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[教学研究]SAP Business One解决 SAP Business One解决方案 SAP Business One解决方案 1.1 前言 快捷通畅的业务处理过程，灵活有效的应变能力是企业生存和发展的根基。众多的中小企业正在寻求适合的信息化商务解决方案并期望从中受益，从而提高效率，降低成本。但由于小型企业预算低，利润少，对亏损与盈利的敏感程度远大于大企业，在选择信息化解决方案时，他们必须努力避免巨大的投资、臃肿的技术队伍和漫长的实施过程。 针对小型企业以及大型企业分支机构业务管理的要求以及企业对信息化投入的预期，满足这类企业要求的解决方案必须灵活，易于实施，并有良好的拓展性，可以满足企业业务及管理持续发展的要求，有效保护企业的投资。 SAP Business One中文版是SAP公司专门针对中国小型企业以及大型企业分支机构设计的产品，它提供直观并能快速实施的解决方案，满足企业的业务需求以及持续发展的要求，帮助此类企业解决管理问题。 1.2 成长型企业管理的重点 分布在各行各业的小型企业都面临这共同的管理问题，相对薄弱的资金实力不仅仅影响企业的日常经营，而且限制了小型企业的长远发展，成为了企业发展的瓶颈。如何管理有限的资金，及时收回货款，保证良好的资金循环是小型企业必须解决的问题。 由于没有较高的企业知名度和完善的销售网络，如何管理现有客户资源，保留优质客户、扩大客户群就成为小型企业日常经营的重心。与此相关的对销售过程的管理，销售人员的管理，考核等都是小型企业 最棘手但最难解决的，小型企业的管理者迫切地需要功能强大又简单实用的客户关系管理系统。 规模虽小，但小型企业也有完整的企业流程，涉及企业管理的方方面面，物流管理也是小型企业管理中的重要内容。适用于小型企业的物流管理系统必须简单易学，并可以根据业务变动灵活配置实现过程，以满足小型企业业务模式灵活、多变且人员流动性大的特点。 生产管理模块可以满足中小企业标准的生产业务需求以及可持续发展的要求，为中小型企业提供准确、高效的物料需求，合理及时地安排企业的采购计划和生产计划，真正做到目标明确、有的放矢。 1.3 产品特点 SAP Business One中文版帮助中国成长型企业以及大企业分支机构在不同行业实现了与员工、合作伙伴、客户以及供应商之间的密切协作，将企业内外不同的人员、客户、供应商、业务流程、生产流程以及数据信息联接在一起，从而产生出不可比拟的效率。 ?全面集成的业务功能 SAP Business One 中文版提供的业务功能覆盖了账务、销售、采购、库存、生产、人力资源、服务、客户关系管理、和成本管理等企业管理方方面面的内容。企业的各种业务数据高度集成共享，避免重复投资信息化建设。 ?完全满足中国本地化要求 SAP Business One中文版可使用多项应用方案来处理企业的所有业务流程，并且完全符合中国法律和应用习惯的要求，囊括了中国会计 制度以及会计流程中的特殊要求，例如凭证审批、凭证冲销、增值税的处理等。 ?与国际上先进的管理思想接轨 SBO系统，是经过多年的开发，从而完善成熟的(并且SAP还在不断的与他们的客户(其中大多数为跨国企业，或行业龙头企业)探讨现代企业管理的发展方向，以及新的信息技术对管理理论和方法的影响。因此，企业在实施SBO系统的过程中，可以将系统中所蕴涵的先进管理思想，融入到公司的日常管理中。从而使得企业的各级管理和业务人员，同时在管理思想和管理理论上得到提高，最终建立起一支高素质的管理队伍。 ?良好的灵活性与可扩展性 产品的灵活性以及易于更改是保证该产品能够长期应用的基础。在SBO系统中通过使用SDK及用户自定义字段、格式化搜索、文档编辑模板等客户化工具大大加强产品的功能。 ?在线报警、审批功能 用户可以在系统中灵活配置工作流程。例如对销售过程中的报价审批，采购过程中的审批等。根据用户配置，当销售折扣超出权限范围，系统将自动发E-mail或SMS信息到相应的管理者，并且可以对超出的折扣重新进行审批。 ?强大的报表分析工具 SAP独创的具有专利权的"拖拽相关"技术使用户能在桌面上拖动不同数据库中的信息，通过鼠标就能完成大量复杂的业务分析活动。 ?与Microsoft Office工具灵活集成 SAP Business One中文版能通过与桌面工具链接来访问电子邮件，或直接用创建新邮件。所有的商业文件或交易记录都可以方便的转换 为电子文件或Excel表格，通过点击鼠标就轻松将这些文件发出，同时用户还可以在系统中为某类文件某个用户建立固定的文档模版。 ?SAP当地和全球的支持 SAP早在1997年就在中国成立了客户技术支持中心，其宗旨是尽一切力量来满足客户需求和百分之百的客户满意。SAP公司的技术支持系统具有严密的组织结构、完善的、庞大的技术支持数据库、精干的技术支持队伍和全新的技术支持概念。这些概念包括: 全日制概念、及时响应和全球一体。在本地中心的背后则是全球的技术支持中心。 1.4 功能特点和优势 ?强大的业务和财务一体化功能 SAP Business One中文版录入业务数据的同时可以自动生成财务数据，当财务人员在查看财务报表的时候，穿透式报表功能不仅可以追溯到记帐凭证，而且还可以一直追溯到最底层的数据源，从而保证了业务数据和财务数据的一致性，使财务管理由单纯核算会计向管理会计进行转变，从而实现财务对业务的监控管理。 ?实用的客户关系管理功能 大而复杂的客户关系管理系统并不能满足于小型企业对简单使用，性价比高的要求。SAP Business One中文版中提供简单实用的基于销售漏斗的客户关系管理的功能，可以帮助销售人员管理自己的销售活动，并帮助销售经理分析每个项目的完成率、销售人员的业绩，满足小型企业对客户资源、销售过程以及销售人员进行动态管理分析的要求。 ?灵活的价格体系 可以按物料、按物料组、按客户、按客户组、按有效期、按数量等定 义多种折扣方式，例如可以制定诸如"某个类别客户在某个时间段内购买100个某产品的时候，有5,的折扣，购买200个时，有10,的折扣，等等"这样复杂灵活的市场价格体系，在订单输入时，产品的售价会按照系统规则自动生成。 ?实现复杂的成本控制管理 SAP Business One 可以定义利润中心的维数，而且对每维的利润中心都可以定义不同的层次，来实现按公司、产品、部门、销售代表、服务等不同的成本控制单位来进行利润中心和成本分配规则的定义，并且自动生成每个中心的按层次的利润及损益报告。 ?完善的预算管理 能够定义和跟踪预算，可以定义预算场景、分摊模式、任意货币金额。可以查看计划的预算和实际的花销，同时在做业务和财务凭证的时候，当任何预算项目超过了月份和年度份额，系统将自动发送警告，供财务部门实施严格实时的预算管理。 ?实用直观的销售处理流程 可以实现标准的销售处理流程，包括报价、订单、交货、预付订金、发票、收款，自动生成催款信，录入销售单据的时候可以自动生成财务凭证，支持客户不同的销售管理应用模式，用户可以根据实际应用简化销售环节。 ?序列号/批号的跟踪追溯 利用序列号/批号功能，企业可以方便的追踪发给客户的出了问题的产品是哪个工单生产的，使用了哪个供应商哪个采购订单什么时候采购回来的原材料等问题，还可以精确管理某批物料在仓库里积压了多长时间等等。实现从采购到销售的全生命周期管理。 ?完善灵活的MRP运算功能 可以运行和储存多次MRP运行结果，可以选择实际的还是模拟的MRP运算，方便计划员进行多次的调整和模拟运算，然后对比所得出的结果，选择最佳的计划方案执行，同时可以自动生成生产订单和采购订单。 ?完善的售后服务功能 对于每个客户，可以建立服务，客户服务跟踪卡，记录客户的每一次服务呼叫，并跟踪服务呼叫的应答处理的全过程。同时，对客户服务的所有记录也是企业知识管理的重要组成内容，随着数据的不断积累，售后服务人员可以方便地从这个知识库中查找类似问题的解决方案。此外功能强大的服务管理模块还可以灵活应用解决企业的工程设计和设备维修等问题。 ?降低库存，减少浪费，提高利润 SAP的库存管理是与采购和销售集成在一起的，通过一体化的管理模式，可以减少大量重复性的操作，增强库存数据的准确性，提前警报可能发生的各类库存问题，从而帮助企业减少不合理的资金占用;跟踪物资流向，严格控制浪费;减少行政费用的支出，最终达到提高企业利润的目标。 ?提高现金管理水平 现金的管理水平的高低对企业的发展起着至关重要的作用。我们希望新的管理系统能为企业的领导提供准确，及时的现金流量报告及预测，提高现金的持有量水平，减少直接的(利息)或间接的(采购欠款)资金费用，帮助各位领导依据企业的现金状况，迅速做出战略性决策。 ?提供准确的管理信息以支持快速的决策 SAP强大的报表查询、分析以及自定义报表的功能，可以根据企业自身的决策需求及时做出各类报表，从而使企业各级领导及时，准确的 了解企业的有关信息，洞察企业的历史和现状，迅速做出调整和规划。 1.5 功能简介 1.5.1 系统管理 系统管理模块用于进行系统的基本配置，用户可以使用该功能建立公司、定义基础数据(例如用户、货币、支付条款、销售人员、佣金组等)。使用系统管理的功能，用户还可以进行被破坏数据的恢复，定义汇率表，定义权限表等。 汇率表:在该表中用户可以输入所需的外币汇率和指数。当系统生成试算平衡表、资产负债表或损益表时，系统可以根据当前的汇率折算成相应的外币报表或者自动从网上下载汇率。这些汇率将应用于所有的报告和数据条目。 灵活的系统工具:利用这些工具，用户可以进行数据备份、转移年度数据、检查和修正数据、或者自动运行预定义的过程(内部宏)。 在线提醒管理:定义个人的在线提醒功能列表。用户可以选择希望接收的提醒类型，定制个性化提醒以及定义各提醒的参数。提醒信息可以通过传真、短消息、Email或者内部Mail等多种方式来发送。 邮件、传真和短消息管理中心:系统允许用户通过邮件、传真和短消息多种方式来发送系统中的任何文档或报告，从而成为用户的信息交换服务器。各种消息既可以单独发送也可以群组发送给内部用户、客户以及供应商。 1.5.2 财务会计 财务会计可以满足整个财务活动的需要，包括一般分类帐，科目的建立和维护，日记帐分录录入，外币调整，以及预算管理等。用户输入日记帐分录(大部分的日记帐分录是从销售，采购，库存，和银行模块自动过帐)时可以将每笔分录分配到不同的项目和利润中心。通过使用在系统中创建的交易模版，可以节省帐务处理时间。 系统将自动生产试算平衡表。并可以对自动生产的利润表、资产负债表等对外报表进行比较分析。 临时日记帐分录:利用此功能输入或查询临时日记帐分录到一个批处理队列，在真正过帐为日记帐分录前可以审核、校正这些临时分录。 周期性的分录交易:用于创建周期性分录交易。可以为之设置交易的执行频率，系统会自动提醒你确认这些交易 汇率差异:利用此功能调整外币科目到本地货币，同时允许分配差异到相应科目上。 预算:能够定义和跟踪预算。可以定义预算场景、分摊模式、任意货币金额(本地或外币，或两者均定义)。可以查看计划的预算和实际的花销。当任何预算项目超过了月份和年度份额，系统将自动发送警告。 财务报表模板设计工具:用于快速创建任意多的财务报表模板。利用此功能可以设计不同目的的财务报表(如，为经理准备的利润表，按内部用户的要求分类和排序)。 1.5.3 销售和分销 用于管理所有与销售相关的活动，包括创建报价，输入客户订单，交货，更新库存，管理所有的发票和帐目收据。该系统支持客户不同的应用模式，用户可以根据实际应用简化销售环节。使用该系统产生的发票记录可以自动生成销售凭证、退货凭证。 报价:用于将报价信息发送给客户。在此可以计算本次报价的毛利，检查库存状态(总体库存或特定仓库库存)以及客户当前结余。用户还能够随时查看某次报价中任何项目上一次对特定客户提供的报价。同其他的文档一样，报价发出以后，只需单击一下就可以把该报价单导出到Microsoft Word 中。 预制凭证:当用户仅想出具发票而不想影响财务账时，可以使用预制凭证。 单据打印:打印所有的应收/应付单据。可以在此选择单据范围、类型或者其他特性。 自动汇总向导:该向导可以自动地将与所有客户相关的全部前期应收文档汇总到一张发票中。如果需要在月中不断生成订单和发货单，但仅在月底时为每一客户生成汇总发票，则该功能非常有用。 1.5.4 采购 用于管理向供应商的采购活动，包括合同、采购订单、库存的补充数量，进口货物、退货处理及贷向凭证、付款等。供应商发布物料或服务的采购订单。使用采购订单，系统会及时更新所采购物料的可用数 量，同时会把送货日期通知给库存管理员。通过收货、发票等环节，用户可以更新库存数量和库存金额信息，并且自动生成采购业务有关会计分录。 使用进口数据管理，可以计算进口产品的到岸价值。归集不同类型的成本与费用(船运，保险，关税等)，将这些费用与进口产品的FOB价一并更新到库存实际价值中。 1.5.5 业务合作伙伴 该模块用于管理所有客户、分销商和供应商的主数据(这些主数据可以来自总部R/3系统中已有的客户和供应商数据)，而且可以管理所有与业务合作伙伴联系、销售机会以及对销售机会的分析等客户关系管理的功能。具体功能如下:主数据管理:用于记录有关客户和供应商的所有记录。 如客户地址，销售代表，授信情况以及客户分组等信息。对每一个主数据均可以定义任意多的联系人信息，包含电话号码，电子邮件地址和其他重要数据。并可在其中直接记录与客户或供应商所发生的业务联系，发送电子邮件或检查所有重要信息，如客户销售报表，详细余额等更多信息。提供多种主数据查询方法。 客户和供应商的业务联系:用于记录与客户或供应商发生的电话，会议或其他形式的业务联系，并可将每次联系的相关文档作为附件记录于系统中，成为客户与供应商数据的一部分。 业务联系分析:用于分析所有业务联系，可以按天，按周等不同条件进行分析。 销售机会:用于记录从初次客户接触到成功完成销售合同的所有活动。包含销售机会特征，来源，总价值，预计签单日期，合作伙伴，竞争对手，主要工作等信息。在产生第一次报价后，可链接到销售的跟踪与分析功能。 销售情况分析:用于对销售情况的三维分析:客户销售情况分析，产品销售情况分析，代理销售情况分析。 可实现三维的综合分析(如某代理销售某种产品给某客户的情况分析等)。在报表中自动生产图形化的分析结果。报表具有细分、跟踪功能， 可以从最顶层的汇总信息(如客户大类的销售情况)分解到最底层的数据源(如某客户的某一张发票信息)。 销售分析图表:用于动态分析销售业务的各个阶段，从潜在客户信息到销售订单。以图形化的方式进行显示。系统可以显示目前处于前10-30的销售机会，用以帮助分析销售趋势和购买习惯。 1.5.6 银行业务 该模块用于完成所有与出纳相关的业务，包括现金收支、支票、预付款和银行对账等功能。具体功能如下。可以使用该模块管理支票、信用卡。系统具有功能强大的对帐模块，可以输入银行对帐单数据或直接从一个文件导入数据，根据定义的对帐参数灵活对帐。系统还可以自动显示今天到期的递延票据。 1.5.7 仓库管理 该模块用于处理库存水平、物料管理、价格清单、特价协议、库间传输以及存货处理等业务。主要功能如下: 物料管理:用于管理所有的物料数据，包括物料名称、编码、条形码、商标、尺寸、价格和物料的图片。还可以在同一屏幕商查看物料的库存量、定购数量以及销售分析，同时物料的计划信息也会在这里定义。 定义:用于设置物料分组名称和物料特征名称。这些分组在相关物料报表中很有用。在这里系统还提供定义仓库、商标、尺寸、货运类型等的功能。它的下级菜单可定义客户/供应商对每个物料的唯一编码。这种方式使中化能用同一物料管理客户/供应商对每个物料的唯一编码。 价格清单:用于定义所需的价格清单，并将其分配给相应的客户或供应商。使用该功能可以轻松地创建价格清单间的动态公式连接，这样，当实际采购价变化时可以自动更新价格列表。 特殊条件:用于记录特定客户或供应商的特殊条件;还可以设置数量相关的价格，此价格会随采购数量不同而变。每个价格列表都有时间限制，并自动随价格数据变化而更新。 库存收发货:用于记录不直接与应收应付单据相关的无订单库存收/发货。 库存移动:当你使用多个仓库时，可以使用此功能记录所有仓库间的转移。 库存处理:提供更新库存物料未清余额，以及在系统内记录盘点结果的功能。 1.5.8 生产管理 生产管理功能用于定义物料清单、加工单、产品及原料的可用性检查、生产收发货和生产报告。具体如下: 物料清单(BOM)定义:用于定义多级的物料清单，可以定义成品及其所需的所有原材料和半成品，包括原材料的数量、相应的仓库和发料方法。 加工单:加工单是与车间控制相关的凭证，它表明有多少产成品物料需要在车间进行生产加工以及加工单的到期日，还表明需要花费多少物料成本来生产最终的产成品。可以将加工单跟现有的销售订单关联，即该加工单所生产的产品用于该销售订单需求供给，同时，系统也提供了一个物料组成表格可以让你看到所有的相关物料信息，一旦有发料操作，系统就会将这些物料数量记录并显示出来，如物料的可用量、计量单位、仓库以及发料方式。同时系统的小计标签页包括所有的已发出的物料的滚加成本和产成品物料成本，这两个物料成本之见的差异将在差异项列出。 生产发货:可以选择多个加工单，按照每个加工单的BOM组成进行发料，这些原材料将被移动到WIP仓库或货位。当发料方式是反冲时，则在产成品完工后进行自动发料。 生产收货:当产成品完工后，可以进行产成品收货操作，收货还可以实现生产退料。 1.5.9 物料需求计划 该模块用于根据物料供给、物料需求以及，在定义的计划区间范围内进行MRP运算，生成推荐的采购订单和生产订单，可以根据实际产能的负荷情况进行排程调整，并按照调整后可实施的生产和采购计划自动生成生产订单和采购订单。 定义预测:可以按日、按周、按月提前定义预测生产和采购的物料，他可以用作处理物料计划中的附加需求数据，并且在MRP业务情节中提供了一个选项，可以将预测作为MRP业务情节运算中的一部分来考虑，并且当接到实际订单时，可以按预先定义好的条件在预测需求中扣减实际订单的需求量以减少库存的积压。 物料需求计划向导:MRP向导引导你通过5个步骤完成业务情节的建立并分析MRP运行的结果。 步骤1/2:创建一个新的或选择一个已有的MRP业务情节。 步骤3:定义业务情节参数，如计划基准和物料的详细信息，还可以选择是否进行模拟运算。 步骤4:定义MRP业务情节中要考虑的数据基准，例如是否考虑现有库存量或最小库存量，是否考虑预测。 步骤5:根据前面设置的条件，运行MRP，会显示计划生产和采购的物料的信息，而且还可以显示每个期间的物料初始库存、物料接收、库存物料发出和最终的库存净需求。通过浏览推荐可以查看哪些物料需要生产，哪些物料需要采购。 订单建议报表:可以选择不同MRP业务情节查看推荐的物料需求报表，可以在此基础上创建采购订单或加工单，也可以手工改变或删除物料的推荐需求量，而且假如产能不足的话，还可以将加工单转为外协采购单，如果物料不能及时供应的话，还可以选择替代料，而且同一供应商的采购需求可以合并为同一个采购订单。 1.5.10 成本控制 该模块用于快速确定利润中心和成本分摊因素，并且生成每个中心的利润及损益报告。用户可以定义不同维数的利润中心，以便于有效地监视和调整业务流程成本，详细地分析特定业务的费用和收入。利润 中心报表则提供了有关已有的成本和收入的重要信息。 定义维数:利润中心维数是提供给用于从不同的角度来分析成本和费用。 利润中心:用于定义利润中心或部门。在定义科目时，可以直接连接一个科目到相关的收入或费用帐户上。 费用分摊规则:基于计算规则和业务经验，可以定义不同的成本分摊规则。在定义科目时，可以直接连接一个费用分摊规则相关的收入或费用帐户上。 定义成本中心层次:允许用户按照各自特殊的成本核算的需求来设计成本会计的模板。 利润中心和成本分摊表:显示所有的成本中心和分摊规则，可以方便地查看并修改分摊指标，也可以直接创建新的利润中心和分摊规则。 利润中心报表:可以按照不同的成本会计模板来显示每个利润中心的损益情况。 1.5.11 服务 客户服务模块是用于为公司的客户提供优质的技术支持服务。该模块可以方便地管理客服部门，监控客户服务电话并生成能够反映部门整体状态的报表，运用客户服务模块，SBO拥护可以为售后的物料定义序列代码，用电子文档管理公司和客户签署的服务合同，保存每一个拥护的每一个电话记录，并向客户收取公司所提供的服务的各项费用。另外，SBO用户也可以为其客户所反馈的技术问题和解决方案创 建相应的知识库，并通过物料项目来维护和管理此知识库，这样，当某个问题再次出现时，可以大大地节省解决该问题的时间。客户服务模块同时也能够创建用于帮助管理层和技术支持人员日常工作的各种报表。 1.5.12 报表 强大的创建报表的功能覆盖中小企业业务运作的各个方面，包含各种类型的报表:管理报表，簿记报表，存货报表，财务报表和决策支持报表。所有报表均可方便的下载到Microsoft Excel。内置的数据导航系统允许用户自由查询数据，充分节省时间。系统可以提供以下报表: 待处理清单:用于帮助各级经理迅速了解最新业务情况，对所发生的异常情况如:未支付的发票，未清报价与订单等进行及时处理。与Microsoft Word 的无缝链接支持在线Word 文档创建，用于完成与客户联系的信件等文字处理工作。 客户/供应商帐龄分析:可按照不同帐龄分段、排序分析客户/供应商的应收/应付帐款情况。可回溯至每一行项的具体信息。并可自动链接Microsoft Word 创建系列客户帐户信息记录。 销售分析:用于对销售情况的三维分析:客户销售情况分析，产品销售情况分析，代理销售情况分析。可实现三维的综合分析(如某代理销售某种产品给某客户的情况分析等)。在报表中自动生产图形化的分析结果。报表具有细分、跟踪功能， 可以从最顶层的汇总信息(如客户大类的销售情况)分解到最底层的数据源(如某客户的某一张发票信息)。 查询:作为灵活强大的报表工具，提供给用户简单实用的数据查询能力。已建立的查询可保存使用。 记帐报表:用于提供所有重要的记帐报表，如:科目与主数据清单、总帐科目报表、VAT 报表等。 财务报表:包含以下所有主要报表，资产负债表、损益表、成本中心报表等。 库存报表:显示所有库存相关的重要信息，如材料清单、出入库文件记录、库存状态、仓库余额报表、库存评估表、产品树报表等。 其他报表:最新价格报表、非活跃客户信息、滞销产品信息等。