认证考试文件存档流程管理
文件存档流程管理
为了更好促进公司发展,文件得到更好的管理和处理,有利于管理和快速查找、快速存档、达到有效管理和处理的文件。文件存档必须按照规定要求有序的存档。
一、公司文件来往的审核,该文件审核是否存档。
二、公司文件分二大类“一级文件和二级文件”;“一级文件”是机密文件,公司单独存档管
理,没有总经理批文任何人不得查看或复印;“二级文件”是部门存档文件,二级文件
原件或复印件,部门必须统一管理存档。
三、对存档文件分部门。
四、对存档文件审核,是否达到存档要求,文件是否需要二级存档,文件审核要求如下:
1. 总经办文件存档要求;客户资料、合同、公司重大决策资料、公司年度目标
、
公司机密文件、属于一级存档。合同、公司重大决策资料、年度目标计划书可以二
级存档。
2. 财务部文件存档要求;财务账簿、凭证、其它相关原始资料一级存档,购销合同、
工程合同、借款合同、以及其它合同一级存档并且做二级存档,财务发出的内部通
知,为二级存档。
3. 工程部文件存档要求;工程技术文件和资料、商务文件、所有的工程承包合同、物
资质量证明文件、属于一级存档,并且要做二级存档。
4. 市场部文件存档要求;客户供气合同、采购合同、外协合同、供应商气价调价确认
件、是一级存档并且做二级存档。申购单、订货单、供应商报价单列为二级存档。
5. 客服部文件存档要求;开户申请表、通气记录单、供气合同、客户资料、该文件属
于一级存档,并且做电子版存档,建立开户数据库。派工单、回访记录表、来访记
录表、属于二级存档。
6. 综合办文件存档要求;
文件、公司重大事件记录、固定资产资料、公司设立变
更、员工人事档案、资料移交表、该文件属于一级存档同时也做二级存档。员工住
宿记录、购买电器合格证、周会记录、员工周总结与计划、文具月统计表、派车单、
请假单、加班单、考勤补签单、备用钥匙该文件属于二级存档。
五、文件必须分类存档,按照文件的内容和类型分别存档。
六、各部门编码字母如下;
1. 总经办字母编码为“ZJ”
2. 财务部字母编码为“CW”
3. 工程部字母编码为“GC”
4. 市场部字母编码为“SC”
5. 客服部字母编码为“KF”
6. 综合办字母编码为“ZH”
七、部门文件编码分类如下:
公司通用编码字母;客户资料“K”、合同“H”、文件“W”、公司资料“D.0”、账簿“Z”、
凭证“P”、 客户供气合同“A”、企业供气合同“B”。 名称 统一码 文件名称 统一 文件码 文件名称 统一 文件码
客户资料 原始文件 居民供气合同 K W Y A 合同 购销合同 采购合同 H H GX H CG 文件 工程勘察 外协合同 W G KC H WX 公司资料 借款合同 气价文件 D H JK W QJ 账簿 技术文件 调价文件 Z W JS W TJ 凭证 工程资料 开户申请表 P D GC K SQ
居民供气合同 商务文件 通气记录单 A W SW K TQ
企业供气合同 工程检测 供气合同 B G JC B
物资质量证明文件 工程合同 客户资料 G W ZL K
公司重大事件记录 制度文件 W JL W ZD
固定资产资料 员工档案 D ZC D YG
公司变更文件 资料移交表 W BG D YJ
工程设计 工程
G SJ G SG
工程安装 G AZ
1. 总经办文件编码;客户资料“K”、合同“H”、公司文件“W”、公司资料“G”。
2. 财务部文件编码;财务账簿“Z”、凭证“P”、原始文件“Y”、购销合同“HGX”、
工程合同“HGC”、借款合同“HJK”
3. 工程部文件编码;技术文件“WJS”、工程资料“GGC”、商务文件“WSW”、承包
合同“HCB”、物资质量证明文件“WZL”。
4. 市场部文件编码;客户供气合同“A”、采购合同“HCG”、外协合同“HWX”、供
应商气价文件“WQJ”、调价文件“WTJ”。
5. 客服部文件编码;开户申请表“KSQ”、通气记录单“KTQ”、企业供气合同“B”、
客户资料“K”。
6. 综合办文件编码;制度文件“WZD”、公司重大事件记录“WJL”、固定资产资料
“GZC”、公司变更文件“WBG”、员工档案“GYG”、资料移交表“GYJ”。
八、文件存档时必须填写部门编码、类型编码和日期方可存档,字母编码是部门的第一个大
写字母为主;例如:“总经办文件”,字母是,“ZJ”方可。类别字母编码要按照,文件类
型或内容的第一个大写字母为主;例如:“客户资料”,字母是,“K”方可。数字编码
是,年、月、+3位顺序号数字为滚动式编码;例如:2011年3月份,第一份文件存档,
编码就是“ZJ-K-201103001”如果是6月份文件,已经是第58份文件,就写
“ZJ-K-201106058”以此类推。
九、标志;
1. 为了更好的方便查找文件,档案柜必须编号统一,统一用公司字母编码,例如;“合
同”那档案柜第一个编码就是H01,第二个就是H02以此类推。
2. 每个档案柜里的档案盒必须编号;从01-02以此类推,往下编号,摆放必须统一。
十、档案存放级别以及存档规定和期限;
1. 档案和文件必须经部门审核,该文件是否一级存档,
按照第四大条审核。
2. 部门存档和公司存档必须要统一按照规定和流程存档。
3. 存档方式方法,必须按照公司存档制度规定存档。
4. 存档文件必须部门审核规定存档期限,存档期限必须按照文件的类型指定存档期限。
5. 存档期限必须填写在文件的左上角,例如下;
保存期限:长期保存
文件编码:SC-A-201106088
居民供气合同
签订日期:2011-06-21
十一、文件存档交接和规定;
1. 公司文件管理、部门文件管理,必须要定人和定责任。定人;人员有各部门安排,
指定人员管理。定责任;责任要求必须按照公司档案制度规定执行。
2. 公司任何人交档案存档,不管公司存档还是部门存档,必须做到存档文字登记和电
子目录记载。
3. 文字登记,必须要记录;文件编码、存档部门、文件类型、存档日期、存档人签名、
存档期限、经手人签名。
4. 电子目录,必须记录;文件编码、部门名称、文件名称、类型、文件份数、文件页
数、存档日期、存档人姓名、存档柜号、档案盒号和备注。如12图
十二、文档存档时必须建立电子目录分类建立,以便于查找。如下图;
文件编码 部门 名称 类型 份数 页数 日期 存档人 柜号 档案盒号 备注
总经办 客户资料 原件 王小军 一级 ZJ-K-201103001 2 6 20110316 K05 24
综合办 制度 复印件 王小军 一级 ZH-WZD-2011O6058 1 30 20110608 W08 08
市场部 居民合同 原件 王小军 一级 SC-A-201106088 1 3 20110622 A02 16
东莞市中远燃气有限公司
2011-06-14