行政人事部（职责及工作流程图）

行政人事部（职责及工作流程图） 二??三年十二月二十日 目 录 1、 行政人事部职能 2、 行政人事部各职位描述 3、 人事管理办法 4、 行政管理办法 5、 员工考勤流程图 6、 员工奖励流程图 7、 员工处分流程图 8、 员工福利流程图 9、 员工档案 行政人事部职能 1 部门名称:行政人事部 2 部门负责人:行政人事部经理 3 直接上级:常务副总经理 4 下属职位:行政助理,前台 5 部门本职:为公司提供合格的人才和人力，构建员工发展和激励的良 好平台，保证公司正常的行政事务管理 6 主要职能: ?健全公司管理体系:企业文化/组织构架/各部门职能/目标管理/部门协作 /授权/小组工作制/员工手册/激励机制/签字/时间管理/团队 ?人员招聘录用:安排面试/背景调查/签约录用 ?劳资管理:考勤/工资/保险/福利/ ?员工奖惩:提出、核准奖惩动议/执行奖惩决议 ?检查考核:检查公司制度执行/建立考核档案 ?发展:制定出关键人力资源的发展计划/关键经理技能分析及个人化发展 方案 编制: 审核: 批准: 行政人事部各职位描述 前台职位描述 职位:前台 所属部门:行政人事部 主管:行政人事经理 [工作目的和性质] 保障公司内勤工作，维护正常办公秩序 [工作职责] 1.对外来人员的接待，接听外来电话，负责总机电话的接转; 2.负责工作，包括文件打印、收发传真、文档处理、公告栏文件张贴等; 3.负责收发文件与办公用品; 4.负责报刊杂志的收发管理，保证报刊杂志、信件的流通; 5.负责公司办公区域的环境卫生，绿化的检查、监督工作，保证办公区的整洁和会客区的清洁。 6.负责维护/保养公司内主要办公用品的性能状况，安排有关维修事宜。 7.协助其它部门在公司公共区域的工作。 [背景/资历] 背景:1年左右相关工作经验; 学历/训练:中专以上学历，良好的电脑操作能力; 其他要求:普通话流利，外貌端庄，反映敏捷，有良好的服务意识。 行政助理职位描述 职位:行政助理 所属部门:行政人事部 主管:行政人事经理 [工作目的和性质] 保证企业办公秩序及行政事务管理 [工作职责] 1. 负责文书工作(处理文档,公函写作,公文管理,证明出具,印章管理); 2.负责公司证照的查证注册,年审,管理工作; 3.负责会务准备(会议通知/会议室布置/会议记录)，做好会议纪要工作; 4.负责公司办公用低值易耗品的采购工作 5.部门对外接待,公关工作; 6.协助经理做好与各外部接口的协调联系工作; 7.协助经理做好办公用品的年度预算,每月统计,保管,领用工作 8.负责副总以上人员出差的车票,机票订购 9.负责公司电话的安装、加密 10.负责维护、保养公司内主要办公用品的性能状况，安排有关维修事宜 [背景/资历] 背景:1年左右相关工作经验; 学历/训练:大专以上学历，良好的电脑操作能力; 其他要求:普通话流利，外貌端庄，反映敏捷，有较强的文字表达、归纳整理能力。 行政人事经理职位描述 职位:行政人事经理 所属部门:行政人事部 主管:常务副总经理 [工作目的和性质] /奖惩管理/思想工作/上传下达 劳资/检查考核 [工作职责] 1.立健全公司员工档案库，负责日常档案管理; 2. 办理公司员工的工资/保险/福利工作 3. 办理公司员工职称评聘/退休审批工作 4. 办理公司人事统计/工资统计年报工作 5. 负责公司考勤登记/检查考核工作 6. 根据考勤/考核情况，提出奖惩动议 7.公司文化/宗旨/理念的宣传贯彻 8.组织员工业余活动，双向沟通 9.及时收集员工反馈信息 [背景/资历] 背景:2年以上企业行政人事管理经验; 学历/训练:大专以上学历，良好的电脑操作能力，熟悉; 其他要求:大专/公道正派、心性稳慎～责任心强，细心，客观;有较强的文字 表达、归纳整理能力。 编制:刘芳 日期:2003年12月20日 审核:江峰 编号:BJZLJ-RS-001 人事管理办法 批准: 生效日期:2003年12月20日 版本:A01 页码:第1页 共6页 1.目的 为规范公司的人事管理，特制定本办法。 2.适用范围 本公司员工的聘用、试用、报到、职务、任免、调迁、解职、服务、交卸、等事项除国家有关规定外，皆按本规定办理。 3. 聘用 3.1 本公司所需员工，一律公开条件，向社会招聘。 3.2 本公司聘用各级员工以学识、品德、能力、经验、体格适合于职务或工作者为原则，但特殊需要时不在此限。 3.3 新进员工的聘用，根据业务需要，由行政人事部门按各部门上报的招聘统筹计划，呈报标准。 3.4 本公司各级员工必须符合职务描述中的背景与资历的要求，才能聘用。但特殊需要时不在此限。 4 试用及报到 4.1 新录用人员应在其录用申请表核准后进行试用，试用期为三个月，期满合格者方予聘用为正式员工。 4.2 员工在试用期内品行和能力欠佳不适合工作者，可随时停止使用。 4.3 员工录用前应办理报到手续，并按规定时间上班。 (一)填写个人履历表; (二)交登记照片2张; (三)交身份证复印件1份; (四) 交学历证复印件。 5 职务任免 5.1 各级主管职务的委派分为实授、代理二种。 5.2 各单位主管如认为有必要时可填具调派意见表呈总经理核定任免。 5.3 职务任免经核定后由人事部门填发人事任(免)令。 5.4 职务委派经核定后准支职务加薪，其数额另行决定。 6 迁调 6.1 本公司基于业务上的需要，可随时调动任一员工的职务或服务地点，被 调的员工如借故推诿，概以抗命论处。 6.2 各单位主管依其管辖内所属员工的个性、学识和能力，力求人尽其才以达到人与事相互配合，可填具《职务调整申请表》呈核派调。 6.3 奉调员工接到调任通知后，单位主管人员应于10日内，其他人员应于7日内办妥移交手续就任新职。前项奉调员工由于所管事物特别繁杂，无法如期办妥移交手续时，可酌予延长，最长以5日为限。 6.4 奉调员工可比照出差旅费支给办法报支旅费。其随往的直系眷属得凭乘车证明实支交通费，但以五口为限，搬运家具的运费，可检附单据及单位主管证明报支。 6.5 奉调员工离开原职时应办妥移交手续，才能赴新职单位报到，不能按时办理完移交者呈准延期办理移交手续，否则以移交不清论处。 6.6 调任员工在新任者未到职前，其所遗职务可由直属主管暂代理。 7 解职 7.1 本公司员工的解职分为"当然解职"、"退休"、"辞职"、"停职"、"资遣"及免职或解雇六种。 7.2 本公司员工死亡为"当然解职"。"当然解职"得依规定给恤。 7.3 本公司员工退休给予退休金，其办法另定。 7.4 本公司员工自请辞职者，应于请辞日30天前以书面形式申请核准，在《离职申请表》未奉核准前不得离职，擅自离职者以旷工论处。 7.5 本公司员工有下列情况之一者可命令停职 (一)因病延长假期超过6个月者; (二)触犯法律嫌疑重大而被羁押或提起公诉者; 7.6 命令停职者。 遇到下列情况，酌情予以处理 (一)因病命令停职者，自停职日起6个月内未能痊愈申请复职者资遣或命令退休。 (二)因案命令停职者，经判决为有期徒刑以上者免职或解雇，但侦查处分诉或判决无罪确定后，可予复职。 7.7 本公司员工于停职期间，停发一切薪津，其服务年限以中断计。 7.9 本公司因实际业务需要或资遣有关员工，其办法另定。 7.10 本公司员工离职，除"当然解职"及"命令解职"未能办理交接手续者外，均应办理交接手续，经各部门接交人签准后才能离职。 8 服务 8.1 本公司各级员工应遵守本公司一切规章及公告。 8.2 本公司员工应接受上级主管的指挥与监督，不得违抗，如有意见应于事前述明核办。 8.3 本公司员工应尊重公司信誉，凡个人意见涉及本公司方面者，非经许可，不得对外发表，除办理本公司指定任务外，不得擅用本公司名义。 8.4 本公司员工不得经营或出资与本公司类似及职务上有关的事业或兼任公司以外的职务，但经董事长核准者不在此限。 8.5 本公司员工应尽忠职守，并保守业务上的一切机密。 8.6 本公司员工执行职务时，应力求切实，不得畏难规避，互相推诿或故稽延。 8.7 本公司员工处理业务，应有成本观念，对一切公物应加爱护，公物非经许可，不得私自携出。 8.8 本公司员工对外接洽事项，应态度谦和，不得有骄傲满足以损害本公司名誉的行为。 8.9 本公司员工应彼此通力合作，同舟共济，不得妄生意见、吵闹、斗殴、搬弄是非或其他扰乱秩序，妨碍风纪情事。 8.10 本公司员工出勤管理应依员工出勤管理办法的规定办理，员工出勤管理办法另订。 8.11 本公司员工因业务需要加班者，应依加班管理办法规定办理，加班管理办法另订。 9.交卸手续 9.1 本公司员工交卸分: (一)主管人员交卸。 (二)经管人员交卸。 9.2 称主管人员者为主管各级单位的人员。称经管人员者为直接经管财物或事务的人员。 9.3 主管人员应就下列事项分别造册办理移交: (一)单位人员名册。 (二)未办及未了事项。 (三)主管财务及事务。 9.4 经管人员应就下列事项分别造册办理移交: (一)所经管的财物事务。 (二)未办及未了事项。 9.5 一级单位主管人员交卸时应由公司负责人派员监交，二级单位以下人员交卸时可由该单位主管人员监交。 9.6 本公司员工的交接，如发生争执应由监交人述明经过，会同移交人及接收人拟具处理意见呈报上级主管核定。 9.7 主管人员移交应于交卸之日将本章第三条规定的事项移交完毕。 9.8 经管人员移交应于交卸日将本章第四条规定的事项移交完毕。 9.9 主管人员移交时应由后任会同监交人依移交表册逐项点收清楚，于前任移交后三日内接收完毕检齐移交清册与前任及监交人会签呈报。 9.10 经管人员移交时，应由后任会同监交人依移交表册逐项点收清楚，于前任移交后三日内接收完毕，检齐移交清册与前任及监交人会签呈报。 9.11 各级人员移交应亲自办理，其因特别原因，经核准得指定负责人代为 办理交卸时，所有一切责任仍由原移交人负责。 9.12 各级人员过期不移交或移交不清者得责令于10内交卸清楚，其缺少公 物或致公司受损失者应负赔偿责任。 10.相关记录和表单 10.1《员工履历表》 10.2《新员工录用申请表》 10.3《转正申请表》 10.4《职务调整申请表》 10.5《薪资调整申请表》 《离职申请表》 10.6 10.7《年度考核表》 10.8《录用通知书》 10.9《主持者评定及录用申请表》 10.10《请假申请表》 10.11《请购单》 10.12《文件分发记录》 10.13《文件接受记录》 10.14《新员工报到试用表》 10.15《业绩评估及未来事业规划》 10.16《员工辞退申请表》 10.17《员工考核表》 10.18《职位描述表》 编制:刘芳 日期:2003年12月20日 审核:江峰 编号:BJZLJ-XZ-001 行政管理办法 批准: 生效日期:2003年12月20日 版本:A01 页码:第1页 共6页 1.目的 为规范公司的行政管理，特制定本办法。 2.适用范围 本公司员工的考勤、给假福利、考核、奖惩、待遇等事项除国家有关规定外，皆按本规定办理。 3.考勤 3.1 每周实行六天工作制，具体由公司或部门根据工作需要灵活安排。 上班时间定为:上午8:30--12:00;下午14:00--17:30。公司执行签到制。凡代他人或请他人代签到的，均属严重违纪，将受到记过处分;屡次违纪者，将予以辞退。 3.2 迟到、早退超过10分钟者，每次扣款5元，每月累计三次(含三次)按其本人当月出勤工资加倍扣款。旷工每次扣当日工资，连续旷工3次或一个月内累计旷工超过3次者，公司将酌情予以辞退。 3.3 上班前直接外出办事，应事先报告及登记。在上班期间，因工作关系需中途出去办事的，办事人员需向部门领导请示，部门领导须向公司分管领导报告，并由经办人在外出办事登记本上写明办事的事由和去向。如在外办事因时间关系不能回单位登记的应事先报告，并于回来后在外出办事登记本上补记说明;如遇有急事要办可事先报告，事后补记说明。因公差、休假或请病假、事假，除按规定办理手续外，还应在外出登记本上登记说明。 4 给假福利 4.1员工因事、因病或其他原因请假，正常情况下，应提前三天申请，须先填写《请假单》，办理相关的工作交接，待批准后方可离开;如遇突发情况或急病无法预先请假或按时到班的，须在当日9:30以前通知所属部门主管或经理及行政部，并征得批准，假后两个工作日内补办请假手续。请假未经批准就不来上班或擅自超出核准天数的部分(除不可抗拒的特殊因素外)均按旷工处理。具体规定如下: 4.1.1 请事假: 部门员工请假2天以内，由部门经理审定，报办公室批准;2天以上5天以 内的报公司分管领导批准;5天以上报总经理批准，以上均需报办公室备案;部门经理请假2天以内，报公司分管领导审批，2天以上需经总经理批准方可准假并报办公室备案;事假2天以内的不扣工资，3天以上5天以内的按日平均工资 ，5天以上10天以内的按日平均工资80%抵扣，10天以上的按日平均工资的50% 100%抵扣，事假超过2个月者，按自动离职处理; 4.1.2 请病假: 请病假1天以内的由上一级领导批准，超过1天以上的须经分管领导批准，并交人事部备案;病假2天以内的不扣工资，3天以上5天以内的按日平均工资的50%，5天以上10天以内的按日平均工资80%抵扣，10天以上至二个月内的按日平均工资100%抵扣，病假超过2个月且不能坚持上班者，按自动离职处理;特殊情况由公司经理办公会研究决定。因公受伤、生病住院、治疗或休养，每月工资照发，但若超过《劳动合同》期限，按国家劳动法有关规定执行。 4.2 休假 员工每年可享受以下四个法定节日(元旦、春节、五一节、国庆节)，假期时间依据国家规定实施: 4.2.1婚假 员工可凭结婚证享受3天假期。 4.2.2丧假 员工的直系亲属(指父母、配偶、子女、配偶之父母)死亡，公司给假3 天。路途远的可酌情增加天数。 4.2.3产假 女员工晚婚晚育且领取独生子女证可享受有薪分娩假三个月(分娩二个月内办独生子女证方可)。 5 考核 为进一步明确员工的职责与义务，调动员工的积极性，促进和保证企业经营管理目标的实现，建议制定以下条例，作为公司对员工业务工作考核的依据。 5.1 适用范围 本条例适用于公司总经理以下级别员工，其中副总、总经理助理、技术总监、由总经理负责考核，部门经理及以下员工由人事行政主管协助分管领导考核。 5.2 考核实质 考核由业绩、品德、能力、出勤四部分组成，其中以业绩考核为中心内容，注重效益，表彰成绩。 5.3 具体规定 5.3.1 业绩考核内容: 5.3.1.1 办事效率及考核期内完成本职工作情况; 5.3.1.2 经营或管理的成绩与效益; 5.3.1.3 考核期内接受公司奖惩情况; 5.3.1.4 其他方面的突出贡献。 5.3.2 品德考核内容: 5.3.2.1 工作态度、工作作风及表现; 5.3.2.2 遵纪守法，遵守职业道德，严守公司机密; 5.3.2.3 爱护公司财产，廉洁敬业，不损公肥私; 5.3.2.4 搞好内部团结，同事间互相友爱，发扬团结协作精神。 5.3.3 能力考核内容: 5.3.3.1 业务能力和专业知识水平; 5.3.3.2 独立工作能力; 5.3.3.3 指导管理能力; 5.3.3.4 开拓创新能力; 5.3.3.5 履行能力。 5.3.4 出勤考核内容参照公司有关规章制度执行。 5.3.5 考核结果分优秀、合格、不合格三个档次，并作为员工晋级加薪的重 要依据。 优秀:业绩突出，精通业务，态度严谨。 合格:能履行合同岗位职责要求，绩效较好，具有完成本职工作的基本能力。 不合格:业绩、品德、能力、出勤中有一项难以达到任职要求。不能完成本职工作，缺乏责任心，给公司利益造成一定程度的损失。 公司实行半年考核制，员工须如实呈报述职情况，公司将其列入员工业务档案归档保存。 对首次考核不合格者，公司将酌情进行岗位调整，连续两次不合格者将予以辞退;对情节恶劣，考核指标中有两项以上不合格者将予以辞退。 6 奖惩 6.1 凡符合下列相关条件者，公司将酌情在年终给予适当精神和物质奖励: 6.1.1热爱本职工作，圆满完成或超额完成岗位经济或责任; 6.1.2 模范遵守员工岗位行为规范和公司各项规章制度;工作中能为客户提供细致周到的服务，多次受到客户表扬赞誉的; 6.1.3 为公司创造显著的经济效益或提出重大合理化建议，经过实施取得明显或较大经济效益的; 6.1.4 为公司挽回重大经济损失或发现事故苗头，及时采取措施，制止事态发展，使公司避免重大损失的; 6.1.5 为社会作出突出贡献，为公司取得重大社会荣誉的; 6.1.6 奖励分为个人、集体年度特别奖，均须由所在部门推荐，总经理批准。 6.2 处分 对有下列行为之一者，公司将视情节轻重，后果大小，认识态度不同给予行政处分(警告、降级、撤职、除名)或经济处罚: 6.2.1 工作态度不认真，服务态度不好; 6.2.2 违反公司有关规章制度，违反工作纪律; 6.2.3 没有完成工作任务; 6.2.4 玩忽职守，工作不负责任而造成事故或损失; 6.2.5 工作中发生意外而不及时通知公司; 6.2.6 虚报个人资料; 6.2.7 擅自篡改记录或伪造各类报表、人事资料; 6.2.8 搬弄是非、拉帮结派、无理取闹、影响公司正常秩序; 6.2.9 违反社会治安管理规定等; (注:员工的行为如触犯刑律的，由司法机关处理，公司将当事人予以除名。) 7 待遇 公司本着"以事定职，以职定薪，按劳取酬"的原则，根据各人的岗位职级密切结合员工所负的责任和工作业绩确定工资报酬。工资将以保密形式发放。工资包括基本工资、效益工资、二部分组成。其中基本工资是根据员工本人的工作职位、资历、工作表现及能力等决定。效益工资即奖金，是公司盈利时对员工工作的一种奖励，具体数额根据公司的赢利状况决定。每月工资将在下月5日由财务人员直接汇到各人银行帐号上。 员工考勤流程图 缺勤未签到 旷工 上 未能准时签到 班迟到、早退 签 到 只 限 行政部统计 外出公务未签到注明理由部本 人或未能准时签到 门主管签字 本 机 上、下班准时签到 财务部 迟到、早退超过10分钟迟到、早退超过30分钟旷工每次扣200%日工资， 者，每次扣款5元，每月者每次扣50%日工资，每连续旷工3次或一个月内 累计三次(含三次)加扣月累计三次(含三次)加累计旷工超过3次者，公司 200%日工资 扣200%日工资 将酌情予以辞退。 编制: 审核: 批准: 员工奖励流程图 个人有突出表现 集体有突出表现 部门主管整理事部门经理整理事 迹和证明材料 迹和证明材料 上报行政部调查核实 填写审批申请 部门主管签署申请 部门经理签署申请 汇总行政部 提交经理会讨论 总经理审批 批转财务部 公司会议宣布，总经理授奖 编制: 审核: 批准: 员工处分流程图 普通员工违规 部门经理 部门主管违规 部门经理调查取证 部门主管调查取证 行政部调查取证 论 部门主管作出书面结论 副总作出书面结论 副总作出书面结论 呈报行政部审核 提交经理会讨论 行政部作出处分决定 总经理审批 处分决定由行政部通知其本人 违规人接到处分决定后有一次申辩权利 申辩以书面形式上报行政部 申辩理由全部或部分成立 申辩理由不成立 行政部作出取消或改变原决定 行政部作出维持原决定 总经理审批 行政部通知违规本人 编制: 审核: 批准: 员工福利流程图 员工每年可享受以下四个法定节日(元旦、春节、休 假 五一节、国庆节)，假期时间依据国家规定实施 出勤员工在出勤日可享受免费午餐晚餐 生 日 公司给每位员工赠送蛋糕、鲜花 婚 假 员工可凭结婚证享受3天假期 员 工 女员工晚婚晚育且领取独生子女证可享受有薪分产 假 娩假三个月(分娩二个月内办独生子女证方可) 员工的直系亲属(指父母、配偶、子女、配偶之父母)丧 假 死亡，公司给假3 天。路途远的可酌情增加天数 年终奖的发放 对任职期满三个月的员工按其在公司 任职的时间按比例及工作表现发放 编制: 审核: 批准: