客诉处理程序重点

客诉处理程序重点 上海赞迪网络通信技术有限公司 二级文件 客诉处理程序 文 件 编 号 :ZD/QC-QP-06 文件版本/版序:A/1 初版发行日期:2016/05/20 本版生效日期:2016/05/20 发 行 部 门 :品管部 受 控 印 章 : 修订履历 版本 变更日期 变更页码 变 更 内 容 公司名称变更 A1 2016/05/20 1 制定 审核 批准 深圳市赞迪通信技术有限公司二级文件 编号: ZD/QC-QP-06 页码: 2 / 3 文件名称: 客诉处理程序 1. 目的 为使客户抱怨之相关事宜，经由既定之渠道正确的传达与处理，并作为纠正措施之检讨 依据，以满足客户对公司产品品质及服务之要求，特制订本程序。 2. 范围 所有由业务发出的客诉及抱怨，客户退回良品与不良品，厂内重工品均属之。 3. 定义(无) 4. 职责 3.1 业务部:抱怨产生后，提供客诉产品的基本信息，如异常产品的出货日期、批量等，供 品管部追查异常批的生产状况及物料状况。 3.2 品管部:产品的异常确认、责任的确定，相关客诉资料的收集与汇总及客诉检讨会议的 召开，改善措施执行的监督与确认。 3.3 技术部:客诉产生的原因及改善措施的制定，及返工工艺或其它返工的制定， 如涉及返工费用的问，需通报业务负责人处理。 3.4 生产部门:负责按照返工工艺对客退品进行处理，并参与原因分析及相应的改善措施的 实施。 5. 流程图 流程 责任者 相关质量记录 客户投诉 业务部 开出客诉处理单 品管接收 技术/品管部 责任判定 非公司责任 本公司责任 客诉#登记表# 业务/品管部 回复客户 登记客诉表 客诉处理单 生产/技术/品管部 责任部门原因分析 退回投诉 客诉处理单 生产/技术/品管部 制定/实施改善措施 NG 客诉处理单 品管部 效果验证 OK 经理核准 业务部 回复客户 品管部 归档保存 深圳市赞迪通信技术有限公司二级文件 编号: ZD/QC-QP-06 页码: 3 / 3 文件名称: 客诉处理程序 6. 内容 6.1 业务部接到客户以电话、传真或其他方式的投诉后，开出《客诉处理单》交品管部判定责 任归属。 6.2 品管部接获客户投诉信息后，需先视抱怨内容做初步了解，如涉及产品性能问题，则由技 术部做进一步判定，若投诉属客户原因造成，则与客户沟通确认，退回投诉;若属本司原 因造成,则由品管部登记《客诉登记表》，汇整好详细准确的客诉资料，包括相关图片或客 户回寄的样品等，以电子邮件的形式知悉各相关单位，必要时召集相关部门召开会议，分 析、讨论责任部门产生的原因及提交相应的改善措施。 6.3 责任部门在一天之内确认问题，并进一步分析不良产生原因，并提交改善措施，交品管部 确认。 6.4 品管部认为责任部门的原因分析正确，则协同相关部门商讨改进方案。 6.5 责任部门应核查所有在制品或尚未出货的同款产品是否存在客诉事件中之的不良项目，如 果有，立即建立好临时的防堵措施，并会同技术人员研讨有效的长期对策，普通案件三天 内完成，如涉及到工艺变更等问题可根据情况延长时限。责任部门将《客诉处理单》的相 应条款如实填写，交品管部处理。 6.6 改善对策被验证可行，相关部门负责各项措施之实施，并形成的作业文件严格执行。 6.7 品管部根据《客诉处理单》验证改善措施之效果并签核意见，若措施实施有效，则由经理 批准后转业务回复客户，若无效果，则重新分析原因，直至措施有效为止。 6.8 业务回复客户后，将《客诉处理单》转交品管部进行存档。 7. 客诉涉及到供应链问题处理 客诉经确认判定为供应商的问题，业务部将《客诉处理单》转交给采购部，由采购部发给 供应商并召集供应商会同本公司相关人员进行开会检讨，制定解决方案。供应商有责任按 本第6条款之处理流程完成相应的事项。 8. 客诉的时效性 8.1 针对客诉处理的及时性，自业务开出《客诉处理单》起，责任部门一天之内确定问题，三 天内解决回复，业务部一个月内结案并报告客户满意度。 9. 客户满意度调查 9.1 发出调查:对比较重要的客户,业务部根据客户名册每半年发出《客户满意度调查表》给 客户。 9.2 调查表收回:尽可能在一周内向客户催收回调查表，若客户口头叙述不愿传回，可由承办 业务员记录，至少确保每次有收到60%的客户的回馈才算调查成功。 10. 相关文件及记录 附件一 客诉处理单 附件二 客诉登记表 附件三 客户满意度调查表 附件一: 附件二: 深圳市赞迪通信技术有限公司 客诉登记表 不良序号日期客户产品名称抱怨内容及要求处理结果备注数/率 ZD/QC-QR-014-00 附件三: 深圳市赞迪通信技术有限公司 客户满意度调查表TO:BY: 古今名言 ATTN: 尊敬的客户，感谢您过去对本公司的大力支持，为了提供给您更好的服务，我公司特借此调查表，听敏而好学，不耻下问——孔子 听贵公司的宝贵意见，以作为我们工作检讨的依据，让我们做的更好～谢谢您的合作～ 业精于勤，荒于嬉;行成于思，毁于随——韩愈 内容非常满意满意一般不满意非常不满意序号兴于《诗》，立于礼，成于乐——孔子 产品外观1 己所不欲，勿施于人——孔子 产品功能特性2 读书破万卷，下笔如有神——杜甫 价格3 读书有三到，谓心到，眼到，口到——朱熹 交期准时4 立身以立学为先，立学以读书为本——欧阳修 外箱包装5 读万卷书，行万里路——刘彝 问题回复速度6 黑发不知勤学早，白首方悔读书迟——颜真卿 问题对策效果7 电话转接质量书卷多情似故人，晨昏忧乐每相亲——于谦 8 人员礼貌书犹药也，善读之可以医愚——刘向 9 配合度10莫等闲，白了少年头，空悲切——岳飞 其他宝贵意见或建议: 发奋识遍天下字，立志读尽人间书——苏轼 鸟欲高飞先振翅，人求上进先读书——李苦禅 立志宜思真品格，读书须尽苦功夫——阮元 非淡泊无以明志，非宁静无以致远——诸葛亮 填表人: 日期: 本公司处理与改善:熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟——孙洙《唐诗三百首序》 书到用时方恨少，事非经过不知难——陆游 问渠那得清如许，为有源头活水来——朱熹 旧书不厌百回读，熟读精思子自知——苏轼 管代: 品管:ZD/QC-QR-015-00 书痴者文必工，艺痴者技必良——蒲松龄 声明 访问者可将本资料提供的内容用于个人学习、研究或欣赏，以及其他非商业性或非盈利性用途，但同时应遵守著作权法及其他相关法律的规定，不得侵犯本文档及相关权利人的合法权利。谢谢合作～