窗体”按钮,这时,窗体域就可以使用了,并且,除了在窗体域中能进行内容输入或选择之 外,其他的地方都不能进行编辑。经过保护后的窗体如图 3.68 所示。 第 3章 办公中文档的高级应用 ·73· 图 3.68 保护后的窗体 说明:在制作联机电子文档时,有时需要更复杂的控件,现有的窗体并不能完全满足需要,例 如窗体仅提供复选按钮,而没有提供单选按钮。如果需要更多的控件,可以通过控件工 具箱实现,同时,控件也提供了更好的编程性。 3.3 文档审阅与修订 在审阅别人的文档时,如果想对文档进行修订,但又不想破坏原文档的内容或者结构,可 以使用 Word 中提供的修订工具,它可以使多位审阅者对同一篇文档进行修订,作者只需要浏 览每个审阅者的每一条修订内容,决定接受或拒绝修订的内容即可。 修订内容包括正文、文本框、脚注和尾注以及页眉和页脚等的格式,可以添加新内容,也 可以删除原有的内容。为了保留文档的版式,Word 在文档的文本中只显示一些标记元素,而 其他元素则显示在页边距上的批注框中。 3.3.1 审阅与修订文档实例 本实例是两位审阅者对同一篇文档进行审阅和修订,通过这个实例可以掌握文档审阅和修 订的方法,经过审阅和修订的文档如图 3.69 所示。 在本例中,将主要解决以下问题。 (1) 多个用户对同一文档进行审阅和修订。 (2) 如何查看指定用户所做的修订。 (3) 如何插入批注。 (4) 如何接受/拒绝修订。 办公自动化技能教程 ·74· 图 3.69 经过两位审阅者修订过的文档 3.3.2 操作步骤 1.设置用户信息 一篇文档可以有多个审阅者,每个审阅者都有自己的标记,所以,在修订文档之前,需对 用户信息进行设置或修改。设置方法如下。 选择“工具”→“选项”命令,在打开的对话框里选择“用户信息”选项卡,如图 3.70 所示,在“姓名”框内输入“李明”、“缩写”为“L”,单击“确定”按钮即可。在随后的 修订过程中,缩写会显示在批注框内,姓名和一些其他信息也会随着鼠标移动到批注框上而显 示出来。 图 3.70 修改用户信息 2.审阅与修订 (1) 打开“审阅”工具栏。对文档进行修订,首先要打开“审阅”工具栏。选择“视图”→ 第 3章 办公中文档的高级应用 ·75· “工具栏”→“审阅”命令,打开“审阅”工具栏。此时,文档并不处于修订状态,如图 3.71 所示,单击工具栏上的“修订”按钮,文档才处于修订状态,此时状态栏上的“修订”二字由 灰色变为黑色。 图 3.71 “审阅”工具栏 (2) 对文章进行修订和插入批注。当文档处于修订状态时,可以对文档直接进行修改,修 改的结果就是修订的内容。插入批注的方法为先选中需要插入批注的文本,然后单击“审阅” 工具栏上的“插入新批注”按钮插入批注框,用户直接在批注框里输入批注内容即可。 本实例中用户“李明”对文章按下面的要求进行修订。 ① 标题修改为黑体三号字、蓝色。 ② 将第一段中的“12 月”删除。 ③ 为第二段中的“箭竹”插入批注“箭竹是大熊猫最爱吃的食物之一”。 此时,修订结果如图 3.72 所示。 图 3.72 用户“李明”修订过的文档 根据上面的方法,将用户信息修改为姓名“王飞”、缩写“W”,再对文章按照下面的要 求进行修订。 ① 在第三行的“是一条”前插入“九寨沟”。 ② 为第二段的“箭竹”插入批注“九寨沟内有一个海的名字就叫箭竹海”。 ③ 为第二段的“大熊猫”插入批注“大熊猫是我国的国宝”。 这样就会出现如图 3.69 所示的结果。 (3) 接受/拒绝修订。修订完毕后,作者要根据需要对修订进行接受或拒绝。本文中接受第 一处和第三处修订,拒绝第二处修订。将光标定位在需要接受的修订处,单击“接受所选修订” 办公自动化技能教程 ·76· 按钮,在打开的下拉菜单中选择 “接受修订”命令即可;将光标定位在需要拒绝的修订处, 单击“拒绝所选修订”按钮,在打开的下拉菜单中选择“拒绝修订/删除批注”按钮拒绝修订。 结果如图 3.73 所示。 图 3.73 接受过部分修订的文档 3.3.3 主要知识点 1.按审阅者查看修订内容 这篇文章被两个人修订过,作者还可以按审阅者来查询和浏览修订的内容。例如,只显示 用户“李明”修订的内容,单击“审阅”工具栏上的“显示”下拉菜单,选择“审阅者”,只 需将“李明”前的复选框选中,如图 3.74 所示,则文章中显示的修订就是李明所做的所有修 订内容。在李明所做的批注框中,如果标记是“[L1]”,意味着这是用户“李明”做的第一个 批注。将光标放在批注框上,则显示详细的信息,如图 3.75 所示。 图 3.74 选择只显示审阅者“李明”的修订内容 图 3.75 将光标放在批注上的效果 说明:如果想显示全部审阅者修订的内容,则选择“所有审阅者”即可。 2.审阅窗格 单击“审阅”工具栏上的“审阅窗格”按钮,可以在文档底部打开审阅窗格,审阅窗格中 显示了所有具体的修订信息,其中包括用户信息、修订的时间、修订的内容等。可以将文档中 的修订进行定位,也可以删除批注,如图 3.76 所示。 第 3章 办公中文档的高级应用 ·77· 审阅窗格 图 3.76 显示审阅窗格的文档 3.接受/拒绝修订 作者在查看完审阅者做的修订之后,需决定是否接受这些修订,可以使用“审阅”工具栏 上的“前一处修订或批注”和“后一处修订或批注”进行查看。如果同意修改,则单击“接受 所选修订”按钮,在打开的下拉菜单中进行选择,如图 3.77 所示,可以选择“接受修订”接 受某一处修订,也可以选择“接受所有显示的修订”接受全部修订。 图 3.77 接受修订 如果不同意修订结果,则单击“拒绝所选修订”按钮,在打开的下拉菜单中进行选择,如 图 3.78 所示,可以选择“拒绝修订/删除批注”来拒绝某一处修订,也可以选择“拒绝所有显 示的修订”命令拒绝全部修订。 图 3.78 拒绝修订 4.删除批注 批注不必接受,如果不需要只需将其删除即可。删除的方法有以下几种。 (1) 选择某一批注,单击“审阅”工具栏上的“拒绝所选修订”按钮,打开下拉菜单,选 择“拒绝修订/删除批注”。如果想删除所有批注,则选择“删除所有显示批注”或“删除文 档中的所有批注”命令。 (2) 选择某一批注,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“删除批注”命令即可。 (3) 打开审阅窗格,在需要删除的批注上,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“删 除批注”命令即可。 办公自动化技能教程 ·78· 3.4 本 章 小 结 本章主要介绍了 Word 软件在办公中的一些高级应用技术,使用户掌握长文档的制作和处 理能力、批量处理文档的能力、域的多种方法使用能力以及对文档的审阅和修订的能力。 长篇文档是现代办公中用的较多的文档类型。为了进行长篇文档的编排,必须掌握长篇文 档的编辑方法,包括:大纲视图使用,样式使用与管理,多级项目符号设置,封面的制作,自 动提取目录,批注、脚注、尾注、题注的设置,以及页眉页脚、页码的综合设置,会熟练运用 公式编辑器进行科研论文中各种公式的编辑制作。在现代办公中,批量处理文档也很常用,因 此熟练掌握邮件合并技术是非常必要的。用户之间相互审阅和修订在现代办公中也很普遍,修 改别人的文档又不改变原有的内容,是在直接修改内容的基础上的提高。 通过本章的学习,用户应该能够对长文档进行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作,能够 很熟练地对文档进行批量处理,并能够对文档进行审阅和修订。 3.5 实 训 3.5.1 实训一:长文档的排版 1.实训目的 (1) 了解 Word 中长文档的概念。 (2) 熟悉 Word 中长文档排版的基本流程。 (3) 掌握长文档的排版方法。 2.实训内容及效果 将本章实例中的论文制作一遍(包括目录)。 3.实训要求 (1) 录入论文的题目、摘要、关键字和标题。 (2) 为标题设置级别,并为其添加多级编号。 (3) 在标题下录入正文内容并设置其格式。 (4) 为文本插入脚注。 3.5.2 实训二:制作一份居民小区物业催缴单 1.实训目的 (1) 了解 Word 中表格的制作方法。 (2) 熟悉 Word 中邮件合并的基本流程。 (3) 掌握 Word 中“邮件合并”工具栏的使用方法。 2.实训内容及效果 本实训内容为制作物业费催缴单,因为催缴单可能是针对多位业主的,所以结果是生成多 份物业费催缴单。实训最终效果如图 3.79 所示。 第 3章 办公中文档的高级应用 ·79· 图 3.79 物业费催缴单效果 3.实训要求 (1) 制作一份业主物业费管理表格,如表 3-2 所示。 表 3-2 物业费管理表格 姓 名 性 别 面积(平方米) 单价(元/平方米) 刘敏 女 80 0.8 李长浩 男 80 0.8 李明 男 100 0.8 胡晓华 女 120 0.8 王飞 男 120 0.8 张玉慧 女 120 0.8 (2) 制作如图 3.80 所示的物业费催缴单,页面设置为 B5 纸,横向。 图 3.80 物业费催缴单内容 办公自动化技能教程 ·80· (3) 利用“邮件合并”工具栏输入姓名、女士/先生以及金额。 (4) 合并所有文档即可生成全部记录的催缴单,如图 3.79 所示。 3.5.3 实训三:制作一个活动报名卡 1.实训目的 (1) 熟悉 Word 中页面设置的方法。 (2) 掌握 Word 中窗体的使用方法。 2.实训内容及效果 本实训内容是制作一张含有个人资料的报名卡,其中某些资料可以让用户填写和选择,某 些资料是不允许用户修改的。实训效果如图 3.81 所示。 图 3.81 利用窗体制作的报名卡 3.实训要求 (1) 将页面设置成 A4、横向。 (2) 在报名卡中,姓名、出生日期中的年份、电子邮件、联络电话、手机号码和具体地址 均为文字型窗体域。 (3) 出生日期中的月和日、年龄、性别均为下拉型窗体域,其中月的下拉项为 1~12 中的 数字,日的下拉项为 1~31 中的数字,年龄的下拉项为 10~20、21~30、31~40 和 41~50, 性别的下拉项为男、女。 (4) 最后一行中的“是”和“否”文字前为复选框型窗体域,其中“是”前面的复选框的 默认属性为“选中”状态。 3.5.4 实训四:对一篇文档进行审阅和修订 1.实训目的 (1) 掌握 Word 中修改用户信息的方法。 (2) 掌握按照不同的用户查看修订内容的方法。 (3) 熟练掌握使用“审阅”工具栏进行修订的方法。 (4) 熟练掌握接受或拒绝修订的方法。 第 3章 办公中文档的高级应用 ·81· 2.实训内容及效果 本实训内容是对一篇文档进行审阅和修订。修订前和修订后的文档分别如图 3.82和图 3.83 所示。 图 3.82 审阅前的文档 图 3.83 审阅后的文档 3.实训要求 (1) 共有两个审阅者对文章进行审阅,分别是王小明和张玉,姓名缩写分别为 WXM 和 ZHY,其中,王小明做的修改如下。 ① 为第一段中的“云南”插入一个批注“云南省是我国的西南的一个省份”。 ② 将第二段中的“68”修改为“69”。 ③ 将第三段中的最后一句话“其中珍稀动物有滇金丝猴、小熊猫。红腹角雉、黑颈长尾 雉,藏马鸡、山驴等”删除。 审阅者张玉做的修改是将第二段中的“109”修改为“120”。 (2) 分别浏览两个审阅者的修改内容(按审阅者浏览)。 (3) 用户接受所有的修订。
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