第二讲 干部人事档案整理和转递工作

第二讲 干部人事档案整理和转递工作 第二讲 干部人事档案整理和转递工作 一、干部人事档案整理工作 (一)干部人事档案整理工作的概念和重要作用 干部人事档案的整理，是指根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条例化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。 干部人事档案整理有两种常见的类型:一是对新建干部档案的整理。二是因补充归档材料而对原有的档案进行局部整理，中央规定每一年度进行一次整理。 整理工作的重要作用包括:一是使干部人事材料成为的干部人事档案;二是有利于干部人事档案材料的保管和和保护;三是方便干部人事档案的利用。 (二)干部人事档案整理的方法步骤 根据《整理细则》修订稿介绍干部人事档案整理的具体方法步骤。 整理的第一个环节是审核。收到档案材料后，首先要严 1 格审核，确定是否属于归档范围，是否符合归档要求。在审核的基础上，整理工作一般按分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤进行。 第一步:分类 按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。 第一类:履历材料 这一类主要包括以反映干部本人自然情况。经历。家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。 注:中央和地方各级党委委员(候补委员)的简历，人大常委会委员、政协委员的简历归入第一类。(这是新增的内容) 第二类:自传材料;报告个人有关事项的材料。 自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类，如以自传为主的履历或简历也应归在第二类。 个人重大事项有变化的，归在第二类。 第三类，考察、考核、鉴定材料;审计材料。 这一类主要包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。归入本类的材料，必须是经过组织研究认可后正式形成，手续完备，能正确、历史地反映干部的实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核的材料。注意，根据实际利用的需要， 2 “干部任命审批表及其相应的考察材料或综合评价材料归在第九类”。 第四类:学历学位材料;职业(任职)资格材料;评聘专业技术职务、职称材料;反映科研学术水平的材料;培训材料。(此类材料内容多，形式复杂) 这一类主要包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。注意，过去将学生登记表归第一类，学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第三类，此次修订中统一调整到第四类。 第五类，政审材料，更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。 主要包括干部审查和干部基本情况有更改后形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料归在第一类，此次调整到了第五类;凡是认定干部“三龄一历” (工龄、年龄、党龄，学历)的材料统一规定归在第五类。 第六类:党、团组织建设工作中形成的材料。 这一类主要包括干部参加党、团组织的有关材料。注意，此类包括加入民主党派的材料。 第七类:表彰奖励材料 这一类主要对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料以前有的归在四、七、九类，此次也统一规定归在第七类。 第八类:受党、政纪处分材料 第九类:招录、聘用材料;任免、调动、授衔、军人转 3 业(复员)安置、退离休材料;辞职、辞退、任免材料;工资、待遇材料;出国(境)材料;党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料。 注意，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》也应归在第九类。 第十类:健康检查和处理工伤事故材料;治丧材料;干部人事档案报送、审核工作材料;其它有参考价值的材料。 第十类包括录用体检表，反映严重慢性病，身体残疾的体检表;工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料;生平、非正常死亡调查报告等。干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也归入此类。 档案材料的分类有两点说明: (一)第四类、第九类材料的二级分类 第四类和第九类材料内容复杂、数量较多，为方便查找，还需要采用二级分类法，即对两类中的材料，按照内容的不同再分别分为四小类，具体来说: 根据中组部1991年印发的《干部档案整理工作细则》，第九类材料可再分为:1、工资材料;2、任命材料;3、出国(境)材料;4、参加各种会议的代表登记表和其他材料。 第四类材料可以再分为;1、学历学位材料;2、职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料;3、反映科研学术水平的材料;4、培训材料等。 今后，报送的新任市管干部档案，要求第四、九类必须 4 进行二级分类，各地部门对非市管干部档案分类，可根据实际情况具体掌握。(目前，省委组织部还未做出规定，一般来说对第四类还不作二级分类的强行规定，各单位新整理的档案在第四类的整理中，也可以按新规定进行)。 (二)内容交叉材料的分类 1、以自传为主的履历或简历表归在第二类。 2、学生登记表、学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归在第四类。 3、享受政府特色津贴材料归在第七类。 4、干部任命审批表及其相应的考察材料或表现材料归在第九类。 5、中央和地方各级党委委员(候补委员)简历，人大常委会委员、政协委员简历归在第一类。 (根据内容划分) 第二步，排序 排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法有: 1、按材料形成的时间排序 适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类共7类材料。第四类、第九类材料排序时，在采用二级分类后的各小类中分别按照时间排序。 2、按材料的内容以及材料之间的内在联系排序 适用于第五、六、八类共3类材料。其中，第五类、第 5 八类材料的排列顺序一般为:上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的，调查报告，证明材料，本人检讨或交代材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。 每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面开始编写。空白纸和托裱用的衬纸不计页数;复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。 第三步，编目 目录修订思路:1、“类号”改为“序号”;2、“材料制成时间”改为“材料形成时间”;3、删除“份数”栏。 编目的具体要求是: 1、档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编码，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用范围的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水盒复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。 2、每类目录之前应注明材料类号和类别名称。 3、“序号”填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是:材料类号用汉字的“一”至“十”，二级分类号用(一)至(四)，其中的序号用阿拉伯数字。 4、“材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不 6 规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。 5、“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准。复制的档案材料，采用原件的形成时间。时间填写要用量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。 6、“页数”填写材料的页数。按编好的页数如实填写。 7、“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任命审批表，复制件等。 8、每类目录之后须留出适量的空格，供补充归档材料时使用。特别是第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。 第四步，技术加工 对纸张破损或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。 1、对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后，与原件作为一件。 2、幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，不得损坏文字和照片，要便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印 章、图形等内容。注意，从保护档案原貌，简化整理的目的出发，不要对档案 7 材料进行过度剪裁。 3、幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边，不够应加边。有些材料幅面太小，无法装订，应当在材料的底部拖上一层质量较好的纸张。 4、档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。 5、档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。 第五步，装订 档案目录臵于卷首，卷内材料排列与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。反对刻意追求“四边齐”的“过整理”装订方法，建议把更多精力从偏重于整理转移到内容建设上来。干部人事档案如果太厚，应该分成两卷装订。分卷装订时，必须保证同一类材料装在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求，报送市管干部档案必须使用规定的卷夹。卷夹背脊应附边签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等;书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。 整理工作中还要注意:一是必须遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部人事档案工作有关规定，保守党和国家的秘密，确保档案安全。二是不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档 8 案材料。三是不得擅自处理或销毁档案材料。整理中因审核剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审核批准后区别不同情况予以处理。四是在整理中，要加强对档案材料的管理，防止材料丢失或泄露材料内容。五是按照修订后的《收集归档规定》要求，对“符合归档要求的材料，必须在接收之日起一年内按照干部人事档案整理工作的有关要求归入本人档案”，包括装订好。 9 二、干部人事档案转递工作 一、干部人事档案转递工作 干部人事档案转递工作是指干部所在单位或主管部门发生变化后，干部人事档案管理部门将其档案转给新的主管单位干部人事档案管理部门的一项工作。干部人事档案转递与干部管理权限的变化紧密联系，是干部人事档案管理中的一项经常性工作。 (一)干部人事档案转递工作的要求 对干部转递工作，中组部的要求是要做到“合格、及时、安全、规范”。 1、合格。就是转出的干部档案质量要符合档案管理要求。各地各部门要按照干部档案审核整改的要求，制定干部人事档案质量。档案转出单位要按照标准，把握信息准确、材料齐全、手续完备、整理规范的要求，对需要转出的档案严格进行审核，对不符合要求的档案认真进行整改，特别是转出的干部档案必须齐全完整，不得扣留材料或分批转出。 档案接收单位要按照干部人事档案接收标准，对接收的档案严格审核。不符合 接收要求的，接收单位要及时向转出 10 单位反馈存在问题，并将档案退回整改。经整改合格后，转出单位再将档案转给接收单位，接收单位管档人员复查合格，报本单位分管领导审批后入库。按照《新任市管干部档案接收标准》(昆组通[2008]75号)的要求，合格档案的标准就是要确保不出现单项否决的内容，每一卷得分不低于90分。 2、及时。《干部档案工作条例》明确规定:“干部工作调动或职务变动后，干部档案应及时转个新的主管单位。”《关于认真做好新任市管干部档案报送工作的》(昆组通[2008)75号)明确规定:“今后，各干部档案管理单位要在新任市管干部正式任职后1个月之内，将其档案报送市委组织部”。这一规定适用于各级管档部门，档案转出单位都应在干部工作调动或职务变动后1个月内完成档案的整理、转出工作。转递工作的其他环节对“及时”的要求包括:接收单位应在收到档案半个月内完成档案审核工作，并将审核发现的问题反馈给档案转出单位;档案转出单位要在接到反馈问题通知之日起一个月内整改完毕，并将整改后的档案或补充的材料转给接收单位等等。 3安全。需要转至外地区的干部人事档案必须严密包封，通过机要交通转递或派专人递送，严禁邮寄或交干部本人自带。对个人携带档案的，档案管理部门应拒接接收。接收单位发现档案有拆封痕迹的，要会同干部原单位上级主管部门进行调查核实。对违反转递规定，造成档案丢失或出现抽取更换档案材料等造假行为的，要严肃追究当事人和有关管档 11 人员的责任。 4、规范。转递干部人事档案，要严格履行相应的审批、登记程序，这里面包括:转出档案必须报本单位分管领导审批，经批准转出的档案要详细进行登记;转递干部人事档案必须统一填写“干部档案转递单”。接收单位对转来的档案审核无误后，应在干部档案转递单的回执上签名盖章，立即返回原单位;逾期一个月未退回，档案转出单位要进行催问，以防档案丢失。接收的档案，应报本单位分管领导分管领导批准后入库保管。 要特别注意机构调整中干部档案的移交和转递工作: 一、干部档案转出单位要抓紧完成干部档案材料收集，审核与归档工作，对不符合要求的档案材料，要联系材料形成部门进行整改，保证归档材料齐全完整，内容准确，手续完备、整理规范，档案质量达到合格标准。对需要移交的干部档案材料，要编制准确、详细的移交清单，严密包封后一并转给接收单位干部档案管理部门。二、干部档案接收单位要按照干部人事档案审核工作标准，对转入的干部档案材料进行认真审核，严格把关。凡不符合要求的干部档案材料，应及时向档案转出单位进行反馈，档案转出单位应积极整改。三、移交干部档案必须严 格遵守干部档案转递归档和安全保密制度，严防出现丢失、损毁、泄密现象，避免产生新的“无头档案”。干部档案材料移交清单及回执须妥善保管。 (二)干部人事档案的归属与流向 《干部档案工作条例》第四章第十四至十八条，对于干 12 部死亡、辞退、辞职、自动离职、被辞退、开除公职、受刑事处分或劳动教养、出国不归等情况下档案的归属与流向作了明确规定。这些规定包括:“干部死亡以后，中央和国务院管理的干部，其档案由原管理单位保管五年后，移交中央档案馆永久保存;中央、国家机关各部委，各省、自治区、直辖市管理的司局级职务的干部，全国著名的科学家、艺术家、教授和有特殊贡献的英雄、模范人物、知名人士，其档案有原管理单位保管五年后，移交本机关档案部门保存，并按《机关档案工作条例》规定的期限，随同到期的其他档案一并向同级档案馆移交永久保存;上述范围以外其它干部档案，由原管理部门保存五年后，移交本机关档案部门保存，按同级国家档案馆接收范围的规定进馆”;“干部辞退、辞职、自动离职、被辞退(解聘)后，未就业的，其档案仍由原管理单位保管。另就业的，其档案转自有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，转人事部门所属的人才流动服务中心保管”;“干部被开除公职以后，未就业的，其档案由原管理单位保管;另就业的，其档案转给有关人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管”;“干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由员管理单位保管。刑满释放和解除劳动教养以后，重新安排工作的，其档案由有关的人事部门或政府人事部门所属的人才流动服务中心保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管”;“干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由原管理单位保管”。 13 中组部、人事部1996年联合印发的《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发(1996)118号)，对流动人员档案转递工作进一步明确了要求。这里所说的流动人员是指七类人:1、辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员;2、与用人单位解除劳动或聘用合同的专业技术人员和管理人员;3、待业的大中专毕业生;4、自费出国留学人员;5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员、6、外国企业常驻代表机构的中方雇员;7、其它流动人员。按照规定:人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位街道调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，应要求原单位补齐或查清楚。要注意，流动人员档案的转递比干部档案转递要求的时间更短，是“收到调档函十五天内”。 要注意“大学生村官”的档案管理。按照中共中央组织部、教育部、财政部、人力资源和社会保障部印发的《关于选聘高效毕业生到村任职工作的意见(试行)》(组通字(2008)18号)归档，其“人事档案由县委组织部门管理或县级人事部门所属人才服务机构免费代理”。 14 二、新任市管干部档案的报送工作 报送工作是档案转递中的一种情况，即由于干部职务变动，根据干部管理权限，由下级单位向上级单位转递新提任的干部档案的一项工作。市委组织部制定了《新任市管干部档案接收标准》(昆组通(2008)75号)，对市管干部档案报送工作提出了新的要求，包括: 1、干部档案管理单位应在新任中管干部正式任职后1个月内报送档案。逾期报送在《接收标准》中扣3分，并在市委组织部定期印发的《新任市管干部档案审核情况通报》中通报，希望大家认真执行。 2、建立《新任市管干部档案报送单》制度，各单位要对所报送的档案要严格进行审核，并逐项填写报送单，详细列出干部档案中材料收集、整理等方面的遗留问题，并由报送单位组织人事部门分管领导签批并加盖组织人事部门印章后，与档案一起报市委组织部。《干部档案报送单》要由分管干部档案工作的组织人事部门领导签字。 4、新任中管干部档案及《新任中管干部档案报送单》应通过机要交通或派专人报送。。 5、对存在问题的档案，须在1个月内整改完毕并重新报送。市委组织部将对新任市管干部档案严格审核验收，评定优秀、合格、不合格等次，并通报单位。“退回的档案必须在1个月内整改完毕并重新报送。 15