酒店采购管理制度及流程

宾馆采购为使酒店的采购工作走上制度化、化，合理控制成本，加强内部工作协调和提高工作效率，特制定本采购管理制度。一、采购管理部门酒店设立专职采购部，接受总经办、财务部及其它部门的监督，全面负责酒店的采购工作。二、采购部工作基本要求1、所有大型采购项目均需采购小组讨论签批授权及酒店财务部批准同意。2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质。3、所有采购物品的质量须保持一惯稳定。4、采购部工作人员须对自己采购物品的价格和质量负责。5、采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及董事会。6、所有供应商名片、报价单、等资料及样品，采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时上述资料须全部列入移交。采购人员自购物品价格信息采购部每天须录至采购部价格信息库。7、采购时间要求：一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等物品使用部门须提前两个月下单采购。8、采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予报销。9、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。10、采购部负责跟进各协作厂商的货款，及时签批支付事宜。对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。三、采购审批程序1、申购单审批程序采购申请单一共三联，在经审批后，第一联采购部存档并组织采购，第二联作仓库收货用，第三联部门存档。2、单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品，采购部须事先货比三家，并在申购单上注明询价结果和选定的供应商，经采购小组最后批准后方可采购，酒店财务部将对价格及品质进行不定期抽查。3、单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序：采购部寻找至少三家厂商比较价格品质，采购小组确定供货商，采购部与供货商共同草拟合同或采购。(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、总经理组成)4、赊购(月结)物品采购审批程序蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果由主厨直接下单，餐饮部经理签字确认后至采购部，由采购部与供货商对接；其它物品按上述第1、2、3款程序执行。5、各月结供应商选定办法采购部每类物品均应邀请至少三家供应商报价，采购部、使用部门、主管副总、总经理、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组，通力合作进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格与供应商确定固定的时间段（至少一个月）的供应价，在此确认期间内，供应商应按此固定价格提供酒店所需的物料。4、采购监督采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及公司稽查部共同完成，平时各部门应及时到市场上了解价格行情，以促进酒店采购成本的控制与监督。五、供应商管理1、采供部应定期(每月或每季度)牵头，组织财务部和使用部门及集团稽查组对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商)，淘汰部分不合格供货商。2、选用供应商角度采用1+2+N原则。所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商大70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约30%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。3、采购部应做好供应商档案管理。当供应商变动时，及时更新相应的供应商档案。4、采购部要做好同供货商的联系和接待等工作，维护酒店形象，保证酒店信誉。采购部工作流程一、各类物品采购工作流程1、仓库补仓物品的采购工作流程仓库的每种存仓物品均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时即需要补充货仓里的存货。一般来说，仓库管理员每月月底根据流动资金状况、固定资产的配备情况、本期预计的客流量、物料的采购周期、物料的保存期拟定下月的补仓物品，并据此填写一份仓库补仓“采购申请单”且采购申请单内必须注明以下资料（改为：并作出书面的补库计划表，表格内必须列明的物品信息如下）（1）货品名称、规格（2）平均每月消耗量（3）库存数量（4）最近一次订货单价（5）最近一次订货数量（6）提供本次订货数量建议经采购小组签批同意后送采购部初审（审核后必须由总经理及副总经理签名确认），采购部在采购申请单上签字确认并注明到货时间。采购部初审同意后，按仓库“申购单”内容要求在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批经采购小组批准后，采购部立即组织实施。一般物品要求3天内完成，如有特殊情况要向主管领导汇报。2、各部门使用物品的日常采购工作流程（1）部门新增物品的采购工作流程若部门欲添置新物品，部门经理应填写申购单，经采购小组审批后，连同“申购单”一并送交采购部，采购部初审同意后按“申购单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经采购小组批准后，采购部立即组织实施。（2）部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及采购小组审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，申购部须在采购申请单内注明以下资料：①货品名称、规格②最近一次订货单价③最近一次订货数量④提供本次订货数量建议采购部在至少三家供应商中比较价格品质，并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经采购小组批准后组织采购。（3）部门所需物料的日常申购酒店各部门在日常的经营管理中，需要大量的物料，为了不占仓位，通常进货是直接存放在使用部门中的，所以这批物料的短缺，均由使用部门直接提出物料的申购单，这批物料申购单的数量较大，涉及面较广，几乎所有酒店部门都有，因此在申购与审批过程中均需严格控制，考虑因素有下面两个方面：①部门在提出物料申购单的时候，应详细了解该物料的现存数、每日用量、采购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量情况有无需请采购部门寻找新的替代品种的建议等等。②采购部门若发现申购单上的物料，属于新近增加而以往是未曾采购过的物料，采购部门应将新采购《物料样品确认书》一起保送财务总监，物料申购部门主管及有关人员验证签署后方可履行下一步的采购程序。3、鲜活食品、冻品的采购工作流程蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜水果等物料的采购申请由餐饮部根据当日经营情况预测明天用量填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。4、维修零配件和工程物料的采购工作流程（1）工程部日常补仓由工程部填写申购单且申购单内必须注明以下资料（为减小采购的工作量，建议工程部尽量能按月度作出补库计划，除了根据突发的维修事件需要进行的及时、零星采购之外）：①货品名称、规格②平均每月消耗量③库存数量④最近一次订货单价⑤最近一次订货数量⑥提供本次订货数量建议（2）大型改造工程或大型维修活动，工程部须做工程预算，并根据项目填写工程立项书(工程预算表附后)，且申购单内必须注明以下资料：①货品名称、规格②库存数量③最近一次订货单价④最近一次订货数量⑤提供本次订货数量建议。以上申购单经采购小组签批同意后送采购部初审，初审同意后按申购单内容要求在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经采购小组批准后，采购部立即组织实施。（3）经营中不常备的经营物料或常备物料，但某一时使用量超出常规的库存范围时可以随时出单而不受常规的限定，此类情况的采购可由采购部进行优先采购，或在政策规定的范围中经主管副总同意后，由使用部门在指定地点进行紧急采购，但价格不能超过财务规定的指导价。事后工程部补签申购单。二、采购工作流程中须规范事项1、采购申请单一共三联，在经审批后，第一联采购部存档并组织采购，第二联作仓库收货用，第三联部门存档。2、审核采购申清单，收到采购申请单后，采购部应作出以下复查以防错漏：（1）签字核对：检查采购申请单是否部门经理签字，核对其是否正确。（2）数量核对：复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。（3）规格核对：申购部门应注明详细的申购物品规格。(4)价格核对：仓库需注明物品最近一次价格，采购时原则上不能高于此价格。3、邀请供应商报价。三、货比三家工作流程每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品。具体做法如下：1、采购部按照申购单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：物品名称、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间送交供应商（至少选择3家供应商），要求供应商填写价格并签名退回。对于交通不便或外地的供应商可用传真或电话询价。用电话询价时应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名、职务等。提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交采购小组审批。2、采购小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几家供应商报来的的货品价格、质量、信誉等进行评估后，确定一家信誉好、品质好、价格低、付款方式好的供应商。四、采购活动的后续须跟进工作1、采购订单的跟催当订单发出后，采购部需要跟进整个过程直到收货入库。同时，采购部还应继续跟进物料的使用情况，做好物料使用情况的反馈记录。2、采购货物的验收（1）验收的质量标准：根据酒店选定的样品验收。（2）验收的数量标准：根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。（3）验收人员：货物到店后，由采购部、库房人员、领用部门负责人三方共同验收，由三方共同在入库单签字才有效。（4）验收程序：①由库管人员填写“入库单”，注明所收物品的品名、规格、数量、单价、金额。②入库单填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单一式三联，第一联库管自己留存；第二联交财务作为记账凭证；第三联交供货商（或采购人员）作为结账凭证。3、采购订单取消（1）酒店取消订单如因某种原因，酒店需要取消已发出的订单，供应商可能提出赔偿要求，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报采购小组作出决定。（2）供应商取消订单如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知申购部门，为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。4、违反合同合同上应载明详细细则，如有违反，应依合同上所载处理。5、档案储存所有供应商名片、报价单、合同等资料需分类归档备查，并连同采购人员自购物品价格信息每天录入采购部价格信息库。6、采购交货延迟检讨凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》说明原因和跟进情况并呈财务部及采购小组批示。7、采购物品的维护保养如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项，对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。