为了正常的体验网站,请在浏览器设置里面开启Javascript功能!

word文档编排与办公技巧

2012-01-07 27页 pdf 2MB 236阅读

用户头像

is_374375

暂无简介

举报
word文档编排与办公技巧 139 Word文档编排与办公技巧 C H A P T E R 巧妙实现Word重复字符串自动更新 Word文档已经输入完成时,某一个数值发生了变化,要将 文档中所有相同的数值进行相应的改变,通常我们用“编辑→ 替换”命令来实现,但这种方法属于事后补救,显得麻烦。最 好是可以在输入过程中,某一些固定字符发生变化后,其他重 复字符自动进行改变。我们总结出如下两种方法: 1.定义书签法 将相关的数值及文字(如“利润比上年同期增长70%” 等)输入到W o r d文档中,然后选中这一特定字符串,执行 “插入→...
word文档编排与办公技巧
139 Word文档编排与办公技巧 C H A P T E R 巧妙实现Word重复字符串自动更新 Word文档已经输入完成时,某一个数值发生了变化,要将 文档中所有相同的数值进行相应的改变,通常我们用“编辑→ 替换”命令来实现,但这种方法属于事后补救,显得麻烦。最 好是可以在输入过程中,某一些固定字符发生变化后,其他重 复字符自动进行改变。我们出如下两种方法: 1.定义书签法 将相关的数值及文字(如“利润比上年同期增长70%” 等)输入到W o r d文档中,然后选中这一特定字符串,执行 “插入→书签”命令,打开“书签”对话框,输入一个便 于理解的名称(如“替换百分比”),然后按下“添加” 键,这个对话框就自动关闭了。            插入书签 以后需要输入该词条时,执行“插入→引用→交叉引 用”命令,打开“交叉引用”对话框,按“引用类型”右 侧的下拉按钮,选择“书签”选项,然后在下方列中 选择需要的书签名称,并确定“引用内容”为“书签文 字”,最后单击“插入”按钮即可 执行完这些操作后,如果要对相关数值进行修改,如改 为“利润比上年同期增长70%”我们只需在原始数据(也就 是定义成书签的那个数据)上修改,然后按“Ctrl+A”组合 键选中全文,再按一下F9功能键,后面相同的数值也会做 出应的更改。 2.选择性粘贴法 将需要的特定字符(如“利润比上年同期增长70%”等) 输入到W o r d文档中,然后选中这一特定字符,执行“复 制”操作。再将光标定在需要再次输入此词条的位置上, 执行“编辑→选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对 话框,选中其中的“粘贴为链接”选项(其他选项不需要更 改),确定返回就行了。重复执行此操作,直到将所有的相 关数值及文字输入完成。 以后按照方法一的操作步骤,就可以更新数据了。 选择性粘贴 这两种方式支持对原始数据进行删除,如 果要在原始数据上面添加文字或者数据,那可就 不行了。 Word文档编排与办公技巧 篇 C H A P T E R 办公应用 这里输入书签 名称,然后点击 添加即可完成 140 C H A P T E R 办 公 应 用篇 解决Word“行距不等”的问题 大家在Word文档中某一行使用“公式编辑器”输入数学 公式后,往往公式所在行的行距明显变大,就好像公式把 这一行和其他行给撑开了一样,非常不美观,使用改变行 距的命令也不行。 解决它有两种方法:首先是修改公式大小,点击要修 改的数学公式,每个公式有六个控制点,将鼠标移动到控 制点上,当光标变成“双箭头”时,通过拖动我们可以把 缩小减小行距。这种方法适用于只含有极少符号的数学公 式,如果符号过多,缩小后的公式会因为字体过小而看不 清楚。 另外一种方法是点击“文件”菜单下的“页面设置” 项。在“文档网格”标签页中的“网格”一栏,勾选“无 网格”项。这样能很大程度上缓解行距不等的情况,然后 再进行公式大小的微调,就能取得很好的显示效果。 页面设置 Word和WPS通用的文档排版技巧 无论用Word还是WPS排版文档时难免会使用文本对齐、 段落设置的功能,下面我们就一起来看看这些技巧。 1.单元格数字小数点对齐 选中要处理小数点对齐的数字,如果是表格内的某行、 某列一组数字的需要对齐,可选中单元格,接着在“格 式”菜单下选择“制表位”命令打开“制表位”对话框。            打开“制表位”对话框 在“制表位位置”下输入制表位数值,在“对齐方式” 中选择“小数点对齐”,“前导符”选择“无”。 然后点击“设置”按钮,指定所设置的制表位,不需要 的制表位可用“清除”或“全部清除”按钮来删除,确定 后退出对话框。然后在该单元格输入的数字小数点就会自 动对齐。 2.段落对齐 一般我们在文本每个段落的首行文字都会缩进2个字 符,编写文档时先不处理段落格式,编写结束后将段落全 部选中,点击鼠标右键选择“段落”命令,打开“段落” 设置窗口,在“缩进和间距”选项卡中“缩进”中应用 “特殊格式”下的“首行缩进”效果,设置“度量值”为 “2”确定即可。 如果要让文本内容自动适应页面的宽度,可以设置“常 规”选项下“对齐方式”为“分散对齐”。 3.巧设“列”距 在“段落”设置中我们可以使用“间距”的“行距”功 能设置文本每行的间隔距离,但这里没有列距的设置选项。 如果要设置列之间的间隔距离,可以在“文本”菜单下 打开“页面设置”对话框,然后在“文档网络”选项卡的 “网格”中选择“文字对齐字符网格”,再设置“字符” 中每行的字符个数,例如“20”这样就可增加文字之间的 距离,变相增加列距。 选择“文字对齐字符网格” 利用边框和底纹在Word中制作整行横线 在使用Word的过程中,我们经常会需要在文档中划出整 行的横线,尤其是在制作试卷时,更是需要整段的横 线。通常情况下,我们采用两种方法: 一种是根据需要按下大量的空格键,然后给这些空格 设置下划线;第二种方法是直接用绘图工具画出一根根直 线。第一种方法如果只需要短横线的话,比较适合,但如 果要整段的横线,则显得非常不便。 第二种方法的缺点在于后期排版中,需要进行细致的 通过点选可以 设定对齐方式 和前导符 141 Word文档编排与办公技巧 C H A P T E R 调整。 下面介绍一种方法,可以迅速地制作出整段的横线来。 在需要制作横线处,连续按下回车键,需要几行就按几 个。选定连续的回车符,单击“格式→边框和底纹……” 命令,出现“边框和底纹”命令,在“设置”中选择“自 定义”,再选择合适的线型、颜色、宽度(当然,也可以 什么都不用改),在选项卡中用鼠标各单击一下,下方的 “应用于”选择“段落”,按“确定”即可。 回到文档里看一下,就可以看到整整齐齐的线了。 巧妙隐藏Word文档的文字内容 在Word中,我们可以考虑设置字体颜色、用图片隐藏文 字等手段来使用人无法进行正常的判断,从而达到保密的 目的。 1.文字与背景一色 最危险的方法就是最安全的方法。我们可以在Word文档 中将自己的文字颜色与背景颜色设置成同样的颜色,一般 就是将文字颜色设置成白色。选中要保密的文字,右键点 击并执行“字体”命令,在“字体颜色”中设置为白色, 点击“确定”后便可。 2.自动“隐藏文字” 如果感觉将文字颜色与背景颜色设为一致的方法比较小 儿科,你可以试试“隐藏文字”功能,首先同样是选中要 保密的文字,然后右键点击并执行“字体”命令,在“字 体”选项中,勾选“隐藏文字”复选框后单击“确定”按 钮即可。 勾选“隐藏文字”复选框 3.文字藏于图片下 经过上述设置,我们要保密的文字已经比较安全了,现 在我们再来一招。输入自己要保密的文字后,执行“插入 →图片”命令插入一张可以迷惑人的大图片,然后在Wo r d 中双击此图片打开“设置图片格式”对话框,在“版式” 标签页中选择“浮于文字上方”。现在,你就可以在Wo r d 中将这张图片拖放到你要加密的文字上方,即可完成对文 字的隐藏了。 使用Word样式格式化文档的方法 使用样式可以帮助用户确保格式编排的一致性,并且还 能让用户不需重新设定文本格式就可快速更新一个文档的 。 如果要应用字符样式,可按如下步骤进行: 第一步:选定要应用字符样式的文本。将光标置于要应 用字符样式的文本的前面,按住鼠标右键,拖动到要应用 字符样式的文本的末尾,放开鼠标右键。 第二步:单击“格式”工具栏上的“样式”框旁的向下 箭头,出现下拉的“样式”列表框。 第三步:选择想应用的字符样式名,即可给选定的文本 应用字符样式。 “样式”列表框 Word巧用“样式”编辑文档 在Word中快速设置文字或段落的格式有两种方法,一种 是用格式刷,另一种是套用样式,采用样式的方法效率更 高,修改更方便。样式分为内置样式和自定义样式,内置 样式是Wo r d本身所提供的样式,自定义样式是用户将常用 的格式定义为样式。 1.内置样式的用法 在某一段或某几段中应用样式,单击此段落(或选中 多段落),将光标移入此段的任何位置。然后单击“格 式”工具栏上的“样式”,从下拉列表中选择所需的样式 即可。直接单击“样式”框中的下拉按钮,所弹出的下拉 列表中只含有部分常用的内置样式,要列出全部的内置样 式,可按住“Sh i f t”键后再单击“样式”框中的下拉按 钮。套用样式也可以单击“格式”菜单中的“样式”命 令,在弹出对话框中的样式列表框中单击所需的样式,再 单击“应用”按钮。如果样式框中没有列出需要的样式, 可在“列表”框中选择其他的一组样式。 2.自定义样式的建立及应用 当Word提供的内置样式不能满足需要时,可以创建自定 142 C H A P T E R 办 公 应 用篇 义样式。方法是将文本中某段设置为常用的格式,然后将 光标置于此段或选定此段,单击“格式”工具栏上的“样 式”框,输入自定义样式的名称后回车。将自定义样式应 用于其他段落的方法与内置样式的用法相同。 这样创建的样式仅在本文档中有效,在新建的文档中 不能使用。如果以后常用这个样式,可以将其添加到模板 中,方法是单击“格式”菜单中的“样式”命令,在弹出 对话框中的“样式”列表框中选定需要的样式,单击“更 改”命令按钮,在“更改样式”对话框中选中“添至模 板”复选框。 3.自动更新样式 自动更新样式的作用是:文档中应用同一样式的段落, 如果对其中一段的格式进行修改,其他段落也自动进行相 应的修改。将样式设为自动更新的方法为:单击“格式” 菜单中的“样式”命令,在弹出对话框中的样式列表框中 选定需要的样式,单击“更改”命令按钮,在“更改样 式”对话框中选中“自动更新”复选框后“确定”。 有时候我们要对应用了同一样式的若干段落进行相同 的格式修改,而有时我们只想修改其中一段的格式而其他 段落不变。可以通过设置或取消样式“自动更新”功能进 行相应的操作。我们用以下的方法操作更方便:以“宋体 小四”样式为例,若“宋体小四”样式具有“自动更新” 功能,先将此功能取消。当我们修改了应用“宋体小四” 样式的某一段格式,其他应用此样式的段落格式不发生变 化。若想要其他应用此样式的段落格式发生相应的修改, 单击“格式”工具栏上的“样式”框后回车,便弹出“更 改样式”对话框。选择第一个单选框后确定。其他应用此 样式的段落的格式发生相应的修改。 在Word中快速输入上下标的技巧 用Word编辑文本的时候,尤其编辑数学或化学习题或试卷 时,需要为某些字符设置上标或者下标,比如水的分子式。 常用的方法是:首先选中这些字符,然后打开“格式” 菜单,选中“字体”命令中的“字体”选项卡,在此对话 框的“效果”栏中选择“上标(P)”或“下标(B)”,然后 单击“确定”按钮。 可是这种操作步骤很多,如果编辑的时候涉及多次输入 上标或下标,每次这样进行编辑就太麻烦了,下面的这些 方法就可以大大提高输入效率。 1. 使用快捷键 在Word中使用快捷键进行输入,既方便又快捷。 加上标:使用“Ctrl+S h i f t+=”组合键,按一次后就 可进入上标输入状态,再按一次可恢复到正常状态。 加下标:使用“Ctrl+ =”组合键,同样按一次后就可 进入下标输入状态,再次按就可恢复到正常状态。 如果是先选中文本再按这两个快捷键,则 直接对选中的文本产生作用。在智能ABC输入法 下,此快捷键功能无效。 2.利用剪贴板 先用上面的方法将某处的上标或下标设置好,然后将其 复制,等用的时候进行粘贴,然后修改数值就可。 3.在工具栏上创建上标和下标按钮 点击“工具”菜单的“自定义”命令,在弹出的对话框 中,选择“命令”选项卡,在左侧“类别”项中选择“格 式”项,然后拖动右侧“命令”项中的滑动条,找到“上 标”命令,按下鼠标左键,这时会看到“上标”变成了按 钮形状,并且在鼠标指针旁出现一个“x”号,拖动鼠标至 常用工具栏,可以看到工具栏上出现一“I”状标志,放开 鼠标,出“I”处就会出现一个“x2”按钮,此为上标按 钮,同样方法再制做一个下标按钮。使用时按下相应按钮 即可输入上下标。 4.利用查找和替换功能 在输入上下标时在数字前加一个不常用到的符号,比如 “*”,全文完成后,用“替换”命令将所有的“*3”替换 为下标“3”,很快就全部完成。 5.利用“自动更正”功能 “自动更正”是Word的一个重要功能,该功能可以自动 更正常见的输入错误、拼写错误和语法错误。只要我们先预 设好输入错误和更正后的正确结果,当我们输入一个错误 时,系统就能自动地把它们变成正确的,出现在屏幕上。 以H2O为例,预设方法:正确写出H2O,选中它。然后, 打开“工具”菜单,选择其中的“自动更正”命令,在出现 的“自动更正”对话框里选择“带格式文本”,在“替换” 项中的的空格里键入按一般的文字输入的H2O,然后单击“添 加”、“确定”按钮,完成预设。以后若按一般的文字输入 H2O时,屏幕上就会自动地出现设置好下标的H2O。 “自动更正”命令 143 Word文档编排与办公技巧 C H A P T E R 在Word中利用样式添加目录 在Word的“格式”菜单项中,有个叫“样式与格式”的 菜单项,“样式”选项,可以让我们在不同文章中设定相 同的格式,使不同时候所编辑的文件具有相同的风格。在 此,我们先明确一下什么是样式。样式其实就是对文本某 部分的格式的定义。在“格式”菜单中的“样式项”里, 我们可以发现Word其实已提供了多种样式,如“标题1、标 题2、正文”等。而且我们也可以在设定满足我们要求的格 式后,通过样式管理器,将这些格式保存成一种样式,这 样,以后遇到要设置相同“格式”时,就可以直接调用样 式来完成格式的设定了。 多种样式修改 在同一篇文章中,如果要让不同处的文本有相同的格 式,一般可以通过用“格式刷”复制格式来完成,而要让 不同文章具有相同的格式,就须同时打开多篇文章进行格 式复制。但实际上,通过选取预先设好的样式,我们可以 很容易地让以上两种情况具有相同的格式。 例如,要打印一个由多篇文章组成的小册子时,为了使 小册子装订更完美一些,要在小册子的最前面加上所有文 章的标题及页码作为目录,而为对齐右侧的页码则需一次 次地调整字号大小、插入空格键,非常费劲。 其实利用样式来进行目录的添加非常方便,它用不着再 向文件中输入任何文字,而且操作更简单,修改更方便。 具体做法是这样的: 1.定义目录标题的样式 先选定文章中任意一篇的标题,对标题进行字体、字 号、加粗、颜色等字体格式的定义及居中、左右缩进、行 距等段落格式的定义。然后选择“格式”菜单中的“样式 和格式”,新建一个样式。 2.设目录标题的样式 在文件中选中第一个目录标题的文本,从“格式”菜单 中选取“样式”选项,并从中选取刚才定义的样式,其他的 目录标题文本也采用相同的方法处理。 3.插入目录 将光标移到要插入目录标题的位置,从“插入”菜单中 选取“索引和目录”项,并选取“目录卡”,确定是否显 示页码、前导符样式及显示级别。这样,在光标处就产生 我们所需要的目录了,该目录包含有所选文本的目录标题 并产生相应的页码。 4.目录的更新 如果以后在文章中的某处插入了新的内容,则其后的 所有页码将全部发生变化,如果没有采用样式产生相应目 录,还须将目录的页码全部手工更改一遍,使用以上方法 后,只须选取目录,点鼠标右键,选择更新域,则目录的 目录标题及相应页码将全部被更新。 以前,在长文章的编辑中,要将光标移动到文章某处, 需要移动滚动条或通过定位方式来完成,非常繁琐。而采 用样式添加目录,只须用鼠标点击所产生目录的某个标 题,光标就会快速定位到相应标题的页码上,实现了光标 的快速移动。 在Word中实现快速隔行删除 先将全文复制到Word中,按“Ctrl+A”键全选,再选 择“表格”下拉菜单中的“转换→文字转换成表格”,在 弹出的对话框中,将“列数栏”定为“2列”,将“文字 分隔位置”选为“段落标记”,确定后便出现一个2列N 行的表格,再全选表格,右击鼠标“合并单元格”。         文字转换为表格 Word中快速选择字体的方法 为了能够快速地选择字体,我们可以将常用的字体以按 钮的形式放在工具栏上。首先在Wo r d的工具栏上单击鼠标 右键,在右键菜单中选择最后一项“自定义”。然后在出 现的自定义编辑界面中选中“命令”选项卡,再选择“类 别”中的“字体”项。最后从右边列出的Wi n d o w s已安装 字体中,选择常用的字体并用鼠标直接将其拖曳到工具栏 上,这样在以后的使用中就可以快速的选择字体了。 Word中清除文档中多余空行的小技巧 如果Wo r d文档中有很多空行,用手工逐个删除又太累 人,直接打印吧,又太浪费墨水和打印纸,有没有较便捷 的方式呢?我们可以用Wo r d自带的替换功能来进行处理。 在Wo r d中打开编辑菜单,单击“替换”,在弹出的“查找 和替换”窗口中,单击“高级”按钮,将光标移动到“查 通过这三条 设 置 来 完 成 表格“自动调 整”操作 144 C H A P T E R 办 公 应 用篇 找内容”文本框,然后单击“特殊字符”按钮,选取“段 落标记”,我们会看到“^P”出现在文本框内,然后再同 样输入一个“^P”,在“替换为“文本框内输入“^P”即 用“^P“替换“^P^P”然后选择“全部替换”,怎么样, 多余的空行不见了吧。 查找和替换功能 如何让跨页表格自动带上表头 Word的跨页表格在打印时要实现在每一页表格输出时自 动带上表头部分,可以输入完表格后,首先选中要重复打 印的表头部分,然后单击“表格”菜单,选中其中的“标 题行重复”即可。 如果在表格中插入了人工制表符,Word就无 法重复表格标题,而且只能在页上视图或打印出 的文档中看到重复的表格标题。 巧用Word中的词典功能 相信有不少人都用过Word中的词典功能。最常用的方法 是点击“工具→语言→词典”,然后一个字符一个字符地 往里敲。其实有更快捷的办法:选定你要查询的字词(中 英文均可),然后按下“Alt+Sh i f t+F7”。看看,是不是 方便多了。            词典选项 多个Word文档总页数的快速统计 如果用wo r d来编写一本书,许多朋友习惯将每一章分 别存为一个单独的文件。当全书完成时,通常会需要统计 一下全书的页数。一个一个地将文件打开查看页数并加起 来,显然比较麻烦。下面将介绍一种实用的wo r d技巧,无 需打开所有文件,只使用Windows的资源管理器即可轻松查 看word文档的页数,然后将其相加即可。 下面以Windows XP为例,介绍快速统计多个word文档 页数的技巧。 第一步:使用资源管理器打开包含要统计页数的多个 word文档的文件夹。 第二步:单击工具栏中的“查看”按钮,然后单击弹出 菜单中的“详细信息”命令,如图所示。这样将以“详细 信息”视图查看文档。 详细信息 第三步:右键单击详细信息视图中的任意列(如名称或 大小等),然后单击弹出菜单中的“其他...”命令,如图 所示。此时将会打开“选择详细信息”对话框。 “其他”命令 第四步:在“选择详细信息”对话框中,选中“页数” 复选框。 第五步:单击“确定”按钮,在资源管理器中会看到多 出一个“页数”列,并显示出了每个文档的页数。 第六步:为了方便查看每一章对应的页数,将“页数” 列拖放到“名称”列的右侧,这样每一章共有多少页就一 目了然了。 这里输入搜索内 容,然后点击前面 的箭头即可查询相 应字词的解释、同 义词等内容了 145 Word数据保存、加密与打印技巧 C H A P T E R Word数据保存、加密与打印技巧 挽回被损坏的Word文档数据 在打开Word文档时,如果程序没有响应,那么很有可能 是该Wo r d文档已经损坏。此时,请试试以下所述方法,或 许能够挽回你的全部或部分损失。 1.自动恢复尚未保存的修改 Word提供了“自动恢复”功能,可以帮助用户找回程序 遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。实际上,在你不 得不在没有保存工作成果就重新启动电脑和Wo r d后,系统 将打开“文档恢复”任务窗格,其中列出了程序停止响应 时已恢复的所有文件。 文件名后面是状态指示器,显示在恢复过程中已对文 件所做的操作,其中:“原始文件”指基于最后一次手动 保存的源文件;“已恢复”是指在恢复过程中已恢复的文 件,或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件。 “文档恢复”任务窗格可让你打开文件、查看所做的修 复以及对已恢复的版本进行比较。然后,你可以保存最佳版 本并删除其他版本,或保存所有打开的文件以便以后预览。 不过,“文档恢复”任务窗格是Word提供的新功能,在以前 的版本中,Word将直接把自动恢复的文件打开并显示出来。 2.手动打开恢复文件 在经过严重故障或类似问题后重新启动Word时,程序自 动恢复故障前的文件。如果由于某种原因恢复文件没有打 开,你可以自行将其打开,操作步骤如下: 第一步:在“常用”工具栏上,单击“打开”按钮。 第二步:在文件夹列表中,定位并双击存储恢复文件 的文件夹。对于Windows 2000/XP操作系统,该位置通常为 “C:\Documents and settings\Application Data\Microsoft\ Word”文件夹;对于Windows 98/Me操作系统,该位置通常为 “C:\Windows\Application Data\Microsoft\Word”文件夹; 第三步: 在“文件类型”框中单击“所有文件”。每 个恢复文件名称显示为“‘自动恢复’保存file name”及 程序文件扩展名。 第四步:单击要恢复的文件名,然后单击“打开”按钮。 让Word文档瘦身的几种小技巧 如果要用Word编制试卷、教案等内容,而且还经常需要 拷贝复制。我们知道,相同内容的Wo r d文档,经过不同的 操作处理后,其大小是有所区别的,甚至相当惊人。所以 我们希望有办法能给Word文档“瘦身”。 1.重新进行页面设置 每当文档编辑完成后,在保存之前,都重新点击“文 件”菜单,选“页面设置”打开对话框,鼠标任意点击其 中的“纸张大小”或“页边距”等标签(无需改动原来的设 置),按(确定)按钮即可,最后再保存文档。你会发现,文 档变小许多。 页边距设置 2.多次编辑Word文档 W o r d文档经过多次编辑,其存盘后的文件迅速膨胀。 我们曾在含有数个图片的Wo r d文档中,编辑了十多次图片 后,文件大小由原来的160多KB涨到1.5M B,后来将该文件 拷贝到新建文档中存盘,文件长度不过170K B。所以,当一 篇文档经过反复编辑并已定稿后,就应将文档内容复制到 新建文档中。 3.插入不同格式的图片 在插入图片之前,首先应对图片格式进行处理。对那 些本身颜色不多的图片,可以用较少的颜色保存,这样也 会减少存储空间。在W o r d文档中缩放图片对文件大小无 影响。另外,W o r d对插入的图片也会进行适当处理,如 一幅3.5M B的BMP图片插入Wo r d文档后存盘,其大小为 1.52MB,480KB的GIF图片插入Word文档后其大小为460KB。 4.设置文档格式 在文档中设置各种字号和字体也会影响文件大小,例如 对长度为78KB的文档做单一字号、单一字体、单一颜色 的测试,它们对文件长度的影响很大。显然,如果设置多 种字体、字号、颜色,影响更大。因而在文字格式设置上 不必过多渲染。 Word数据非常规加密法 为了保护重要的Word文件,多数人采取给文件加密码的 方法。然而,普通的加密办法总不那么安全。那该怎么保 146 C H A P T E R 办 公 应 用篇 护自己的秘密呢?下面为大家介绍一种非常规的数据文档加 密方法,让你的Word文档更安全。 1.利用隐藏文字功能隐藏文字 在Wo r d中有一项功能,就是能够隐藏其中的文字。选 中文件中重要的内容,单击“格式”菜单下的“字体”命 令,打开“字体”对话框,在“字体”选项中,勾选“隐 藏文字”复选框,单击“确定”按钮。为了迷惑对方,还 可以在隐藏文字附近加一些无用的内容,以免引起怀疑。 字体选项 2.利用“版本”功能隐藏图片 如果你的文件中有一些重要的图片,无法采用第一种方 法进行隐藏,那你可以利用Word的“版本”功能。 版本选项卡 在“文件”菜单上,单击“版本”命令,打开“版本” 对话框,单击“现在保存”按钮。在“保存版本”对话框 的“版本备注”中,输入正在保存的版本的说明信息,再 单击“确定”按钮后保存。然后将文件中的重要内容删 除,只留下一些普通内容,或重新添加一些与文件无关的 内容,保存并关闭文件。 重新打开文件,看到的只有普通内容了。 若要显示保存的隐藏内容,单击“文件”菜单下的“版 本”命令,打开“版本”对话框,选中原有版本,单击 “打开”按钮,就可以了。 保存的“版本”内容只能浏览,无法直接 修改保存。若要修改,可以将当前“版本”内容 另存为一个独立的Word文件,然后修改。 用Word实现局部数据加密 W o r d的文档保护功能可以实现对局部数据进行加密保 护,可以将部分文档指定为无限制。具体方法是: 第一步:选定需要进行编辑的(无限制的)文本,按住 Ctrl键可选中不连续的内容。 第二步:在“编辑限制”的“仅允许在文档中进行此类 编辑”列表中选中“未做任何更改(只读)”, 防止用户 更改文档。 第三步:在“例外项”中选择可以对其编辑的用户。如 果允许打开文档的任何人编辑所选部分,则选中“组”框 中的“每个人”复选框;如果允许特定的个人编辑所选部 分,单击“更多用户”,然后输入用户名(可以是 Micro- soft Windows 用户账户或电子邮件地址),用分号分隔, 点“确定”。 第四步:对于允许编辑所选部分的个人,选中其名字旁 边的复选框,最后单击“是,启动强制保护”,并输入保 护密码。 若要给文档指定密码,以便知道密码的 用户能解除保护,选中“密码”单选按钮,在 “新密码�可选”框中键入密码,然后确认该密码,若要加密 文档,使得只有文档的授权拥有者才能解除保护,请单击“用 户验证”。 这样,只有选定区域的文本可以编辑(高亮显示),而 其他没有选中的区域就不能进行编辑。 如果要停止保护,可单击“保护文档”任务窗格底部的 “停止保护”按钮。 巧妙解决Word打印麻点的问题 Word文档被打印机打印出来后,图片中的白色部分总有 一些麻点,非常难看,其实,我们完全可以自己将这些麻 点去除。下面为大家介绍4种不同方法来实现无麻点打印。 1.转换法 某些看上去全白的图像在插入文档后打出来有麻点就 是因为其格式不符合要求,只有在将图像转化为灰度模式 后,其中的纯白部分才能够被Wo r d“过滤”掉。转换时我 们可以采用Photoshop来完成(尽管Photoshop大家一直把 它看作是一个图形图像的处理软件,其实巧妙地运用它也 能够起到一些意想不到的作用): 第一步:启动Photoshop,打开欲插入的图形文件。 第二步:选取“魔杖”工具,并设置相应的选项值,通 过它选出图形的空白部分(也就是打印出来有点的部分, 有时候需要一些技巧)。 第三步:按下“C t r l+S h i f t+I”键,进行反向选 择操作,这时候就选择了所有要打印的部分,并按下 147 Word数据保存、加密与打印技巧 C H A P T E R “Ctrl+C”键,将它拷贝到Windows的剪贴板中。 第四步:按“C t r l+N”,新建一个文件,并把背景 设为纯白色(即R G B值分别为255,255,255),按下 “Ctrl+V”键,将拷贝到Windows的剪贴板中的图形粘贴到 当前文件中。 第五步:单击“图像→模式→灰度”,并单击“是”按 钮,转为灰度图,其实针式打印机上能够打出的也是灰度 图,所以是无所谓的。 第六步:将这个处理后的图形存为一个BMP格式的文件。 第七步:启动Wo r d,打开你的文档,插入处理后的图 形,再接通你的打印机,打出来看一看,已经轻松解决了 你的麻点问题。 2.ACDSee法 ACDSee是一个Windows下的著名的看图软件,它的最新 版本大大扩充了支持的图形的格式,但是一般用户只是把 它当作一个媒体浏览器,主要用它来观看图片。 ACDSee主界面 第一步:启动ACD S e e图形浏览软件;选中欲插入的图 形文件,右击,选取“Convert”命令,设置转化为TIF文 件,设置相应的压缩格式为CCITT Group3(或CCITT Group 4),这时候就把这个图像转为了二色,这样就可以引入 到Word了,而且也不会把白色的部分打印成麻点。 第二步:对于WPS用户,必须通过ACDSee将这个图形再 次转换为256色的JPG或BMP图像才能够被WPS软件引入,同 样在打印时也不会出现麻点。 经过这种方法处理后的图形文件能够适于所有的Wi n- d o w s程序的打印而不会出现麻点,比如你也可以将这样处 理后文件插入到Wo r d文档中。通过这种方法,我们就真正 实现了“所见即所打”功能。 3. 设置法 在Word中,我们可以对插入的图片进行属性设置,让其 以灰度方式打印,也可以将其麻点去除。具体操作为:单 击“插入→图片→来自文件”,将图片文件插入后会出现 图片属性窗口,只要我们单击图片属性工具栏的第二个按 钮,选择“灰度”即可。 4.选项法 一般人在打印文档时都是将纸放入打印机的送纸器后, 打开打印机,最后再按下打印按钮就打印,其实,大家没 有注意到,此时我们是采用默认打印设置来打印的,而使 用默认打印方式打印出来的图片是有麻点的。而我们单击 “文件→打印”命令,就会弹出打印窗口,我们可以选中 一打印机后,按下属性,选择灰色或黑色打印方式,也可 以使图片中的麻点消失掉。 为Word文件设置密码的方法 Word的文件密码包括两种:修改权限密码和打开权限密 码。打开权限密码使得Wo r d文档变成只读文件,如果打开 了文档并对其进行了更改,则只能以其他的文件名保存该 文档。而修改权限密码则允许用户随意修改保存。具体设 置办法:打开文件,在“工具→选项→安全性”选项卡中 进行密码设置。 若要创建一个长的密码,请单击“高 级”,然后选择RC4加密类型。 为Word文档设置防止“宠病毒”的方法 对Word文档最大的安全隐患就是宏病毒,为了防止宏病 毒,Wo r d设立了安全级别的概念。你可在“工具→选项→ 安全性选项卡→宏安全性”的“安全级”选项卡中进行设 置,安全级别共分为高、中、低三挡。 高级别将只运行可靠来源的宏,其他宏一律取消;中级 别在打开一个宏时,你会看到一条警告,让你选择是否启 用;低级别就不进行宏的保护。 当选择高级别时,已安装的模板和加载项(包括向导)中 的宏可能会被禁用。你只有在“工具→选项→安全性→宏安 全性”中单击“可靠来源”选项卡,然后点击“信任所有安 装的加载项和模板”复选框,才能让安装的宏不被禁用。 所有随Microsoft Office XP的模板、加载 项和宏都经过了Microsoft数字签名。一旦针对 这些已安装文件中的一个安装添加到了你的可靠来源列表中, 随后与这些文件的交互操作将不再生成消息。 安全选项卡 148 C H A P T E R 办 公 应 用篇 巧实现Word文档逆页打印 如果你有一篇很多页的文档需要打印,按照Word中的默 认设置总是从第一页打印到最后一页,所以整篇文档打印 完后是最后一页在上面,第一页在最下面,这样我们又要 手工将所有的页逆序整理一边,十分麻烦。其实我们在打 印前只要先在“工具→选项→打印”选项卡中选中“逆页 序打印。即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页, 而打印完后所有的页是顺序排列的。 打印选项卡 打印同一文档时使用不同的页面方向 如果要在一篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页 面方向,我们可先选中需要改变方向的文档内容,然后选 择“文件”、“页面设置”命令,在弹出的“页面设置” 对话框中的“纸型”选项卡中设置所得的页面方向,并在 “应用 选项栏中选中“所选文字”即可。其实Word是在所 选内容的前后各插入一个分节符,并仅对这一节中的内容 进行页面方向更改,从而实现了在同一文档中使用不同的 页面方向。 避免打印出不必要附加信息的方法 有时在打印一篇文当时会英名其妙的打印出一些附加信 息,如批注、隐藏文字、域代码等。要避免打印出不必要 的附加信息,只要打印前在“工具→选项→打印”选项卡 中的“打印文档的附加倍息”下不选中相应的项即可。 打印含窗体的格式化文档的方法 利用Wo r d中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式 化的文档,其他用户可在文档中特定的地方填写相关的信 息,而不能更改其他处于非填写区的内容。如果要利用已 事先打印好的含窗体的空白文档(即在填写区还没有填写 内容)来打印多份不同的统计信息,我们可以在“工具→选 项→打印”选项卡中选中“仅打印窗体城内容”,这样当 在窗体中填写完信息后,打印出来的将仅仅是所填写的信 息,而不是将整个统计表格文档打印出来。 如果需要将一篇用Word编辑好的文档进行打 印,而正好这台电脑又没有配备打印机,我们可 以在“打印”对话框中选中“打印到文档”选项,在输入文件 名后即可生成一个后缀名为prn的打印机文件,在其他配备打印 机的电脑上用这个打印机 文件即可将文档进行打印,即使那台 电脑上没有安装Word也行。 巧妙实现在打印预览界面下编辑文档 我们一般在打印预览界面中通过放大和缩小来预览文档 最终的打印效果,其实只要点击打印预览工具条中的“放 大镜”按钮(使按钮处于不按下的状态),就可以在打印预 览界面中直接编辑文档了,而不用关闭打印预览。 用Word打印书籍的技巧 打印书籍和打印普通文稿的区别在于:打印书籍时纸张 要双面打印,而且每张纸要折叠,也就是说,每张纸要打 印4页。有一些打印机本身就能够打印双面书籍,用这种打 印机打印书籍不需要对Word进行特殊设置。 但是,大多数人不会有这种打印机,要打印书籍就必须 对Word进行一番特殊的设置,而且要手工换纸。 第一步:在W o r d中打开文档。选择菜单“文件→打 印”,点击“属性”按钮,把“打印方向”设置为“横 向”。这一步许多资料没有提及,实际上很重要。如果不设 置这个属性,在“页面设置”对话框中会遇到许多问题。 第二步:选择菜单“文件→页面设置”,选择“页边 距”选项卡(通常,这是默认显示的选项卡)。 第三步:在“页码范围”区域有一个“多页”选项,把 它设置为“书籍折页”。         书籍折页 第四步:稍微下面一点是一个“每册中的页数”选项。 如果要让Word确定页数,保持该选项的默认值“全部”;如 果要在书籍中额外添加一些页(例如书尾空出几页用来写说 明),可通过下拉列表框选择页数(必须是4的倍数)。如 果文档的页数多于这里选择的页数,Word将打印多个文档。 建议在开始的时候总是选择“全部”,然后用“文件→打印 预览”功能预览书籍最后的空页数量,再根据实际需要调整 页数。 这里分别对应打印 的方式是横向打印 还是纵向打印,可 以根据你的排版方 式来进行调整 149 Excel 函数与公式套用技巧 C H A P T E R Excel 函数与公式套用技巧 使用Excel解决纯数学问题的方法 要想使用E x c e l解决纯数学问题,下面我们就用一个 例题来进行说明,如:用弦割法求方程F(X)=X3-X-1在 (1,1.5)内的根。具体操作如下: 第一步:首先,新建一个工作簿。 第二步:在A1中任意输入一个数值。 第三步:在B1中输入“A1*A1*A1-A1-1”,并回车,出 现计算后的结果。 第四步:选中B1,单击“工具”菜单中的“单变量求 解”命令,在“目标值”中输入0,在“可变单元格”中输 入A1,然后单击“确定”按钮即可。            “单变量求解”设置 利用Excel获取曲线方程 要想利用Excel获取曲线方程,可以这样做: 第一步:首先,你必须将曲线图保存到计算机中,存成 位图形式。 第二步:将位图导入CorelDRAW 10,如果曲线的坐标 原点不在标尺的(0,0)点上,我们可以拖动鼠标,将中心 移到曲线坐标原点上。将鼠标箭头放在曲线某个点上,状 态栏将出现相对应的标尺,并记下。 取得的坐标值的单位是标尺,并不是曲线 本身的坐标点,我们要用鼠标量出曲线X、Y轴到 0到1的实际距离,比如3.5。 第三步:然后启动Exc e l,在A列中输入X坐标值,在B 列中输入Y坐标值。在C1中输入“=A1/3.5”,并回车得到 数值。选中C1,鼠标按住右下角的小方块向下拖动,C列出 现A列除以3.5后的数值,这才是曲线上点的X坐标。在D1中 输入“=B/3.5”获取曲线上点的Y坐标。 第四步:获取曲线方程。选中C列和D列,启动图表向 导。选择“X Y散点图”的“无数据点平滑线散点图”类 型,做出曲线,右键单击曲线添加趋势线。在类型选择框 中选择趋势线的类型和价数(或周期)。将选项选择框中的 显示公式打开,确定后即可获取曲线的方程。 我们利用这种方法得到的方程虽不一定和 曲线的原方程相符合,但是符合数值计算方法的 要求,可以用来做工作计算,在计算结果的精度要求不高时, Excel给出的方程可以替代曲线原方程的。 快速在多个单元格中输入同一个公式 要想快速在多个单元格中输入同一个公式,可以按下面 的方法做: 选定需要输入公式的单元格,在公式编辑框中输入相应 的公式,并按住“Ctrl+Enter”组合键,那么所有选中的 区域里的单元格中都会显示相同的公式内容。 快速找到相对应的函数参数 如果你不小心忘了函数参数,可以通过快捷键把参数粘 贴到编辑栏中来找回参数,下面介绍具体的操作过程: 第一步:在编辑栏中输入一个等号,其后面是函数名称。 第二步:按住“Ctrl+A”键,Excel将自动进入“函数 参数”窗口,我们可以根据窗口中的提示键入相应的参数。 在Excel中快速复制公式和格式 要想在Exel中使用“自动填充”功能快速复制公式和格 式,可以这样做: 在Excel中利用“自动填充”命令快速向相邻的单元格 复制数据、公式或格式。具体操作如下: 第一步:选择所要复制的单元格。 第二步:将光标移到选中的单元格的右下角,此时光标 变成了一个黑色的“+”号。 第三步:按住鼠标右键,将光标移到所要填充的单元格 中并放开鼠标右键。 第四步:单击鼠标右键,在出现的快捷菜单中选中“复 制单元格”命令。 第五步:在“插入”对话框中单击周围单元格转换方 向,然后单击“确定”按钮即可。 在Excel中实现数值快速累加 要想在Excel中实现数值快速累加,可以这样做: 第一步:首先,创建一个宏,单击“工具→宏→录制新 在这几个框中分别 输入对应的单元格 和数值点击确定 150 C H A P T E R 办 公 应 用篇 宏”命令,弹出“录制新宏”对话框。在宏名中输入你想 键入的宏名。如:ABC。          输入宏名 第二步:在“快捷键”框中键入“Ctrl+Sh i f t+B”, 并将该宏保存在“个人宏工作簿”中。          保存到个人宏工作簿 第三步:再单击“工具→宏→停止录入”命令,选中 “宏”命令下的“Visual Basic编辑器”选项,双击“Vi- sual Basic编辑器”左上角的VBA Project (PERSONAL. X L S)项,打开下拉列式菜单,双击“模块”项,在编辑区 中打开模块窗口。 第四步:在窗口中输入以下代码: Sub ABC() OldValue=Val(ActiveCell.Value ) InputValue=InputBox(“输入数值,负数前输入减 号”,“小小计算器”) ActiveCell.Value=Val(OldValue+InputValue) End Sub 保存后关闭Visual Basic编辑器。 编辑程序代码 第五步:这时你就可以在单元格中按下“Ctrl+Shift+ B”键,输入数值并单击“确定”按钮,数值就可以自动进 行累加了。 快速删除工作表中的特定数据 要想快速删除工作表中的特定数据,可以这样做: 第一步:选中特定的区域或整个工作表区域。 第二步:单击“数据”菜单中的“筛选”命令下的“自 动筛选”选项,这时选中的区域会出现一些下拉式列表。 自动筛选功能 第三步:在下拉列表中选中“0”选项,这时所有的0行 将被选中,单击“编辑”菜单中的“删除行”命令,出现 一个提示窗口,单击“确定”按钮即可。 用函数计算最大值或最小值 当工作表中的数据比较多时,如果用手工进行查找显得 过于浪费时间,最好的办法是利用Excel中的函数公式进行 计算。下面就对操作过程进行介绍: 第一步:首先在工作表中选中要查找最大/最小值的单元格。 第二步:单击“插入”菜单中的“函数”命令,弹出 “插入函数”对话框。 第三步:在“或选择类别”框中选中“常用函数”选 项,然后在“选择函数”列表中选中“M A X”或“M I N” 选项。单击“确定”按钮,弹出“函数参数”对话框,在 “NUMBER1”中输入求取最大值的范围。        选择函数 第四步:最后,单击“确定”按钮,这时就会自动计算 出最大值或最小值。 函数参数范围设置 这里选择函 数类别,通 过向下箭头 进行选择 在这里可以输入 新宏的一些说明 文字,以明确该 宏的作用 这里可以设置新宏 的保存路径,通过 向下箭头选择 151 Excel 函数与公式套用技巧 C H A P T E R 用Excel实现数值排序 要想对数值进行排序,比如对科目的成绩进行排序等。 具体操作如下: 第一步:首先选中所要排序的数据。 第二步:单击“数据”菜单中的“排序”命令,弹出 “排序”对话框。如果你选中数据的旁边还有其他数据 时,将会弹出“排序警告”窗口,告诉你还有其他的数据 没有选中,这时不用管它。 第三步:在“主要关键字”框中输入你所排序的主关键 字,也可以从列表中进行选取。在右边选中按什么方式进 行排序。 第四步:你还可以输入“次要关键字”或“第三关键 字”,然后单击“确定”按钮,这时选中的数据将会自 动按你设置的排序方式进行排序。单击“排序”中的“选 项”按钮,在方向中选择“按列排序”或“按行排序”, 单击“确定”按钮即可。 获取Excel的函数参数提示 使用Excel函数向导建立公式时,用户可以在“函数参 数”中看到参数提示。当你手工输入带有函数的公式时, 则看不到函数格式和参数的提示,如何解决这一问题? Exce l对此作了一项改进。当你输入公式“=AVE R A G E (B1:B12)”中的“(”时,屏幕会显示一个黄色的提示条, 提供了有关函数和参数的语法信息。你只要单击其中的函数 名,就可以打开“帮助”文件获得更多信息。 若要隐藏函数的工具提示,可以单击“工具→选项”命 令,进入“常规”选项卡,清除其中的“函数工具提示” 复选项。 清除函数工具提示 巧实现Excel公式监视功能 如果你在多个单元格或工作表中设置了公式,要想查看 公式和计算结果,就必须反复滚动窗口或切换工作表,如 何才能解决这种既费时又费力的问题呢? 选中含有公式的单元格(有多个单元格可以按住Ctrl键 逐个选中),鼠标右键单击工具栏选择“监视窗口”命令。 打开“监视窗口”对话框后单击“添加监视”按钮,所选 中单元格的公式及其计算结果就会显示在监视窗口中,观 察起来非常方便。 查找适用函数的小技巧 要想查找适用函数,可以这样做: 假如你要完成的是数据排序任务。单击“插入”菜单 中的“函数”命令,打开“插入函数”对话框,在其中的 “搜索函数”框内输入“排序”,选择函数类别,然后单 击“转到”按钮。对话框就会列出“Ra n k”等用于排序的 函数,选中其中的某个函数,可以在对话框中看到它的功 能说明。例如在搜索结果中单击“Vlookup”后,在下面显 示了该函数的功能。 单击“有关该函数的帮助”链接,可以打开帮助查看更 详细的信息。 快速更改引用函数的方法 要想快速更改引用,可以这样做: 假如C1单元格包含公式“=S U M(A2:B2)”,如果需要 改变其中的单元格引用方式,可以使用以下技巧:首先选 中C1单元格,然后选中工作表编辑栏中的引用A2:B2,按 F4即可将相对引用更改为绝对引用和混合引用。例如,按 一次F4将A2:B2改变为$A$2:$B$2,再按一次F4将$A$2: $B$2改变为A$2:B$2。如此反复,即可在相对引用、绝对 引用和混合引用之间切换。 快速进行数值运算 多个单元格内的数据如果需要与某一个数进行加、减、 乘、除,并且不希望增加新的数据单元格,采用公式进行 计算会很麻烦。如何才能解决这一问题? 如果使用“选择性粘贴”则有事半功倍的效果,其操作 方法如下: 现有A1:A8、C6:C12等多个数据区域,如果想让其中 的数据同时加上18。可以先在一个空白单元格中输入18,将 其选中后单击工具栏中的“复制”按钮,再按下Ctrl键将要 加上18的单元格全部选中。在“编辑”菜单下打开“选择性 粘贴”对话框,选中“运算”下的“加”并单击“确定”按 钮,所选单元格中的数据就会变为加上18的结果。 如果你要对单元格中的数据执行其他运算,只需在对话 框的“运算”下选中减、乘、除等运算即可。 妙用Excel中的“自动求和” 要想妙用Excel中的“自动求和”,可以这样做: Excel的“自动求和”功能有所扩充,它带有一个下拉 按钮,可以选择“平均值”、“计数”等五种运算之一。 若选中空白单元格打开“自动求和”下拉菜单,单击“其 他函数”命令,可以激活“插入函数”对话框,完成在当 152 C H A P T E R 办 公 应 用篇 前单元格中插入函数的任务。 要想显示单元格中的公式,可以通过下面的操作显示单 元格中的公式内容: 第一步:单击“工具”菜单中的“选项”
/
本文档为【word文档编排与办公技巧】,请使用软件OFFICE或WPS软件打开。作品中的文字与图均可以修改和编辑, 图片更改请在作品中右键图片并更换,文字修改请直接点击文字进行修改,也可以新增和删除文档中的内容。
[版权声明] 本站所有资料为用户分享产生,若发现您的权利被侵害,请联系客服邮件isharekefu@iask.cn,我们尽快处理。 本作品所展示的图片、画像、字体、音乐的版权可能需版权方额外授权,请谨慎使用。 网站提供的党政主题相关内容(国旗、国徽、党徽..)目的在于配合国家政策宣传,仅限个人学习分享使用,禁止用于任何广告和商用目的。

历史搜索

    清空历史搜索