excel表格做账系统

excel表格做账系统 篇一:财务人员常用的Excel表格使用技巧 财务人员常用的Excel表格使用技巧 1、分数的输入 如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是:先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。 2、序列“001”的输入 如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是:首先输入“'”(西文单引号)，然后输入“001”。 3、日期的输入 如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+;”键。 4、填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮(如图1)。 1 5、多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。 6、不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。 在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。 7、在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做:用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮(如图 2)。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项 2 失效即可。 8、利用Ctrl，*选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl，*键可选定整个表格。Ctrl，*选定的区域为:根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。 9、快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围;单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。 10、单元格内容的合并 根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。 解决办法是:在C行后插入一个空列(如果D列没有内容，就直接在D列操作)，在,1中输入“=B1&C1”，D1列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格，用鼠标指 3 向单元格右下角的小方块“?”，当光标变成 ，后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉B、C、D列的数据。 下面是一个“&”实际应用的例子。用AutoCAD绘图时，有人喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。存放数据格式为“x，y”的形式，首先在Excel中输入坐标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后利用“&”将A列和B列合并成C列，在C1中输入:=A1&，&B1，此时C1中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完成对A列和B列的所有内容的合并(如图3-4)。 合并不同单元格的内容，还有一种方法是利用CONCATENATE函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中，具体操作为“=CONCATENATE(B1,C1)”。比如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2包含“物种”、B3包含“河鳟鱼”，B7包含总数45，那么:输入“=CONCATENATE(本次河流生态调查结果:，B2，，B3，为，B7，条/公里。)” 计算结果为:本次河流生态调查结果:河鳟鱼物种为45条/公里。 11、条件显示 4 我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”;输入60以上的分数时，显示为“及格。这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。那么在A3单元格中输入公式: =if(A2<60，“不及格”，“及格”)同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。 例如，如果输入: =if(A2<60，“不及格”，if(A2<=90，“及格”，“优秀))就把成绩分成了三个等级。 如果输入 =if(A2<60 ，“差，if(A2<=70，“中”，if(A2<90，“良”，“优”)))就把成绩分为了四个等级。 再比如，公式: =if(SUM(A1:A50，SUM(A1:A5)，0)此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。还有一点要提醒你注意:以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。 12、自定义格式 Excel中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。 Excel的自定义格式使用下面的通用模型:正数格式，负数 5 格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段:大于零的数据使用正数格式;小于零的数据使用负数格式;等于零的数据使用零格式;输入单元格的正文使用文本格式。我们还可以通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。 (1)使用颜色 要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。Excel识别的颜色名为:[黑色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、 [青色]和[洋红]。Excel也识别按[颜色X]指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色(如图5)。 (2)添加描述文本 要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为::文本内容:@;要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为:@:文本内容:。@符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。 (3)创建条件格式 可以使用六种逻辑符号来一个条件格式:(大于)、=(大于等于)、<(小于)、<=(小于等于)、=(等于)、<(不等于)，如果你觉得这些符号不好记，就干脆使用“”或“=”号来表示。 由于自定义格式中最多只有3个数字段，Excel最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条 6 件的数字使用相应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。 自定义格式的通用模型相当于下式:[;0]正数格式;[<;0]负数格式;零格式;文本格式。 下面给出一个例子:选中一列，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后在“类型”文本框中输入“正数:($#,##0.00);负数:($ #,##0.00);零;文本:@”，单击“确定”按钮，完成格式设置。这时如果我们输入“12”，就会在单元格中显示“正数:($12.00)”，如果输入“-0.3”，就会在单元格中显示“负数:($0.30)”，如果输入“0”，就会在单元格中显示“零”，如果输入文本“this is a book”，就会在单元格中显示“文本:this is a book”。如果改变自定义格式的内容，“[红色]正数:($#,##0.00);[蓝色]负数:($ #,##0.00);[黄色]零;文本:@”，那么正数、负数、零将显示为不同的颜色。如果输入 “[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正数、负数、零和文本将分别显示上面的颜色(如图6)。 再举一个例子，假设正在进行帐目的结算，想要用蓝色显示结余超过$50，000的帐目，负数值用红色显示在括号中，其余的值用缺省颜色显示，可以创建如下的格式: “[蓝 7 色][50000] $#,##0.00_);[红色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用条件运算符也可以作为缩放数值的强有力的辅助方式，例如，如果所在单位生产几种产品，每个产品中只要几克某化合物，而一天生产几千个此产品，那么在编制使用预算时，需要从克转为 篇二:家庭Excel 记账表格模板的设计思路 家庭Excel记账账本模板的设计思路和方法 ---从流水账到复式记账 结婚成家之后，老婆也开始学习记账管理家庭财务了。一开始的时候老婆用的是流水帐，记录简单的进出金额，所以就用EXCEL做了一张简单的表格。使用了一年多，发现流水账的方式问题很大。主要的是: 1. 现在都流行用信用卡了，用信用卡消费的时候，并没有使用现金。现金是要在还款期时，统一扣除的。可能在我们对账的时候，信用卡还没扣款，造成现金虚多，要做手工的调整。 (来自:www.xLtKwj.coM 小 龙 文档网:excel表格做账系统) 2. 公司公务的开支很多，占有了一大笔现金，但实际上这些钱，随后公司可以报销下来的。这种预缴性质的账务，在做流水账的时候淹没掉了。在报销前，根本想不到公司欠了个人多少钱。 3. 还有现在两个人有很多卡，借记卡、信用卡。在网上有 8 好几个虚拟账户，比如支付宝之类的。并不只有现金一种资产。对账的时候，要把所有的账户余额加总起来，如果与账务不符，根本不知道是哪个账户出现了问题。 4. 老婆在淘宝有时候也买卖些产品，进货、出货一般都不会即时支付的。就会产生很多应收应付。 流水账记账方法显然对付不过来了，所以需要考虑复式记账法，所谓的复式记账法，就是在发生一笔收支的时候，在资金变动的账户中记一笔，同时在这笔收支应该归类到的类别账户中也记一笔。这样查资金账户可以了解到资金余额;而查类别账户，可以对类别下所发生的账务情况一目了然。 复式记账的确比流水账在财务管理上要好很多，那么具体如何实现呢,我的设计思路是把账务分成3大块:第一块呢，是实际的资产类别账户，记录的是真正的“真金白银”，这一般对应的是各种银行卡、储蓄账户、证券账户、虚拟货币。第二块呢，是收支归类的类别账户。财务管理就是对收支类别的管理，这样对收支就有分门别类的控制。通常来说，家庭的收支类别可以分类如下(示例): 收入类:薪水、奖金、利息收入、礼金收入 支出类别，有基本的“衣食住行”:食品、服装、居住支出、交通费。有车族还会有:汽油费、修理费。此外还有购物、教育费、旅游、孝敬长辈等等。每个人都可以根据自己的生 9 活方式，设置自己的收支类别。每个类别的大项下面又可以分为几个小项，例如“居住支出”可以有“水费”“电费”“上网费”等，这里不做具体示意了。 第三块呢，是更大的项目归类。例如:日常可以归一类，装修可以另外分出一类，开销比较大的旅游啊，或者大型的PARTY开销啊，也可以归为一类。或者按人员做项目归类也是可以的。 整体设计结构示意如下: 在记账的时候，也就是需要记录一条收支记录的时候。按照复式记账法的原则，每一条记录要选择所属的收支分类，同时选择实际收付的资金账户名称。记录的形式会是这样: 2011.1.11; 外出吃饭;-250.00;招商银行信用卡 2011.1.12;购物;-100.00;现金 平时记账的时候生成这样的一条条数据记录，方便在后面按照收支分类，或者按照资金账户做筛选和计算。 在实际使用EXCEL的账簿模板中，我做了这样设计布置: Excel 的 Sheet 用来做项目类别。我现在分为:对账表、日常收支记录、可报销开支、自定义的专项、业务账、账户间转账。其中“对账表”是为了方便对账，后面会介绍它的作用。“日常收支记录”不用多解释了。“可报销开支”是记录可以报销的医药费、差旅费等。“自定义的专项”可以不用，也 10 可以根据自己需要来定义例如“装修”“生育”“理财”等等。“账户间转账”是记录内部资金账户间的转账。 说一下在使用各个SHEET的时候特别注意的地方: 该账户下的收支记录。例如筛选出“工商银行借记卡”的收支记录，然后去和实际银行的对账单去比对，如果比对无误的记录，就在“对账”字段中，做个标记。这样可以提示自己，哪些收支记录还没有和银行记录核对过。 “业务账”是记录买卖货物的进出的。它记录了货物金额和数量两个属性。数量属性有助于核对实际库存。金额属性有助于记录资金的变化。在“业务账”记录中，有一个特别要注意的地方。就是对应收应付的处理，要知道发生买卖关系的 时候，大部分情况不是一手交钱一手交货的，就会产生应收应付。应收应付管理不好，就会遗忘。特别是发生次数多，金额又比较小得时候。在设计账本的时候，我们是这么处理的。如果收到或者支付的是现金，那么在“资金种类”中就标注现金。如果是用转账方式的，那么就标注XX银行借记卡。如果款项要过段时间结算的，那么在添加收支记录的时候在“资金种类”中就标注“债权”或者“债务”。从这个意义上说，“债权”或者“债务”同现金、借记卡、虚拟账户等一样，也是资金账户的一种。等到结算发生的时候，再在账本中做两条金额一样、一正一负的记录。一条代表现金或者借记卡的资 11 金变化;一条代表对应债权或者债务的金额变化。 “账户间转账”的使用，就如上面介绍“债权”“债务”的处理一样。记录的是两条金额一样、一正一负的记录。这用于记录自己资金账户间的转账，如现金存进了借记卡中，或者借记卡里面提出了现金。这张表里面的记录，并不影响总资产的变化，因为这里的记录都是一正一负相互抵消的。这张表的意义，是影响各个资金账户的金额变化，这样可以忠实的反应该资金账户下的资金变化。 “对账表”的作用。记账只是账务管理的第一步，第二步就是要账实一致。账目数字如何和实际数字不一致，那么再好看的账目数字也是虚的。在做对账的时候，如果某一个资金账户例如现金，只在一个SHEET中出现，那么“对账表”的作用就不大了，因为现金的账面余额，只需要通过在这张表下做筛选计算就可以了。但实际操作中，现金这个资金账户可能和各个表都有关系，这时候“对账表”可以帮助汇总“现金”账户下面的金额，加总后供实际现金额核对。 我在自己设计的对账表中，用了一套公式。这套公式的作用是替代人工，到每个sheet筛选各资金账户的小计总额。这个公式的灵活性很强。在“对账表”“自动公式”对应的表格中，横坐标填写的是资金账户的名称，纵坐标填写的是SHEET的名称。这套公式会在指定SHEET表中筛选汇总指定资金账户的总额。 12 家庭Excel记账账本模板 (Excel文件，包含在word文件中，下载后可打开 ) 家庭Excel记账账本 模板.xls 篇三:巧用Excel 编制记账凭证汇总表 巧用Excel 编制科目汇总表 湖北十堰市职业技术(集团学校)龚锋 目前虽然会计电算化得到了推广，但手工工会计处理比重仍然很大。在手工账务处理的单位基本上都采用科目汇总表(记账凭证)账务处理程序。使用过科目汇总表(或叫记账凭证汇总表)账务处理程序的会计人员都知道，记账凭证汇总表的手工编制比较令人头疼，因为在利用“?”型帐户进行汇总时，由于容易发生方向错误、金额错误、漏录等情况，汇总表不容易平衡，编制记账凭证汇总表浪费了会计人员大量时间。在会计教学和实践中，笔者利用Excel电子表格软件进行记账凭证汇总表的编制，感觉既快捷有准确，在此推荐给大家。 一、 设计汇总表模版 1、根据汇总表的格式，设计成以下表样。 会计人员可以根据实际情况增减科目。 2、输入汇总公式和试算平衡公式 13 在合计行输入汇总公式，便于自动求和。以上图为例，在B27单元输入“=SUM(B4:B26)”, 在C27单元输入“=SUM(C4:C26)”。 在D27单元输入逻辑函数IF，用于判断汇总表是否平衡。公式为“=IF(B27-C27=0，“汇总平衡”，“当前凭证不平衡”)”。公式效果图如下: 公式:=SUM(B4:B26) 表示对B4:B26区域求和，即借方发生额合计=SUM(C4:C26) 表示对C4:C26区域求和，即贷方发生额合计 =IF(B27-C27=0,汇总平衡,当前凭证不平衡) 表示如果借方合计等于贷方合计，D27单元显示汇总平衡，否则D27单元显示当前凭证不平衡 二、 凭证汇总 凭证汇总非常简单，就是将本期需要汇总的记账凭证按顺序录入以上设计好的电子表格即可。在录入时有以下要点需要把握。 1、当某单元格第一次输入数据时，应该先输入等号，再输入数据。比如第一号凭证是“借 现金 5000贷银行存款5000”，录入时在B4单元录入“=5000”，在C5单元录入“=5000”。其目的是再有同科目数据录入时方便汇总。 2、当某科目数据再次出现时应该在原来的数据的基础上输入“+XXX”。例如三号凭证是““借 现金 3000贷银行存 14 款 3000”，在录入数据时应直接在编辑栏或在相应单元格双击鼠标，加录入“+3000”，不能直接录入，否则原来的5000被覆盖。效果图如下: 注意以上两点一般可以顺利将凭证汇总完毕。 3、在汇总时如果将某一凭证内容全部输入后发现D28单元显示当前凭证不平衡，那就表明刚刚录入的凭证不是录入错误就是凭证本身借贷不平衡，需要及时检查处理，保证凭证汇总的一次成功。 4、对于一个月只汇总一次的单位，利用此方法汇总凭证，甚至可以在月末结转损益前汇总，利用汇总数据直接编制结转损益的凭证，然后再完成全部的汇总工作。 在多年的教学和会计人员的后续教育中，笔者向很多会计人员推荐了以上方法，得到了很高的评价，不信，你也试试，在十分钟内绝对可以实现数十张凭证的汇总，既快捷，又准确～ 15