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写作公务文书

2011-12-16 21页 doc 110KB 396阅读

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写作公务文书写作公务文书 讲究体式规范 无论从事专业工作,还是从事行政事务,都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务,以保证协调各种关系,决定事务使工作正确地、高效地进行。 公文是法定机关与组织在公务活动中,按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料,又称公务文书或公务文件。 ○体式规范 我国公文有统一性的特点,它的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的,一般遵照国务院办公厅1987年2月发布、1993年11月修订并于1994年1月1日起实行的《国家行政机关公文处理办法》。 公文还有四个特点: 1...
写作公务文书
写作公务文书 讲究体式 无论从事专业工作,还是从事行政事务,都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务,以保证协调各种关系,决定事务使工作正确地、高效地进行。 公文是法定机关与组织在公务活动中,按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料,又称公务文书或公务文件。 ○体式规范 我国公文有统一性的特点,它的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的,一般遵照国务院办公厅1987年2月发布、1993年11月修订并于1994年1月1日起实行的《国家行政机关公文处理办法》。 公文还有四个特点: 1. 内容和程序的合法性:公文的具体内容和制定程序必须 符合法律和有关规章的规定,否则无效。 2. 形式和格式上的规范性。 3. 公文语体的简明性,观点严谨、鲜明,文字朴实、庄重。 4. 对机关工作的依赖性。机关工作是公文形成的基础,公文是机关工作的专用工具。 公文除了文字文书之外,现在又有了电信文书(电报、电话记录)、声像文书(录音、录像)、图形文书(以图表为主,伴以简要文字说明)。 随着电子计算机的广泛使用,机关开始运用各种办公自动化工具,而且还利用计算机组成机关管理自动化系统。电子计算机集数据、文字、影像和音讯处理于一身,使办文进入一个快速、准确的崭新阶段,因而公文处理需要更高的技术。 文种:12类13种 按照国务院办公厅的规定,通用公文包括: 1. 命令(令) 适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。 2. 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 3. 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 4. 指示 适用于对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则。 5. 公告、通告 “公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 “通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 6. 通知 适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。 7. 通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 8. 报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。 9. 请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 10. 批复 适用于答复下级机关请示事项。 11. 函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。 12. 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。 格式:文本的11项规定 通用公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。 (一) 发文机关应当写全称或者规范化简称;联合行文,主办机关应当排列在前。 (二) 秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”,“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。 (三) 紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”;紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。 (四) 发文字号,包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。 (五) 上报的公文,应当在首页注明签发人姓名。 (六) 公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应当标明发文机关,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点行号。 (七) 公文如有附件,应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。 (八) 公文除会议纪要外,应当加盖印章。联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。 (九) 成文时间,以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报,以发出日期为准。 (十) 文件应当标注主题词;上报的文件,应当按照上级机关的要求标注主题词。 (十一) 文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方,可并用汉字和通用的少数民族文字。拟稿须知 公文拟稿一般包括:标题、发文编号、主送机关、正文、机关印章、发文日期、附件、抄送单位、机密等级、缓急程度等。部分简单的公文可省略其中一些内容。其中标题和正文是写作的重点。 1. 标题:公文标题是对文件内容的精确概括,要准确、简要,一般由发文单位、事由和文件三部分组成。它表明了文件的来源、主要内容及其性质使用。 有版头的文件或法规性文件,计划和总结,通知和通报,可省略发文单位,有时或只标以文件种类,如《通知》。 2. 发文字号:包括机关代号、年号、顺序号。编写发文字号的作用是有利于统计发文数量,便于公文管理,有利备案查找,在引用时,可以作为公文的代号使用。 例如“审办发(1989)6号”,代表审计署(局)办公厅1989年第6号文件,“审办发”是审计署(局)办公厅的代字,(1989)是年号,“6”号是发文顺序号。 几个机关联合发文,只标明主办机关发文字号。 编号的位置,凡有文件版头的,放在文头名称的下面;凡无文件版头的,放在标题的右侧方。 3. 主送机关:主送机关是行文的主要对象,即要求主办或答复这份文件的对方单位。准确地确定主送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键。 对下级发出的指示、通知、通报等称为普发公文,可以主送几个以上机关,凡其下属机关都是主送机关;向上级报告、请示的公文,一般只写一个主送机关,不能多头主送,如需报送另一个上级机关时,可以用抄报的形式,以免责任不明,处理延误。布告、通告、公告等公布性公文,不写主送机关,可在发表或发送时,另附一个通知或公函给主送机关。 主送机关一般写在正文之前、标题之下,顶格写。 4. 正文:正文是公文的主体,请示问题时,要求一文一事,不要一文数事。 正文的作用是:直接体现党和国家的方针政策,反映文件作者的意图。发文的目的能否实现,主要在正文的书写。因此,正文的写作应该观点鲜明,内容清楚、简洁、通畅,标点符号准确。正文一般在主送机关之后另起一行空两格书写。 正文一般分为开头、中段、结尾三个部分,不同文种的正文结构还有些细微的差别。 开头要开篇明意,简要说明发文的根据和理由、发文的目的或结论。如是复文,要引述来文的日期和标题。 中段是公文主体,要根据办文的目的、国家的有关政策,将情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的,可依次表述,或分段写,或用序数表明项目,以资醒目。 结尾应简洁明晰,向对方提出要求,请求解决某项问题。结尾用语要按照行文关系,写得妥贴得体:上行文,可用“以上报告妥否,请批示”、“以上报告如无不妥,请批转”;平行文,可用“专此函复”、“特此通知”;下行文则常用“希遵照执行”、“此复”、“此令”等语。 5. 发文机关:发文机关又称落款,应写在正文的下面偏右,与正文保留适当的空格,以便盖章。发文机关应写明全称,以示严肃负责。以机关领导人名义行文时,应冠以职务、身份。 盖章是表示发文机关对公文生效负责的凭证,应按GB9704-88“国家标准”规范执行,端正、清晰地盖在成文日期上,做到上不压正文,下压成文日期年月日4~7个字,俗称“齐年盖月”。领导机关大批印发的公文,因使用了规定格式的文件版头,并由机关交通递送,所以不盖印章也同样生效。 6. 发文日期:发文日期是以文生效的起始时间,年月日须完整,年份不得略写,如1991年不得写成91年。发文日期一般以机关领导人签发日期为准;会议通过文件以会议通过日期为准;一般性例行公文如通知、函等以实际发出日期为准;法规性以公文的批准日期为准,或公文最后专门规定生效、执行日期,如“本条例自发布之日起施行”。 发文日期写在公文末尾、发文机关下面,并稍向右错开。 7. 抄报、抄送:抄报、抄送单位是指协助承办或需要了解公文内容的有关单位。上行文列为抄报,平行、下行文列为抄送。为了提高工作效率,节省人力、物力,必须避免滥抄滥报,但也要防止漏抄漏报,以免工作脱节,影响协调。 抄报、抄送单位名称列于公文末页下端。为了整齐美观,文尾的报、送单位,印刷单位,印发时间,一般均用两条线段隔开,文件份数印在最后。 8. 文件版头:正式公文一般都有统一规格,标明发文机关的专用版头。版头以套红大字印上“××××(机关名称)文件”,下加一条红线,中缀红五星。公布性文件,如公告等通常不用版头。 9. 公文附件:附属公文正文的材料叫公文附件。它是公文的补充说明或参考材料,是公文的重要组成部分,但并非每份公文都有附件。 公文附件应在正文之后,发文机关之前注明附件名称全称和件数,不可略写成“附件如文”或“附件×件”。 10. 机密等级:公文内容涉及国家机密时,应根据机密程度,分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。划分机密等级力求准确,宽了,造成失密,严了,妨碍工作开展。 密级的位置,通常放在公文标题左上方醒目位置。密级不同,公文递送方式也不同。 机密公文还要按份数编号,如“编号000××”或“No.000××”,印在文件版头左上方,以便查对,清退。 11. 缓急程度:缓急程度是公文送达和办理时限的要求,有“急件”、“紧急”、“特急”三种。标明缓急程度是为了引起特别注意,保证公文时效和紧急工作的及时处理。 缓急程度的书写位置没统一要求,为了醒目,常写在标题或编号的左侧或放在版头的右上角。有时缓急程度不单独标出,而是放在标题中的公文种类前面,如“国务院关于控制各单位上年结余存款的紧急通知”。 12. 阅读范围:上级机关对下级发文,根据工作需要和机密程度,有些公文还要注明发送和阅读范围。阅读范围通常写在发文日期之下,抄报、抄送单位之上偏左的位置,并加括号,如“(此件发至县、团级)”。 行政性、事务性的非机密公文,向上级机关的报请性公文都不必规定阅读范围。 公文文本样式: 份号秘密等级紧急程度 ××××文件 ××发[200×]×号 标 题 ××××(主送机关): 正 文 附件: ××××(发文机关) 200×年×月×日 (附注) 主题词:×× ×× ×× 抄 报:×××× ×××× 抄 送:×××× ×××× ××××办公厅 200×年×月×日印 共印××份  草稿决不草率,不把关要过“关” 草拟公文,从构思到脱稿都要一丝不苟。动笔前应当做到: 1. 了解领导意图,弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围; 2. 认真阅读有关文件,明确政策界限; 3. 熟悉业务,必要时进行调查研究,了解实际情况,掌握工作规律。 文件起草时,应当注意以下事项: 1. 要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。 2. 简明扼要。请示应当一文一事。 3. 谦虚谨慎,勤勉及时。 4. 贵在得“体”。合乎体式,合乎身份。 5. 人名、地名、数字、引文要正确。时间一般要写具体的年月日。使用数字时,除公文编号、统计表、计划表、序号、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写。 要多下苦功,注意修改,文件愈改愈好,可以从下列三方面进行把关: 1. 内容上“三查三改”: 查立意:看是否明确、完整、突出,改观点错误、浮泛空洞、文不切题、含混冗杂、不合逻辑之处。 查措施政策:看措施、规定、办法、意见是否符合政策,切实可行;改矛盾抵触之处及不求实效的官话、套话、大话、空话和不力之处。 查材料:看是否具体、真实、典型,改一般化、概念化和不实之处。 2. 文字上“三查三改”: 查篇章:看是否明确、紧凑、合理,改杂乱无章、上下脱节、主次详略不当等。 查行文:看是否精炼、合乎语法和逻辑,改用词不当、罗嗦累赘、逻辑错误之处。 查文字:看是否规范,改错别字、生造词语、滥用简称、标点错误和文面款式毛病。 3. 体式上“五查五改”: 查文种、标题、主抄送单位、附件、附加标记有否问题,如有即行订正。 办文必须迅速及时,不失时效。公文一般有一定的时效,特别是有明显时间要求的公文,如果超过时限,就会耽误工作,造成损失。因此,为了做到公文处理及时、迅速,必须健全,简化手续,增强时间观念,以保证公文尽快处理。 公文的保密也要符合要求,必须严格地执行保密制度,严格控制拟稿过程、印刷过程、处理过程,不管是什么人泄密,都是失职渎职,都要受到法律制裁。  ○20字诀 公文的种类不同,它的特定对象、目的、条件不一样;但是它们有明显的共性,写作时必须遵循这些共同规律。我们从多年写作实践中把它归纳为“20字诀”:符合政令,行文周严,格式规范,遵守规则,表述精当。 符合政令 一切公务活动必须贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策。因此,公文必然带有鲜明的政治性、政策性。公文必须符合一定时期内党和国家的方针、政策、法规。 一份公文的主发内容总有诸多横向涉及,受着多方面的方针政策、法规约束,必须协调一致。所以,公文撰写者必须具有一定的政策理论水平,对党和国家的方针、政策、法规能够总体把握,有着分析问题、解决问题的能力。 公文是办事的依据,必须实事求是,符合客观实际,即要真实可靠,数据准确无误,结论切合实际,办法切实可行。 实事求是的公文原则具体表现在:一是内容符合实际,力求正确;二是要有情况、有办法、有措施、有理论。这就要求撰写者认真深入实际,调查研究,有针对性地提出解决问题、指导工作、答复和处理问题的意见、措施。 撰写公文,要了解领导意图,弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围;要“吃透两头”:认真阅读本文件有关的文件,明确政策界限,要熟悉业务,调查研究,掌握实际情况。这样,制订具体政策和实际情况很好结合起来,就能写出政策性强、能解决实际问题的好公文。 行文周严 公文实用性强,要据此办事,行文必须周严: 1. 结构严谨。公文一般有相对固定的格式,写作时要把握特点,行止有序,自然、清晰、严谨。 正文一般分开头、中段、结尾三部分: 开头:开篇明意,简述发文依据和理由或者目的、结论。通常有引据式、目的式、综合式等写法。复文要引述来文日期和文号,长文可先提出要点。 中段:表述主要内容。根据办文的目的、国家有关的政策,把情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的,可分段写,或用序数表明项目,以资醒目。常有并列式、递进式、连贯式三种结构。 结尾:表述发文机关对文件办理的要求,或请求批复,或要求执行,或提出希望,首尾呼应,结束全文。 2. 直笔表述:叙述情况,一清二楚;汇报工作,实事求是;表明观点,态度鲜明;提出要求,明确具体。平直,简洁,明了。 3. 行文得体:对于不同的行文关系、行文方向,语气上要有所区别。 4. 坚持一文一事(综合性报告除外)。 格式规范 严格按照公文格式写作:首先,公文的文体要合乎规范,所谓的文体是指公文的语言体例,也就是语体,包括语言、字词、文种。公文的目的在于表达作者的意图,这就要求语言简洁明快,用词通俗易懂,文种恰如其分,按照《国家行政机关公文处理办法》规定,每一种公文适用一定的范围,表达一定的内容,相互之间不能混用,例如,需要用批复的,不能用通知。 其次,公文的格式要合乎规范。公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。每部分的构成都有大致的规范,就是用纸、书写、排版、装订也有统一的规定。在实际工作中,如果格式不合乎要求,就会影响公文效用的发挥。例如,有的文件,文头合乎规范,没有标题,收文一方就很难看出文件的内容,因而就会增加处理文件的困难;有的文件,发文编号不合乎规范,错编或漏编,天长日久,再需用这份文件,就很难查找,或者需要反复考证;有的文件结尾不合乎要求,没有加盖公章,这个文件所证明的事项就得不到承认;有的文件用纸不合乎规范,装订起来大小不一,给立卷归档带来很多麻烦。因此,国家规定的统一的公文格式,任何发文单位不得另搞一套,自行其是。 遵守规则 明确行文关系,严格按照行文规则办文: 1. 要按办文意图和行文关系选准文种,分清上行文、下行文、平行文,同一方向行文也要确定合适的文种,如上行文中请示与报告不能混淆。 2. 不能越级行文,因特殊情况必须越级请示时,应当抄报被越过的上级机关。“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。 3. 除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个人。 4. 向下级机关的重要行文,应当同时抄报直接上级机关。 5. 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关有权责令纠正或撤销。 6. 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文;政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要,单位不宜过多。 7. “报告”中不得夹带请示事项。 8. 受双重领导的机关向上级机关请示,应当写明主送机关和抄报机关,由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。 表述精当 实事求是是公文自身的权威性和行政约束的保证。上级机关对下级机关的下行文,要注意表达准确、措词严谨,准确无误地传达党和国家的方针政策;下级机关对上级机关的上行文要注意态度明朗,观点明确,事实不夸大,矛盾不掩盖。 无论写什么文章,用尽量少的文字反映尽量多的内容,是写文章的基本要求,为此,就必须在遣词造句方面字斟句酌,使公文的字、词、句准确通顺,主词、动词、宾词完整,单句、复句分清,段落、层次分明,标点符号无误。 公文语言要庄重、准确、简明,为此要注意以下四点: 1. 使用规范的书面语言。一般不使用口语、方言或俗语,使行文庄重;常适当地使用一些文言词语、成语,文白相济,更显简洁凝炼、严肃郑重。 2. 广泛使用公文专用语,如开端用语、称谓用语、祈请用语、经办用语、征询用语、表态用语、承启用语、结尾用语,都有沿习下来的一些文言词语。使用这些专用语,增强了公文文体庄重色彩。 3. 经常使用介词结构,使表述更为确切。如表目的、原因的,表依据、方式的,表对象、范围的,表时间、处所的一些介词常在公文中使用而一般文章则较少采用。 4. 常用对偶、排比、对照、反复等修辞手法,形成整散结合、骈散相间的语体风格,以突出主要精神,强调重要事项,增强行文气势,加强表达效果。 标列主题词 主题词又称关键词,是文件中表达主旨、代表内容特征并可供制作索引、检索文件主题依据的词或词组。一篇公文标注的主题词一般为3~5个词或词组,也可略少略多,不要求表达一个完整的意思,不考虑语法结构、词语搭配,仅仅是简单的组合,其间不用标点符号。 自国发(1986)1号文件,即《国务院关于发布〈中华人民共和国银行管理暂行条例〉的通知》,在我国公文史上首开标注主题词的范例以来,各地党政机关文件依例而行。总观我国公文,这一作法已呈方兴未艾之势。 选定的主题词,必须是公文领域中经常出现的、在检索工作中有一定使用频率的最基本的单词和词组。主题词的词义必须明确清晰,具有单义性,排除义有两歧的概念,以准确鲜明地突显文件的中心思想。《辽宁省国家行政机关公文处理实施细则》规定:“主题词列在文件尾部分横线之上,由左向右横排,词目之间要有适当空白间隔。”具体说来,主题词位于文尾部分第一条间隔线之上,其字号与正文同,“主题词”三字使用粗体,以示醒目。在顶格排印的“主题词”之后,将词或词组依次排开,间隔处空出一个字的位置。举例如下: 主题词:经济 增产节约增收节支 决定 标列主题词通常有下列几种: 1. 文件标题摘录。这是最简单的一种方法,即从文件标题中的“事由”部分摘录关键性词语,构成主题词。例如,《国务院关于加强预算外资金管理的通知》主题词为:“预算 管理”。 2. 文件正文提取。在文件的标题文字或过少难以提取,或过多需要概括的条件下,则可从正文内选取恰切的单词、词组作主题词。例如,《国务院关于清理和整顿“小钱柜”的通知》主题词为“纪检 财务”。 3. 题文结合撮要。此法为前两种方法的结合,即将文件标题和正文中的关键性词语结合而成主题词。例如,《省委、省政府关于贯彻落实〈中共中央、国务院关于制止机构、编制和干部队伍膨胀的通知〉的通知》主题词则为:“组织机构 人事 法制”。 4. 批发文件择重。凡批转、转发性文件,凡发布法规、条例的文件,重点都在被批转、被发布的文件上,其主题词只能从重点文件内选择。例如,《国务院批转国家语言文字工作委员会关于废止〈第二次汉字简化(草案)〉和纠正社会用字混乱现象请示的通知》主题词即为:“语言文字”。 5. 标注文种不一。分析主题词同文种的关系,通常有两种情况:一是,法规类文件标注文种,凡决定、规定、条例性文件,主题词的最后一个单词均为文种,例如,《国务院关于发布〈中华人民共和国内河交通安全管理条例〉的通知》主题词为“交通 水运 安全 管理 条例”;《中共辽宁省委、辽宁省人民政府关于开展城乡横向经济技术联合兴办乡镇企业的若干政策规定》的主题词则为“横向经济 技术联合 规定”;二是,通知类文体一般不标文种,通常性的通知文体,主题词内多不注文种,以上多例均可印证此点。可是极少数重要件也可标注,如《国务院关于做好放开名烟名酒价格 提高部分烟酒价格的通知》,主题词即为:“商品 价格 通知”。 ○举要·练习 文件通知:应用广泛、使用频率最高 文件通知是省、地以下机关发文中使用频率最高,应用范围最广泛的一种文种:发布规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,传达要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项,任免和聘用干部,用通知。通知一般分为指示性通知、批示性通知、一般性通知、任免通知和会议通知五类: 1. 指示性通知是向下级机关单位部署任务、做出指示和安排,而根据内容又不宜采用命令、指示等文体时所采用的一种文体。这类通知要求向通知对象交待清楚通知的目的、通知的事实,使下级机关一眼能看出要求他们解决什么问题,为什么要解决这些问题,采取什么措施来解决这些问题。 2. 批示性通知用于发布某些行政法规、印发领导同志的讲话、批转下级机关报告、转发上级机关和不相隶属机关的文件,一般在文件上加按语,在转发上级机关文件时,不仅要表示同意转发该文的内容,要求所属机关单位认真贯彻执行,而且还要根据公文所涉及内容的重要性做出明确的指示;在转发下级机关来文时,要写明对该文的意见、转发的目的以及参阅、参办、执行等批语。 3. 一般事项通知主要包括:布置工作通知、互通情况通知、日常事务通知等。这类通知要交待清楚所通知的事项,写明什么时间、什么地点、如何办理。 4. 任免通知是上级机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时所使用的通知。拟写任免通知要写清决定任免的时间、机关或依据文件,以及任免人员的具体职务。 5. 会议通知是上级机关或发起单位事先发给与会单位或个人的书面通知。通知要写明会议的时间、地点、参加人员、会议议程(保密性会议可以不写)、需要带的材料以及会议的期限、交通食宿等。 通知的正文由缘由、事项、结尾三个部分构成。 缘由简要叙述发本通知的原因、目的。事项部分应当表述明确具体,条理清楚。要对方办理的,把应办事项和要求写清楚;要对方知道的,把要告诉的事情写明白。结尾或提出执行通知的希望和要求,或用习惯用语,如“以上通知,请认真研究执行”等。 公务报告:汇报、反映、建议、答复 作为文种之一的“报告”是指向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问的公文,常见的报告有以下四种: 1. 综合性报告,是一种用来向上级机关汇报全面工作或几个方面工作情况所写的报告。 综合报告的正文,一般包括报告的目的和报告的内容两个部分,报告的目的主要是写清楚为什么要写报告,这一部分要写得概括简明,然后用“现将……情况报告如下”等语言承上启下,使报告转入内容部分,报告的内容要注意四个方面:一是写明工作的进展情况(包括时、单位、地点、事件经过等);二是找出工作中存在的问题(缺点、失误、损失等);三是总结出经验或教训;四是提出下一步工作的具体意见,以便上级了解和指示。 2. 专题性报告,是一种用来详细说明工作的某一情况或问题,要求上级对此有所了解的报告,写这种报告要抓住事物的本质,把情况的原委、性质及对事物的观点看法写清楚,在某种情况下也要提出具体意见。 3. 答复报告,是上级机关向下级机关询问有关问题,下级机关作出答复的一种报告,这种报告的写作重点是针对所问作答,切忌离题、所答非所问。 4. 报送文件物件报告,是下级机关向上级机关报送文件、物件随之而发出的一种报告,这种报告以说明为主,要求文字简短,清楚明了。 报告例文: 关于19××年税收、财务、物价大检查工作的报告 国家教委: 遵照国务院关于开展19××年税收、财务、物价大检查的通知精神和国家教委关于贯彻国务院通知的具体要求,我校于19××年11月5日至12月15日开展了此项工作。现将检查情况报告如下: 一、 大检查工作的简要过程: 学校于11月5日召开校财务检查领导小组会议,会上学习了国务院的通知精神,并结合学校情况,具体研究讨论和部署了大检查的工作。同时,为了加强财检工作的领导,在原有的基础上调整充实了领导小组成员,设立了财检办公室。 11月7日正式发文开展大检查工作,11、12两日分别召开全校财务会计人员和各经济独立核算单位的负责人会议,传达了国务院通知精神和我校的具体要求、做法。从发文之日起至11月底为各单位自查时间,截至11月底共收到自查报告53份,占应自查单位的98.2%,大部分单位对自查工作是比较认真的。对一年来经费收支情况呈报得比较清楚,尤其以化学系、膳食科两单位最好。化学系的自查报告中既有文字说明,又有帐目清册,把1月至11月份的18笔收入和11笔支出列得清清楚楚,有收支的具体时间、有经费的来源、支出的理由和收支的金额。膳食科把一年来数笔“合理不合法”的开支论证充分,讲清楚了为什么这样做,好处何在。仅购置豆芽机一项就为学校节约达3000多元。总务处领导的决断是正确的,应予以肯定。 根据自查情况,学校财检领导小组决定从学校计划财务处、生产设备处和审计室抽调九位同志组成两个小组分别到化工厂、电工厂、房屋维修承包公司和劳动服务公司所属的教学仪器厂等四个单位进行了重点检查。整个大检查工作已于12月15日结束。 二、 检查中发现的主要问题 19××年我校在执行国家财经政策、贯彻财务和财务管理方面都有了进一步的加强,尤其是全民单位的各级领导干部和财会人员以法管财,以法理财的观念有了进一步的增强。因而,全校的情况是好的,突出的重大违法违纪事件至今尚没有发现。但是,由于认识水平不一,业务素质参差不齐,有的同志责任心不强、全局观念较差,小的违法事件还是有所发生。比如:(下略) 三、 处理和措施(下略) ××大学 19××年12月××日 抄送:(略) (本文原有文件版头,此略) 从例文看,报告行文简约,结构比较紧凑简单,写作要求实事求是,条理清楚。 报告事前、事中、事后均可行文,不需要上级批复。报告中不能写请示事项。 公务请示:事前行文 一文一事 请示是指向上级机关请求指示、批准的公文。常见的请示有以下几种: 1. 请求指示。下级机关遇到重大或疑难问题,请求上级机关给予指示; 2. 请求裁决。因意见分歧,工作无法开展,有待上级裁决才能办理的事项; 3. 请求审核。有章可循,有法可依,可以开展工作,但因事由重大,为防止工作中失误,需请示上级审核的事项或按上级明文规定,完成一个任务,需报请上级审核的有关事项; 4. 请求答复,对现行方针、政策、规章、制度不甚了解,有待上级单位明确答复才能办理的事项; 5. 请求批准。属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项; 6. 请求解决。下级机关在工作中遇到问题和困难,自己无力解决,需向上级机关请求帮助的事项。 例文: 关于实行“按每米工资含量承包”的经济责任制的请示 市纺织工业公司: 为促进丝绸生产的发展,提高企业的经济效益,加强经济责任制,我厂请求实行“按每米工资含量承包”的经济责任制,具体做法是: (一) 遵循国家得大头、企业得中头、个人得小头的原则,在保证公司下达的产量430万米,质量达到80%,利润完成290万元,工业总产值完成2100万元,保证产品销售无积压的前提下,实行工资总额按产量浮动的办法,作为考核依据。 (二) 承包方式: 即以19××年155万元工资总额加上今年调资增加12.3万元,合计为167.3万元为基数,除以上年实际产量445.30万米,支付给厂方工资每米0.375元(外加工产量每生产一米按8折0.3元支付给厂方)。每月按产量计算,允许厂方月季浮动、年终结算,超产工资不予封顶。 以上做法妥否,请指示。 ××绸厂 19××年×月×日 这是向主管上级单位请求批准然后才能实施的工作请示。 请示是一种使用频率较高的公文文种。请示必须事前行文,应当一文一事。 请示写法通常就如这一例文,开头写明请示问题的理由,接着提出请示事项。请示事项有繁有简,但都要具体、明确,不笼统含糊。如果看法或处理办法有几种不同意见或方案时,应当也如实反映,以便上级正确决策。 请示的结尾习惯用语用“妥否,请指示”、“请予审批”、“请审核拨款”等。 会议纪要:传达精神安排工作 工作会议常要形成一些决议和决定,这些决议和决定的内容往往包括工作的安排和责任的落实。传达这些决议和决定的方法一般有两种,一种是对重要的决议和决定要在会后另行编发正式的文件;另一种是对较重要的决议和决定,可以编写成会议纪要的形式,然后根据需要在有关部门分发或送报刊登载。 会议纪要的基本结构和编写要求有以下一些内容: 1. 标题 会议纪要也是一种公文,应该写有较明确的标题,这种标题一般是以会议的名称加上“纪要”两字形成,如“××局务会议纪要”、“××工程处办公会议纪要”、“××学术讨论会纪要”、“×××座谈会议纪要”等等。 2. 开会时间、地点、会议主持单位(人) 在会议纪要中,这一部分既可以一项项单列,也可以写成一段文字表示。 3. 参加会议人员 如果参加会议人较少,可以一一写明主要人员;如果参加会议人多,应着重介绍人员组成和来源。 4. 会议的议题和目的 5. 会议议程和形成的决议 这是会议纪要的核心内容,在这一部分,要围绕会议议题,将与会人员讨论意见进行归纳、总结,选出一致的看法和意见,分项进行编写,这部分的写作要求条理清晰,既要符合大家的意见,又要突出重点。对大家观点一致,又较有指导意义的内容,可作较详细的介绍,而对大家认为尚需讨论的问题,应简略介绍。 6. 结尾 会议纪要不一定非写结尾,写完讨论的观点即告结束也可。但如果会议规模较大,纪要中所讲问题需多方协助配合,就需要专写一段结尾,以提出要求和号召。如要求有关单位对文中所提事项引起重视、贯彻会议精神和努力完成文中所提任务等等。 编写会议纪要一定要注意详略得当,既不要简单地只写会议形成的决议,也不要照抄会议记录,应该是在会议记录的基础上,概括地描述会议形成的一致性意见和决议,反映整个会议的精神。 练习三题 1. 公文专用语用法比较固定、规范。下面是一些使用频率较高的公文专用语,请你把它们按其用途(如开端、称谓、征询、祈请、经办、表态、承启、结尾)归纳分类成组: 本(厂),根据,贵(局),近查,业经,恳请,当否,责成,为此,特作如下通知,妥否,请指示,原则批准,切盼,试行,如无不妥,顷接,依照,兹因,贯彻执行,该(单位),可否,关于,拟同意,提出以下意见,此复,兹经,请,希,盼,拟请,特此通知。 2. 下面是两则文件,请你说说它们是否合乎公文撰写要求,作一简要评析。 关于对××机械厂有关违反 财经法纪问题进行专案审计的请示 ××局长: 最近,我处接到两封署名群众来信,揭发××机械厂财务科有严重违反财经纪律问题(来信附后)。经分析来信内容及进行初步调查后,我们认为有必要对该厂有关问题进行一次专案审计。特此请示,请批复。 工业审计处(处长签名) 19××年×月×日 关于增加一九××年澳大利亚 矿石分配量的报告 冶金部: 根据我公司19××年生铁计划产量安排,需消耗铁矿石×××万吨,现已落实×××万吨,尚差×××万吨。考虑适当增加合理库存量及运输、装卸、落地等损耗,请求在原分配×××万吨的基础上,再分配我公司澳大利亚铁矿石×××万吨,以确保生产任务的完成。” 特此报告 ××××公司(盖章) 19××年×月××日 3. 下面是××市××厂一则文件通知,请你指出它存在的问题并加以订正改写。 ××厂文件 ××发(9×)×号 关于召开厂部工作会议的通知 厂属各单位: 为了进一步完善厂长责任制。切实抓好今年下半年生产和各项工作,根据我厂实际情况,经厂部研究决定,于6月中旬召开厂部工作会议,现将有关事项通知如下,请遵照执行。 一、 参加人员:各单位党支部委员、副科级以上干部、厂级领导。具体安排见附表。 二、 时间:199×年6月12日至15日。 三、 地点:办公楼八楼会议室。 四、 各车间、科室接本通知后,安排好会议期间的生产任务和工作,并请各党支部通知有关人员携带好笔记本,于6月12日上午8点准时参加会议。 厂部办公室(盖章) 199×年6月4日 附表:会议分段时间,6月12日、13日为第一批,参加人员名单:(略);6月14日、15日为第二批,参加人员名单:(略)。 (提示:请对照20字诀,其存在的问题不少于10处。) 大众传播与媒介 一、解释下列术语 1.传播 2.媒介 3.抓拍 二、论述题: 1.请你说说传统电影与现代电影的观念、形态的差异(结合本期观摩的名片来说),并作出评价。 2.试就《饮食男女》中“父亲”形象和“中华美食”说说其文化意义。 PAGE 20
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