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机关公文与写作
机关公文与写作
第 一模块 公务文书写作
第 二模块 事公务文书写作第 一模块 公务文书写作第 一模块 公务文书写作一、公文的概念
公文(包括电报)是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具 。
国务院2000年 8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文,即: 命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要。null
二、公文的分类公文的分类上行文、平行文 、下行文
普通公文、紧急公文(特急、急件)
普通文件、保密文件(绝密、机密、秘密)
指挥性、报请性、知照性、商洽性、记录性
行文关系、方向紧急程度密 级具体职能null①00001②机△密★一年③特△急△⑤ ×××[2001]1号⑥ 签发人:××△①公文份数序号②秘密等级和期限③紧急程度④发文机关标识⑤发文字号⑥签发人
以上为眉首部分以下为行文部分②主送机关③正文①标
null④附件⑤成文时间⑥公文生效标识⑦附注①主题词以下是版记部分②抄送机关名称③印发机关④印发时间null三、公文的构成要素眉首 主体 版记1、份数序号、 2、秘密等级和保密期限、
3、紧急程度 4、发文机关标识、
5、发文字号、 6、签发人1、标题 2、主送机关
3、正文 4、附件说明
5、成文日期 6、公文生效标识
7、附注1、主题词 2、抄送机关名称
3、印发机关和印发时间 4、反线null37mm+1mm 天头297mm×210mm28mm+1mm 订口26mm35mm156mm × 225mm×公文的规格
1、 用纸A4
(见左图)2、排版规格
正文用3号仿宋
体字,每行28字,
每面22行。四、 公务文书具体格式四、 公务文书具体格式1、公务文书格式的性质
公务文书的格式,指的是公务文书外在
表现形式的各个组成部分及其各自的位置,也
包括公务文书的用纸、留空等。
2、公务文书对写作格式的要求
准确规范 完整美观 合理适用
格式的组成格式的组成
1、眉首部分(文头部分)
2、主体部分(正文部分)
3、版记部分(文尾部分)
1、 眉首部分 1、 眉首部分公文眉首包括如下部分:
A. 公文份数顺序号(印制编号);
B. 秘密等级和保密期限;
C. 紧急程度;
D. 发文机关标识(公文版头);
E. 发文字号(文号、公文编号);
F. 签发人 。
图示null 2、 主体部分
A、公文标题;
B、主送机关;
C、正文;
D、附件说明;
E、成文时间;
F、公文生效标识(印章);
G、附注。图示null
3、 版记(文尾)部分
A、主题词;
B、抄送机关名称;
C、印发机关;
D、印发时间。问题
印发时间与发文时间有何不同?null一是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字构成
例: 1、江苏省财政厅文件
2、江苏大学文件
二是由发文机关全称或规范化简称后加一个( )组成
例: 1、泰州市公安局(通告)
2、江苏省财政厅 江苏省国家税务局 江苏省地方税务局转发财政部 国家税务总局关于延长下岗失业人员再就业有关税收政策问题的通知
发文机关标识构成形式有三种:发文机关代字 [年份] 序号发文机关代字 [年份] 序号例:江苏省财政厅 江苏省国家税务局江苏省地方税务局转发财政部 国家税务总局关于延长下岗失业人员再就业有关税收政策问题的通知
苏财税[2009]10号
省政府办公厅关于贯彻落实促进就业有关扶持政策的通知
苏政办发[2009]36号
null课堂练习: 判断正误
1、苏财税发 [二00一] 第15号
2、明电大发 [2002] 03号
3、明府发 (02) 3号正确答案:
1、苏财税发 [2011] 15号
2、明电大发 [2009] 3号
3、明府发 [2002] 3号null正文分开头缘起、主体展开和结尾收束三部分1)开头的方式有:
A 目的式;B 根据式;C 缘由式
要求:开门见山、简明扼要
2)主体(核心):
要求: 内容充实、中心突出、
表意明确、条理清楚。
3)结尾的方式有:
A 归结式;B说明式; C申明式;D 祈请式;
E 期望
要求:行文简洁、收束有力null 附件是附在主件之后,对文件内容起说明和补充作用的文字材料,主要包括随文转发、报送的文件,随文颁发的规章、制度,以及文件中的报表、统计数字、人员名单等。提示
附件是公文的有机组成部分。null成文时间以负责人签发的日期为准,并要求用汉字的小写标注。(如o、一、二、三……)
例:二oo四年三月五日null公文生效标识即是要加盖红色印章。null 附注是用以说明在公文的其他部分不便说明的各种事项的项目,如公文的传达范围、使用方法的规定及对名词术语的解释等。null抄送机关: 是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。应使用全称或规范化简称、统称。
以下是通用的13类公文,即:
命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要。null
行政公文1 命令定义:命令(令)是权威性最高的行政公文, 适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布实行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
特点:强制性 、权威性 、庄严性
命令(令)有严格的发布权限。按照宪法规定,全国人民代表大会,全国人民代表大会常务委员会,中华人民共和国主席,国务院,国务院各部、各委员会,县级以上地方各级人发政府,都有权依照法律规定发布命令。但实际运用中,国家最高领导机关和领导人以及中央军事委员会领导人用得较多,地方政府很少用。
命令的标题由发布单位、事由、公文名称组成。末尾说明何时开始施行。右下方写上单位名称或领导人姓名,签发日期。
null
行政公文 2 决 定
定义:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项
特点:指示性 、规范性
标题一般由“决定的机关名+决定的内容主旨+文种”组成。
正文内容包括原由、决定事项两部分。
null 一、相同之处:两者都涉及重大事件,都要求下级机关和有关人员服从或贯彻执行。
二、两者的区别:
1、在使用权限方面,“命令”非常严格,“决定”则可较普遍地使用;
2、在实用方面,“命令”所涉及的是重大的具体的特定的事务,“决定”则既可涉及这类事务,也可是一般的普遍的经常发生的事务;
3、在表达方面,“命令”高度简洁,只表达作者的意志和要求,且时效性相对较强,而“决定”既表达意志要求,又指明界定有关事物的标准比较:决定与命令null定义:公告主要适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
告知的对象是国内外,宣布的事项较为重要,发布单位的级别较高,一般单位宣布一般事项不用公告。
公告可张贴、登报
特点:周知性
庄严慎重性
发文权限性 3、 公 告 null定义:通告适用于公布社会有关方面应当 遵守或者周知的事项。
特点:法规性 、周知性 、行业性
4、 通 告null比较:公告与通告的异同
相同点: 二者均可张贴、可登报。
区别:一是读者群不同,通告可面向一定的读者,不求所有人知道,而公告要求各界人士都知道;
二是内容有别,通告具有约束性、告知性,可供相关人士借鉴,而公告只是发布信息,消息性强;
三是制发者不同,通告可由各行各业主管机关发布,而公告通常只能由党和国家最高权力机关或最高管理机构制定。null 5、通 知 适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项,任免人员。
通知是一种应用最广的公文,写通知要说明发通知的原因,交代清楚通知的具体事项。几个单位联合出叫联合通知;能些通知,事情紧迫,要迅速传达给有关单位,叫“紧急通知”。null适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
表扬性和批评性通报,属对问题定性的文件,写作时必须十分慎重,文字要认真推敲。
6.、通 报null 比较——通报和通知通报与通告相同点都是知照类公文
通报与通告不同:
一是适用范围不同,通报有收文机关,以文件形式送达或在报纸上发表具有全国性普遍意义的通报;而通告没有收文机关,必须在公共场所张贴或报纸上发表。
二是作用不同,通报用于表扬先进、批评错误、传达重要情况,必须在事后或事情发展过程中制发;而通告用于发布法规和告知人们应该知道的事情,常在事发之前制发。null 7、报 告 是 报请类公文
适用于向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。
写作时,以具体陈述为主,是陈述性公文
其特点:陈述性、建议性 、沟通性
null
定义:请示是“适用于向上级机关请求指示、批 准”的公文。
特点:行文内容的请求性 、行文目的期复性 、
行文时间的超前性 、请求事项的单一性
注意点:一文一事,只递送一个机关,不直接递交领导本人,不能与“报告”连用。
8、请 示null注意事项:
(1)不能越级请示。下级机关应按隶属关系向直接的主管上级请示,一般不越级行文。(2)不要多头请示。若属于双重领导的单位,请示应主送负主要责任的上级机关,同时抄报另一上级机关。多头请示,会耽误工作。只能主送上级单位,不能送领导者个人。(3)只能主送上级单位,不能送领导者个人。也不可抄送同级或下级机关。
(4)用语要得体。请示属上行文,其文辞要谦敬;收笔时,要恰当运用“期请语”,如“以上意见当否,请批示”、“上述请示当否,请批复”等等。
8、 请 示null一、相同点:同属于报请性的上行公文。
二、不同点五点:
(1)含义不同。请示是“请求指示、批准”,带有紧迫性;而报告是“汇报工作,反映情况,提出意见或者建议”,重点在反映情况上。
(2)性质不同。报告是陈述性的文件;请示是请求性文件。
(3)行文时间不同。报告是在事件前、事情进行过程中和事件后都可以行文;而请示是事先行文。
(4)表述要求不同。报告陈述工作情况,涉及内容广泛,可以一文一事,也可以一文多事。请示必须一文一事。
(5)惯用于不同。报告多用“特此报告”、“以上报告,如有不当,请指正”等;请示多用“以上请示当否,请批复”。比较:请示与报告null批转类公文,批复是用于“答复下级机关的请示事项”的公文。批复为下行文。
批复写作时,要注意将批复机关的意见和态度交代清楚,末尾写“此复”或“专些批复”。
具有被动性、针对性、权威性 9、批 复null意见适用于对重要问题提出见解和处理
“意见”可用于上行文、下行文和平行文。
作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。
作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行。
作为平行文,提出的意见供对方参考。
其特点:
1、行文方向的多向性(广泛性)
2、内容的具体性
3、作用的灵活性
10、 意 见null函即信,公务往来的信件叫公函。适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。函的使用范围极广,使用频率极高,可谓公文中的“轻武器”。
特点:1、行文方向的广泛性;2、行文多向性;3、用语谦敬性。
注意事项: 函的内容要专一、集中,以陈述为主,措词要得体。末尾可写“特此函达”或“请即复函”、“此复” 。 格式上,有的比较完备,除有文件头外,还有标题、发文字号、时间、印章等;有的只写上款、落款和时间,加盖印章。。
11、函null比较:批复与复函 (1)行文关系不同。批复是上级机关向下级机关答复用文,属于下行文;复函一般是向不相隶属机关答复用文,属于平行文。
(2)行文内容有差异。批复大多是对重大原则和政策性问题作出批示、答复;复函多用于一般事项的回复。 null比较:请批函与请示 请批函与请示都有“请求批准”的意愿,但请示的对象是有隶属关系的直接上级,属于上行文;请批函的对象是无隶属关系的主管部门,属于平行文。 null 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
比较重要的会议,都要写会议纪要。
标题组成:
由“会议召集单位名称+会议名称+文件名称” 。
其特点 1、纪实性 2、纪要性
3、指导性 4、周知性
5、称谓语的规定性 6、条理性12 、会议纪要null讨论:会议纪要与会议记录 第一,从文体性质上看,会议纪要是正式的公文文种,而会议记录只是会议情况的记录,,属于事务文书,不是正式公文。第二,从内容上看,会议记录无选择性、提要性,会议上的情况都要一一记录下来;而会议纪要有选择性、提要性,不一定要包容会议的所有内容。 第三,从形成的过程和时间方面看,会议记录是随着会议的进行过程同步产生的,而会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。第四,从形式上看,会议记录没有统一的格式,而会议纪要作为正式的行政公文则有固定的格式要求。 第五,写作要求上来看,会议记录是按会议的议程来记载,正式会议每会必记。会议纪要则是在会议记录的基础上整理归纳出来的,并非每会必有,只有当会议结果需要正式行文外发时才撰写制作。第六,从保存发布方式来看,会议记录仅作为内部资料保存,不予发布;会议纪要则按公文程序发布,按公文处理办法保存。null讨论:会议纪要与会议决议 第一,会议纪要是根据会议情况写的要点;而决议必须经与会者表决,按照法定程序通过后,才能生效。第二,一份会议纪要可以同时写不同方面的毫无关联的几项决定,而一个决议只能写某一方面或某一问题。 第三,会议纪要的内容可轻可重,可大可小,只要是会议议定了的就要写进去;而决议的内容常常是一个单位或部门、一个地区或系统乃至党和国家的重大问题。 null 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
议案的行文方面非常明确,写法与信函类似。标题由“议案提出部门名称+送达部门名称+议案内容主旨+文种”四部分组成。
第一行是称呼,
结尾用“现提请审议”或“请审议决定”。13、 议 案null 1、C乡人民政府关于严禁赌博的公告
2、D县轻工局关于修建办公大楼的请示报告
3、M县农业局关于XX问题给G乡人民政府的答复答案:
1、把“公告”改成“通告”。
2、去掉“报告”。
3、把“答复”改成“复函”。
讨论、修改下列公文标题null 一、
的概念
计划也称安排、
、规划、设想、打算、要点等,计划是指为在一定时间内实现一定的目标,制定相应措施和步骤的事务文书。
一般来说,安排、打算是时间较短、内容具体并偏重于工作步骤和方法的计划;设想是初步的尚未成熟的粗线条计划;意见和要点是上级用以向下级布置工作或任务并交代政策、要求的计划;规划是跨越年代较长、范围较广、内容较概括,并具有巨大革新内容的带有全局性、长远性和方向性的计划;方案是从目的要求、方式方法到具体进度都有规定的周密性、专业性较强的计划。null
二、计划的特点
1、预见性
2、可行性
3、明确性null三、计划的种类
内容:全面计划 专项计划
形式:表格式 条文式 综合式
四、计划的写法
(一)标题:一般采用公文式,由单位、时间、内容、文种组成,如:
南京市物资局2007年
(二)正文:
1、前言:制定计划的依据和指导思想
2、主体:任务、目标、措施、步骤
null 一、总结的概念
总结是国家机关、社会团体和企事业单位等对过去某个时期、某个方面的工作进行回顾和评价,通过分析、研究,从中找出经验教训,引出规律性的认识,以明确今后工作方向的一种实用性文体。
二、总结的特点
总结具有回顾性、理论性、客观性等特点。
三、总结的种类
总结按性质分,有综合性总结和专题性总结;按内容分,有
、思想总结、学习总结、科研总结等;按范围分,有单位总结、部门总结、地区总结、班组总结和个人总结等;按时间分,有年度总结、季度总结、月份总结等。null四、总结写作的基本格式
总结的结构一般包括标题、正文、落款三部分
完全式 柯达公司2005年业务工作总结
公文式 2005年业务工作总结
非完全式
1、标题 业务工作总结
单行 层层抵押承包 人人承担风险
新闻式
双行 多种渠道集资 积极改造旧城
——广州市建设经验点滴
基本情况 成绩经验 问题教训 努力方向
2、正文
情况 成绩 经验 问题 意见
3、落款 名 日期调查报告的基本格式
调查报告一般有标题、正文、署名三部分组成
完全式 南昌地区飞机鸟撞的调查
公文式
非完全式 关于飞机鸟撞的调查报告
1、标题
单行 药价为何居高不下?
新闻式 三行 一则报道引起央视关注(引题)
双行 地下六合彩赌博祸害多(正标题)
——ⅹⅹ地区地下六合彩调查(副标题)
开头:(前言 导语 引言)
简介全文 交代要素 概括成绩 提出问题
2、正文 主体:具体情况 成绩经验 存在问题 意见建议
结尾:总结全文 提出问题 展望前景……
单位署名 (放在标题上:公文式或副标题)
3、署名
个人署名 报刊发表应放在标题下面一、新闻的涵义
广 义
1、新闻
狭义 (消息) 一、新闻的涵义
广 义
1、新闻
狭义 (消息) 西方学者的普遍观点是:新闻是对重要的反常的事实的及时报道。新闻分:消息、通讯、新闻评论、新闻图片等。 2、消息是简要而迅速报道国内外要闻的文体。 消息分:动态消息、经验消息、综合消息、人物消息、述评消息等 短 例一:
美国最短的新闻报道
汤姆划了一根火柴,想检查油桶里是否还有汽油。有,56岁。
短 例一:
美国最短的新闻报道
汤姆划了一根火柴,想检查油桶里是否还有汽油。有,56岁。
null消息的结构和内容
消息一般是由标题、导语、主体、结尾和背景材料五个部分组成。
1、标题
单行标题 北京高科技产品出口增幅快
双行标题 新的工时制度下月实施(正题)
职工平均每周工作44小时(副题)
浦东新区开发开放速度加快(引题)
每天诞生2.6个三资和内联企业(正题)
null一.何谓通讯?
(一)定义: 通讯是运用叙述、描写、抒情、议论多种表现手法详细地、深入地报道国际、国内近期出现的具有新闻价值的典型人物、典型事件、典型经验的一种新闻文体。
通讯的其他称谓:充分展开的消息;形象化的消息。
(二)广义通讯与狭义通讯
广义:非消息类的新闻报道(西方所称的专稿、特稿);
狭义:人物通讯、事件通讯、工作通讯、概貌通讯等(我国所称的纪实通讯)。
null欢迎批评指正