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第一条借款
1、使用范围。备用金主要用于公司出差人员必须携带的差旅费、购置零星办公用品及一次性支付少于1000元的支出等。
2、报账周期及备用金限额。经部门经理和总经理批准后,可到人事部提取备用金,限额:1000元,报账周期:财务规定的每个报销日均可报销。
3、借款销账规定:
(1)借款销账时应以物品申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经总经理批准,否则财务人员有权拒绝销账;
(2)借款者原则上应在5个工作日内办理销账手续。
4、借款流程:借款人按规定填写《物品申请单》,注明借款事由、借款金额;
5、审批流程:主管部门主管审核签字→人事经理复核→总经理审批。
6、付款:借款人凭审批后的申请单到人事部办理领款手续。
第二条日常费用报销制度及流程
1、日常费用主要包括:差旅费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。
2、报销要求:报销单据
要填写完整,报销单据需有日期、公司名称、货物或费用名称、单位、数量、单价、大小写金额并且不得涂改。没有发票的经办人,应填写好收据。有特殊事项的经办人需经总经理同意或已审批的申请。不符合财务规定的单据财务有权退回并不予报销。3、费用报销的一般流程:
(1)报销人整理报销单据
(2)部门主管签字
(3)总经理签字
(6)人事部报销。
第三条办公费、低值易耗品等报销制度及流程
1、管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司人事部统一管理。
2、购置申请:各部门根据需要,每周周五前填写物资申请
,经部门主管批准,人事部审核,总经理签字后方可生效。3、报销程序:报销人凭借原始单据(包括结账小票)交人事部,按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
第四条固定资产购置支付、领用流程
1、固定资产申请人将经总经理审批后的申请单交由人事部,人事部根据借款管理规定发放资金购买固定资产。
2、资产验收无误后,经办人凭发票等资料由财务部办理出入库手续。
3、报销单按资金支出规定审批程序审批;人事部根据审批后的报销单销账,并在5个工作日内办理报销手续。
第五条报销时间的具体规定
1、为了协调公司对内、对外的业务工作安排,方便员工费用报销,公司人事部每周四为财务报销日。
2、若当月的最后一个报销日在该月的28日以后,为了便于财务部集中时间月末结账,该报销日停止财务报销。