职场攻略：如何对付会议杀手

职场攻略：如何对付会议杀手 【一览长沙人才网】 开会，向来是职场生活的重要组成部分，而在大大小小的会议上，总会潜伏着这样一些"杀手"：他们生硬地打断讨论话题，一个接一个抛出馊主意，同时扼杀掉可能出现的好创意，啰里啰唆地让人觉得快窒息了。这些人在会议中习惯性跑题、收邮件发短信、推翻已经达成的决策，或者用其他方式找麻烦。即使高明的管理者也不得不采取一些非常手段，以确保会议的正常进行：比如用巧克力等小零食塞住他们的嘴，或者奉以如冰的冷漠让他们自知没趣。 　　"会议杀手"侧写 　　在开会其间"一心多用"是很正常的，除非老板下令，禁止员工携带电子设备开会，或者安排出一段特殊的"茶歇"时间，允许大家使用高科技产品。否则，几乎每个人都会在会议上发发短信、收收邮件或者做点其他什么事。然而相比于那些真正的会议杀手，这并不算什么。 　　"会议杀手"的表现之一是唱反调。"那些唱反调的人就是--无论你提出什么，他们总认为行不通。"Dana Brownlee说。作为亚特兰大Professionalism Matters企业培训公司的创办人，Brownlee说她的应对策略之一，是在会议之前带那些一向喜欢唱反调的人去吃午饭，让他们在饭桌上发泄，然后尽可能在会议桌上达成一致。一旦会议开始，她就定下规矩：任何唱反调者都被要求在质疑的同时提出一个解决方案。 　　会议上另外一类"问题人物"是那些沉默不语的人，Brownlee女士说。"他们可能是坐在会议室后排的那些安静的人，一旦会议结束，他们就会出现在茶水间，想方设法给你添乱。"Brownlee女士的应对策略是，在会议期间特意让这些人发表意见，以便获得他们的反馈信息。 　　对于最棘手的"会议杀手"--喜欢东拉西扯的跑题者，Brownlee有时候会在会议桌的中间摆上一个玩偶，她告诉与会者，"无论什么时候，只要有人觉得会议跑题了，就把这个玩偶拿在手里。"这样可以让与会者在不打断会议进程的情况下表达不满。 　　和"会议杀手"过招 　　对于自己曾在会议上取得的巨大胜利，女性网站SheNow.org的创建者兼首席执行长Brenna Smith至今津津乐道。数年前的一次会议上，她正在向新任老板及10个同事做演示，话说到一半时，一位同事忽然站起身走到会议室的前面提出质疑，说她的想法根本行不通。 　　为了表示自己可以坚守自己的观点，Smith女士回敬对方道："我认为您说得非常好，但是我想先把我要说的说完，以便我们能够讨论我的方案，之后有时间的话，我们可以再讨论您的。"之后会议室陷入安静，这位同事回到了自己的位子上。直到会议结束，与会者也没有时间来讨论这位同事的提案，而Smith女士的方案则被顺利采纳。 　　喜欢闲谈跑题的人对于会议的"杀伤力"相当之大。美国明尼阿波利斯的项目管理顾问SamirPenkar，去年时曾在一家保险公司主持20个员工的每日例会，而其中有两个与会者总是喜欢跑题。因此，Penkar开始带着巧克力来开会，"在开会其间，如果有任何一个人开始闲扯，我就递给他一块巧克力。"他说。 　　在两周多的时间中，Penkar先生将这一策略重复了6次，直到员工们学会了严格遵守会议议程。 　　作为达拉斯职业与职场咨询公司People Results的首席执行官，Patti Johnson说为了确保会议顺利进行，会议的主持者有时会在讨论开始之前预留一段时间，让唱反调的人提出异议和质疑，然后引导整个团队调整模式，集中精力达成共识。 　　在Johnson女士数年前参加的一个会议中，与会者几乎要对一个新项目达成共识了，然而，一位高级经理把这一切全推翻了。"她问了一个几乎没办法回答的问题。"Johnson女士说，"那使得发言者开始动摇。"这位经理下属的15位同事也很沮丧，他们反问那位高级经理，"你为什么在这个节骨眼上才提出异议?你不能早点提吗?"但是反对者的意见足以让项目搁浅--那似乎正是令反对者满意的结果。 　　被会议浪费的生命 　　随着科技的进步和对于效率的注重，办公室各项事务的运转被要求比以往更加顺畅。开会的目的，原本是以创意解决问题，同时涌现出最好的点子--但事实上，那仅仅是理想。即使最出色的管理者，其中的一部分人也未必能驾驭会议。 　　Opinion Matters公司上个月发布的一项调查结果显示，英国的职场人平均每周花费4个小时用来开会，然而他们认为，会议中一半以上的时间都是浪费。Opinion Matters是一家位于伦敦的市场调查公司，此项调查是为爱普生公司与经济和商业研究中心(Centrefor Economicsand Business Research)所做的，前者是办公室打印机和投影仪生产商，后者是一家经济咨询公司，调查对象为1000名员工。 　　"开不完的会"位列"职场中浪费时间的事"榜单首位--这是职业网站Salary.com今年就工作时间耗费情况所做的一项独立研究的结果，所调查的3164名员工中，47%的人赞同上述观点。而在2008年，这一比例只有42%，且"开不完的会"和"等待同事完成你需要的工作"并列榜单第三(第一是"替同事'救火'"，第二是"应付办公室政治")。 　　广告代理公司经理Bill Shelton承认，他和这一行业中的一些人"有办法拖延会议，哗众取宠，并且掌控其他人的注意力。""推销作品就是我们工作的一部分--正如我们在开会时所做的那样。"他说。 　　为了使会议不至于拖延过久，Shelton说他之前所在公司的老板有奇特的对策："他特意将会议桌放置在空调出风口的下方。在会议开始前的一个小时，他会把空调温度调低到10摄氏度左右，然后在员工到达时会议室时告诉他们'把外套放在门口'。由此，我们开了有史以来最有效率、最有成效的会议，因为每个人都专心于谈论正题，只是想赶紧离开这个'冷冻间'"。如今，Shelton先生已经成为位于圣路易斯的广告代理公司LeftFieldCreative的总裁。 　　怎样使会议变得更有成效? 　　1.按照企业高管、会议师及培训师的意见制定明确的会议议程，让每一个与会者都知道开会是为了什么。 　　2.禁止与会者携带电子设备，或安排出单独的"茶歇"时间，让与会者处理邮件、短信和电话。 　　3.当与会者闲聊或跑题时，及时把他们拉回正题。 　　4.提前向沉默的与会者发问，获取他们明确的意见。 　　5.在适当的时候让与会者轮流发言，确保每个人都能表达自己的意见。 　　6.提前询问反对意见，确保这些异议不会在后面影响讨论。 　　7.限制幻灯片演示的时间，超时即止。 　　8.有人演讲时间过长或与旁人交头接耳时，及时制止。 　　9.设定一个会议结束时间，并且严格遵守它。