人事行政工作流程(流程)11

人事行政工作流程(流程)11 行 政 工 作 流 程 手 册 (附工作流程图) 行政部主要工作是:执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行公司证照印鉴的管理;执行档案的归档管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;执行各种费用的交纳;执行公司对外关系建立维护;执行突发事件处理;执行秘书事务管理;执行安全保卫工作;执行后勤、食堂的管理;执行行政日常事务处理;执行上级交办事务等。 具体工作流程 一、 执行公司证照申办流程 成立公司或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表;营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证;组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。 营业执照申办 组织机构代码证申办 税务登记证申办 成立公司 二、 执行公司证照印鉴管理: 对于公司的各种印鉴及证照，应进行妥善保管，并对其归档编号管理。证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记，特别是公章的外出借用、加盖，更应该按照公司的有关规定来执行，以免出现不良事件。 印鉴、证照编号 归档管理存放 使用部门申请 部门主管审核 经理审批签字 专管人员核对 借阅、使用登记 按时归还、存放 三、 执行办公用品及日常用品的采购、发放管理: 月末行政部要根据其他部门的请购及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经经理审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，帐物相符。 部门申请 查看库存 请购计划单 经理审批 物品采购 检查验收 出入登记 月末盘存 帐物相符 监督检查 四、执行固定资产及低值易耗品的管理: 对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动\增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。 资产分类 建立台帐清单 每月盘存 核对帐物 四、 执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理 行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;电工负责对日常维修的材料进行申购及采购，保证质量;各部门对维修质量监督、确认。 维修申请 准备材料 安排维修 维修结束 检查验收 五、 执行文件档案的归档管理: 根据不同种类档案的特点，做好系统编目、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。 文件、资料收集 分类整理编号 立卷归档 装订成册存放 六、 文件资料收发、复印、传真、打印管理: 各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作好详细登记、，及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达，特别是各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门; 文件资料复印、传真、打印、 行政审阅 文件资料的收发 上传下达 准确记录 七、 执行各种费用的支付: 按时申请、交纳公司各项费用，例如:店铺租金、员工房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。 统计各项所要交纳费用 申请审批资金 部门主管审批 领导审批签字 支付各项费用 归类登记管理 八、 执行对外关系建立维护: 建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，行政部门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护 情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。 关系建立 沟通协调 经常维护 情况汇报 合理调整 九、执行处理突发事件。 公司各种突发事件出现后，行政部门在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。 突发事件出现 主要情况收集 及时汇报领导 妥善解决处理 减少不利影响 处理结果汇报 十、后勤服务保障 行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对食堂、宿舍、车辆的管理，为员工提供较为良好的生活、住宿环境，在符合经费开支规定的情况下使大家基本满意。要经常检查食堂收支情况，收集员工建议，提高保障质量;车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。 拟定制度 加强检查 收集建议 提高质量 员工满意 安全工作是企业的一项重要工作，行政部门是安全工作的主要执行部门。日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要真正做到天天讲安全、处处抓安全，人人有安全、保密意识，只有安全保 密工作做到位了，才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动。要充分明确重点保卫位置，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。 熟悉安全制度 明确保卫目标 规划教育培训 提高防范意识 组织实施检查 确保整体安全 十二、日常事务处理。 行政部门的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，行政部门属于服务保障部门，是为其他部门包括店铺服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。 当日计划工作 临时事务处理 择其轻重处理 注重时效结果 保证正常工作 提高服务意识 : 优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的 十三、执行上级交办事务，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。 接受上级交办任务 及时完成 保质保量 汇报结果 第一章 前 第一条 为使本公司人事作业正轨化、制度化，能在有序可循的情况下，使本公司人事统一、脉络一贯，并加强人事部门与各部门间的了 第二章 主 办 第二条 人事、劳资工资事宜由公司行政部负责管辖和办理，下设人事专员一人，负责下列全盘人事业务。 第三章 招募甄试 第三条 (一)人事专员处收到“增补人员申请单”时，即行拟订招募计划，内容包括下列项目: 1. 2. 3. 4. 5. 通报稿或登报稿(诉求方式) 6. 资料审核方式及办理日期(截止日期) 7. 甄试方式及时程安排(含面谈主管安排) 8. 9. 10. 准备事项(通知单、海报、公司宣传资料等) (二) 1. 登报征求:先拟广告稿，估计刊登费，决定刊登何报、何时，然 2. (三) 1. 诉求消息发出后，会收到应征资料，经审核后，对合格应征者发出"初试通知单"及"复试通知单" 2. 不合格应征资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应给予退件。为了给社会大众一个好的印象，对所有未录取者发“致谢函" (四)甄试:新进人员甄选考试分笔试 1. (1)专业测验(由申请单位拟订试) (2)领导能力测验(适合干部级) 2. 面谈:由申请部门主管、行政主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意: (1) (2) (3) (4) (5)将口试结果随时记录于"面谈记录表" 3. 如初次面谈不够周详，发出“复试通知单"，再次安排约谈。 (五) 经甄试合格，初步决定的人选，视情况应做有效的背景调查。(限管理级员工) (六)结果评 经评定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需。评定录用人员经总经理核准，行政部部发出“报到通知单" (七) 应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权，注意保密 第四章 任 用 第十四条 经核定录用人员，由行政部依据甄选报名单发给"报到通知单" (一)填写本公司新进职工录用表; (二) (三) (四)缴验体 (五) (六) (以上应缴资料视情况可增减) 第十五条 干部人员任用，视情况可发给"聘任书" 第十六条 新进人员于报到日，行政部应检收其应缴资料，若资料不 第十七条 行政部随后应亲切有礼地引导新进人员报到，逐项协助办 (一) (二) (三) (四) (五)行政部应引导新进人 第十八条 (一)填写"人员异动记录簿" (二) (六) 第五章 试 用 第十九条 原则上行政人员及营业员试用期为三个月(配送仓工人、司机试用二个月)，期满合格者，办理转正手续才正试聘用，个别试用成绩突出者，可提前转正。行政部部每月15日发出当月转正人员《考核表》，由被考核人填写工作小结后，导购经店长、销售主管、行政部、经理考核确认。行政人员经部门主管、行政部、经理考核后呈总部人力资源部呈相关领导核定。转正后的员工经分管部门主管及总部人力资源部审批后可签订劳动。 第二十条 行政部根据考核表发给"试用期满通知"。 第二十一条 行政部发出“试用期满通知”后，并依不同的批示，分别办理下列事项: (一)试用不合格者，另发给通知单。 (二)调(升)职者，由行政部办理异动作业。 (三)薪资变更者，由行政部办理调薪。 第二十二条 前条办理完毕后，考核表应归入个人档案中。 第二十三条 新进人员在试用期中，表现不合要求，部门主管认为有必要停止试用时，可立即提前办理考核，并签人员异动申请单，报请 权限主管核定停止试用。 第六章 异 动 第二十四条 晋升(升职、升级)及降级由申请人填写"人事异动申请单" 第二十五条 调职由申请人填写"人事异动申请单"送调职部门会签， 第二十六条 未批准的升、降、调申请单退回申请部门。经批准的申请单则由行政部依据发布"人事异动通知"，副本抄送申请部门及本人，并限期办理业务移交手续，履任新职。行政部应立即变更薪资名 第二十七条 经批准异动后，涉及调整薪资者，行政部应根据人事异动申请单批示，填制“薪资调整通知单" 第七章 请 假 第二十八条 员工因故请假，应至行政部领取请假单，依权限逐级呈 第二十九条 第八章 考 勤 第三十条 各部门主管应于每月3日前将上月份考勤表送行政部备查; 第三十一条 如需变更出勤与轮休时间，或补充新进人员出勤时间，应填"出勤时间调整单"，经权限主管核准后，转行政部登记备查。 第三十二条 员工因加班、调休、请假，先至行政部领取"加班单、调休单、请假单";经权限主管核准后转行政部查核并登记于考勤表上。 第三十三条 员工因公于上班中外出，应填写"外出登记表"送部门主管核准后，交行政部备查。 第三十四条 因公而未打卡，应通知行政部呈上级主管核签。 第三十五条 下班忘记打卡，可由本人找直属主管或行政部签证，若未签卡者一律以旷工论。(每月不准超过3 第三十六条 行政部于每日检视考勤卡(表)，遇异常状况或违规事 第三十七条 员工出勤情况，行政部应于每月终了后，编制《加班、调休、请假》一式两份，一份本部门留底核计薪资加扣，一份交给各部门公布，限三日内接受更正申请。 第三十八条 行政部应建立每一员工一份年度考勤统计表(印于个人资料卡中)，逐月依据考勤表予以登录，经登录后考勤表即可销毁作 第三十九条 每一年度终了，行政部应即依据年度考勤统计表，统计 第四十条 每一年度终了后，行政部应即调查编制次年度享有特别假 第四十一条 有关考勤作业，请参照"人事管理规章"有关规定办理。 第九章 出 第四十二条 出差作业，应参照财务部"出差管理办法" 第十章 奖 惩 第四十三条 员工遇有功过奖惩时，可由建议人填报"奖惩建议申请单" 第四十四条 行政部根据核准奖惩建议申请单发布"奖惩通知单"公文，副本抄送本人部门及本人知照，另一份留底本部门月底加扣薪资。 第四十五条 行政部应按月将人事奖惩通知单登录于个人资料卡内。 第四十六条 奖惩作业应另参照"奖惩办法" 第十一章 考 核 第四十七条 考核分年中、年终、试用期考核、临时考核四种，其处 (一)年中、年终考核:全年度分两次考核上半年(1月1日至6月30日)、下半年(7月1日至12月31日)各考核一次。具体程序参照〈美邦集管字(2003)19号文件〉 (二)试用期考核:员工试用期(职员三个月，工人二个月)，由试用单位主管负责考核，并报公司分管领导审核，期满考核合格者，填具“试用人员考核表”，报经理批准后转正。 (三)临时考核 第四十八条 考绩表办理完毕，存于个人资料袋内，并予以登 第四十九条 考绩作业应另参照"考绩办法" 第十二章 薪 资 第五十条 每月1日前将上月新进人员工资档案传真总部核准,行政部应于每月5日前整理上月到职的新进人员，将核准工资登录于"薪资名册"。并依据工资核算工资。第五十一条 行政部应于每月 25日整理本月份涉及调薪的人事异动申请单及考核表，经相关部门主管审批(行政人员需经部门主管、行政部、公司经理、总部核准;店铺人员需经店长、销售主管、行政部、公司经理核准)。经核准后 第五十二条 经批准离职员工，行政部应据此填制薪资通知单办理停 第五十三条 第五十四条 每月10日前将上月工资核算完毕，经财务部主管、出纳、公司经理审核后连同相关人事月报表(人事成本分析、人员变动表、人事月报表)传真总部核准。 第五十五条 每月15日发放上月工资(公司开除、辞退行政人员者应当日结算工资，辞职者应在每月15日结算工资，但店员有奖金、赔偿必须每月15日结算工资)。 第十三章 训 练 第五十六条 (一) (二) (三) (四) 第五十七条 (一)行政部于年度开始，依所需培训目标、对象、课程、教材、预算，拟订训练计划。 (二) (三)员工于接受培训后，视需要提出心得报告，成绩优劣列入考核依 第五十八条 (一)专业知识，视必要可办理专案培 (二) (三)各部门主管可自行申请或由公司指派参加国内外各种培训机构 第五十九条 培训作业应另参照"培训办法" 第十四章 辞 职 第六十条 正式任用的员工如感工作不适或其他原因想辞职，应于15天前提出辞职申请书，由部门主管及行政部主管签具意见后，呈公司 第六十一条 行政部依据辞职申请书发给"离职通知单"，通知本人于批准离职日当天下班前依离职通知单上应办理事项，逐项办理移交， 第六十二条 (一) (二) (三)登记个人资料卡，注销个人资料档案，将资料存入离职档案袋。 第六十三条 行政部视情况应约谈离职人员，并将面谈结果填入离职 第十五章 移 交 第六十四条 各级主管人员及业务承办人员因故离职时，应将所负责的公物及经办事务逐件列具清册，在监交人监督下点交接任的人员，并会同接任人员提出移交报告书。第六十五条 移交时应造清册名称 (一) (二) (三) (四) (五) (六) 第十六章 劳工保险 第六十六条 人员于报到日时，由行政部登记办理投加保，生效日以到职日为准。第六十七条 人员于退职日当天，行政部应即办理退保。 第六十八条 投保薪资因调整薪资或其他因素而变动时，应由行政部填报"投保薪资调整单" 第六十九条 行政部应每月统计列册个人负担保费，核算当月工资时从薪资内扣缴。第七十条 每月月底核对社保缴费明细，如有误及时与社保局核对。 第七十一条 保存社保相关资料，社 第十七章 资料管理 第七十二条 各种人事命令、通知公布一周后，连同该案核准凭证(申请单或签呈) 第七十三条 每月初依据人员异动记录簿编制"人事异动月报表"，呈 第七十四条 行政部应于每月10日编制各主管名册，送守卫或总机备查(如未异动可具文报备) 第七十五条 员工若有需要"服务证明书"或"离职证明书"，可至行政 第七十六条 (一) (二) (三) (四) (五) (六) (七) (八) (九) (十) (十一) 第十八章 其 他 第一?二条 本作业程序，应另参照"人事管理规章"有关规定办理，如有疑义，可由行政部主管解释运用，如有未尽事宜，应另补充修正。 第一?三条