西山煤电集团内部控制制度建立与完善经验谈

西山煤电集团内部控制制度建立与完善经验谈 ; 内部控制制度是社会经济发展到一定阶段的产物，是现代企业管理的重要手段，内部控制制度不健全，必将导致灾难性的后果。随着我国现代企业制度的逐步建立和改革开放的不断深化，全面加强企业管理、强化企业内部控制制度的建设，已经成为我国企业在市场竞争中不得不面对的重大问题。 西山煤电集团是山西焦煤集团的核心骨干企业，拥有全国最大的燃用洗中煤坑口电厂，是全国最大的炼焦煤生产基地和国家首批循环经济试点单位。在发展壮大的过程中，集团始终高度重视内部控制制度的建立健全和完善。经过多年的努力，已经形成了一套以财务会计管理为中心、贯穿于集团经营管理活动各个层面和环节、适应自身企业发展而又行之有效的内部控制制度。 ; 一、集团内部控制制度的建立健全情况 (一)资金管理 内部控制制度的重中之重是资金管理。为了提高集团资金管理水平，建立健全以现金流量控制为重点的集团内资金统一调控管理体系，集团下发了《西山煤电(集团)有限责任公司资金管理办法》，对集团的资金管理建立了严格的内控要求，确保了资金的合理运用。 1(资金预算管理 凡事预则立，不预则废。集团建立了完善的资金预算，主要通过实施预算管理来实现资金的集中统一调度。每年12月份，集团根据下年度生产经营计划及销售收入预算等资料，综合平衡所属单位上报的资金预算，编制集团年度资金收支总预算，经集团董事会或党政联席会审议通过后执行。每月20日前，财务处根据所属单位编制的次月资金计划，汇总编制集团月度资金收支计划，报集团总经理办公会议审议批准后执行。集团所属单位编制资金收支预算后，原则上按总量控制，不得突破年度资金预算额度。通过资金预算的实施，确保了集团资金运行的安全、高效。 2(资金筹集管理 集团建立了严格的融资管理制度，所属子公司新增项目贷款、流动资金借款全部纳入年度资金预算，贷款须提出贷款申请，经财务处分管资金副处长、处长及总会计师签署意见，报集团总经理办公会议审议批准后，方可办理。同时，集团加强对银行贷款的管理，要求贷款单位确定合理的负债比例，根据资金使用计划和项目进展情况，控制好贷款节奏和额度，降低筹资风险和资金使用成本。 3(资金运营管理 集团资金运营实行收支两条线管理，所属各单位资金收支均纳入资金预算，子公司、非煤产品应收账款由各单位自行收取后，由集团监督使用。集团建立了完善的资金审批制度，集团公司月度资金由集团财务处根据总经理办公会议批准的月度资金收支计划审批拨付，并规定了严格的资金审批权限。月度资金计划外的特殊急需款项，由用款单位或部门提出书面申请，根据不同的资金审批权限进行审批，并列入下月资金计划。各单位工资、奖金由分管劳资、财务的公司领导签署意见后，报总经理批准执行。 子公司、自收自支单位的资金，严格实行集体决策和计划管理，由集团公司监督使用;重大 项目或大额资金支出要实行集体研究、投票表决制，并报集团公司财务处备案。 集团严格管理所属单位银行账户，因生产经营需要，确需新增外部银行账户时，由开户单位写出书面申请，经财务处、总会计师签署意见，集团总经理办公会议批准后，申请开户单位方可向银行办理开户手续。 集团所属各单位须做好应收账款、储备资金管理，结合生产经营特点，下达所属各单位的债权清理和储备资金定额指标，并根据完成情况对等奖罚。对外部债权旧欠，积极推行一户一策清收办法，并重奖清收业绩显著的单位和人员，确保了资金的有效回笼和合理占用。 为了更好地做好资金管理工作，集团建立了月度资金分析例会制度，积极做好月度资金收支情况分析，认真分析资金管理工作中存在的问题，确保资金使用合理、有效。 (二)预算管理 为了充分发挥全面预算在企业管理中的效能和作用，根据董事会的管理要求，集团制定下发了《西山煤电集团公司全面预算管理办法》，在集团范围内实施全面预算管理。 董事会是集团全面预算管理的最高决策机构，董事长对预算管理工作总负责。集团成立预算委员会，预算委员会对公司董事会负责，下设领导组和工作组。领导组主要负责拟定中长期和年度全面预算的目标、政策，制定预算管理的具体措施和办法，审议平衡预算，组织下达预算指标，协调解决预算编制和执行中的重大问题，组织审计、考核预算的执行情况，督促各预算单位完成预算目标;工作组在预算委员会的领导下，具体负责组织全面预算的编制、审查、汇总、上报、下达、报告等工作，跟踪监督预算的执行情况，分析预算与实际执行的差异及原因，提出改进管理的措施和建议。 每年由财务处牵头，协调预算工作组成员，根据领导组拟订的年度预算目标，先进行实地调研，再组织各单位、各系统编制本单位全面预算方案和系统单项预算方案，工作组对其进行汇总整理后，编制年度预算草案，报领导组批准;根据批准的年度预算，对所属各单位预算方案和系统单项预算方案提出修改意见，并下达预算目标;所属各单位和各系统管理人员对预算方案进行修改，重新报工作组审核后，由预算管理委员会下达确认批复，并制定相应的预算执行情况考核管理办法。 (三)控(参)股公司管理 为了规范控(参)股公司财务管理，维护出资人合法权益，实现资产保值增值，根据《公司法》、《会计法》、《企业财务通则》，集团下发了《西山煤电(集团)控(参)股公司财务管理》。 集团通过控股子公司股东(大)会、董事会等内部机构履行财务管理职责，审议批准控股子公司内部财务管理制度、财务战略、财务规划和财务预算;审议批准控股子公司筹资、投资、担保、捐赠、重组、利润分配等重大财务事项;决定聘请或者解聘会计师事务所、资产评估机构等中介机构事项;对经营者实施财务监督和财务考核;组织聘任、委派和考核控股子公司总会计师和财务机构负责人。 集团制定的各项经营管理制度子公司必须严格执行，同时为防范子公司产生重大经营风险和财务风险，子公司的产权变动、银行借款和重大投资、资产抵押、红利分配等都必须经过集团批准后方能实施。子公司必须按时报送财务报表和各项内部管理报表，集团对子公司实施年度审计监督。 (四)对外投资监管 为加强集团对外投资管理工作，规范投资行为，确保国有资产保值增值，集团下发了《西山煤电(集团)公司对外投资监管办法》。监管的内容主要包括:管理机构和制度建设、项目基础资料、资产管理情况、外派高管人员管理和日常监管，由集团相关业务部门各司其职，分别监管。 (五)对外担保监管 为了维护集团合法权益，杜绝生产经营中潜在的法律风险，集团严格控制对外担保，集团所属各分公司、各部门不得提供担保;集团所属子公司对外提供担保时，须经集团有关业务部门审核批准后，方可办理相关手续。严格控制担保数额，原则上不得超过一个会计年度合并会计报表净资产的50%。 ; 二、专项内部控制制度 (一)在途商品煤管理 为细化煤炭库存管理、强化在途商品煤的监管、防止资产损失，集团下发了《西山煤电(集团)公司在途商品煤管理办法》。每月末，集团有关部门对本月煤炭生产量、商品煤发出量及去向、商品煤结算量及结算客户等进行核实，核实当期在途商品煤数量及客户，以及前期在途商品煤的结算情况。每季末，集团相关部门对各矿、选煤厂在途商品煤进行核实，出具核实报告，提出奖罚意见。年终，根据各矿、厂对在途商品煤管理工作业绩，报集团领导批准，按一定比例提取奖金。通过加强对在途商品煤的管理，使集团商品煤销售管理水平得到提高，有效地杜绝了煤炭商品因管理不善造成的不必要损失。 (二)人事及工资管理 为了保障企业与职工双方的合法权益，根据《劳动法》和《劳动法》，集团制定下发了《劳动者奖惩暂行办法》、《劳动合同管理暂行办法》、《劳动定额管理暂行办法》、《煤炭企业劳动安全管理暂行办法》、《带薪年休假实施办法》，建立了与现代企业制度相适应的《工资管理暂行办法》，实行了岗位绩效工资制，形成科学有效的企业自主工资分配激励与约束机制，明确了集团与职工的劳动关系，促进了集团经济效益的提高。 (三)会计信息电算化系统 建立会计信息电算化系统后，集团内部控制制度面临严峻挑战。针对会计电算化的特点，集团建立了一系列适应会计信息系统发展的内部控制制度，以确保会计电算化系统的安全稳定运行。 1(完善电算化内控制度建设 内部控制的目标是健全机构、明确分工、落实责任、具有严格的操作规程，充分发挥内部控制的作用。根据会计电算化管理工作的实际情况，遵照国家有关规章和制度，集团建立并完善了会计电算化工作岗位责任制、日常操作管理办法、计算机软、硬件系统维护管理和会计档案管理制度等内部管理规章制度，加强了内部审计制度，组织会计人员进行培训和学习，使会计人员认识到内部控制制度的重要性。 2(优化会计电算化档案管理 会计电算化档案管理是会计电算化信息系统正常运行和数据安全完整的保证，具有史料和查证的作用。为了加强会计电算化档案管理工作，集团下发了《关于进一步加强会计电算化数据备份及保管的规定》，建立了严格的电算化数据备份制度，要求按月备份财务数据，而且是双备份，存储设备使用移动硬盘，并严格实行异地保存;数据备份必须由系统管理员或授权人员负责，并定期检查。 3(建立考核激励机制 2004年，集团依据《山西省以计算机替代手工记账管理办法》、《山西省计算机替代手工记账评分》，结合西山集团具体情况，制定了《关于实施财会电算化工作考核办法的通知》，每半年一次对所属二级单位、子、分公司进行检查考核，对电算化工作管理好的单位予以表彰奖励，对管理需要改进的单位予以通报批评。 ; 三、内部审计工作 内部审计是企业内控制度中强化监督的约束机制，作为企业经济运行中的“免疫系统”，它是 实现科学管理、保障生产经营活动健康发展的重要手段。集团充分认识到内部审计的独特作用，结合集团实际，制定了《西山煤电(集团)内部审计规范》，形成了西山集团特有的内部审计体系。 (一)内部审计机构的设立 集团建立了基层内部审计管理体系，积极做好对审计机构和审计人员的管理，要求所属单位特别是职工人数在300人以上的生产矿井、地面单位必须设立内部审计机构;内部审计人员必须取得上岗资格证，同时具备相应知识结构和业务水平。 (二)重点工程审计 集团非常重视重点工程审计，专门出台了重点工程审计管理办法，要求对重点工程和5000万元以上投资及工程进行审计监督。开工前由建设单位以书面形式上报集团审计处，由审计处组织进行全过程跟踪审计;对包干的工程，建设单位应在合同签订前十五日通知集团审计处，除正常的工程审计外，还要在合同签订前对发包工程的有关包干建设内容进行审计;凡列入集团重点工程和5000万元以上的投资及工程在决算前必须经过审计，并按审计意见书核减工程款后方可决算。 (三)审计处罚规定 为了进一步严肃财经法纪，落实经济责任，防范经营风险，集团下发了《内部审计处理处罚暂行办法》，对违反国家法律法规及企业内部管理规定的行为进行处罚措施，涉嫌犯罪的，移交纪委、监察部门进一步查处，构成犯罪的移交司法机构依法追究刑事责任。 内部控制制度是企业自身的免疫和修复系统，是保证企业正常运转、规避和化解风险、提高经营管理水平、促进其持续健康发展的重要保证。随着经济业务的高速扩张，集团的内部控制制度也将得到进一步发展和完善，而有效的内部控制制度也必将促进集团持续、健康、稳定地发展，为集团再创辉煌保驾护航。 (作者单位:山西焦煤西山煤电集团)