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办公中文档的基本操作

2010-11-09 36页 pdf 2MB 46阅读

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办公中文档的基本操作 第 2 章 办公中文档的基本操作 教学目标 ™ 了解办公文档处理的基本流程,掌握文档的创建、打开和保存以及文档保护 等基本知识 ™ 熟练掌握在文档中基本的编辑、排版方法以及文档打印等操作,并且在进行 这些操作时,可以使用多种不同的方法 教学内容 ™ 办公中文档处理的基本流程 ™ 简单文档的处理 ™ 图文混排文档的处理 ™ 实训 2.1 办公中文档处理的基本流程 在办公业务实践中,文档处理操作有其规范的操作流程。一般来说,文档处理都要遵循...
办公中文档的基本操作
第 2 章 办公中文档的基本操作 教学目标 ™ 了解办公文档处理的基本流程,掌握文档的创建、打开和保存以及文档保护 等基本知识 ™ 熟练掌握在文档中基本的编辑、排版方法以及文档打印等操作,并且在进行 这些操作时,可以使用多种不同的方法 教学内容 ™ 办公中文档处理的基本流程 ™ 简单文档的处理 ™ 图文混排文档的处理 ™ 实训 2.1 办公中文档处理的基本流程 在办公业务实践中,文档处理操作有其规范的操作流程。一般来说,文档处理都要遵循如 图 2.1 所示的操作流程。 图 2.1 文档操作流程 1.文档录入 文档录入是文字处理工作的第一步,它包括文字录入、符号录入以及图片、声音等多媒体 对象的导入。文字录入包括中文和英文的录入,符号录入包括标点符号、特殊符号的录入,它 们主要通过键盘、鼠标录入,而图片、声音等多媒体对象的获取需要依靠素材库或者通过专门 的设备导入。 2.文本编辑 文档内容录入完成后,出于排查错误、提高效率或者其他目的,必须对文档内容进行编辑。 对于文字内容来说,它主要包括选取、复制、移动、添加、修改、删除、查找、替换、定位、 校对等。对于多媒体对象,还将有专门的编辑方法。 3.格式排版 文档经编辑后,如果内容无误,下一步就是排版。包括:字体、段落格式设置,分页、分 节、分栏排版,边框和底纹设置,文字方向,首字下沉,图文混排设置,多媒体对象排版等。 办公自动化技能教程 ·14· 4.页面设置 文档排版完成后,在正式打印之前必须根据打印的需要进行页面设置,主要包括:纸张大 小设置,页面边界设置,装订线位置以及宽度设置,每页行数、每行字数设置,页眉、页脚设 置等。 5.打印预览 文档正式打印之前,最好先进行打印预览操作,就是先在屏幕上模拟文档的显示效果。如 果效果符合,就可以进行打印操作;如果感觉某些方面不合适,可以回到编辑状态重新进 行编辑,或者通过有关设置在预览状态下直接编辑。 6.打印输出 利用文字处理软件制作的文档最终输出有两个方向:一个是打印到纸张上,形成纸质文档 进行传递或存档;另一个是制作网页或电子文档用来通过网络发布。如果是前一目的,必须进 行打印操作这一环节,它主要包括:打印机选择、打印范围确定、打印份数设置以及文档的缩 放打印设置等。 2.2 简单文档的处理 在工作和学习中,经常要用计算机处理一些基本的文档,例如公文、海报、招聘启事、合 同等。利用 Word 软件来制作和处理这些文档是最合适的。 2.2.1 简单文档制作实例 本节的实例是制作一份学校内部下发的通知。实例的效果图如图 2.2 所示。 图 2.2 比赛通知的效果图 本例主要解决如下问题。 (1) 如何录入文本内容。 (2) 如何修改文本字体和段落格式。 (3) 如何为文本添加编号。 第 2章 办公中文档的基本操作 ·15· 2.2.2 操作步骤 1.新建一个Word文档并保存 启动 Word 软件后,系统自动建立一个空白文档,为了方便文档打开和防止以后文档内容 的丢失,先将文档进行更名保存。操作步骤如下:单击“常用”工具栏上的“保存”按钮,此 时打开一个“另存为”对话框,如图 2.3 所示。在“文件名”文本框中输入“通知”,单击“保 存”按钮即新建了一个文档名为“通知.doc”的文档。 图 2.3 “另存为”对话框 说明:对于Word这样经常使用的程序,最好在桌面上建立它的快捷方式,这样以后启动时可 节约很多时间。 2.通知文本的录入与编辑 (1) 设置输入法。在文本录入之前,最好先设置好使用的中文输入法,使用快捷键 Ctrl+Shift 来选择一种中文输入法,如果文本中需要交替录入英文和中文,使用快捷键 Ctrl+Space 可以 进行快速中英文输入法的切换。 说明:对于经常使用的中文输入法可以通过“控制面板”中的“输入法”来定义热键,或者将 其设置为第一种中文输入法,这样以后在切换输入法时会很方便。 (2) 录入通知的文本内容。文件建立之后,文档上有一个闪动的光标,这就是“插入点”, 也就是文本的输入位置。选择好输入法后,直接输入文字即可。 由于目前的办公软件都具有强大的排版功能,因此,在文字和符号录入过程中,原则上首 先应进行单纯录入,然后再运用排版功能进行有效排版。基本录入的原则:不要随便按 Enter 键和 Space 键。即 ① 不要用 Space 键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。 ② 不要用 Enter 键进行段落间距的排版,当一个段落结束时,才按 Enter 键。 ③ 不要用连续按 Enter 键产生空行的方法进行内容分页的设置。 如图 2.4 所示为通知文本单纯录入后的效果。 办公自动化技能教程 ·16· 图 2.4 通知文本单纯录入后的效果 说明:录入文本时有“插入”和“改写”两种状态。状态栏上的“改写”两个字如果呈灰色, 说明目前是比较常用的插入状态;如果字体颜色变黑,则表示为改写状态。此时,输入 字符则将后面的字符覆盖。在“插入”和“改写”两种状态之间进行切换可以按 Insert 键,或者用鼠标双击状态栏上的改写标识。 (3) 特殊符号的录入。文档中除了文字外,有时还会根据内容需要输入各种标点和特殊符 号(例如,×、♂、※、◎、№、§等)。符号的输入方法有很多种,通常使用菜单“插入”→ “符号”(“特殊符号”)命令输入。例如本例中需插入特殊符号“×”,如图 2.5 所示,选中需 要的符号,单击“确定”按钮即可。 图 2.5 “插入特殊符号”对话框 (4) 通知文本的编辑。如果在文档录入过程中需要进行编辑操作,具体方法可参见 2.2.3 节第 3 个知识点中的内容。 3.设置通知的字体和段落格式 文档中字体格式主要包括字体、字号、字形、文字效果、字间距等的设置;段落格式主要 包括段落对齐、缩进、段间距、段前距、段后距等的设置。基本设置通过格式工具栏就可实现, 复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。如图 2.6 所示为“字 体”对话框,如图 2.7 所示是“段落”对话框。可以通过对话框上的选项对字体和段落进行设 置,最后单击“确定”按钮即可。 第 2章 办公中文档的基本操作 ·17· (a) 设置字体格式 (b) 设置字符间距 图 2.6 “字体”对话框 图 2.7 “段落”对话框 本例中按照下面的要求对文本进行字体和段落的格式设置。 (1) 标题为三号黑体字,居中,段后距为 1 行。正文为宋体小四号字。 (2) 第 3 段“比赛时间”后面的时间为红色、粗体、带底纹。第 4 段的“学校篮球场”字 符缩放为 120%,字间距加宽为 1.5 磅。 (3) 第 9 段的时间部分加下划线。 (4) 第 2、9、10 段为首行缩进 2 个字符且段前距为 1 行,第 3~8 段段落左缩进 2 个字符。 第 11,12 段设置为右对齐方式且段前距为 1 行。 按照以上要求的字体和段落格式设置之后,比赛通知文档的效果图如图 2.8 所示。 另外,当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时,为提高排版效率而又能达到风格一 致的效果,可使用“格式刷”按钮复制文本格式。具体操作步骤如下:首先选择要被复制格式 的文本;然后单击常用工具栏上的“格式刷”按钮,这时光标变成刷子形状;最后用刷子形状 的光标选择需要复制格式的文本,这样被选择文本的格式就与原文本的格式相同。 说明:单击“格式刷”按钮,只能复制一次,双击“格式刷”按钮,可以多次复制格式,想结 束格式复制时,再次单击“格式刷”按钮即可。 办公自动化技能教程 ·18· 图 2.8 比赛通知设置过字体和格式的效果 4.通知中的编号设置 选中第 3~8 段,选择“格式”→“项目符号和编号”命令,打开“项目符号和编号”对 话框,如图 2.9 所示,在“编号”选项卡中发现没有符合要求的编号,此时选择一种接近目标 的编号,进行自定义设置。 单击“自定义”按钮,在打开的“自定义编号列表”对话框中,把“编号格式”文本框中 “1.”后的“.”删除,输入一个“、”即可。注意不要将带域的部分删除掉。此时在 “预览” 框中可以看到结果,如图 2.10 所示。单击“确定”按钮,回到“自定义编号列表”对话框中, 单击“确定”按钮即可。 图 2.9 “项目符号和编号”对话框 图 2.10 “自定义编号列表”对话框 此时,文本编辑和排版全部完成,效果如图 2.2 所示。 2.2.3 主要知识点 1.自动保存文档 Word 为用户提供了多种保存方式,并且具有自动保存功能,可以最大限度地保护因意外 第 2章 办公中文档的基本操作 ·19· 断电或死机而引起的数据丢失。选择“工具”→“选项”命令,在打开的“选项”对话框中选 择“保存”选项卡,如图 2.11 所示,在“自动保存时间间隔”处打“√”并设置自动保存的 具体间隔时间,最后单击“确定”按钮即可。 图 2.11 “保存”选项卡 2.文档保护 有时某个文档不希望被别人看到或修改,就可以为该文档设置密码将其保护起来。操作 步骤如下。 (1) 选择“工具”→“选项”命令,在打开的“选项”对话框中选择“安全性”选项卡, 如图 2.12 所示。 (2) 在“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”后面的文本框中分别输入密码字符, 这两个密码可以是相同的,也可以是不同的。单击“确定”按钮后再次输入密码进行确认,如 图 2.13 所示。把刚才输入的密码再次输入一遍后,就完成了密码保护设置。 图 2.12 “安全性”选项卡 图 2.13 “确认密码”对话框 (3) 再次打开文档时,需输入打开文档的密码才能打开文档。若想修改文档,需输入修改 密码才能修改。若只打开不修改文档,则文档以只读的形式打开。 (4) 如果需要取消密码,则重复上面步骤(1)的操作,将文本框中原有的密码删除,确定保 存即可。 说明:在设置密码时最好选择好记的字符串,若忘记密码,是无法打开文档的。修改密码可以 不设置,也可以和打开密码一致。 办公自动化技能教程 ·20· 3.文档的基本编辑 文本的编辑是指文本字符的选定、修改、删除、复制、粘贴和移动等。 (1) 选择文本。在所有的编辑操作之前,首先必须选择文本,也就是确定编辑的对象。选 择文本有多种方法,常用的有鼠标拖动法和选择栏法。 鼠标拖动法:对于连续的文本,将光标定位在起点,然后拖动鼠标到终点选中文本。对于 不连续的文本,使用 Ctrl+鼠标拖动即可。 选择栏法:选择栏的位置在文本左边的空白区域,单击选择栏选择一行;双击选择一段; 三击选择全文。 (2) 修改文本。一般来说,修改文本是先将光标定位到错误字符之后按退格键 BackSpace 或错误字符之前按删除键 Delete。但是也可以先选取出错内容的文本,然后直接输入新的文本, 这样既可以删除所选文本,又在所选文本处插入新的内容。 (3) 复制、移动、删除。首先必须选择所要操作的文本,然后才能进行复制、移动、删除 操作。常用的操作方法有鼠标拖动法和快捷键法。 鼠标拖动方法:移动鼠标将所选内容拖动到新的位置,就移动了文本;如果按住 Ctrl 键 不松手,然后移动鼠标将所选内容拖动到新位置,就复制了文本。 快捷键法:Ctrl+X 用来剪切,Ctrl+C 用来复制,Ctrl+V 用来粘贴,Delete 用来删除,复 制与粘贴、剪切与粘贴组合分别实现复制、移动。 说明:“粘贴”通常是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置,但是有时若只想要其 中的文字,而不要其格式的时候就可以使用“选择性粘贴”。 复制文本内容后,选择“编辑”→“选择性粘贴”命令,在打开的“选择性粘贴”对话 框中选择“无格式文本”就可以只要文字而不带原来的格式。 (4) 撤销和恢复。Word 提供了撤销和恢复操作,可以对错误操作予以反复纠正。 撤销操作的方法:选择“编辑”→“撤销”命令,或者单击常用工具栏上的“撤销”按钮 。不过,最简单的方法还是使用快捷键 Ctrl+Z。 恢复操作的方法:选择“编辑”→“恢复”命令,或者单击常用工具栏上的“恢复”按钮 。不过,最简单的方法还是使用快捷键 Ctrl+Y 或者单独按 F4 键。 4.自动更正 “工具”菜单中的“自动更正”,本来是用于对用户输入的字词错误进行自动更正的。例 如,输入“再接再励”,利用该功能,Word 软件会自动更正为“再接再厉”。但是利用此功 能,也可以将办公中经常需要输入的文字、词语、特殊符号用一个简单的符号代替,以后要输 入该简单符号,软件将会自动转换为对应的文字、词语、特殊符号。若将“oa”更正为“办公 自动化”,操作步骤如下: 选择“工具”→“自动更正”命令,打开“自动更正”对话框,如图 2.14 所示,在“替 换”文本框中输入“oa”,在“替换为”文本框中输入“办公自动化”,单击“添加”按钮添 加到自动更正词库里,此时“添加”按钮变为“替换”按钮,单击“确定”按钮即设置完毕。 以后在文档上输入“oa”,则会自动出现“办公自动化”。 第 2章 办公中文档的基本操作 ·21· 图 2.14 “自动更正”对话框 说明:如果不想让文档录入时出现自动更正功能,则在“自动更正”对话框中将“键入时自动 替换”选项取消即可。 5.拼写和语法 文本录入完成后,有时会出现一些不同颜色的波浪线,这是因为 Word 具有联机校对的功能。 对英文来说,拼写和语法功能可以发现一些很明显的单词、短语或语法错误。如果出现单词拼写 错误,则英文单词下面自动加上红色波浪线;如果有语法错误,则英文句子下面被自动加上绿色 波浪线,如图 2.15 所示。但是对于中文来说,此项功能不太准确,所以用户可以选择忽略。 若将“I am a girl”写成“I is a girlll”则会出现如图 2.15 所示的错误提示,选择“工具”→ “拼写和语法”命令,打开如图 2.16 所示的对话框,此时可以对错误进行更改,也可以忽略。 图 2.15 联机校对后的结果 图 2.16 “拼写和语法”对话框 6.查找和替换 查找和替换是一种常用的编辑方法,可以将需要查找或者替换的文字进行快速而准确的操 作,从而提高编辑的效率。 例如,实例中多次出现“学生”。下面介绍如何查找“学生”和把“学生”全部替换为“大 学生”。 (1) 查找文本。选择“编辑”→“查找” 命令,打开“查找和替换”对话框,在“查找 内容”中输入“学生”,如图 2.17(a)所示,重复单击“查找下一处”按钮即可详细定位到每 一处“学生”出现的地方。 办公自动化技能教程 ·22· (2) 替换文本。对于一个比较长的文档来说,如果把文本用手动的方法一个一个地替换可 能会漏掉一部分文本。但是利用替换功能就可以进行自动全部替换,选择“编辑”→“替换” 命令,打开“查找和替换”对话框,如图 2.17(b)所示,在“查找内容”中输入“学生”,在 “替换为”中输入“大学生”,单击“全部替换”按钮,就会对文档中所有出现的“学生”进 行替换。 (a) 查找文本 (b) 替换文本 图 2.17 “查找和替换”对话框 7.项目符号和编号 在文档中,相同级别的段落有时需要加一些符号或者编号。项目符号是在每个条例项目前 加上点或钩、三角形等特殊符号,主要用于罗列项目,各个项目之间没有先后顺序。而编号则 是在项目前面加上 1,2,3…或者 A,B,C…,一般在各个项目有一定的先后顺序时使用“编 号”。适当地使用项目符号或编号可以增加文件的可读性。 添加项目符号和编号的操作步骤如下。 (1) 选中所需添加项目符号的文本内容,选择“格式”→“项目符号和编号”命令,打开 “项目符号和编号”对话框,如图 2.18 所示,可以选择对话框中所示的某一种项目符号和编号, 单击“确定”按钮即可。 (a) “项目符号”选项卡 (b) “编号”选项卡 图 2.18 “项目符号和编号”对话框 (2) 使用编号或项目符号时,如果觉得对话框上面列出的样式都不理想,用户还可以选择 自定义新的编号或项目符号。自定义过的新编号或项目符号,会成为格式工具栏上的默认形式, 如图 2.19 所示,可以单击“格式”工具栏上的“编号”和“项目符号”按钮直接使用。 添加过项目符号和编号的文本效果如图 2.20 所示。 第 2章 办公中文档的基本操作 ·23· 图 2.19 自定义的项目符号 图 2.20 添加过项目符号和编号的文本效果 8.根据创建公文 现代办公中,撰写公文可以说是最为基本的工作之一。一般来说,公文都有统一的规定格 式和专门的使用范围。公文一般由文头、正文、文尾 3 部分组成。 文头一般包括发文机关标识、发文字号、公文标题和主送机关等,在公文的上方。正文是 公文最重要的主体部分,叙述公文具体内容,在文头的下方。文尾一般包括公文署名、用印和 成文日期等,在公文的右下角。 公文都有统一的规定格式,但是如果直接去编辑会比较烦琐,Word 提供了一系列的模板 可以帮助来制作公文。下面以一个政府公文为例来介绍利用模板来制作公文的操作方法。 (1) 选择“文件”→“新建” 命令,在打开的任务窗格里选择“根据本机模板”,在打 开的“新建”对话框里选择“”选项卡,如图 2.21 所示,单击“公文向导”图标,确定 后出现如图 2.22 所示的“公文向导”对话框。 图 2.21 “模板”对话框 (2) 在该向导中,多次单击“下一步”按钮,如图 2.23 所示进行逐步的输入和设置,最后 单击“完成”按钮即可生成如图 2.24 所示的公文。 办公自动化技能教程 ·24· 图 2.22 “公文向导”对话框 图 2.23 “公文向导”中的“标题”选项 图 2.24 “××市政府文件”的效果图 9.使用制表位 通常情况下,用段落可以设置文本的对齐方式,但在某些特殊的文档中,有时需要在一行 中有多种对齐方式,Word 中的制表位就是可以在一行内实现多种对齐方式的工具。制表位的 设置通常有标尺法和菜单法两种方法。 (1) 标尺法。如果试卷中有选择题和判断题,在制作试卷选择题选项时,就往往需要 对其多个答案选项进行纵向对齐,如图 2.25 和图 2.26 所示为答案选项对齐前和对齐后的效果。 具体操作步骤如下。 图 2.25 使用制表位对齐之前的试题 第 2章 办公中文档的基本操作 ·25· 图 2.26 使用制表位对齐之后的试题 ① 选中所有的答案行,先将其设定为首行缩进 2 个字符,当标尺最左端出现左对齐制作 符 时,在标尺 10、20 和 30 字符处分别单击鼠标,这时会在标尺上出现 3 个左对齐的符号, 如图 2.27 所示。 图 2.27 添加上制表符后的标尺 ② 在答案的 B、C 和 D 符号前面分别按 Tab 键就可以出现如图 2.26 所示的效果。 (2) 菜单法。除了标尺法以外,还可以使用菜单法。菜单法的优点是位置更准确,例如上 例,选中所有的答案行,选择“格式”→“制表位”命令,打开“制表位”对话框,如图 2.28 所示在“制表位位置”下分别输入 2、10、20、30 字符,对齐方式都选择“左对齐”,前导符 都为“无”,每输入一个都要用鼠标单击“设置”按钮。 最后单击“确定”按钮,结果如图 2.27 所示,再重复上面标尺法的步骤②即可。 实际上,菜单法包含了所有标尺上的对齐制表符,而且还可以设置前导符,例如判断题中 括号前面的省略号就可以用制表位中的前导符来制作,而且可以先设置后输入。操作步骤如下。 ① 将光标定位在需要输入判断题的行,选择“格式”→“制表位” 命令,打开“制表位” 对话框,如图 2.29 所示,在“制作位位置”下输入“40 字符”,将对齐方式设置为“右对齐”, 前导符设置为“2…..”,单击“设置”按钮后确定,结果如图 2.30 所示。 图 2.28 “制表位”对话框 图 2.29 在“制表位”对话框中设置前导符 办公自动化技能教程 ·26· 图 2.30 设置过制表符后的试题 ② 直接输入判断题的内容,输入完后按 Tab 键,此时会出现“……”前导符,然后再输 入“( )”,这样一道判断题就制作完毕了,如图 2.31 所示。按 Enter 键后制作下一道题, 后面的试题以此类推。 图 2.31 使用过制表符后的试题 (3) 删除制表符。若想删除制表符,可以直接在标尺上把对齐符号拖曳下来,也可以打开 “制表位”对话框,选择需要删除的制作符,单击“清除”按钮确定即可。 说明:制表位有好多种,有左对齐,右对齐,居中式,竖线式和小数点式等,在标尺的左端用 鼠标单击就可以交替出现,大家可以在实训的时候多做几种来熟练掌握它。 10.页面设置 在文档打印输出之前,必须进行页面设置,这样打印出来的文档才能正确、美观。选择“文 件”→“页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,如图 2.32 所示,该对话框有几个选项 卡,分别设置能实现不同的效果。首先在“纸张”选项卡中设置纸型;在“页边距”选项卡中 设置上、下、左、右 4 个方向的页边距和打印的方向。 图 2.32 “页面设置”对话框 双击标尺上的灰色区域,也可以打开“页面设置”对话框。如果文档需要装订,则在“页 边距”选项卡中设置装订线的位置和大小。在“版式”选项卡中选择“奇偶页不同”或“首页 不同”,可以对首页或奇偶页设置不同的页眉、页脚,在“垂直对齐方式”中选择“顶端”、 “靠上”或“居中”,可以设置一页中文字内容在垂直方向的不同对齐方式。 第 2章 办公中文档的基本操作 ·27· 11.打印预览 在打印之前,可以使用 Word 提供的打印预览功能查看整体效果,如果对预览的效果不满 意可以进行修改。打印预览是 Word“所见即所得”特点的体现。与页面视图相比,打印预览 视图可以更真实地表现文档外观。在打印预览视图中,可任意缩放页面的显示比例,也可同时 显示多个页面。操作步骤如下。 (1) 单击工具栏中的“打印预览”按钮,或者选择“文件”→“打印预览” 命令,屏幕 立即出现打印预览窗口。 (2) 在打印预览窗口下,可以使用打印预览工具栏上的工具对文档进行更详细的预览,也 可以直接打印,如图 2.33 所示。 图 2.33 “打印预览”工具栏 12.打印输出 用户在打印预览完成后就可以打印了,Word 中有多种打印方法,如果只打印一份文档, 直接单击工具栏上的“打印”按钮即可。若打印多份或仅打印文档中的某几页,则用菜单法进 行打印,具体操作步骤如下。 (1) 选择“文件”→“打印…”命令,打开如图 2.34 所示的“打印”对话框。 (2) 在“页面范围”选项区选择相应的选项,在“份数”栏内输入打印份数。 (3) 单击“确定”按钮,就可以开始打印。 说明:在“页面范围”选项组中有 3个选项:“全部”是指打印全部文档内容;“当前页”是 指只打印光标所在的页面内容;“页码范围”是指打印部分页面内容,如果是连续的用 “-”连接,不连续的用“,”分开,如 2-6,9,11。 图 2.34 “打印”对话框 办公自动化技能教程 ·28· 2.3 图文混排的文档制作 Word 还有一个强大的功能是图文混排。可以在文档中插入图形、图片、艺术字、文本框、 页面边框等,还可以为文档分栏排版,真正做到“图文并茂”。 2.3.1 图文混排文档实例 本节以一篇“荷塘月色”散文为例,利用 Word 为它进行图文混排,使文章更加彰显艺术 效果。文档排版后的效果如图 2.35 所示。 图 2.35 “荷塘月色”散文图文混排后的效果 在本例中,将主要解决如下问题。 (1) 如何为段落设置首字下沉、分栏、边框和底纹。 (2) 如何插入图片和艺术字,设置图片格式将图片衬于文字下方与文本混排,设置艺术字 格式和为艺术字设置阴影等。 (3) 如何插入文本框,并为文本框内的文字添加项目符号。 (4) 如何设置页面边框。 (5) 如何设置页眉、页脚。 2.3.2 操作步骤 1.录入文档并进行基本排版 根据 2.3.1 节介绍的知识把散文的原文录入后如图 2.36 所示。然后为每段设置首行缩进两 个字符,将正文的字体设置为楷体、字号为 4 号,将作者一行字体设置为黑体、小四号字、居 中对齐。 第 2章 办公中文档的基本操作 ·29· 图 2.36 纯文字录入后的散文文本 2.设置首字下沉 为正文的第一段设置首字下沉,将光标定位在第一段中,选择“格式”→“首字下沉” 命 令,打开“首字下沉”对话框,如图 2.37 所示,选择“下沉”,下沉的行数为“2”,单击“确 定”按钮,并将下沉字选中,设置为蓝色字体、加字符底纹,结果如图 2.38 所示。 图 2.37 “首字下沉”对话框 图 2.38 设置过首字下沉的文本效果 3.设置边框和底纹 (1) 为段落设置边框和底纹。为文章的第二段加边框和底纹。方法如下:选中第二段,选 择“格式”→“边框和底纹”命令,打开“边框和底纹”对话框,如图 2.39 所示,在“边框” 选项卡中,先在设置区选择“方框”,然后在颜色中选择“蓝色”、在线型中选择“波浪线”; 在“底纹”选项卡中的填充区选择“浅绿”,单击“确定”按钮,结果如图 2.40 所示。 (2) 插入横线。想要在 “作者”的下面插入一条横线的方法如下:将光标定位在文本“作 者:朱自清”后,选择“格式”→“边框和底纹” 命令,打开“边框和底纹”对话框,单击 对话框底部的“横线”按钮,打开“横线”对话框,如图 2.41 所示,选择其中的一条横线, 单击“确定”按钮即可插入一条横线,结果如图 2.42 所示。 办公自动化技能教程 ·30· (a) “边框”选项卡 (b) “底纹”选项卡 图 2.39 “边框和底纹”对话框 图 2.40 设置过边框和底纹的段落效果 图 2.41 “横线”对话框 图 2.42 插入横线后的文本效果 (3) 设置页面边框。为了使文章的艺术效果更加明显,为文章设置页面边框,方法如下: 选择“格式→“边框和底纹”命令,打开“边框和底纹”对话框,选择“页面边框”选项卡, 如图 2.43 所示,在“艺术型”下拉列表框中,选择某一种图形,此时效果会出现在预览框中, 单击“确定”按钮,结果如图 2.44 所示。 艺术页面边框 图 2.43 在“页面边框”选项卡中设置页面边框 图 2.44 设置过页面边框的文本 第 2章 办公中文档的基本操作 ·31· 4.为段落分栏 文章的第三段要求分等宽两栏,方法如下:选中第三段文字,选择“格式”→“分栏”命 令,打开如图 2.45 所示的“分栏”对话框,选择“两栏”,将“分隔线”前面的复选框选中, 单击“确定”按钮,结果如图 2.46 所示。 图 2.45 “分栏”对话框 图 2.46 段落分两栏后的效果 5.插入图片和艺术字 (1) 插入背景图片。在第三段和第四段的文字下方插入一个荷花图片,方法如下:将光标 定位在第四段文本的前面,选择“插入”→“图片”→“来自文件”命令,打开“插入图片” 对话框,如图 2.47 所示,查找到需要的文件,单击“插入”按钮,图片将被插入文章中。此 时,图片是嵌入在文档里的,不好移动,而且也没有起到背景的作用。插入图片的同时,“图 片”工具栏也被打开,如图 2.48 所示,单击 “文字环绕”按钮,在打开的下拉菜单中选择“衬 于文字下方”。再用鼠标拖动图片进行大小和位置的调整,结果如图 2.49 所示。 图 2.47 “插入图片”对话框 图 2.48 图片设置文字环绕方式 . 图 2.49 图片衬于文字下方后的效果 办公自动化技能教程 ·32· (2) 插入艺术字。文章中出现了如图 2.50 所示的两处艺术字,下面对这两种艺术字的插入 方法进行介绍。 (a) 艺术字标题 (b) 文本中出现的艺术字 图 2.50 文章中出现两处艺术字 图 2.50(a)的操作步骤如下。 ① 首先将标题“荷塘月色”4 个字删除,然后将光标定位在“作者”前面,选择“插入”→ “图片”→“艺术字”命令,打开“艺术字库”对话框,如图 2.51 所示,选择其中一种字库, 单击“确定”按钮。打开“编辑‘艺术字’文字”对话框,如图 2.52 所示,在“文字”文本 框中输入“荷塘月色”4 个字,将字号设置为“44”,单击“确定”按钮即可插入艺术字,结 果如图 2.53 所示。 图(b)的样式 图(a)的样式 图 2.51 “艺术字库”对话框 图 2.52 “编辑‘艺术字’文字”对话框 图 2.53 初步生成的艺术字 ② 设置艺术格式。将艺术字的“版式”设置为“上下型环绕”,此时艺术字周围的控制 点变为 8 个圆圈,用鼠标拖动下面的“扭曲”控制点,使艺术字倾斜,结果如图 2.54 所示。 图 2.54 设置过格式的艺术字 第 2章 办公中文档的基本操作 ·33· 图 2.50(b)的操作步骤如下。 ① 插入艺术字。首先将光标定位在第五段前面,选择“插入”→“图片”→“艺术字” 命令,在打开的“艺术字库”对话框中选择一种艺术字样式,单击“确定”按钮。在打开的对 话框中的“文字”文本框中输入“月光如流水一般,静静地泻在这一片叶子和花上”并将其分 为两行,将字号设置为“24”,如图 2.55 所示,单击“确定”按钮即可插入艺术字,如图 2.56 所示。 图 2.55 在编辑文字时将其分行 图 2.56 插入艺术字 ② 为艺术字设置格式。在艺术字上单击鼠标右键,选择“艺术字格式”,打开“设置艺 术字格式”对话框,如图 2.57 所示,在“颜色与线条”选项卡中将填充颜色设置为“橙色”, 线条颜色设置为“玫瑰红”,在 “版式”选项卡中将版式设置为“上下型环绕”,单击“确 定”按钮,结果如图 2.58 所示。 图 2.57 “设置艺术字格式”对话框 图 2.58 进行格式设置后的艺术字 ③ 为艺术字设置阴影。选择“视图”→“工具栏”→“绘图” 命令,打开“绘图”工具 栏,如图 2.59 所示,单击工具栏上的“阴影样式”按钮,选择“阴影 20”,最后调整一下艺 术字的大小和位置,结果如图 2.60 所示。 图 2.59 在“绘图”工具栏上选择阴影 图 2.60 设置过格式和阴影后的艺术字效果 说明:插入图片时,默认的版式是嵌入式,嵌入式是将图片插入在光标之后,不容易移动,所 办公自动化技能教程 ·34· 以如果想做到真正的“图文混排”,就要设置图片的版式。剪贴画、照片、艺术字、图 形、组织结构图、图表等图片类型的对象在和文本混排时最好都要进行版式的 设置。 6.插入竖排文本框 文档中需插入一处竖排文本框,具体操作步骤如下。 (1) 插入文本框。把光标定位在文档结尾处,选择“插入”→“文本框”→“竖排” 命 令,拖动鼠标,画一个文本框,向其中输入一首诗“采莲南塘秋,莲花过人头,低头弄莲子, 莲子清如水”,设置字体为楷体、字号为小三、粗体、倾斜,如图 2.61 所示。 (2) 为文字添加项目符号。选中文本框里的文字,选择“格式”→“项目符号和编号”命 令,打开“项目符号和编号”对话框,在“项目符号”选项卡中,选择任意一种符号,单击“自 定义”按钮,打开如图 2.62 所示的“自定义项目符号列表”对话框。 图 2.61 在文本框中输入文字 图 2.62 “自定义项目符号列表”对话框 单击“图片”按钮,打开“图片项目符号”对话框,选择如图 2.63 所示的符号,单击“确 定”按钮,结果如图 2.64 所示。 图 2.63 “图片项目符号”对话框 图 2.64 添加过项目符号的文本框 (3) 为文本框设置边框和底纹。在文本框上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“设 置文本框格式”命令,打开“设置文本框格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,如 图 2.65 所示,将线条颜色设置为“天蓝色”,粗细为“3 磅”,填充颜色设置为“填充效果” 中的某种纹理,单击“确定”按钮。最后将文本框的阴影设置为“阴影样式 2”,结果如图 2.66 所示。 第 2章 办公中文档的基本操作 ·35· 图 2.65 “设置文本框格式”对话框 图 2.66 文本框的最终效果 7.设置页眉、页脚 页眉和页脚是文档中每个页面的顶部和底部区域。可以在页眉和页脚中插入文本或图形, 其中包括页码、日期、图标等。这些信息一般显示在文档每页的顶部或底部。在本文档中插入 页眉和页脚的操作步骤如下。 (1) 选择“视图”→“页眉和页脚” 命令,进入页眉和页脚的编辑状态,同时也打开了 “页眉和页脚”工具栏。如图 2.67 所示,当前光标处于页眉区,输入“美文欣赏:荷塘月色” 几个字,并将其设置为隶书、四号字。 (2) 单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮,进入页脚编辑区。如 图 2.68 所示,单击工具栏上的“插入页码”按钮,并将页码设置为居中。 (3) 单击工具栏上的“关闭”按钮,就完成了页眉和页脚的设置。 图 2.67 在页眉区输入文本内容 图 2.68 在页脚编辑区输入文本内容 办公自动化技能教程 ·36· 2.3.3 主要知识点 1.图片 (1) 在文档中插入图片。在文档中可以直接插入图片,一般情况下,图片的来源主要有两 个方面,一是来自剪贴画,二是来自文件。 ① 来自剪贴画。Word 本身有剪贴画库,使用时只需选择插入就行了。插入剪贴画的方 法如下。 将光标定位在需要插入剪贴画的位置,选择“插入”→“图片”→“剪贴画”命令,打开 “剪贴画”任务窗格。 首先在“搜索文字”文本框中,输入要插入的图片类型名称,例如“计算机”,单击“搜 索”按钮,然后在下面的结果栏里选择需要的图片,如图 2.69 所示,在所选图片右边的下拉 菜单中选择“插入”命令即可,结果如图 2.70 所示。 图 2.69 在剪贴画中选择要插入的图片 图 2.70 在文档中插入剪贴画的效果 第 2章 办公中文档的基本操作 ·37· 说明:如果不知道应该选择哪一类剪贴画而是想显示所有内容,则在文本框中什么也不输入, 直接单击“搜索”按钮,下面的结果栏里将会列出所有的剪贴画内容。 ② 来自文件。通过这种方法插入图片的前提是计算机磁盘或移动存储设备上必须有图片 文件,插入方法如下。 将光标定位在要插入图片的位置,选择“插入”→“图片”→“来自文件”命令,打开“插 入图片”对话框,如图 2.71 所示,在“查找范围”中选择图片所在的文件夹,选择需要插入 的图片,单击“插入”按钮即可,结果如图 2.72 所示。 图 2.71 “插入图片”对话框 图 2.72 文档中插入图片后的效果 (2) 调整图片的格式。插入图片后,图片的大小和位置一般都不太合适,还需要对其进行 格式化设置。在 Word 中可以通过“设置图片格式”对话框对图片格式进行处理。 可以通过单击“图片”工具栏上的“设置图片格式”按钮;或者在某一选中的图片上单击 鼠标右键,从弹出的菜单中选择“设置图片格式”命令;或者直接双击图片都可以打开如 图 2.73 所示的“设置图片格式”对话框。 图 2.73 “设置图片格式”对话框 “设置图片格式”对话框中共包括 6 个选项卡,其中 4 个主要选项卡的功能如下。 ① “图片”选项卡:包含“裁剪”和“图像控制”两个选项组。“裁剪”选项组可以对 图片的大小进行裁剪;“图像控制”选项组可以对图像颜色、亮度、对比度进行调整。 ② “颜色与线条”选项卡:“填充”选项组用于设置图片背景填充色;“线条”选项组 用来设置图片边框的颜色、虚实、线型和粗细,使图片看上去更漂亮。 ③ “大小”选项卡:包含“尺寸和旋转”、“缩放”和“原始尺寸”3 个选项组。所谓 原始尺寸,指的是插入的剪贴画或来自文件或扫描仪的图片的尺寸,这是不可设置的。当选中 办公自动化技能教程 ·38· “锁定纵横比”复选框时,图片的宽度和高度的比例固定。当选中“相对于图片的原始尺寸” 复选框时,当前的尺寸和原始尺寸相关,即原始尺寸中的高度(或宽度)乘以“缩放”选项组“高 度”文本框(或“宽度”文本框)中的比例等于“尺寸和旋转”选项组中“高度”文本框(或“宽 度”文本框)中的值。 ④ “版式”选项卡:包含 “环绕方式”和“水平对齐方式”两个选项组。“环绕方式” 选项组提供了“嵌入型”、“四周型”、“紧密型”、“浮于文字上方”和“衬于文字下方” 5 种文字环绕方式,如果单击“高级…”按钮,还可以进行更多“环绕方式”的设置。“水平 对齐方式”选项组提供了 4 种对齐方式。 说明:如果需要对图片进行微调,在选择图片后,使用方向键移动的同时,按住 Alt键即可。 (3) 设置艺术字的属性。艺术字也有其特有的属性,可以通过使用“艺术字”工具栏来进 行设置。 在插入艺术字的同时系统会自动显示出“艺术字”工具栏,如图 2.74 所示。如果没有出 现,单击艺术字也会出现“艺术字”工具栏,另外选择“视图”→“工具栏”→“艺术字”命 令,也可以将“艺术字”工具栏显示到屏幕上。 “艺术字”工具栏共包括 10 个按钮,各个按钮自左到右分别是插入艺术字、编辑文字、艺 术字库、设置艺术字格式、艺术字形状、文字环绕、艺术字字母高度相同、艺术字竖排文字、 艺术字对齐方式和艺术字字符间距。 利用“艺术字”工具栏上的各个按钮可以对艺术字的格式或文字格式进行任意修改。例如 把本例中“荷塘月色”艺术字进行如下的格式修改:填充颜色为“红色”、线条颜色为“蓝色”、 形状为“两端远”、文字竖排,结果如图 2.75 所示。 图 2.74 “艺术字”工具栏 图 2.75 进行格式设置过的艺术字 2.图形 (1) 绘制图形。在实际工作中,用户经常需要自己绘制各种图形。Word 为用户提供了 100 多种自选图形,用户可以通过“绘图”工具栏绘制所需的图形。也可以通过任意改变图形的形 状、大小、颜色,或者和其他图形组合来制作出各种各样的图形。 选择“视图”→“工具栏”→“绘图” 命令,打开“绘图”工具栏,如图 2.76 所示。 图 2.76 “绘图”工具栏 单击“绘图”工具栏上“自选图形”中提供的任意一种图形,此时,文档中会出现一张空 第 2章 办公中文档的基本操作 ·39· 白的画布,将光标移动到画布上,待光标变成十字形,在编辑区按住鼠标左键,然后进行拖动, 就可以画出一个基本形状。重复上面的操作,可以画出多个形状,如图 2.77 所示。 说明:在默认情况下,插入图片或图形时,Word会在文档中插入绘图画布,如果不想在插入 图形对象时增加画布,可以选择“工具”→“选项”命令,在打开的“选项”对话框中 选择“常规”选项卡,取消选择“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”即可。 (2) 为图形添加文字。图形里还可以添加文字,添加文字的方法如下:选中图形,单击鼠 标右键,在弹出的快捷菜单中选择“添加文字”命令,此时光标会出现在图形中,直接输入文 字就可以了。还可以通过“格式”工具栏上的对齐按钮来设置文本内容的左、右对齐和居中对 齐,如为图形添加文字“按钮 1”,对齐方式为居中对齐。例如图 2.78 所示。 图 2.77 在画布上绘制多种基本图形 图 2.78 添加过文字的图形 图形的颜色分为填充颜色和线条颜色,线条颜色可以是选择调色板上的颜色、其他颜色和 带图案的线条,如图 2.79 所示;填充颜色可以使用其他颜色、渐变颜色、纹理、图案或者图 片进行填充。填充方法如下:选中要填充颜色的图形,打开“设置自选图形格式”对话框,选 择“填充”选项中的“颜色”后面的下拉列表框,如图 2.80 所示,可以对图形的填充色进行 修改。 图 2.79 修改线条格式 图 2.80 修改填充颜色 当需要当前调色板中某一种颜色时,直接选择即可;如果需要其他颜色,则选择“其他颜 色”,在打开的调色板中选择需要的颜色。 若需要使用渐变颜色、纹理、图案或者图片进行填充,则选择“填充效果”,打开如 图 2.81 所示的“填充效果”对话框,进行不同的效果设置,如图 2.82 所示。 (3) 修改图形的叠放次序。当插入的图形叠放在一起时,后来绘制的图形可能会遮盖之前 绘制的图形,如图 2.83 所示。 办公自动化技能教程 ·40· 图 2.81 “填充效果”对话框 图 2.82 四种填充效果 图 2.83 两个叠放在一起的图片 如果想让被遮盖的图形显示出来,可以改变它们的叠放次序,操作方法如下:选择被遮盖 住的图形,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“叠放次序”命令,如图 2.84 所示,在 下拉菜单中选择“上移一层”或“置于顶层”即可,结果如图 2.85 所示。 图 2.84 为叠放的图形改变叠放次序 图 2.85 改变过叠放次序的效果 (4) 组合图形对象。当一个图形是由多个图形组合得到时,可以利用“绘图”工具栏上的 “选择对象”按钮拖动选择全部对象,然后单击鼠标右键,如图 2.86 所示,在弹出的快捷菜单 中执行“组合”项中的“组合”命令,这样所有的图形都被组合成一个图形,如图 2.87 所示。 组合过的图形可以作为一个整体进行缩放和移动,还可以复制到其他文档中。 说明:图形组合后还可以取消组合,步骤和组合时一样,如果遇到复杂的图形,还可以分批组 合。另外,在“绘图”工具栏上也可以设置图形的叠放次序、对齐分布、环绕方式和组 合等。 第 2章 办公中文档的基本操作 ·41· 图 2.86 使用快捷菜单组合多个图形 图 2.87 多个图形组合后的效果 (5) 制作流程图。在科技论文撰写中经常会使用一些流程图来简洁明了地说明完成某件事 情的过程。在图形不是特别复杂的情况下,利用 Word 中的绘图功能就可以绘制这些流程图。 下面以绘制如图 2.88 所示的电话银行操作流程图的一部分为例,介绍如何利用 Word 制 作流程图。 图 2.88 电话银行操作流程图的绘制效果 本流程图的制作主要运用了流程图基本图形的使用、带箭头直线的绘制以及文本框设置等 相关内容,这也是制作流程图所必须使用的基本工具。具体操作步骤如下。 ① 绘制图框。单击“绘图”工具栏上的“自选图形”按钮,选择“流程图”选项,选择 “过程”按钮(矩形),待光标变成十字形,在编辑区按住鼠标左键,然后进行拖动,画出第一 个图框,并复制 4 个。再次选择“流程图”选项,选择“决策”按钮(菱形),拖动出所需图框, 最后效果如图 2.89 所示。 ② 输入文字。选中第一个图框,单击鼠标右键选择“添加文字”,输入“95559 电话银 行”。用同样的方法为其他图框分别添加上文字“按 1 键”、“自动服务”、“人工服务”、 “输入卡号、密码,按 1 键”、“电话费服务”。按 Shift 键连续选中多个图框,在所有图框都 被选中的状态下,单击“格式”菜单选择“字体”命令,在打开的对话框中将字体设为宋体、 五号,结果如图 2.90 所示。 办公自动化技能教程 ·42· 图 2.89 绘制图框 图 2.90 输入文字 ③ 图框的分布。使“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮处于按下状态,然后在编辑区 用鼠标拖出一个框,框住绘制好的第一个图框“95559 电话银行”和第二个图框“按 1 键”, 这样即可将这两个图框选中。单击绘图工具栏上的“绘图”按钮,选择“对齐或分布”选项, 选择“水平居中”,这样两个图框就都水平居中了。利用相同的方法让“自动服务”、“输入 卡号、密码,按 1 键”和“电话费服务”3 个图框都水平居中。选中除 “自动服务”外的所 有图框,单击“绘图”按钮,选择 “对齐或分布”选项,选择“纵向分布”,这样选中的图 框的纵向间隔就变均匀了。选中“自动服务”和“人工服务”两个图框,单击“绘图”按钮, 选择 “对齐或
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